What’s a Training Matrix and How To Create It (+ Free Template)
Trovare il "candidato perfetto" per la vostra posizione lavorativa è come cercare un ago in un pagliaio. Non solo è impossibile, ma costa anche tempo e risorse irrisorie. Tutti i talenti, anche quelli con le migliori qualifiche, necessitano di una formazione che li renda indispensabili all'interno della vostra organizzazione.
Dovete dotarli di risorse e coaching che li aiutino a dare il meglio di sé. Una matrice di formazione è il vostro cruscotto per tenere sempre sotto controllo la formazione a livello aziendale.
📋 Cos'è una matrice di formazione?
Una matrice di formazione è una tabella che riunisce tutti i programmi di formazione dell'azienda e li mappa con i dipendenti e i team.
In un certo senso, è il cruscotto principale di ogni manager L&D.
Ecco come:
- Regularly, People Ops runs a training needs assessment survey to identify further company-wide training needs, perceived skill gaps, and favorite ways of learning.
- I manager e i dipendenti definiscono piani di sviluppo individuali all'inizio di un ciclo di sviluppo (ad esempio, 6 mesi). Possono contenere un mix di iniziative a livello aziendale e obiettivi personali a breve e lungo termine.
- Tutte queste misure confluiscono in una matrice di formazione. È la visione a volo d'uccello dell'azienda, in cui le People Operations pianificano e seguono i progressi di ogni iniziativa, fino al livello individuale.
Fornisce più o meno una panoramica della formazione tra le persone e i team di un'azienda. Può essere bidimensionale su Excel o su strumenti di organizzazione online, oppure un misto di grafici, sfere di Harvey, barre e altri formati visivi.
In un certo senso, si tratta di una sintesi dei piani di sviluppo(vedi il nostro modello qui) per le persone/team, con l'aggiunta di programmi a livello aziendale.
❓ Perché dovreste avere una matrice di allenamento? (e usarla quasi quotidianamente)
Una matrice di formazione è uno strumento fantastico per mantenere un calendario delle esigenze di formazione dei dipendenti, dei corsi o dei programmi e per implementarlo efficacemente per soddisfare e tenere traccia dei requisiti.
Aiuta a semplificare il processo di formazione e sviluppo.
Se siete lettori assidui del nostro blog, non dobbiamo più spiegarvi l'enorme valore di una solida strategia di apprendimento e sviluppo per le persone e le organizzazioni.
Perciò questa volta la faremo breve. Ecco come una corretta pianificazione paga:
- Un'indagine condotta da Axonify ha dimostrato che il 93% dei dipendenti ha riscontrato un effetto positivo sul proprio livello di coinvolgimento grazie all'implementazione di programmi di formazione per i dipendenti ben pianificati.
- Il 70% dei dipendenti lascerebbe il proprio lavoro attuale per lavorare in un'organizzazione che investe nello sviluppo e nell'apprendimento dei dipendenti.
- Infine, ma non meno importante, i tassi di retention delle organizzazioni con processi di apprendimento snelli e solidi salgono al 30-50%.
🆚 Matrice di formazione vs. matrice di competenze: Qual è la differenza e come si combinano?
Differenze
Molti confondono i due concetti, anche se in realtà sono molto diversi.
Una matrice di competenze è una panoramica di tutte le abilità o competenze dell'organizzazione. Per ogni dipendente o team, aiuta a identificare lacune, punti di forza e opportunità.
In pratica, una matrice delle competenze fornisce un quadro dell'attuale composizione delle competenze all'interno dell'azienda. È uno strumento analitico per identificare lo stato attuale.
Una matrice di formazione è la panoramica di tutti i programmi di formazione che le persone stanno facendo (o dovrebbero fare) in tutta l'azienda.
In pratica, una matrice di formazione è il vostro cruscotto di pianificazione. È il luogo in cui tutto si riunisce, in cui è possibile monitorare i progressi regolari nei corsi obbligatori e volontari e in cui è possibile identificare i programmi buoni e cattivi.
Come possono lavorare insieme
Un breve riepilogo sui piani di sviluppo dei dipendenti:
Un piano di sviluppo definisce le aree di interesse e le azioni critiche per lo sviluppo di un dipendente.
Di solito contiene...
- Gli obiettivi (area di interesse)
- Le azioni chiave (cioè la formazione) necessarie. Queste includono corsi, ma anche mentoring, job shadowing, progetti di lavoro e così via.
- Scadenza per ogni azione
- Budget necessario per la formazione
La matrice delle competenze è uno strumento potente per creare piani di sviluppo più efficaci e altri programmi di formazione a livello aziendale.
È difficile creare un piano di sviluppo decente senza comprendere il divario tra le capacità effettive delle persone e le competenze desiderate.
E senza capire le carenze di competenze a livello aziendale, imporre ciecamente corsi di formazione a tutti è una pessima idea.
E la vostra matrice di allenamento è la sintesi di tutte le azioni. Questo è quanto.
🛠 Come si crea una matrice di allenamento?
Ecco un processo passo dopo passo per creare una matrice di formazione per tutti.
>> To take the shortcut, you can also directly jump to our Excel template. <<
Prima di iniziare: Cosa deve esserci in una matrice di formazione?
La progettazione di una matrice di formazione su un foglio excel non richiede molto, solo un po' di pianificazione e i dati richiesti dalla matrice delle competenze e dello sviluppo.
Gli ingredienti chiave della matrice formativa sono.
- Nome
- Ruolo
- ID dipendente
- Responsabile della rendicontazione
- Programmi di formazione
- Scadenze
- Calcolo: Percentuale di completamento della formazione
Se si vuole andare più a fondo, si possono aggiungere dimensioni come il bilancio approvato.
Fase 1: valutare la formazione richiesta dai nuovi assunti e dai vecchi dipendenti
In questo caso dipende da quanto è avanzato il vostro attuale processo di sviluppo.
Se dovete ricominciare da capo, fatelo con una valutazione dei bisogni formativi e con piani di sviluppo individuali.
Se siete un po' più avanti, aggiungete matrici di abilità e modelli di competenza per prendere decisioni più informate.
Non dimenticate di aggiungere le cose obbligatorie: Pensate a compliance, all'onboarding aziendale e alle politiche di lavoro ibrido.
Fase 2: Aggiungere ogni dipendente
È sufficiente elencare tutti i dipendenti come nuove righe. Creare colonne per
- Nome
- Dipartimento
- Ruolo
- ID
- Responsabile delle persone
- Qualsiasi altra cosa che dovrebbe essere presente qui
Fase 3: elencare la formazione richiesta
Elencate ogni singola formazione che si sta svolgendo.
Pensate a
- Inserimento in azienda
- Inserimento del team
- Compliance
- Workshop o fornitori di corsi a livello aziendale
- Input dai piani di sviluppo. Aggiungete ogni singola azione (comprese quelle di tutoraggio) o limitatevi ai corsi. Si consiglia di aggiungere una variabile di categoria per filtrare in un secondo momento, se si opta per la prima.
Fase 4: suddivisione del programma di formazione in diversi argomenti
Ora che avete finito di assegnare i programmi di formazione alle persone o ai dipendenti della vostra azienda. È il momento di dividere il programma di formazione in sottoargomenti. In questo modo è possibile monitorare facilmente i progressi o lo sviluppo di ogni singolo dipendente. Oppure potete annotare il numero di argomenti e tenere traccia del numero di argomenti trattati.
Si possono anche usare ticchettii o altri ausili visivi per spuntare ogni argomento. Oppure si può combinare con la matrice di sviluppo.
Fase 5: monitoraggio dei progressi e dello status quo
A questo punto le cose si fanno interessanti.
Tracciare i progressi è essenziale per 1) valutare il successo a posteriori e 2) identificare i punti in cui il budget è andato sprecato.
Per prima cosa, definite un modo per monitorare i progressi di ciascuno.
Nel nostro modello, abbiamo scelto...
Nota: le caselle di controllo "Non iniziato" e "Completato" sono variabili "FALSO" e "VERO" nel foglio di calcolo. In questo modo è più facile contarli.
Quindi, aggiungete questi valori alle celle della matrice in base alla vostra panoramica.
Suggerimento: l'ideale sarebbe prendere automaticamente questi dati da altri luoghi, come i piani di sviluppo individuali.
Se tutto il resto sembra un sacco di lavoro, non esitate a dare un'occhiata al nostro software di sviluppo dei dipendenti completamente automatizzato.
Fase6: Aggiungere formule per ottenere il massimo dell'approfondimento
Per ottenere il massimo dalla vostra analisi, aggiungete formule per calcolare automaticamente...
- Tasso di completamento per corso (totale dei completati / totale degli avviati)
- Tasso di fallimento per corso (tasso di completamento per corso)
- Tasso di completamento per persona (numero totale di completamenti della persona / numero totale di corsi iniziati dalla persona)
In caso di dubbi, potete sempre dare un'occhiata al nostro modello.
Ecco come appare il risultato:
Riassunto del corso:
Sintesi delle persone:
📝 Modello di matrice di formazione (foglio elettronico)
Il nostro modello di foglio di calcolo della matrice di formazione è la scorciatoia per impostare la vostra prima matrice di formazione in pochi minuti.
È possibile ottenerlo gratuitamente qui. Una volta ottenuto l'accesso, fate clic su"File" ->"Crea una copia" e personalizzatelo come desiderate.
⚙️ Fogli di calcolo vs. software per lo sviluppo dei dipendenti
Fogli di calcolo
È universalmente accettato che i fogli di calcolo sono "economici da usare".
In un certo senso, non richiedono software e costi di manutenzione.
Tuttavia, spesso si trascura il costo della "manodopera" necessaria per compilare i dati e monitorarli costantemente manualmente.
Non solo, ma sono anche soggetti a errori umani e richiedono all'utente la conoscenza delle formule di Excel.
L'altro limite dell'uso dei fogli di calcolo è la loro scalabilità. I fogli di calcolo non sono una soluzione praticabile per le grandi organizzazioni che devono assegnare compiti e seguire i progressi di oltre 1000 dipendenti in diversi reparti.
Software cloud per processi senza soluzione di continuità
L'utilizzo di un software come Zavvy è una soluzione efficace per impostare un framework completo e automatizzato senza perdersi in un lavoro impegnativo.
I manager e i dipartimenti delle risorse umane utilizzano il nostro strumento per assegnare, coinvolgere e monitorare i progressi dei loro dipendenti con il pilota automatico.
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Una matrice di formazione combinata con una matrice di competenze e un piano di sviluppo aiuta a elencare le competenze e le qualifiche necessarie per far parte di un team, di un gruppo o di un'unità e a creare un piano per prepararli e formarli per il progetto e il lavoro e generare il massimo profitto.
Assicuratevi di approfittare delle altre risorse del nostro blog; siamo in continuo aggiornamento con nuovi post sull'onboarding, sulle basi delle risorse umane e sullo sviluppo. Se volete già mettere in atto il vostro programma di formazione dei dipendenti.
Con soluzioni come la formazione interna ed esterna, i piani di sviluppo e il feedback, potete facilmente impostare un ciclo continuo di crescita del vostro personale, senza le complicazioni dei fogli di calcolo.
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