5 stappen naar een effectief competentiegericht prestatiebeheersysteem
Prestatiemanagement is meer dan een jaarlijkse beoordeling. Het is een continu proces dat het potentieel van werknemers cultiveert en het succes van de organisatie stimuleert.
De verwachtingen van werknemers ten aanzien van functioneringsgesprekken veranderen. Ze zien het als een kans om te groeien.
Suman Rudra, HR met meer dan 20 jaar ervaring, zegt dat iedereen wil weten hoe ver ze kunnen gaan en wat hun toekomst kan zijn in een organisatie. Dat is waar competenties om de hoek komen kijken. Competenties zijn futuristisch. Met competenties die vooraf voor verschillende rollen zijn vastgesteld, hebben werknemers een duidelijk pad voor groei op de lange termijn in hun huidige en volgende rollen.
Laten we eens kijken hoe competenties kunnen worden gekoppeld aan prestatiebeheer.
Dit artikel zal:
- Het concept van competentiegericht prestatiemanagement uitleggen en hoe het verschilt van traditioneel prestatiemanagement.
- Gedetailleerde stappen bieden voor het implementeren van een competentiegericht prestatiebeheersysteem.
- De belangrijkste uitdagingen bespreken waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het invoeren van een competentiegericht prestatiebeheersysteem en hoe ze deze kunnen vermijden.
Wat is een competentiegericht prestatiebeheersysteem?
Een competentiegericht prestatiebeheersysteem is een aanpak om de prestaties van werknemers te evalueren en te verbeteren op basis van het ontwikkelen en demonstreren van specifieke vaardigheden, kennis en gedrag, bekend als competenties. Deze competenties zijn gekoppeld aan het succesvol uitvoeren van taken en het behalen van bedrijfsdoelen.
In plaats van alleen te focussen op de output of resultaten, legt dit prestatiebeheersysteem de nadruk op de processen en het gedrag van werknemers om die resultaten te bereiken. Het maakt een meer holistische, evenwichtige beoordeling van de prestaties van werknemers mogelijk, die zowel "wat" werknemers bereiken als "hoe" ze het bereiken omvat.
Een competentiegerichte benadering van prestatiemanagement:
- Stimuleert voortdurend leren en verbeteren.
- Bevordert professionele groei.
- Stemt individuele prestaties af op de doelstellingen van de organisatie.
Traditioneel versus competentiegericht prestatiebeheer
🪜 5-stappenproces voor het implementeren van een competentiegericht prestatiebeheersysteem
1. Competenties in kaart brengen
De eerste stap is beginnen met het in kaart brengen van competenties voor elke rol. Maak een lijst van alle functierollen in de organisatie en definieer de functionele (technisch of domeinniveau) en kerncompetenties voor elke rol.
➡️ Waarom naar een lege pagina staren? Download een gratis competentiematrixsjabloon om aan de slag te gaan.
Opmerking: Behandel het in kaart brengen van competenties niet als een eenmalige oefening.
Competenties voor rollen evolueren met de tijd.
Bovendien komen er na verloop van tijd nieuwe rollen bij naarmate het bedrijf groter wordt. Ook voor deze functies moeten de competenties in kaart worden gebracht en moet er een functiebeschrijving komen die hierop is afgestemd.
2. Op competenties gebaseerde loopbaantrajecten creëren
Loopbaantrajecten op basis van competenties geven een duidelijk beeld van de competenties die nodig zijn voor huidige en toekomstige functies.
Een junior ontwikkelaar heeft bijvoorbeeld basiscommunicatievaardigheden nodig.
Aan de andere kant hebben ze geavanceerde competenties op het gebied van tijdmanagement nodig om deliverables goed te kunnen plannen om teamleider te worden.
3. Managers en werknemers opleiden
Deze stap is cruciaal voor de werking van het hele systeem. Leid werknemers en managers op:
- De basisprincipes van competentieraamwerken.
- Hoe groeiplannen worden ontworpen op basis van competenties.
- Hoe competentiegerichte loopbaantrajecten werken.
- Hoe beoordelen op basis van competenties.
- Hoe het gesprek te verschuiven van evalueren naar coachen.
Het HR-team kan dit initiatief in eigen handen nemen en sessies houden om medewerkers en managers op één lijn te krijgen. Je kunt ook verdere training geven om bij managers de nodige vaardigheden te ontwikkelen om medewerkers te coachen.
4. Competentieontwikkeling mogelijk maken
Geef werknemers de kans om te groeien voordat je ze beoordeelt.
Werknemers kunnen één-op-één gesprekken voeren met managers en ontwikkelingsplannen opstellen voor leren op basis van competenties.
Twee belangrijke manieren van leren zijn:
1. Hand-on projecten: Managers kunnen extra taken toewijzen uit reguliere deliverables of schaduwopdrachten waarbij werknemers de competentie kunnen leren.
2. Training: Het Leer- en Ontwikkelingsteam kan ook aanvullende trainings- en ontwikkelingsprogramma's (online, offline) bieden voor competenties.
5. Initieer competentiegerichte prestatiebeoordeling
Ten slotte, na al het basiswerk dat je hebt gedaan, kun je beginnen met een competentiegerichte beoordeling.
De gesprekken zijn nu meer gericht op groei en niet noodzakelijkerwijs op top-down communicatie.
We raden ten zeerste aan om 360 feedback te verzamelen (feedback van collega's, juniors en managers) voor goed afgeronde feedback.
➡️ Heb je een snelkoppeling nodig voor je eerste competentiegerichte beoordelingen? Bekijk onze sjabloon voor competentiegerichte functioneringsgesprekken om aan de slag te gaan.
7 uitdagingen waar u op moet letten bij het invoeren van een competentiegericht systeem & hoe u ze kunt overwinnen
Onvolledig in kaart brengen van competenties
Competenties definiëren is niet de gemakkelijkste taak.
Woorden als competentie, vaardigheden en gedrag worden vaak door elkaar gebruikt.
De eerste stap is om een bruikbare definitie te hebben van elke competentie die bij de rol hoort en hoe deze het werk kan beïnvloeden.
Hier volgt een voorbeelddefinitie en vaardigheidsniveaus van een veelvoorkomende competentie: Timemanagement.
Definitie: Het vermogen om taken te prioriteren, deadlines te halen en tijd effectief te gebruiken.
Vaardigheidsniveaus:
- Basis: Kan taken prioriteren en zijn tijd beheren.
- Intermediair: Kan taken prioriteren en de tijd van kleinere teams beheren.
- Gevorderd: Kan taken prioriteren en de tijd van grotere teams beheren.
- Bekwaam: Kan de tijd van het team optimaliseren.
- Expert: Kan de tijd van de organisatie optimaliseren.
Een andere fout die organisaties maken is dat ze alleen technische competenties definiëren en kerncompetenties zoals communicatie, timemanagement, enz. negeren. Beide zijn belangrijk voor een individu om optimaal te presteren.
Onvolledig in kaart brengen creëert een zwakke basis voor prestatiebeheer.
Oplossing: Voltooi uw mappingproces met behulp van onze stapsgewijze gids voor het in kaart brengen van competenties. Je krijgt gedetailleerde stappen, van het maken van een lijst met rollen tot het definiëren van competenties voor elke rol.
Voor een kortere weg gebruik je ons competentieraamwerk met rolgebaseerde competenties voor 10 verschillende afdelingen.
Moeilijk om over te stappen van traditionele systemen
De overgang van traditionele systemen naar competentiegerichte systemen kost tijd.
Om het hele systeem om te vormen zijn er veranderingen nodig in processen, hulpmiddelen en vooral in de manier van denken.
Je kunt ook tegenwerking zien van medewerkers die zich comfortabel voelen met bestaande systemen en deze verandering niet zien als een kans om te groeien.
Oplossing: Verwacht niet dat alles perfect wordt in één iteratie. Begin met een werkend model in het eerste kwartaal en verbeter het verder op basis van de feedback. Het kost tijd om een proces te perfectioneren en medewerkers eraan te laten wennen.
Slecht begrip van het systeem
Toshi Jain, een HR-leider met meer dan 17 jaar ervaring, zegt dat het grootste implementatieprobleem dat ze heeft gezien het gebrek aan begrip van competentiegericht prestatiemanagement bij werknemers was.
Managers en teamleden zitten misschien vast in hun manier van werken en begrijpen niet waarom ze nu dit nieuwe ding, 'competentie', moeten nastreven.
Oplossing: Houd regelmatig sessies over competentiemanagement en prestatiebeoordelingen.
Toshi Jain heeft er een punt van gemaakt om minstens één keer per kwartaal een trainingssessie te geven met een overzicht van prestatiebeheersystemen in haar huidige organisatie.
Het belang van competenties niet begrijpen
Megan Leasher, een bekroond industrieel en organisatiepsycholoog, zegt dat HR-leiders zeggen dat organisaties weerstand zien bij werknemers omdat velen niet begrijpen wat competentie is en waarom het er plotseling toe doet.
Oplossing: Begin met de basis voordat u spreekt of voorlichting geeft over het prestatiebeheersysteem. Bespreek hoe belangrijk competenties zijn en hoe ze samenhangen met bedrijfsdoelen en individuele groei.
Geen actieve inspanning om competenties te ontwikkelen
Matthew Brown, Chief People & Culture Officer bij Schoox, legt de nadruk op de belangrijkste reden voor de kloof tussen werknemers en dit nieuwe en verbeterde prestatiebeheersysteem: Ze zien competenties slechts af en toe bij aanwervingen/beoordelingen en vervolgens geen leer- en ontwikkelingsprogramma's ervoor. Hoe kunnen werknemers beoordeeld worden op iets waar ze niet aan werken?
Oplossing: Plan competentiegericht leren voor werknemers. Ondersteun werknemers met ontwikkelingsplannen en training om zich de competenties eigen te maken die horen bij hun rol of de rollen die ze ambiëren.
Het gesprek verschuiven van beoordeling naar coaching
De grootste uitdaging voor managers is om hun manier van denken te veranderen van het beoordelen van prestaties naar medewerkers coachen en hen te begeleiden om beter te worden.
Toshi sprak verder over het onderwerp en ze zei dat het grootste probleem dat ze waarnam was dat prestatiemanagement nauw gekoppeld was aan jaarlijkse beoordelingen.
Ten eerste is het moeilijker voor werknemers om eerlijke zelfevaluaties uit te voeren als ze weten dat dit direct van invloed is op de beloning.
En managers worden ook onder druk gezet om beoordelingen alleen te zien vanuit het oogpunt van evaluatie en niet van het coachen van medewerkers (wat belangrijk is om competentiegerichte prestatiebeoordelingen te laten werken).
De harde waarheid is dat veel parameters van invloed zijn op beoordelingen: markt, bedrijfsprestaties en meer.
Oplossing: Koppel jaargesprekken los van functioneringsgesprekken. Een jaar is sowieso vrij lang om werknemers zonder feedback te laten zitten. Voer elk kwartaal competentiegerichte functioneringsgesprekken en zorg voor een lus van voortdurende feedback.
🅰️ Adobe beheerst de kunst van continue feedback. Ontdek meer in onze casestudy over prestatiebeheer bij Adobe.
Competenties in kaart brengen in de hele levenscyclus van een werknemer
Organisaties vinden het moeilijk om competenties in kaart te brengen in de hele levenscyclus van medewerkers: werving, training en prestatiemanagement.
Oplossing: Je kunt de volgende drie stappen nemen:
- Begin met het gebruik van het competentieraamwerk bij het aannemen van personeel. Stel functiebeschrijvingen op voor alle functies op basis van competenties.
- Voeg competentiegerelateerde training toe aan je Learning Management System.
- Implementeer ten slotte een competentiegericht prestatiebeheersysteem wanneer het benenwerk is gedaan.
5 Voordelen van competentiegericht prestatiebeheer
Brengt helderheid
Competentiegericht prestatiemanagement brengt in de eerste plaats duidelijkheid voor werknemers over wat er van hen wordt verwacht. Wat is er erger dan er aan het eind van het jaar in functioneringsgesprekken achter te komen dat je het helemaal verkeerd deed?
Het brengt verder duidelijkheid voor managers om realistische verwachtingen te stellen.
"Competentiegerichte systemen zorgen ervoor dat je niet verwacht dat een vis in een boom kan klimmen," zegt Madiha Mouchtak, oprichter en Managing Director van Answer Inside.
In traditionele systemen zijn er geen normen voor het stellen van doelen, waardoor het subjectief wordt.
Maar in competentiegerichte systemen weten managers wat ze moeten beoordelen en wat de doelen van de werknemer zijn.
Zorgt voor duidelijke groeiplannen
Met competentiemodellen weten werknemers wat ze moeten doen om te groeien in hun huidige rol en hoe ze naar het volgende niveau kunnen gaan.
Om Madiha weer te citeren:"Wat is er erger dan doelen bespreken met de manager in een functioneringsgesprek, er het hele jaar aan werken en volgend jaar terugkomen om er dan achter te komen dat ze nu iets nieuws verwachten."
Competentiemodellen stellen werknemers in staat om specifieke en werkbare groeiplannen op te stellen.
Een senior marketeer die bijvoorbeeld hoofd marketing wil worden, weet dat hij analytische vaardigheden moet ontwikkelen om om te gaan met alle gegevens die hij krijgt van verschillende marketingkanalen en moet leren strategische beslissingen te nemen.
Vergemakkelijkt opvolgingsplanning
Slechts 1 op de 5 bedrijven doet aan opvolgingsplanning zoals het hoort. Gevraagd naar de uitdagingen, waren de belangrijkste uitdagingen:
- Ontbreken van een gestandaardiseerd proces.
- Gebrek aan kennis.
- Inkoop van werknemers en leiders.
Een competentieraamwerk ondersteunt opvolgingsplanning door een betere strategie te ontwikkelen voor sleutelrollen en competenties vooraf te ontwikkelen voor die rollen in het personeelsbestand.
Betere beoordelingen mogelijk maken
Managers vrezen één-op-één, vaak meer dan werknemers.
Stuart Hearn, een HR Tech ondernemer, zegt dat een competentiekaart een goed hulpmiddel is voor het voeren van één-op-één functioneringsgesprekken. Het legt een basis voor discussie en managers hebben een spiekbriefje om naar terug te keren en de doelen te bespreken.
Creëert een organisatie met hoge prestaties
Vaardigheden voor banen veranderen. Tegen 2027 zullen ze naar verwachting met 50% zijn veranderd.
Het regelmatig in kaart brengen van competenties voor functies en het meten van prestaties op basis van competenties zorgen ervoor dat je de vaardigheden van je werknemers opbouwt, zodat je kunt blijven voldoen aan de veranderende eisen en lacunes in vaardigheden kunt voorkomen.
➡️ Maak competentiegericht prestatiebeheer mogelijk met Zavvy
Zavvy speelt in op de grootste uitdaging van prestatiebeheer: competenties koppelen aan de hele levenscyclus van de werknemer.
Met Zavvy kun je:
- 🤖 Definieer eenvoudig competenties voor verschillende niveaus en rollen met Zavvy AI.
- 🗺️ Creëer competentiegedreven loopbaantrajecten voor werknemers om volledige transparantie te hebben over wat er van hen wordt verwacht.
- 🌱 Ontwikkel groeiplannen voor elke competentie.
- 💪 Wijs cursussen toe aan elke competentie.
- 🔄 Voer regelmatig competentiegerichte prestatiebeoordelingen uit om werknemers te ondersteunen.
Boek een gratis gesprek. Een van uw experts zal u door het hele proces begeleiden.
Veelgestelde vragen
Hoe worden competenties gekoppeld aan prestatiebeheer?
Competenties zijn vaardigheden en gedragingen die iemand nodig heeft om zijn werk goed te doen. Een Quality Assurance engineer heeft bijvoorbeeld een goed begrip nodig van softwaretests, communicatie en teamcompetenties. Streven naar het verbeteren van de bedrijfs- en functiespecifieke competenties heeft een positieve invloed op individuele prestaties en leidt uiteindelijk tot goed presterende teams.
Wat is het verschil tussen prestatie en competentie?
Competenties zijn vaardigheden en gedragingen die iemand nodig heeft om zijn werk goed te doen. Aan de andere kant is prestatie het beoordelen van hoe iemand zijn werk deed. Simpel gezegd is competentie het verwachte doel en prestatie het werkelijke resultaat.
Zijn competenties en KPI's hetzelfde?
Simpel gezegd: competenties en KPI's zijn niet hetzelfde. Key Performance Indicators (KPI's) zijn vaak gekoppeld aan afdelingen of het bedrijf als geheel.
Bijvoorbeeld, omzet of winst per werknemer, bezettingsgraad en gemiddelde voltooiingsgraad van taken zijn veel voorkomende KPI's. Je zou KPI's kunnen instellen voor het verbeteren van competenties: bijvoorbeeld het verbeteren van onderhandelingsvaardigheden, zoals blijkt uit het gesloten percentage van je verkopers.
Wat is de rol van competentie in prestatieontwikkeling?
Competenties in kaart brengen identificeert welke vaardigheden of gedrag iemand nodig heeft om te slagen in zijn rol. Zodra de competenties in kaart zijn gebracht, wordt dit de basis voor de ontwikkeling van werknemers. Waar moet je ze op trainen en wat moet je herzien.
Wat zijn 5 belangrijke stappen in het proces om competenties in kaart te brengen?
De vijf belangrijkste stappen in het proces van het in kaart brengen van competenties zijn:
1. Maak een lijst van rollen in de organisatie.
2. Zoek kerncompetenties voor elke rol.
3. Bepaal functionele competenties voor elke rol.
4. Maak een ideaal competentieprofiel met een lijst van verwachte kerncompetenties en functionele competenties voor elke rol.
5. Wijs competenties toe aan alle medewerkers. Beoordeel waar ze nu staan en waar ze naar moeten streven.
Wat zijn 6 kerncompetenties van management?
De belangrijkste kerncompetenties voor managers zijn:
1. Tijdmanagement: Het vermogen om taken te prioriteren en hun eigen tijd en die van het team te beheren.
2. Communicatie: Het vermogen om effectief ideeën te delen en informatie over te brengen aan het team.
3. Verandering omarmen: Het vermogen om te gaan met veranderende eisen, angst te beheersen en het team door de veranderingen te leiden.
4. Leiderschap: Het vermogen om de groei van individuen te ondersteunen en teamdoelen te bereiken.
5. Realistische doelen stellen: Het vermogen om haalbare doelen te stellen voor het team die aansluiten bij de eisen van het bedrijf.
6. Overtuigingskracht: Het vermogen om effectief hun mening te presenteren aan teamleden en hun beslissingen te beïnvloeden in het belang van het bedrijf.
Wat is een voorbeeld van competentiegericht prestatiebeheer?
Een van de grootste technologiebedrijven, IBM, gebruikt het competentiemodel al jaren. De techgigant brengt competenties voor verschillende rollen in kaart. Het hoogste prestatiedoel voor IBM'ers is uitblinken in deze competenties.