Guida alla calibrazione delle valutazioni delle prestazioni: Come condurre revisioni più eque
Se avete mai guardato un reality show come X Factor o Ballando con le stelle, conoscerete la miscela di personalità che compongono la giuria. C'è sempre qualcuno di amichevole, qualcuno di divertente, qualcuno di serio e qualcuno che dà punteggi più severi dei suoi co-giudici, perché questo rende la televisione più bella.
Ma passando dall'industria dell'intrattenimento al mondo degli affari, è proprio questa varietà di personalità e di comportamenti imprevedibili a rendere le valutazioni delle prestazioni un campo di gioco impari.
Immaginate l'impatto se metà del vostro team riceve la valutazione annuale da un capo ottimista e incoraggiante che assegna punteggi generosi alle prestazioni.
Ma l'altra metà riceve una recensione dall'equivalente manageriale di Mister Nasty della TV.
Sulla carta, sembra che questo secondo gruppo non abbia centrato il bersaglio e può aspettarsi valutazioni meno impressionanti, aumenti di stipendio inferiori e minori possibilità di promozione.
È qui che entra in gioco la calibrazione della valutazione delle prestazioni.
Dopo tutto, a cosa serve un sistema di valutazione delle prestazioni che dipende dalla personalità dei vostri manager?
Il processo di valutazione deve essere standardizzato, equo e facile da seguire!
Questo articolo vi fornirà sette best practice per la calibrazione della valutazione delle prestazioni della vostra azienda, per garantire che le vostre valutazioni siano efficaci e imparziali.
⚖️ Che cos'è la calibrazione della valutazione delle prestazioni?
La calibrazione della valutazione delle prestazioni è un processo che si concentra sugli standard di valutazione, in modo che i revisori abbiano un insieme uniforme di linee guida da seguire quando valutano il lavoro di qualcuno.
Chiunque fornisca un feedback di revisione dovrebbe riunirsi per discutere e capire come applicare ogni valutazione a un valutato.
La calibrazione deve determinare quanto segue:
- Come valutare in modo equo il lavoro svolto in passato entro un periodo di prova stabilito. Questo periodo deve essere uguale per tutti (ad esempio, un anno, sei mesi, ecc.).
- Come valutare i dipendenti che ricoprono ruoli o livelli lavorativi simili: la valutazione deve riguardare le stesse categorie e competenze per tutti.
- Il sistema di assegnazione dei punteggi della revisione, compresi i criteri di prestazione specifici per ogni voto/valutazione.
🫱🫲 Come si svolge il processo delle riunioni di calibrazione delle prestazioni?
Le riunioni di calibrazione della valutazione delle prestazioni si svolgono in genere alla fine del ciclo di valutazione.
Un ciclo di performance ha in genere sei fasi chiave:
- Definite le vostre aspettative: chiarite che cosa deve ottenere ogni recensore per ottenere un determinato punteggio.
- Preparare la valutazione delle prestazioni: Decidete chi sarà coinvolto nel feedback. Potreste incorporare il feedback verso l'alto, verso il basso e tra pari in un ciclo di valutazione a 360 gradi.
- Rivedere le domande e la scala di valutazione: questa fase importante si concentra sugli input della valutazione piuttosto che sui risultati. Controllate il linguaggio usato nelle domande per assicurarvi che non si siano insinuati pregiudizi. Gli esseri umani hanno 188 pregiudizi impliciti con cui confrontarsi, e la consapevolezza di ciò ci impedisce di porre domande fuorvianti.
- Effettuare controlli di calibrazione: utilizzare le migliori pratiche (vedi sotto) per lavorare attraverso l'elenco.
- Organizzare una riunione di calibrazione: per discutere i risultati con i responsabili delle risorse umane e i colleghi revisori. I singoli revisori potrebbero dover modificare i propri punteggi o feedback.
- Feedback e revisione: in questa fase finale consegnerete il feedback (con le eventuali revisioni) ai partecipanti alla revisione.
💡 Scoprite 30+ best practice scientificamente supportate per condurre le valutazioni delle prestazioni.
Chi deve essere coinvolto nel processo di calibrazione della valutazione delle prestazioni?
Creare un comitato di calibrazione per la valutazione delle prestazioni.
Dovrebbe includere:
- Supervisori e manager che hanno la responsabilità di fornire feedback ai dipendenti.
- Leader esecutivo della specifica unità aziendale di cui si sta valutando la performance, in grado di chiarire gli obiettivi dell'unità e di detenere i dati critici per la misurazione della performance.
- Responsabili delle risorse umane che supervisioneranno l'intero processo di calibrazione.
Questo gruppo di persone si riunisce per esaminare le valutazioni dei dipendenti, definire il significato delle valutazioni su una scala precisa di valutazione delle prestazioni e giustificare la valutazione assegnata a ciascuna persona.
Suggerimento: per ridurre al minimo la possibilità di pregiudizi nella gestione delle prestazioni, il vostro comitato di calibrazione dovrebbe includere persone con background ed esperienze culturali diverse.
🏆 4 motivi convincenti per utilizzare la calibrazione della gestione delle prestazioni
È difficile per le aziende ammettere che il loro sistema di valutazione delle prestazioni deve essere calibrato.
Non possiamo permettere ai leader di esercitare un giudizio sulle prestazioni dei loro singoli dipendenti e dare loro il beneficio del dubbio che stiano gestendo bene la situazione?
Se lo fate, vi perderete i seguenti quattro vantaggi della calibrazione della gestione delle prestazioni!
Generare valutazioni coerenti delle prestazioni
Immaginate questo: Quando un ospedale apre una scatola di termometri, il personale medico deve sapere che ogni dispositivo è calibrato per misurare la temperatura in modo coerente. Vogliono strumenti che analizzino con precisione la temperatura interna del paziente, in modo da poter diagnosticare la sua condizione e costruire un piano di trattamento basato sulle sue statistiche vitali.
Un termometro difettoso che misura la temperatura molto più bassa o più alta rispetto alle nostre scale standard Celsius o Fahrenheit potrebbe far perdere l'opportunità di prescrivere un trattamento, con esiti potenzialmente gravi.
Il concetto di calibrazione nella gestione delle prestazioni funziona allo stesso modo. Si tratta di coerenza e uguaglianza.
Quando i revisori si attengono a una serie di standard rigorosi, avete la certezza di potervi fidare delle vostre valutazioni delle prestazioni.
Sapete che ogni dipendente ha ricevuto una valutazione equa, senza il rischio che numeri insoliti si insinuino nei vostri dati.
Definire i requisiti che i dipendenti devono soddisfare per ottenere valutazioni di alto livello.
Quando si parla di performance dei dipendenti, la calibrazione fornisce una struttura inconfutabile con cui i dipendenti possono lavorare nel loro percorso di sviluppo professionale.
Supponiamo che un singolo collaboratore ottenga un mediocre 6 su 10 per la comunicazione. Saprà esattamente perché ha ottenuto questo punteggio e cosa può fare per ottenere un 8 o un 9 su 10 la prossima volta.
Inoltre, si sentiranno rassicurati dal fatto che i loro colleghi che hanno difficoltà di comunicazione non riceveranno voti più alti di loro in quest'area.
Migliorare la reputazione della vostra valutazione delle prestazioni
Le recensioni dei dipendenti non hanno sempre avuto una grande reputazione.
Una ricerca Gallup rivela che solo il 29% dei dipendenti ritiene che le proprie valutazioni delle prestazioni siano corrette.
E solo il 26% conferma che sono precisi.
Ma le cose cambiano quando la vostra forza lavoro sa che state facendo tutto il possibile per rendere equa la gestione delle prestazioni.
Una ricerca McKinsey conferma che il 60% dei dipendenti che ritiene equo il processo di performance della propria azienda lo ritiene anche efficace!
Quando i vostri dipendenti accettano il vostro sistema di gestione delle prestazioni calibrato, potete aspettarvi che la loro produttività e il loro livello di rendimento salgano alle stelle.
La prova?
Le nostre statistiche sul feedback dei dipendenti rivelano che il 65% dei dipendenti dichiara che lavorerebbe di più se i loro manager riconoscessero attivamente i loro sforzi attraverso il feedback.
Ridurre i pregiudizi dei valutatori per fornire recensioni corrette
Ogni singolo recensore porta con sé una serie di pregiudizi. Anche con le migliori intenzioni, tutti noi abbiamo pregiudizi inconsci che influenzano la nostra capacità di fornire recensioni corrette.
Brooks Scott, Executive Coach e CEO di Merging Path, spiega:
"Per quanto possiamo pensare di essere professionali, esperti e consapevoli di noi stessi, è impossibile eliminare i pregiudizi dai sistemi creati o implementati dagli esseri umani. Non cercate di eliminarli, ma di ridurli.
Suggerimento: Assegnate a una persona nella sessione di calibrazione della valutazione delle prestazioni l'unica funzione di segnalare parole, frasi e sentimenti che possono essere interpretati. Sebbene molte forme di pregiudizio sul posto di lavoro siano inconsce, non è necessario essere esperti di pregiudizi per misurare la soggettività rispetto all'oggettività.
Se un valutatore fa un'osservazione sulle prestazioni di un individuo che non è collettivamente perseguibile, specifica e misurabile, probabilmente deriva dai suoi pregiudizi e, quindi, non dovrebbe essere usata né a favore né contro qualcuno".
Non possiamo eliminare tutti i nostri pregiudizi: sono una risposta cognitiva naturale. Ma possiamo prendere provvedimenti per ridurli al minimo.
Il primo passo consiste nell'essere consapevoli di alcuni pregiudizi comuni e nell'utilizzare la fase di calibrazione per verificare se si sono infiltrati nelle vostre recensioni.
- Recency bias: quando i recensori ricordano gli eventi più recenti e dimenticano il fantastico progetto che il loro recensore ha completato sei mesi fa!
- Primacy bias: quando la prima impressione di un manager su un valutato domina la sua valutazione.
- Il pregiudizio della distanza si verifica quando i manager favoriscono i dipendenti più vicini a loro rispetto a quelli più lontani. Questo pregiudizio è prevalente negli ambienti di lavoro remoti e ibridi.
- Pregiudizio di somiglianza: i legami fanno parte del business, ma quando i manager favoriscono i dipendenti che ritengono simili a loro (per quanto riguarda hobby, background o convinzioni), ciò può influire sulla variabilità delle valutazioni delle prestazioni.
- Bias di indulgenza: i manager possono simpatizzare con i dipendenti che si impegnano molto, ma che non raggiungono i risultati sperati. Possono assegnare un punteggio generoso come strumento motivazionale, ma non è corretto nei confronti di altri dipendenti che hanno ottenuto risultati migliori.
🧰 7 Migliori pratiche di calibrazione della revisione delle prestazioni
Seguite le seguenti fasi per condurre una strategia di calibrazione vincente.
1. Incontro per le sessioni di calibrazione
Per ottenere i migliori risultati dalle sessioni di calibrazione, è necessario incontrarsi più di una volta, soprattutto quando si sta avviando la nuova strategia di gestione delle prestazioni.
Riunite il vostro comitato di calibrazione dopo le valutazioni delle prestazioni. Discuterete i dati della vostra valutazione da un livello alto per darvi un'idea di come si sta comportando il vostro team nel suo complesso.
Ma siate anche pronti ad approfondire le valutazioni delle prestazioni individuali o di un campione rappresentativo per garantire che i punteggi siano equi e privi di pregiudizi.
2. Pianificare la strategia della sessione di calibrazione
Discutete l'ordine del giorno del controllo di taratura e cosa sperate di ottenere.
Ad esempio, i pregiudizi di indulgenza potrebbero essere stati problematici in un precedente ciclo di performance. Quindi, la sessione di calibrazione può concentrarsi sull'identificazione di ulteriori casi di questo pregiudizio inconscio, assicurandosi che non sia stato sostituito dal pregiudizio di centralità (quando i manager tendono a classificare i propri dipendenti verso il centro della scala).
Siate chiari sugli obiettivi della vostra sessione di calibrazione e usateli per creare un chiaro standard aziendale.
3. Selezionare una scala
Determinare la scala di prestazioni con cui si vuole lavorare.
Ad esempio, si può scegliere una scala a 3 punti come:
- 1=il dipendente non soddisfa le aspettative
- 2=il dipendente soddisfa le aspettative
- 3=il dipendente supera le aspettative
Tuttavia, le scale più brevi mancano di sfumature, quindi potreste trovarvi più a vostro agio scegliendo una scala a 5 punti o fino a 10 punti, se preferite un'ampiezza maggiore.
4. Chiarire ogni valutazione
Assicuratevi di fornire una formulazione precisa per ogni valore numerico, qualunque sia la scala scelta.
Evitate di usare un linguaggio vago come "medio", "d'accordo" o "buono", che si prestano tutti all'interpretazione.
Inoltre, evitate le parole emotive che possono dare adito a interpretazioni soggettive.
Fornite la documentazione necessaria per guidare i revisori nella scelta della valutazione corretta per il loro dipendente.
Esempio: per ottenere un punteggio di livello 5, il dipendente deve raggiungere i risultati X, Y e Z entro la scadenza del ciclo di valutazione delle prestazioni e dovete essere in grado di presentarne la prova. La prova può essere costituita dai dati di vendita, dai punteggi del servizio clienti o da una certificazione.
5. Tracciare la distribuzione dei punteggi di performance
Durante la riunione di calibrazione, dovreste coinvolgere manager e leader nella stima della distribuzione dei punteggi di performance. In particolare, quanti dei loro collaboratori si aspettano di ottenere risultati nelle categorie alta, media e bassa?
Alcuni modelli di distribuzione da seguire sono:
- Curva a campana: distribuzione normale con la parte superiore della campana che si riferisce alla media, alla mediana e alla modalità dei risultati, mentre ogni curva inclinata si riferisce alle figure periferiche.
- Quota: quando i manager devono assegnare un volume specifico di valutazione in base al numero di dipendenti che stanno valutando.
- Indulgenza: più vicina a una distribuzione più positiva.
Quando la calibrazione funziona in modo efficace, la maggior parte dei punteggi dovrebbe essere distribuita in modo uniforme nella zona intermedia, con pochi punteggi in eccesso nelle categorie alte e basse. Se questo non è il caso della vostra forza lavoro, è un indicatore critico del fatto che è ora di ricalibrare.
6. Colloqui 1:1 con i dirigenti
Una parte di qualsiasi controllo di calibrazione dovrebbe consistere in un incontro faccia a faccia con i singoli manager per discutere il motivo per cui hanno assegnato determinati punteggi.
L'obiettivo è quello di verificare che i manager siano d'accordo sugli standard di prestazione e, soprattutto, di eliminare eventuali pregiudizi.
Se notate che il manager A assegna punteggi di performance più alti ai dipendenti maschi che lavorano in ufficio rispetto alle lavoratrici a distanza, è una conversazione cruciale da fare!
Nelle aziende più grandi, dove è troppo dispendioso in termini di tempo tenere incontri 1:1 con i manager, l'alternativa è affidarsi ai membri del comitato di calibrazione per fornire feedback pertinenti ai rispettivi manager.
7. Adattare le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti
Se la calibrazione rileva incongruenze o elementi che potrebbero essere interpretati come pregiudizi, è possibile apportare le modifiche necessarie per aumentare la sensazione di equità. Documentate sempre le modifiche apportate e le relative motivazioni.
Ricordate: la calibrazione delle valutazioni fornisce indicazioni preziose sul funzionamento del vostro sistema di gestione delle prestazioni. Imparate da loro per migliorare il processo per i cicli futuri!
📝 Due pratici modelli da utilizzare
Per rendere l'intero processo un po' più concreto e tangibile, abbiamo creato 2 modelli che potete utilizzare subito.
1) Foglio elettronico di calibrazione
🔍 Utilizzate questo foglio di calcolo per inserire i dati per persona prima e dopo la calibrazione. Ottenete automaticamente una curva a campana e statistiche pratiche per reparto.
2) Guida alla riunione di taratura e lista di controllo
🔍 Utilizzate questo modello per guidare le vostre riunioni di calibrazione in modo da eseguire un processo più strutturato e completo.
➡️ Richiedete gratuitamente entrambi i modelli di calibrazione delle prestazioni.
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E soprattutto? È completamente automatizzato, in modo da poter raccogliere e fornire un feedback significativo sulle prestazioni con un semplice clic!
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❓ FAQ
Scoprite le nostre risposte alle domande più comuni sulla calibrazione della valutazione delle prestazioni.
Perché calibrare le valutazioni delle prestazioni?
La calibrazione della valutazione delle prestazioni standardizza l'intero processo per rendere le valutazioni eque per ogni dipendente della vostra azienda.
Inoltre, la calibrazione riduce la soggettività producendo dati oggettivi su cui lavorare.
Cosa succede in una riunione di calibrazione delle prestazioni?
Una riunione di calibrazione verifica principalmente le incongruenze nelle valutazioni delle prestazioni.
Un comitato di calibrazione prima crea e poi si attiene a una serie rigorosa di standard di valutazione delle prestazioni. L'obiettivo è quello di essere trasparenti e di ridurre i pregiudizi nel processo di valutazione.
A seconda delle dimensioni della vostra organizzazione, potrete scegliere di esaminare tutte le valutazioni delle prestazioni o di selezionare un campione rappresentativo.
Ricordate: dividete in gruppi separati i lavoratori a tempo pieno, quelli a tempo parziale e gli stagisti.
In caso di incongruenze, ciò suggerisce che nel processo di revisione si sono insinuati dei pregiudizi oppure che il revisore è inesperto e sta ancora completando il suo periodo di formazione.
In ogni caso, il comitato di calibrazione lavorerà con i manager per risolvere questi problemi e aggiustare le valutazioni di conseguenza per livellare il campo di gioco.
Quali sono le valutazioni migliori per i top performer?
Non ci sono criteri prestabiliti per la valutazione delle prestazioni.
Spetta al vostro comitato di calibrazione definire i punteggi di cui i vostri dipendenti hanno bisogno per essere dei top performer. Dopodiché, tutto si riduce all'etichettatura di ciascun valore numerico della scala di valutazione e alla chiara comunicazione di questi valori ai dipendenti e ai manager che li esaminano.
Chi è responsabile della calibrazione?
Un comitato di calibrazione viene istituito appositamente per questo processo. Anche se si può invitare chiunque a farne parte, in genere questo ruolo è più adatto ai manager di livello superiore coinvolti nelle valutazioni delle prestazioni, ai leader esecutivi dell'unità aziendale e ai responsabili dei team delle persone.