Downward Feedback: Is dit de beste beoordelingsstructuur voor uw bedrijf?
Feedback heeft vaak een negatieve connotatie voor werknemers. Of ze nu bang zijn dat ze een standje krijgen, dit jaar geen bonus krijgen of vernederd worden voor hun collega's, er kan veel misgaan bij feedback.
Het soort feedback waar we het hier over hebben is natuurlijk neerwaartse feedback, waarbij woorden, meningen en richtsnoeren worden doorgegeven van een meerdere aan een direct rapport. Vrij traditioneel in termen van functioneringsgesprekken, maar een strategie die 90% van de Fortune 500-bedrijven heeft vervangen door 360-graden feedbacksystemen.
Wilt u het succes van uw feedback loops omhoog stuwen? Lees verder om te leren hoe neerwaartse feedback werkt, wat de beperkingen ervan zijn en hoe u het zinvoller kunt integreren in 360 beoordelingen.
Wat is neerwaartse feedback?
Downward feedback is de informatiestroom van managers of superieuren naar hun rechtstreekse ondergeschikten.
Bij prestatiemanagement geven bazen dit soort feedback om de groei en ontwikkeling van een werknemer te ondersteunen. Maar het kan ook worden gekoppeld aan administratieve onderwerpen zoals compensatie en bonuskwalificaties.
Misschien herkent u neerwaartse feedback als het enige beoordelingssysteem dat uw organisatie aanbiedt. Het is een relatief eenzijdige vorm van feedback in die zin dat het op geplande tijdstippen gebeurt (meestal jaarlijks) en vaak zeer formeel is. Managers vertellen werknemers wat ze vinden van hun prestaties in het afgelopen jaar - en ze luisteren.
Managers kunnen de volgende onderwerpen behandelen in een neerwaartse feedbackbeoordeling:
- Kerncompetenties - voldoet u aan of overtreft u de competenties van uw huidige functie?
- Communicatie - werkt u effectief samen met uw manager en teamgenoten?
- Interpersoonlijk - beschik je over sterke zachte vaardigheden en toon je goed teamwerk?
- Afstemming - kunt u aantonen dat u de bedrijfswaarden begrijpt?
- Motivatie - lijkt u betrokken bij uw werk en heeft u een groot arbeidsethos?
- Efficiëntie - haal je deadlines en overtref je verwachtingen?
- Kwaliteit van het werk - is uw manager consequent tevreden over uw output?
⬇️ Hoe past neerwaartse feedback in 360-graden feedback?
360 graden feedback is een meer holistische manier om feedback te verzamelen en te verspreiden. De feedback komt niet van één persoon (een manager), maar van meerdere bronnen, zoals collega's, directe chefs, klanten en zakenpartners.
"Wanneer we feedback geven naar boven, naar beneden of naar rechts en naar links - onze managers, teamleden, collega's en zakenpartners - hebben we geweldige mogelijkheden om authenticiteit naar boven te halen, veiligheid op te bouwen, kansen te bieden voor echte verbetering en iets over onszelf te delen wat de andere partij nog niet weet.
Als het hoofddoel van de feedback het uiten van positieve waardering is, hebben we alle ruimte om dit alles te ontwikkelen. Wanneer het hoofddoel van de feedback is om te communiceren dat iets verbetering behoeft, hebben we ook veel ruimte voor het opbouwen van relaties. Feedback geven creëert een zinvolle plek om de andere partij te ontmoeten - en handelen naar aanleiding van de feedback die we ontvangen is een nog grotere plek om onze werkrelaties op te bouwen."
-. Mila Trezza, Oprichter van Coaching Lawyers.
360-gradenbeoordelingen zijn een belangrijke manier om neerwaartse feedbacklussen aan te vullen. Hoewel werknemers nog steeds top-down begeleiding krijgen, bieden andere belanghebbenden extra context.
Bijvoorbeeld: als een manager suggereert dat hun directe rapport moet werken aan hun zakelijke communicatievaardigheden, kan het 360-graden feedbackproces meer inzicht geven in hoe anderen hun communicatie ervaren. Is dit een mismatch tussen de werknemer en zijn baas, of vinden anderen hem ook moeilijk benaderbaar?
De antwoorden op deze vragen helpen werknemers een plan te ontwikkelen om hun communicatievaardigheden te verbeteren. En wanneer ze uiteindelijk beter communiceren, zal hun baas de positieve impact op het team kunnen zien.
💰 De voordelen van top-down (neerwaartse feedback)
Er zijn enkele duidelijke voordelen aan neerwaartse feedback, die u ook bij het aanpassen van uw beoordelingscultuur niet moet verwerpen.
Werkgever/werknemer op één lijn
Als werknemers weten wat hun managers willen en verwachten, is het gemakkelijker om hun doelstellingen en resultaten op elkaar af te stemmen, zodat ze op één lijn zitten.
Verbetering van de kwaliteit van het werk
Wanneer een manager specifieke en bruikbare feedback geeft, kan dat werknemers helpen om dezelfde fouten in de toekomst te vermijden. Als hij optreedt als mentor kan de leerling profiteren van zijn jarenlange ervaring.
Nieuwe werknemers
Downward feedback gaat verder dan specifieke functies en kan helpen om nieuwe medewerkers onder te dompelen in de bedrijfscultuur als ze onlangs bij het team zijn gekomen. Als ze weten wat de waarden van de organisatie zijn en hoe ze willen dat werknemers het bedrijf vertegenwoordigen, kunnen ze hun gedrag daarop afstemmen.
Vertrouwen boost
Het verlangen naar lof ontwikkelt zich in de kindertijd wanneer we positieve feedback krijgen van ouders, leerkrachten of sportcoaches. En sommige werknemers blijven op zoek naar dit soort versterking op de werkplek: 37% van de werknemers geeft er de voorkeur aan in het openbaar lof te ontvangen. Neerwaartse feedback kan een echte ego-boost zijn voor werknemers die graag kudos krijgen van de baas.
Psychologen verklaren dat lof of complimenten het ventrale striatum en de ventrale mediale prefrontale cortex van de hersenen activeren. Dit soort "sociale beloning" is net zo opwindend voor de hersenen als het ontvangen van een financiële beloning!
💡 7 Tips voor het geven van betere feedback naar beneden
Als top-down feedback voor uw organisatie het juiste gevoel geeft, volg dan deze 7 tips om er het beste van te maken.
1. Wees benaderbaar
Ook al is dit een eenrichtingsstroom, directe rapporteurs moeten weten dat zij contact kunnen opnemen als zij op een bepaald punt extra duidelijkheid willen.
2. Gebruik een feedbackstructuur
Een goed feedbackmodel helpt managers om duidelijke, beknopte en bruikbare feedback te geven. Niemand hoort graag negatieve of opbouwende feedback, dus begin met wat ze goed doen om de kritiek die volgt in perspectief te plaatsen. Geef vervolgens voorbeelden van wat ze zouden kunnen verbeteren. Eindig ten slotte met een positieve noot met wat ze zouden moeten blijven doen.
3. Kijk verder dan individuele prestaties
Zorg ervoor dat uw feedback het grotere geheel omvat. In plaats van te focussen op specifieke incidenten of projecten, moet de feedback bijdragen tot de algemene groei en ontwikkeling van de werknemer. Verwijs naar de rolkaartcompetenties en de kernwaarden van uw bedrijf om de afstemming te waarborgen.
4. Feedback vragen over de feedback
Vraag directe medewerkers of er gebieden zijn waarop zij meer feedback willen. Zo kunt u zich richten op de gebieden die voor hen het belangrijkst zijn. 89% van de HR-leiders is het ermee eens dat voortdurende feedback van collega's tot succesvolle resultaten leidt, maar 41,8% van de bedrijven vraagt jaarlijks of minder vaak om feedback van werknemers.
5. Wees je bewust van je toon
Probeer te voorkomen dat u negatief, neerbuigend of veroordelend overkomt. Gebruik nuttige positieve en negatieve feedbackzinnen om uw punten over te brengen. Een positieve, constructieve toon helpt ervoor te zorgen dat de boodschap wordt ontvangen zoals bedoeld.
6. Houd u aan een regelmatig feedbackschema
Een regelmatig schema zorgt ervoor dat de feedback op tijd komt en er geen verrassingen zijn. Helaas komen jaarlijkse beoordelingen meestal te weinig voor. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 60% van de werknemers de voorkeur geeft aan wekelijkse of zelfs dagelijkse feedback.
7. Opvolging
Spreek een tijdstip af om te kijken hoe het met de werknemers gaat; zo laat u zien dat u hen wilt helpen zich te verbeteren en dat u hun ontwikkeling waardeert.
📝 S jabloon voor neerwaartse feedback dat je kunt gebruiken
In dit sjabloon zal de manager de vragen aan de linkerkant bekijken alvorens feedback te geven over de prestaties van de werknemer in de rechterkolom. Hij/zij krijgt ook de kans om een algemene samenvatting te geven en de volgende datum voor het functioneringsgesprek vast te stellen. U kunt de sjabloon downloaden en aanpassen aan uw behoeften:
Waarom is neerwaartse feedback alleen niet genoeg?
Er zijn beperkingen voor leiders die alleen vertrouwen op feedback van bovenaf, omdat zij vitale leermogelijkheden voor zowel werknemers als de werkgever missen.
De belangrijkste beperkingen van neerwaartse feedback in uw bedrijfscultuur zijn:
Het voorrangseffect
Het primacy effect is een cognitieve bias die verwijst naar de neiging van mensen om informatie die aan het begin wordt gepresenteerd eerder te onthouden dan wat daarop volgt. Het komt erop neer dat de eerste indruk telt! Negatieve vooroordelen kunnen in de prestatiebeoordeling sluipen bij werknemers die geen goede start hebben gemaakt. Niets zal ooit goed genoeg zijn voor hun chef, zelfs als ze aanzienlijke verbeteringen hebben aangebracht. Werknemers kunnen zich gedemotiveerd en ondergewaardeerd voelen als dit de enige vorm van feedback is die ze krijgen.
Het halo-effect
Het halo-effect treedt op wanneer een positieve kwaliteit uw algemene mening over iemand kan beïnvloeden. Stel bijvoorbeeld dat je baas erkent dat zijn werknemer een goede communicator is. In dat geval is de kans groter dat hij gelooft dat hij ook sterke leiderschapskwaliteiten heeft, ook al is er geen bewijs dat dit ondersteunt. Als u daarentegen input vraagt van collega's, krijgt u gevarieerde en eerlijke feedback. Als gevolg daarvan krijgen uw rapporten een meer afgerond overzicht.
Het frequentie-effect
Als de feedback van werknemers slechts eenmaal per jaar plaatsvindt, is de kans groot dat de manager zich alleen recent gedrag, incidenten of uitgevoerde taken herinnert. Bovendien betekent het recency effect dat werknemers mogelijk geen volledig beeld krijgen van hun prestaties - geweldige prestaties van zes maanden geleden kunnen worden vergeten.
Dus, hoewel communicatie naar beneden zijn plaats heeft, is het belangrijk die aan te vullen met andere soorten feedback. Uw beste opties?
Feedback van collega's
Collegiale feedback is een vorm van feedback uit meerdere bronnen, ontvangen van mensen die regelmatig met je samenwerken. Dit kan informele feedback zijn, zoals een collega om zijn mening vragen over een presentatie die je geeft, of het kan meer formele feedback zijn, zoals deelname aan een 360 graden onderzoek. Hoe dan ook, het verhoogt de geldigheid van neerwaartse feedback van een manager. Het voegt ook een waardevol perspectief toe van mensen die naast je werken.
Opwaartse feedback
Bij opwaartse feedback geven werknemers feedback aan hun managers. Het is het spiegelbeeld van neerwaartse feedback, maar het is net zo belangrijk.
Opwaartse communicatie kan managers helpen te begrijpen hoe hun werknemers zich voelen, wat ze nodig hebben van hun leiders en hoe ze hun managementstijl kunnen verbeteren.
"Heb je ooit in een omgeving gewerkt waar feedback maar één kant op gaat, namelijk van leiders naar werknemers en niet andersom? De meesten van ons wel. Het komt zelden voor dat leiders actief om feedback vragen.
Mensen vinden het moeilijk om feedback te geven aan mensen met autoriteit en als gevolg daarvan krijgen CEO's niet te horen welke impact ze hebben op anderen. Ze leven in een luchtbel waar sterke punten worden uitgespeeld en zwakke punten worden genegeerd." Mark Farrer-Brown, Coach, Oprichter en CEO van Fit to Lead.
🔄 Een 360-feedbackcultuur creëren die groei en prestaties stimuleert
Neerwaartse feedback is een integraal onderdeel van een 360-graden beoordelingscyclus, maar het is zelden nuttig als een op zichzelf staand beoordelingssysteem.
Als u een 360 feedback cultuur wilt creëren om groei en prestaties in uw organisatie te stimuleren, moet u ervoor zorgen dat u alle soorten feedback integreert. Dit is hoe:
- Maak er tweerichtingsverkeer van: Zoals we hebben gezien, is feedback naar beneden slechts een deel van de vergelijking. Om een veelzijdige feedbackcultuur te creëren, moet u ervoor zorgen dat werknemers ook feedback krijgen van hun collega's en managers.
- Maak het uitvoerbaar: Feedback is alleen nuttig als het leidt tot positieve verandering. Als werknemers neerwaartse feedback krijgen, zorg er dan voor dat ze weten wat ze moeten doen om zich te verbeteren. Dit kan zo eenvoudig zijn als het stellen van specifieke doelen of het volgen van opleidingen.
- Moedig open communicatie aan: Een van de grootste uitdagingen bij neerwaartse feedback is om werknemers er actief naar te laten luisteren. Werknemers die het gevoel hebben dat ze niet openlijk over hun prestaties kunnen praten, zullen de feedback die ze krijgen waarschijnlijk negeren. Stimuleer open communicatie door een veilige en ondersteunende omgeving te creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen om hun gedachten en gevoelens te delen.
The easiest way to take action on all the above points is to leverage the power of Zavvy's 360 feedback software. This will give you a clear feedback system focused on clarity, meaningful growth, and radically reduced bias.
U kiest en combineert uw favoriete 360 feedback programma's, inclusief opwaartse, neerwaartse, peer feedback en zelfevaluatie beoordelingen, allemaal om een positieve en koesterende organisatiecultuur te bevorderen.
Daardoor zal uw team leren van hun mislukkingen en hun successen vieren!
Zet vandaag nog de wielen in beweging door een live demo te regelen van Zavvy's 360 graden feedback software.