How to Conduct a Skills Gap Analysis: Steps & Best Practices [+ Free Template]
Talent shortages are wreaking havoc on businesses in the global marketplace. Industries from manufacturing to marketing and beyond are scrambling to find talent with the right mix of technical and human skills to execute their jobs effectively.
Uit een onderzoek van Manpower blijkt dat het wereldwijde tekort aan talent een hoogtepunt in 16 jaar heeft bereikt, aangezien 75% van de werkgevers nu moeite heeft om de mensen te vinden die ze nodig hebben om hun bedrijf vooruit te helpen.
Ter illustratie: in 2009 werd slechts 30% van de werkgevers met soortgelijke uitdagingen geconfronteerd.
Tegelijkertijd weten we dat in de komende jaren een heleboel banen zullen verdwijnen door automatisering en kunstmatige intelligentie.
Forbes meldt dat robots banen als gegevenscoördinatie, boekhouding, klantenservice en assistentie door leidinggevenden eerder zullen uitvoeren dan mensen.
Dus hoe kunnen bedrijven zich organiseren en zich wapenen met de vaardigheden die zij nodig hebben om vooruitgang te boeken, nieuwe zakelijke kansen te grijpen en concurrerend te blijven op de markt? En dat alles zonder te investeren in vaardigheden die binnenkort verouderd kunnen zijn?
Het begint met een analyse van de ontbrekende vaardigheden.
Laten we eens bekijken wat dit inhoudt, wat de beste praktijken zijn en waarom dit proces een integraal onderdeel is van zakelijk succes.
🔍 D efinitie analyse vaardighedenkloof
A skills gap analysis is a method of comparing the skills and knowledge that employees currently possess with the skills and knowledge required to perform a job or achieve organizational goals successfully.
Door eventuele lacunes in vaardigheden te identificeren, kan een bedrijf proactief stappen ondernemen om deze lacunes op te vullen en de prestaties van werknemers verbeteren.
Gewoonlijk wordt een analyse van de vaardighedenkloof uitgevoerd door:
- HR-teams: HR-professionals voeren de analyse rechtstreeks uit.
- Lijnmanagers: in grotere organisaties kunnen HR-teams leunen op lijnmanagers om gegevens voor de analyse te verzamelen.
- Externe beoordelaars: externe beoordelaars kunnen een onbevooroordeelde beoordeling geven van de lacunes in de vaardigheden.
Kortom, een vaardigheidskloof meet het verschil tussen de gewenste (ZOUDEN) toestand en de huidige (IS) toestand.
Op individueel niveau is de beste manier om dit te doen het gebruik van competenties.
- Your best source to get the SHOULD state is a competency-based career framework.
- Je beste bron om de IS-status te krijgen is competentiegerichte 360 graden feedback.
Op team- (of bedrijfs-) niveau raden we aan om de resultaten van je feedback te bekijken in de vorm van een heatmap of competentiematrix.
In dit geval geldt: hoe "roder" de kolom, hoe meer die vaardigheid ontbreekt, dus hoe groter de kloof.
📐 6 Methoden voor het uitvoeren van een analyse van vaardigheidskloven
Er is geen vast pad voor het uitvoeren van een uitgebreide analyse van ontbrekende vaardigheden. In plaats daarvan kunt u een of meer van de onderstaande methoden in uw proces opnemen.
1. Beoordeling van vaardigheden
Formele vaardigheidsevaluaties worden vaak gebruikt als onderdeel van een aanwervingsprocedure en evalueren iemands vaardigheden, kennis en competenties op een bepaald gebied, zoals wiskundige vaardigheden.
De beoordelingen kunnen betrekking hebben op:
- schriftelijke proeven van bekwaamheid;
- meerkeuzevragen;
- praktische demonstraties;
- beroepsspecifieke werkvoorbeelden.
Het doel van een vaardigheidsevaluatie is het huidige niveau van iemands vaardigheid in specifieke vaardigheden vast te stellen en dat niveau te vergelijken met de vaardigheden die vereist zijn voor zijn functie of met de normen van de sector.
Tip: Zavvy customers uses our suite of tools to assess their emloyees ad leaders. With this data, they allocate specific career framework levels to base feedback and performance reviews.
2. Gedragsbeoordelingen
Een cognitief-gedragsmatige beoordeling kan taken omvatten zoals het voltooien van een reeks puzzels, het oplossen van wiskundige problemen, of het beantwoorden van vragen over scenario's uit het echte leven.
In wezen controleert u op natuurlijke of aangeleerde vaardigheden die laten zien hoe werknemers reageren op bepaalde situaties op het werk.
Bijvoorbeeld, bezwijken uw werknemers onder druk of blijven ze kalm en nemen ze weloverwogen beslissingen?
Dit type beoordeling helpt bij het evalueren van vaardigheden zoals:
- kritisch denken;
- redenering;
- geheugen;
- besluitvorming;
- problemen oplossen.
De beoordelingsresultaten stellen ons in staat de cognitieve vaardigheden van een persoon te interpreteren en de ontwikkeling van gerichte trainingsprogramma's ter verbetering van deze vaardigheden te sturen.
3. Focusgroepen en interviews
Menselijke interactie kan ons veel vertellen over de vaardigheden van een individu en de opleidingsbehoeften van het hele bedrijf.
Maar stel dat u geen tijd hebt voor individuele gesprekken met werknemers. In dat geval kunnen focusgroepen inzichten in de vaardighedenkloof verschaffen die gegevensgestuurde methoden niet kunnen bieden.
Praten met mensen uit alle bedrijfssectoren is essentieel tijdens een analyse van de vaardighedenkloof.
Betrek werknemers, management en belanghebbenden om inzicht te krijgen in individuele en teamvaardigheden, verwachtingen en beschikbare middelen.
4. Rolcompetentieanalyse
Duidelijke rollen zijn essentieel voor elke succesvolle organisatie, dus het beoordelen van de competentievereisten van elke rol is een goede manier om vaardigheidstekorten te meten.
Begin met het bekijken van de specifieke taken en verantwoordelijkheden van een bepaalde functie. Maak vervolgens duidelijke en zinvolle rolbeschrijvingen voor elke functie. Van hieruit zult u precies begrijpen welke vaardigheden een werknemer nodig heeft om zijn rol effectief te vervullen.
5. 360 Feedback
Een 360 graden proces verzamelt feedback van collega's, managers, directieleden en zakenpartners om een goed afgerond beeld te krijgen van de vaardigheden en prestaties van een werknemer.
Deze multi-source feedback aanpak is integraal in het identificeren van eventuele verbeterpunten en helpt bij het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan.
➡️ Bekijk onze gids voor het opzetten van uw eigen 360 feedbacksysteem.
6. Functioneringsgesprekken
Het beoordelen van de prestaties van een werknemer is een gelegenheid om individuele sterke en zwakke punten te onderzoeken om lacunes in vaardigheden vast te stellen.
Mensen en Cultuur Directeur, Grace Helegt op TeamBuilding.com uit hoe vaardigheidsanalyse hand in hand gaat met functioneringsgesprekken.
"Het ontwikkelen van de vaardigheden van ons bestaande personeel helpt ons team om beter en gemakkelijker hun dagelijkse werk- en carrièredoelen te halen. Normaal gesproken moedig ik onze managers aan om een "vaardighedenaudit" (beoordeling van competenties en analyse van opleidingsbehoeften) uit te voeren als onderdeel van de prestatiedialoog (1:1-gesprekken en/of jaarlijkse prestatiebeoordeling), zodat we potentiële hiaten in kennis of vaardigheden kunnen vaststellen die de langetermijnplannen van het bedrijf of de groei van het individu kunnen beïnvloeden.
Door regelmatig de kennis en vaardigheden te beoordelen die reeds binnen ons personeelsbestand aanwezig zijn, kunnen wij de carrières van bestaande werknemers helpen ontwikkelen en de retentiegraad verbeteren, terwijl wij ook de competenties en expertise identificeren die vereist zijn voor nieuwe aanwervingen, met betrekking tot de opvolgingsplanning voor het bestaande team en talentacquisitie voor het toekomstige team."
Tip: Combineer functioneringsgesprekken met 360 feedback voor de beste resultaten. Leer hoe u in 9 eenvoudige stappen de voordelen van 360 functioneringsgesprekken implementeert en plukt.
➡️ Ontdek de verschillen tussen functioneringsgesprekken en continue feedback en hoe je voordeel kunt halen uit het gebruik van beide.
🪜 Uw gids in 7 stappen voor een succesvolle analyse van de vaardigheidskloof
Volg deze zeven stappen om de perfecte analyse van de vaardigheidskloof uit te voeren en ervoor te zorgen dat u het meeste uit uw gegevens haalt:
Lay the foundation for your plan
Voordat u zich erin mengt, moet u de doelstellingen van uw analyse van de vaardigheidskloof plannen, die berust op zorgvuldige besluitvorming.
Denk na:
- De reikwijdte van uw audit van de vaardigheidskloof: Gaat u een specifiek team of uw hele organisatie beoordelen?
- Wie zal de audit uitvoeren: Baseer uw beslissing op de toewijzing van tijd en middelen.
- Wanneer u de analyse uitvoert: Vergeet niet dat uw resultaten mogelijk niet lang geldig zijn als gevolg van verdere ontwikkelingen in de sector.
- Hoe u op de resultaten zult reageren: Zorg ervoor dat u een plan hebt om eventuele vastgestelde vaardigheidstekorten te verbeteren.
- Welke methoden u zult gebruiken om uw audit uit te voeren: Houd rekening met de beschikbare tijd en het budget.
- Hoe communiceert u het proces met uw werknemers? Ze kunnen zich zorgen maken over de beoordelingen en de repercussies als ze geen hoge scores halen in functiespecifieke tests.
Bepaal de toekomstige doelstellingen van uw organisatie en de vereiste vaardigheden
In een Sofigate ThinkTank van HR-leiders wordt voorspeld dat alle werknemers tegen 2030 freelancers zullen zijn. Daardoor zal er niet langer behoefte zijn aan specifieke rollen. In plaats daarvan zal elke persoon zijn eigen vaardigheden in een organisatie inbrengen.
Bereid u voor op deze voorspelling door nu te investeren in de vaardigheden die uw organisatie nodig heeft in plaats van in de rollen in uw bezetting.
Begin interne gesprekken over vaardigheden, blijf op de hoogte van trends in de toekomst van werk en bepaal een lijst met kritieke vaardigheden die uw organisatie nodig heeft om belangrijke bedrijfsresultaten te behalen.
➡️ Niet zeker waar te beginnen? Ontdek de must-have soft skills die nodig zijn voor de toekomstige werkplek.
Voer uw vaardighedenaudit uit
Zodra u hebt vastgesteld welke vaardigheden uw organisatie nodig heeft, is het tijd om te beoordelen hoe u zich verhoudt door uw huidige personeelsvaardigheden te inventariseren.
➡️ Volg ons volledige stapsgewijze proces naar een uitgebreide vaardigheidsaudit.
For example, you might end up with something like this from The People Experience Hub, which charts skills gaps in HR against their perceived importance.
Analyseer uw gegevens over vaardigheidskloven
Een effectieve analyse van de vaardighedenkloof bestaat uit:
- A: de benchmark van uw huidige vaardigheden
- B: de vaardigheden die u nodig hebt om concurrerend te zijn in uw sector en uw bedrijfsdoelstellingen te bereiken.
U kunt de kloof tussen A en B alleen overbruggen door deze gegevenspunten te vergelijken en de verschillen tussen uw huidige en gewenste of vereiste vaardigheden te begrijpen.
Leertrajecten voor werknemers definiëren
Gebruik 1:1-gesprekken, check-ins en functioneringsgesprekken om uw resultaten aan uw werknemers mee te delen en te bespreken hoe u van plan bent uw vaardigheidsanalyse te gebruiken om hun groei te bevorderen.
Tip #1: Stel leer- en ontwikkelingstrajecten voor voor werknemers die extra training nodig hebben.
Tip #2: Zorg voor een mentor- of schaduwrelatie om bestaande vaardigheden te verbeteren.
Tip #3: De sleutel is een open dialoog en het verwelkomen van input en ideeën van werknemers over hun professionele trajecten.
➡️ Gebruik deze robuuste sjablonen voor opleidingsplannen als uitgangspunt voor uw L&D-programma's.
Begin met het overbruggen van de kloven
Ontwikkel duidelijke strategieën om lacunes in vaardigheden op te vullen. Het doel?
Richt u op de vaardigheden die voor uw organisatie het meest zinvol zijn en geef vervolgens prioriteit aan het zo snel mogelijk opvullen van eventuele lacunes.
Enkele interventies om te proberen:
- opleidings- en ontwikkelingsprogramma's;
- recruiting and hiring strategies (e.g. expanding the hiring pool);
- prestatiemanagement.
De toewijzing van middelen vormt de kern van al deze interventies, dus zorg ervoor dat de belanghebbenden zich erbij aansluiten en dat u de nodige tijd, het budget en het personeel besteedt aan uw vaardigheidsanalyse.
De resultaten volgen en meten
prestatieverbeteringsplannen opstellen op basis van geëvalueerde vaardigheden om het personeel te helpen vaardigheidsniveaus te ontwikkelen en specifieke doelen te bereiken.
Regelmatige evaluaties zullen ervoor zorgen dat het personeel op koers blijft.
Alle sectoren evolueren snel, dus een analyse van het tekort aan vaardigheden is niet iets wat u één keer doet.
Bouw in plaats daarvan regelmatige controles van kritische vaardigheden en volledige audits in uw jaarkalender in.
Tip: Volg de resultaten van uw interventies, meet hun doeltreffendheid, en maak eventuele noodzakelijke aanpassingen voor toekomstige analyses van vaardigheidskloven.
Sjabloon voor analyse van ontbrekende vaardigheden
Volg een gestructureerde aanpak van de analyse van ontbrekende vaardigheden door ons uitgebreide sjabloon hier te downloaden.
U bespaart tijd, blijft consistent en vindt het een fluitje van een cent om de resultaten van uw onderzoek te communiceren aan werknemers en belanghebbenden.
🏆 8 Beste praktijken voor het uitvoeren van een vaardigheidskloofanalyse
Volg de onderstaande aanbevelingen voor een lichtend voorbeeld van het uitvoeren van een analyse van de vaardigheidskloof.
1. Verwacht dat er regelmatig analyses van de vaardighedenkloof worden uitgevoerd
Laat zien dat voortdurend leren deel uitmaakt van uw bedrijfscultuur door van de analyse van vaardigheidskloven een permanente activiteit te maken.
Offering meaningful learning opportunities that align with the talents and potential of your existing people will deliver a competitive advantage to your organization and improve employee engagement.
2. Stem uw analyse van de ontbrekende vaardigheden af op de bedrijfsdoelstellingen
Link your skills gap analysis to the core objectives of your business. Perhaps you're expanding into a new business domain, are planning an upcoming project, or have noticed a specific skill on the rise in your industry. Whatever your motivation, keep your analysis in the same lane as your business goals.
Key steps to streamline this process:
- Define key goals: Understand your business's immediate and future aims.
- Identify relevant skills: Pinpoint skills essential for achieving these goals, like digital competencies for a tech-focused expansion.
- Focus on strategic skills: Prioritize the development of skills that directly contribute to your strategic targets.
- Integrate analysis outcomes: Apply the insights from your analysis to refine your business strategy, ensuring workforce development aligns with business ambitions.
3. Op de hoogte blijven van trends in de sector
Een paar jaar geleden betekende het woord "zoom" dat je heel snel ergens heen moest, terwijl "hybride" een type auto was.
Deze veranderingen in het vocabulaire illustreren hoe het werklandschap en de technologie die het ondersteunt in korte tijd onmetelijk zijn veranderd.
Business leaders must therefore:
- Consult industry reports: Regularly access insights from authorities like Gartner to stay informed about how technological shifts, such as cloud computing, are influencing your sector.
- Engage in industry networks: Use platforms like LinkedIn for real-time discussions on technological trends and skill needs.
- Observe competitors: Monitoring how peers respond to technological advancements can guide your training focus areas.
4. Graaf in vaardigheden
"Vaardigheden" is een brede term die verschillende technische vaardigheden (zoals digitale vaardigheden en analytische vaardigheden) of zachte vaardigheden (zoals empathie en communicatievaardigheden) omvat.
Maar weten welke vaardigheden u nodig hebt, is slechts het beginpunt van uw analyse.
Ga dieper in op het ideale vaardigheidsniveau voor elke vaardigheid en de vaardigheden waarover werknemers of kandidaten beschikken.
Ook bij deze stap kunnen vaardigheidsevaluaties worden gebruikt om specifieke deskundigheid op een bepaald gebied te meten in plaats van te vertrouwen op de zelfrapportage van de werknemers.
5. Stel prioriteiten in uw lijst van vaardigheden
Weinig organisaties hebben bodemloze budgetten, dus zult u investeringen in bepaalde vaardigheden voorrang moeten geven boven andere.
Tip: Maak een lijst van de meest kritieke vaardigheden waarmee u uw doelstellingen kunt bereiken en bepaal welke werknemers u als eerste moet bijscholen die de meeste waarde voor uw bedrijf opleveren.
6. De belangrijkste belanghebbenden overtuigen
Overleg altijd met de belanghebbenden van het bedrijf voor, tijdens en na uw analyse van de vaardighedenkloof. De lijst van belanghebbenden zal er voor elk bedrijf anders uitzien, maar kan bestaan uit:
- teamleiders;
- domeindeskundigen;
- uitvoerend leiderschap;
- rekruteringsleiders.
Tip: Zorg ervoor dat iedereen zich inzet voor het proces en bereid is de middelen dienovereenkomstig toe te wijzen.
7. Beslissingen over vaardigheden baseren op gegevens
Gegevens zijn uw vriend als het gaat om het analyseren van vaardigheidskloven.
Verzamel zoveel mogelijk gegevens en bereken de cijfers over huidige en potentiële werknemers, hun vaardigheden en de toekomstige personeelsbehoeften van uw organisatie.
Kwantificeer vervolgens de behoefte aan elke vaardigheid.
Tip: Als uw gevoel u zegt het potentieel van een ander vaardigheidsgebied te onderzoeken, onderbouw uw beslissingen dan altijd met harde gegevens.
8. Controleer de uitrol van uw vaardighedenanalyse
Komt u in de verleiding om er halsoverkop in te duiken en alles te analyseren? Pak in plaats daarvan uw analyse van de vaardigheidskloof in fasen aan, begin klein met een gebied dat de meeste impact heeft en breid van daaruit uit.
Tip: Door deze weloverwogen aanpak kunt u gaandeweg leren en krijgt u waardevolle inzichten in het beheer van het proces, de kostenbeheersing en de communicatie met de werknemers.
👨💼 Waarom is een analyse van vaardighedenkloof belangrijk in HR?
Een van de belangrijkste doelstellingen van HR is ervoor te zorgen dat werknemers over de vaardigheden beschikken die nodig zijn voor een succesvolle baan.
Hier zijn acht belangrijke redenen waarom een analyse van de vaardigheidskloof van belang is voor HR.
- Gain a detailed overview of your workforce: A skills gap analysis provides granular detail about the strengths and weaknesses of your workforce and team or individual skills. You'll dig deep into the skills your people already possess compared to those they need to remain competitive now and in the future.
- Enable strategic workforce planning: Understanding current employee competencies allows you to anticipate future talent management needs and develop strategies to ensure a smoothly running business. Your insights will also improve your recruitment strategies—you'll create a hiring pool database and filter by skill set to pinpoint the best-fit candidates for your role.
- Identify internal skill needs: Auditing employee skills enables you to determine each individual's training requirements and development goals accurately. You may also have to identify skills used in defunct roles and repurpose them in new business areas. For example, automation may replace a bank teller's role. But someone working as a teller likely has strong numeracy and problem-solving skills that might be repurposed in a data analyst role.
Bijscholings- en herscholingsinitiatieven zullen de competentie en de betrokkenheid van werknemers verbeteren, waardoor u meer gemotiveerd personeel krijgt met een hogere arbeidstevredenheid en productiviteit.
- Facilitate succession planning: Understanding each employee's skill set allows you to identify potential successors for key roles. Proper succession planning allows your organization to continue running smoothly when key staff members leave, avoiding significant disruption.
➡️ Beschikt uw bedrijf over een opvolgingsplan? Onze essentiële gids helpt u zich voor te bereiden op overdrachten in kritieke functies.
- Plan L&D needs: Your HR team will accurately assess your staff's current and future learning and development needs. And your skills gap analysis will also guide decision-making on resource allocation and budgeting for L&D.
Maar vergeet niet: het is mogelijk om lacunes in vaardigheden aan te pakken, zelfs als een specifiek budget krap is.
- Enhance performance management: Establish performance improvement plans based on reviewed skills to support staff in developing their proficiency levels and reaching specific targets. For example, perhaps an employee has entry-level green skills, but their growth plan requires a deeper proficiency to meet collective sustainability goals. Regular performance reviews will ensure that staff members remain on track.
➡️ Verbeter uw prestatiebeheersystemen verder met onze toptips.
- Respond to digital transformation: Bridging the digital skills gap is an ongoing challenge as companies and individual workers struggle to keep pace with automation and machine learning technologies.
Uit de Global Digital Skills Index van Salesforce , met gegevens over 19 landen, bleek dat werknemers 33 van de 100 punten scoorden op gebieden als:
- digitale paraatheid;
- toegang tot L&D middelen;
- vaardigheidsniveau;
- deelname aan de opleiding.
Een analyse van de vaardighedenkloof moedigt HR-teams aan om de digitale transformatietrends in het personeelsbestand in de gaten te houden en na te gaan waar hun bedrijf tekortschiet.
- Gain a competitive advantage: You will need more than performing a skills gap analysis to help your company stay ahead of the competition. You need to act on the data. Designing interventions to bridge the gap between your current position and your goals will give you a competitive edge over industry rivals.
When time frames are tight and resources are limited, you can target priority areas and focus resources on the most beneficial competencies.
➡️ Overbrug uw vaardigheidstekorten met Zavvy
ZavvyHet pakket hulpmiddelen voor het in staat stellen van werknemers is een integraal onderdeel van uw analyse van de vaardigheidskloof. Wij hebben deze oplossingen uitgekozen om in uw proces in te passen:
- 🌱 Groeiplannen: definieer loopbaanontwikkeling met onze aanpasbare sjablonen. Zet werknemers aan het stuur van hun carrière en koppel vaardigheden en competenties aan L&D-mogelijkheden.
- 🧭 Carrièrekaders: geef uw werknemers een reden om zich bij te scholen door de rollen in uw organisaties en de duidelijke carrièrepaden daartussen in kaart te brengen.
- 👨🎓 Learning management system: build and run engaging training programs for your team using science-backed methods like spaced repetition, microlearning, and social learning. These are highly enjoyable and increase knowledge retention compared to traditional methods.
- 🔁 360 feedback software: zet gesprekken over de ontwikkeling van vaardigheden voort door ze op te nemen in functioneringsgesprekken en regelmatige check-ins. Gebruik 360 cycli om feedback te verzamelen van een brede selectie van collega's om te helpen bij voortdurende analyses van vaardigheidskloven.
Neem vandaag nog contact op met Zavvy voor een gratis en vrijblijvende demo.
Veelgestelde vragen
What are the three 3 fundamental components of a gap analysis?
The three fundamental components of a gap analysis are: assessing the current state, defining the desired state, and identifying gaps.
Firstly, organizations need to conduct a thorough examination of the existing skill levels of employees across different roles and functions. This involves gathering data through performance evaluations, skills assessments, and feedback mechanisms to understand the strengths and weaknesses of the workforce.
Secondly, organizations must clearly define the desired skill set or competency standards required to achieve their strategic objectives. This involves identifying the skills needed to drive innovation, meet customer demands, and maintain a competitive edge in the market.
Finally, organizations must identify the gaps between the current and desired skill levels to determine areas for improvement.
What are examples of skill gaps?
Examples of skill gaps may include:
- Technical skills: Employees may lack the necessary expertise in using specific software, tools, or technologies relevant to their roles. For example, a software developer may lack proficiency in a programming language or a specific technology required for their role. Or, a marketing specialist may struggle with data analysis skills required for effective campaign performance measurement.
- Soft skills: An employee may have strong technical skills but lack effective communication or teamwork skills. Employees may face challenges in expressing ideas clearly, actively listening, or conveying information effectively to colleagues, clients, or stakeholders. This can hinder collaboration, productivity, and relationship-building within teams.
- Leadership skills: A manager may need development in areas such as decision-making, conflict resolution, or strategic thinking to effectively lead their team.
What is the skills gap strategy?
A skills gap strategy refers to the plan or approach adopted by an organization to address skill gaps among its workforce. This may involve: training and development programs, coaching and mentoring, recruitment, succession planning, performance management, cross-training and job rotations.