7-stappengids voor het effectief in kaart brengen van competenties (+ inzichten en sjablonen van L&D-experts)
Competenties in kaart brengen is niet langer een modewoord. Het is een essentieel hulpmiddel waarmee teams het potentieel van werknemers kunnen decoderen en afstemmen op hun strategische doelstellingen.
Door competenties nauwkeurig in kaart te brengen, kunt u hiaten in vaardigheden identificeren, gerichte trainingsprogramma's ontwerpen en een goed presterend personeelsbestand stimuleren.
En als er een moment is om na te denken over competenties en vaardigheidstekorten, dan is het nu.
Vaardigheden voor banen zijn veranderd met ongeveer 25% sinds 2015. En dit aantal zal naar verwachting tegen 2027 verdubbeld zijn.
Deze uitgebreide gids zal:
- Een 7-stappenaanpak schetsen voor het effectief in kaart brengen van competenties.
- Deel verhelderende inzichten van toonaangevende L&D-experts, die je een frisse kijk geven op dit cruciale proces.
- Deel een handig sjabloon om je reis naar het in kaart brengen van competenties te beginnen.
🗺️ Wat is competentiemapping?
Competenties in kaart brengen is een proces dat helpt bij het identificeren en analyseren van de specifieke vaardigheden, kennis, bekwaamheden en gedragingen die nodig zijn om een specifieke functie effectief uit te voeren.
Het is een strategische aanpak die organisaties kan helpen om:
- Maximaliseer hun menselijk kapitaal.
- Verbeter de prestaties van werknemers.
- Hun bedrijfsdoelen bereiken.
Het in kaart brengen van competenties zou de drie belangrijkste soorten competenties moeten omvatten:
- Kerncompetenties van het bedrijf: Gedragscompetenties die zijn afgestemd op de visie en waarden van het bedrijf. Zappos, een online schoenen- en kledingverkoper, richt zich bijvoorbeeld sterk op een uitstekende klantenservice. Klantenservice is dan ook een kerncompetentie voor alle werknemers (en iets waar alle nieuwe werknemers training in krijgen tijdens het inwerken).
- Functionele (kern)competenties: Gedragscompetenties om de functie goed uit te voeren. Zijn er specifieke vaardigheden nodig voor die afdeling? Creativiteit is bijvoorbeeld een onmisbare functionele competentie voor een marketingafdeling.
- Technische vaardigheden: Meestal technische of domeinspecifieke vaardigheden voor praktische dagelijkse taken. Bijvoorbeeld, het begrijpen van CRM tools is een functionele competentie voor het verkoopteam en zoekmachineoptimalisatie is een functionele competentie voor een marketingteam.
🕵️♀️ 4 Primaire doelstellingen van het in kaart brengen van competenties
Essentiële vaardigheden en capaciteiten identificeren die vereist zijn voor verschillende functies
Een competentiekaart wordt de bron bij uitstek, waarin de vaardigheden en bekwaamheden die nodig zijn voor elke functie worden benadrukt.
Je kunt het gebruiken om training, werving of prestatiemanagement te plannen .
Het is een alles-in-één bron.
De competenties van werknemers afstemmen op de doelstellingen van de organisatie
De eerste fase van het in kaart brengen van competenties is het vinden van competenties op organisatieniveau. Het zorgt er ook voor dat je werknemerscompetenties ontwikkelt volgens de kernwaarden, missie en doelen van het bedrijf.
De ontwikkeling van werknemers ondersteunen
De competentiekaart wordt je spiekbriefje om trainingsdoelen te plannen. Je kunt competentiegericht leermateriaal maken of samenstellen dat je mensen kunnen toevoegen aan hun competentiegerichte ontwikkelingsplannen.
Transparante carrièrepaden mogelijk maken
Met transparante competentiekaarten kunnen werknemers zien welke competenties ze nodig hebben om door te groeien naar het volgende niveau.
Een data engineer kan bijvoorbeeld de competenties van een senior data engineer controleren.
Of een junior sales manager kan de competenties van een senior sales manager controleren. Deze transparantie helpt hen om hun leertraject en groei te plannen.
👀 Lees meer over classificatie van functieniveaus in onze speciale gids.
5 Dwingende voordelen van competentiemapping
Verbetert de prestaties van werknemers
SHRM's 2022 Workplace Learning & Development trends rapport toont aan dat 38% van de werknemers training wil die relevanter is voor hun werk. Het verbetert hun prestaties en verhoogt de productiviteit.
Een competentiekaart helpt bij het faciliteren van training en maakt strategische persoonlijke groeiplannen voor werknemers mogelijk om naar het volgende niveau te gaan.
Hulp bij werving
Het is een uitdaging voor een recruiter om alleen achterwaarts te werken vanuit een functieomschrijving en de beste persoon voor de baan aan te nemen.
Competenties in kaart brengen wordt een redder in nood met een centrale opslagplaats van de vereiste vaardigheden voor elke functie.
Het voorkomt slechte aanwervingsbeslissingen en leidt tot een competenter personeelsbestand.
Creëert een interne marktplaats voor talent
Yuri Kruman, Leadership Executive Coach en HR Ecosystem expert, zegt dat een van de belangrijkste voordelen van het in kaart brengen van competenties is dat het een interne marktplaats voor talent creëert door gerichte ontwikkeling van vaardigheden.
Leer- en ontwikkelingsmanagers kunnen trainingen plannen voor competenties waar veel vraag naar is. Hij benadrukt verder dat de interne talentmarkt de beste plaats is om mensen te rekruteren voor nieuwe projecten en functies.
Een goed voorbeeld: Tata Consultancy Services, een IT-dienstverlener, geeft prioriteit aan het opleiden van mensen vanaf de basis en bevordert hen op basis van competenties. Dit helpt het bedrijf om aan de vraag naar talent te blijven voldoen en is kosteneffectief.
Ondersteunt effectieve opvolgingsplanning voor kritieke functies
Opvolgingsplanning is het proces waarbij de sleutelposities van een bedrijf worden geïdentificeerd en er kandidaten met een hoog potentieel voor worden klaargestoomd. Het bereidt het bedrijf voor op een onvoorziene gebeurtenis zoals het ontslag of ziekte van een leider en de organisatie heeft al een potentiële vervanger klaarstaan om de baan over te nemen.
Een duidelijke competentiekaart voor deze bedrijfskritische functies helpt bij het opstellen van een ontwikkelingsplan voor deze potentiële kandidaten en vergemakkelijkt de overgang.
Optimaliseert prestatiebeheer
Competenties bieden een duidelijk kader voor het evalueren en beheren van de prestaties van werknemers. Het toewijzen van ontwikkelingsplannen en het volgen van de algemene resultaten/ontwikkeling verloopt moeitelozer.
🚨 Raadpleeg onze gids voor competentiegerichte prestatiebeoordelingen en ga meteen aan de slag met onze sjabloon voor competentiegerichte beoordelingen.
7 stappen voor het in kaart brengen van competenties
1. Maak een lijst met rollen
Maak voordat je begint met mapping een lijst van rollen waarvoor je competenties in kaart moet brengen.
Idealiter is er een competentiekaart voor elk carrièrepad in de organisatie.
2. Bepaal de kerncompetenties van het bedrijf
De volgende stap is het identificeren van de kerncompetenties van een bedrijf, die cruciaal zijn voor de visie van het bedrijf.
De producten van Apple staan bijvoorbeeld bekend om hun innovatie. Daarom zijn creativiteit en innovatie kerncompetenties op bedrijfsniveau voor alle Apple werknemers.
💡 Tip #1: De senior leadership/C-suite teams zijn de beste mensen om deze competenties te vinden.
Hier zijn de voorbeeldvragen om de activiteit te starten:
- Wat is jullie missie en visie?
- Wat zijn je kernwaarden?
- Wat is de Unique Selling Proposition (USP) van je merk?
- Wat zijn de doelen van je organisatie in de komende zes maanden, een jaar?
- Welke competenties zijn voor jou het belangrijkst om je bedrijfsdoelen te halen en je kernwaarden, visie en USP levend te houden?
💡 Tip #2: Definieer niet alleen competenties, maar ook vaardigheidsniveaus met een duidelijke definitie van elk niveau.
Hier is een voorbeeld ter referentie.
Communicatieve vaardigheden
Definitie: Het vermogen om informatie, ideeën en instructies effectief over te brengen aan individuen of groepen, zowel mondeling als schriftelijk.
Vaardigheidsniveaus:
- Basis: Kan effectief communiceren.
- Intermediair: Kan overtuigend communiceren.
- Gevorderd: Kan communiceren met impact.
- Vaardig: Kan communiceren met grote groepen.
- Expert: Kan communiceren met een divers publiek.
3. Functie-specifieke kerncompetenties vinden
Nadat de kerncompetenties van het bedrijf zijn vastgesteld, is de volgende focus het vinden van functiespecifieke kerncompetenties.
De drie belangrijkste manieren om dat te doen zijn:
- Functiebeschrijvingen analyseren en de benodigde vaardigheden en gedragingen identificeren.
- Met senior managers en teamleiders bespreken welke competenties nodig zijn om te slagen in een functie.
- Het lezen van brancherapporten om algemeen erkende kerncompetenties in vergelijkbare functies te identificeren.
Tip: Hoewel HR- en L&D-experts deze inspanning kunnen stimuleren, is het het beste om de uiteindelijke goedkeuring te krijgen van senior managers voor de afdeling/het team.
4. Technische competenties vinden
De laatste set competenties zijn de technische competenties voor dagelijkse taken.
Een goede manier om een lijst op te stellen van taken voor elke rol en welke tools en domeinkennis medewerkers daarvoor moeten hebben.
Voorbeeld: Technische competenties voor een webontwikkelaar bij een Fintech-bedrijf
Teamleiders of een focusgroep van goed presterende teamleden (die voeling hebben met het werk in de praktijk) kunnen deze lijst het best aanvullen.
➡️ Op zoek naar rapporten over kerncompetenties? Zoek niet verder.
Bekijk onze lijst met kerncompetenties en functie-specifieke functionele en technische competenties.
5. Maak een ideaal competentieprofiel voor elke rol
Nu ben je dicht bij de ideale competentiematrix. Het komt er gewoon op neer dat je alle gegevens die je in de vorige drie fasen hebt verzameld, samenvoegt.
Hier is een voorbeeld van een competentieprofiel voor een webontwikkelaar.
Kerncompetenties van het bedrijf
Innovatie (gevorderd)
Functiespecifieke kerncompetenties
Creativiteit (Basis)
Teamwerk (Gevorderd)
Communicatie (Vaardig)
Technische competenties
Angular JS (Expert)
PHP (Gevorderd)
React JS (Gevorderd)
Github (gemiddeld)
6. Beoordeel alle teamleden
Als je het ideale competentieprofiel hebt, is het tijd om medewerkers te beoordelen en te kijken op welk vaardigheidsniveau ze zich momenteel bevinden.
- Voor kerncompetenties kun je 360 beoordelingen uitvoeren (klant, collega, manager, zelf) en de niveaus toewijzen.
- Voor functionele en technische competenties kunnen regelmatige prestatiebeoordelingen inzicht geven in hoe de competenties hebben bijgedragen aan de prestaties van de werknemer en de organisatie. Je kunt ook 360 feedback verzamelen over deze competenties, maar dan moet je ervoor zorgen dat de beoordelaars deze competenties begrijpen. (Iedereen kan bijvoorbeeld de communicatievaardigheden van een medewerker beoordelen, maar niet alle teams kunnen beoordelen of een marketingmedewerker bedreven is in SEO). Je kunt desgewenst ook vaardigheidstests uitvoeren.
7. Het pad voorwaarts bespreken met teamleden
De laatste stap is om met de werknemers te overleggen:
- Op welk vaardigheidsniveau zitten ze op dit moment?
- Naar welk vaardigheidsniveau moeten ze streven?
- Welke sleutelcompetenties en vaardigheidsniveaus hebben ze nodig om hogerop te komen?
Het beste deel van het in kaart brengen van competenties is dat het transparantie brengt in het systeem van functieniveaus (het definiëren van functierollen en carrièrepaden voor carrièregroei).
Het resultaat is dat werknemers de competenties van functies op het volgende niveau kunnen zien en hun opleiding kunnen plannen met een duidelijk carrièrepad voorwaarts.
Sjabloon voor het in kaart brengen van competenties
Onze leerwetenschappers hebben een sjabloon gemaakt voor het in kaart brengen van competenties met oefeningen voor het vinden van kerncompetenties en functionele competenties.
Deze sjabloon is een heel praktisch, rechttoe rechtaan blad dat people managers of afdelingshoofden helpt om deze oefening uit te voeren. We gebruiken het ook in workshops voor klanten.
- Cluster rolgebaseerde activiteiten in competenties.
- Stel prioriteiten en beperk deze competenties.
- Breng deze competenties in kaart bij afzonderlijke personen/rollen.
Deel het met je team zodat ze niet met een lege pagina beginnen.
🆓 Download de gratis sjabloon voor het in kaart brengen van competenties.
8 Uitdagingen voor organisaties bij het in kaart brengen van competenties & hoe ze te overwinnen
Inkoop verkrijgen van belanghebbenden
Lalit Chaturvedi, Vice President of HR - Talent Management bij ELGI, deelde mee dat een van de grootste uitdagingen voor organisaties het gebrek aan inzicht in de wetenschap van het in kaart brengen van competenties is. Het brengt niet alle belanghebbenden op één lijn, waardoor er hiaten in het systeem ontstaan.
Oplossing: Informeer werknemers over het proces van het in kaart brengen van competenties en betrek werknemers op alle niveaus erbij. Senior managers en teamleiders leiden al enkele onderdelen van de mapping-processen. Restmedewerkers kunnen nog steeds actief op de hoogte worden gehouden tijdens de hele procedure.
Zorgen voor afstemming op de organisatiedoelen
Naarmate de organisatiedoelen veranderen, kunnen competentiekaarten verouderd raken en niet meer voldoen aan de verwachtingen van het bedrijf.
Oplossing: Zie het in kaart brengen van competenties niet als een eenmalig proces. Creëer een systeem om het in kaart brengen regelmatig opnieuw te bekijken.
Onvolledig in kaart brengen van competenties voorkomen
Het komt vaak voor dat organisaties onvolledige competentiekaarten hebben met alleen technische of functionele competenties. Dit getuigt van een beperkt begrip van het mapping proces.
Oplossing: Definieer een 3-stappensysteem voor het evalueren van de kerncompetenties van het bedrijf, functiespecifieke competenties en functionele competenties aan het einde.
Slecht beschreven competenties gebruiken
Preeya Patel, Senior Business Psychologist bij Clevry, wijst op een veelvoorkomend probleem bij het in kaart brengen van competenties: slecht gedefinieerde competenties vol vage trefwoorden, jargon en geen exact gedefinieerde verwachtingen.
Oplossing: De definitie en vaardigheidsniveaus zo bruikbaar mogelijk houden. Voor teambeheer kunnen vaardigheidsniveaus bijvoorbeeld zijn:
- Kan zijn eigen tijd indelen.
- Kan zijn eigen tijd en die van anderen beheren.
- Kan de tijd van de organisatie optimaliseren.
Elk vaardigheidsniveau legt duidelijk uit hoe werknemers deze competentie kunnen gebruiken.
Vooringenomen blijven
Adi Holmes, Head of Talent bij jelli Group, zegt: "Het in kaart brengen van competenties kan subjectief zijn, beïnvloed door persoonlijke vooroordelen en vatbaar voor interpretatie."
Als een systeem slechts door een paar mensen wordt aangestuurd, kunnen vooroordelen binnensluipen en het hele proces zinloos maken.
Oplossing: Vorm focusgroepen met de juiste mix van mensen:
- senior leiders;
- managers;
- HR;
- teamleiders;
- goed presterende werknemers om een evenwichtigere lijst van competenties te krijgen.
Te veel functieprofielen hebben
Laura M Hume, Talent and Learning Consultant, zegt dat een blunder die ze tegenkwam bij bedrijven die ze raadpleegde het hebben van te veel profielen was. Een bedrijf met 2000 werknemers heeft bijvoorbeeld 1500 slecht gedefinieerde functieprofielen.
Oplossing: Zorg voor standaardisatie bij het definiëren van profielen.
Voorbeeld: Verkoopteams kunnen vier profielen hebben: junior executive, senior executive, manager en hoofd. Een nieuw profiel aanmaken voor elke nieuwe medewerker maakt het in kaart brengen en trainen een uitdaging.
Geen duidelijk systeem om competenties in kaart te brengen
Heen en weer gaan in Excel-sheets om competenties toe te wijzen gaat maar tot op zekere hoogte. Het maakt het hele proces ook vervelend.
Oplossing: Gebruik technologie om competenties te definiëren en toe te wijzen. Dit maakt het proces eenvoudiger te volgen voor beheerders en managers.
Innovatieve toepassingen van AI in HR zijn onder andere het inzetten van AI om competenties te definiëren.
Competenties in kaart brengen zien als een op zichzelf staand proces
Jo Taylor, algemeen directeur van Laten we het over talent hebbenzegt dat de meest voorkomende reden waarom kaders voor het in kaart brengen van competenties niet zo effectief zijn, is dat ze vaak geïsoleerd worden ontwikkeld als een op zichzelf staande tactiek die alleen wordt gebruikt voor prestatiemanagement.
Ze voegt eraan toe:"We merken dat het beter is om competentieraamwerken op te stellen die de groei van je mensen ondersteunen en hen mogelijkheden laten zien. Geen stok om ze aan het eind van het jaar mee te slaan."
Oplossing: Integreer het in kaart brengen van competenties in HR-processen. Verweef het in kaart brengen van competenties van begin tot eind in de levenscyclus van een werknemer: van nauwkeurige functiebeschrijvingen, ontwikkelingsplannen voor werknemers en training tot prestatiemanagement.
Competenties in kaart brengen kan helpen om een samenhangende talentmanagementaanpak te creëren.
➡️ Duidelijkheid, afstemming, prestaties en groei mogelijk maken met Zavvy
De grootste uitdaging bij het in kaart brengen van competenties is het koppelen ervan aan je andere belangrijke talentmanagementprocessen. Tenslotte moet het in kaart brengen van competenties een stukje van de puzzel van je mensenstrategie zijn, niet een op zichzelf staand silo.
Het 360° groeisysteem van Zavvy helpt je deze uitdaging op te lossen met:
- Competentiebibliotheek: een lijst van competenties om te beginnen met het in kaart brengen van competenties. Ons team van learning scientists helpt je ook om het proces van het in kaart brengen van competenties te voltooien. En als je je proces nog verder wilt opvoeren, kun je altijd vertrouwen op onze Zavvy AI.
- 🔄 Feedback op basis van competenties en prestatiebeoordelingen om het huidige competentieniveau van uw mensen te beoordelen en de toekomstige vooruitgang te volgen.
- 📈 Carrière kaders: Definieer duidelijke carrièrepaden voor elke rol in uw bedrijf.
- 🌱 Groeiplannen: Maak doelen voor werknemers op basis van hun carrièrepad.
- 💪 Opleiding: Geef trainingen op basis van groeiplannen met duizenden zorgvuldig uitgekozen cursussen. Bonus: U kunt ook cursussen aanpassen en maken.
📅 Boek nu een demo en laat een van onze leerexperts u helpen bij het creëren van een zinvol groeiproces voor mensen.
Veelgestelde vragen
Waarom is het in kaart brengen van competenties nodig?
Competenties in kaart brengen definieert duidelijk competenties voor elke rol. Het ondersteunt de hele levenscyclus van talentmanagement om betere aanwervingsbeslissingen te nemen, training te geven en prestatiemanagement te evalueren.
Is het in kaart brengen van vaardigheden en competenties hetzelfde?
Het in kaart brengen van vaardigheden en competenties is verwant, maar er zijn kleine verschillen. De vaardighedenmatrix vermeldt de vaardigheden voor de rol, maar de competentiematrix daarentegen heeft vaardigheden en bekwaamheid en het vermogen om ze te gebruiken in de job.
De vaardighedenmatrix zal bijvoorbeeld communicatievaardigheden bevatten. Daarentegen zal de competentiematrix ook vaardigheidsniveaus hebben zoals beginner, gemiddeld en gevorderd niveau van communicatie.
Wat zijn de belangrijkste onderdelen van het in kaart brengen van competenties?
De zes belangrijkste stappen in het proces van het in kaart brengen van competenties zijn:
1. Maak een lijst met rollen.
2. Kerncompetenties vinden.
3. Bepaal functionele competenties.
4. Maak een ideaal competentieprofiel voor elke rol.
5. Beoordeel alle teamleden en wijs competenties toe.
6. Bespreek het groeipad met elke werknemer.