Gids voor prestatiebeoordeling: Hoe eerlijker beoordelingen uit te voeren
Als je ooit naar een reality-tv-talkshow als X Factor of Dancing With the Stars hebt gekeken, ben je bekend met de mix van persoonlijkheden waaruit de jury bestaat. Er is altijd iemand vriendelijk, iemand grappig, iemand serieus, en iemand die hardere scores geeft dan zijn medejuryleden, omdat dat geweldige tv oplevert.
Maar bij de overgang van de amusementsindustrie naar de zakenwereld zijn het deze grote verscheidenheid aan persoonlijkheden en onvoorspelbaar gedrag die van functioneringsgesprekken een ongelijk speelveld maken.
Stelt u zich het effect voor als de helft van uw team zijn jaarlijkse beoordeling krijgt van een optimistische, bemoedigende baas die gulle prestatiescores geeft.
Maar de andere helft krijgt hun beoordeling van het management equivalent van TV's Mr. Nasty.
Op papier lijkt het erop dat deze tweede groep de lat niet hoog heeft gelegd - en zij kunnen minder indrukwekkende beoordelingen, minder salarisverhoging en minder kans op promotie verwachten.
Dat is waar het kalibreren van functioneringsgesprekken om de hoek komt kijken.
Want wat heb je aan een beoordelingssysteem dat afhangt van de persoonlijkheid van je managers?
U moet het evaluatieproces gestandaardiseerd, eerlijk en gemakkelijk te volgen maken!
In dit artikel vindt u zeven best practices voor de kalibratie van functioneringsgesprekken in uw bedrijf om ervoor te zorgen dat uw gesprekken effectief en onbevooroordeeld zijn.
⚖️ Wat is prestatiebeoordeling?
Het ijken van prestatiebeoordelingen is een proces dat zich richt op beoordelingsnormen, zodat beoordelaars een uniforme reeks richtlijnen hebben om te volgen bij het beoordelen van iemands werk.
Iedereen die beoordelingsfeedback geeft, moet samenkomen om te bespreken en te begrijpen hoe elke beoordeling op een beoordeelde moet worden toegepast.
De kalibratie moet het volgende bepalen:
- Hoe kunnen vroegere werkzaamheden binnen een bepaalde testperiode eerlijk worden beoordeeld. Deze periode moet voor iedereen gelijk zijn (bijv. een jaar, zes maanden, enz.)
- Hoe werknemers in vergelijkbare gegroepeerde functies of functieniveaus te beoordelen - de beoordeling moet voor iedereen dezelfde categorieën en competenties betreffen.
- Het scoresysteem van de beoordeling, met inbegrip van specifieke prestatiecriteria voor elk cijfer.
🫱🫲 Hoe ziet het proces van de prestatiebeoordelingsvergaderingen eruit?
Kalibratievergaderingen voor functioneringsgesprekken vinden gewoonlijk plaats aan het einde van de beoordelingscyclus.
Een prestatiecyclus omvat doorgaans zes belangrijke fasen:
- Bepaal uw verwachtingen: maak duidelijk wat elke beoordelaar moet bereiken om een bepaalde beoordeling te krijgen.
- Bereid uw functioneringsgesprek voor: Beslis wie betrokken zal zijn bij het geven van feedback. U kunt opwaartse, neerwaartse en collegiale feedback opnemen in een 360-graden beoordelingscyclus.
- Herzie uw vragen en beoordelingsschaal: deze belangrijke fase richt zich op de input van de beoordeling in plaats van op de output. Controleer het taalgebruik in uw vragen om er zeker van te zijn dat er geen vooroordelen zijn ingeslopen. Mensen hebben te kampen met 188 impliciete vooroordelen, en het besef daarvan weerhoudt ons ervan leidende vragen te stellen.
- Voer kalibratiecontroles uit: gebruik best practices (zie hieronder) om je lijst te doorlopen.
- Houd een kalibratievergadering: om de resultaten te bespreken met HR-leiders en medebeoordelaars. Mogelijk moeten individuele beoordelaars hun scores of feedback aanpassen.
- Feedback en herziening: in dit laatste stadium levert u de feedback (met eventuele herzieningen) aan uw beoordelaars.
💡 Ontdek 30+ wetenschappelijk onderbouwde best practices voor het voeren van functioneringsgesprekken.
Wie moet worden betrokken bij het ijkproces van de prestatiebeoordeling?
Stel een ijkcomité voor prestatiebeoordeling in.
Het moet omvatten:
- Supervisors en managers die verantwoordelijk zijn voor het geven van feedback aan werknemers.
- Uitvoerend leider voor de specifieke bedrijfseenheid waarvan de prestaties worden beoordeeld, die de doelstellingen van de eenheid kan verduidelijken en beschikt over de essentiële gegevens voor het meten van de prestaties.
- HR-leiders die toezicht houden op het hele kalibratieproces.
Deze combinatie van mensen zal samenkomen om de beoordelingen van werknemers te bekijken, te bepalen waar de beoordelingen voor staan op een precieze beoordelingsschaal, en de beoordeling van elke persoon te rechtvaardigen.
Tip: Om de kans op vooroordelen bij prestatiebeheer te minimaliseren, moet uw ijkcomité bestaan uit mensen met verschillende achtergronden en culturele ervaringen.
4 dwingende redenen om prestatiemanagement te gebruiken
Het is moeilijk voor bedrijven om toe te geven dat hun prestatiebeoordelingssysteem geijkt moet worden.
Kunnen we leiders niet toestaan de prestaties van hun individuele werknemers te beoordelen en hen het voordeel van de twijfel geven dat ze dit goed doen?
Doet u dat wel, dan mist u de volgende vier voordelen van prestatiemanagement kalibratie!
Consistente prestatiebeoordelingen genereren
Stel je dit voor: Wanneer een ziekenhuis een doos met thermometers opent, moet de medische staf weten dat elk apparaat gekalibreerd is om de temperatuur consistent te meten. Ze willen instrumenten die de kerntemperatuur van een patiënt nauwkeurig analyseren, zodat ze een diagnose kunnen stellen en een behandelplan kunnen opstellen op basis van hun huidige vitale statistieken.
Een defecte thermometer die de temperatuur veel lager of hoger meet dan onze standaardschalen in Celsius of Fahrenheit, kan leiden tot gemiste kansen om een behandeling voor te schrijven, met mogelijk ernstige gevolgen.
Het concept van kalibratie bij prestatiebeheer werkt hetzelfde. Het gaat om consistentie en gelijkheid.
Wanneer uw beoordelaars zich houden aan een strikte reeks normen, hebt u de zekerheid dat u uw prestatiebeoordelingen kunt vertrouwen.
U weet dat elke werknemer een eerlijke beoordeling heeft gekregen zonder dat het risico bestaat dat ongebruikelijke cijfers in uw cijfers sluipen.
Bepaal de vereisten voor werknemers om goed te presteren
Wanneer u dat gesprek over de prestaties van werknemers voert, biedt kalibratie een onweerlegbare structuur voor werknemers om mee te werken aan hun loopbaanontwikkeling.
Stel dat een individuele medewerker een middelmatige 6 op 10 krijgt voor communicatie. Dan weten ze precies waarom ze die score hebben gehaald en wat ze kunnen doen om de volgende keer een 8 of 9 te verdienen.
Ze zullen zich ook gerustgesteld voelen dat hun collega's die ook moeite hebben met communicatie geen hogere cijfers krijgen dan zij op dit gebied.
De reputatie van uw prestatiebeoordeling verbeteren
Personeelsbeoordelingen hebben niet altijd een geweldige reputatie gehad.
Uit onderzoek van Gallup blijkt dat slechts 29% van de werknemers vindt dat hun prestatiebeoordelingen eerlijk zijn.
En slechts 26% bevestigt dat ze accuraat zijn.
Maar dit verandert wanneer uw personeel weet dat u er alles aan doet om het prestatiebeheer eerlijk te laten verlopen.
Onderzoek van McKinsey bevestigt dat 60% van de werknemers die vinden dat het prestatieproces van hun bedrijf eerlijk is, ook vinden dat het effectief is!
Wanneer uw werknemers uw geijkte prestatiebeheersysteem aanvaarden, kunt u verwachten dat hun productiviteit en prestatieniveau zullen stijgen.
Het bewijs?
Uit onze feedbackstatistieken blijkt dat 65% van de werknemers beweert dat zij harder zouden werken als hun managers hun inspanningen actief zouden erkennen door middel van feedback.
De vooringenomenheid van beoordelaars verminderen om eerlijke beoordelingen te kunnen geven
Elke recensent heeft zijn eigen vooroordelen. Zelfs met de beste bedoelingen hebben we allemaal onbewuste vooroordelen die ons vermogen om eerlijke beoordelingen te geven beïnvloeden.
Brooks Scott, Executive Coach en CEO van Merging Path, legt uit:
"Hoe professioneel, ervaren en zelfbewust we ook denken te zijn, het is onmogelijk om vooroordelen te verwijderen uit systemen die door mensen zijn gemaakt of geïmplementeerd. Probeer niet te elimineren; probeer te beperken.
Tip: Wijs één persoon aan die als enige taak heeft om woorden, zinnen en gevoelens die voor interpretatie vatbaar zijn te markeren. Hoewel veel vormen van vooringenomenheid op de werkplek onbewust zijn, hoeft u geen expert op het gebied van vooringenomenheid te zijn om subjectiviteit af te zetten tegen objectiviteit.
Als een beoordelaar een opmerking maakt over iemands prestaties die niet collectief uitvoerbaar, specifiek en meetbaar is, komt dat waarschijnlijk voort uit zijn vooroordeel en mag het dus niet voor of tegen iemand worden gebruikt."
We kunnen niet al onze vooroordelen elimineren - ze zijn een natuurlijke cognitieve reactie. Maar we kunnen stappen ondernemen om ze te minimaliseren.
De eerste stap is dat u zich bewust bent van enkele veel voorkomende vooroordelen en vervolgens in de kalibratiefase nagaat of die in uw beoordelingen zijn doorgedrongen.
- Recency bias: wanneer beoordelaars zich de meest recente gebeurtenissen herinneren en het fantastische project vergeten dat hun beoordeelde zes maanden geleden voltooide!
- Primacy bias: wanneer de eerste indruk die een manager van een beoordeelde heeft, zijn beoordeling overheerst.
- Vooringenomenheid door afstand doet zich voor wanneer managers de voorkeur geven aan werknemers die zich het dichtst bij hen bevinden boven werknemers die verder weg zijn. Dit vooroordeel komt veel voor in afgelegen en hybride werkomgevingen.
- Gelijkheidsbias: connecties maken deel uit van het bedrijfsleven, maar wanneer managers de voorkeur geven aan werknemers waarvan zij vinden dat ze op hen lijken (wat betreft hobby's, achtergrond of overtuigingen), kan dit de variabiliteit in de prestatiebeoordeling beïnvloeden.
- Clementiebias: managers kunnen sympathiseren met werknemers die duidelijk hun best doen, maar het niet helemaal halen. Ze kunnen een royale prestatiescore toekennen als motivatiemiddel, wat oneerlijk is tegenover andere werknemers die beter hebben gepresteerd.
🧰 7 Beste praktijken voor het kalibreren van prestaties
Voer de volgende stappen uit voor een winnende kalibratiestrategie.
1. Vergaderen voor ijksessies
Voor de beste resultaten van uw kalibratiesessies moet u meer dan eens bijeenkomen, vooral wanneer u uw vernieuwde prestatiemanagementstrategie voor het eerst uitrolt.
Stel uw ijkcomité samen na uw functioneringsgesprekken. U bespreekt uw beoordelingsgegevens op hoog niveau om u een idee te geven van hoe uw hele team presteert.
Maar wees ook bereid om individuele prestatiebeoordelingen of een representatieve steekproef uit te pluizen om ervoor te zorgen dat de scores eerlijk en onbevooroordeeld zijn.
2. Plan uw kalibratiestrategie
Bespreek de agenda voor uw ijking en wat u ermee hoopt te bereiken.
Zo kan mildheid in een vorige prestatiecyclus problematisch zijn geweest. Uw kalibratiesessie kan dus gericht zijn op het opsporen van verdere gevallen van deze onbewuste vooringenomenheid en er tegelijkertijd voor zorgen dat deze niet is vervangen door centraliteitsvooringenomenheid (wanneer managers geneigd zijn hun werknemers in het midden van de schaal te plaatsen).
Wees duidelijk over de doelstellingen van uw kalibratiesessie en gebruik ze om een duidelijke bedrijfsnorm te creëren.
3. Selecteer een schaal
Bepaal de prestatieschaal waarmee u wilt werken.
U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een driepuntsschaal zoals:
- 1=werknemer voldoet niet aan de verwachtingen
- 2=werknemer voldoet aan de verwachtingen
- 3=werknemer overtreft verwachtingen
Kortere schalen missen echter nuance, zodat u misschien beter een 5-puntsschaal kunt kiezen, of tot 10 punten als u de extra breedte verkiest.
4. Verduidelijk elke beoordeling
Zorg ervoor dat u elke numerieke waarde, welke schaal u ook kiest, nauwkeurig verwoordt.
Gebruik geen vage taal zoals "gemiddeld", "akkoord" of "goed", die allemaal enigszins voor interpretatie vatbaar zijn.
Vermijd ook emotionele woorden die tot subjectieve interpretaties kunnen leiden.
Zorg voor documentatie om beoordelaars te begeleiden bij het kiezen van de juiste beoordeling voor hun werknemersbeoordeling.
Voorbeeld: om een niveau 5 te scoren, moet de werknemer X, Y en Z bereiken binnen de tijdlijn van de beoordelingscyclus, en u moet bewijzen kunnen voorleggen. Het bewijs kan bestaan uit verkoopcijfers, klantenservicescores of een certificaat.
5. De verdeling van de prestatiescores in kaart brengen
Tijdens uw kalibratievergadering moet u managers en leiders betrekken bij het inschatten van de spreiding van de prestatiescores. Specifiek, hoeveel van hun team verwachten zij te presteren in de hoge, mediane en lage categorieën?
Enkele te volgen distributiemodellen zijn:
- Belvormige curve: normale verdeling waarbij de top van de bel verwijst naar het gemiddelde, de mediaan en de modus van de resultaten, terwijl elke hellende curve verwijst naar de perifere cijfers.
- Quota: wanneer managers een bepaald volume van een beoordeling moeten geven, afhankelijk van het aantal werknemers dat zij beoordelen.
- Clementie: dichter bij een positievere verdeling.
Als de kalibratie effectief werkt, zouden de meeste scores gelijkmatig over het middengebied verdeeld moeten zijn, met een paar uitschieters in de hoge en lage categorieën. Als dit voor uw personeel niet het geval is, is dit een belangrijke indicator dat het tijd is om opnieuw te kalibreren.
6. 1:1 gesprekken voeren met managers
Een onderdeel van elke kalibratiecontrole is een persoonlijke ontmoeting met individuele managers om te bespreken waarom zij bepaalde scores hebben toegekend.
Het doel is om te controleren of uw managers het eens zijn over de prestatienormen en, wat cruciaal is, om eventuele vooroordelen glad te strijken.
Als u merkt dat Manager A hogere prestatiescores toekent aan mannelijke werknemers op kantoor dan aan vrouwelijke werknemers op afstand, dan is dat een cruciaal gesprek om te voeren!
In grotere bedrijven waar het te tijdrovend is om 1:1's met managers te houden, is het alternatief om te vertrouwen op leden van uw ijkcomité om relevante feedback te geven aan de respectieve managers.
7. Prestatiebeoordelingen van werknemers aanpassen
Wanneer uw ijking inconsistenties of iets wat u als partijdigheid zou kunnen opvatten, aan het licht brengt, kunt u de nodige aanpassingen doen om het gevoel van eerlijkheid te vergroten. Documenteer altijd de wijzigingen die u aanbrengt en de redenen daarvoor.
Denk eraan: het kalibreren van beoordelingen levert waardevolle inzichten op over hoe goed uw prestatiebeheersysteem werkt. Leer ervan om het proces voor toekomstige cycli te verbeteren!
Twee handige sjablonen die je kunt gebruiken
Om dit hele proces wat concreter en tastbaarder voor je te maken, hebben we 2 sjablonen gemaakt die je meteen kunt gebruiken.
1) Spreadsheet voor kalibratie
🔍 Gebruik deze spreadsheet om je gegevens per persoon voor en na de kalibratie in te voeren. Je krijgt automatisch een bell curve en handige statistieken per afdeling.
2) Handleiding en checklist voor kalibratiebijeenkomsten
🔍 Gebruik deze sjabloon als leidraad voor uw kalibratiebijeenkomsten om een gestructureerder en completer proces te doorlopen.
➡️ Vraag hier gratis beide sjablonen voor prestatiekalibratie aan
➡️ Een eerlijk en consequent prestatiebeoordelingsproces met Zavvy
Vraagt u zich af hoe u een goed functionerende werkplek kunt creëren op basis van een eerlijke cultuur van prestatiemanagement?
ZavvyHet 360 graden feedbacksysteem maakt het eenvoudig om uw beoordelingscycli op een eerlijke, ondersteunende en onbevooroordeelde manier te beheren. Zodra u alle feedback van managers hebt verzameld, maakt Zavvy kalibratie mogelijk voor uw leiders. Uw medewerkers zien alleen de gekalibreerde scores.
En het beste van alles? Het is volledig geautomatiseerd, zodat je met één druk op de knop zinvolle feedback over je prestaties kunt verzamelen en geven!
Boek een gratis demo om onze software voor functioneringsgesprekken uit te proberen!
Veelgestelde vragen
Bekijk onze antwoorden op de meest voorkomende vragen over het kalibreren van functioneringsgesprekken.
Waarom prestatiebeoordelingen kalibreren?
Performance review kalibratie standaardiseert het hele proces om beoordelingen eerlijk te maken voor elke werknemer in uw bedrijf.
Bovendien vermindert kalibratie de subjectiviteit door het produceren van objectieve gegevens om mee te werken.
Wat gebeurt er tijdens een prestatiebeoordeling?
Een ijkingsvergadering controleert vooral op inconsistenties in uw prestatiebeoordelingen.
Een ijkcomité stelt eerst een strikte reeks prestatienormen op en houdt zich daar vervolgens aan. Het doel is transparant te zijn en vooringenomenheid in het beoordelingsproces te verminderen.
Afhankelijk van de omvang van uw organisatie zult u ervoor kiezen om elk functioneringsgesprek te beoordelen of een representatieve steekproef te selecteren.
Denk eraan: verdeel voltijds, deeltijds en stagiairs in afzonderlijke groepen.
Als er inconsistenties zijn, wijst dit erop dat er vooringenomenheid in het beoordelingsproces is geslopen, of dat de beoordelaar onervaren is en zijn opleidingsperiode nog moet afmaken.
Hoe dan ook, het ijkcomité zal met de managers samenwerken om deze aan te pakken en de ratings dienovereenkomstig aan te passen om het speelveld gelijk te trekken.
Wat zijn de beste beoordelingen voor toppresteerders?
Er zijn geen vaste criteria voor topprestaties.
Het is aan uw ijkcomité om te bepalen welke scores uw werknemers nodig hebben om topprestaties te leveren. Daarna komt het erop aan elke numerieke waarde van uw beoordelingsschaal te labelen en deze waarden duidelijk te communiceren met uw werknemers en de managers die hen beoordelen.
Wie is verantwoordelijk voor de kalibratie?
Speciaal voor dit proces wordt een ijkcomité opgericht. Hoewel u iedereen mag uitnodigen om deel uit te maken van de commissie, is deze rol doorgaans het meest geschikt voor managers op hoger niveau die betrokken zijn bij functioneringsgesprekken, leidinggevenden van de bedrijfseenheid en teamleiders van mensen.