Waarom rolduidelijkheid een belangrijk aandachtspunt moet zijn in uw organisatie - en hoe het te verbeteren
U hebt een aantal van de beste talenten in uw sector aangenomen, geïnvesteerd in uw inwerkprocessen, prioriteit gegeven aan het welzijn van uw werknemers en een bedrijfscultuur ontwikkeld om trots op te zijn. Maar er ontbreekt iets!
Hebben uw werknemers het gevoel dat ze niet weten wat ze moeten doen?
Misschien merkt u ruzies op tussen collega's, of laten ze ballen vallen omdat niemand zich realiseerde dat zij verantwoordelijk waren voor een kritieke bedrijfstaak.
Ditzijn allemaal top tekenen dat het uw werknemers ontbreekt aan rol duidelijkheid.
Wat is rolduidelijkheid?
Duidelijke rollen nemen stress en verwarring weg. Door uw werknemers absolute zekerheid te bieden over hun belangrijkste taken op het werk en context te bieden, laat u zien hoe hun individuele verantwoordelijkheden passen in het grotere geheel van uw organisatie.
Deze specifieke verantwoordelijkheden kunnen omvatten:
- Taken
- Deliverables
- Processen
- Doelen
- KPI's
Als de rolverdeling feilloos is, mag u van een werknemer verwachten dat hij zijn eigen doelstellingen kent, weet wat de rol van zijn collega's inhoudt en hoe deze samengaan voor zakelijk succes. Als radertjes in een wiel!
Jordann M. Andrusiak, adviseur en directeur bedrijfsoplossingen bij Synergy Capital Solutions legt uit,
"Duidelijkheid is een cruciaal element in de organisatie, en organisatie is het fundament van het bedrijfsleven. Door duidelijkheid te benadrukken, zien werknemers zien werknemers hoe hun werk bijdraagt aan het grotere goed van het bedrijf om betere prestaties aan te moedigen...."
⁉️ Wat is rolambiguïteit?
Rolambiguïteit daarentegen ontstaat wanneer een werknemer geen duidelijkheid heeft over zijn functie.
En het komt vaker voor dan u denkt: slechts 60% van de werknemers is het er helemaal mee eens dat ze duidelijke verwachtingen hebben over hun rol. Wanneer prestatiedoelen en verantwoording voortdurend veranderen, laat dit veel ruimte voor verwarring.
Rolonduidelijkheid kan voorkomen in oude, nieuwe en grote bedrijven. Aan de beginnerskant van de schaal hebben start-ups met vloeiende workflows vaak een "alle hens aan dek" benadering van rollen terwijl ze de groei van hun nieuwe bedrijf versnellen.
Maar bestaande bedrijven hebben het ook niet gemakkelijk - er ontstaat verwarring als er druk is om te schalen en te innoveren.
Enkele van de nadelen van rolverwarring zijn:
- Overlappende taken - als twee of meer werknemers hetzelfde werk doen, is dat een rolconflict en een verspilling van middelen.
- Miscommunicatie - grote, gedistribueerde teams hebben vaak last van communicatieproblemen en onduidelijke aanwijzingen, die door rolduidelijkheid kunnen worden verlicht.
- Wrijving tussen collega's - de verantwoordelijkheid afschuiven van de ene persoon op de andere of op een andere afdeling komt vaak voor bij een gebrek aan afstemming. Transparantie over rollen vergroot het vertrouwen tussen collega's.
❗️ Waarom is rolduidelijkheid belangrijk?
In sommige werksituaties kan rolduidelijkheid van levensbelang zijn. Naga Siddharth, Vice President of HR voor Supr Daily, bespreekt hoe piloten absolute rolduidelijkheid moeten hebben als ze vliegen.
"Het leven hangt letterlijk af van hun werk. Ieder van hen weet wat hij moet doen, hoe hij het moet doen en wanneer hij het moet doen. Er wordt "mijn vliegtuig" geroepen wanneer de piloot die de controle heeft het overneemt, en de andere piloot antwoordt "jouw vliegtuig" ter bevestiging. Geen gevallen van, "maar ik dacht,...."
Dit model is gebaseerd op een naadloze overdracht van de ene collega op de andere om ervoor te zorgen dat de taak soepel wordt uitgevoerd, zonder kans op mislukking. Maar wanneer de inzet niet zo hoog is als een vliegtuigcrash, wat zijn dan de voordelen van rolduidelijkheid in een traditioneel bedrijf?
Prestaties
Duidelijke rollen op de werkplek creëren een grotere betrokkenheid van de werknemers, waardoor uw team gelukkig blijft in hun werk.
Deze studie van het International Journal of Service Industry Management toont in feite het verband aan tussen rolduidelijkheid en verbeterde arbeidstevredenheid, organisatorische betrokkenheid en kwaliteit van de klantenservice.
Een echte herinnering dat investeren in rolduidelijkheid een win-win is voor uw organisatie.
Burn-out vermijden
Aan de andere kant is gebrek aan rolduidelijkheid 1 van de top 5 redenen waarom werknemers last hebben van werkgerelateerde stress of burnout. De Mayo Clinic is het hiermee eens en noemt burn-out als het resultaat van onduidelijke verwachtingen van de baan.
"Als je onduidelijk bent over de mate van autoriteit die je hebt of wat je leidinggevende of anderen van je verwachten, zul je je waarschijnlijk niet op je gemak voelen op je werk."
Behoud van werknemers
Tijdens De Grote Ontslag is het voor bedrijven van cruciaal belang om hun toptalent vast te houden. En we weten dat 94% van de werknemers langer bij een bedrijf blijft als het investeert in hun groei. Dus, waarom maakt u het uw werknemers niet gemakkelijker om loyaal te blijven aan uw organisatie door:
- waarin zij hun huidige rol uiteenzetten
- voorspellen hoe hun rol er in de toekomst uit zal zien
- waardoor ze een gedefinieerd carrièrepad?
👩 Waarom is rolduidelijkheid belangrijk in teams?
Laten we als klassiek voorbeeld van rolverduidelijking eens kijken naar hoe teamwerk een integraal onderdeel is van sport.
In een WK-winnend voetbalteam moet elke nationale speler wennen aan een andere rol dan op competitieniveau. Elke ster moet glasheldere rolverwachtingen hebben over zijn positie in de aanval, de verdediging of als steun in het middenveld.
Het hoofddoel van het team is doelpunten maken en de wedstrijd winnen. Maar op individueel niveau weten de spelers dat ze hun teamgenoten impliciet moeten vertrouwen en moeten beslissen wanneer ze de bal zelf houden of naar een sterkere speler in een betere positie passen.
Het is geen verrassing dat deze rolduidelijkheid precies de harmonie creëert die nodig is in succesvolle werkgroepen.
Nog een voorbeeld nodig?
In 2014 selecteerde Steve Yzerman een team van competitie all-stars voor het Canadese mannen Olympisch ijshockeyteam, maar hij wees hun rollen toe op basis van "positionele behoefte, spelersstijl en teamwerk", waarbij hij hun individuele successen terzijde schoof.
Door elk van deze sterren duidelijkheid te geven over hun nieuwe positie in de nationale ploeg, versloeg Canada Zweden met 3-0 en won zo een gouden medaille in het toernooi.
Hoe meet je rolduidelijkheid?
Rolopheldering is een proces dat gemakkelijk kan worden geïntegreerd in de inwerkperiode van uw werknemers om uw nieuwe werknemers te helpen hun nieuwe baan te leren kennen.
Maar wanneer uw teamleden al jaren met u samenwerken, kan hun idee van wat elke functie inhoudt stevig verankerd zijn.
Dus, hoe meet u of gebrek aan rolduidelijkheid een probleem is bij bestaande werknemers?
Hier zijn 2 strategieën voor rolduidelijkheid:
- Het verspreiden van een eenvoudige vragenlijst over rolduidelijkheid
- Het uitvoeren van een rolverhelderingsoefening zoals de Acid Test.
1. Hoe maak je een vragenlijst over rolduidelijkheid?
Leg een enquête over rolduidelijkheid voor aan uw hele team of organisatie om te zien of rolduidelijkheid veilig is of moet worden verbeterd.
Vraag uw werknemers de volgende stellingen te beantwoorden met: Sterk oneens, oneens, noch akkoord noch oneens, akkoord of sterk akkoord.
Leg deze voor aan uw hele organisatie om een indruk te krijgen of er rolduidelijkheid bestaat. Als u op zoek bent naar algemene, eerlijke feedback, vraag uw medewerkers dan de vragenlijst anoniem in te vullen.
Maar als u verfijnde inzichten nodig hebt over de specifieke gebieden van uw bedrijf waar geen duidelijkheid over de rollen bestaat, verzamel dan ook namen en functietitels.
2. Hoe maak je een rolverhelderingsoefening: de Acid Test?
Bedrijfstrainer en coach Mike Clark legt uit dat de Acid Test "controleert of iedereen weet aan wie ze moeten rapporteren, wie aan hen rapporteertmaar meer dan dat, om ook duidelijk te zijn over wat mensen geacht worden te doen in hun rol: waarom zijn mensen in dienst?"
De test werkt door elke werknemer te vragen de drie tot vijf kerntaken op te schrijven die zij binnen de functie moeten vervullen. U controleert deze verantwoordelijkheden om te zien hoe zij zich verhouden tot uw drie tot vijf rolkenmerken.
Clark onthult,
"Wat ik vaak merk is dat de eerste, de belangrijkste reden waarom ze worden aangenomen normaal gesproken vrij duidelijk is. Bnder de derde beginnen we een beetje grijs te worden, en de kans dat de redenen volledig overeenkomen is vaak gewoon niet groot. Als u de kracht van uw team wilt benutten, wees dan duidelijk over hun rol."
📈 Hoe de rolduidelijkheid verbeteren
ZavvyDe oplossingen voor werknemersgroei ondersteunen organisaties bij het creëren van relevante competentiekaders en het verduidelijken van rollen. Elke rol wordt duidelijk gedefinieerd en krijgt een senioriteitsniveau toegewezen, zodat er geen twijfel bestaat over waar elke werknemer en zijn collega's verantwoordelijk voor zijn.
"Net als elk ander proces in de organisatie moet rolverheldering goed doordacht zijn. Het kan niet zomaar een mondelinge briefing zijn waarin de rollen van medewerkers worden uitgelegd.
Het moet gebaseerd zijn op diepgaand schriftelijk materiaal. Geef dus altijd een brede functieomschrijving met details over de functie.
Je kunt er ook de taken van andere teamleden in opnemen en zo laten zien waar de lijnen lopen. Zorg ervoor dat deze informatie altijd beschikbaar is voor je werknemers." Nina Pączka, Community Manager van Mijn perfecte cv
Tip: Gebruik de resultaten van uw vragenlijst over rolduidelijkheid en de Acid Test om de rollen binnen uw bedrijf te helpen definiëren.
1. Maak competentiegerichte rolbeschrijvingen
Zorg voor grote rolduidelijkheid door de competenties van werknemers te definiëren en op te nemen in rolkaarten om verwarring te voorkomen.
In een goed doordachte rolkaart wordt precies aangegeven welke vaardigheden en capaciteiten nodig zijn en hoe het werk moet worden gedaan.
De beste praktijk is dat HR deskundigen uit de sector bij deze taken betrekt om relevante competentiekaders op te stellen.
In een functie als data scientist bijvoorbeeld, verwacht je niet dat HR de ingewikkelde details van deze technische rol begrijpt - in plaats daarvan moeten ze contact opnemen met professionals die dat wel doen.
2. Aandachtsgebieden voor werknemers definiëren
Binnen de groeicyclus voor werknemers worden teamleden aangemoedigd om deel te nemen aan het definiëren van hun eigen aandachtsgebieden. Hoe kunnen zij dit bereiken?
Waarom laat je je niet inspireren door Dave Girouard, CEO van Upstart, die nadenkt over #WWYRD, of wat zou je vervanger doen? Hij legt uit:
"Een andere mentale oefening waarin ik heb geïnvesteerd, is nadenken over wat er zou gebeuren als mijn bestuur morgen samenkomt en me ontslaat. Wat als ze zouden zeggen, "Dave, bedankt voor het spelen. Je bent klaar. En ze gingen op zoek naar de allerbeste CEO ter wereld, eentje die me voor gek zou verklaren? Wat zou ze anders doen dan wat ik doe? Ik denk daar een tijdje over na en zeg dan tegen mezelf: "Waarom doe je die dingen niet?"
3. Gebruik sjablonen voor loopbaanontwikkeling
Met competenties, sjablonen voor rolkaarten en aandachtsgebieden vormt dit de basis van uw sjablonen voor loopbaanontwikkeling. Managers kunnen een ontwikkelingsplan voor werknemers volgen en ondersteunen, waarbij de voortgang en het voltooiingspercentage van het individu worden weergegeven.
Uw kader voor loopbaanontwikkeling zal het volgende omvatten:
- De rollen in uw organisatie
- De rollen die elk teamlid kan vervullen
- Wat ze moeten bereiken om verder te komen op hun progressiepad
➡️ Bekijk deze voorbeeldmodellen voor loopbaanontwikkeling om inspiratie op te doen.
Wanneer rolduidelijkheid geven?
"Veel teamleiders hebben zichzelf betrapt op de uitspraak 'We zoeken het wel uit' als het gaat om het aannemen van mensen die ze in hun team willen hebben, maar aannemen zonder duidelijkheid over wat een functie inhoudt is een grote fout. Maak duidelijk wat je nodig hebt, stel een functieomschrijving op en neem dan mensen aan.." Tom FerryVastgoed Coach
Weten wanneer u rolduidelijkheid in uw organisatie moet definiëren, kan complex zijn. Bezoek en herzie dit gebied regelmatig naarmate uw structuur en processen evolueren.
Dus wanneer is het juiste moment om rolduidelijkheid te verschaffen?
- Tijdens de werving - in dit super vroege stadium, trek de juiste kandidaten aan met duidelijke roldefinities. Verspreid deze in uw personeelsadvertenties of promoot ze tijdens de sollicitatieprocedure.
- Tijdens het inwerken - help uw nieuwe werknemer begrijpen wat zijn rol is en hoe die past in de algemene structuur van uw organisatie.
- Tijdens functioneringsgesprekken - als onderdeel van het groeiplan van uw werknemers moet de duidelijkheid van de rol opnieuw worden bekeken. Controleer of de verwachtingen van uw werknemer nog steeds in overeenstemming zijn met het bedrijf en benadruk eventuele wijzigingen in de rol.
- Herstructurering - van ontslagen tot overnames, zorg ervoor dat elke werknemer precies weet wat zijn verantwoordelijkheden zijn als er een structurele verandering plaatsvindt in uw organisatie.
- Opvolgingsplanning - Als je een kandidaat hebt geïdentificeerd met een mooie toekomst in je bedrijf, geef dan duidelijkheid over het progressiekader dat ze volgen tussen nu en hun uiteindelijke opvolging. Dit kan promoties en zijwaartse bewegingen omvatten.
Hoe creëer je rolduidelijkheid in hybride teams
Laten we dus de olifant in de kamer aanpakken: werken op afstand. Zelfs als u een redelijke mate van duidelijkheid hebt in uw kantoorbedrijf, kunnen de grenzen vervagen wanneer u overstapt op een externe of hybride werkomgeving. Het hybride model is relatief nieuw voor veel organisaties, en er moet nog het een en ander worden uitgezocht op de virtuele werkplek.
"Duidelijkheid is een van de krachtigste indicatoren voor succes in hedendaagse organisaties, vooral nu ze steeds meer gedistribueerd raken." Erica Keswin, auteur van "Breng je mens aan het werk."
Rolambiguïteit kan ook voorkomen in communicatie - als je een half team hebt in een co-working space en de andere helft is verspreid over de hele wereld, wiens taak is het dan om projecten op schema te houden?
Ondersteun rolduidelijkheid in een hybride setting door een repertorium van rolkaarten te maken, inclusief een duidelijke communicatiestructuur. Deze moet duidelijk naar voren komen:
- wie elk teamlid is
- aan wie ze rapporteren
- de taken waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Deze transparantie helpt ook de vooroordelen weg te nemen die sluipen in de richting van kantoormedewerkers die elkaar persoonlijk ontmoeten.
➡️ Een snelkoppeling naar rolduidelijkheid in uw organisatie
Weet u nog steeds niet zeker of er in uw bedrijf rolduidelijkheid bestaat?
Kijk naar uw werknemers om het antwoord te vinden. Volg strategieën zoals rolhelderheidsoefeningen en interviews om te evalueren hoeveel medewerkers begrijpen van hun taken en verantwoordelijkheden. Reageer vervolgens adequaat door rolkaarten te maken, competenties te definiëren en een kader voor loopbaanontwikkeling te ontwikkelen waar uw teamleden enthousiast over zullen zijn.
Staat het te popelen om te beginnen? Gebruik deze personeelsontwikkelingssoftware om de rolduidelijkheid voor uw hele team te verbeteren.