De uitgebreide gids voor het geven van constructieve feedback
Feedback is essentieel voor een goed presterende werkplek. Het bevordert de groei van het bedrijf, de individuele ontwikkeling en een eerlijke bedrijfscultuur.
Productiviteit, loopbaanontwikkeling en personeelsbehoud hebben allemaal baat bij effectieve feedback-feedback is als de GPS voor de groei van werknemers.
Wat maakt feedback effectief? Om te beginnen moet het constructief zijn.
Oxford Languages definieert constructief als "een nuttig doel dienen; de neiging hebben om iets op te bouwen". Dat klinkt vrij eenvoudig. En toch gaat het geven van constructieve feedback niet altijd van een leien dakje.
Je bent misschien bezorgd dat de ontvanger:
- zal feedback negatief opvatten;
- zal hun houding tegenover jou veranderen en een ongemakkelijke werkomgeving creëren;
- zullen de input niet aankunnen en het moreel en de prestaties zullen dalen;
- zullen de feedback niet gebruiken (vooral als ze dat in het verleden misschien al hebben gedaan);
- zal hen ontmoedigen en hen ertoe aanzetten een nieuwe baan te zoeken.
Maar met de juiste instelling en richtlijnen zal het feedbackproces geen negatieve ervaring zijn!
Leer hoe u constructieve feedback effectief kunt gebruiken en een cultuur van groei in uw bedrijf kunt stimuleren.
Wat is constructieve feedback op het werk?
HR-professionals moeten weten wanneer ze feedback van werknemers moeten gebruiken en, nog belangrijker, hoe ze dat moeten doen.
Het evenwicht vinden tussen lof en kritiek is essentieel om verbetering te stimuleren zonder het moreel te schaden.
Er zijn een paar belangrijke onderdelen bij het geven van constructieve feedback op de werkplek. Deze zijn:
- Positieve facetten aanmoedigen.
- Identificeren van gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
- Oplossingen voorstellen om die gebieden te verbeteren.
Tip #1: Zorg ervoor dat uw kritiek een nuttig doel dient. Geef niet alleen feedback omwille van het geven van feedback. Houd in plaats daarvan het einddoel voor ogen (verbetering van de prestaties van de werknemer) en werk daar naartoe.
Tip #2: Het is van vitaal belang om positieve en negatieve feedback met elkaar in evenwicht te brengen om het moreel op peil te houden en tegelijkertijd te wijzen op mogelijkheden tot verbetering.
Tip #3: Bied oplossingen en begeleiding. Wijzen op problemen is niet genoeg om feedback op een constructieve manier te formuleren.
Tip #4: Houd uw feedback constructief, zelfs wanneer u ernstige problemen of gedragingen aanpakt.
🙅♂️ Constructieve vs. destructieve feedback
Het tegenovergestelde van constructief is destructief.
Destructieve feedback wilt u beslist vermijden: Door destructieve feedback te geven kun je werknemers minder productief maken.
Als het gaat om corrigerende feedback op het werk zijn er helaas veel emoties die je tegenwerken: angst, verdriet, verwarring en trots, om er maar een paar te noemen.
Als uw feedback niet constructief is, riskeert u niet alleen uw tijd te verspillen, maar ook het tegenovergestelde effect te bereiken door het moreel van de werknemer negatief te beïnvloeden.
Een paar dingen die u kunt doen om destructieve feedback te vermijden zijn:
- Focus op de actie, niet op de persoon.
- Ondersteuning en oplossingen bieden.
- Vermijd onduidelijke problemen of onrealistische oplossingen.
- Probeer niet te micromanagen.
Sommige werknemers zijn gevoeliger voor feedback dan andere, zowel positieve als negatieve.
Anderen kunnen snel defensief worden in situaties waarin iemand hun prestaties in twijfel trekt.
Maar constructieve feedback zal altijd gericht zijn op gedragingen en niet op een specifieke persoon en zijn karakter.
Destructieve kritiek vermijden
Je moet ook voorzichtig zijn met het aanbieden van steun en oplossingen wanneer je problemen signaleert. Simpelweg wijzen op een probleem of zwak punt zonder advies om het te verbeteren is niet erg constructief.
De werknemer weet misschien niet hoe hij het probleem moet oplossen, dus probeer waar mogelijk bruikbare feedback te geven.
Onduidelijke of onrealistische verwachtingen kunnen een snelle manier zijn om stress en een burn-out bij uw werknemers te veroorzaken.
Het is bijvoorbeeld belangrijk om duidelijke verwachtingen en realistische doelen te stellen voor werknemers in leidinggevende functies. Zonder haalbare doelen en een duidelijk pad om ze te bereiken, laat u uw werknemers alleen worstelen en twijfelen aan hun capaciteiten.
De combinatie van stress, zelftwijfel en onduidelijke doelstellingen is een recept voor een laag moreel en negatieve gevoelens over het project of hun werk in het algemeen.
Tegelijkertijd wilt u eenvoudige of voor de hand liggende taken onderweg niet micromanagen.
Micromanagement kan de werkstroom en de houding van een werknemer negatief beïnvloeden. Bied begeleiding bij uw feedback, maar ontneem de werknemer niet zijn autonomie, tenzij hij specifieke hulp nodig heeft.
Waarom je opbouwende kritiek moet geven
Het einddoel van opbouwende kritiek is prestaties te verbeteren en groei te bevorderen.
U probeert acties te corrigeren of een workflow te verbeteren zonder het moreel op te offeren of twijfel te zaaien.
Het creëren van een positieve feedbackcultuur op de werkplek stimuleert verbetering en leren onder medewerkers.
Wanneer constructieve feedback op de juiste manier wordt gegeven, kan een werknemer zich gewaardeerd voelen en het moreel positief beïnvloeden. Zonder regelmatige feedback laat u uw werknemers zich afvragen of ze hun werk wel goed doen.
Prestatiegerichte feedback is noodzakelijk voor professionele groei, omdat het helpt doelen te stellen en bijscholing aanmoedigt.
Zonder ontwikkelingsdoelen en feedback is het gemakkelijk voor werknemers om zich vast te voelen in dezelfde oude routine. Terwijl sommigen een gebrek aan afwisseling niet erg vinden, kan het anderen ertoe aanzetten op zoek te gaan naar verandering.
➡️ Ben je benieuwd naar enkele voorbeelden van ontwikkelingsdoelen en manieren om ze te bereiken? We hebben 14 concrete voorbeelden voor je.
⬇️ Wil je nog een stapje verder gaan? Bekijk dan ons gratis sjabloon voor een ontwikkelingsplan.
Verschillende soorten feedback
Het beheersen van verschillende soorten constructieve feedback is een kunst.
Inzicht in het verschil tussen kritiek en constructieve feedback is belangrijk voor People Operations.
Kritiek is van nature een negatieve term.
Leiderschapskwaliteiten om de negativiteit van kritiek af te wegen tegen constructieve begeleiding is de sleutel tot het geven van effectieve feedback.
Tip #1: Gebruik positieve feedbackzinnen voor werknemers naast uw kritiek.
Het bekijken van voorbeelden van constructieve feedback kan een goede oefening zijn. Wij hebben een lijst van 35 voorbeeldzinnen samengesteld ter inspiratie.
Negatieve feedback van werknemers is nodig om verbeterpunten vast te stellen. Positieve feedback daarentegen verbetert het moreel door te wijzen op sterke punten die weinig tot geen verbetering behoeven.
Tip #2: De truc is om een algemene positieve instelling te behouden en toch de gebieden te identificeren die verbetering behoeven.
Tip #3: Hoewel er verschillende stijlen van feedback zijn, blijft het kernconcept hetzelfde: constructieve communicatie die actiepunten voorstelt om veelgemaakte fouten te verminderen en ontwikkelingsdoelen te stellen.
➡️ Vraagt u zich nog steeds af: Welk type feedback is het meest nuttig? Ontdek welk type feedback het nuttigst is in verschillende situaties.
💡 10 beste manieren om opbouwende kritiek te geven
Er zijn vele lagen aan kwaliteitsfeedback die ervoor zorgen dat de noodzakelijke boodschap wordt overgebracht terwijl de negatieve gevolgen tot een minimum worden beperkt. Hier zijn tien best practices en extra tips voor het geven van opbouwende kritiek:
1. Bepaal het specifieke gebied voor corrigerende feedback
Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar u moet er zeker van zijn dat u een legitieme reden hebt voor het geven van corrigerende feedback. Het is onwaarschijnlijk dat kritiek geven omwille van het doen van kritiek een positief effect heeft.
Tip 1: Zorg ervoor dat u een specifiek probleem aanpakt dat werknemers kunnen verbeteren.
Onduidelijke of onnodige kritiek leidt alleen maar tot frustratie bij de werknemer.
Tip #2: Gebruik kritiek om een probleem aan te pakken, niet om een probleem te creëren om iets te kunnen bekritiseren.
2. Vermeld het doel van uw feedback
Wanneer u feedback geeft, zorg dan dat u de reden en het einddoel meedeelt.
Tip#1: Positieve feedback geven als onderdeel van een geplande beoordeling is oké, maar constructieve feedback moet verdiend en de moeite waard zijn.
Het einddoel is bijna altijd de verbetering van de werknemer, wat ook gevolgen heeft voor het bedrijfsresultaat.
Tip: Laat uw mensen weten dat u hen wilt zien verbeteren en blijven groeien in hun functie.
3. Actiegericht advies geven
Wijzen op een probleem zonder oplossing of begeleiding kan meer kwaad dan goed doen.
Bovendien kan het wijzen op een onmogelijk probleem het vertrouwen van een werknemer schaden en hem onnodig belasten.
Tip: Zorg voor een productiever gesprek waarin u samen kunt werken aan een actieplan.
Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen, "dit is een probleem", probeer te vragen, "hoe lossen we dit probleem op?".
4. Pinpoint de gebieden die voor verbetering vatbaar zijn en specifieke suggesties doen
Als personeelsmanager heeft u niet altijd het antwoord op elk probleem. De gespecialiseerde vaardigheden en kennis van de werknemer op zijn afdeling betekenen waarschijnlijk dat hij meer expertise heeft dan u bij het oplossen van het probleem.
Tip #1: Als u zelf geen oplossing kunt bieden, geef dan het advies dat u kunt geven en vraag de werknemer hoe hij het probleem zou aanpakken.
Tip #2: U kunt ook vragen of ze iets nodig hebben om obstakels op hun weg te overwinnen. Uw doel is immers niet alleen het stimuleren van prestaties, maar ook het in staat stellen van werknemers. Laat de werknemer zien dat u aan hun kant staat en niet tegen hen.
5. Gebruik een waarderende toon en stem de feedbackstijl af op de werknemer.
Een werknemer kennen is nuttig bij het ontwikkelen van feedback. Sommigen zullen feedback over hun prestaties op prijs stellen, terwijl anderen het als een negatieve ervaring kunnen zien. U zult niet altijd een persoonlijke relatie hebben met elke werknemer (nieuwe werknemers, telewerkers), dus gebruik uw eerste interacties om meer over hen te weten te komen.
Zorg er in ieder geval voor dat u uitstraalt dat zij u en het bedrijf helpen door open te staan voor kwalitatieve feedback.
Tip: Een positieve houding en waarderende taal kunnen negatieve emoties op afstand houden.
6. De betrokkene de gelegenheid geven te reageren en openstaan voor zijn bezorgdheid
Probeer al vroeg vast te stellen dat het gesprek van twee kanten komt.
Stel dat u kritiek levert zonder reactie. In dat geval mist u het inzicht van de werknemer dat licht kan werpen op de oorzaak van eventuele problemen.
Als zij een reden geven voor het probleem, richt u dan op het oplossen daarvan in plaats van het af te schrijven als een excuus. Met een beetje geluk kunt u de oorzaak achterhalen en een plan opstellen om het op te lossen.
7. Maak uw feedback niet te zoet
Het handhaven van het moreel is essentieel bij het omgaan met feedback van werknemers. Maar uiteindelijk moet kritische feedback worden gegeven.
Tip: Het heeft geen zin om het probleem uit te stellen of te bagatelliseren, zodat het later weer opduikt.
Er is een goede kans dat de werknemer zich al bewust is van het probleem of van zijn zwakke punten. Door de zwakke punten te identificeren en suggesties te doen, kunt u ze misschien helpen overwinnen. Dit kan resulteren in een meer capabele en tevreden werknemer - een win-win in ons boek.
8. Vermijd generalisaties
Zoals gezegd moet kritiek een duidelijk doel hebben.
Tip #1: Het is beter een werknemer in een jaarlijks functioneringsgesprek te vertellen dat je niets voor hem of haar hebt, dan een probleem te verzinnen waar er geen is.
Telkens wanneer u onnodige kritiek levert, riskeert u het moreel en de prestaties te schaden.
Tip #2: Houd altijd het specifieke probleem, de oplossing en het einddoel voor ogen. Iemand vertellen dat hij goed is in zijn werk of een taak beter kan uitvoeren zonder begeleiding of redenering biedt geen enkele waarde.
Voortdurende feedback, vooral zonder een evenwichtig perspectief, kan snel leiden tot feedbackoverbelasting.
9. Steun en dankbaarheid herhalen
Nadat u uw positieve en negatieve feedback hebt gegeven, herhaalt u dat u het op prijs stelt dat zij de tijd nemen om aan hun professionele ontwikkeling te werken en hun eigen feedback met u delen.
Tip: Een werknemer met ambitie en leergierigheid is een waardevolle aanwinst voor uw bedrijf. Zorg ervoor dat u deze kwaliteiten koestert.
Overweeg feedbackenquêtes te gebruiken om te leren wat werknemers wel en niet leuk vinden aan het proces om uw feedbackvaardigheden te verbeteren.
U kunt zelfs een vergadersjabloon maken voor uw leiderschapsteam. Bovendien kunt u een aantal voorbeelden van constructieve feedback opstellen en delen ter inspiratie.
10. Samenvatten en een tijdstip vaststellen voor de follow-up.
Als je alles hebt doorgenomen en hopelijk enkele plannen en oplossingen hebt bedacht, wees dan niet verlegen om de zaken te herzien en af te ronden.
Tip #1: Misschien kunt u zelfs een aanvalsplan opstellen om verder te gaan. Ontwikkel een plan met alle actiepunten die voortvloeien uit de feedback.
Tip #2: Plan toekomstige vergaderingen en overweeg een gedetailleerde lijst te geven van wat u hebt besproken. Frame dit als een werknemer ontwikkelingsplan en leerervaring, niet micromanagement.
Tip #3: U wilt het concept van voortdurende feedback bijbrengen en tegelijkertijd feedbackmoeheid vermijden.
🧑🏻💻 5 Tips voor het geven van feedback aan werknemers op afstand
Hoewel veel van dit advies universeel is, kan het ingewikkelder zijn, afhankelijk van uw communicatiekanaal en werkmodellen.
Zo kan het op afgelegen werkplekken een uitdaging zijn om waardering over te brengen via tekst (zoals e-mail).
En als we feedback beschouwen als een pijler van de ontwikkeling van werknemers, is de rol ervan nog waardevoller voor werknemers op afstand.
Bij werken op afstand is er minder ruimte om te leren door observatie en door actief te luisteren naar gesprekken in de kantoorruimte. Werknemers kunnen niet zelf bepalen of ze op de goede weg zijn.
Er is ook een minimale gelegenheid voor informele feedback, bijvoorbeeld door sommige ideeën aan hun collega's voor te leggen.
Tip #1: Feedback wordt nog belangrijker voor telewerkers om zichzelf te verbeteren en uitdagingen of fouten aan te pakken. Zorg ervoor dat telewerkers tijdig feedback krijgen.
Tip #2: Kiezen voor feedback via videochat kan het risico op een negatieve interpretatie verkleinen. Een positieve en vriendelijke videochat is een uitstekende manier om de potentiële negativiteit van opbouwende kritiek te compenseren in vergelijking met een droge en onpersoonlijke e-mail.
Tip #3: U hebt waarschijnlijk minder interpersoonlijke interacties met werknemers op afstand als u geen werkruimte deelt, dus gebruik feedbackvergaderingen als een kans om met hen in contact te komen.
Tip #4: Over het algemeen hebben telewerkers minder mogelijkheden om met hun collega's te communiceren en professionele vaardigheden te leren. Het is dus nog belangrijker om een regelmatig feedbacksysteem op te zetten.
Tip #5: Stel een standaard tijd in voor één-op-één vergaderingen. U kunt deze vergaderingen bijvoorbeeld gebruiken om verbeterpunten te bespreken en te brainstormen over alternatieven voor een taak die niet ging zoals gepland.
➡️ Creëer een feedbackcultuur op uw werkplek met Zavvy
Het geven van constructieve feedback kan een uitdaging zijn, maar er wordt gezegd dat niets wat de moeite waard is, gemakkelijk is.
Constructieve feedback is noodzakelijk voor zinvolle verbetering, omdat het helpt mogelijkheden voor groei en ontwikkeling vast te stellen.
Maar als u uitsluitend vertrouwt op jaarlijkse functioneringsgesprekken om feedback te geven, mist u kansen om een groeimindset te bevorderen.
Zavvy kan u helpen uw bedrijfscultuur te versterken met onze 360 graden feedback software. Onze ondersteunende tool verandert kritiek in een kans om te groeien.
Ontdek de vele voordelen van een feedbackcultuur en hoe Zavvy u kan helpen de uwe op te zetten.
🎥 Boek een gratis demo van 30 minuten met onze specialisten en leer hoe onze 360 feedback software werkt.