Come scrivere descrizioni di ruolo significative come base per la chiarezza dei ruoli e lo sviluppo delle persone
Zuletzt aktualisiert:
28.2.2024
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ultima attualizzazione
28.2.2024
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Ultimo aggiornamento:
28 febbraio 2024
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Il vostro team è pieno di superstar e professionisti di primo livello con un grande potenziale e tanta voglia di fare. Tuttavia, le scadenze continuano a non essere rispettate.
Un progetto importante è andato in fumo perché nessuno ha voluto assumersene la responsabilità.
Le persone discutono continuamente su chi sia responsabile di questo o quel compito. Così ci si ritrova a dover assegnare personalmente i compiti ai dipendenti ogni giorno, prima che possano muoversi.
Siete stanchi di organizzare riunioni per affrontare la situazione e di chiedervi cosa fare dopo.
Abbiamo la risposta ai vostri ostacoli: descrizioni chiare dei ruoli per ogni posizione in azienda.
Ma sembra più facile a dirsi che a farsi.
Imparate a creare descrizioni approfondite dei ruoli per ogni posizione e a comunicarle al vostro team.
👩 Che cos'è una descrizione del ruolo?
Ciò che viene in mente quando si pensa alle descrizioni dei ruoli è il testo scritto sugli annunci di lavoro per spiegare cosa comporta una posizione ai potenziali candidati.
Ma una descrizione del ruolo è molto più di qualcosa che si crea ai fini dell'assunzione e di cui ci si dimentica una volta che il ruolo è stato ricoperto.
È un documento vivo e vegeto che fornisce informazioni chiare sulle responsabilità che un dipendente deve gestire mentre ricopre un determinato ruolo.
Le descrizioni dei ruoli aiutano i datori di lavoro a determinare i migliori candidati per una determinata posizione e a identificare quando un membro del team sta superando o non soddisfa le aspettative lavorative.
Le competenze e le conoscenze necessarie per portare a termine tali compiti.
Come la loro posizione e le loro attività contribuiscono agli obiettivi generali e al successo dell'azienda.
Con chi collaboreranno per adempiere alle loro responsabilità.
A chi riferiranno.
🎁 5 Vantaggi della definizione delle responsabilità di ruolo
Una chiara definizione dei ruoli e delle responsabilità di ogni membro del team può avere un impatto positivo sulle attività dell'azienda in molti modi.
1. Eliminazione della confusione
Quando ogni dipendente comprende le esatte aspettative per l'ambito di lavoro giornaliero, meno distrazioni sottrarranno tempo all'adempimento dei propri compiti.
Invece di chiedersi cosa c'è nella lista delle cose da fare per la giornata o di aspettare che un manager gli assegni dei compiti, possono svegliarsi ogni giorno e prendere in mano il proprio lavoro.
Possono creare un piano per raggiungere i loro obiettivi senza essere controllati.
Possono utilizzare il loro tempo in modo saggio e concentrarsi su compiti specifici, migliorando così le prestazioni e la produttività.
2. Aumento della soddisfazione sul lavoro e riduzione del turnover
I dipendenti che sanno esattamente cosa ci si aspetta dal loro lavoro hanno maggiori probabilità di sperimentare bassi livelli di stress e tensione.
Sono anche più fiduciosi nelle loro capacità. Il motivo è che sanno di cosa hanno bisogno per svolgere i compiti principali di cui sono responsabili, anche se ciò significa acquisire nuove competenze o conoscenze.
E quando i dipendenti si sentono sicuri del proprio lavoro e del percorso di avanzamento di carriera del proprio ruolo, saranno meno motivati a cercare un nuovo lavoro altrove.
3. Coesione e successo del team
L'ambiguità dei ruoli e delle responsabilità può limitare la capacità dei singoli e dei team di funzionare in modo efficace, rendendo difficile o addirittura impossibile il raggiungimento degli obiettivi condivisi.
Le mansioni si perdono perché c'è confusione su chi debba svolgerle. Ma definire chiaramente i ruoli e ripartirli tra i membri del team migliorerà le prestazioni complessive del gruppo.
🤯 Le prestazioni dei team sono un problema che vi affligge?
4. Miglioramento dell'onboarding per i nuovi assunti
I nuovi dipendenti sono già nervosi all'idea di fare bene nel loro nuovo ruolo. Quindi, perché non rendere la transizione più facile per loro? Come?
È possibile creare schede di ruolo approfondite che stabiliscono le aspettative esatte per il ruolo e l'aspetto del successo in esso.
Di conseguenza, non aiuterete solo i nuovi arrivati, ma tutto il team. Tutti capiranno i ruoli e le responsabilità dei nuovi arrivati e chi deve assisterli se hanno bisogno di aiuto per i vari compiti.
5. Riduzione dell'utilizzo delle risorse aziendali
Supponiamo che nessuno sia sicuro di ciò che deve fare. In questo caso, diversi dipendenti possono far perdere tempo e denaro all'azienda lavorando sugli stessi compiti. O, peggio ancora, le persone lavorano su compiti già completati.
Per non parlare dei conflitti interpersonali che possono nascere dalla sovrapposizione di responsabilità.
Descrizioni di ruolo ben definite aiutano a eliminare queste inefficienze operative e a gestire meglio le risorse umane.
🕵️ Dove utilizzare le descrizioni dei ruoli
Le descrizioni dei ruoli non sono una cosa da fare una volta sola.
Ci sono molte istanze e casi d'uso a cui si possono applicare dopo averli creati, come ad esempio:
Descrizioni delle mansioni per gli annunci di assunzione.
Identificare le lacune di apprendimento e progettare piani di formazione e sviluppo per ruoli specifici.
Tracciare percorsi di crescita e progressione per le posizioni all'interno dell'organizzazione.
Standard di valutazione per valutare le potenziali assunzioni e determinare la mobilità interna dei dipendenti esistenti.
✍️ Come scrivere le responsabilità di ruolo per una descrizione del lavoro in 8 semplici passi
Seguite queste best practice per scrivere le responsabilità di ruolo nelle descrizioni delle mansioni, in modo da fornire chiarezza ai potenziali candidati, ai nuovi assunti e ai vostri team e manager interni.
1. Coinvolgere i responsabili e i membri del team
A seconda del vostro background, potreste non essere in grado di definire appieno cosa comporta un ruolo specifico.
Non molti People Ops o manager non tecnici sono in grado di descrivere nel dettaglio cosa fa un ingegnere full-stack o uno specialista di marketing di prodotto. E questo va benissimo.
È per questo che è necessario l'apporto di tutti per rendere le descrizioni dei ruoli significative e per assicurarsi che colpiscano tutti i punti giusti.
Chiedete quindi ai responsabili delle persone, ai team leader e ad altri ruoli rilevanti per la posizione di cui state scrivendo di intervenire. Possono spiegare meglio perché un ruolo esiste e il valore che offre giorno per giorno.
2. Aggiungere un titolo di lavoro e una panoramica del ruolo
La vostra azienda potrebbe avere titoli unici per ruoli specifici, ad esempio Chief Happiness Manager al posto di Head of Human Resources.
Ma quando descrivete quella posizione per un annuncio di lavoro esterno, potreste evitare il gergo aziendale e optare per un titolo semplice che dia ai candidati interessati un'idea di cosa si tratta.
Fate seguire al titolo del lavoro un riassunto di tre-cinque frasi che evidenzi lo scopo principale del ruolo.
La sintesi può anche includere le principali qualità che il candidato giusto dovrà possedere, gli elementi che rendono importante il ruolo e il motivo per cui vale la pena candidarsi alla vostra azienda.
3. Identificare le responsabilità del ruolo
Elencate i compiti e le responsabilità dei ruoli in formato puntato e in ordine di importanza, in modo che sia facilmente scansionabile.
La sezione sulle responsabilità deve coprire in modo esauriente:
Le aspettative quotidiane del ruolo,
Gli strumenti che il dipendente utilizzerà,
Con chi lavoreranno.
L'obiettivo è aiutare il dipendente a capire:
Cosa faranno.
Come la loro posizione influisce sull'azienda.
Come funzioneranno nell'ambito delle operazioni aziendali.
4. Specificare le competenze indispensabili rispetto a quelle necessarie per il lavoro.
Si potrebbe essere tentati di richiedere che la persona ideale per un ruolo abbia decenni di esperienza, molteplici lauree e padronanza di tutte le tecnologie rilevanti, comprese quelle ancora da inventare.
Tuttavia, richiedere troppe qualifiche può limitare significativamente il vostro pool di talenti o addirittura far sentire i dipendenti che attualmente occupano il ruolo come degli impostori.
Siate realistici quando scrivete i criteri per un ruolo e siate chiari sulle competenze indispensabili per il lavoro e su quelle desiderabili ma non necessarie nell'immediato.
Si possono elencare da cinque a sette punti elenco di competenze indispensabili, basate su:
il livello di istruzione;
anni di esperienza nel settore;
certificazioni e licenze;
competenze tecniche;
conoscenza delle piattaforme tecnologiche richieste dal ruolo.
5. Descrivere l'aspetto del successo nel ruolo
Cosa significa se la persona che ricopre questa posizione soddisfa e supera le vostre aspettative aziendali?
Pensate ai risultati che volete vedere come risultato del lavoro svolto da una determinata posizione, quindi elencateli tutti.
Definire l'aspetto del successo può aiutare voi e il titolare del ruolo a misurare le prestazioni e a creare un piano attuabile per raggiungere il futuro che avete immaginato.
6. Delineare a chi il ruolo dovrà riferire
Sebbene la catena di comando possa non essere rilevante per gli annunci di lavoro esterni, può essere utile ai dipendenti attuali che desiderano candidarsi per gli annunci interni.
Tracciando la gerarchia dei ruoli, sarà facile per tutti sapere chi sarà il loro referente e a chi risponderanno.
Aiuterete inoltre le persone a vedere come potrebbe essere la loro progressione di carriera, in modo che possano iniziare a pianificare come avanzare.
7. Includere informazioni su stipendio, benefit e luogo di lavoro.
Se state scrivendo le responsabilità di ruolo per le descrizioni delle mansioni, potrebbe essere utile includere dettagli su:
la fascia salariale;
benefici per l'azienda;
dove ha sede il ruolo o dove possono lavorare i dipendenti.
Aggiungete queste informazioni se state pubblicizzando posizioni non esecutive a candidati esterni. Risparmierete tempo a tutti e potrete attrarre un maggior numero di candidati qualificati e soddisfatti della vostra offerta.
8. Comunicarli correttamente
Dopo aver scritto le descrizioni dei ruoli aziendali, non dimenticate di condividerle con i team e gli individui stessi.
Una comunicazione adeguata garantirà che non ci sia alcuno scollamento tra ciò che i People Ops o i manager pensano che un ruolo o un team debba fare e ciò che il ruolo o il team effettivamente fa.
Per facilitare l'accesso, considerate la possibilità di pubblicare la descrizione dei ruoli e delle responsabilità professionali in un luogo dove tutti possano trovarla in qualsiasi momento.
🪜 6 passi per scrivere descrizioni di ruolo orientate alla crescita che creino chiarezza per tutti
In qualità di startup in fase iniziale, potreste essere riusciti ad avere una struttura di team piatta, in cui tutti fanno un po' di tutto e aiutano in qualsiasi capacità sia necessaria ogni giorno.
Ma con la crescita dell'azienda, la mancanza di una struttura può fare più male che bene all'azienda e ai dipendenti.
È quindi necessario abbracciare la trasparenza e creare una vera e propria strategia per definire le descrizioni dei ruoli e costruire quadri di carriera chiari e ottimizzati per la crescita.
Queste descrizioni di ruolo strutturate sono approfondite quando si tratta di singole competenze. Questo approccio si differenzia dalle descrizioni di ruolo degli annunci di lavoro, che forniscono una breve panoramica dei perché, dei cosa e dei come di una specifica posizione.
Collegare le descrizioni dei ruoli con i quadri di carriera aiuterà i dipendenti a capire come progredire o crescere orizzontalmente, anche se non sono interessati o diretti verso un percorso da manager.
Come si costruisce quindi una strategia di descrizione del ruolo che migliori la chiarezza del ruolo, definisca le competenze e supporti lo sviluppo dei dipendenti?
Iniziate con questi passaggi.
1. Scrivere gli obiettivi organizzativi
L'utilizzo di un quadro delle responsabilità di ruolo eliminerà la confusione dei ruoli, ridurrà le assunzioni e i pregiudizi, svilupperà i talenti del team e creerà un ambiente di lavoro fondato sul merito.
Scrivere ciò che si vuole ottenere con la struttura può aiutare a decidere come strutturarla per raggiungere tale scopo.
2. Elencare tutti i ruoli o i livelli all'interno di ciascun team.
Scrivete tutti i ruoli che compongono ciascun team in ordine gerarchico crescente.
Suggerimento: Aggiungete ogni ruolo una sola volta, anche se avete più persone in quella posizione.
Ad esempio, se avete cinque redattori di contenuti junior, non dovete includere il ruolo cinque volte, ma solo una volta.
In alternativa, è possibile utilizzare un sistema a livelli per:
Suddividete ogni ruolo in diversi livelli.
Mostrare le aspettative specifiche per ogni livello.
Mostrate come i dipendenti possono passare da un livello all'altro in base all'esperienza, alla competenza e alle prestazioni.
Ad esempio, il team Engineering di Buffer utilizza un quadro di riferimento a sei livelli per descrivere e valutare i ruoli e le responsabilità dei Creatori (non manager).
3. Creare le colonne pertinenti in base a un quadro esistente o alla vibrazione che si desidera riflettere.
Le colonne create guideranno la disposizione e la struttura delle informazioni nelle descrizioni dei ruoli.
Ad esempio, Zavvy dispone di modelli di quadri di carriera già pronti con descrizioni dei ruoli. Questi contengono la posizione e il livello su un asse e i modelli di competenza(competenzefondamentali, funzionali e tecniche) sull'altro asse.
I percorsi di carriera e i quadri di riferimento sono un ottimo quadro di riferimento:
Definire le competenze.
Definire aree di interesse che possano poi comparire nei piani di sviluppo, promuovendo la crescita professionale in azienda.
Come si può vedere, la descrizione del ruolo di esempio per un team di Customer Success presenta colonne e righe per:
livelli di ruolo;
competenze fondamentali, come la risoluzione di problemi e il pensiero metodico;
competenze funzionali: come l'essere un consulente di fiducia e l'essere un esperto di prodotti.
Quando si crea il proprio, si può decidere di utilizzare:
ruoli;
ambito di lavoro;
valori;
complessità;
collaborazione;
supervisione e rendicontazione.
Tutto dipende dal tipo di informazioni che si desidera includere.
Più dettagli sul ruolo si scrivono, maggiore sarà la chiarezza.
Suggerimento: Invece di passare settimane o addirittura mesi a creare le descrizioni dei ruoli da zero, potete basarvi su modelli esistenti già utilizzati con successo da altre aziende.
Tutto ciò che dovete fare è modificarli e applicarli alla vostra situazione aziendale e di squadra.
4. Identificare le responsabilità di ciascun ruolo all'interno del team.
Che le si chiami competenze, ambito di lavoro o responsabilità, è essenziale scrivere quelli che si ritiene siano i compiti principali di ogni ruolo.
Se non siete sicuri di cosa includere, fate una ricerca sul ruolo ed elencate le vostre responsabilità principali.
È sempre una buona idea coinvolgere in questo esercizio i capisquadra e i membri del team, per garantire che le responsabilità di ogni ruolo siano coperte in modo adeguato e accurato.
Ad esempio, si può organizzare una riunione di persona o virtuale per discutere di ogni ruolo e responsabilità.
È anche possibile creare un documento condiviso per raccogliere gli approfondimenti.
Ad esempio, chiedete alle persone che ricoprono ciascun ruolo di scrivere la loro comprensione di ciò di cui sono responsabili e di ciò che pensano siano le responsabilità degli altri ruoli del loro team.
5. Valutare le responsabilità del ruolo
Dopo che voi e gli altri avrete scritto i vostri pensieri, prendetevi il tempo per discutere le diverse prospettive.
Se notate che un'area di responsabilità appartiene a più di un ruolo, decidete a chi spetterà in futuro. In questo modo non ci saranno più sovrapposizioni.
Scoprite se ciascun titolare di ruolo è d'accordo o meno con le idee degli altri sul proprio ruolo.
Suggerimento: se qualcuno in un determinato ruolo non accetta che determinate responsabilità gli appartengano, create una sezione non assegnata e spostate lì i compiti. Poi, chiedete ai membri del team di discutere perché i ruoli specifici possono o non possono assorbire le responsabilità non assegnate.
Alla fine della giornata, potrebbe essere necessario ridefinire alcuni ruoli per includere questi compiti non reclamati o creare un nuovo ruolo responsabile.
6. Utilizzare queste informazioni per compilare le colonne della descrizione del ruolo
È il momento di inserire tutti i dettagli raccolti sui vari ruoli nelle colonne appropriate e di ottenere l'approvazione del management superiore.
Una volta ottenuta la loro approvazione, si possono condividere le descrizioni dei ruoli appena create con tutti gli stakeholder interessati.
📝 Modelli gratuiti di descrizione del ruolo da utilizzare
Volete creare un annuncio di lavoro per una posizione che state assumendo?
Oppure state pensando di progettare schede di ruolo complete, che spieghino cosa fa ogni ruolo in un team.
Date un'occhiata a questi modelli di descrizione del ruolo pronti all'uso, da compilare ogni volta che se ne presenta la necessità.
Modello di descrizione del ruolo per annunci di lavoro
[Titolo del lavoro]
Designer UX
Panoramica del lavoro:
Cracker Inc è una delle piattaforme di sponsorizzazione di newsletter in più rapida crescita sul mercato. Aiutiamo i marchi più importanti, come Apple, Spotify e Netflix, a raggiungere un pubblico eterogeneo e coinvolto attraverso newsletter sponsorizzate sulle principali testate giornalistiche.
Stiamo cercando un designer UI/UX versatile per progettare e offrire esperienze eccellenti ai clienti e migliorare l'usabilità dei nostri prodotti. In questo ruolo, lavorerai a stretto contatto con un product designer e un product manager per dirigere ogni aspetto del nostro processo di sviluppo del prodotto, dall'idea iniziale al lancio.
Responsabilità:
Progettare, prototipare e iterare nuove funzionalità e aggiornare l'UI/UX delle funzionalità esistenti.
Sviluppare soluzioni di design attraverso wireframe, sitemap, mockup, storyboard, screen flow e prototipi interattivi.
Sfruttare i dati degli utenti, i test e il feedback degli stakeholder per comprendere meglio le esigenze degli utenti, i flussi di lavoro e i punti dolenti.
Lavorare in modo indipendente e a stretto contatto con più team per trovare soluzioni eleganti ma pratiche alle sfide di design e usabilità.
Presentare e sostenere le esigenze e le strategie di progettazione agli sviluppatori, al team di prodotto e ad altre parti interessate.
Requisiti: Competenze indispensabili
Almeno 3 anni di esperienza nella progettazione di UI/UX per prodotti B2B e SaaS.
Competenza nella progettazione di flussi utente, mockup, wireframe e nella generazione di asset e specifiche per l'integrazione di prodotti digitali su mobile e web.
La capacità di sollecitare il feedback degli utenti direttamente con i clienti e indirettamente attraverso il monitoraggio dell'utilizzo da parte dei clienti e dell'impatto sulle vendite attraverso strumenti analitici come Google Analytics, Mixpanel e Salesforce/Copper è un plus.
Esperienza di lavoro con un team per generare idee, pensare in modo critico e creativo ai progetti di design, spedire i progetti e rivedere i risultati.
Esempi di lavori di design visivo e interattivo di alta qualità in un portfolio di design.
Rapporti con: L'UX Designer riporterà al Chief Product Officer.
Stipendio, benefit e sede:
Lo stipendio è di 90.000 - 110.000 dollari, commisurato all'esperienza.
I vantaggi includono la copertura al 100% dell'assicurazione sanitaria, dentistica e visiva, il 401K, la partecipazione agli utili, i benefici per i pendolari, le ferie aziendali, i permessi retribuiti (PTO), i bonus basati sui risultati e altro ancora.
Si tratta di una posizione remota aperta solo ai candidati che risiedono e sono autorizzati a lavorare negli Stati Uniti.
Per il profilo di competenza e le schede di ruolo
Ecco un modello di quadro di carriera facile da usare per un'azienda con 50-200 dipendenti.
Tutti i clienti Zavvy hanno automaticamente accesso a tutti i nostri modelli.
È possibile utilizzare questo modello per suddividere e strutturare le aspettative di ruolo per le varie posizioni e i vari team.
🏢 4Esempi di descrizione dei ruoli
Per ruolo
Non c'è nulla di sbagliato nelle descrizioni tradizionali dei ruoli, che si concentrano sul chiarimento dei singoli ruoli all'interno di un team e spiegano come un ruolo progredisce nell'altro. Ecco alcuni esempi:
Suddivisione delle responsabilità principali del ruolo.
Spiegare le modalità di svolgimento del lavoro.
Come il dipendente collaborerà e comunicherà con gli altri.
Descrizione del ruolo di Product Manager
Questa descrizione del ruolo creata da Liefery illustra in dettaglio i requisiti fondamentali, i compiti, le aspettative e le metriche di performance di un product manager di primo livello. Non lascia spazio ad ambiguità o confusione su ciò che la posizione deve raggiungere.
Per azienda
Alcune aziende hanno sistemi unici per descrivere i loro ruoli, perché le descrizioni tradizionali dei ruoli possono talvolta essere inadeguate alle loro esigenze.
Kickstarter utilizza un sistema a scaletta per la descrizione dei ruoli nei vari team. I compiti principali di ciascun ruolo all'interno del team, fino alla posizione dirigenziale finale, sono ben definiti e descritti in una prosa chiara e accattivante.
Saggio
Il quadro di descrizione dei ruoli della società fintech raggruppa i diversi ruoli e posizioni all'interno dei dipartimenti in sei livelli.
Wise fornisce quindi specifiche dettagliate sul ruolo per ogni livello e un contesto sui KPI, sulle responsabilità di leadership e sui risultati necessari prima che un dipendente possa passare al livello successivo.
🌱 Create chiarezza sui ruoli e avviate processi di sviluppo delle persone più significativi . Con Zavvy
La chiarezza dei ruoli non si ottiene da un giorno all'altro.
Ci vogliono intenzioni e pratica per creare un ambiente di lavoro in cui i membri del team capiscano cosa ci si aspetta da loro e di cosa devono rispondere i loro compagni.
Date ai vostri dipendenti la titolarità di ruoli e responsabilità specifiche. E allora guardateli mentre svolgono il loro lavoro con maggiore sicurezza, efficienza e tempestività.
Di conseguenza, otterranno più successo che mai.
Siete pronti a creare una cultura della responsabilità e delle alte prestazioni?
Precious Arinze è una content marketer di MediaBerry che scrive di marketing, tecnologia, automazione e sviluppo dei dipendenti per aziende SaaS e B2B. Quando non sta studiando e realizzando idee su come far crescere un marchio utilizzando i contenuti come veicolo di promozione, la troverete intenta a scrivere poesie e saggi.