7 Tips voor het geven van effectieve feedback aan werknemers + Advies van deskundigen
Het geven van effectieve feedback is cruciaal voor de ontwikkeling en het behoud van werknemers.
Toch is het gemakkelijk om fouten te maken bij het geven van feedback.
Zo kan het kiezen van een verkeerde setting, het opstapelen van kritiek en negatieve lichaamstaal meer kwaad dan goed doen.
Dit is waar een effectieve strategie voor de feedback van werknemers om de hoek komt kijken.
Het geven van effectieve feedback garandeert dat uw boodschap duidelijk overkomt en dat uw werknemers gemotiveerd raken om beter te presteren.
Wat is effectieve feedback?
Effectieve feedback verwijst naar het geven van waardevolle en corrigerende informatie aan werknemers om hun prestaties te verbeteren. Effectieve feedback kan positief en negatief zijn, en richt zich meestal op een specifiek gedrag of een specifieke situatie.
Uw feedback kan alleen effectief zijn:
- Proactief: feedback moet kort na een gebeurtenis plaatsvinden, zodat werknemers inefficiënties onmiddellijk kunnen aanpakken.
- Specifiek: focus op een bepaald ding dat de werknemers hebben gedaan, niet op hun hele ervaring binnen de organisatie.
- Objectief: geef feedback op basis van wat je hebt bestudeerd en niet op basis van je persoonlijke gevoelens.
- Constructief: mag geen veroordelende ondertoon hebben of geweldloze communicatie inhouden. In plaats daarvan moeten de tekortkomingen van de werknemer en de grootschalige impact van de organisatie worden benadrukt en moet er een actieplan worden opgesteld.
- Consistent: effectieve feedback aan werknemers moet een terugkerend en systematisch proces zijn. Afhankelijk van uw organisatiestructuur kunt u een wekelijks, jaarlijks of driemaandelijks functioneringsgesprek voeren.
👀 Hoe je effectief feedback geeft aan je werknemers met voorbeelden
Begin met het positieve
Je zou in de verleiding kunnen komen om de feedback sandwich bij je lunch in te pakken. Een broodje feedback is wanneer u uw werknemer prijst, hem aanspreekt op zijn fouten, en hem dan opnieuw prijst. Als jij dit bent, begin dan het tegenovergestelde te doen.
Deze methode draait om de hete brij heen en maakt het voor werknemers moeilijk om uw belangrijkste punt te zien. Begin in plaats daarvan met een positieve opmerking. Dit kan gaan over de laatste prestaties van uw werknemers of een project waaraan ze momenteel werken.
Zeg iets in de trant van, "Anna, ik ben echt onder de indruk van je UI ontwerp voor onze fitness app. Je geeft het goede voorbeeld aan iedereen in het team." Ga dan verder met constructieve feedback zinnen.
Dit is hoe je dat kunt doen zonder intimiderend over te komen:
- Pauzeer na het geven van positieve feedback. Geef uw werknemers de gelegenheid om te verwerken wat u net hebt gezegd en te reageren.
- Vertel ze waarom je een privé-gesprek hebt geregeld.
- Vermijd het gebruik van "maar" - scheid positieve en negatieve feedback. Bijvoorbeeld: "Ten eerste wil ik zeggen... (geef lof). Ten tweede heb ik sterk het gevoel dat het het beste zou zijn als u... (geef constructieve feedback)".
Wees specifiek.
Laten we deze twee voorbeelden eens bekijken:
"Anna, ik hou van de nieuwe interactieve knoppen die je hebt toegevoegd aan onze fitness app. Ik heb alleen het gevoel dat ze in strijd zijn met het thema. Kun je de maten verkleinen?"
Tegen...
"Anna, geweldig werk! Maar je moet je ontwerpen verbeteren."
De eerste verklaring is specifieke feedback. Het vertelt de werknemer zijn sterke punten en waar hij veranderingen in zijn werk moet aanbrengen. De tweede verklaring is daarentegen algemeen en verwarrend. Het laat de UX-ontwerper niet zien wat het is aan de ontwerpen die hij moet aanpassen.
Bij het geven van specifieke werknemers feedback zoals de eerste verklaring, Michael Alexis, CEO bij teambuilding.com, zegt:
Mijn nummer één tip voor het geven van feedback aan werknemers is om directer te zijn. Vraag uw teamleden eens: "Op een schaal van 1 tot 10, hoe direct bent u met feedback?". Veel mensen zullen "6 of 7 of 8" antwoorden, waarbij ze uitleggen dat het helpt de boodschap te verzachten en de gevoelens van de ontvanger te beschermen.
Stel vervolgens een vervolgvraag: "op dezelfde schaal, hoe direct wilt u feedback ontvangen?". U zult veel negens en tienen horen. Het punt is dat mensen willen directe feedback en zijn veerkrachtiger dan u denkt.... Wanneer u mensen duidelijke en transparante informatie geeft, geeft u hen ook de kans om te reageren, uit te leggen, te verbeteren, enz. het is een win-win."
Wees objectief
Objectiviteit bij het geven van feedback betekent verwijzen naar gedrag dat u zelf hebt waargenomen. Baseer uw feedback niet op geruchten en geruchten die de ronde doen op de werkplek. Zet uw observatie om in datapunten om uw feedback solide en impactvol te maken.
Gebruik bijvoorbeeld geen zinnen als: "Je komt altijd te laat op je werk en dat begint je prestaties te beïnvloeden." Deze uitspraak schept ruimte voor defensiviteit bij werknemers die waarschijnlijk uw mening zullen tegenspreken in plaats van hun gedrag aan te passen.
Gebruik in plaats daarvan het Situatie-Gedrag-Impact Model.
Zeg bijvoorbeeld: "De afgelopen drie dagen (de situatie) ben je afwezig geweest bij vergaderingen (het gedrag), en ik heb gemerkt dat dit de voortgang van ons huidige project (de impact) beïnvloedt."
Door het gesprek in deze richting te leiden, laat u zien dat u zich bewust bent van het probleem. U hebt gezien hoe het iedereen raakt, en nu neemt u proactieve stappen om het op te lossen, ongeacht uw persoonlijke gevoelens voor de werknemer.
Leanne Renninger, oprichter van LifeLabs Learning, zegt dat een andere reden om voor deze aanpak te kiezen is dat het positief gedrag versterkt:
"We willen in staat zijn om precies aangeven wat waarvan we willen dat de andere persoon het vergroot of verkleint. En als we het bij vage woorden houden, zullen ze eigenlijk geen idee hebben wat ze in het bijzonder moeten doen om dat gedrag te blijven herhalen."
Gebruik deze bruikbare feedbacktips om objectief te blijven:
- Stuur het gesprek weg van persoonlijke gewoonten. Hou het gericht op de situatie, niet op de persoon.
- Ga er niet van uit dat uw medewerkers alle achtergrondinformatie hebben. Definieer de aard van het probleem en laat hen zien waarom het een probleem is.
- Wees niet bang om negatieve feedback te geven. Verzacht de klap niet met een feedbacksandwich.
- Luister naar hun kant van het verhaal. Sta open voor de mogelijkheid dat jij bijdraagt aan het probleem.
Geef bruikbaar advies
In tegenstelling tot de feedback sandwich begint effectieve werknemersfeedback positief, plaatst constructieve kritiek in het midden, en eindigt met uitvoerbare stappen die werknemers de kans geven zich te verbeteren.
Het is van vitaal belang dat u deze stappen zet nadat u de kern van uw feedback hebt doorgegeven. Dit zal uw werknemers helpen zich na afloop zelfverzekerd te voelen, omdat het aantoont dat u bezorgd bent over hun vooruitgang en dat u zich bekommert om hun succes. Hun aandacht verschuift dan van het negatieve aspect van uw feedback naar vooruitgang.
U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Een van de gewoonten die mij hebben geholpen om consequent vroeg op mijn werk te komen, is de helft van mijn takenlijst de avond tevoren af te werken. Zou dat ook voor jou werken?"
Andere stappen die u kunt ondernemen zijn:
- Plan vervolgvergaderingen
- Deel relateerbare oplossingen. Vermeld hoe die stappen voor u hebben gewerkt of gebruik andere case studies.
- Geef ze de nodige middelen.
- Noem positieve acties die je meer zou willen zien.
Geef regelmatig feedback
32% van de werknemers moet meer dan drie maanden wachten op feedback van hun teamleider.
De feedbackfrequentie hangt af van uw organisatiestructuur en -schema, maar idealiter geeft u feedback kort nadat een situatie zich voordoet. Hoe sneller u werknemers feedback geeft, hoe sneller zij de nodige veranderingen kunnen doorvoeren.
CEO van SnackNation, Sean Kellyzegt dat:
Als je dat niet doet, zullen andere dingen de ruimte in het gat opvullen. Je zult die persoon niet meer zien of er persoonlijk contact mee hebben gedurende vier of vijf dagen of een week of twee weken. Tegen die tijd heb je je kans verspeeld, want dan lijkt het vreemd. Als je het ter sprake brengt, is het van, "Wat? Heb je je zo zitten voelen?" of "Heb je wrok opgebouwd?"
In een dergelijk scenario is de kans groter dat werknemers bepaalde situaties of gedragingen vergeten. Dit maakt het moeilijker voor u om problemen op te lossen.
Maar tegelijkertijd kan frequente feedback snel overweldigend worden of overkomen als micromanagement.
Dit is hoe je dat kunt voorkomen:
- Controleer uw motieven voordat u feedback geeft. Doet u het omdat u geïrriteerd bent of omdat u de situatie echt wilt verbeteren?
- Gebruik feedback tools als aanvulling op een formele vergadering, zoals Qualtrics, Impraise en Weekdone.
- Observeer de omgeving. Als uw werknemers gespannen of emotioneel zijn, is het niet het juiste moment - wacht tot de hitte afneemt.
Persoonlijk communiceren
Eén-op-één ontmoetingen met werknemers zijn essentieel om vertrouwen te wekken. Zo kunnen ze uw lichaamstaal lezen en weten ze of u transparant bent. Het stimuleert ook de productiviteit, omdat de werknemer de situatie serieuzer neemt dan wanneer hij uw feedback via e-mail leest.
Bovendien kan het geven van schriftelijke feedback de kans op verkeerde interpretatie vergroten. Uw werknemers kunnen uw uitroepteken gemakkelijk zien als een teken van woede of geschreeuw. In werkelijkheid probeert u hen duidelijk te maken dat de situatie dringend is.
Op deze nota, Alexandria Butler, oprichtster van Sista Circle, adviseert dat:
Wilt u effectieve feedback geven aan uw medewerkers? Leer uw mensen kennen.
Iedereen communiceert anders, en iedereen heeft verschillende triggers. Tijd doorbrengen met uw teamleden om hen als mens te leren kennen, is een krachtig middel.
Vraag hen naar hun favoriete professionele relaties en hun slechtste professionele momenten. Inzicht in iemands persoonlijkheid en ergernissen zal u helpen om de best mogelijke feedback te geven - op de best mogelijke manier.
Om dat te doen:
- Creëer een comfortabele omgeving om werknemers aan te moedigen zich uit te spreken. Organiseer de feedbacksessie in een besloten vergaderruimte of kantoor.
- Zorg voor een goede lichaamstaal. Maak oogcontact om uw belangstelling te tonen. Draai uw lichaam niet van hen weg (gretigheid om te vertrekken) of kruis uw armen niet (vijandigheid/defensiviteit).
Opmerking: Om mensen te helpen elkaars persoonlijkheid, hoogte- en dieptepunten te begrijpen, hebben we een speciale routine ontwikkeld:"Gesprekken die ertoe doen."
Het is een leuke tweewekelijkse verbindingsroutine die mensen samenbrengt en hen aanmoedigt te praten over hun "hoogste hoogtepunten en laagste dieptepunten".
Eerst luisteren
Vergeet niet dat het doel van feedback is om de prestaties van de werknemer te verbeteren, niet om hem te intimideren of in een hoek te drijven. Het proces gaat ook over u. Eén-op-één feedbacksessies met werknemers kunnen licht werpen op onbewuste managementfouten die u maakt.
Maciek Kubiak, Head of People bij PhotoAiD, zegt dat:
Luisteren en oplettendheid zijn twee zeer belangrijke instrumenten waarop u kunt rekenen om uw team productiever te maken. Aangezien constructieve feedback wordt gegeven in een gesprek, wanneer de andere persoon in het team zich gehoord voelt, kweekt dit vertrouwen tussen werknemers en het bedrijf.
Bovendien, moeten beide partijen luisteren naar elkaar om de dialoog aan te gaan en mogelijkheden te vinden om de prestaties van het werkteam te verbeteren. Zo kan een positieve werkomgeving werkelijkheid worden in organisaties die aanmoedigen tot actief luisteren en constructieve feedback op deze manier.
Luisteren voorkomt ook dat u blijft steken in het oplossen van een onoplosbaar probleem.
De reden dat uw werknemer plotseling te laat komt, kan bijvoorbeeld te maken hebben met gezinsverantwoordelijkheden. Ze hebben misschien kinderen of afhankelijke personen die verzorging nodig hebben voordat ze het huis verlaten.
Als u de bron van de situatie kunt identificeren, kunt u realistische oplossingen aandragen, zoals het openen van een dagopvang voor ouders of het aanpassen van hun verlofbeleid.
Word een betere luisteraar voor uw werknemers met de volgende stappen:
- Minimaliseer afleiding in de omgeving. Schakel apparaten uit en geef uw onverdeelde aandacht.
- Leer zachte communicatievaardigheden om uw emotionele intelligentie te ontwikkelen.
- Vraag om suggesties voor verbetering om je leiderschapsvaardigheden aan te scherpen.
Bekijk: 30 voorbeelden van constructieve feedback voor specifieke vaardigheden en gedragsscenario's en 36 voorbeelden van constructieve feedback voor high performers.
Feedback ontvangen op de werkplek
Effectieve feedback werkt in twee richtingen: voor HR-leiders om beter te worden in hun werk en voor werknemers om hun gedrag en prestaties te verfijnen.
Als u op het werk feedback ontvangt, is het eerste wat u moet doen luisteren. Luister naar de input en onderbreek uw werknemers niet tijdens de feedback -wacht tot ze klaar zijn met praten.
Maar het gaat niet alleen om geduldig luisteren. Sta open voor de suggesties en ideeën van de spreker. Als u alles gehoord hebt, let dan op uw reacties. Acties zeggen meer dan woorden, dus de geringste verhoging van uw toon of verandering van uw lichaamstaal kan een negatieve boodschap overbrengen.
Stel vragen en vraag voorbeelden van gevallen waarin je fouten hebt gemaakt om opheldering te krijgen. Denk na over wat je net hebt gehoord, en maak niet snel excuses. Denk in plaats daarvan aan de geldigheid van de feedback. De spreker is slechts een fractie van het totale personeelsbestand van de organisatie, dus u hoeft er niet altijd naar te handelen.
Dubbelcheck met andere werknemers om te zien hoe accuraat de feedback is voordat u beslissingen neemt. Hier zijn enkele aanvullende stappen die u kunt nemen om op een professionele manier feedback te ontvangen op de werkplek:
- Oefen woede- of stressbeheersing. Doe ademhalingsoefeningen om tolerantie op te bouwen voor ongemakkelijke situaties.
- Ik waardeer de feedback om openheid aan te moedigen.
- Geef je fouten toe en verontschuldig je indien nodig.
Hoe een feedbackcultuur tot stand brengen
Een feedbackcultuur verwijst naar de gewoonte om peer-to-peer feedback te delen binnen een organisatie. Een goede feedbackcultuur is een cultuur waarin werknemers het gevoel hebben dat zij hun gedachten kunnen delen, ongeacht de rol van de ontvanger. Werknemers zullen eerder geneigd zijn zich te scharen achter feedback als zij zien dat hun leiders doen wat zij prediken en dat niemand boven het systeem staat.
De volgende best practices zullen u helpen een gezonde feedbackcultuur in uw organisatie te implementeren:
Feedback training geven
Alle medewerkers in de organisatie moeten leren hoe ze feedback moeten ontvangen en geven, van de laagste tot de hoogste in de hiërarchie. Het helpt als je een richtlijn of een training opstelt om het feedbackproces te stroomlijnen. Je feedbackrichtlijn moet het volgende definiëren:
- Wie geeft de feedback
- Wie ontvangt het
- De frequentie en de procedure
- Het doel en de verwachtingen
Trainingsklassen organiseren om effectieve communicatie aan te leren. Deel materialen of hulpmiddelen om snel leren te bevorderen. Denk bijvoorbeeld aan het Johari Windowmodel - een populair hulpmiddel om zelfbewustzijn en wederzijds begrip van teamgenoten te illustreren en te verbeteren.
Tip: Deel het materiaal in de vorm van digitale how-to gidsen en video's.
Meerdere communicatiekanalen benutten
Veel organisaties vinden het een uitdaging om een goede feedbackcultuur tot stand te brengen vanwege hun span of control. Managers hebben te veel medewerkers onder hun vleugels, waardoor het onmogelijk is om 1-op-1 tijd met medewerkers te hebben. Dus zijn ze afhankelijk van groepsfeedback.
Het grote nadeel van groepsbeoordelingen is dat je niet kunt inzoomen op één medewerker. Medewerkers zullen niet precies weten wat ze goed doen of wat er specifiek mis is met hun routine. De beste strategie is om meerdere feedbackkanalen te combineren.
Beoordeel bijvoorbeeld de situatie om te bepalen welke feedbackstructuur zou werken. Groepsfeedback is ideaal voor als u meerdere medewerkers op één lijn moet krijgen met een bepaald doel of resultaat. Maar als u op een dieper niveau contact moet maken met werknemers, zijn 1-op-1 gesprekken de sleutel.
Andere feedbackkanalen die u kunt gebruiken zijn:
- 360-feedbackis een uitgebreid feedbacksysteem waarbij iedereen zijn input geeft. Bijvoorbeeld managers, supervisors en zelfs klanten.
- Virtuele feedback: maakt fysieke vergaderingen overbodig, effectief voor werknemers op afstand.
- Anonieme feedback: verbergt de identiteit van de deelnemers aan de feedback. Werknemers hebben meer vertrouwen om zich uit te spreken wanneer hen gegarandeerd geen gevolgen worden opgelegd.
Maak er een routine van
Houd uw werknemers verantwoordelijk voor hun acties na het ontvangen van feedback.
Tip #1: Creëer een systeem dat de vooruitgang van werknemers meet, zoals het vaststellen van Key Performance Indicators (KPI) of SMART-prestatiedoelen.
Tip #2: Moedig uw medewerkers en hun teamleiders aan om check-in routines in te stellen om feedback te delen. Op deze manier combineert u kwantificeerbare gegevens met persoonlijke interacties en bedenkt u tastbare oplossingen. 1:1-vergaderingen zijn hiervoor een uitstekend formaat.
Voordelen van feedback op de werkplek
Verhoogt de motivatie
Organisaties die investeren in effectieve feedback zien de betrokkenheid van hun werknemers met 2,5x toenemen.
Wanneer u feedback geeft, ervaren werknemers zelfbewustzijn.
Ze worden zich bewust van de werkelijke omvang van hun impact op de organisatie en hoe goed ze het doen. Als ze achterblijven, worden ze gemotiveerd om beter te presteren.
Voortdurend leren
75% van de werknemers is verwikkeld in monotone taken en lange werkdagen. Dit kan hun welzijn en prestaties onder druk zetten en een burn-out veroorzaken.
Regelmatige en doeltreffende feedback kan hen er echter toe aanzetten iets nieuws te leren en zichzelf bij te scholen.
Verbetert relaties
Uw mening opdringen en de nadruk leggen op negatieve aspecten tijdens de feedback kan ertoe leiden dat werknemers gevoelens van wrok jegens u ontwikkelen. Als u daarentegen effectieve feedback geeft, ontstaat er een vertrouwensband waarbij werknemers u alles kunnen vertellen.
Het verbetert ook de relaties op het niveau van de ervaring van de kandidaat.
52% van de kandidaten zei dat ze opnieuw zouden solliciteren bij een organisatie als ze na een afwijzing advies of feedback over hun prestaties kregen. Deze positieve relatie kan uw doorverwijzingen een boost geven. De kans is groot dat dergelijke kandidaten goede recensies over uw organisatie achterlaten.
Goed voor persoonlijke ontwikkeling
Studies tonen een verband aan tussen positieve feedback en self-efficacy. Feedback kan het gevoel van eigenwaarde van werknemers vergroten als het effectief wordt gegeven. Het zal hen doen denken, "Ik ben een productieve werknemer. Ik heb vandaag ondermaats gepresteerd. Maar ik kan beter worden als ik dit proces volg".
Aan de andere kant zegt volkomen negatieve feedback hun: "Je bent niet goed genoeg", wat hun geestelijke gezondheid kan aantasten.
Gebruik effectieve feedback als motor voor groei met Zavvy
Feedback geven kan moeilijk zijn. Niemand is graag de slechterik in het gesprek, maar dat hoeft niet. Het wordt gemakkelijker als u uw werknemers niet alleen laat om fouten te ontdekken.
Wanneer u effectieve feedback geeft, vertel uw personeel dan niet alleen dat ze iets verkeerd doen, maar bied oplossingen aan.
Werk samen aan oplossingen in plaats van hen af te blaffen. Leid het gesprek met opsommingen van wat ze kunnen doen om te verbeteren en voeg ze toe aan een ontwikkelingsplan voor werknemers.
Wanneer zij verbeteren, erken hun prestaties.
Het opzetten van een effectief feedbacksysteem is geen dagtaak. Maar met consistentie in bovenstaande praktijken en positieve bekrachtiging kunt u na verloop van tijd betere resultaten in uw organisatie ervaren.
Creëer het feedbacksysteem van uw dromen met Zavvy's 360 feedback software.
Met Zavvy krijg je:
- Kant-en-klare feedbackcyclussjablonen, ontworpen door gekwalificeerde leerwetenschappers op basis van op onderzoek gebaseerde beste praktijken.
- Een zeer aanpasbare 360° feedback builder, waarmee u feedback- en prestatiebeoordelingsprocessen kunt opbouwen volgens uw specifieke behoeften.
- Iteratieve feedback en groeiplannen.
- Met onze functie Vaardighedenmatrix kun je competenties en vaardigheden die bijdragen aan het unieke concurrentievoordeel van de organisatie visualiseren, kalibreren en analyseren.
📅 Boek een demo om te zien hoe je het beste feedbacksysteem kunt ontwikkelen dat de productiviteit van jouw organisatie verhoogt.