Guida in 7 fasi per una mappatura efficace delle competenze (+ approfondimenti e modello degli esperti L&D)
La mappatura delle competenze non è più una parola d'ordine. È uno strumento essenziale che consente ai team delle persone di decodificare il potenziale dei dipendenti e di allinearlo agli obiettivi strategici.
Grazie a un'accurata mappatura delle competenze, è possibile identificare i gap di competenze, progettare programmi di formazione mirati e promuovere una forza lavoro ad alte prestazioni.
E se c'è un momento per iniziare a pensare alle competenze e ai gap di abilità, è proprio questo.
Le competenze per i lavori sono cambiate di circa 25% dal 2015. E si prevede che questo numero raddoppierà entro il 2027.
Questa guida completa vi permetterà di:
- Delineare un approccio in 7 fasi per una mappatura efficace delle competenze.
- Condividete le intuizioni illuminanti dei principali esperti di L&D, che vi daranno una nuova prospettiva su questo processo critico.
- Condividete un modello pratico per iniziare il vostro percorso di mappatura delle competenze.
🗺️ Cos'è la mappatura delle competenze?
La mappatura delle competenze è un processo che aiuta a identificare e analizzare le competenze specifiche, le conoscenze, le abilità e i comportamenti necessari per svolgere efficacemente un determinato lavoro .
Si tratta di un approccio strategico che può aiutare le organizzazioni a:
- Massimizzare il proprio capitale umano.
- Migliorare le prestazioni dei dipendenti.
- Raggiungere gli obiettivi aziendali.
Un processo di mappatura delle competenze dovrebbe coprire i tre tipi principali di competenze:
- Competenze chiave dell'azienda: Competenze comportamentali allineate alla visione e ai valori aziendali. Ad esempio, Zappos, un rivenditore online di scarpe e abbigliamento, punta molto su un servizio clienti di alto livello. Di conseguenza, il servizio clienti è una competenza fondamentale per tutti i dipendenti (e tutti i nuovi assunti ricevono una formazione in merito durante l'onboarding).
- Competenze funzionali (core job): Competenze comportamentali per svolgere bene il ruolo lavorativo. Sono necessarie competenze particolari per quel reparto? Per esempio, la creatività è una competenza funzionale indispensabile per un reparto marketing.
- Competenze tecniche: Competenze per lo più tecniche o specifiche del settore per lo svolgimento delle attività quotidiane. Ad esempio, la comprensione degli strumenti CRM è una competenza funzionale per il team di vendita, mentre l'ottimizzazione dei motori di ricerca è una competenza funzionale per il team di marketing.
🕵️♀️ 4 Obiettivi primari della mappatura delle competenze
Identificare le competenze e le abilità essenziali richieste per i vari ruoli.
Una mappa delle competenze diventa la vostra risorsa di riferimento, evidenziando le competenze e le abilità necessarie per qualsiasi ruolo.
Si può usare per pianificare la formazione, il reclutamento o la gestione delle prestazioni.
È una risorsa completa.
Allineare le competenze dei dipendenti agli obiettivi organizzativi
La prima fase della mappatura delle competenze consiste nel trovare le competenze a livello organizzativo. Inoltre, garantisce lo sviluppo delle competenze dei dipendenti in base ai valori, alla missione e agli obiettivi fondamentali dell'azienda.
Sostenere lo sviluppo dei dipendenti
La mappa delle competenze diventa il vostro foglio di calcolo per pianificare qualsiasi obiettivo di formazione. Potete creare o curare materiali didattici basati sulle competenze che i vostri dipendenti possono aggiungere ai loro piani di sviluppo basati sulle competenze.
Consentire percorsi di carriera trasparenti
Con mappe delle competenze trasparenti, i dipendenti possono vedere le competenze necessarie per crescere al livello successivo.
Ad esempio, un data engineer può verificare le competenze di un data engineer senior.
Oppure un junior sales manager può verificare le competenze di un senior sales manager. Questa trasparenza li aiuta a pianificare il loro percorso di apprendimento e di crescita.
👀 Per saperne di più sulla classificazione dei livelli di lavoro, consultate la nostra guida dedicata.
🏆 5 vantaggi convincenti della mappatura delle competenze
Migliora le prestazioni dei dipendenti
Il rapporto SHRM sulle tendenze di apprendimento e sviluppo sul posto di lavoro per il 2022 mostra che il 38% dei dipendenti desidera una formazione più pertinente al proprio lavoro. Questo aumenta le loro prestazioni e migliora la produttività.
Una mappa delle competenze aiuta a facilitare la formazione e a consentire piani strategici di crescita personale per il passaggio dei dipendenti al livello successivo.
Aiuta il reclutamento
Per un selezionatore è difficile lavorare solo a ritroso partendo da una descrizione del lavoro e assumere la persona migliore per il lavoro.
La mappatura delle competenze diventa un salvatore con un archivio centralizzato delle competenze richieste per ogni ruolo lavorativo.
Previene le decisioni di assunzione sbagliate e porta a una forza lavoro più competente.
Crea un mercato interno dei talenti
Yuri Kruman, Leadership Executive Coach ed esperto dell'ecosistema HR, afferma che uno dei principali vantaggi della mappatura delle competenze è la creazione di un mercato interno dei talenti attraverso lo sviluppo di competenze mirate.
I responsabili della formazione e dello sviluppo possono pianificare la formazione per le competenze più richieste. Sottolinea inoltre che il mercato interno dei talenti è il luogo migliore per reclutare persone per nuovi progetti e posizioni.
🏢 Un esempio: Tata Consultancy Services, un'azienda di servizi IT, dà la priorità alla formazione delle persone dalle fondamenta e alla loro promozione in base alle competenze. Questo aiuta l'azienda a stare al passo con la domanda di talenti e si dimostra economicamente vantaggioso.
Supporta un'efficace pianificazione della successione per i ruoli critici
La pianificazione della successione è il processo di identificazione delle posizioni chiave di un'azienda e di selezione di candidati ad alto potenziale. In questo modo l'azienda si prepara ad affrontare qualsiasi evento imprevisto, come le dimissioni o la malattia di un leader, e l'organizzazione dispone già di un potenziale sostituto pronto ad assumere l'incarico.
Una chiara mappa delle competenze per questi ruoli critici per l'azienda aiuta a costruire un piano di sviluppo per questi potenziali candidati e facilita la transizione.
Ottimizza la gestione delle prestazioni
Le competenze forniscono un quadro chiaro per la valutazione e la gestione delle prestazioni dei dipendenti. Assegnare piani di sviluppo e monitorare i risultati complessivi e lo sviluppo è più facile.
🚨 Consultate la nostra guida alla valutazione delle prestazioni basata sulle competenze e iniziate subito con il nostro modello di valutazione basata sulle competenze.
🪜 7 fasi per il processo di mappatura delle competenze
1. Fare un elenco dei ruoli
Prima di iniziare la mappatura, creare un elenco dei ruoli per i quali è necessario mappare le competenze.
Idealmente, dovrebbe esistere una mappa delle competenze per ogni percorso di carriera all'interno dell'organizzazione.
2. Determinare le competenze chiave dell'azienda
Il passo successivo è l'identificazione delle competenze chiave dell'azienda, che sono fondamentali per la sua visione.
Per esempio, i prodotti Apple sono noti per l'innovazione. Di conseguenza, la creatività e l'innovazione sono competenze chiave a livello aziendale per tutti i dipendenti Apple.
💡 S uggerimento n. 1: i team della leadership senior/suite sono le persone migliori per trovare queste competenze.
Ecco le domande campione per iniziare l'attività:
- Qual è la vostra missione e la vostra visione?
- Quali sono i vostri valori fondamentali?
- Qual è la Unique Selling Proposition (USP) del vostro marchio?
- Quali sono gli obiettivi della vostra organizzazione nei prossimi sei mesi o un anno?
- Quali sono le competenze più importanti per raggiungere gli obiettivi aziendali e mantenere vivi i valori fondamentali, la visione e la USP?
💡 S uggerimento n. 2: non limitatevi a definire le competenze, ma definite anche i livelli di competenza con una chiara definizione di ciascun livello.
Ecco un esempio di riferimento.
Competenza comunicativa
Definizione: La capacità di trasmettere efficacemente informazioni, idee e istruzioni a individui o gruppi, sia oralmente che per iscritto.
Livelli di competenza:
- Base: sa comunicare in modo efficace.
- Intermedio: Sa comunicare in modo persuasivo.
- Avanzato: Riesce a comunicare con impatto.
- Competente: Riesce a comunicare con gruppi numerosi.
- Esperto: è in grado di comunicare con un pubblico eterogeneo.
3. Individuare le competenze chiave specifiche del lavoro
Dopo aver messo a punto le competenze chiave dell'azienda, l'obiettivo successivo è quello di trovare le competenze chiave specifiche del lavoro.
I tre modi principali per farlo sono:
- Analizzare le descrizioni delle mansioni e identificare le competenze e i comportamenti necessari.
- Discutere con i senior manager e i team leader delle competenze indispensabili per avere successo in un ruolo.
- Leggere i rapporti di settore per identificare le competenze fondamentali comunemente riconosciute in posizioni simili.
💡 S uggerimento: Anche se gli esperti di Risorse Umane e L&D possono guidare questo sforzo, è meglio avere l'approvazione finale dei manager senior del reparto/team.
4. Individuare le competenze tecniche
L'ultima serie di competenze è quella tecnica per le attività quotidiane.
Un buon modo per preparare un elenco di compiti per ogni ruolo e quali strumenti e conoscenze di dominio devono avere i dipendenti per quel compito.
Esempio: Competenze tecniche per uno sviluppatore web di un'azienda Fintech
Per completare l'elenco sarebbe meglio che i team leader o un focus group di membri del team ad alte prestazioni (che sono in contatto con il lavoro sul campo).
➡️ Siete alla ricerca di report sulle competenze chiave? Non cercate oltre.
Consultate il nostro elenco curato di competenze fondamentali e di competenze funzionali e tecniche specifiche per ogni lavoro.
5. Creare un profilo di competenze ideale per ogni ruolo
Ora siete vicini alla matrice delle competenze ideale. Si tratta semplicemente di mettere insieme tutti i dettagli ottenuti nelle tre fasi precedenti.
Ecco un esempio di profilo di competenze per uno sviluppatore web.
Competenze chiave dell'azienda
Innovazione (avanzata)
Competenze fondamentali specifiche per il lavoro
Creatività (base)
Lavoro di squadra (avanzato)
Comunicazione (competente)
Competenze tecniche
Angular JS (esperto)
PHP (avanzato)
React JS (avanzato)
Github (intermedio)
6. Valutare tutti i membri del team
Una volta ottenuto il profilo di competenze ideale, è il momento di valutare i dipendenti e vedere a quale livello di competenza si trovano attualmente.
- Per le competenze fondamentali, è possibile condurre valutazioni a 360 (cliente, pari, manager, sé stessi) e assegnare i livelli.
- Per le competenze funzionali e tecniche, le revisioni periodiche delle prestazioni possono fornire indicazioni su come le competenze hanno contribuito alle prestazioni dei dipendenti e all'organizzazione. Potete anche raccogliere feedback a 360 su queste competenze, ma dovrete assicurarvi che i valutatori le comprendano. (Ad esempio, chiunque può valutare le capacità comunicative di un dipendente, ma non tutti i team saranno in grado di valutare se un dipendente del marketing è abile nel SEO). Se necessario, è possibile eseguire dei test di valutazione delle competenze.
7. Discutere il percorso da seguire con i membri del team
L'ultimo passo consiste nel discutere con i dipendenti:
- A quali livelli di competenza si trovano attualmente.
- A quale livello di competenza devono puntare.
- Quali sono le competenze chiave e i livelli di professionalità di cui hanno bisogno per crescere nella scala.
La parte migliore del processo di mappatura delle competenze è che porta trasparenza al sistema di livellamento delle mansioni (definendo i ruoli e i percorsi di carriera per la crescita professionale).
Di conseguenza, i dipendenti possono vedere le competenze dei ruoli successivi e pianificare il loro apprendimento con un chiaro percorso di carriera.
📝 Modello di mappatura delle competenze
I nostri scienziati dell'apprendimento hanno creato un modello di mappatura delle competenze con esercizi per individuare le competenze fondamentali e funzionali.
Questo modello è un foglio molto pratico e lineare che aiuta i responsabili delle persone o i capi reparto a completare questo esercizio. Lo usiamo anche nei workshop con i clienti.
- Raggruppare le attività basate sul ruolo in competenze.
- Date una priorità e restringete queste competenze.
- Mappare queste competenze a singole persone/ruoli.
Condividetelo con il vostro team in modo che non parta da una pagina bianca.
🆓 Scaricate il modello gratuito di mappatura delle competenze.
😟 8 sfide che le organizzazioni devono affrontare durante la mappatura delle competenze e come superarle
Ottenere il consenso delle parti interessate
Lalit ChaturvediVicepresidente di HR - Talent Management di ELGI, ha condiviso che una delle principali sfide che le organizzazioni devono affrontare è la mancanza di comprensione della scienza della mappatura delle competenze. Non riesce a mettere d'accordo tutte le parti interessate, creando delle lacune nel sistema.
Soluzione: Istruire i dipendenti sul processo di mappatura delle competenze e coinvolgerli a tutti i livelli. I dirigenti e i team leader guidano già alcune parti del processo di mappatura. I dipendenti a riposo possono comunque essere tenuti attivamente al corrente di tutta la procedura.
Garantire l'allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione
Con l'evoluzione degli obiettivi organizzativi, le mappe delle competenze possono diventare obsolete e non allinearsi alle aspettative aziendali.
Soluzione: Non considerare la mappatura delle competenze come un processo unico e concluso. Create un sistema per rivedere periodicamente la mappatura.
Evitare una mappatura delle competenze incompleta
È comune che le organizzazioni abbiano mappe delle competenze incomplete, che indicano solo le competenze tecniche o funzionali. Ciò dimostra una comprensione limitata del processo di mappatura.
Soluzione: Definire un sistema in 3 fasi per valutare le competenze chiave dell'azienda, le competenze specifiche del lavoro e le competenze funzionali alla fine.
Utilizzo di competenze mal descritte
Preeya Patel, Senior Business Psychologist di Clevry, evidenzia un problema comune nel processo di mappatura delle competenze: competenze mal definite, piene di parole chiave vaghe, gergo e nessuna aspettativa precisa definita.
Soluzione: Mantenere i livelli di definizione e di competenza il più possibile fruibili. Ad esempio, per la gestione del team, i livelli di competenza possono essere:
- Può gestire il proprio tempo.
- Sa gestire il proprio tempo e quello degli altri.
- Può ottimizzare il tempo dell'organizzazione.
Ogni livello di competenza spiega chiaramente come i dipendenti possono utilizzare questa competenza.
Rimanere liberi da pregiudizi
Adi Holmes, Head of Talent di jelli Group, afferma: "La mappatura delle competenze può essere soggettiva, influenzata da pregiudizi personali e incline all'interpretazione" .
Un sistema guidato solo da alcune persone può lasciare che i pregiudizi si insinuino e rendano inutile l'intero processo.
Soluzione: Formare dei focus group con il giusto mix di persone:
- leader senior;
- dirigenti;
- HR;
- leader del team;
- dipendenti ad alte prestazioni per ottenere un elenco più equilibrato di competenze.
Troppi profili professionali
Laura M. Hume, consulente per i talenti e l'apprendimento, afferma che un errore che ha riscontrato nelle aziende di cui è stata consulente è stato quello di avere troppi profili. Ad esempio, un'azienda con 2000 dipendenti ha 1500 profili professionali mal definiti.
Soluzione: Standardizzare la definizione dei profili.
Esempio: I team di vendita possono avere quattro profili: junior executive, senior executive, manager e head. La creazione di un nuovo profilo per ogni nuovo membro renderà difficile la mappatura e la formazione.
Non esiste un sistema chiaro per la mappatura delle competenze.
L'assegnazione delle competenze tramite fogli di Excel non porta a nulla. Inoltre, rende l'intero processo noioso.
Soluzione: Utilizzare la tecnologia per definire e assegnare le competenze. Questo rende il processo più semplice da seguire per amministratori e manager.
💡 Gli usi innovativi dell'IA nelle risorse umane includono l'impiego dell'IA per definire le competenze.
Vedere la mappatura delle competenze come un processo a sé stante
Jo Taylor, amministratore delegato di Let's Talk TalentSecondo Jo Taylor, il motivo più comune per cui i framework di mappatura delle competenze non sono altrettanto efficaci è che spesso vengono sviluppati in modo isolato, come tattica a sé stante utilizzata esclusivamente per la gestione delle prestazioni.
Aggiunge:"Troviamo che sia meglio quando si creano quadri di competenze che mirano a sostenere la crescita dei dipendenti e a mostrare loro le possibilità. Non un bastone con cui batterli alla fine dell'anno".
Soluzione: Integrare la mappatura delle competenze nei processi HR. Intrecciate la mappatura dall'inizio alla fine del ciclo di vita dei dipendenti: da descrizioni accurate delle mansioni, piani di sviluppo dei dipendenti, formazione e gestione delle prestazioni.
La mappatura delle competenze può contribuire a creare un approccio coeso alla gestione dei talenti.
➡️ Consentire chiarezza, allineamento, prestazioni e crescita con Zavvy
La sfida più grande del processo di mappatura delle competenze consiste nel collegarlo agli altri processi chiave di gestione dei talenti. Dopo tutto, la mappatura delle competenze deve essere un pezzo del puzzle della vostra strategia delle persone, non un silo indipendente.
Il sistema di crescita a 360° di Zavvy vi aiuta a risolvere questa sfida con:
- 📝 Biblioteca delle competenze: un elenco curato di competenze per iniziare il percorso di mappatura. Il nostro team di scienziati dell'apprendimento vi aiuta anche a completare il processo di mappatura delle competenze. E se volete far salire alle stelle il vostro processo, potete sempre affidarvi alla nostra Zavvy AI.
- 🔄 Feedback basato sulle competenze e revisioni delle prestazioni per valutare l'attuale livello di competenza dei vostri dipendenti e monitorare i progressi futuri.
- 📈 Quadri di carriera: Definire percorsi di carriera chiari per ogni ruolo in azienda.
- 🌱 Piani di crescita: Creare obiettivi per i dipendenti in base al loro percorso di carriera.
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❓ FAQ
Perché è necessaria la mappatura delle competenze?
La mappatura delle competenze definisce chiaramente le competenze per ogni ruolo. Supporta l'intero ciclo di vita della gestione dei talenti per prendere migliori decisioni di assunzione, condurre la formazione e valutare la gestione delle prestazioni.
La mappatura delle abilità e la mappatura delle competenze sono la stessa cosa?
La mappatura delle abilità e la mappatura delle competenze sono correlate, ma presentano lievi differenze. La matrice delle competenze menziona le abilità per il ruolo, mentre la matrice delle competenze indica le abilità e le competenze e la capacità di utilizzarle nel lavoro.
Ad esempio, la matrice delle competenze conterrà le abilità di comunicazione. Al contrario, la matrice delle competenze avrà anche livelli di competenza come principiante, intermedio e avanzato nella comunicazione.
Quali sono i componenti chiave della mappatura delle competenze?
Le sei fasi principali del processo di mappatura delle competenze sono:
1. Fare un elenco dei ruoli.
2. Individuare le competenze chiave.
3. Determinare le competenze funzionali.
4. Creare un profilo di competenze ideale per ogni ruolo.
5. Valutare tutti i membri del team e assegnare le competenze.
6. Discutere il percorso di crescita con ciascun dipendente.