Matrice delle competenze: Cos'è e come crearne una (+ modelli Excel gratuiti)
Volete migliorare la produttività del vostro team, ridurre al minimo le lacune di competenze e garantire che ogni membro sia equipaggiato per il successo, il tutto con una rappresentazione visiva facile da usare delle competenze del vostro team?
Se sì, l'utilizzo di una matrice di competenze all'interno della vostra organizzazione può aiutarvi a raggiungere questi obiettivi.
Questo articolo spiega cos'è una matrice delle competenze, la sua importanza e come è possibile crearne una. Vi forniremo anche esempi e modelli Excel di matrice delle competenze da scaricare gratuitamente.
Scoprirete come evitare gli errori più comuni nella creazione di matrici di competenze e vi presenteremo il software per matrici di competenze di Zavvy.
Che cos'è una matrice di competenze?
Una matrice delle competenze, in genere sviluppata dal team dei talenti o dai professionisti delle risorse umane (HR), è uno strumento utilizzato per valutare le competenze e le abilità di un dipendente. Aiuta a identificare il set completo di competenze, il livello di esperienza e la competenza generale richiesta per una posizione o un progetto.
In pratica, può essere semplice come una tabella bidimensionale in Excel:
- Dimensione 1: Persone o reparti (sotto: righe)
- Dimensione 2: Competenze (sotto: colonne)
Se volete effettuare la valutazione delle competenze su scala più ampia e in modo più efficace nella vostra azienda, utilizzate un software di matrice delle competenze per risparmiare tempo e collegare le competenze direttamente ai metodi di sviluppo.
📈 Perché la vostra azienda ha bisogno di una matrice delle competenze?
Valutare efficacemente le prestazioni dei dipendenti e formarli con iniziative strategiche di apprendimento e sviluppo (L&D) può dare alle aziende un vantaggio competitivo e aumentare i profitti.
Concentrarsi sulla crescita professionale del personale migliora anche la fidelizzazione. Secondo il rapporto 2023 Workplace Learning di LinkedIn, uno dei motivi principali per cui i dipendenti si licenziano è la mancanza di opportunità di apprendere e sviluppare nuove competenze. In altre parole, la riqualificazione e l'aggiornamento della vostra forza lavoro dovrebbe essere la vostra priorità principale come professionisti delle risorse umane, manager o dirigenti di alto livello.
Tuttavia, secondo Harvard Business Review, una maggiore formazione non è sempre la soluzione:
"Non possiamo semplicemente inviare i dipendenti a workshop incentrati su qualsiasi competenza sia di moda al momento e aspettarci di ottenere risultati. È essenziale costruire strategie coerenti basate sulle competenze. Dobbiamo pensare seriamente a quali competenze specifiche devono essere mirate, a chi deve apprenderle e a quale mix di formazione, esperienza ed esposizione sarà efficace per creare le organizzazioni basate sulle competenze di cui abbiamo bisogno per affrontare le sfide del futuro".
Ma come si fa a sapere a che punto si è? Una matrice delle competenze può facilitare le cose.
Aiuta a:
- identificare le carenze di competenze
- creare piani di sviluppo mirati
- assegnare i dipendenti ai progetti giusti
- assumere le persone giuste per colmare le lacune
In breve, vi aiuterà a prendere decisioni migliori sullo sviluppo dei dipendenti, sulla pianificazione della successione e sulla definizione dei ruoli.
Parliamo ancora dell'importanza di una matrice di competenze.
🏆 Vantaggi dell'utilizzo di una matrice delle competenze
Aiuta a valutare efficacemente le competenze dei vostri dipendenti
Una matrice delle competenze semplifica la comprensione delle competenze dei dipendenti e aiuta i team delle risorse umane a capire le lacune di competenze a livello aziendale e di team.
È possibile utilizzare queste informazioni per:
- Migliorare la pianificazione della forza lavoro
- Migliorare la collaborazione e la produttività dei team grazie alla presenza di competenze complementari all'interno dei gruppi di lavoro
- Ridurre il rischio operativo grazie alla presenza di dipendenti qualificati in ruoli critici.
Assiste nella creazione di piani di apprendimento personalizzati ed efficaci.
Molti team delle risorse umane non affrontano il tema L&D in modo strategico. Le persone possono avere accesso a una biblioteca di corsi di formazione o a un budget per l'apprendimento, e questo è quanto. Ma non c'è precisione, né orientamento agli obiettivi.
Tuttavia, questo approccio è altamente inefficiente.
Un corretto processo di sviluppo delle persone comprende:
Come le matrici delle competenze si inseriscono nel processo generale di sviluppo delle persone
Seguendo questo approccio si garantisce che i dipendenti sappiano quanto segue:
- cosa vi aspettate da loro a uno specifico livello di carriera/ruolo
- dove si trovano rispetto alle vostre aspettative
Potete utilizzare le informazioni di cui sopra per sviluppare strategicamente la vostra forza lavoro e ridurre il divario tra le vostre aspettative e le competenze dei vostri dipendenti.
Il risultato:
- una riduzione dei costi di formazione
- una riduzione del tempo sprecato per una formazione non pertinente
- un aumento degli effetti dell'allenamento e, di conseguenza, un aumento delle prestazioni.
Allineare la formazione dei dipendenti alle loro carenze di competenze e ai loro interessi può giovare all'organizzazione, perché i dipendenti felici sono più produttivi e danno il meglio di sé quando si divertono a lavorare. Questo approccio può anche aiutare i dipendenti a veder riconosciute le loro capacità, aumentando la loro autostima e i livelli di coinvolgimento.
Aiuta nel reclutamento
Una matrice di competenze semplifica il reclutamento grazie a una chiara mappatura delle competenze esistenti all'interno di un team, consentendo di individuare le lacune in termini di competenze. Questo approccio mirato garantisce che i nuovi assunti apportino le competenze specifiche necessarie, favorendo un team equilibrato e performante.
Inoltre, aiuta a creare descrizioni precise delle mansioni e criteri di valutazione, consentendo un processo di assunzione più efficiente ed efficace.
Studio di caso sulla matrice delle competenze: Ad esempio, un'organizzazione si è rivolta a Vahura OnBoard per ottenere assistenza nella ricerca del primo direttore indipendente. A tal fine, Vahura OnBoard ha utilizzato un modello di matrice di competenze, che prevedeva l'analisi delle esigenze dell'azienda e l'identificazione di dieci competenze essenziali. Di queste dieci competenze, tre richiedevano un'esperienza significativa.
Dopo aver valutato diversi professionisti, Vahura OnBoard ha raccomandato un ex presidente di un ente regolatore con ampie conoscenze per ricoprire la posizione.
Aiuta i dipendenti a identificare i propri punti di forza e di debolezza.
La divulgazione dei risultati della valutazione delle competenze a tutti è facoltativa, ma può avere diversi vantaggi.
Quando i dipendenti confrontano oggettivamente le proprie competenze con criteri predefiniti, acquisiscono consapevolezza dei propri punti di forza e di debolezza, favorendo l'autoconsapevolezza, la responsabilità personale e lo sviluppo di competenze mirate. Questo, a sua volta, va a vantaggio della loro crescita personale e professionale all'interno dell'organizzazione.
Migliora la mobilità interna e la ritenzione
La mobilità interna si riferisce agli spostamenti dei dipendenti all'interno dell'organizzazione. Avere una visione d'insieme delle diverse competenze possedute dai dipendenti consente di individuare il potenziale non sfruttato che giace dormiente all'interno dell'azienda. Una matrice delle competenze consente ai manager e alle risorse umane di identificare le lacune di competenze all'interno dei team e di colmarle con altri colleghi interni con competenze pertinenti.
Quando le competenze sono mappate, diventa anche più facile per i dipendenti spostarsi tra i reparti o i progetti che sono in linea con i loro obiettivi di carriera.
"La mobilità interna favorisce la fidelizzazione e la formazione delle competenze della forza lavoro: Al termine dei due anni, un dipendente che si è trasferito all'interno dell'azienda ha maggiori possibilità di rimanere" - Rapporto 2023 di LinkedIn sull'apprendimento sul posto di lavoro.
Diverse modalità di progressione interna all'azienda
Aiuta nella pianificazione della successione
Le aziende possono utilizzare una matrice di competenze per identificare i dipendenti che hanno il potenziale per assumere ruoli critici come parte della loro progressione di carriera. Questo aiuta a garantire una transizione senza soluzione di continuità quando il personale chiave lascia l'azienda e motiva i dipendenti fornendo una chiara tabella di marcia per la crescita all'interno dell'organizzazione.
📝 Come creare una matrice di competenze per i vostri dipendenti
1. Identificare le competenze per valutare
A tal fine, è possibile esaminare le competenze necessarie per i diversi ruoli all'interno del team o del reparto. Nell'identificare le competenze da valutare, considerate le competenze fondamentali per il successo in un determinato ruolo e le competenze aggiuntive che sarebbe bello avere.
Ad esempio, un content marketing manager dovrebbe essere esperto di strategia di content marketing, copywriting e fondamenti di SEO. Tuttavia, sarebbe opportuno che fosse anche in grado di eseguire lavori di grafica di base e di editing video.
Un buon punto di partenza per determinare quali competenze valutare è il quadro di riferimento per le carriere della vostra azienda: una definizione scritta delle competenze fondamentali di ogni ruolo, tra cui:
- soft skills (comunicazione, intelligenza emotiva, ecc.)
- competenze specifiche per il vostro lavoro (analisi web, Javascript, ecc.)
- valori (cioè, come la persona incarna quel valore)
Alcune aziende si limitano a un modello generico per tutti. Altre, invece, hanno percorsi di progressione dettagliati per ogni ruolo e livello. Leggete la nostra guida dettagliata sulla creazione di quadri di progressione della carriera se non ne avete uno nella vostra organizzazione.
Cercate un esempio?
Un modello generico faciliterà in seguito i confronti a livello aziendale su particolari competenze. I modelli altamente specificati, unici per ogni ruolo, sono ottimi, ma mancheranno le competenze fondamentali che si vogliono vedere per tutti.
Il nostro consiglio: un mix di questi elementi. Mantenete alcune competenze uguali per tutti nell'organizzazione e includetene alcune più tecniche.
2. Valutare le competenze e gli interessi dei dipendenti
I metodi utilizzati dai datori di lavoro per valutare il livello di competenze della propria forza lavoro variano da un'organizzazione all'altra.
Alcuni modi comuni per classificare e classificare le competenze dei dipendenti sono:
- ⬇️ I dirigenti o i supervisori diretti danno un feedback(feedback verso il basso)
- ️ Chiedere ai dipendenti di autodichiarare le proprie competenze, i propri interessi e il livello di competenza in ciascuno di essi(autovalutazione).
- ↔️ I colleghi si valutano a vicenda in modo anonimo(feedback tra pari)
- ⬆️ I rapporti diretti valutano i loro manager(feedback verso l'alto)
- 🔄 Tutto quanto sopra(feedback a 360)
- ✏️ Valutazioni graduate.
- 🪪 Certificazioni.(Biblioteca di formazione esterna)
Se state cercando il modo giusto per creare singoli livelli, la nostra matrice di competenze gratuita farà al caso vostro:
Di solito si consigliano cinque livelli, da quello base a quello esperto.
2.5 Non dimenticare la calibrazione
È risaputo che ognuno di noi ha determinati pregiudizi e tendenze a valutare le persone in modo più o meno elevato. Questi pregiudizi possono danneggiare il coinvolgimento, la fidelizzazione e gli obiettivi aziendali dei dipendenti.
La calibrazione della valutazione delle prestazioni affronta questo problema stabilendo chiari standard di valutazione, in modo che tutti i valutatori abbiano un insieme uniforme di linee guida da seguire quando valutano il lavoro di qualcuno. Si tratta di riunire tutte le persone che forniscono feedback di valutazione per discutere e capire come applicare ogni valutazione alla persona sottoposta a valutazione.
In questo modo, il feedback delle recensioni può diventare più coerente, equo e affidabile.
Volete saperne di più sulla calibrazione? Leggete la nostra guida alla taratura delle prestazioni
3. Aggiungere i dati in una tabella o in una matrice.
Uno dei metodi più comuni per creare una matrice delle competenze è Excel. Seguite i passaggi seguenti per creare una matrice delle competenze in un documento Excel.
- Creare una tabella o matrice con le competenze elencate nella prima colonna e denominarla "Competenze".
- Scrivete i nomi dei membri del team in orizzontale nella colonna "Nome".
- Creare le colonne "Competenze" e "Interessi" sotto Nome.
- Aggiungere i dati sulla competenza e sul livello di interesse raccolti in precedenza.
In questo modo si ottiene una panoramica delle capacità e del livello di competenze di ciascun dipendente. Suddividete le competenze in categorie in base al loro contributo al completamento pratico del progetto.
Come sottolinea giustamente Dennis del PMI, la matrice delle competenze può anche essere rappresentata utilizzando ideogrammi per la comunicazione visiva, ad esempio le palle di Harvey.
4. Mappare i dipendenti con le giuste competenze
Considerate le competenze necessarie per ogni ruolo e identificatele con i dipendenti in possesso di tali competenze. I dipendenti con competenze specifiche possono anche utilizzare queste informazioni per identificare le lacune di competenze e colmarle.
In questo modo i professionisti delle risorse umane avranno una visione d'insieme delle competenze e delle capacità di ogni dipendente. Suddividete le competenze in categorie in base al loro contributo al completamento pratico del progetto.
5. Utilizzare la matrice delle competenze per identificare le esigenze di formazione e assegnare gli incarichi.
Creare programmi di formazione e sviluppo che aiutino i dipendenti a migliorare le proprie competenze. Se ci sono competenze che i dipendenti non possiedono attualmente, prendete in considerazione la possibilità di coinvolgere un formatore per tenere un workshop.
Questo aiuterà i dipendenti a sviluppare le competenze necessarie per avere successo nei loro ruoli e progetti.
🎶 Scoprite il nostro caso di studio sulla formazione e lo sviluppo dei dipendenti presso Cisco.
Modelli ed esempi di matrice delle competenze
Esempio 1 - Matrice delle competenze di base per i team più piccoli
Ecco un esempio di matrice di competenze che combina competenze e interessi, qualcosa che potreste voler fare, ma anche qualcosa che può rendere le cose molto più complesse in scala.
Questi numeri rappresentano:
Esempio 2 - Matrice di competenze avanzate per le organizzazioni
Se vi piacciono gli approfondimenti basati sui dati, questo modello vi piacerà.
È adatto alle organizzazioni più grandi che vogliono capire quali sono le competenze della propria forza lavoro e quali sono le competenze a cui dare priorità per la formazione.
Per evitare un'eccessiva complessità, questo secondo esempio al momento non contiene "interessi", ma si può sicuramente aggiungere alla tabella.
L'aspetto particolarmente utile di questo strumento è che compone automaticamente un elenco di competenze "inferiori a 3", ovvero quelle che dovreste concentrarvi a migliorare:
Potete scaricare e modificare entrambi i modelli di matrice delle competenze qui.
Matrice delle competenze
Per aiutarvi con il quadro delle carriere, abbiamo creato anche una matrice delle competenze a complemento della matrice delle abilità.
Il nostro modello contiene:
- 🚀 36 Competenze del collaboratore individuale: 5 livelli di padronanza: base, intermedio, avanzato, competente, esperto.
- 💪 Oltre 200 indicatori e metriche comportamentali di performance: Fornite ai membri del vostro team una chiara comprensione di ciò che serve per avanzare di carriera.
- 🔨 100+ attività di sviluppo suggerite: In questo modo potrete sviluppare le competenze dei vostri collaboratori con passi chiari e attuabili sia per i manager che per i dipendenti.
Volete accelerare i vostri processi HR? ️ Date un'occhiata ai nostri modelli per lo sviluppo dei dipendenti, la formazione, il feedback e le prestazioni e molto altro ancora .
🙅 Migliori pratiche da seguire quando si costruisce una matrice di competenze
La matrice delle competenze, se creata correttamente, può rendere il processo di assunzione più semplice ed efficace.
Ecco alcune buone pratiche di matrice di competenze che potete seguire per trarne il massimo beneficio:
- Non create una matrice delle competenze senza aver prima valutato le competenze necessarie per un progetto o un ruolo di successo, in modo da garantire un approccio completo, che tenga conto delle prospettive sia dei dipendenti che dell'azienda.
- Assicuratevi di includere tutte le competenze critiche richieste per ogni ruolo.
- Ricordate l'importanza della calibrazione; cercate di ottenere dati validi piuttosto che affidarvi a stime arbitrarie.
- Allineare accuratamente le competenze ai membri del team e ai ruoli per mantenere la precisione della matrice.
- Non fermatevi dopo la creazione. La matrice è solo l'inizio. Ora è il momento di mettere in pratica le nuove intuizioni e migliorare L&D per sempre.
🛠 Come il software per la matrice delle competenze vi aiuta
Il nostro modello e le istruzioni di cui sopra sono indubbiamente utili, ma la loro attuazione potrebbe richiedere molto tempo e impegno:
- Ottenere il contributo di tutte le parti interessate e dei team
- Assicurarsi che i dati siano validi e corretti
- Preoccuparsi costantemente di incasinare accidentalmente qualcosa in Excel
- Mantenere la matrice aggiornata
È qui che entra in gioco il nostro Zavvy, che vi semplifica la vita come non mai.
Esempio dal software di matrice delle competenze di Zavvy(una mappa di calore dei risultati del feedback)
Il software di automazione delle risorse umane e di Matrice delle competenze di Zavvy vi aiuta a:
- Ottenere dati validi e imparziali attraverso il feedback 360
- Coinvolgete automaticamente tutte le parti interessate, senza doverlo ricordare a nessuno.
- Calibrare i dati
- Visualizzatela come una mappa di calore per ottenere una matrice di competenze.
- Aggiornarlo automaticamente insieme ai cicli di feedback regolari(valutazione delle prestazioni, ecc.).
La parte migliore?
Non finisce con la matrice. Ulteriori analisi, come le griglie a 9 caselle, sono a portata di clic!
La valutazione delle competenze è solo il primo passo. Il nostro strumento aiuta anche i vostri dipendenti a sviluppare le giuste competenze e a trovare i migliori programmi di formazione disponibili. Grazie a quadri di carriera chiari e a una progressione equa, il nostro software per la definizione dei percorsi di carriera offre percorsi chiari per tutti.
👀 Siete curiosi? Richiedete una demo oggi stesso.
❓ FAQ
Qual è l'obiettivo di una matrice di competenze?
L'obiettivo principale di una matrice delle competenze è fornire una rappresentazione visiva delle capacità e delle competenze disponibili all'interno di un team o di un'organizzazione. Aiuta a identificare i gap di competenze, a facilitare lo sviluppo mirato dei dipendenti e a garantire la giusta allocazione delle risorse per ottenere prestazioni ottimali e una crescita strategica. In questo modo, migliora l'efficienza e l'efficacia complessiva della pianificazione della forza lavoro e della gestione dei talenti.
Qual è la differenza tra una matrice delle competenze e una matrice delle capacità?
Una matrice delle competenze e una matrice delle capacità sono simili in quanto entrambe mirano a fornire una panoramica strutturata delle capacità e delle competenze di un'organizzazione.
Tuttavia, la differenza sta proprio nella prospettiva: una matrice di competenze si concentra su abilità o compiti specifici di un dipendente, mentre una matrice di competenze si concentra sulle competenze o abilità richieste per un ruolo.
In un certo senso, il primo riguarda lo stato attuale di un dipendente, mentre il secondo definisce le competenze ideali di una persona in un determinato ruolo.
Come si combinano le matrici delle abilità e i modelli delle competenze?
Le matrici delle competenze e i modelli delle competenze si completano a vicenda. Mentre una matrice di competenze fornisce una ripartizione dettagliata delle competenze specifiche richieste per un ruolo, un modello di competenze fornisce una visione più olistica delle competenze e delle abilità più ampie necessarie per avere successo in quel ruolo. Utilizzando entrambi, è possibile creare una comprensione più completa di ciò che serve per eccellere in una determinata posizione.
Che cos'è una matrice di competenze per le assunzioni?
Una matrice di competenze per le assunzioni è uno strumento che può essere utilizzato per valutare le competenze e le qualifiche dei candidati. Creando una matrice che delinea le competenze e i compiti specifici richiesti per un determinato ruolo, è possibile confrontare l'esperienza e le capacità di ciascun candidato per determinare chi è il più adatto al lavoro.
Qual è il passo successivo alla matrice delle competenze?
Il passo successivo è usarla per informare il processo decisionale. Ciò potrebbe significare utilizzare la matrice per identificare le lacune nel set di competenze del team e creare piani di sviluppo per colmare tali lacune. In alternativa, si può usare la matrice per valutare i candidati al lavoro o per determinare quali membri del team sono più adatti a lavorare su un particolare progetto.
In che modo il software della matrice delle competenze può aiutare?
Il software per la matrice delle competenze può aiutare a semplificare la creazione e la manutenzione di una matrice delle competenze. Utilizzando un software per automatizzare il processo, è possibile risparmiare tempo e ridurre il rischio di errori. Inoltre, molte soluzioni software per la matrice delle competenze offrono funzioni avanzate di reporting e analisi che possono aiutarvi a comprendere le competenze del vostro team e a identificare le aree di miglioramento.