Zinvolle rolbeschrijvingen schrijven als basis voor rolduidelijkheid en personeelsontwikkeling
Zuletzt aktualisiert:
28.2.2024
Lesezeit:
14 minuten
laatste update
28.2.2024
leessnelheid
14 minuten
Laatst bijgewerkt:
28 februari 2024
Tijd om te lezen:
14 minuten
Uw team zit vol supersterren en beginnende professionals met veel potentieel en gretigheid om dingen voor elkaar te krijgen. Toch blijven deadlines gemist worden.
Een belangrijk project is mislukt omdat niemand het op zich wilde nemen.
Mensen discussiëren voortdurend over wiens verantwoordelijkheid het is om deze of gene taak uit te voeren. U moet dus elke dag persoonlijk taken toewijzen aan medewerkers voordat ze aan de slag kunnen.
Je bent het zat om te vergaderen over deze situatie en je af te vragen wat je nu moet doen.
Wij hebben het antwoord op uw hindernissen: duidelijke rolbeschrijvingen voor elke functie in uw bedrijf.
Maar dat klinkt makkelijker gezegd dan gedaan.
Leer hoe u voor elke functie diepgaande rolbeschrijvingen maakt en deze aan uw team meedeelt.
Wat is een rolbeschrijving?
Wat bij veel mensen opkomt als ze aan functiebeschrijvingen denken, is de tekst op personeelsadvertenties om potentiële kandidaten uit te leggen wat een functie inhoudt.
Maar een rolbeschrijving is meer dan iets dat je maakt om mensen aan te werven en dat je vergeet zodra de functie is ingevuld.
Het is een levend, ademend document dat duidelijke informatie geeft over de verantwoordelijkheden die een werknemer in een bepaalde functie moet dragen.
Rolbeschrijvingen helpen werkgevers de beste kandidaten voor een bepaalde functie te bepalen en vast te stellen wanneer een teamlid beter presteert of niet aan de functieverwachtingen voldoet.
De vaardigheden en kennis die nodig zijn om die taken uit te voeren.
Hoe hun positie en activiteiten bijdragen tot de algemene doelstellingen en het succes van het bedrijf.
Met wie zij zullen samenwerken om hun verantwoordelijkheden te vervullen.
Aan wie zij zullen rapporteren.
🎁 5 Voordelen van het definiëren van rolverantwoordelijkheden
Het duidelijk definiëren van de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid kan de werking van uw bedrijf op vele manieren positief beïnvloeden.
1. Wegnemen van verwarring
Wanneer elke werknemer precies weet wat hij of zij dagelijks verwacht, zullen minder afleidingen tijd afsnoepen van het uitvoeren van zijn of haar taken.
In plaats van zich af te vragen wat er die dag op hun takenlijst staat of te wachten tot een manager hen taken toewijst, kunnen zij elke dag wakker worden en de leiding nemen over hun werk.
Ze kunnen een plan maken om hun doelen te bereiken zonder dat ze op microniveau worden gestuurd.
Zij kunnen hun tijd verstandig gebruiken en zich concentreren op de specifieke relevante taken, wat leidt tot betere prestaties en productiviteit.
2. Meer arbeidsvreugde en minder verloop
Werknemers die precies weten wat er in hun werk van hen wordt verwacht, ervaren eerder lage niveaus van stress en spanning.
Ze hebben ook meer vertrouwen in hun capaciteiten. Zij weten namelijk wat zij nodig hebben om de kerntaken waarvoor zij verantwoordelijk zijn uit te voeren, ook als dat betekent dat zij nieuwe vaardigheden of kennis moeten opdoen.
En wanneer werknemers vertrouwen hebben in hun werk en in het carrièreverloop van hun functie, zullen zij minder gemotiveerd zijn om elders een nieuwe baan te zoeken.
3. Teamcohesie en succes
Dubbelzinnigheid over rollen en verantwoordelijkheden kan het vermogen van individuen en teams om effectief te functioneren beperken, waardoor het moeilijk of zelfs onmogelijk wordt om gezamenlijke doelen te bereiken.
Taken zullen door de mand vallen omdat er verwarring is over bij wie ze horen. Maar door de rollen duidelijk te definiëren en ze onder de teamleden te verdelen, zullen de algehele teamprestaties verbeteren.
Nieuwe werknemers zijn al nerveus om het goed te doen in hun nieuwe rol. Dus waarom de overgang niet gemakkelijker maken voor hen? Hoe?
U kunt diepgaande rolkaarten maken met exacte verwachtingen voor de rol en hoe succes eruit zou zien.
Daardoor help je niet alleen de nieuwelingen, maar het hele team. Iedereen zal de rollen en verantwoordelijkheden van de nieuwelingen begrijpen en weten wie hen moet bijstaan als ze hulp nodig hebben bij verschillende taken.
5. Minder gebruik van bedrijfsmiddelen
Stel dat niemand zeker weet wat hij moet doen. In dat geval kunnen verschillende werknemers tijd en geld van uw bedrijf verspillen door aan dezelfde taken te werken. Of, nog erger, mensen werken aan taken die al klaar zijn.
Om nog maar te zwijgen van de intermenselijke conflicten die kunnen ontstaan door overlappende verantwoordelijkheden.
Goed gedefinieerde rolbeschrijvingen helpen deze operationele inefficiënties te elimineren en de personele middelen beter te beheren.
🕵️ Waar kun je rolbeschrijvingen gebruiken ?
Rolbeschrijvingen zijn geen eenmalige aangelegenheid.
Er zijn veel instanties en gebruikssituaties waarop u ze kunt toepassen nadat u ze hebt gemaakt, zoals:
Het identificeren van leemtes en het ontwerpen van opleidings- en ontwikkelingsplannen voor specifieke functies.
Het uitstippelen van carrièregroei en progressiepaden voor functies binnen de organisatie.
Beoordelingsnormen voor de evaluatie van potentiële aanwervingen en het bepalen van de interne mobiliteit van bestaande werknemers.
✍️ Hoe schrijf je rolverantwoordelijkheden voor een functiebeschrijving in 8 eenvoudige stappen?
Volg deze best practices om rolverantwoordelijkheden te schrijven voor functiebeschrijvingen die duidelijkheid verschaffen aan toekomstige kandidaten, nieuwe werknemers en uw interne teams en managers.
1. De teammanagers en -leden erbij betrekken
Afhankelijk van uw achtergrond kunt u misschien niet volledig bepalen wat een specifieke rol inhoudt.
Niet veel People Ops of niet-technische managers kunnen in detail beschrijven wat een full-stack engineer of een productmarketingspecialist doet. En dat is prima.
Daarom moet u alle hens aan dek zetten om uw rolbeschrijvingen zinvol te maken en ervoor te zorgen dat ze de juiste snaar raken.
Dus vraag de people managers, teamleiders en andere relevante functies voor de functie waarover je schrijft om mee te doen. Zij kunnen beter uitleggen waarom een rol bestaat en welke waarde hij dagelijks levert.
2. Voeg een functietitel en een overzicht van de functie toe
Uw bedrijf heeft misschien unieke titels voor specifieke functies - bijvoorbeeld Chief Happiness Manager in plaats van hoofd personeelszaken.
Maar wanneer u die functie beschrijft voor een externe vacature, kunt u het bedrijfstaal beter overslaan en kiezen voor een eenvoudige titel die geïnteresseerde kandidaten een idee geeft van wat de functie inhoudt.
Volg de functietitel op met een samenvatting van drie tot vijf zinnen waarin het hoofddoel van de functie wordt benadrukt.
De samenvatting kan ook de belangrijkste kwaliteiten van de juiste kandidaat bevatten, wat de rol belangrijk maakt en waarom uw bedrijf de moeite waard is om naar te solliciteren.
3. Bepaal waarvoor de rol verantwoordelijk zal zijn
Zet de taken en verantwoordelijkheden van de rollen in opsommingstekens en in volgorde van belangrijkheid, zodat het gemakkelijk scanbaar is.
Het gedeelte over de verantwoordelijkheden moet grondig zijn:
De dagelijkse verwachtingen voor de rol,
De instrumenten die de werknemer zal gebruiken,
Met wie ze zullen samenwerken.
Het doel is om de werknemer te helpen begrijpen:
Wat ze gaan doen.
Hoe hun positie het bedrijf beïnvloedt.
Hoe zij zullen functioneren als onderdeel van de bedrijfsactiviteiten.
4. Specificeer de vaardigheden die je moet hebben versus de "nice-to-haves" voor de baan.
Het is misschien verleidelijk om te eisen dat de ideale persoon voor een functie tientallen jaren ervaring heeft, meerdere diploma's heeft en alle relevante technologie beheerst, ook die welke nog moet worden uitgevonden.
Te veel kwalificaties vragen kan echter uw talentenpool aanzienlijk beperken of er zelfs toe leiden dat de werknemers die de functie momenteel bekleden zich als bedriegers voelen.
Wees realistisch bij het opstellen van de criteria voor een functie en wees duidelijk over must-have vaardigheden voor de functie en vaardigheden die wenselijk maar niet meteen noodzakelijk zijn.
Je kunt vijf tot zeven opsommingen maken van must-have vaardigheden op basis van:
het opleidingsniveau;
jaren ervaring in de industrie;
certificaten en licenties;
technische vaardigheden;
kennis van de technologische platforms die de functie vereist.
5. Beschrijf hoe succes in de functie eruit zal zien
Wat betekent dat als de persoon in deze functie de verwachtingen van uw bedrijf waarmaakt en overtreft?
Denk na over de resultaten die u wilt zien als gevolg van het werk dat een bepaalde functie verricht, en som ze allemaal op.
Door te definiëren hoe succes eruit ziet, kunnen u en de rolhouder de prestaties meten en een actieplan opstellen om de toekomst te bereiken die u voor ogen staat.
6. Geef aan aan wie de functie zal rapporteren
Voor externe vacatures is de hiërarchie misschien niet relevant, maar huidige werknemers die willen solliciteren op interne vacatures kunnen er hun voordeel mee doen.
Door de hiërarchie van de rollen in kaart te brengen, maakt u het voor iedereen gemakkelijk om te weten wie aan hen rapporteert en aan wie.
Je helpt mensen ook om te zien hoe hun loopbaan eruit zou kunnen zien, zodat ze kunnen beginnen met het uitstippelen van hoe ze vooruit kunnen komen.
7. Geef informatie over salaris, voordelen en locatie
Als u rolverantwoordelijkheden schrijft voor functiebeschrijvingen, kan het nuttig zijn om details op te nemen over:
de loonschaal;
bedrijfsvoordelen;
waar de functie is gevestigd of waar de werknemers kunnen werken.
Voeg deze informatie toe als u adverteert voor niet-uitvoerende functies aan externe kandidaten. Het zal iedereen tijd besparen en u in staat stellen meer gekwalificeerde kandidaten aan te trekken die tevreden zijn met uw aanbod.
8. Communiceer ze goed
Nadat u de functiebeschrijvingen voor de functies van uw bedrijf hebt geschreven, mag u niet vergeten ze te delen met de teams en individuen zelf.
Goede communicatie zorgt ervoor dat er geen kloof ontstaat tussen wat People Ops of managers denken dat een rol of team zou moeten doen en wat de rol of het team feitelijk doet.
Voor gemakkelijke toegang kunt u overwegen de beschrijving van functies en verantwoordelijkheden ergens te publiceren waar iedereen ze op elk moment kan vinden.
🪜 6 stappen voor het schrijven van groeigerichte rolbeschrijvingen die duidelijkheid scheppen voor iedereen
Als beginnend bedrijf ben je misschien weggekomen met een platte teamstructuur waarin iedereen een beetje van alles doet en helpt in welke hoedanigheid dan ook.
Maar als uw bedrijf groeit, zal het gebrek aan structuur uw bedrijf en werknemers meer kwaad dan goed doen.
Er is dus behoefte aan transparantie en aan een echte strategie voor het definiëren van rolbeschrijvingen en het opzetten van loopbaankaders die duidelijk zijn en geoptimaliseerd voor groei.
Deze gestructureerde rolbeschrijvingen gaan diep in op de afzonderlijke competenties. Deze aanpak verschilt van de rolbeschrijvingen in personeelsadvertenties, die een kort overzicht geven van het hoe, wat en waarom van een specifieke functie.
Door rolbeschrijvingen te koppelen aan carrièrekaders kunnen werknemers uitzoeken hoe zij horizontaal kunnen groeien, zelfs als zij niet geïnteresseerd zijn in of op weg zijn naar een managementtraject.
Dus hoe ontwikkelt u een rolbeschrijvingsstrategie die de rolverduidelijking verbetert, competenties definieert en de ontwikkeling van werknemers ondersteunt?
Begin met deze stappen.
1. Schrijf uw organisatiedoelen op
Het gebruik van een kader voor rolverantwoordelijkheden voorkomt rolverwarring, vermindert aanwerving en vooroordelen, ontwikkelt teamtalent en creëert een werkomgeving die gebaseerd is op verdienste.
Opschrijven wat u wilt bereiken met uw kader kan u helpen beslissen hoe u het moet structureren om dat doel te bevorderen.
2. Maak een lijst van alle rollen of niveaus binnen elk team
Schrijf alle rollen van elk team op in oplopende hiërarchische volgorde.
Tip: Voeg elke rol één keer toe, zelfs als u meerdere mensen in die functie heeft.
Als je bijvoorbeeld vijf junior contentschrijvers hebt, hoef je de rol niet vijf keer op te nemen, maar slechts één keer.
U kunt ook een trapsgewijs systeem gebruiken:
Verdeel elke rol in verschillende niveaus.
Toon specifieke verwachtingen voor elk niveau.
Laat zien hoe werknemers op basis van ervaring, deskundigheid en prestaties van het ene naar het andere niveau kunnen opschuiven.
Het Engineering-team van Buffer gebruikt bijvoorbeeld een kader met zes niveaus om de rollen en verantwoordelijkheden van Makers (niet-managers) te beschrijven en te beoordelen.
3. Maak relevante kolommen op basis van een bestaand kader of de vibe die u wilt weergeven
De kolommen die u maakt, geven aan hoe u de informatie in uw rolbeschrijvingen ordent en structureert.
Zavvy heeft bijvoorbeeld kant-en-klare carrièrekadersjablonen met rolbeschrijvingen. Deze bevatten de functie en het niveau op de ene as en competentiemodellen(kern-, functionele en technische competenties) op de andere as.
Carrièrepaden en kaders zijn een uitstekend kader voor:
Uitwerken van competenties.
Aandachtsgebieden definiëren die later in ontwikkelingsplannen kunnen worden opgenomen en die carrièregroei in het bedrijf bevorderen.
Zoals je kunt zien, bevat de voorbeeldrolbeschrijving voor een Klanten succesteam kolommen en rijen voor:
rolniveaus;
kerncompetenties, zoals probleemoplossing en methodisch denken;
functionele competenties: zoals een betrouwbare adviseur en een productexpert zijn.
Wanneer u uw eigen creatie maakt, kunt u besluiten om:
rollen;
omvang van het werk;
waarden;
complexiteit;
samenwerking;
toezicht en rapportage.
Alles hangt af van het soort informatie dat u wilt opnemen.
Hoe meer details over de rol je opschrijft, hoe groter de duidelijkheid.
Tip: In plaats van weken of zelfs maanden bezig te zijn met het opstellen van uw rolbeschrijvingen vanaf nul, kunt u voortbouwen op bestaande sjablonen die al met succes door andere bedrijven worden gebruikt.
U hoeft ze alleen maar te bewerken en toe te passen op uw bedrijf en uw team.
4. Identificeer de verantwoordelijkheden van elke rol binnen het team.
Of je het nu competenties, werkterrein of verantwoordelijkheden noemt, het is essentieel om op te schrijven wat volgens jou de kerntaken zijn voor elke rol.
Als u niet zeker weet wat u moet vermelden, onderzoek dan de functie en maak een lijst van uw belangrijkste verantwoordelijkheden.
Het is altijd een goed idee om de teamleiders en -leden bij deze oefening te betrekken om ervoor te zorgen dat de verantwoordelijkheden van elke rol adequaat en nauwkeurig worden gedekt.
U kunt bijvoorbeeld een persoonlijke of virtuele bijeenkomst organiseren om elke rol en verantwoordelijkheid te bespreken.
U kunt zelfs een gedeeld document maken om inzichten te verzamelen.
Vraag mensen in elke rol bijvoorbeeld om op te schrijven waar zij verantwoordelijk voor zijn en wat zij denken dat de verantwoordelijkheden van de andere rollen in hun team zijn.
5. Rolverantwoordelijkheden evalueren
Nadat u en alle anderen hun gedachten hebben opgeschreven, neemt u de tijd om de verschillende perspectieven te bespreken.
Als u merkt dat een verantwoordelijkheidsgebied aan meer dan één rol toebehoort, beslis dan wie er de verantwoordelijkheid voor krijgt. Zodat er geen overlappingen meer zijn.
Ga na of elke rolbezitter het eens of oneens is met de ideeën van anderen over zijn rol.
Tip: Als iemand in een bepaalde rol niet accepteert dat bepaalde verantwoordelijkheden bij hem horen, maak dan een niet-toegewezen sectie en verplaats die taken daarheen. Laat teamleden vervolgens bespreken waarom specifieke rollen de niet-toegewezen verantwoordelijkheden wel of niet kunnen opnemen.
Uiteindelijk moet u misschien sommige rollen opnieuw definiëren om deze niet-opgeëiste taken op te nemen of een nieuwe rol creëren die daarvoor verantwoordelijk is.
6. Gebruik deze informatie om de kolommen voor de rolbeschrijving in te vullen
Het is tijd om alle details die u hebt verzameld over de verschillende rollen in te voeren in de juiste kolommen en de instemming te krijgen van het hoger management.
Zodra u hun goedkeuring hebt gekregen, kunt u uw nieuw opgestelde rolbeschrijvingen delen met alle relevante belanghebbenden.
Gratis sjablonen voor rolbeschrijvingen die je kunt gebruiken
Wilt u een vacature aanmaken voor een functie waarvoor u mensen aanneemt?
Of u denkt aan het ontwerpen van uitgebreide rolkaarten die beschrijven wat elke rol in een team doet.
Bekijk deze kant-en-klare sjablonen voor rolbeschrijvingen die u kunt invullen wanneer dat nodig is.
Sjabloon voor functiebeschrijving bij vacatures
[Functieomschrijving]
UX Ontwerper
Functieoverzicht:
Cracker Inc is een van de snelst groeiende sponsoringplatforms voor nieuwsbrieven op de markt. We helpen topmerken als Apple, Spotify en Netflix een divers en betrokken publiek te bereiken via gesponsorde e-mailnieuwsbrieven op toonaangevende publicaties.
Wij zijn op zoek naar een veelzijdige UI/UX designer om uitstekende klantervaringen te ontwerpen en te leveren en de bruikbaarheid van onze producten te verbeteren. In deze functie werk je nauw samen met een productontwerper en productmanager om elk aspect van ons productontwikkelingsproces van vroeg concept tot lancering te sturen.
Verantwoordelijkheden:
Ontwerp, prototype en iteratie van nieuwe functies en vernieuw de UI/UX van bestaande functies.
Ontwerpoplossingen ontwikkelen aan de hand van wireframes, sitemaps, mockups, storyboards, screenflows en interactieve prototypes.
Gebruik maken van gebruikersgegevens, tests en feedback van belanghebbenden om de behoeften van gebruikers, workflows en pijnpunten beter te begrijpen.
Zelfstandig en nauw samenwerken met meerdere teams om elegante maar praktische oplossingen te vinden voor ontwerp- en bruikbaarheidsuitdagingen.
Het presenteren en bepleiten van ontwerpbehoeften en -strategieën aan ontwikkelaars, het productteam en andere belanghebbenden.
Vereisten: Vereiste vaardigheden
Minimaal 3 jaar ervaring met UI/UX-ontwerp voor B2B- en SaaS-producten.
Competentie in het ontwerpen van user flows, mockups, wireframes, en het genereren van assets en specificaties om digitale producten te integreren over mobiel en web.
Het vermogen om gebruikersfeedback te verzamelen, direct bij klanten en indirect door het gebruik van klanten en de impact op de verkoop te volgen met analytische tools zoals Google Analytics, Mixpanel en Salesforce/Copper is een pluspunt.
Ervaring met het werken met een team om ideeën te genereren, kritisch en creatief na te denken over ontwerpprojecten, ontwerpen te verzenden en resultaten te beoordelen.
Voorbeelden van hoogwaardig visueel en interactief ontwerpwerk in een design portfolio.
Rapporteert aan: De UX Designer rapporteert aan de Chief Product Officer.
Salaris, voordelen en locatie:
Het salaris is $90.000 - $110.000, afhankelijk van de ervaring.
Voordelen omvatten 100% dekking voor ziektekosten-, tandarts- en zichtverzekering, 401K match, winstdeling, woon-werkverkeer, bedrijfsvakantie, betaald verlof (PTO), prestatiegebonden bonus en meer.
Deze functie staat alleen open voor kandidaten die in de VS wonen en daar mogen werken.
Voor competentieprofiel en rolkaarten
Hier is een eenvoudig te gebruiken loopbaanframesjabloon voor een bedrijf met 50-200 werknemers.
Alle Zavvy klanten krijgen automatisch toegang tot al onze sjablonen.
Je kunt deze sjabloon gebruiken om de rolverwachtingen voor verschillende functies en teams op te splitsen en te structureren.
🏢 4Voorbeelden van rolbeschrijvingen
Per rol
Er is niets mis met traditionele rolbeschrijvingen die de individuele rollen binnen een team verduidelijken en uitleggen hoe de ene rol overgaat in de andere. Hier zijn enkele voorbeelden:
De primaire verantwoordelijkheden van de rol uitsplitsen.
Uitleggen hoe het werk moet worden uitgevoerd.
Hoe de werknemer zal samenwerken en communiceren met anderen.
Rolomschrijving Product Manager
Deze rolbeschrijving van Liefery beschrijft in detail de kernvereisten, taken, verwachtingen en prestatiecijfers voor een productmanager van niveau 1. Het laat geen ruimte voor onduidelijkheid of verwarring over wat de functie moet bereiken.
Per bedrijf
Sommige bedrijven hebben unieke systemen om hun rollen te beschrijven omdat traditionele rolbeschrijvingen soms niet voldoen aan hun behoeften.
Hier zijn enkele schitterende voorbeelden van bedrijven met aangepaste strategieën voor rolbeschrijvingen en loopbaanontwikkeling:
Kickstarter
Kickstarter gebruikt een laddersysteem voor zijn rolbeschrijvingen in verschillende teams. De kerntaken voor elke rol binnen het team, tot aan de laatste hogere managementpositie, zijn goed gedefinieerd en beschreven in duidelijk en boeiend proza.
Wijze
Het rolbeschrijvingskader van het fintechbedrijf groepeert de verschillende rollen en functies binnen afdelingen in zes niveaus.
Vervolgens geeft Wise gedetailleerde rolspecificaties voor elk niveau en context over KPI's, leiderschapsverantwoordelijkheden en noodzakelijke prestaties voordat een medewerker naar het volgende niveau kan gaan.
🌱 Creëer rolduidelijkheid en start zinvollere ontwikkelingsprocessen voor mensen. Met Zavvy
Rolduidelijkheid ontstaat niet van de ene op de andere dag.
Het vergt intentie en oefening om een werkomgeving te creëren waarin teamleden begrijpen wat er van hen wordt verwacht en waarvoor hun teamgenoten verantwoordelijk zijn.
Geef uw werknemers verantwoordelijkheid voor specifieke rollen en verantwoordelijkheden. Kijk dan hoe ze hun werk met meer vertrouwen, efficiëntie en tijdigheid doen.
Daardoor zullen ze meer succes boeken dan ooit tevoren.
Klaar om een cultuur van verantwoordelijkheid en hoge prestaties te creëren?
Precious Arinze is een content marketeer bij MediaBerry die schrijft over marketing, technologie, automatisering en de ontwikkeling van medewerkers voor SaaS- en B2B-bedrijven. Als ze niet bezig is met het bedenken en uitvoeren van strategieën om een merk te laten groeien met behulp van content als middel voor promotie, kun je haar vinden terwijl ze zich over gedichten en essays buigt.