Opvolgingsplanning: Hoe leiderschapsovergangen te vergemakkelijken (inclusief een sjabloon)
Kan uw bedrijf overleven als morgen een golf van senior managers ontslag neemt? Het verloop in de C-suite is een uitdaging waarmee veel organisaties zijn geconfronteerd tijdens De Grote Ontslag.
Maar bedrijven die in opvolgingsplanning hebben geïnvesteerd, beschikken over een pijplijn van leiderschapstalent die klaar is om de teugels in handen te nemen.
⏭️ Definitie van successieplanning
Wat is opvolgingsplanning?
Deze bedrijfsstrategie richt zich op het identificeren en opleiden van toekomstige leiders. Het uiteindelijke doel is een soepele overgang bij overdrachten in bedrijfskritische functies.
Sommige van deze overdrachten kunnen het gevolg zijn van gebeurtenissen waarop wij ons kunnen voorbereiden, zoals pensionering. Andere zullen een noodsituatie zijn, zoals een pandemie, ziekte of overlijden.
Opvolgingsplanning zorgt ervoor dat potentiële kandidaten zijn geïdentificeerd die in leidinggevende, management- of specialistische functies kunnen stappen en hun verantwoordelijkheden op zich kunnen nemen zonder het bedrijf te verstoren. En dit kunnen bedrijven van elke omvang zijn.
Doelstellingen van de opvolgingsplanning
Het eindspel van opvolgingsplanning is het vervangen van een vertrekkende werknemer die een sleutelpositie in uw bedrijf heeft bekleed. Maar waarom is dit belangrijk?
- Bedrijfscontinuïteit - verminder de verstoring door verandering van leiderschap door opvolgers klaar te hebben staan om belangrijke verantwoordelijkheden over te nemen.
- Minder risico - kennis moet worden doorgegeven voordat een langdurige werknemer het bedrijf verlaat
- Minder verloop (ook bekend als "churn") - bedrijven die uitvoerbare ontwikkelingsplannen opstellen voor hun werknemers zullen minder mensen hebben die vertrekken.
"94% van de werknemers blijft langer bij een bedrijf als het investeert in hun groei." LinkedIn.
Wat zijn de voordelen van opvolgingsplanning?
Successieplanning is belangrijk omdat het:
- Bespaart tijd en geld (een ongepland vertrek kan leiden tot de kosten van ongeplande bestuursvergaderingen, reiskosten, werving, advocaat en PR-kosten).
- Versnelt de overdrachtsperiode wanneer de opvolger al voor de baan is opgeleid
- Geeft uw personeel en klanten het vertrouwen dat het bedrijf in goede handen is.
- Zorgt ervoor dat uw projecten op schema blijven.
"Hoewel opvolgingsplanning een ontmoedigende taak lijkt, is het essentieel voor organisaties om de tijd en middelen te investeren die nodig zijn voor een soepele overgang van leiderschap." Max Benz, Oprichter en CEO van BankingGeek.
📈 Het proces van bedrijfsopvolgingsplanning uitgelegd
Maar wie moet de opvolgingsplanning op zich nemen? In veel gevallen is Human Resources het best geplaatst om het proces te leiden, aangezien zij betrokken zijn bij de aanwerving, de ontwikkeling van werknemers en de beoordeling van talent. HR heeft ook een uitstekend overzicht over het bedrijf en communiceert met de afdelingshoofden om kaders voor de opvolgingsplanning op te stellen en te bewaken.
Het is echter geen snel proces - opvolgingsplanning kan vaak een tot vijf jaar duren voordat een kandidaat klaar is om in een functie te stappen. De fasen van het proces omvatten:
1. Identificeren van bedrijfskritische rollen
Welke zijn de sleutelrollen die essentieel zijn voor uw bedrijf? Natuurlijk kijkt u naar de top van uw organisatie bij uw CEO, CFO en COO, maar sluit lagere managementfuncties niet uit. Als er een productspecialist of technisch expert is waar uw bedrijf niet zonder kan, dan moet er ook een opvolgingsplan komen.
Het is ook de moeite waard om markttrends te onderzoeken om na te gaan welke banen gevaar lopen. Als u bijvoorbeeld een getalenteerde werknemer hebt in een functie waarvoor uw concurrenten moeite hebben om te werven, kan hij een doelwit zijn.
Richt u meer op rollen, verantwoordelijkheden en relaties dan op een specifieke functietitel. Als een werknemer bijvoorbeeld vele jaren bij uw bedrijf heeft gewerkt en cruciale zakelijke relaties heeft ontwikkeld, kan dit een pijnlijk vertrek betekenen.
"Wat als je een belangrijk team hebt dat een belangrijke presentatie gaat geven en je hebt geen back-upplan? En nu wordt iemand besmet met Covid of heeft het hele team eraan blootgesteld. Wie springt er dan bij?" Trish McFarlaneCEO en hoofdanalist, H3 HR Adviseurs
2. Carrièrepaden bepalen
Als u de huidige functies of leiderschapsfuncties niet hebt gedocumenteerd, is opvolgingsplanning een gelegenheid om een sjabloon op te stellen voor elke functie die u in de toekomst mogelijk moet invullen. Dit houdt in:
- Een carrièrepad creëren - inclusief de senioriteit van de rol, de taken die ze uitvoeren en de vereiste vaardigheden of kwalificaties
- Documenteren hoe de rol zich heeft ontwikkeld
- Voorspel hoe de rol weer kan worden aangepast in lijn met de bedrijfsplannen.
Je loopbaankader kan ook betrekking hebben op de competenties die nodig zijn voor de functie. Deze kunnen worden gecategoriseerd als:
- Kerncompetenties waarover iedereen in de organisatie moet beschikken (bijv. empathie)
- Functionele competenties die rechtstreeks verband houden met de functie (bijv. copywriting voor marketing)
- Technische competenties die nodig zijn voor de functie (bijv. hulpmiddelen voor prestatiebeheer voor HR-functies)
- Leiderschapscompetenties voor een leidinggevende functie.
2. Het aanwijzen van kandidaten
Het identificeren van geschikte opvolgers voor de functies die u moet vervullen is de volgende stap - en zowel interne als externe kandidaten kunnen in aanmerking komen.
Wanneer u intern kijkt, hoeft de opvolger niet de volgende persoon in de rij te zijn, volgens het organigram van uw bedrijf.
De vaardigheden en competenties die in uw functieprofielen zijn vastgelegd, kunnen van verder naar beneden komen.
In feite is de kans groter dat "leapfrog" CEO's (die van onder de tweede managementlaag zijn gepromoveerd) beter presteren dan voormalige CFO's, COO's of DCEO's die vervolgens een topfunctie krijgen.
HR kan ook helpen bij het identificeren van externe opvolgers tijdens de aanwerving. Maar in zowel interne als externe scenario's is het van cruciaal belang om informeel met goed presterende kandidaten te praten over hun visie op een professionele toekomst bij uw bedrijf. Vergeet niet dat hun individuele carrièredoelen niet altijd overeenkomen met de langetermijndoelstellingen van het bedrijf.
3. Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling creëren
De groei en ontwikkeling van werknemers moet een kernonderdeel zijn van uw bedrijfscultuur, en de integratie ervan met personeelsplanning krijgt een nog grotere betekenis.
Beroepsontwikkelingsprogramma's voor opvolgers kunnen bestaan uit:
- 🔄Baanwisseling - potentiële leiders kunnen alle aspecten van de bedrijfsactiviteiten ervaren
- 👬 Mentoring - kandidaten koppelen aan huidige managers om hun inzichten te ontvangen voordat ze de leiding overnemen
- Shadowing - training op de werkplek voor werknemers
- 🎯 Medewerkers hun eigen ontwikkelingsplannen laten definiëren ontwikkelingsplannen.
4. Testen van uw opvolgingsplanning
In plaats van te wachten tot een crisis toeslaat, zijn er natuurlijke mogelijkheden voor uw interne opvolgingskandidaten om grotere verantwoordelijkheden op zich te nemen vóór een promotie. Als hun manager met vakantie of ziekteverlof is, kan uw opvolger tijdelijk een leidinggevende functie krijgen.
Deze proefperiode zal aantonen welke ervaring ze al hebben opgedaan en tegelijkertijd duidelijk maken op welke gebieden de ontwikkeling van hun werknemers meer aandacht moet krijgen.
"Een opvolgingskandidaat na verloop van tijd meer verantwoordelijkheden geven kan dienen als een vorm van executive prep. Het zal zorgen voor een soepeler en naadlozer overgangsproces wanneer het juiste moment zich aandient." Ramcess Jean-Louis, wereldwijd hoofd van diversiteit en inclusie bij Verizon Media.
5. Overdracht en documentatie van het proces
De laatste fase van elke opvolgingsplanning is het formeel benoemen van een opvolger, het instellen van een overdrachtsperiode en het aankondigen van het nieuws aan uw personeel en klanten. Idealiter zal dit een succesvolle overgang zijn, maar u kunt het volgende documenteren om een effectief opvolgingsplan voor toekomstige benoemingen te waarborgen. Dit kan omvatten:
- Welke aspecten van de opvolging zijn soepel verlopen
- Alle problemen die zich voordeden
- Eventuele lopende kennislacunes
Best practices voor leiderschapsopvolgingsplanning
Er zijn enkele beste praktijken die u in gedachten moet houden wanneer u de bovenstaande stappen volgt.
Diversiteit, gelijkheid en inclusie
DEI is een hot topic en moet worden overwogen bij het ontwikkelen van uw leiderschapspijplijn. In 2021 waren er slechts 41 vrouwelijke Fortune 500 CEO's, waaronder twee zwarte vrouwen.
Integratie en diversiteit opnemen in uw planning kan betekenen dat u opvolgers selecteert die flexibele werkregelingen nodig hebben of een ongebruikelijke loopbaanachtergrond hebben.
Uw talentmanagement moet zich richten op wat zij in de toekomst voor de rol kunnen betekenen, niet op wat zij in het verleden hebben gemist.
Denk aan interne en externe opvolgers
Moet u dus opvolgers benoemen uit een interne pool van kandidaten of door buiten uw organisatie te kijken? Beide zijn het overwegen waard.
Door promotie van binnenuit kunt u intern talent koesteren en toekomstige bedrijfsleiders vormen. Creëer een pool van potentiële interne kandidaten op basis van hun competentieprofielen of kies voor een op vaardigheden gebaseerde aanpak van de groei van werknemers. De focus op interne promoties is ook een goede manier om de retentiegraad te verbeteren, aangezien werknemers willen werken voor organisaties die in hun toekomst investeren.
Hoewel 77% van de S&P 500 CEO's overgaat op interne opvolgers, kunnen veel bedrijfskritische functies ook worden ingevuld door ervaren opvolgers van buitenaf. Houd dus goed in de gaten of u extern talent kunt benaderen als u een vacature hebt.
Integratie met de groei van werknemers
Opvolgingsplanning moet sterk verweven zijn met de groei en ontwikkeling van werknemers. Op die manier kunnen HR-afdelingen een flexibel personeelsbestand ontwikkelen met vaardigheden die op meerdere afdelingen inzetbaar zijn. Door potentiële opvolgers de mogelijkheid te bieden om op detacheringsbasis te werken en te investeren in formele opleidingsprogramma's kan de toekomstige leiderschapsbank worden versterkt.
"Wat echt interessant is, is het idee van baanvolwassenheid. In plaats van constant op één spoor te zitten, heb je tegenwoordig zoveel mensen die veel verschillende gebieden van de organisatie willen ervaren voordat ze zich vastklampen aan één pad." Tara O'Sullivan, CMO bij Skillsoft
Voorbeelden van opvolgingsplanning
Welke organisaties hebben zich toegelegd op opvolgingsplanning? Wij hebben vijf voorbeelden uitgezocht van hoe succesvolle bedrijven hun nieuwe leiders hebben gevonden.
Daniella Vitale werd in 2017 CEO van retailer Barneys New York en nam het stokje over van Mark Lee. Voordat Vitale bij Barneys kwam werken als Chief Merchant, werkte ze zich een weg door een reeks laterale stappen bij modemerken, waaronder Gucci, Armani en Ferragamo. Als CEO van Barneys investeerde Lee in de toekomst van Vitale door een vijfjarig opvolgingsplan op te stellen met meerdere leiderschapskansen.
In haar functie als COO had ze in bijna elk bedrijfsonderdeel leiderschap ervaren voordat ze zelf CEO werd. De aankondiging van Mark Lee luidde,
"Het is tijd om de dagelijkse leiding over te dragen aan Daniella, die al lang mijn geplande opvolger is en bij uitstek geschikt is om de leiding op zich te nemen."
Ginni Rometty was sinds 2012 CEO van IBM tot de aankondiging begin 2020 dat zij de rol zou overdragen aan haar opvolger Arvind Krishna. Krishna, een technisch expert met 30 jaar ervaring bij IBM, wordt alom gerespecteerd in het hele bedrijf en bekleedde tot zijn promotie de functie van Senior Vice President of Cloud and Cognitive Software.
Deze CEO-transitie is een jaar lang gepland door het bestuur van IBM, waarbij Rometty nauw betrokken was bij de opvolging.
In 2021 droeg de stichtende CEO van Amazon, Jeff Bezos, de rol over aan zijn opvolger. Voordat hij opstapte, was Andy Jassy sinds 2003 de CEO van Amazon Web Services, waardoor AWS een derde van de totale markt voor cloud computing in handen kreeg.
Dit opvolgingsplan was al enkele jaren in de maak, waarbij Bezos in 2014 verklaarde,
"Naarmate het bedrijf is gegroeid, is mijn baan erg veranderd. Ik zal hier niet eeuwig blijven."
Amazon heeft een opvolgingsplan voor alle topmanagers van het bedrijf. De strategie omvat een jaarlijkse evaluatie van de toekomstplannen van het topmanagementteam en van kandidaten voor back-up, en een schema dat de rijzende sterren van het bedrijf in kaart brengt. Constante communicatie tussen elk kaderlid en een selectie van twee of drie directieleden zorgt voor consistentie in het geval van een onverwachte structurele verandering.
Apple heeft zijn eigen kenmerkende opleidingsterrein, in 2008 opgericht door Steve Job als de Apple University. Hoewel ze hun faciliteit en cursussen geheim houden, is het de bedoeling interne werknemers te onderwijzen over de geschiedenis en doelstellingen van het bedrijf om de volgende generatie talent te vinden die de erfenis kan voortzetten.
De huidige Apple CEO Tim Cook is docent aan de Apple University. Hij zegt,
"Ik zie mijn rol als CEO [is] om zoveel mogelijk mensen voor te bereiden om CEO te worden."
In 2013 kondigde Steve Ballmer als verrassing aan dat hij zou aftreden als CEO van Microsoft. Maar zonder opvolgingsplan wendde het bedrijf zich tot externe rekrutering om een geschikte persoon voor de functie te vinden. Een zoekcommissie ging op zoek naar meer dan 100 kandidaten en selecteerde er 20, waaronder Steve Mollenkopf, die CEO van Qualcomm werd, en Alan Mulally, die zich terugtrok uit de race.
Na zes maanden zonder levensvatbare opvolger richtte Microsoft zijn aandacht op een insider, Satya Nadella, om zijn derde CEO ooit te worden. Microsoft nam uiteindelijk een fantastische beslissing: het aandeel steeg met 30% tijdens de eerste negen maanden dat Nadella aan het roer stond. Maar dit was een onzekere periode in de geschiedenis van het bedrijf die verlicht had kunnen worden met een formeel opvolgingsplan.
Wie mist er een opvolgingsplan?
Helaas is het, net als bij Microsoft, niet ongebruikelijk dat bedrijven geen opvolgingsstrategie hebben. Dit bleek uit een HBR-studie tijdens de 2020-pandemie, waarbij sommige landen zich slechter richten op CEO-opvolging dan andere.
Zo had 83% van de ondernemingen in Spanje en 78% in Italië en China geen noodplan voor de opvolging van de CEO. Ter vergelijking
- 60%in het Verenigd Koninkrijk.
- 45% in de VS,
- en 44% in Duitsland.
Uit een nadere beschouwing van de verschillende bedrijfstypes blijkt dat mediabedrijven en bedrijven die vrijetijdsproducten verkopen het minst vaak in opvolgingsplanning hebben geïnvesteerd.
⚙️ Hoe u uw opvolgingsplanningsmodel opstelt
Nu u het belang van opvolgingsplanning en de werking ervan begrijpt, is het tijd om uw opvolgingsplanningsmodel op te stellen. Het proces kan worden onderverdeeld in vier hoofdfasen.
Beoordeling
In deze fase anticipeert u op alle zakelijke uitdagingen die u in de komende één tot vijf jaar kunt tegenkomen. Dit zou kunnen inhouden:
- een (geplande of ongeplande) pensionering
- zwangerschapsverlof
- ziekte
- verandering van bedrijfsstrategie (voorbeeld: een overname of sluiting van een filiaal)
U identificeert ook de meest cruciale functies voor de bedrijfscontinuïteit en de vaardigheden en competenties die nodig zijn voor succes in deze functies.
Evaluation
Tijdens de evaluatiefase overweegt u high potentials en voert u een informeel gesprek om na te gaan of zij belangstelling hebben voor de ontwikkeling van toekomstige leiders. Het is belangrijk te benadrukken dat er geen garanties zijn voor promotie, en dat er meerdere opvolgingskandidaten kunnen zijn.
Ontwikkeling
De ontwikkelingsfase is doorlopend en berust op HR-managers om strategische kansen voor een opvolgingskandidaat te regelen. De beste aanpak is een talentenpool die zich tegelijkertijd ontwikkelt. Zo kunt u prestaties vergelijken en zorgen voor een sterke pijplijn van kandidaten die klaar zijn om op te stappen wanneer het moment daar is.
Monitoring
Opvolgingsplanning is geen strategie om het maar te vergeten. Hoewel het een intensief proces is, moet het regelmatig worden herzien om na te gaan of het in overeenstemming is met de doelstellingen van uw bedrijf.
Uw toezicht moet omvatten:
- Voortgang in leiderschapsontwikkeling - controleer hoe uw beoogde kandidaten het doen.
- Nieuwe potentiële risicogebieden - is een andere functie van vitaal belang geworden voor uw bedrijf?
- Potentiële nieuwe opvolgers - misschien heeft u aanvankelijk een veelbelovende kandidaat over het hoofd gezien.
Sjabloon voor opvolgingsplanning
Gebruik een eenvoudig sjabloon om uw overzicht van de opvolgingsplanning te documenteren en georganiseerd te blijven.
De template biedt een statusoverzicht van uw huidige opvolgingsplannen. Het traceert de kwetsbare positie waarvoor u een talentpijplijn moet voorzien - samen met een verwachte datum voor de vertrekkende werknemer.
Geef een waardering voor elk van uw potentiële opvolgers. Dit is een gereedheidsmeting voor wanneer een opvolgingskandidaat klaar is om een sleutelrol over te nemen. Een jongere werknemer met minder ervaring zou bijvoorbeeld een lagere beoordeling kunnen krijgen. Een meer ervaren lid van uw team dat in verschillende sectoren heeft gewerkt, zou daarentegen een indicatorscore van 8 of 9 kunnen krijgen.
Deze template is ontworpen als een overzicht om te delen met uw raad van bestuur of binnen uw HR-afdeling. Het kan worden gekoppeld aan een ander opvolgingsplan voor elke individuele kandidaat, waarin het kader voor hun voortdurende loopbaanontwikkeling in detail wordt beschreven.
➡️ Kopieer hier gratis onze template voor opvolgingsplanning!!!
🛠️ Tools voor opvolgingsplanning
Leiderschapsplanning kan een uitdaging zijn en daarom heeft u de juiste hulpmiddelen nodig om uw strategie te sturen. Overweeg enkele van de volgende:
1. Zavvy
De oplossingen van Zavvy voor werknemersgroei stimuleren een sociale buzz en cultuur tijdens de ontwikkelingsfase van uw strategie voor opvolgingsplanning.
Na het definiëren van loopbaantrajecten en het toewijzen hiervan aan werknemers, kunnen bedrijven competentiegerichte 360-feedbackbeoordelingen uitvoeren en potentiële leiders identificeren, bijvoorbeeld via 9-boxbeoordelingen.
Eenmaal geïdentificeerd, kun je gerichte talentontwikkelingsplannen voor hen opstellen om ervoor te zorgen dat ze klaar zijn om in te stappen.
Managers kunnen teamleden ook motiveren om hun prestaties te verbeteren met behulp van op maat gemaakte groeiplannen voor werknemers.
Met een combinatie van input van de manager, slimme meldingen en Zavvy gidsen, voelen werknemers zich gesterkt om te groeien en naar de leidinggevende functie toe te werken waarvoor ze in de wieg zijn gelegd.
2. Persoonlijkheid en gedragsinstrumenten
Persoonlijkheidsbeoordelingen zijn gebruikelijk bij de werving van leidinggevenden, omdat eigenschappen als enthousiasme en betrokkenheid essentieel zijn. Een andere te beoordelen zachte vaardigheid is gedrag - begrijpen hoe een kandidaat sociaal en professioneel zal reageren op een bepaalde situatie kan duidelijk maken of hij een geschikte opvolger is.
3. Cognitieve en technische tests
Cognitieve tests kunnen ook deel uitmaken van uw identificatieproces van kandidaten om u te helpen potentiële opvolgers te vinden die over de nodige vaardigheden op het gebied van kritisch denken en redeneerlogica beschikken. Als u een opvolgingsstrategie opstelt voor een belangrijke technische functie, gebruik dan een diepgaand technisch assessment om gedetailleerde inzichten te verschaffen over de geschiktheid.
➡️ Takeaway
Er moeten opvolgers komen om bedrijfskritische functies in je organisatie te vervullen en de toekomst van je bedrijf veilig te stellen.
Maar succesvolle opvolgingsplanning is geen proces van de ene dag op de andere - het vereist beoordelingen, evaluatie en regelmatige controle van de groei en ontwikkeling van uw kandidaat.
Je kuntje bedrijf niet laten groeien zonder je mensen te laten groeien.
Creëer dus een continue ontwikkelingscyclus en ontgrendel je opvolgingsproces door een demo van de leiderschapsontwikkelingssoftware van Zavvy te regelen.