Hoe een 360- functioneringsgesprek te voeren: De volledige gids
Feedback is belangrijk. De groei van werknemers hangt ervan af. Maar vaak schieten traditionele beoordelingen tekort.
Een moderne methode die een goed beeld geeft van de sterke punten en verbeterpunten van een werknemer.
In deze complete gids leiden we u door de ins en outs van het voeren van een 360- functioneringsgesprek. Van planning tot uitvoering, wij hebben het voor u geregeld.
Team Zavvy heeft meerdere bedrijven geholpen bij de lancering van hun allereerste functioneringsgesprekken. We hebben dus alle tips om u te helpen slagen.
Wat is een 360-prestatiegesprek?
Een 360-graden functioneringsgesprek is een uitgebreide evaluatiemethode waarbij feedback over de prestaties van een werknemer uit meerdere bronnen wordt verzameld.
In tegenstelling tot traditionele functioneringsgesprekken waarbij alleen leidinggevenden en proefpersonen betrokken zijn, worden bij 360 functioneringsgesprekken feedback van collega's, inzichten van ondergeschikten(opwaartse feedback), en meerderen, en in sommige gevallen zelfs klanten of cliënten verzameld. De werknemer voert ook een zelfbeoordeling uit als onderdeel van het proces.
Bij een 360-beoordeling worden al deze verschillende bronnen geraadpleegd om zinvolle feedback over een onderwerp te krijgen.
360 graden feedback heeft tot doel vooroordelen en scheve waarnemingen te vermijden voor een nauwkeurigere en eerlijkere beoordeling.
Als HR-professional kunnen 360-graden functioneringsgesprekken u een beter inzicht geven in de prestaties van werknemers door meer perspectieven en meningen te verzamelen.
📈 Hoe 360-graden beoordelingen helpen bij prestaties
Het implementeren van 360-graden beoordelingen kan een aanzienlijke impact hebben op de professionele groei en cohesie in uw organisatie. Hoewel het misschien niet voor elk bedrijf geschikt is, zijn hier enkele use cases voor wanneer het echt kan lonen.
Bevordering van cultuurverandering
Veel werknemers kijken niet uit naar functioneringsgesprekken. Waarom? Hier zijn enkele veel voorkomende redenen:
- Ze zijn bezorgd dat ze ondermaats presteren.
- Ze zijn bang dat hun prestaties onopgemerkt blijven.
- Ze vinden dat ze oneerlijk worden aangepakt.
360-graden beoordelingen laten werknemers de andere kant van het beoordelingsproces ervaren. In plaats van alleen maar het doelwit te zijn van negatieve feedback, krijgen ze bijvoorbeeld de kans om feedback te geven aan hun collega's.
Hierdoor zullen ze het proces beter begrijpen, zodat ze inzien dat er niets kwaadaardigs is aan de feedback die ze krijgen. Het betrekken van werknemers bij het uitvoeren van beoordelingen bevordert een feedbackcultuur die gericht is op loopbaanontwikkeling, waardoor het proces wordt ontdaan van stress en onzekerheid.
Verbetering van de doeltreffendheid van het team
Aangezien alle werknemers betrokken zijn bij het geven en ontvangen van feedback, is de kans groter dat zij doordachte, praktische suggesties doen.
Bij typische functioneringsgesprekken is het gebruikelijk dat de betrokkenen in de verdediging gaan. In het geval van 360-gesprekken komen de inzichten echter uit verschillende perspectieven. Men kan dus niet langer vooringenomenheid van de manager vermoeden.
Uw werknemers kunnen ook gemakkelijker inzichten krijgen van hun collega's. Uw werknemers zullen de feedback dus eerder ter harte nemen en werken aan verbetering.
Er bestaat een kans dat beoordelaars vooringenomenheid of anderszins onbehulpzame beoordelingen krijgen; deze kunnen het gevolg zijn van persoonlijke meningsverschillen, jaloezie of zelfs een gebrek aan ervaring met het uitvoeren van beoordelingen.
Tip #1: Het kan een goed idee zijn om HR de 360-prestatiebeoordelingen te laten controleren en beoordelen op eventuele opruiende inzendingen. Misschien moet u deze met de enquêteur bespreken, of u kunt een leidraad opstellen om te helpen bij het geven van objectieve scores.
Tip #2: Iedereen heeft er baat bij als teamleden nuttige feedback kunnen geven. Meer perspectieven helpen blinde vlekken bloot te leggen en bieden het team mogelijkheden tot verbetering.
Verbetering van het prestatiebeheer
Functioneringsgesprekken, vooral in grotere bedrijven, kunnen veel middelen vergen.
Uw afdeling people operations kan veel tijd besteden aan het beoordelen van gegevens en het voeren van één-op-één gesprekken met elke werknemer. Hoewel u als HR-professional over gespecialiseerde vaardigheden beschikt om deze taak uit te voeren, hebt u ook andere taken dan een constante afwisseling van functioneringsgesprekken.
Crowdsourcing van het beoordelingsproces aan andere werknemers biedt vele voordelen:
- Werk verdelen over het hele bedrijf;
- Meerdere perspectieven delen;
- Grotere steekproeven leveren nauwkeurigere resultaten op.
In plaats van het hele proces over te laten aan één manager of afdeling, kan het betrekken van anderen het proces sneller en effectiever maken.
Mensen kunnen dan een uitgebreider gegevensbestand analyseren om betere oplossingen en nauwkeurigere resultaten af te leiden.
Tip: 360-gradengesprekken zijn een geweldige manier om het prestatiebeheer te verbeteren.
🪜 Hoe u in 11 stappen 360 functioneringsgesprekken voert
1. Regelmatig evaluaties plannen
Als u wilt dat 360 functioneringsgesprekken doordachte feedback opleveren, moet u ze volgens een consistent schema plannen.
Werknemers hebben misschien geen tijd om zinvolle antwoorden te geven als een enquête eruitziet als een pop-quiz.
360-prestatiegesprekken moeten vooraf worden gepland en, idealiter, op een kalender worden gemarkeerd als geheugensteuntje. Zo hebben werknemers de tijd om nuttige feedback te formuleren en tijd in hun agenda vrij te maken om de enquête in te vullen.
2. Beslissen over aandachtsgebieden
Weten wat je wilt herzien is even belangrijk als de inzichten die je verzamelt.
Zappos bijvoorbeeld koppelt prestaties aan het naleven van culturele waarden.
Voor Google spelen OKR's een essentiële rol in hun prestatiebeheersysteem.
Uw 360 beoordelingsformulieren kunnen vragen bevatten over de vaardigheden van de werknemer als indicatie van zijn prestaties. U zou zich kunnen richten op vaardigheden zoals:
- teamwork;
- leiderschapsvaardigheden;
- efficiëntie;
- interpersoonlijke vaardigheden.
Een andere strategie is het evalueren van de sterke punten van elke werknemer.
Er is geen goed of fout. Het is gewoon een kwestie van duidelijk zijn over hoe u prestaties in uw bedrijf meet en beheert.
3. Formuleer uw vragen
U kunt ervoor kiezen het hele jaar door één thema te behandelen.
Als alternatief kunt u in elke enquête een lijst van gestandaardiseerde vragen gebruiken die elk gebied in meer algemene zin bestrijken. Met deze aanpak kunt u vergelijkbare gegevens verzamelen en daarnaar verwijzen bij het analyseren van de vooruitgang van uw werknemers.
Hier zijn enkele vragen voor functioneringsgesprekken die u kunt toevoegen:
- Op welke gebieden heeft de werknemer de verwachtingen overtroffen? Welke specifieke voorbeelden kunt u geven om zijn prestaties te illustreren?
- Hoe effectief heeft de werknemer samengewerkt en gecommuniceerd met zijn collega's en teamleden?
- Hoe heeft de werknemer bijgedragen aan het succes van het team of project? Kunt u specifieke voorbeelden geven van hun positieve impact?
- Op welke gebieden denkt u dat de werknemer zich kan verbeteren en welke specifieke suggesties heeft u voor zijn of haar ontwikkeling?
- In hoeverre zoekt de werknemer naar mogelijkheden voor verbetering? Beoordelingsschaal: 1 (Zelden) - 5 (Consequent)
- Hoe effectief is de werknemer in het halen van deadlines zonder de kwaliteit van zijn werk in gevaar te brengen? Beoordelingsschaal: 1 (Behoefte aan verbetering) - 5 (Zeer effectief)
- Hoe goed toont de werknemer flexibiliteit bij onverwachte uitdagingen of obstakels? Beoordelingsschaal: 1 (slecht) - 5 (uitstekend)
Een goede praktijk is om vragen over rolspecifieke competenties op te nemen in uw functioneringsgesprek.
➡️ Laat je inspireren door 59 van de beste functioneringsgesprekken.
💼 Bekijk ook deze 44 360 graden feedback vragen voor leiderschap.
4. (Indien relevant) Bepaal uw beoordelingsschaal en documenteer deze
Een beoordelingssysteem kan u helpen scores bij te houden en te vergelijken op een manier die open vragen niet kunnen.
Dit is bijvoorbeeld een populair puntensysteem:
1 - Gebrekkig 2 - Ondergemiddeld 3 - Gemiddeld 4 - Bovengemiddeld 5 - Uitstekend
Dit systeem geeft niet alleen een aantal algemene statistieken voor elke score, maar de cijfers kunnen worden gemiddeld of getotaliseerd voor een eindscore.
U kunt deze score gebruiken om de prestaties in de tijd te volgen of zelfs om de ene werknemer met de andere te vergelijken.
Maar begrijpen waarom een beoordelaar (persoon die feedback geeft) specifieke beoordelingen achterliet, kan even nuttig zijn als de beoordelingen zelf.
Indien mogelijk, laat de enquêteurs een toelichting geven die verder gaat dan alleen een beoordeling. Het zal u helpen het "waarom" achter elke beoordeling te begrijpen, waardoor u meer gedetailleerde feedback kunt geven.
5. Richtsnoeren voor beoordelaars opstellen
Welke methoden u ook gebruikt, neem richtlijnen op om subjectiviteit te verminderen.
Overweeg deze vraag:
Heeft werknemer A dit kwartaal zijn doel van betere communicatie met het team bereikt?
[Ja [ ] Nee [ ] Enigszins (_________________________________)
Vergeleken met deze:
Beoordeel de communicatievaardigheden van werknemer A (omcirkel één):
A+ A B+ B C+ C D+ D F
Het probleem met het laatste is dat het puntensysteem subjectiever is. De ene enquêteur kan een "C" als een voldoende score beschouwen, terwijl een andere hogere verwachtingen heeft. Meer richtlijnen en duidelijke vragen leveren meer bruikbare resultaten op.
Tip: Een kwantificeerbare score is nuttig voor people operations, maar constructieve feedback geven is het einddoel.
➡️ Hier zijn enkele voorbeelden van constructieve personeelsfeedback die u ter inspiratie kunt gebruiken.
Een extra stap die u kunt nemen om objectiviteit te waarborgen is het beoordelen van de kalibratie.
6. Kies wie elke werknemer zal beoordelen
Probeer een zo gelijkmatig mogelijke verdeling te krijgen.
U kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat elke werknemer resultaten krijgt van één overste, twee collega's en drie ondergeschikten.
Vervolgens kunt u de resultaten nemen en het gemiddelde ervan berekenen of analyseren om bruikbare feedback te geven.
Tip #1: U kunt 360 graden feedback anoniem of openlijk geven.
🔎 Onderzoek de argumenten pro & contra anonieme feedback voordat u voor een van beide opties kiest.
People ops (of andere beheerders van de feedbackcyclus) moeten in beide gevallen de inzendingen bijhouden, maar het onderwerp hoeft niet te weten wie ze heeft beoordeeld.
Tip #2: Het is ook belangrijk om te mixen zodat het niet steeds dezelfde mensen zijn die elkaar beoordelen. Roteer zoveel mogelijk.
7. Voltooiing en verzending van het formulier voor het functioneringsgesprek
Beoordelingsvragen?
Beoordelingsschalen? ✅
Richtlijnen voor beoordelaars? ✅
Nu is het tijd om dit alles samen te brengen in uw beoordelingsformulier. En stuur het naar uw werknemers.
8. Laat iedereen zichzelf evalueren met dezelfde enquête
Zelfevaluatie kan een essentieel instrument zijn voor functioneringsgesprekken. Als u het volledige spectrum van perspectieven en meningen wilt, vergeet dan niet dat van de persoon zelf!
Door elke werknemer zelf de enquête te laten beantwoorden, kunt u hun perspectief vergelijken met dat van anderen.
Deze discrepanties kunnen belangrijke aandachtspunten zijn.
De resultaten van de zelfevaluatie geven ook aan op welke gebieden een werknemer weet dat hij moet werken of op welke punten hij zich wil verbeteren.
9. Bepaal uw tijdlijn
Nogmaals, u moet 360-graden prestatiebeoordelingen zo plannen dat de deelnemers aan de enquête voldoende tijd hebben om zinvolle antwoorden te formuleren.
Een enquête bezorgen en terugvragen per EoD kan leiden tot weinig inspirerende antwoorden.
Idealiter zouden werknemers een waarschuwing moeten krijgen over de planning van beoordelingen.
Tip: Trek ten minste een paar dagen uit voor beoordelaars om hun enquêtes in te vullen.
💡 Bekijk onze gids met aanvullende tips en best practices voor het houden van 360 functioneringsgesprekken.
10. Beoordelingen beoordelen met de werknemer
Zodra alle enquêtes zijn ingediend, kan HR ze bekijken en de scores optellen tot een eindrapport.
Op Zavvy krijgt elke medewerker aan het einde van de beoordelingscyclus een individueel prestatierapport en competentieprofiel dat de manager kan helpen interpreteren.
Tip 1: Vergelijk de scores van de collega's met de zelfevaluatie om belangrijke verschillen op te sporen die het bespreken waard zijn.
U kunt de proefpersoon vragen of hij tevreden is met zijn scores of dat hij het ergens niet mee eens is en waarom.
Het komt vaak voor dat werknemers hun scores accepteren, maar meer inzicht willen in wat ze goed of slecht hebben gedaan om die scores te verdienen.
Opmerking: 360 functioneringsgesprekken bepalen wat er verbeterd moet worden, maar het is aan u om uit te zoeken hoe.
11. Volgende stappen: planning voor verbetering en groei
U kunt 360 inzichten ook gebruiken om ontwikkelingsplannen op te stellen die meer opleiding, bijscholing of coaching kunnen inhouden.
🏋️ Bekijk onze verzameling voorbeelden van ontwikkelingsdoelen.
💪 Wij raden u ook aan eens te kijken naar op kracht gebaseerde doelen en hoe deze de prestaties van uw mensen kunnen verbeteren.
Zorg ervoor dat u ondersteuning biedt om lage scores om te zetten in kansen voor verbetering.
Plan gerust informele vervolgbijeenkomsten om ervoor te zorgen dat werknemers vooruitgang boeken en hun doelen bereiken.
Voordelen en nadelen van 360 functioneringsgesprekken
Naast de voordelen van meer gegevens, zijn hier enkele specifieke voor- en nadelen van de invoering van een 360 graden feedbackproces.
Hoewel er veel voordelen verbonden zijn aan het invoeren van 360-prestatiegesprekken, moet u rekening houden met de middelen die nodig zijn om ze doeltreffend uit te voeren.
Het vergt tijd voor iedereen in het bedrijf om het proces te leren en enquêtes in te vullen. Het kan ook een arbiter vereisen om de resultaten te beoordelen en af te leveren. Deze persoon zal waarschijnlijk traditionele functioneringsgesprekken voeren, wat betekent dat u stappen toevoegt aan het beoordelingsproces.
De resultaten zijn echter vaak de moeite waard. Iedereen betrekken bij het evaluatieproces:
- Moedigt een open feedbackcultuur aan waar opwaartse en neerwaartse feedback waardevol zijn.
- Maakt het speelveld gelijk, zodat iedereen een rol speelt in de functioneringsgesprekken en niemand zich doelwit voelt.
- Helpt bij verantwoording en teamcohesie, omdat iedereen samenwerkt aan persoonlijke en organisatorische groei.
360 functioneringsgesprekken: 7 Best practices voor managers
#1: 360 functioneringsgesprekken kunnen nieuw zijn voor veel werknemers, dus laat ze niet in het ongewisse.
Leg niet alleen uit hoe een 360-beoordeling werkt, maar bied ook coaching of een mentorprogramma aan waarin het geven van opbouwende kritiek aan bod komt. Voor u als HR-professional is het misschien een tweede natuur, maar voor sommigen kan het concept nieuw zijn.
➡️ Bekijk onze uitgebreide gids voor het geven van constructieve feedback.
#2: Deel alle documentatie over beoordelingsschalen, doelen en aandachtsgebieden om ervoor te zorgen dat alle onderzoeken hetzelfde referentiepunt hebben.
#3: U moet ook bereid zijn te handelen naar aanleiding van de enquêteresultaten.
Het is niet voldoende om scores uit de enquêtes te halen. U moet die gegevens gebruiken om met actieplannen en oplossingen voor verbetering te komen.
#4: De enquêtes moeten een middel zijn om een discussie op gang te brengen, niet het einde van het gesprek. Wees dus bereid om vragen te beantwoorden, advies te geven en doelen voor de toekomst te stellen.
#5: Vermijd het verdisconteren van enquêtes of het identificeren van anonieme inzendingen.
Hoewel u tijdens de beoordelingsfase vrij bent om enquêtes die u onoprecht of lasterlijk vindt, ongeldig te verklaren, moet alles wat aan het onderwerp wordt voorgelegd als legitiem worden beschouwd.
#6: U moet ook vermijden het eens of oneens te zijn met de beoordelingen. Het zijn objectieve gegevens die u moet gebruiken om inzicht te krijgen, geen meningen om het mee eens of oneens te zijn.
#7: Tot slot: maak van functioneringsgesprekken geen wedstrijd. De resultaten van elk individu zijn bedoeld voor hun verbetering, niet om te meten of ze beter of slechter zijn dan hun collega's.
➡️ Voer 360 functioneringsgesprekken op de automatische piloot met Zavvy
Onze 360 functioneringsgesprekken software heeft alles wat u nodig heeft om inzichtelijke functioneringsgesprekken te voeren. U kunt:
- Kies eenvoudig voorbeeldvragen.
- Bepaal uw recensenten en recensenten in een paar klikken.
- Zodra u uw instellingen en beoordelingscriteria hebt gekozen, doen de automatiseringstools het meeste werk zonder tussenkomst van de HR.
- Verzamel eenvoudig inzichten van managers, directieleden, collega's en zelfevaluaties.
- U kunt dan de resultaten bekijken en feedback geven, allemaal op één plek.
Geen tijd meer verspillen met omslachtige spreadsheets of gedeelde documenten.
U hoeft alleen maar het feedbackproces te starten, en werknemers ontvangen herinneringen om hun beoordelingen in te dienen.
Zodra de enquêtes binnen zijn, kunt u verbeterpunten vaststellen, ontwikkelingsdoelen stellen en werknemers helpen te groeien binnen uw bedrijf.
Geïntrigeerd? Boek een gratis demo van 30 minuten om alles in actie te zien.
Veelgestelde vragen
Wie heeft er baat bij een 360 graden functioneringsgesprek?
Een 360-graden functioneringsgesprek komt meerdere partijen binnen een organisatie ten goede:
- Werknemers: Zij krijgen uitgebreide feedback voor persoonlijke en professionele groei.
- Managers: Zij krijgen diverse perspectieven om hun teamleden beter te ondersteunen.
- Teams: Het proces bevordert open communicatie, verbetert de teamdynamiek en de samenwerking.
- HR en leiderschap: Inzichten helpen bij datagestuurde beslissingen over talentmanagement en opvolgingsplanning.
- De organisatie: Verbeterde betrokkenheid, tevredenheid en productiviteit dragen bij tot algemeen succes.
Hoe vaak moet u 360 functioneringsgesprekken voeren?
De frequentie van 360-graden functioneringsgesprekken hangt af van de behoeften en doelstellingen van uw organisatie.
Over het algemeen wordt echter aanbevolen ze eenmaal per jaar uit te voeren. Dit geeft de werknemers voldoende tijd om:
- Feedback implementeren.
- Nieuwe vaardigheden ontwikkelen.
- Aantonen dat zij vooruitgang boeken in hun prestaties.
Naast de formele 360-graden beoordelingsgesprekken moedigen wij u aan om voortdurend feedback te geven en te communiceren via regelmatige check-ins en een-op-een gesprekken.
Ondersteuning bieden tussen de beoordelingscycli door helpt een cultuur van voortdurend leren, groei en verbetering in stand te houden.
Wat kan ik gebruiken om de kwaliteit van 360 functioneringsgesprekken te verbeteren?
Hier volgen enkele strategieën om de kwaliteit van 360 functioneringsgesprekken te verbeteren:
- Gebruik open vragen: Neem open vragen op zodat beoordelaars meer gedetailleerde en genuanceerde feedback kunnen geven.
- Gebruik software om enquêtes uit te voeren en de resultaten te verzamelen voor een gemakkelijke analyse. Deze gegevens zullen waardevolle inzichten opleveren om plannen voor professionele ontwikkeling op te stellen en functioneringsgesprekken te sturen voor grotere effecten.
- Communiceer duidelijk het doel, het proces en de verwachtingen van de 360 graden evaluatie aan alle deelnemers, en benadruk het belang van het geven van eerlijke, constructieve feedback.
- Train beoordelaars: Zorg ervoor dat alle beoordelaars het proces begrijpen, richtsnoeren hebben voor het effectief geven van feedback en de vertrouwelijkheidseisen begrijpen.
- De ontvangers helpen de resultaten te interpreteren: Zorg ervoor dat de ontvangers begrijpen hoe ze feedback moeten ontvangen en hoe ze erop moeten reageren. Uw doel is ervoor te zorgen dat zij de feedback constructief zullen gebruiken.