Zorg voor effectieve loopbaanontwikkelingsgesprekken in uw bedrijf met 12 krachtige best practices
Dingen kunnen niet ten goede veranderen als je er niet over praat.
Loopbaanontwikkelingsgesprekken helpen uw werknemer te begrijpen waar hun inspanningen uiteindelijk toe leiden. Ze helpen organisaties duidelijkheid te krijgen over waar hun talenten het best kunnen worden benut en hoe hun voortdurende groei kan worden ondersteund - zonder de nadruk te leggen op promoties.
Voordat u met uw werknemers praat over hun ambities, hebt u een plan nodig.
Laten we dus eens doornemen hoe u effectieve, plezierige gesprekken over loopbaanontwikkeling kunt voeren die een echt verschil maken voor uw werknemers en uw resultaat.
Wat zijn gesprekken over loopbaanontwikkeling?
Loopbaanontwikkelingsgesprekken zijn gesprekken tussen managers en werknemers over hun loopbaanambities.
Tijdens een loopbaanontwikkelingsgesprek bespreken werknemers:
- waar ze naar willen streven, en
- wat ze kunnen doen om hun doelen te bereiken.
👀 Opmerking: Hoewel ze misschien prestaties vermelden, staan ontwikkelingsgesprekken los van prestatiebeoordelingen. Ze kijken meer naar de toekomst dan naar het verleden of het heden.
🏆 3 Reasons why development conversations matter
Zelfbewustzijn van werknemers
Loopbaangesprekken zijn een medium voor zelfbewustzijn op de werkplek.
Als uw mensen weten waar ze naar streven, kan hun zelfevaluatieproces veel gerichter verlopen.
Deze zijn cruciaal voor de betrokkenheid van werknemers, de geïnspireerde staat van zijn op het werk, gemotiveerd en vol vertrouwen over de impact van hun werk. Voeg dit bij het in staat stellen van werknemers en je hebt een werknemer die klaar staat om zijn werk met passie en vaardigheid te doen.
Motivatie en doel
Gesprekken over de ontwikkeling van werknemers leiden tot betere prestaties. Wanneer werknemers het gevoel hebben dat hun inspanningen worden erkend en hun werkgever om hun carrière geeft, zullen zij meer gemotiveerd zijn om hard te werken.
Maar deze gesprekken geven ook specifieke doelen en actieplannen om die te bereiken, waar werknemers zich extra voor zullen inspannen om het gewenste resultaat te bereiken.
Behoud en aantrekken van talent
Als u ontwikkelingsgesprekken niet de aandacht geeft die ze nodig hebben, mist u mogelijk inzichten en zorgen die van invloed kunnen zijn op het behoud/uitval.
Tip: Ambitieuze werknemers die het gevoel hebben dat hun carrière er voor hun bedrijf niet toe doet, zullen eerder elders een stap hogerop zoeken.
Gesprekken zijn een essentieel onderdeel van de algemene loopbaanontwikkeling, een aantrekkelijke eigenschap voor bedrijven die het beste talent in hun sector willen aantrekken en behouden.
🙅 5 Shortcomings of career conversations today
Ze richten zich te veel op promoties
Loopbaangroei is een brede discipline. Het gaat niet alleen om het openen van wegen naar promotie, ook al is dat een veel voorkomend resultaat.
Het is gemakkelijk voor managers om aan te nemen dat werknemers alleen maar promotie willen, maar dat is niet het geval. Het verwerven van nieuwe vaardigheden, kennis, connecties en ervaring is net zo gewenst.
Tip: Gesprekken over de ontwikkeling van werknemers moeten naar het grotere geheel kijken.
Ze zijn te onpersoonlijk
Het benaderen van ontwikkelingsgesprekken met een afvinkmentaliteit slaat de plank mis.
Hoewel iedereen ze serieus moet nemen, zijn het geen interviews of ondervragingen - het zijn gesprekken.
Tip: Als u een dialoog wilt aangaan, moet u op een bepaald niveau een menselijke verbinding tot stand brengen.
Ze zijn niet officieel genoeg
Ontwikkelingsgesprekken officiëler maken hoeft niet in tegenspraak te zijn met het bovenstaande punt. Ontwikkelingsgesprekken formeel maken betekent niet dat je de persoonlijke touch verliest.
In plaats daarvan betekent het dat alles wat gezegd wordt, wordt gedocumenteerd en dat er een goed proces is om ze binnen de juiste termijnen te herzien. Het betekent ook ze regelmatig doen in plaats van willekeurig door het jaar heen.
Tip: Zonder enige formele structuur worden ontwikkelingsgesprekken niet serieus genoeg genomen om een positief effect te sorteren.
Ze worden verward met functioneringsgesprekken
Regular performance reviews are essential to help employees understand how they're doing. But they should be kept separate from development conversations. In these, you should look to the future with an eye on how things have been going.
Tip: Loopbaanontwikkelingsgesprekken zijn niet het moment om KPI's uit te kammen of gedetailleerde feedback te geven.
Ze richten zich op de korte termijn
Een carrière kan een leven lang duren, en men kan niet in een paar weken of maanden veranderingen aanbrengen. Het heeft dus geen zin de focus van het gesprek te kort te houden.
Kortetermijndoelstellingen kunnen worden genoemd als opstapje naar belangrijkere doelen, zolang je ze maar in de juiste context plaatst.
Tip: Als u zich alleen op de korte termijn richt, betrekt u uw werknemer niet bij de toekomst van het bedrijf en zal hij zich niet zo gewaardeerd voelen.
🔍 4 Types of talent conversations
Uw gesprekken over personeelsontwikkeling zullen anders verlopen, afhankelijk van met wie u praat. Sommigen zullen gemiddeld presteren, terwijl anderen elke dag hun beste beentje voorzetten.
Sommigen zijn misschien helemaal niet geïnteresseerd in ontwikkeling.
➡️ Voor meer inzicht in de prestaties en potentiële types van werknemers, bekijk het 9-vakjesmodel.
Dit is hoe sommige van uw gesprekken over talent zouden kunnen verlopen.
Het gesprek over toptalent
Wanneer u met uw toptalenten werkt, wilt u eerst hun uitstekende prestaties erkennen. Vervolgens kunt u mogelijke resultaten voorstellen als zij hun huidige niveau handhaven of zelfs overtreffen.
Maar denk eraan, dit is geen functioneringsgesprek, en je moet naar de toekomst kijken.
Bespreek hoe u hen verder kunt uitdagen en hen kunt helpen hun grote potentieel te benutten.
Tip 1: Zulke werknemers gedijen bij de mogelijkheid om zichzelf te pushen, dus u moet dat ondersteunen als u ze in dienst wilt houden.
Tip #2: Netwerken en mentorschap van senior medewerkers is meestal een slimme optie voor deze types.
Het solide artiestengesprek
Soms kom je werknemers tegen die het prima vinden zoals het gaat. Ze voldoen aan al hun functie-eisen, maar blinken niet echt uit.
In dat geval zult u hen moeten helpen uitzoeken of loopbaanontwikkeling deel uitmaakt van hun plannen of niet. Zo ja, dan is het tijd om nieuwe vaardigheden te leren en nieuwe ervaringen op te doen om een stap hogerop te komen.
Als ze niet ambitieus zijn en willen blijven waar ze zijn, is dat ook prima. Niet iedereen hoeft natuurlijk carrièremobiliteit of promotie na te streven.
Maar ontwikkeling gaat niet alleen over het veranderen van functietitel; het gaat ook over het onderhouden en verbeteren van de resultaten van hun werk.
Tip: Het is dus aan u om uit te zoeken wat de beste manier is om dat voor elkaar te krijgen en tegelijkertijd tegemoet te komen aan hun werkvoorkeuren.
Het gesprek met de potentiële uitvoerder
Misschien ziet u ongerealiseerd talent in een van uw werknemers. Maar misschien zijn ze zich niet bewust van hun potentieel. Als dit het geval is, laat het hen dan weten!
Soms zijn er maar een paar bemoedigende woorden nodig om iemands ogen te openen voor de mogelijkheden die voor hem liggen.
Gebruik ontwikkelingsgesprekken als uw kans om de mogelijkheden voor hen uiteen te zetten als zij een gedisciplineerd, doordacht groeiplan volgen. Ze zijn misschien dichter bij een grote sprong dan ze beseffen.
Tip: Een senior medewerker met een vergelijkbare achtergrond schaduwen is een effectieve manier om hen zichzelf in een gevorderde positie te laten zien.
Het onderpresteerdersgesprek
Ontwikkelingsgesprekken met onderpresteerders kunnen lastiger zijn: dit is een gesprek waarin u misschien negatieve feedback moet geven als zij onder de verwachtingen van hun rol presteren. Een functioneringsgesprek is in dit geval echter een betere omgeving om oorzaken en oplossingen te bespreken.
Maar het is belangrijk om gesprekken over loopbaanontwikkeling te voeren omdat een gebrek aan groeimogelijkheden de oorzaak kan zijn van hun lage motivatie.
Een verandering van rol kan hen bijvoorbeeld opvrolijken en motiveren.
Tip #1: Ontzeg onderpresteerders geen loopbaanontwikkeling als straf voor slechte prestaties - gebruik het als motivator.
Tip 2: U kunt het ontwikkelingsgesprek gebruiken om de basis te leggen voor een prestatieverbeteringsplan (PIP). Maar vergeet niet te communiceren dat dit geen bestraffende actie is, maar een ondersteunend instrument om het leren en de ontwikkeling te bevorderen.
💡 12 Best practices for holding meaningful career conversations
1. Beperk het gesprek niet tot promotiepraatjes
Uw werknemer moet niet uit de vergadering komen met de belofte van een promotie in ruil voor specifieke prestaties.
U hoeft het onderwerp niet uit de weg te gaan - een stap omhoog is misschien wel wat ze willen - maar promoties zijn belangrijke gebeurtenissen voor alle betrokkenen. Ze zijn lang niet de enige manier om je op het werk te ontwikkelen.
Als u zich richt op promoties, beperkt u de mogelijkheden van uw werknemer om beter te worden in wat hij doet en te leren binnen zijn functie.
Ontwikkeling is een continu, holistisch proces, geen reeks functiewisselingen.
Tip #1: Probeer de bredere doelstellingen van uw werknemer te begrijpen en hoe die samenhangen met hun levenslange ambities.
Tip #2: Kijk naar het grotere geheel, waarbij promoties slechts een deel van de mogelijke uitkomsten zijn.
2. Focus op wie ze zijn, wat ze willen en waarom.
Tip #1: Je zou kunnen beginnen met naar het verleden te kijken. Wat is de achtergrond van uw werknemer?
Hoe zijn ze in hun huidige functie terechtgekomen? Wie waren hun mentoren of helden aan het begin van hun carrière?
Onderwerpen als deze helpen u te begrijpen wat hen intrinsiek drijft - het waarom achter wat zij willen.
Tip #2: Je hoeft niet te persoonlijk te worden, maar het is altijd goed om iets te weten over hun levensverhaal. Dit leidt natuurlijk naar de toekomst - wat willen ze van het leven? Hoe kan hun carrière hen in staat stellen hun dromen te verwezenlijken?
Vervolgens kunt u deze grote ideeën en ambities gebruiken om een plan op te stellen voor het heden en de nabije toekomst.
3. Laat uw werknemers de leiding nemen
In plaats van de vergadering te leiden, is het tijd om even achterover te leunen en te luisteren.
Jim Campbell, CEO van HoneymoonGoals.com, hanteert deze aanpak met zijn werknemers:
"Wanneer ik gesprekken over loopbaanontwikkeling voer met mijn werknemers, laat ik hen altijd eerst de vergaderingen en gesprekken leiden. Ik doe dit omdat alleen de specifieke werknemer kan weten wat hij wil doen met zijn loopbaanontwikkeling, en als ik hem begin te vertellen wat hij kan doen voordat hij mij vertelt wat hij wil, kan het prekerig klinken. Het is belangrijk om er te zijn om te luisteren naar wat ze willen."
Tip: Gebruik open vragen, zodat uw werknemers hun ideeën verder kunnen uitdiepen, en probeer niet te veel in te grijpen met uw gedachten.
4. Ken de impact van uw rol
Als manager of leider bent u verantwoordelijk voor het in staat stellen van werknemers: hen de middelen, de omgeving en het zelfvertrouwen geven om te groeien en hun doelen te bereiken.
Maar onthoud: U bent er niet om de hele loopbaan van werknemers te plannen. Je bent er om:
- hen begeleiden,
- steun geven en
- suggesties doen.
Tip: Zorg ervoor dat uw werknemers duidelijk weten wat uw rol is in hun ontwikkeling en hoe zij onderweg om hulp kunnen vragen.
5. Duidelijkheid van richting mogelijk maken
Hoewel uw rol vooral die van luisteraar is, zult u moeite moeten doen om de zaken in goede banen te leiden. Dit is vooral belangrijk als uw werknemer bijzonder spraakzaam is of als er zwaardere onderwerpen moeten worden besproken.
Tip #1: Je hebt misschien maar een uur om door de belangrijke dingen heen te komen, dus moet je zoveel mogelijk bij het onderwerp blijven.
Tip #2: Denk aan de manier waarop een goede therapeut een gesprek door essentiële onderwerpen leidt zonder overheersend of voorschrijvend te zijn.
6. Geef geen abstracte en brede aanwijzingen
Een van de belangrijkste onderdelen van deze gesprekken is het stimuleren van de passie van uw werknemer voor werk en carrière.
U kunt dit bereiken door vragen te stellen die als springplank dienen voor productieve antwoorden - geen clichématige, met jargon doorspekte abstracties.
John Li, medeoprichter en CTO van Fig Loans, een bedrijf dat financiële leningen verstrekt, legt uit waarom:
"Stel geen brede, verstrekkende vragen over je loopbaanaspiraties. Hoewel "Waar zie je jezelf over 10 jaar?" de meest doelgerichte werknemer misschien prikkelt om zijn plannen in detail te beschrijven, zullen de meesten geen antwoord hebben. De werknemers die al onzeker zijn over wat hen te wachten staat, kunnen zich helemaal leeggezogen voelen, waardoor het moeilijk wordt om productief door te gaan."
Tip 1: Vragen moeten breed genoeg zijn om creativiteit en passie op te wekken, maar smal genoeg om relevant te zijn.
Iets beters zou bijvoorbeeld kunnen zijn: "Wat voor werkervaringen zou je de komende jaren willen hebben?"
Tip #2: Het doel is om ambities in de echte wereld te krijgen. En om dat te doen moet je duidelijk zijn in je vraagstelling.
7. Bespreken hoe kortetermijndoelstellingen hen op lange termijn beïnvloeden
Uw rol als loopbaanontwikkelaar betekent dat het uw taak is uw werknemer te helpen de punten te verbinden tussen wat hij nu doet en waar hij naartoe wil.
Ruben Gamez, CEO van elektronische handtekeningensoftware SignWell, zegt dat achterwaarts werken een geweldige manier is om dit te doen:
"We reverse engineeren hun [d.w.z. werknemers] loopbaanontwikkeling door hun grootste aspiraties te bespreken en werken dan achterwaarts met een reeks kortetermijndoelstellingen die bedoeld zijn om hen daar te krijgen. Dit maakt gesprekken over toekomstige ontwikkeling tot een koud kunstje, omdat je de vooruitgang bijhoudt, hen aanmoedigt door prestaties op korte termijn en het plan zo nodig aanpast."
U zou bijvoorbeeld enkele mogelijke scenario's voor de komende 6-12 maanden kunnen doornemen. Als zij [X activiteit] eenmaal per week doen tot het nieuwe jaar, dan is [Y resultaat] een mogelijkheid.
Tip: Het opschrijven van deze scenario's zorgt voor een goede motivatie bij het uitvoeren van veeleisende dagelijkse taken.
8. Moedig uw werknemer aan om een professioneel netwerk op te bouwen
Aanbieden om uw werknemer in contact te brengen met anderen in het bedrijf in een coaching- of mentorregeling kan nuttig zijn. Het is een geweldige manier om hun vaardigheden te verbeteren en relaties op te bouwen in het hele bedrijf, waardoor het een veel voorkomend discussiepunt is voor ontwikkelingsgesprekken.
Zichtbaarder worden in het bedrijf kan ook de bereidheid van anderen vergroten om deel te nemen aan 360 graden feedback. Dit betekent dat zij feedback zullen ontvangen uit een breder scala van verschillende functies en hiërarchische niveaus.
Tip: Er is ook de mogelijkheid om werknemers deel te laten nemen aan brancheconferenties, waar ze van anderen kunnen leren, nuttige informatie kunnen ontdekken en nieuwe contacten kunnen leggen.
👀 Opmerking: Netwerken met anderen in hun sector kan hen mogelijk kansen elders bieden. Maar de voordelen wegen over het algemeen op tegen dat risico - en hoe dan ook, u maakt uw bedrijf aantrekkelijker om voor te werken door dit mogelijk te maken.
9. Verkenning van de ontwikkeling van vaardigheden en omscholing
In uw gesprekken over personeelsontwikkeling is competentieontwikkeling een handig concept om te behandelen.
Competenties zijn de kennis, vaardigheden en eigenschappen die iemand nodig heeft om een rol te vervullen. Ze ontwikkelen zich in de loop van de loopbaan van werknemers, maar het is essentieel te herkennen welke nodig zijn om het gewenste resultaat te bereiken.
Competentieontwikkeling is een formele activiteit om dit mogelijk te maken.
➡️ Bekijk ons competentieontwikkelingsproces in 8 stappen om te zien hoe u uw eigen competentie kunt ontwikkelen.
Reskilling is een verwante maar iets andere benadering. Bij reskilling leren werknemers specifieke nieuwe vaardigheden voor nieuwe uitdagingen en rollen binnen de organisatie.
Tip #1: mogelijkheden bieden voor omscholing is gunstig voor uw werknemer, omdat hij/zij zal groeien en meer afwisseling zal genieten.
Tip #2: Bovendien is herscholing een goedkopere en eenvoudigere talentmanagementstrategie voor uw bedrijf, omdat het de last van het aannemen van nieuw personeel vermindert.
10. Verschillende niveaus van ondersteuning bieden op verschillende tijdstippen
Soms zult u, als een trotse ouder, een stapje terug moeten doen en uw werknemer in ontwikkeling zijn eigen beslissingen en fouten laten maken.
Je kunt hun hand niet de hele reis vasthouden, maar het is essentieel dat je er bent als ze je nodig hebben.
Tip: Maak tijdens uw gesprekken duidelijk dat uw niveau van ondersteuning flexibel zal zijn tijdens hun reis, en zorg ervoor dat u het eens bent over hoe het zal werken.
11. Vergeet nooit wat je hebt besproken en besloten
Hoe vrijblijvend het gesprek ook voelt, het is superbelangrijk om te documenteren wat er gezegd is.
Als u dat niet doet, lopen zowel u als uw werknemer het risico cruciale delen van het gesprek te vergeten. Als gevolg daarvan kunt u elkaar niet aan hoge eisen houden of beloftes redelijkerwijs nakomen.
U kunt gewoon aantekeningen maken van uw bespreking. Toch zou iedereen er meer baat bij hebben om vergadernotities vast te laten leggen als onderdeel van een ontwikkelingsplan voor werknemers.
Ontwikkelingsplannen zijn gestructureerde, gerichte actieplannen voor de ontwikkeling van werknemers. Door ze te combineren met persoonlijke gesprekken is de kans groter dat werknemers hun doelen bereiken.
12. Follow-up en feedback onderweg
Plan later een follow-up om te zien hoe het gaat.
Tip #1: U zult willen bespreken of de kortetermijndoelen die u hebt gesteld al dan niet zijn bereikt en uw feedback geven over hoe zij hebben gepresteerd. Maar u zult ook willen weten hoe de werknemer zich voelt over zijn ontwikkelingstraject tot nu toe.
Hebben externe factoren hun aspiraties beïnvloed?
Hebben zij hun nieuwe beroepsgerichte activiteiten bevredigend gevonden, of waren ze anders dan verwacht?
Tip 2: Of u nu een formeel gesprek over loopbaanontwikkeling of een informeel gesprek boekt, zorg ervoor dat u hun vooruitgang volgt en hen tijdens hun hele reis steunt.
➡️ Verbeter uw ontwikkelingsgesprekken met Zavvy
Het formaliseren van deze potentieel informele discussies lijkt misschien een beetje contra-intuïtief.
Maar werknemers moeten er zeker van kunnen zijn dat u uw beloften om hen te ondersteunen nakomt, en zij hebben behoefte aan gemakkelijk te volgen plannen om hen op het goede spoor te houden. Het juiste ontwikkelingssysteem maakt dit mogelijk.
Zavvy heeft een unieke en krachtige aanpak voor de groei van werknemers. Onze software voor personeelsontwikkeling helpt u om plannen op te stellen, de voortgang te registreren en medewerkers met elkaar in contact te brengen zodat ze elkaar kunnen ondersteunen.
Boek een gratis demo om te zien hoe Zavvy uw ontwikkelingsgesprekken inspirerend en productief kan maken.
Veelgestelde vragen over de ontwikkeling van werknemers
Hoe vaak voert u gesprekken over personeelsontwikkeling?
Er is geen vast tijdschema voor ontwikkelingsgesprekken met werknemers. Maar om de zes maanden een gesprek voeren met elke werknemer is een verstandig minimum - dat geeft voldoende tijd om de resultaten te zien. Als u echter langer wacht met een gesprek, kan uw werknemer een andere weg inslaan.
Een controle om de vier maanden zou een redelijk alternatief kunnen zijn.
Waar praten jullie over tijdens ontwikkelingsvergaderingen?
Tijdens de meeste ontwikkelingsgesprekken worden de werkachtergrond, de recente geschiedenis en de loopbaanambities van de werknemer besproken. Ze omvatten ook het plannen van de volgende stappen die ze moeten nemen om hun carrière binnen het bedrijf vooruit te helpen.
Hoe bereidt u zich voor op gesprekken over loopbaanontwikkeling?
Als manager wilt u het ontwikkelingsplan van uw werknemer bekijken en vertrouwd raken met het traject dat hij tot nu toe heeft afgelegd.
Lees de notities van je vorige ontwikkelingsgesprekken met hen door om je geheugen op te frissen en te zien welke doelen jullie toen samen hebben gesteld.
In kleine teams moet het niet al te moeilijk zijn om je voor te bereiden, omdat je al veel over hen weet.
Maar als u veel mensen aanstuurt, moet u uw huiswerk doen en deze werknemer van tevoren leren kennen. Als u op een vergadering verschijnt zonder te weten wie ze zijn of wat ze doen, zal dat het vertrouwen ernstig schaden. Bovendien is het onwaarschijnlijk dat werknemers zich in een eerlijk gesprek zullen openstellen.
Als het de eerste keer is dat u zo'n gesprek voert met uw werknemers, kijk dan aan welke projecten zij onlangs hebben bijgedragen.
- Wat zijn hun huidige verantwoordelijkheden?
- Kunt u recente overwinningen of uitdagingen zien die zij hebben overwonnen?
Tip: Schrijf wat aantekeningen bij uw observaties, zodat u uw gedachten kunt delen over hoe de werknemers het doen, en gebruik deze om hen te stimuleren als ze de leiding nemen.