Budget per la formazione: Una chiave per migliorare il valore di vita dei dipendenti
Immaginate di viaggiare in un Paese che parla una lingua straniera senza fare ricerche, pianificare o utilizzare una guida turistica.
- O spendete il vostro tempo e denaro scegliendo eventi turistici eccitanti a caso o eventi di cui vi pentite.
- Oppure, siete così sprovveduti che finite per non fare granché.
Lo stesso vale per i budget destinati alla formazione. Le aziende spendono 130 miliardi di dollari per formare il proprio personale, ma solo il 25% di questa formazione è efficace.
Il motivo comune per cui questi corsi di formazione sono improduttivi è la scarsa ricerca, pianificazione e guida.
Questo articolo vi mostrerà l'aspetto di un budget di formazione ben pianificato e i passi fondamentali per creare un budget di formazione adeguato.
💰 Cos'è un budget per la formazione?
Un budget per la formazione si riferisce ai costi diretti e indiretti e alle risorse utilizzate per formare i dipendenti di un'organizzazione. Include il costo di corsi, libri e altri materiali didattici. Include anche i costi indiretti, come i salari, i compensi e il tempo impiegato per organizzare la formazione.
Accantonare un budget per la formazione è essenziale per la responsabilizzazione dei dipendenti. Aiuta i dipendenti ad accedere alle conoscenze di qualità di cui hanno bisogno per svolgere efficacemente il proprio lavoro.
In molti casi, i dipendenti possono decidere più o meno liberamente come spendere il proprio budget per la formazione.
La massima libertà, il massimo potere. Giusto? Non necessariamente.
Tuttavia, un budget per la formazione utilizzato correttamente influisce anche sulla soddisfazione dei clienti.
Un dipendente ben addestrato sa come affrontare i clienti ed evitare le situazioni, mentre un servizio clienti scadente e un morale basso possono portare a una perdita di profitto e incidere sul vostro ROI.
📈 Perché i budget per la formazione sono importanti?
Aumenta il successo e l'esperienza dei clienti
I vostri dipendenti sono i guardiani della porta tra la vostra organizzazione e i clienti. Pertanto, devono ricevere una formazione adeguata per offrire servizi migliori. Una cattiva esperienza del cliente può influire negativamente sulla reputazione della vostra organizzazione. Per questo motivo, l'implementazione di un LMS dedicato alla formazione dei clienti può fornire ai vostri rappresentanti le conoscenze e le competenze necessarie per offrire una customer experience eccellente.
L'86% dei clienti tornerà a fare affari con voi quando avrà un'esperienza positiva. Se invece accade il contrario, il 53% passerà a collaborare con la concorrenza.
Migliora il valore di vita dei dipendenti
Un ricco budget per la formazione consente di offrire una buona esperienza ai dipendenti. Quando potete permettervi di dare al vostro personale le risorse necessarie per aggiornarsi, questo viene interpretato come un investimento sul loro potenziale.
Il che finisce per accrescere la loro fiducia e porta al coinvolgimento dei dipendenti. I lavoratori impegnati considerano il successo dell'organizzazione come vitale per loro stessi.
D'altro canto, il lavoratore disimpegnato svolge il lavoro solo perché glielo si dice. Di conseguenza, il primo ottiene risultati migliori e continua a migliorare nel corso degli anni. Inoltre, rimarrà più a lungo nell'organizzazione, poiché avete fissato un livello elevato per la concorrenza.
Questi fattori vi aiuteranno a conoscere i vostri dipendenti più preziosi e a prendere decisioni migliori sul capitale umano che portino a un ROI più significativo.
Migliora la fidelizzazione dei talenti
Il 94% dei dipendenti Il 94% dei dipendenti rimane con il proprio datore di lavoro se questo investe nella formazione a lungo termine. Un budget ragionevole per la formazione, abbinato a un piano di sviluppo, dimostra il vostro impegno ad aiutare i vostri dipendenti ad aggiornarsi. Inoltre, genera fiducia sul posto di lavoro e pone un limite alla concorrenza.
A prova di futuro per la vostra organizzazione
Nel 2022, il 42% delle competenze fondamentali necessarie per svolgere i lavori attuali cambierà a causa dei rapidi cambiamenti tecnologici. Inoltre, entro il 2025, il 75% della forza lavoro sarà dominato dai millennial, che apprezzano l'apprendimento continuo.
Fornire le risorse di cui hanno bisogno per crescere li prepara ad affrontare un ambiente di lavoro in rapida evoluzione. Al contrario, non fornire risorse rende le loro competenze arrugginite e ridondanti, con un impatto negativo sul successo dell'organizzazione.
Un budget per la formazione assicura la longevità della vostra organizzazione, rendendo i dipendenti in grado di adattarsi agli sviluppi e ai cambiamenti futuri, fornendo le risorse necessarie per il loro aggiornamento.
Migliora il rendimento e le prestazioni del lavoro
Ciò che alimentate la vostra organizzazione è ciò che ne esce dall'altra parte. I dipendenti meglio formati hanno bisogno di una minore supervisione, si presentano al lavoro con maggiore frequenza e si relazionano meglio con i clienti.
Tutti questi fattori aumenteranno le vendite e il successo dell'organizzazione. Ma tagliare sulla formazione dei dipendenti anziché investire in essa avrà conseguenze disastrose.
📊 Parametri di riferimento: Quanto budget per la formazione concedono le aziende ai loro dipendenti?
Il budget per la formazione che le aziende assegnano ai propri dipendenti varia. In genere, le aziende sono consapevoli del ROI della formazione del personale. Ma a causa della pandemia COVID 19, i modelli di spesa delle organizzazioni sono cambiati in modo significativo.
Anche se molte aziende integrano la formazione fisica con piattaforme di e-learning per ridurre i costi di formazione, continuano a stanziare fondi enormi per la formazione del personale.
Secondo il rapporto di settore, le organizzazioni statunitensi con un numero di dipendenti compreso tra 100 e 999 hanno speso circa 1.678 dollari per dipendente per la formazione solo nel 2020.
Il rapporto rivela anche che le grandi aziende stanziano 22 milioni di dollari per la formazione, mentre le medie imprese spendono 808.355 dollari. Le piccole aziende spendono 506.819 dollari.
Per Abby Wilson di LGBTQ flags Australia, "il budget per la formazione che stabiliamo è di solito pari allo stipendio che abbiamo per ogni individuo. Quando possiamo, lo aumentiamo di circa il 2-3%".
Penta Academy stabilisce un budget annuale per la formazione di €1,000. Inoltre, Penta mette a disposizione dei dipendenti programmi e corsi gratuiti tramite i loro account LinkedIn.
⚖️ Come si calcolano i costi della formazione?
1. Determinare le esigenze di formazione
Max Benz, fondatore di Banking Geeks, afferma che:
"Quando si tratta di stabilire i budget per la formazione dei dipendenti, ci sono alcuni fattori da considerare. In primo luogo, è necessario valutare le esigenze della vostra forza lavoro
- In quali aree devono migliorare?
- Quali competenze devono acquisire?
Una volta che avete una buona comprensione dei requisiti di formazione, potete iniziare a ricercare i costi dei vari programmi. Dovrete anche tempo necessario per la formazione per la formazione e l'eventuale perdita di produttività che ne potrebbe derivare.
Infine, dovrete stabilire un budget realistico e realizzabile. Prendendo in considerazione tutti questi fattori, è possibile sviluppare un budget per la formazione che soddisfi le esigenze dei dipendenti, pur rimanendo all'interno dei propri vincoli finanziari".
Un piano dettagliato di sviluppo dei dipendenti deve esaminare le carenze di competenze e le esigenze dell'organizzazione. Dovrebbe anche considerare le aspirazioni di carriera del personale e trovare un terreno comune per aiutarlo a raggiungerle.
Dovrete collaborare con altri manager, con l'intero team People Ops e con i dipendenti da formare. Questo vi darà una visione a 360 gradi per creare la migliore strategia di formazione.
Ecco come determinare le esigenze di formazione dei dipendenti:
- Fate riferimento alla descrizione delle mansioni del vostro dipendente (o meglio: percorso di carriera).
- Chiedete ai dipendenti i loro obiettivi di carriera.
- Allineare i loro obiettivi agli obiettivi e ai valori aziendali. Ad esempio, progettate una vision board e mettetela in bella mostra nell'organizzazione. In questo modo, tutti vedono gli obiettivi organizzativi, come si inseriscono nel quadro generale e perché il loro ruolo nel raggiungimento dell'obiettivo organizzativo è essenziale.
- Verificare e valutare il loro set di competenze. Il modo più comune per farlo è una valutazione a 360° basata sulle competenze.
Considerate di porre le seguenti domande:
- La formazione sarà online o in loco?
- Ci saranno spese di viaggio, di alimentazione e di alloggio?
- Devo assumere persone esterne alla mia organizzazione? Ci sono membri della mia organizzazione che possono fare da tutor e formare altro personale?
- Quanto costerà ciascuno di questi corsi di formazione?
- Dovrò acquistare materiali e supporti didattici per il mio personale?
Dopo aver risposto a queste domande, valutate il costo della formazione in base alle risorse necessarie.
2. Calcolo in base al salario
Un altro modo per determinare il costo della formazione dei dipendenti è questa semplice formula:
Stipendio totale annuo (per dipendente) X 1-3% = budget per la formazione.
Ricavate l'importo totale che spendete per ogni dipendente. Poi moltiplicatelo per l'uno o il tre percento del loro stipendio. In questo modo si ottiene il budget per la formazione.
Questa tecnica è ideale perché consente di coprire sia i costi fissi (retribuzione dei dipendenti, forniture per ufficio e attrezzature) sia i costi variabili (costi nascosti o non pianificati).
3. Assumere un'agenzia per le risorse umane per calcolare il budget per la formazione
Potreste anche assumere un'agenzia di risorse umane che vi aiuti a calcolare il budget per la formazione. Questo vi sarà utile quando troverete difficile farlo da soli.
Inoltre, vi darà una prospettiva esterna e vi farà scoprire costi nascosti che vi saranno sfuggiti durante il processo di pianificazione.
Maciej Kubiak, responsabile delle persone di PhotoAiD, condivide la sua opinione sull'esternalizzazione del calcolo del budget per la formazione:
"Abbiamo faticato a creare un'adeguata strategia di budget per la formazione, quindi ci siamo avvalsi del supporto di una società esterna di risorse umane. Con il loro aiuto, abbiamo stabilito un budget annuale per lo sviluppo dei dipendenti.
I dipendenti non scelgono i corsi in modo del tutto autonomo. Poiché i leader conoscono le migliori esigenze di un intero team e di particolari lavoratori, discutono i piani di sviluppo con i membri del loro team. Gli obiettivi di carriera vengono definiti per l'intero team e i leader li presentano ai datori di lavoro.
Di conseguenza, il budget per la formazione è distribuito tra i reparti e non tra i dipendenti.e i leader sono persone che mettono in relazione le esigenze dell'azienda e le aspettative dei dipendenti".
🚩 Limitazioni: Quali problemi comporta un budget per la formazione?
I dipendenti non sanno come spendere i loro budget per la formazione, lasciandoli intatti. Il fermento sul futuro del lavoro e sulle competenze necessarie per prepararsi ad esso li porta a cercare freneticamente dei corsi.
- Cercano questi corsi sulla base di informazioni generiche , invece di trovare quelli su misura per far progredire i loro percorsi di carriera.
- Altri dipendenti spendono i loro budget per la formazione partecipando a conferenze che possono produrre un ROI minimo o nullo per l'organizzazione e per il dipendente , solo per "occuparsene" in fretta.
- Alcuni dipendenti potrebbero essere combattuti tra le tonnellate di corsi online e appesantiti dal sovraccarico di informazioni.
Ecco cosa potete fare per evitare questi problemi:
- Creare un modulo di indagine per la valutazione dei bisogni formativi. Questo sondaggio è un modulo online che contiene le domande a cui i dipendenti devono rispondere per aiutare i collaboratori a fornire la formazione migliore. Vi aiuterà a identificare le priorità della formazione e a concentrare il budget su ciò che conta.
- Lavorare a stretto contatto con i dipendenti per creare il budget per la formazione. Parlate con i dipendenti e ascoltate i loro suggerimenti su ciò che dovrebbe rimanere nel budget o essere eliminato.
- Investite in un coaching individuale. Non tutti i problemi richiedono una formazione intensa. Ad esempio, un dipendente che ha problemi di comunicazione o che non rispetta le scadenze. Allora, invece, allenate direttamente il dipendente.
📈 Come rendere più significativo il budget per la formazione
Ecco come potete sfruttare un budget per la formazione per portare progresso e sviluppo nella vostra organizzazione:
1. Valutare le esigenze di formazione dei dipendenti
Ogni dipendente è diverso.
Pertanto, un approccio unico alla formazione avrà l'effetto opposto. D'altra parte, un'analisi dei bisogni formativi vi aiuterà a conoscere meglio il vostro personale.
2. Coltivare una cultura dell'apprendimento
La cultura dell'apprendimento si riferisce alla mentalità di crescita dei lavoratori. È quando i dipendenti sono disposti a imparare e ad applicare ciò che hanno imparato per aiutare le loro organizzazioni ad avere successo.
Un esempio di sana cultura dell'apprendimento è il microlearning di Google.
I dipendenti inviano via e-mail brevi suggerimenti su ciò che pensano che l'altra persona possa fare per migliorare il proprio lavoro. In questo modo, i dipendenti possono sapere cosa stanno facendo di buono o di sbagliato senza sovraccaricarli di informazioni. È anche un modo per dare un feedback.
I corsi Whisper vengono utilizzati anche per inviare "nudge" ai manager. I nudge sono promemoria che aiutano i manager a completare i loro compiti in tempo. Ad esempio, ricevono e-mail che ricordano loro di partecipare alle riunioni e di fornire feedback costruttivi.
Coltivare una cultura dell'apprendimento integra il vostro budget per la formazione. Assicura che la formazione che segue non sia un evento isolato. Al contrario, i dipendenti continuano a mettere in pratica ciò che hanno imparato dopo la formazione:
- Promuovere l'apprendimento continuo creando una biblioteca di risorse. Riservate un ufficio o una sezione dell'organizzazione per ospitare i materiali didattici. Ad esempio, libri, audio, video e altro. Potete anche creare un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) per consentire ai lavoratori remoti di accedere a copie digitali di questi materiali.
- Fornite incentivi per motivare i vostri dipendenti a migliorare le prestazioni. Poi premiateli quando migliorano o raggiungono obiettivi importanti. Ad esempio, il vostro dipendente addetto alle vendite ha iniziato a guadagnare 300 dollari in più a settimana. Date loro incentivi monetari (denaro, bonus, piani salariali) e non monetari (elogi, riconoscimenti e promozioni).
3. Sviluppare un quadro di riferimento per la carriera
Un quadro di carriera è una mappa visiva che illustra i ruoli e le famiglie professionali e aiuta i lavoratori a identificare le opportunità di crescita all'interno delle famiglie professionali. Ad esempio, la contabilità, la revisione contabile e la pianificazione finanziaria formano insieme una famiglia professionale.
Ecco tre consigli per sviluppare un quadro di riferimento per le carriere nella vostra organizzazione:
- Identificare lo scopo del framework o quali problemi deve risolvere. Ad esempio, la cattiva comunicazione dei ruoli e delle responsabilità nella struttura organizzativa.
- Scegliete il vostro strumento. Ad esempio, Notion offre funzioni che potete utilizzare per costruire il vostro quadro di riferimento per la carriera. Ad esempio, il modello di job board. Potete anche utilizzare i fogli di Google. La soluzione più comoda e completa è la funzione "career pathing" di Zavvy.
🪄 Avete paura che i quadri di carriera diventino un progetto enorme? Zavvy AI vi permette di creare percorsi per ogni ruolo e livello in pochi minuti.
- Mantenete aggiornato il vostro quadro di riferimento per la carriera. Le organizzazioni sono caratterizzate da parti in continuo movimento. Pertanto, il quadro di riferimento deve essere adatto a tutti, vecchi e nuovi. Potete fare questo esercizio nel primo trimestre, ogni due anni o ogni anno.
- Promuovere la responsabilità. Mettete al comando un esperto dell'organizzazione. Se non vi viene in mente nessuno, cercate un esperto esterno.
4. Creare un processo di sviluppo
La creazione di un processo di sviluppo trasformerà il vostro budget per la formazione in un'esperienza di empowerment misurabile. Organizzando le attività di sviluppo e fornendo i materiali didattici, si mettono a disposizione dei dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per svilupparsi.
È quindi possibile programmare sessioni di feedback di follow-up per ottenere informazioni sulle prestazioni dei dipendenti. I dipendenti possono anche sottoporsi a una valutazione a 360 gradi per avere una visione completa del personale.
Seguite questi passaggi per creare un processo di sviluppo unico nella vostra organizzazione:
- Progettare un modello. Date un'occhiata ai nostri modelli gratuiti di piano di sviluppo dei dipendenti per trarne ispirazione.
- Discutete apertamente con i vostri dipendenti. Scoprite le loro aspirazioni di carriera. Avere un quadro di riferimento per la carriera a questo punto renderà chiaro ai dipendenti come muoversi all'interno della struttura aziendale. Ne abbiamo parlato nella sezione precedente.
- Condurre programmi di orientamento dei dipendenti per tenere il personale aggiornato sulla progressione dell'organizzazione.
- Utilizzare quadri di carriera per definire i compiti e le aspettative dei dipendenti.
- Avere un discussione individuale con i dipendenti sulle aree di formazione scelte. Per ottenere un'esperienza formativa significativa, è necessario che i punti di vista dei dipendenti e dei dirigenti siano condivisi.
- Seguite il principio 70-20-10 per i piani di sviluppo. La formazione deve comprendere il 70% di apprendimento sul posto di lavoro, il 20% di apprendimento formale e il 10% di apprendimento attraverso il feedback.
5. Test e valutazione dei progressi
Creare una matrice di formazione prima dell'inizio della formazione per conoscere le qualifiche attuali di ciascun dipendente e il loro stato. Cioè se i dipendenti le hanno soddisfatte o meno.
Condividete il modello di matrice con tutti i membri dell'organizzazione per tenerli aggiornati. Dopo la formazione, utilizzate dei test di simulazione per valutare quanto hanno imparato dall'esperienza.
Stabilite delle regole di budget per definire cosa succede quando i dipendenti non utilizzano il loro budget. Ad esempio, se un dipendente va in pausa, deve formare il dipendente successivo che lo sostituirà.
Se avete un budget limitato, utilizzate metodi di formazione meno costosi, come il mentoring tra pari, in cui un collega forma il personale meno esperto, come vedremo nella prossima sezione.
👬 Come formare le persone con un budget ridotto
A volte ci si trova a dover fare i conti con un budget limitato. Purtroppo, questo significa che non potete dare ai dipendenti i fondi necessari per iniziare la loro formazione. Ma è anche l'occasione per essere creativi.
Non dovete necessariamente spendere una fortuna per offrire ai dipendenti una formazione pratica. Iniziate invece a scendere a compromessi e a sostituire i costosi corsi di formazione con alternative più economiche.
- Investirenella formazione virtuale. I dipendenti non devono sempre essere fisicamente presenti. Possono videochiamare manager e coach comodamente seduti sul divano di casa, eliminando i costi di viaggio e di alloggio.
Ad esempio, Amazon offre una formazione virtuale per i lavoratori remoti. L'azienda fornisce un computer portatile con tutte le risorse informatiche necessarie per il processo. È possibile utilizzare strumenti popolari come Zoom e Microsoft Teams per avviare la formazione virtuale nella propria organizzazione. - Cercate le piattaforme che offrono corsi gratuiti. EdApp è un esempio di piattaforma premiata per la formazione dei dipendenti. Ce ne sono altre come Coursera, GoSkills e OpenLearn.
- Ottenere sovvenzioni per la formazione dei dipendenti. Ad esempio, il Canada Job Grant (CJG) e le sovvenzioni per la formazione professionale del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti. Potete anche collaborare con altre organizzazioni o aziende che offrono programmi di formazione e sviluppo. AT&T ha creato un proprio Master of Science online. Offre anche altri programmi correlati per i dipendenti.
- Incoraggiate la formazione trasversale. Insegnate a un dipendente a insegnare agli altri. Ad esempio, i dipendenti possono organizzare riunioni mensili per il pranzo e l'apprendimento. Durante questo momento, possono scambiarsi competenze e conoscenze.
- Optate per l'acquisto di risorse riutilizzabili. Ad esempio, video, file audio, diapositive di PowerPoint e altro ancora.
➡️ Migliorare il valore della vita dei dipendenti con Zavvy
Per ottenere un migliore ROI, le organizzazioni lungimiranti pianificano lo sviluppo dei propri dipendenti fin dall'assunzione. Dovreste calcolare i modi migliori per migliorare e trattenere i nuovi talenti e quanto vi costerebbe fin dall'inizio.
Nel tentativo di perfezionare continuamente i budget per la formazione, utilizzate i sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS) per monitorare e registrare ogni fase del percorso.
Il nostro software all-in-one per l'apprendimento e lo sviluppo vi aiuterà a creare un piano di sviluppo che non lasci indietro nessuno. Potete:
- 🤖 Utilizzate Zavvy AI per creare microcorsi.
- 🗺️ Creare percorsi di carriera che consentano ai dipendenti di avere piena trasparenza su ciò che ci si aspetta da loro.
- 🌱 Sviluppare piani di crescita che includano misure di formazione concrete.
- 💪 Assegnare corsi per superare ogni competenza.
- 🔄 Effettuare revisioni trimestrali delle prestazioni basate sulle competenze 360 per supportare regolarmente i dipendenti.