Een complete gids voor de Job Leveling Matrix (+ Inspirerende voorbeelden)
Bijna 33% van de mensen is in de war over wat ze moeten doen om te slagen in hun carrière.
Werknemers maken zich vooral zorgen over:
- Wat ze moeten doen om promotie te maken.
- De hiërarchie in de organisatie.
- De vaardigheden die ze moeten verwerven.
- En de verantwoordelijkheden van elke rol en positie.
Maar hoe kan uw bedrijf ervoor zorgen dat elke werknemer zijn plaats, zijn pad en zijn potentieel kent?
Dat is de kracht van een goed opgestelde job leveling matrix. En wij zijn er om je bij elke stap te begeleiden. Tips, trucs, inspirerende voorbeelden - we hebben het allemaal.
Wat is een functieniveaumatrix?
Een functieniveaumatrix is een alomvattend systeem dat de processen voor loopbaanprojectie, opleiding, bijbehorende beloning en planning omvat.
Het wordt ook wel functieclassificatie genoemd en het is een systeem dat HR-professionals gebruiken voor het definiëren van rollen, het bepalen van hiërarchieën in het hele bedrijf en carrièrepaden binnen een organisatie.
Het gaat verder dan een functiebeschrijving, want het bevat ook gedetailleerde eisen waaraan een werknemer moet voldoen om promotie te kunnen maken.
Een functieniveaumatrix combineert competenties, eigendomsstructuren en functieniveauclassificatie.
- U doet dit meestal visueel met de functieniveaus als kolommen en de competenties als rijen.
- De intersectcellen beschrijven wat iemand in de rol moet doen om de competentie te vervullen.
Voorbeeld van functienivellering
In een organisatie kan functienivellering er als volgt uitzien:
- Niveau 1: Geassocieerd
- Niveau 2: Senior medewerker
- Niveau 3: Analist
- Niveau 4: Partner
- Niveau 5: Directeur
Voorbeeld van een functieniveaumatrix
Zo ziet een sjabloon voor functienivellering voor een ingenieursteam eruit:
In het bovenstaande voorbeeld wordt slechts één competentie gebruikt, namelijk eigendom.
Andere competenties die u zou kunnen overwegen zijn technisch vermogen, analytisch denken, communicatie, enz.
U kunt altijd competenties toevoegen volgens uw organisatie en competentieprofielen voor elke rol.
Door deze functiesporen te visualiseren, krijgen werknemers een beter inzicht in de volgende stap in hun loopbaan en de nieuwe verantwoordelijkheden die zij bij die promotie zullen krijgen.
❓ Waarom is functienivellering belangrijk?
Job leveling is een essentieel onderdeel van talentmanagement en incentive planning.
Met job leveling begrijpen werknemers duidelijk wat ze in een bepaalde rol moeten doen, wat de organisatie van hen verwacht en hoe ze in het personeelsbestand passen.
Hier zijn enkele van de andere voordelen van een job leveling gids.
- Het helpt eenomgeving te creëren en te bevorderendie het succes van al uw medewerkersaanmoedigt.
- Stemt elke functie af op de zakelijke behoeften, cultuur en strategie van het bedrijf.
- Het geeft u een uitgangspunt om de ontwikkeling van mensen en teams te bevorderen.
- Het helpt bij de verspreiding van informatie en transparantie.
- Hiermee kunt u functieverwachtingen koppelen aan de sterke en zwakke punten en groeimogelijkheden van uw mensen. U kunt dit gebruiken om paden te creëren voor het bereiken van bepaalde doelen.
- Het is gemakkelijker om betere compensatiestructuren te ontwikkelen om de hele organisatie rechtvaardig te maken.
- Aanwerving is gemakkelijker wanneer functies met een duidelijke beschrijving en niveau worden vastgelegd.
- Het stelt je in staat om je organisatie beter te plannen voor werknemersinput, marktvergelijkingen en wervingsmanagers
Een paar overwegingen om in gedachten te houden
Ook al helpt een gids voor beroepsniveaus u bij het plannen van uw loopbaanontwikkeling, hij is vaak niet volledig lineair.
Als u bijvoorbeeld vier competenties voor meting gebruikt, kan een werknemer op "niveau 1" meer doen met betrekking tot één of twee specifieke competenties (voor eigenaarschap en technische bekwaamheid).
Dit kan betekenen dat zij 50% vooruitgang hebben geboekt op weg naar hun volgende promotie.
Dit verschil kan de zaken in sommige scenario's voor bevordering bemoeilijken, maar het is meestal een goede maatstaf voor het voeren van gesprekken over ontwikkeling.
🛠️ Hoe werkt functienivellering in de praktijk?
Werknemers willen nieuwe vaardigheden en ervaring opdoen om hun carrièredoelen op lange termijn te bereiken.
Hoewel velen denken dat het net is als het beklimmen van een ladder - stap voor stap tot ze de top bereiken, is dat meestal niet het geval, en de richting is niet altijd lineair.
Mensen zullen vaak van baan veranderen als ze elders een andere kans zien, op zoek naar een betere functie of een beter salaris. Dit drijft de wervingskosten voor een organisatie op en belast HR en talentmanagement.
In organisaties die effectieve methoden voor functienivellering willen invoeren, is een essentieel onderdeel het bepalen van hun methoden voor functiemeting.
Methoden voor functiemeting
Veel organisaties bereiken het nivelleren van banen gewoonlijk met een van de volgende methoden.
Factorvergelijking: In dit proces splitst u banen op in hun samenstellende elementen en rangschikt u ze ten opzichte van elkaar in elk aspect. Dit is het tegenovergestelde van banen bekijken en holistisch rangschikken. Ten slotte combineert u alle resultaten van de factorvergelijking tot een algemene rangorde.
Externe marktprijs: U vergelijkt de banen in uw organisatie met soortgelijke banen in de relevante markt en bedrijfstakken. Daarbij kent u punten toe als dollarwaarden voor hun constellaties van eigenschappen - u kunt besluiten de waarden zo te laten of ze te groeperen.
Vervolgens stelt u markttarieven vast voor benchmarkbanen via matching, en plaatst u niet-benchmarkbanen terug in de structuur op basis van eventuele overeenkomsten met benchmarkbanen.
Slotting: U bepaalt de vereiste kenmerken van functies voor elke band of rang binnen een salarisstructuur. Daarna sorteert u de functies in passende niveaus volgens de belangrijke verantwoordelijkheden en verantwoordingsplichten van elke functie.
Puntfactor waarderingssysteem: U kent aan elk element van de opdracht een waarde toe, gebaseerd op de hoeveelheid van dat element die de opdracht volgens u zou moeten hebben. Het totaal aantal gekregen punten bepaalt de totale omvang van de klus. U kunt deze opdrachten vervolgens categoriseren op basis van de punten of een bereik.
Beoordeling van alle banen: In dit proces zijn de meeste handelingen intern, omdat u alle banen in uw organisatie intern vergelijkt. Vervolgens zet u al deze banen tegen elkaar af op basis van aggregatoren van elk van hun baaneigenschappen.
📝 Hoe maak je een kader voor functienivellering?
U moet weten dat job leveling verschillend werkt voor bedrijven, afhankelijk van hun grootte en groeifasen. En uw plan voor loopbaanontwikkeling moet met al deze factoren rekening houden.
Bij kleinere startups zijn er minder functieniveaus en hiërarchieën, zodat werknemers doorgaans met verschillende verantwoordelijkheden en rollen te maken krijgen. Aan de andere kant kunnen grotere bedrijven verschillende niveaus hebben met duidelijke lijnen tussen verantwoordelijkheden.
Bepaal uw doel
Eén manier om uw doel te bepalen is de problemen met de loopbaanontwikkeling van uw werknemer vast te stellen en doelen te stellen om deze op te lossen.
Enkele van de kwesties die u misschien moet aanpakken zijn:
- Overlapping en verkeerde afstemming van competenties.
- Onduidelijke factoren voor promoties en prestatiebeoordelingen.
- Organisaties die werknemers verantwoordelijk houden voor gebeurtenissen die buiten hun macht liggen.
- Onvolledige beschrijving van verantwoordelijkheden.
- Onjuiste documentatie van kerncompetenties.
Verantwoordelijkheden coördineren
Iemand verantwoordelijk stellen voor de gehele ontwikkeling heeft de volgende voordelen:
- Het maakt een veel effectievere oplossing van eventuele blokkers in ontwikkeling
- Hieruit blijkt dat de organisatie zich inzet voor de loopbaangroei van de werknemers
- Het geeft een gezicht aan het proces, wat het voor andere werknemers gemakkelijker maakt om mee te denken.
- Het zorgt ervoor dat het verantwoordelijke team meer oprechte inspanningen levert...
Selecteer iemand of een team met eerdere ervaring en relevante vaardigheden en kennis voor ontwikkeling.
Vraag belanghebbenden en domeindeskundigen om hun inbreng
Een functieniveauregeling maken die niet aansluit bij de mening van het management is zinloos en levert geen positieve resultaten op. Daarom moet u met alle betrokken werknemers en het management praten over hun zorgen en gedachten over het functieniveaumodel.
Het zou helpen als je je niet alleen op één groep mensen richt.
Verzamel informatie over functieniveaus en verschillende eenheden in de organisatie.
Naast het opbouwen van een functiematrix die relevant is voor uw organisatie, bouwt het ook vertrouwen op.
Bepaal de structuur van het functieniveau
Uw kader voor functieniveaus zal als leidraad dienen voor de professionele ontwikkeling in uw organisatie.
De functieniveaus moeten betrekking hebben op alle werknemers in uw organisatiestructuur, van stagiairs tot het managementniveau, zodat iedereen weet welke doorgroeimogelijkheden er zijn.
Uw structuur moet de volgende gebieden bestrijken:
- Definieer duidelijk de kerncompetenties (kerncompetenties en functionele/technische competenties) voor elke functiefamilie en functie.
- Definieer duidelijk de taken van elke functie en de gewenste resultaten (bv. prestatiecijfers).
- Bepaal leiderschapscompetenties voor je managementfuncties.
- Leg de verbanden tussen de verschillende rollen uit (organisatorische structurering).
- Definieer duidelijk de salarisschaal en de bevorderingscriteria op elk niveau.
- Maak een lijst van alle functies of mogelijkheden die werknemers in de toekomst zouden kunnen verkennen.
Opmerking: De grootte van je bedrijf beïnvloedt je levelstructuur. Hoe groter het bedrijf, hoe diverser je levels moeten zijn.
Een kleiner bedrijf kan bijvoorbeeld wegkomen met een niveaustructuur met 3 niveaus junior-intermediate-senior. Een groter team kan echter ook subniveaus nodig hebben.
Een van onze klanten gebruikt het volgende functieraster met 5 functieniveaus en 15 subniveaus:
- (0)Junior (functieniveau) A, B, of C (subniveaus)
- (1) Gevorderd A, B of C
- (2) Specialist A, B of C
- (3) Deskundige A, B of C
- (4)Senior Expert A, B, of C
Voorwaarden vastleggen voor laterale loopbaanontwikkeling
Niet iedereen wil doorgroeien naar een leidinggevende functie en blijft liever in een technische functie als uw functieprofiel hun die mogelijkheid niet biedt.
Werknemers zullen organisaties waarderen die hun de flexibiliteit bieden om als individuele medewerkers te blijven werken.
Dit zal ervoor zorgen dat u mensen toewijst op basis van hun sterke punten en gebieden waarop zij het best kunnen presteren.
Kies een kaderstructuur die mensen flexibiliteit biedt na het bereiken van een mijlpaal in hun carrière. Het maakt het gemakkelijker voor mensen om over te stappen van het ene naar het andere verticale niveau als er een overlapping van vaardigheden is.
Criteria voor bevordering vaststellen
Zorg ervoor dat uw werknemers een goed inzicht hebben in het gedrag dat op elk niveau wordt verwacht. Zij kunnen deze informatie gebruiken om extra verantwoordelijkheden op zich te nemen en betere prestaties of capaciteiten te leveren. Natuurlijk zullen deze competenties, maatstaven en KPI's variëren per functie en niveau.
Maak uw functieniveaus zo dat elke stap unieke carrièremijlpalen en prestatiedoelen heeft waaraan een werknemer moet voldoen voordat hij naar het volgende niveau gaat. Pas als een werknemer 100% van de nieuwe functie uitvoert, kunt u hem of haar in aanmerking nemen. Bij 50% moet het gesprek over promotie beginnen.
🏢 Taaknivelleringsmatrixvoorbeelden
Wijze
Wise Transfer is een bedrijf dat zich specialiseert in online geldtransfers, waarbij gebruik wordt gemaakt van de minimale kosten in het buitenland.
Zij hebben onlangs hun functieniveaus herzien nadat zij hadden geconstateerd dat hun eerder bestaande matrix geen diepgaande specificatiedetails bevatte.
Voor elk functieniveau bieden zij uitgebreide details over de vaardigheden, het gedrag, de expertise en de scop van de functie.
Spotify
Spotify behoeft geen introductie, want het is een gigantische muziekstreamingdienst met tot 400 miljoen maandelijkse gebruikers. Spotify maakt gebruik van een job leveling kader dat werknemers stimuleert in het groeien van hun carrière en het verbreden van hun impact op de algemene economie.
Hun kader voor functienivellering heet "The Steps Framework". De elementen van dit raamwerk omvatten:
Discipline: Een gebied van expertise dat een werknemer heeft, waaronder engineering, project management, software ontwikkeling, enz.
Rol: Dit verwijst naar hoe een individu omgaat met een discipline, team of afdeling. Rollen zijn bijvoorbeeld associate data scientist, HR manager, Software Engineer, enz.
Stap: Een reeks gedragingen en verwachtingen in verband met de inspanningen van de werknemer komen de onderneming ten goede. Dit bepaalt de beloning van de werknemer. Spotify meet stappen aan de hand van persoonlijke groei, en dit is meestal tussen de werknemer en zijn respectieve manager.
EY
Bij EY draait alles om persoonlijke carrièremogelijkheden voor hun werknemers.
Instapwerknemers (stagiairs, assistenten, consultants, vennoten) kunnen hun carrière naar een hoger niveau tillen als:
- Senioren - initiële managementverantwoordelijkheden (beheer van projecten ter plaatse of coaching van junior teamleden).
- Managers - meerdere projecten tegelijk beheren en verantwoordelijk zijn voor de communicatie met de klanten.
- Senior managers - relaties met klanten uitbreiden en meer verantwoordelijkheid nemen voor verkoop en personeelsontwikkeling.
- Directeuren - beheren complexe projecten en grotere teams, en zijn gespecialiseerd in een bepaald onderwerp.
- Associate partner - voortzetting van de verantwoordelijkheden als directeur + ontwikkeling van strategieën op topniveau.
- Partner - mede-eigenaar van het bedrijf - gericht op ondernemerschap.
Laten we eens kijken hoe het carrièrepad van EY zich verhoudt tot andere managementadviesbureaus op hoog niveau.
Bain & company hebben de meeste niveaus. Zij maken duidelijk onderscheid tussen meerdere instapfuncties: associate consultant stagiair, associate consultant, senior associate consultant, consultant.
Daarentegen biedt accenture slechts 5 niveaus, nog minder dan EY: analist, consultant, manager, senior manager en senior executive.
En als extra bonus, hier is nog een functieniveaumatrix voor één afdeling: Thrive Digital's Performance team (account management team). Na 2 initiële instapfuncties kunnen medewerkers 3 paden kiezen binnen de afdeling.
➡️ Bekijk voor meer voorbeelden onze zorgvuldig samengestelde voorbeelden van loopbaanontwikkeling.
📈 Implementeer een compleet ontwikkelingskader met Zavvy
Het beheren van het functieniveau en de progressie van werknemers in een kleine of grote organisatie is een uitdaging zonder de juiste hulpmiddelen.
Zavvy zal je helpen om:
- Stel rol- en prestatieverwachtingen vast.
- Identificeer lacunes in vaardigheden (u kunt een vaardighedenmatrix gebruiken om dit proces te documenteren).
- Carrièremogelijkheden binnen het bedrijf transparant documenteren.
- Plan het leren en de ontwikkeling van individuen .
- Houd werknemers en leidinggevenden gemotiveerd.
Met onze eenvoudig te begrijpen en te gebruiken functies (en sjablonen!) kunt u in een paar klikken een hele functieniveaumatrix maken.