How to Conduct a Skills Gap Analysis: Steps & Best Practices [+ Free Template]
Talent shortages are wreaking havoc on businesses in the global marketplace. Industries from manufacturing to marketing and beyond are scrambling to find talent with the right mix of technical and human skills to execute their jobs effectively.
Una ricerca di Manpower mostra che la carenza di talenti a livello globale ha raggiunto il massimo da 16 anni a questa parte, dato che il 75% dei datori di lavoro fatica a trovare le persone di cui ha bisogno per portare avanti le proprie attività.
Tuttavia, per contestualizzare, solo il 30% dei datori di lavoro ha affrontato sfide simili nel 2009.
Allo stesso tempo, sappiamo che nei prossimi anni una serie di posti di lavoro scomparirà a causa dell'automazione e dell'intelligenza artificiale.
Secondo Forbes, i robot svolgeranno lavori come il coordinamento dei dati, la contabilità, il servizio clienti e l'assistenza ai dirigenti al posto degli esseri umani.
Quindi, come possono le aziende organizzarsi e dotarsi delle competenze necessarie per progredire, cogliere nuove opportunità di business e rimanere competitive sul mercato? E tutto questo senza investire in competenze che potrebbero diventare presto obsolete?
Si inizia con un'analisi del gap di competenze.
Vediamo cosa comporta, quali sono le migliori pratiche e perché questo processo è fondamentale per il successo dell'azienda.
Definizione dell'analisi del gap di competenze
A skills gap analysis is a method of comparing the skills and knowledge that employees currently possess with the skills and knowledge required to perform a job or achieve organizational goals successfully.
Identificando eventuali lacune nei set di competenze, un'azienda può adottare misure proattive per colmare tali lacune e migliorare le prestazioni dei dipendenti.
In genere, l'analisi del gap di competenze viene condotta da uno dei due soggetti:
- Team HR: I professionisti delle risorse umane eseguono direttamente l'analisi.
- Manager di linea: nelle organizzazioni più grandi, i team HR possono appoggiarsi ai manager di linea per raccogliere i dati da analizzare.
- Valutatori esterni: i valutatori esterni possono fornire una valutazione imparziale delle carenze di competenze.
In breve, il gap di competenze misura la differenza tra lo stato desiderato (SHOULD) e lo stato attuale (IS).
A livello individuale, il modo migliore per farlo è utilizzare le competenze.
- Your best source to get the SHOULD state is a competency-based career framework.
- La fonte migliore per ottenere lo stato dell'IS è il feedback a 360 gradi basato sulle competenze.
A livello di team (o di azienda), consigliamo di esaminare i risultati del feedback in una mappa di calore o in una matrice di competenze.
In questo caso, più la colonna è "rossa", più l'abilità è mancante, cioè più grande è il divario.
📐 6 Metodi per condurre un'analisi del gap di competenze
Non esiste un percorso prestabilito per eseguire un'analisi completa del gap di competenze. È sufficiente incorporare nel proprio processo uno o più dei metodi indicati di seguito.
1. Valutazioni delle competenze
Spesso utilizzati come parte di un processo di reclutamento, i bilanci formali delle competenze valutano le capacità, le conoscenze e le competenze di un individuo in un'area particolare, come le competenze matematiche.
Le valutazioni potrebbero riguardare:
- test attitudinali scritti;
- domande a scelta multipla;
- dimostrazioni pratiche;
- campioni di lavoro specifici per il lavoro.
L'obiettivo di una valutazione delle competenze è identificare l'attuale livello di competenza di un individuo in competenze specifiche e confrontarlo con le competenze richieste per il suo ruolo o con gli standard del settore.
Tip: Zavvy customers uses our suite of tools to assess their emloyees ad leaders. With this data, they allocate specific career framework levels to base feedback and performance reviews.
2. Valutazioni comportamentali
Una valutazione cognitivo-comportamentale può comportare compiti come il completamento di una serie di puzzle, la risoluzione di problemi matematici o la risposta a domande su scenari di vita reale.
In sostanza, si tratta di verificare le competenze naturali o apprese che dimostrano come i dipendenti rispondono a determinate situazioni sul lavoro.
Ad esempio, i vostri dipendenti cedono sotto pressione o rimangono composti e prendono decisioni consapevoli?
Questo tipo di valutazione aiuta a valutare competenze quali:
- pensiero critico;
- ragionamento;
- memoria;
- decisionale;
- risoluzione dei problemi.
I risultati della valutazione ci permettono di interpretare le abilità cognitive di un individuo e di guidare lo sviluppo di programmi di formazione mirati per migliorare queste abilità.
3. Focus group e interviste
L'interazione umana può dirci molto sulle competenze di un individuo e sulle necessità di formazione a livello aziendale.
Ma supponiamo che non abbiate tempo per intervistare i singoli dipendenti. In questo caso, i focus group possono fornire informazioni sul gap di competenze che i metodi basati sui dati non possono offrire.
Durante l'analisi del gap di competenze è essenziale parlare con persone di tutte le aree aziendali.
Coinvolgere i dipendenti, la direzione e gli stakeholder per comprendere le lacune di competenze individuali e di gruppo, le aspettative e le risorse disponibili.
4. Analisi delle competenze di ruolo
La chiarezza dei ruoli è fondamentale per qualsiasi organizzazione di successo, quindi la valutazione dei requisiti di competenza di ciascun ruolo è un ottimo modo per misurare le carenze di competenze.
Iniziate a rivedere i compiti e le responsabilità specifiche di un determinato ruolo lavorativo. Quindi create descrizioni di ruolo chiare e significative per ciascuno di essi. Da qui si capirà esattamente quali competenze sono necessarie a un dipendente per svolgere efficacemente il proprio ruolo.
5. 360 Feedback
Un processo a 360 gradi raccoglie i feedback di colleghi, manager, riporti diretti e partner aziendali per fornire una visione completa delle competenze e delle prestazioni di un dipendente.
Questo approccio di feedback da più fonti è fondamentale per identificare le aree di miglioramento e contribuire a creare un piano di sviluppo personalizzato.
➡️ Consultate la nostra guida per impostare il vostro sistema di feedback 360.
6. Revisioni delle prestazioni
L'esame delle prestazioni lavorative di un dipendente è un'opportunità per esplorare i punti di forza e di debolezza individuali e individuare le lacune nelle competenze.
Direttore Persone e Cultura, Grace Hespiega come l'analisi delle competenze vada di pari passo con la valutazione delle prestazioni su TeamBuilding.com.
"Sviluppare la base di competenze della nostra forza lavoro esistente aiuta il nostro team a migliorare e a raggiungere più facilmente i propri obiettivi di lavoro e di carriera. Di solito incoraggio i nostri manager a condurre un "audit delle competenze" (revisione delle competenze e analisi dei bisogni formativi) come parte del dialogo sulle prestazioni (incontri 1:1 e/o revisione annuale delle prestazioni), in modo da poter identificare potenziali lacune di conoscenze o competenze che potrebbero influire sui piani a lungo termine dell'azienda o sulla crescita dell'individuo.
Valutando regolarmente le conoscenze e le competenze già presenti all'interno della nostra forza lavoro, possiamo contribuire a sviluppare le carriere dei dipendenti esistenti e a migliorare i tassi di retention, identificando al contempo le competenze e le capacità richieste ai nuovi assunti, in modo da pianificare la successione per il team esistente e l'acquisizione di talenti per il team futuro."
Suggerimento: Combinate le valutazioni delle prestazioni con il feedback 360 per ottenere i migliori risultati. Scoprite come implementare e sfruttare i vantaggi delle valutazioni delle prestazioni a 360 in 9 semplici passi.
➡️ Scoprite le differenze tra le valutazioni delle prestazioni e il feedback continuo e come potete trarre vantaggio dall'utilizzo di entrambi.
🪜 La vostra guida in 7 passi per il successo dell'analisi del gap di competenze
Seguite questi sette passaggi per eseguire la perfetta analisi del gap di competenze e assicurarvi di ottenere il massimo dai vostri dati:
Lay the foundation for your plan
Prima di entrare in azione, pianificate gli obiettivi della vostra analisi del gap di competenze, che si basa su un attento processo decisionale.
Considerate:
- L'ambito della verifica del gap di competenze: Volete valutare un team specifico o l'intera organizzazione?
- Chi condurrà l'audit: Basate la vostra decisione sul tempo e sull'allocazione delle risorse.
- Quando si esegue l'analisi: Ricordate che i vostri risultati potrebbero non essere validi a lungo a causa di ulteriori sviluppi del settore.
- Come reagirete ai risultati: Assicuratevi di avere un piano per migliorare le lacune di competenze individuate.
- Quali metodi utilizzerete per condurre l'audit: Considerate il tempo e il budget a disposizione.
- Come comunicherete il processo ai vostri dipendenti: I dipendenti potrebbero essere preoccupati per le valutazioni e le ripercussioni se non raggiungono punteggi elevati nei test specifici per il lavoro.
Definire gli obiettivi futuri dell'organizzazione e le competenze richieste
In un ThinkTank di Sofigate, condotto da leader del settore HR, uno scenario previsto suggerisce che tutti i lavoratori saranno freelance entro il 2030. Di conseguenza, non ci sarà più bisogno di ruoli specifici. Al contrario, ogni persona porterà il proprio bagaglio di competenze all'interno di un'organizzazione.
Preparatevi a questa previsione investendo ora nelle competenze richieste dalla vostra organizzazione piuttosto che nei ruoli che avete in formazione.
Avviate conversazioni interne sulle competenze, tenetevi aggiornati sulle tendenze del futuro del lavoro e stabilite un elenco di competenze critiche di cui la vostra organizzazione ha bisogno per raggiungere i principali risultati aziendali.
➡️ Non sapete da dove cominciare? Scoprite le soft skills indispensabili per il futuro posto di lavoro.
Eseguire la verifica delle competenze
Una volta identificate le competenze richieste dalla vostra organizzazione, è il momento di valutare il vostro livello inventariando le competenze della vostra forza lavoro attuale.
➡️ Seguite il nostro processo completo, passo dopo passo, per un audit completo delle competenze.
For example, you might end up with something like this from The People Experience Hub, which charts skills gaps in HR against their perceived importance.
Analizzare i dati sul gap di competenze
Un'analisi efficace del gap di competenze consiste in:
- A: il benchmark delle vostre attuali competenze
- B: le competenze necessarie per essere competitivi nel proprio settore e raggiungere gli obiettivi aziendali.
È possibile colmare il divario tra A e B solo confrontando questi dati e comprendendo le differenze tra le competenze attuali e quelle desiderate o richieste.
Definire percorsi di apprendimento per i dipendenti
Utilizzate le riunioni 1:1, i check-in e le revisioni delle prestazioni per comunicare i risultati ai dipendenti e discutere di come intendete utilizzare l'analisi delle competenze per favorire la loro crescita.
Suggerimento n. 1: proporre percorsi di apprendimento e sviluppo per i dipendenti che necessitano di una formazione supplementare.
Suggerimento n. 2: stabilire relazioni di mentoring o di affiancamento per migliorare le competenze esistenti.
Suggerimento n. 3: la chiave è stabilire un dialogo aperto e accogliere i contributi e le idee dei dipendenti sul loro percorso professionale.
➡️ Utilizzate questi robusti modelli di piani di formazione come punto di partenza per i vostri programmi L&D.
Iniziare a colmare le lacune
Sviluppare strategie chiare per colmare le lacune di competenze riscontrate. L'obiettivo?
Concentratevi sulle competenze che hanno più senso per la vostra organizzazione, quindi date la priorità a colmare le eventuali lacune il più rapidamente possibile.
Alcuni interventi da provare:
- programmi di formazione e sviluppo;
- recruiting and hiring strategies (e.g. expanding the hiring pool);
- gestione delle prestazioni.
L'allocazione delle risorse è al centro di tutti questi interventi, quindi assicuratevi di avere il consenso degli stakeholder e il tempo, il budget e il personale necessari da dedicare all'analisi delle competenze.
Tracciare e misurare i risultati
Stabilire piani di miglioramento delle prestazioni basati sulle competenze esaminate per sostenere il personale nello sviluppo dei livelli di competenza e nel raggiungimento di obiettivi specifici.
Le revisioni periodiche garantiranno che i membri del personale rimangano sulla buona strada.
Tutti i settori sono in rapida evoluzione, quindi l'analisi delle carenze di competenze non è qualcosa che si può fare una volta sola.
Invece, inserite nel vostro calendario annuale regolari check-up delle competenze critiche e audit completi.
Suggerimento: tracciate i risultati dei vostri interventi, misuratene l'efficacia e apportate le modifiche necessarie per la futura analisi del gap di competenze.
📝 Modello di analisi del gap di competenze
Seguite un approccio strutturato all'analisi del gap di competenze scaricando il nostro modello completo qui.
Risparmierete tempo, sarete coerenti e sarà un gioco da ragazzi comunicare i risultati delle vostre ricerche a dipendenti e stakeholder.
🏆 8 Migliori pratiche per condurre un'analisi del gap di competenze
Seguite i consigli che seguono per avere un esempio lampante di come condurre un'analisi del gap di competenze.
1. Prevedere l'esecuzione di analisi periodiche del gap di competenze
Dimostrate che l'apprendimento continuo fa parte della vostra cultura aziendale rendendo l'analisi dei gap di competenze un'attività continua.
Offering meaningful learning opportunities that align with the talents and potential of your existing people will deliver a competitive advantage to your organization and improve employee engagement.
2. Allineare l'analisi del gap di competenze con gli obiettivi aziendali
Link your skills gap analysis to the core objectives of your business. Perhaps you're expanding into a new business domain, are planning an upcoming project, or have noticed a specific skill on the rise in your industry. Whatever your motivation, keep your analysis in the same lane as your business goals.
Key steps to streamline this process:
- Define key goals: Understand your business's immediate and future aims.
- Identify relevant skills: Pinpoint skills essential for achieving these goals, like digital competencies for a tech-focused expansion.
- Focus on strategic skills: Prioritize the development of skills that directly contribute to your strategic targets.
- Integrate analysis outcomes: Apply the insights from your analysis to refine your business strategy, ensuring workforce development aligns with business ambitions.
3. Rimanere aggiornati sulle tendenze del settore
Qualche anno fa, la parola "zoom" significava andare da qualche parte molto velocemente, mentre "ibrido" era un tipo di auto.
Questi cambiamenti di vocabolario illustrano come il panorama lavorativo e la tecnologia che lo supporta siano cambiati in modo incommensurabile in poco tempo.
Business leaders must therefore:
- Consult industry reports: Regularly access insights from authorities like Gartner to stay informed about how technological shifts, such as cloud computing, are influencing your sector.
- Engage in industry networks: Use platforms like LinkedIn for real-time discussions on technological trends and skill needs.
- Observe competitors: Monitoring how peers respond to technological advancements can guide your training focus areas.
4. Scavare nelle competenze
"Competenze" è un termine ampio che comprende una serie di competenze tecniche (come le competenze digitali e le competenze analitiche) o soft skills (come l'empatia e le capacità di comunicazione).
Ma sapere quali sono le competenze necessarie deve essere solo il punto di partenza della vostra analisi.
Approfondite l'analisi identificando il livello di competenza ideale per ogni competenza e quelli che i dipendenti o i candidati possiedono.
Questa fase è un'altra opportunità per utilizzare le valutazioni delle competenze per misurare le competenze specifiche in un'area, piuttosto che affidarsi ai dipendenti per autodichiarare i propri livelli.
5. Dare priorità all'elenco delle competenze
Poche organizzazioni dispongono di budget infiniti, quindi dovrete dare priorità agli investimenti in alcune competenze piuttosto che in altre.
Suggerimento: Elencate le competenze più critiche che vi permetteranno di raggiungere i vostri obiettivi e stabilite quali sono i dipendenti che dovete aggiornare per primi e che daranno il massimo valore alla vostra azienda.
6. Ottenere il consenso delle principali parti interessate
Consultate sempre gli stakeholder dell'azienda prima, durante e dopo l'analisi del gap di competenze. L'elenco degli stakeholder sarà diverso per ogni azienda, ma può includere:
- capisquadra;
- esperti del settore;
- leadership esecutiva;
- reclutamento.
Suggerimento: assicuratevi che tutti si impegnino nel processo e siano disposti ad allocare le risorse di conseguenza.
7. Basare le decisioni relative alle competenze sui dati
I dati sono vostri amici quando si tratta di analizzare il gap di competenze.
Raccogliete il maggior numero di dati possibile e snocciolate i numeri sui dipendenti attuali e potenziali, sui loro livelli di competenza e sulle future esigenze di personale della vostra organizzazione.
Quindi, quantificate il fabbisogno di ciascuna competenza a partire da qui.
Suggerimento: se l'istinto vi dice di esplorare il potenziale di un'altra area di competenze, sostenete sempre le vostre decisioni con dati concreti.
8. Controllare il rollout dell'analisi delle competenze
Siete tentati di tuffarvi a capofitto e analizzare tutto? Affrontate invece l'analisi del gap di competenze per fasi, iniziando con un'area che ha un impatto maggiore e poi espandendovi da lì.
Suggerimento: questo approccio misurato vi consentirà di imparare man mano, fornendovi preziose indicazioni sulla gestione del processo, sul controllo dei costi e sulla comunicazione con i dipendenti.
👨💼 Perché l'analisi del gap di competenze è importante per le risorse umane?
Uno degli obiettivi principali delle risorse umane è quello di garantire che i dipendenti possiedano le competenze necessarie per il successo lavorativo.
Ecco otto motivi principali per cui un'analisi del gap di competenze è fondamentale per le risorse umane.
- Gain a detailed overview of your workforce: A skills gap analysis provides granular detail about the strengths and weaknesses of your workforce and team or individual skills. You'll dig deep into the skills your people already possess compared to those they need to remain competitive now and in the future.
- Enable strategic workforce planning: Understanding current employee competencies allows you to anticipate future talent management needs and develop strategies to ensure a smoothly running business. Your insights will also improve your recruitment strategies—you'll create a hiring pool database and filter by skill set to pinpoint the best-fit candidates for your role.
- Identify internal skill needs: Auditing employee skills enables you to determine each individual's training requirements and development goals accurately. You may also have to identify skills used in defunct roles and repurpose them in new business areas. For example, automation may replace a bank teller's role. But someone working as a teller likely has strong numeracy and problem-solving skills that might be repurposed in a data analyst role.
Le iniziative di aggiornamento e riqualificazione miglioreranno le competenze e l'impegno dei dipendenti, dando vita a uno staff più motivato e a una maggiore soddisfazione sul lavoro e produttività.
- Facilitate succession planning: Understanding each employee's skill set allows you to identify potential successors for key roles. Proper succession planning allows your organization to continue running smoothly when key staff members leave, avoiding significant disruption.
➡️ La vostra azienda dispone di un piano di successione? La nostra guida essenziale vi aiuterà a preparare i passaggi di consegne nelle posizioni critiche.
- Plan L&D needs: Your HR team will accurately assess your staff's current and future learning and development needs. And your skills gap analysis will also guide decision-making on resource allocation and budgeting for L&D.
Ricordate però che è possibile colmare le lacune di competenze anche se il budget dedicato è limitato.
- Enhance performance management: Establish performance improvement plans based on reviewed skills to support staff in developing their proficiency levels and reaching specific targets. For example, perhaps an employee has entry-level green skills, but their growth plan requires a deeper proficiency to meet collective sustainability goals. Regular performance reviews will ensure that staff members remain on track.
➡️ Migliorate ulteriormente i vostri sistemi di gestione delle prestazioni con i nostri migliori consigli.
- Respond to digital transformation: Bridging the digital skills gap is an ongoing challenge as companies and individual workers struggle to keep pace with automation and machine learning technologies.
Il Global Digital Skills Index di Salesforce , che include dati relativi a 19 paesi, ha rilevato che i lavoratori hanno ottenuto 33 punti su 100 in aree quali:
- preparazione digitale;
- accesso alle risorse L&D;
- livello di competenza;
- partecipazione alla formazione.
Un'analisi del gap di competenze incoraggia i team delle risorse umane a tenere d'occhio le tendenze di trasformazione digitale della forza lavoro e a monitorare i punti deboli della propria azienda.
- Gain a competitive advantage: You will need more than performing a skills gap analysis to help your company stay ahead of the competition. You need to act on the data. Designing interventions to bridge the gap between your current position and your goals will give you a competitive edge over industry rivals.
When time frames are tight and resources are limited, you can target priority areas and focus resources on the most beneficial competencies.
➡️ Colmate le vostre lacune in termini di competenze con Zavvy
ZavvyLa suite di strumenti per l'abilitazione dei dipendenti sarà parte integrante della vostra analisi del gap di competenze. Abbiamo selezionato queste soluzioni da inserire nel vostro processo:
- 🌱 Piani di crescita: definite la progressione di carriera con i nostri modelli personalizzabili. Mettete i dipendenti al posto di guida della loro carriera e collegate le abilità e le competenze alle opportunità di L&D.
- 🧭 Quadri di carriera: date ai vostri dipendenti un motivo per impegnarsi nell'aggiornamento professionale tracciando i ruoli all'interno delle vostre organizzazioni e chiari percorsi di carriera tra di essi.
- 👨🎓 Learning management system: build and run engaging training programs for your team using science-backed methods like spaced repetition, microlearning, and social learning. These are highly enjoyable and increase knowledge retention compared to traditional methods.
- 🔁 Sof tware di feedback a 360: continuate le conversazioni sullo sviluppo delle competenze incorporandole nelle valutazioni delle prestazioni e nei check-in regolari. Utilizzate i cicli 360 per raccogliere il feedback di un'ampia selezione di colleghi per contribuire all'analisi continua dei gap di competenze.
Contattate Zavvy oggi stesso per prenotare la vostra demo gratuita e senza impegno.
❓ FAQ
What are the three 3 fundamental components of a gap analysis?
The three fundamental components of a gap analysis are: assessing the current state, defining the desired state, and identifying gaps.
Firstly, organizations need to conduct a thorough examination of the existing skill levels of employees across different roles and functions. This involves gathering data through performance evaluations, skills assessments, and feedback mechanisms to understand the strengths and weaknesses of the workforce.
Secondly, organizations must clearly define the desired skill set or competency standards required to achieve their strategic objectives. This involves identifying the skills needed to drive innovation, meet customer demands, and maintain a competitive edge in the market.
Finally, organizations must identify the gaps between the current and desired skill levels to determine areas for improvement.
What are examples of skill gaps?
Examples of skill gaps may include:
- Technical skills: Employees may lack the necessary expertise in using specific software, tools, or technologies relevant to their roles. For example, a software developer may lack proficiency in a programming language or a specific technology required for their role. Or, a marketing specialist may struggle with data analysis skills required for effective campaign performance measurement.
- Soft skills: An employee may have strong technical skills but lack effective communication or teamwork skills. Employees may face challenges in expressing ideas clearly, actively listening, or conveying information effectively to colleagues, clients, or stakeholders. This can hinder collaboration, productivity, and relationship-building within teams.
- Leadership skills: A manager may need development in areas such as decision-making, conflict resolution, or strategic thinking to effectively lead their team.
What is the skills gap strategy?
A skills gap strategy refers to the plan or approach adopted by an organization to address skill gaps among its workforce. This may involve: training and development programs, coaching and mentoring, recruitment, succession planning, performance management, cross-training and job rotations.