7 suggerimenti per dare un feedback efficace ai dipendenti + consigli degli esperti
Fornire un feedback efficace è fondamentale nella fase di sviluppo e mantenimento dell'esperienza dei dipendenti.
Tuttavia, è facile commettere errori quando si dà un feedback.
Ad esempio, la scelta di un'ambientazione sbagliata, l'accumulo di critiche e un linguaggio del corpo negativo possono fare più male che bene.
È qui che entra in gioco una strategia efficace di feedback dei dipendenti.
Fornire un feedback efficace garantisce che il messaggio venga trasmesso in modo chiaro e che i lavoratori siano motivati a migliorare le proprie prestazioni.
🔭 Che cos'è un feedback efficace?
Per feedback efficace si intende la fornitura di informazioni preziose e correttive ai dipendenti per migliorare le loro prestazioni. Il feedback efficace può essere positivo o negativo e di solito si concentra su un comportamento o una situazione specifici.
Affinché il vostro feedback sia efficace, è necessario che lo sia:
- Proattivo: il feedback dovrebbe avvenire poco dopo un evento, in modo che i dipendenti possano affrontare immediatamente le inefficienze.
- Specifico: si concentra su una particolare attività svolta dai dipendenti, non sulla loro intera esperienza all'interno dell'organizzazione.
- Obiettivo: dare un feedback basato su ciò che si è studiato e non sui propri sentimenti personali.
- Costruttivo: non deve avere un tono di giudizio e non deve comportare una comunicazione non violenta. Deve invece evidenziare le carenze dei dipendenti, l'impatto su larga scala dell'organizzazione e fornire un piano d'azione.
- Coerenza: un feedback efficace dei dipendenti deve essere un processo ricorrente e sistematico. A seconda della struttura organizzativa, è possibile condurre una valutazione delle prestazioni settimanale, annuale o trimestrale.
👀 Come dare un feedback efficace ai vostri dipendenti con esempi
Iniziare con il positivo
Potreste essere tentati di preparare un sandwich di feedback con il vostro pranzo. Un sandwich di feedback è quando si elogia un dipendente, lo si rimprovera per i suoi errori e poi lo si elogia di nuovo. Se siete voi, iniziate a fare il contrario.
Questo metodo è un po' troppo lungo e rende difficile per i dipendenti capire il vostro punto di vista. Iniziate invece con un commento positivo. Potrebbe trattarsi degli ultimi successi dei vostri dipendenti o di un progetto a cui stanno lavorando.
Dite qualcosa del tipo: "Anna, sono davvero impressionato dal tuo design dell'interfaccia utente per la nostra applicazione di fitness. Stai dando un ottimo esempio a tutti i membri del team". Quindi procedete a fornire frasi di feedback costruttivo.
Ecco come farlo senza sembrare intimidatorio:
- Fate una pausa dopo aver dato un feedback positivo. Lasciate che i vostri dipendenti elaborino ciò che avete appena detto e rispondano.
- Dite loro perché avete fissato l'incontro privato.
- Evitate di usare i "ma": in alternativa, separate i feedback positivi da quelli negativi. Ad esempio, "Per prima cosa, vorrei dire... (elogiare). In secondo luogo, ritengo che sarebbe meglio se... (dare un feedback costruttivo)".
Siate specifici
Vediamo questi due esempi:
"Anna, mi piacciono i nuovi pulsanti interattivi che hai aggiunto alla nostra app per il fitness. Ho solo l'impressione che siano in conflitto con il tema. Puoi ridurre le dimensioni?".
Contro...
"Anna, ottimo lavoro! Ma devi migliorare i tuoi disegni".
La prima affermazione è un feedback specifico. Indica al dipendente i suoi punti di forza e i punti in cui deve apportare modifiche al suo lavoro. La seconda affermazione, invece, è generica e confusa. Non indica al progettista UX che cosa deve modificare nei progetti.
Nel fornire un feedback specifico ai dipendenti, come nella prima affermazione, Michael Alexis, CEO di teambuilding.com, afferma:
Il mio consiglio numero uno per dare un feedback ai dipendenti è quello di essere più diretti. Provate a chiedere ai vostri collaboratori: "Su una scala da 1 a 10, quanto siete diretti con i feedback?". Molti risponderanno "6 o 7 o 8", spiegando che questo aiuta ad attutire il messaggio e a proteggere i sentimenti del destinatario.
Poi fate una domanda successiva: "Su questa stessa scala, quanto volete ricevere feedback in modo diretto?". Sentirete molti 9 e 10. Il punto è che il punto è che il messaggio non è stato inviato a nessuno. Il punto è che le persone vogliono un feedback diretto e sono più resilienti di quanto si possa pensare.. Quando date alle persone informazioni chiare e trasparenti, date loro anche l'opportunità di rispondere, spiegare, migliorare e così via. è un vantaggio per tutti."
Essere obiettivi
L'obiettività nel fornire feedback significa fare riferimento a comportamenti che avete osservato voi stessi. Non basate il vostro feedback su voci e dicerie che circolano nell'ambiente di lavoro. Trasformate invece le vostre osservazioni in punti di dati per rendere il vostro feedback solido e d'impatto.
Ad esempio, non usate frasi del tipo: "Sei sempre in ritardo al lavoro e questo comincia a influire sulle tue prestazioni". Questa affermazione crea spazio per la difensiva dei dipendenti, che probabilmente controbatteranno alla vostra opinione invece di modificare il loro comportamento.
Scegliete invece il modello Situazione-Comportamento-Impatto.
Per esempio, dite: "Negli ultimi tre giorni (la situazione), sei stato assente alle riunioni (il comportamento) e ho notato che questo sta influenzando l'avanzamento del nostro progetto attuale (l'impatto)".
Condurre la conversazione su questa strada dimostra che siete consapevoli del problema. Avete visto come si ripercuote su tutti e ora state adottando misure proattive per risolverlo, indipendentemente dai vostri sentimenti personali nei confronti del dipendente.
Leanne RenningerFondatrice di LifeLabs Learning, afferma che un altro motivo per adottare questo approccio è che rafforza i comportamenti positivi:
"Vogliamo essere in grado di specificare esattamente cosa vogliamo che l'altra persona aumenti o diminuisca. E se ci atteniamo a parole vuote, in realtà non avrà alcun indizio su cosa fare per continuare a ripetere quel comportamento".
Utilizzate questi suggerimenti per mantenere l'obiettività:
- Allontanate la conversazione dalle abitudini personali. Concentratevi sulla situazione, non sulla persona.
- Non date per scontato che i vostri dipendenti siano a conoscenza di tutto il contesto. Definite la natura del problema e mostrate loro perché è un problema.
- Non abbiate paura di dare un feedback negativo. Evitate di addolcire il colpo con un sandwich di feedback.
- Ascoltate la loro versione della storia. Apritevi alla possibilità di contribuire al problema.
Dare consigli praticabili
A differenza del sandwich del feedback, un feedback efficace per i dipendenti inizia in modo positivo, pone al centro le critiche costruttive e termina con passi concreti che daranno ai dipendenti l'opportunità di migliorare.
È fondamentale fornire questi passaggi dopo aver comunicato il risultato finale del vostro feedback. Questo aiuterà i vostri dipendenti a sentirsi sicuri, perché dimostra la vostra preoccupazione per i loro progressi e il vostro interesse per il loro successo. In questo modo la loro attenzione si sposta dall'aspetto negativo del feedback al progresso.
Per esempio, potete dire: "Una delle abitudini che mi hanno aiutato ad arrivare presto al lavoro è completare metà della mia lista di cose da fare la sera prima. Funzionerebbe anche per voi?".
Tra le altre azioni che si possono intraprendere vi sono:
- Programmare incontri di follow-up
- Condividete soluzioni relazionabili. Indicate come questi passi hanno funzionato per voi o utilizzate altri casi di studio.
- Fornite loro le risorse necessarie.
- Indicate le azioni positive che vorreste vedere di più.
Rendere frequente il feedback
Il 32% dei dipendenti deve aspettare più di tre mesi per ricevere un feedback dal proprio team leader.
La frequenza del feedback dipende dalla struttura organizzativa e dal calendario, ma idealmente si dovrebbe fornire un feedback subito dopo il verificarsi di una situazione. Prima si fornisce un feedback ai dipendenti, prima questi potranno apportare i cambiamenti necessari.
CEO di SnackNation, Sean Kellyafferma che:
Se non lo si fa, altre cose riempiranno lo spazio nel vuoto. Non vedrete quella persona o non entrerete in contatto con lei personalmente per altri quattro o cinque giorni o una settimana o due settimane. A quel punto, avrete perso la vostra occasione, perché vi sembrerà strano. Se ne parlate, vi chiederanno: "Che c'è? Sei rimasto seduto a sentirti così?" o "Hai accumulato del risentimento?".
In questo scenario, è più probabile che i dipendenti dimentichino alcune situazioni o comportamenti. Questo renderà più difficile la risoluzione dei problemi.
Allo stesso tempo, però, un feedback frequente può diventare rapidamente opprimente o sembrare un'azione di micromanagement.
Ecco come evitare che ciò accada:
- Controllate le vostre motivazioni prima di dare un feedback. Lo fate perché siete irritati o perché volete davvero migliorare la situazione?
- Utilizzate strumenti di feedback per integrare una riunione formale, ad esempio Qualtrics, Impraise e Weekdone.
- Osservate l'ambiente. Se i dipendenti sono tesi o emotivi, non è il momento giusto: aspettate che il caldo si attenui.
Comunicare faccia a faccia
L'incontro a tu per tu con i dipendenti è essenziale per stabilire la fiducia. Permetterà loro di leggere il vostro linguaggio del corpo e di sapere se siete trasparenti. Inoltre, stimolerà la produttività, in quanto il dipendente prenderà la situazione più seriamente rispetto alla lettura del vostro feedback via e-mail.
Inoltre, fornire un feedback scritto può aumentare le possibilità di fraintendimento. I vostri dipendenti potrebbero facilmente scambiare il vostro punto esclamativo come un segno di rabbia o di urlo. In realtà, state cercando di dire loro che la situazione è urgente.
In questa nota, Alexandria Butler, fondatrice di Sista Circle, consiglia che:
Volete dare un feedback efficace ai dipendenti? Conoscete i vostri collaboratori.
Ognuno comunica in modo diverso e ognuno di noi ha diversi fattori scatenanti. È fondamentale passare del tempo con i membri del team per conoscerli come esseri umani.
Chiedete loro quali sono le loro relazioni professionali preferite e i loro momenti professionali peggiori. Capire la personalità e le manie di grandezza di un individuo vi aiuterà a fornire il miglior feedback possibile, nel modo migliore.
Per farlo:
- Create un ambiente confortevole per incoraggiare i dipendenti a parlare. Organizzate la sessione di feedback in una sala riunioni o in un ufficio privato.
- Mantenere un buon linguaggio del corpo. Stabilite un contatto visivo per mostrare il vostro interesse. Non allontanate il vostro corpo (desiderio di andarvene) e non incrociate le braccia (ostilità/difesa).
Nota: per aiutare le persone a capire la personalità, gli alti e i bassi degli altri, abbiamo sviluppato una routine dedicata:"Conversazioni che contano".
Si tratta di una divertente routine di connessione bisettimanale che riunisce le persone e le incoraggia a parlare dei loro "alti e bassi".
Ascoltate prima
Ricordate che l'obiettivo del feedback è migliorare le prestazioni dei dipendenti, non intimidirli o metterli alle strette. Il processo riguarda anche voi. Le sessioni di feedback individuali con i dipendenti possono far luce sugli errori manageriali inconsci che state commettendo.
Maciek Kubiak, responsabile del personale di PhotoAiD, afferma che:
L'ascolto e l'attenzione sono due strumenti fondamentali su cui potete contare per rendere il vostro team più produttivo. Dal momento che il feedback costruttivo viene fornito nel corso di una conversazione, quando l'altra persona del team si sente ascoltata, si coltivano fiducia e sicurezza tra i dipendenti e l'azienda.
Inoltre, entrambe le parti devono ascoltarsi Inoltre, entrambe le parti devono ascoltarsi reciprocamente per dialogare e trovare opportunità per migliorare le prestazioni del team di lavoro. Allo stesso modo, questo permette di realizzare un ambiente di lavoro positivo nelle organizzazioni che incoraggiano l'ascolto attivo e il feedback costruttivo in questo modo.
L'ascolto impedisce anche di rimanere bloccati nel tentativo di risolvere un problema irrisolvibile.
Ad esempio, il motivo per cui il dipendente inizia improvvisamente a presentarsi in ritardo potrebbe essere dovuto a responsabilità familiari. Potrebbe avere bambini o persone a carico che hanno bisogno di cure prima di uscire di casa.
Quando riuscite a identificare l'origine della situazione, potete fornire soluzioni realistiche come l'apertura di un asilo nido per i genitori o l'aggiornamento delle politiche di congedo.
Diventate migliori ascoltatori dei vostri dipendenti con i seguenti passi:
- Ridurre al minimo le distrazioni nell'ambiente. Spegnete i dispositivi e prestate tutta la vostra attenzione.
- Imparate le abilità di comunicazione morbida per sviluppare la vostra intelligenza emotiva.
- Chiedete suggerimenti per migliorare le vostre capacità di leadership.
💡 Scoprite: 30 esempi di feedback costruttivo per scenari specifici di competenze e comportamenti e 36 esempi di feedback costruttivo per gli high performer.
👂 Come ricevere feedback sul posto di lavoro
Un feedback efficace funziona in entrambi i sensi: per i leader delle risorse umane per diventare migliori nel loro lavoro e per i dipendenti per perfezionare i loro comportamenti e le loro prestazioni.
Se vi trovate a ricevere un feedback sul posto di lavoro, la prima cosa da fare è ascoltare. Ascoltate gli input e non interrompete i vostri dipendenti durante il feedback:aspettate che abbiano finito di parlare.
Ma non si tratta solo di essere pazienti nell'ascoltare. Siate aperti ai suggerimenti e alle idee dell'oratore. Quando avete ascoltato tutto, fate attenzione alle vostre reazioni. Le azioni parlano più delle parole, quindi il minimo innalzamento del tono o il minimo cambiamento nel linguaggio del corpo possono inviare un messaggio negativo.
Fate domande e chiedete esempi di errori per ottenere chiarimenti. Riflettete su ciò che avete appena sentito e non cercate subito scuse. Pensate invece alla validità del feedback. L'oratore è solo una frazione dell'organico totale dell'organizzazione, quindi non è sempre necessario agire di conseguenza.
Prima di prendere decisioni, verificate con altri dipendenti l'accuratezza del feedback. Ecco altri passi da compiere per ricevere feedback in modo professionale sul posto di lavoro:
- Praticare la gestione della rabbia o dello stress. Eseguire esercizi di respirazione per aumentare la tolleranza alle situazioni di disagio.
- Apprezziamo il feedback per incoraggiare l'apertura.
- Riconoscere i propri errori e scusarsi quando necessario.
🤝 Come stabilire una cultura del feedback
La cultura del feedback si riferisce all'abitudine di condividere il feedback tra pari all'interno di un'organizzazione. Una buona cultura del feedback è quella in cui i dipendenti sentono di poter condividere i propri pensieri, indipendentemente dal ruolo di chi li riceve. È più probabile che i dipendenti si allineino al feedback se vedono che i loro leader mettono in pratica ciò che predicano e che nessuno è al di sopra del sistema.
Le seguenti best practice vi aiuteranno a implementare una sana cultura del feedback nella vostra organizzazione:
Formazione sul feedback
Ogni membro dell'organizzazione dovrebbe imparare a ricevere e dare feedback, dal livello più basso a quello più alto della gerarchia. È utile costruire una linea guida o un corso di formazione per semplificare il processo di feedback. La linea guida per il feedback deve definire:
- Chi fornisce il feedback
- Chi lo riceve
- La frequenza e la procedura
- L'obiettivo e le aspettative
Organizzare corsi di formazione per insegnare la comunicazione efficace. Condividete materiali o risorse per promuovere un apprendimento rapido. Per esempio, prendete in considerazione il modello della Finestra di Johari, uno strumento popolare per illustrare e migliorare la consapevolezza di sé e la comprensione reciproca dei compagni di squadra.
Suggerimento: condividete i materiali sotto forma di guide e video digitali.
Sfruttare più canali di comunicazione
Molte organizzazioni trovano difficile stabilire una buona cultura del feedback a causa del loro raggio di controllo. I manager hanno troppo personale sotto le loro ali, il che rende impossibile avere un tempo a tu per tu con i dipendenti. Quindi dipendono dal feedback di gruppo.
Il principale svantaggio della valutazione di gruppo è che non consente di concentrarsi su un singolo dipendente. I dipendenti non sapranno con precisione cosa stanno facendo bene o cosa non va nella loro routine. La strategia migliore consiste nel combinare più canali di feedback.
Ad esempio, valutate la situazione per determinare la struttura di feedback più adatta. Il feedback di gruppo è ideale quando è necessario allineare più dipendenti a un particolare obiettivo o risultato. Ma se avete bisogno di entrare in contatto con i dipendenti a un livello più profondo, la chiave sono i colloqui a tu per tu.
Altri canali di feedback che potete utilizzare sono:
- Feedback a 360è un sistema di feedback completo in cui tutti danno il loro contributo. Ad esempio, i manager, i supervisori e persino i clienti.
- Feedback virtuale: elimina le riunioni fisiche, è efficace per i lavoratori a distanza.
- Feedback anonimonasconde l'identità dei partecipanti al feedback. I dipendenti sono più sicuri di parlare quando viene loro garantita l'assenza di conseguenze.
Renderlo una routine
Ritenete che i vostri dipendenti siano responsabili delle loro azioni dopo aver ricevuto un feedback.
Suggerimento n. 1: creare un sistema che misuri i progressi dei dipendenti, ad esempio definendo indicatori di prestazione chiave (KPI) o obiettivi di prestazione SMART.
Suggerimento n. 2: incoraggiate i vostri dipendenti e i loro team leader a stabilire routine di check-in per condividere i feedback. In questo modo, si combinano dati quantificabili con interazioni faccia a faccia e si elaborano soluzioni tangibili. Le riunioni 1:1 sono un ottimo formato per questo scopo.
🌈 Vantaggi del feedback sul posto di lavoro
Aumenta la motivazione
Le organizzazioni che investono in un feedback efficace registrano un aumento di 2,5 volte del coinvolgimento dei dipendenti.
Quando si fornisce un feedback, i dipendenti sperimentano l'autoconsapevolezza.
Si rendono conto della reale portata del loro impatto sull'organizzazione e di quanto stanno facendo bene. Se sono in ritardo, saranno motivati a fare meglio.
Apprendimento continuo
Il 75% dei dipendenti è coinvolto in compiti monotoni e in orari prolungati sul posto di lavoro. Questo può mettere a dura prova il loro benessere e le loro prestazioni, causando il burnout.
Tuttavia, un feedback regolare ed efficace può spingerli a imparare qualcosa di nuovo e ad aggiornarsi.
Migliora le relazioni
Imporre le proprie opinioni e concentrarsi sugli aspetti negativi durante il feedback può far sì che i dipendenti sviluppino sentimenti di risentimento nei vostri confronti. Al contrario, quando si fornisce un feedback efficace, si stabilisce un sistema di fiducia in cui i lavoratori possono dirvi tutto.
Inoltre, migliora le relazioni a livello di esperienza del candidato.
Il 52% dei candidati ha dichiarato che si sarebbe ricandidato presso un'organizzazione se avesse ricevuto consigli per l'assunzione o un feedback sulle proprie prestazioni dopo un rifiuto. Questa relazione positiva può incrementare i vostri referral. È molto probabile che questi candidati lascino recensioni positive sulla vostra organizzazione.
Ottimo per lo sviluppo personale
Gli studi dimostrano un legame tra feedback positivo e autoefficacia. Se fornito in modo efficace, il feedback può aumentare l'autostima dei dipendenti. Li porterà a pensare: "Sono un lavoratore produttivo. Oggi ho solo ottenuto una prestazione insufficiente. Tuttavia, posso migliorare se seguo questo processo".
D'altra parte, un feedback totalmente negativo dice loro "non sei abbastanza bravo", il che può influire sulla loro salute mentale.
🏆 Utilizzate un feedback efficace come motore per la crescita, con Zavvy
Dare un feedback può essere difficile. A nessuno piace essere il cattivo della conversazione, ma non è necessario esserlo. Diventa più facile quando non lasciate che i vostri dipendenti capiscano gli errori da soli.
Nel fornire un feedback efficace, non limitatevi a dire ai vostri collaboratori che stanno facendo qualcosa di sbagliato, ma offrite soluzioni.
Lavorate insieme per trovare soluzioni invece di impartire ordini. Guidate la conversazione con elenchi puntati di ciò che possono fare per migliorare e aggiungeteli a un piano di sviluppo dei dipendenti.
Quando migliorano, riconoscete i loro risultati.
Stabilire un sistema di feedback efficace non è un lavoro da poco. Tuttavia, con la costanza delle pratiche sopra descritte e un rinforzo positivo, è possibile ottenere risultati migliori nella propria organizzazione nel corso del tempo.
Create il sistema di feedback dei vostri sogni con il software di feedback a 360 diZavvy.
Con Zavvy, otterrete:
- Modelli di cicli di feedback pronti all'uso, progettati da scienziati dell'apprendimento qualificati che utilizzano le migliori pratiche basate sulla ricerca.
- Un costruttore di feedback a 360° altamente personalizzabile, che vi permette di creare processi di feedback e di valutazione delle prestazioni in base alle vostre esigenze specifiche.
- Feedback iterativo e piani di crescita.
- Con la nostra funzione Matrice delle competenze, è possibile visualizzare, calibrare e analizzare le competenze e le abilità che contribuiscono al vantaggio competitivo unico dell'organizzazione.
📅 Prenotate una demo per scoprire come creare il miglior sistema di feedback che aumenti la produttività della vostra organizzazione.