Come misurare le prestazioni dei dipendenti: Una guida per i responsabili delle persone
Le prestazioni sono la spina dorsale di ogni organizzazione di successo. Ma come si misurano le prestazioni dei dipendenti? E, facendo un ulteriore passo avanti, perché Jane riesce a portare a termine i compiti senza sforzo, mentre Mike fa fatica?
Misurare le prestazioni è molto più di una revisione annuale o di numeri su un foglio di calcolo. Significa cogliere i modelli, i punti di forza, le sfide e decodificare l'enigma della "performance" in metriche tangibili.
Perché? Per elevare, sostenere e potenziare le persone.
Questo articolo:
- Discutere perché la misurazione delle prestazioni dei dipendenti è fondamentale.
- Presentare i vari metodi di misurazione delle prestazioni sul posto di lavoro.
- Evidenziare le dimensioni chiave delle prestazioni dei dipendenti.
- Condividete alcune metriche per misurare le prestazioni dei dipendenti.
- Fornite alcuni esempi di approcci diversi alla misurazione delle prestazioni da parte di aziende come Netflix, Cisco e Facebook.
📈 Che cos'è la performance dei dipendenti?
Le prestazioni dei dipendenti si riferiscono alla valutazione delle azioni, dei comportamenti, dei risultati e dei contributi complessivi di un lavoratore a un'organizzazione in un determinato periodo. Si tratta di una misura dell'efficienza, dell'efficacia e della qualità del lavoro svolto da un dipendente in linea con gli obiettivi, le finalità e gli standard previsti dall'azienda.
In parole povere, la performance dei dipendenti è la capacità di un lavoratore di svolgere le proprie mansioni in modo efficiente ed efficace.
I fattori comunemente utilizzati per misurare le prestazioni complessive includono:
- qualità del lavoro;
- velocità e quantità di lavoro;
- capacità di rispettare le scadenze;
- capacità di comunicazione;
- affidabilità e risoluzione dei problemi;
- lavoro di squadra.
"I dati sulle prestazioni sono al centro di tutto. Più importanti del logorio. Più importanti dell'impegno. È la cosa più importante che si possa raccogliere nell'ambito dell'HR analytics, perché senza di essa il resto dei dati ci dice ben poco. [...] Dobbiamo capire dove e perché avviene il grande lavoro". Jessica ZwaanDirettore operativo di Whereby.
Valutazioni regolari delle prestazioni possono aiutare a identificare le aree di forza e di miglioramento, a facilitare un migliore allineamento con le esigenze dell'organizzazione e a garantire la crescita e lo sviluppo della carriera dell'individuo.
📏 5 Metodi di misurazione delle prestazioni dei dipendenti
Quantificare le prestazioni dei dipendenti non è sempre ovvio o semplice.
È essenziale trovare modi equi per riflettere sui contributi di un lavoratore e condividere feedback positivi che incoraggino la crescita e il miglioramento.
Di seguito sono riportati cinque metodi comuni per misurare le prestazioni dei dipendenti.
Valutazioni semplici
Un sistema di classificazione a lettere o una scala di valutazione delle prestazioni è un metodo di valutazione di base in cui i dipendenti vengono valutati su una scala, in genere da 1 a 5 o da 1 a 10, in base alle loro prestazioni in varie categorie.
Una forma semplice di valutazione tradizionale che può funzionare, ma che tende a soffrire di un approccio dall'alto verso il basso e di soggettività.
È possibile utilizzare queste metriche anche nei sondaggi di feedback a 360 gradi per avere un'ampia panoramica delle capacità di un dipendente da diverse prospettive.
🔢 Dovreste usare le valutazioni delle prestazioni? Abbiamo parlato con diversi esperti che hanno valutato i pro e i contro.
Analisi del gap di competenze
Un'altra opzione comune è quella di valutare se un dipendente supera, soddisfa o non soddisfa le aspettative di performance in diverse categorie di competenze.
This method involves assessing the difference between an employee's current skills and the skills required for their role. The larger the gap, the lower the performance score.
💡 S uggerimento: Utilizzate una matrice delle competenze per documentare le competenze essenziali dei vostri collaboratori.
Dati quantificabili
Questo approccio si basa su dati oggettivi e numerici per valutare le prestazioni di un dipendente. Tra gli esempi vi sono i dati di vendita, il numero di progetti completati o i punteggi di soddisfazione dei clienti.
Ad esempio, si può misurare il tempo di completamento di un'attività o il numero di lavori completati in un giorno.
In questo modo, è giusto e facile dire che il dipendente A può completare il compito X in un'ora, che è più veloce o più lento della media aziendale.
Una misura come questa è equa e facile da acquisire. Può essere utilizzata per migliorare l'efficienza dei dipendenti o del processo complessivo.
Rapporto di successo
La percentuale di successo misura il numero di successi rispetto al numero di tentativi o fallimenti.
Ad esempio, nel settore delle vendite, si potrebbe considerare il numero di accordi conclusi rispetto al numero di contatti.
Ad esempio, se il dipendente A ha una percentuale di successo del 75% e il dipendente B del 25%, si sa dove dirottare la propria attenzione.
Feedback a 360 gradi
Il Feedback 360 è un metodo di valutazione completo che raccoglie i feedback su un dipendente da parte di colleghi, subordinati, supervisori e talvolta anche clienti.
Con le valutazioni delle prestazioni a 360, i dipendenti possono fornire un feedback ai colleghi di tutte le gerarchie.
I colleghi compilano dei sondaggi rispondendo a domande sulle prestazioni dei loro colleghi. Se lo desiderano, possono inviare le risposte in forma anonima.
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L'approccio a 360 alle valutazioni delle prestazioni è un ottimo modo per sviluppare un processo equo che si avvale della collaborazione di tutti, anziché affidarsi a un'unica persona o a un unico reparto.
➡️ Confrontate i vantaggi del feedback a 360 gradi rispetto alle valutazioni tradizionali delle prestazioni.
👀 Come si misura la performance? 5 Dimensioni delle prestazioni dei dipendenti
Esistono molti modi diversi per misurare le prestazioni dei dipendenti.
Ma tutto si riduce alla definizione delle prestazioni per la vostra organizzazione e per i ruoli e le responsabilità specifiche dei vostri dipendenti.
Ecco alcune dimensioni chiave delle prestazioni dei dipendenti.
Qualità del lavoro
I diversi ruoli e mansioni possono variare in modo significativo per quanto riguarda l'importanza della qualità del lavoro.
Risultati semplici come l'accuratezza nel caso di un lavoro come l'inserimento dei dati o l'evasione degli ordini possono essere molto più facili da misurare rispetto a compiti più complessi come la qualità del copywriting o del design grafico.
In molti casi, la qualità del lavoro di un dipendente è uno dei fattori più critici, in quanto può basarsi su abilità e talento.
Velocità e quantità di lavoro
Un'altra metrica importante per molti ruoli è l'efficienza.
Dopo tutto, il valore di molti dipendenti dipende dalla quantità di lavoro che possono svolgere.
La quantità di lavoro è generalmente più facile da migliorare rispetto alla qualità.
Ad esempio, è possibile migliorarla sedendosi a tavolino con un dipendente per ottimizzare le procedure e snellire i processi.
Lavoro di squadra e comunicazione
Anche se nella maggior parte dei casi non influisce direttamente sulle prestazioni, il lavoro di squadra e le capacità di comunicazione possono influire sull'efficienza complessiva di un team.
In generale, una scarsa comunicazione può avere un impatto molto negativo sulle prestazioni del team e dei dipendenti. Al contrario, una buona comunicazione fa sì che le cose vadano bene.
È possibile migliorare il lavoro di squadra attraverso riunioni, aggiornamenti del software e formazione sulle soft skills.
Affidabilità e proprietà
In molti casi, la coerenza e l'affidabilità sono fondamentali per le prestazioni di un dipendente.
Mostrare orgoglio per il proprio lavoro e assumersi la responsabilità del risultato può essere fondamentale per ottenere una prestazione di qualità che soddisfi le aspettative.
Al contrario, un dipendente il cui lavoro è imprevedibile in termini di qualità o di tempi di consegna può essere difficile da affidare.
Autonomia e problem solving
La scarsa fiducia dei dipendenti o l'eccessiva microgestione da parte dei capisquadra possono determinare una mancanza di iniziativa e di indipendenza da parte dei lavoratori.
Affinché i dipendenti raggiungano il loro pieno potenziale e contribuiscano all'azienda, devono avere capacità di risoluzione dei problemi. Dovranno inoltre avere sufficiente libertà per prendere le decisioni che rientrano nel loro ruolo.
La paura di rischiare o la mancanza di innovazione e autonomia possono rallentare la crescita dell'azienda e non creano fiducia sul posto di lavoro.
➡️ I diversi ruoli comportano modelli di competenza specifici Utilizzateli per creare valutazioni delle prestazioni basate sulle competenze, per valutazioni più approfondite per ogni team e reparto.
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🎯 9 Metriche e KPI per valutare le prestazioni dei dipendenti
Cosa sono le metriche di performance e i KPI di performance?
KPI è l'acronimo di key performance indicator, ovvero un modo per indicare le prestazioni in modo quantificabile.
È possibile utilizzare i KPI per misurare le prestazioni dei dipendenti come parametri di riferimento per le aspettative nel loro ruolo.
Le metriche di performance sono più generali e spesso fungono da linee guida che forniscono alla direzione un modo per monitorare le capacità o i progressi di un dipendente su un compito.
Le metriche di performance sono spesso semplici formule per calcolare la produttività dei dipendenti o la qualità del lavoro.
Tasso di successo
Il tasso di successo è una misura relativamente semplice della frequenza con cui i dipendenti riescono a raggiungere i loro obiettivi di performance individuali, i KPI e gli obiettivi.
La definizione di semplici linee guida per il superamento dell'esame può essere un modo più semplice per misurare le prestazioni di mansioni più difficili da quantificare.
Suggerimento: è possibile calcolare la media dei risultati di più progetti o periodi di tempo per ottenere una percentuale di successo.
Tasso di completamento
Un semplice tasso di completamento potrebbe misurare efficacemente le prestazioni per compiti più oggettivi e meno legati alla qualità.
Ad esempio, si possono utilizzare quote per le attività ripetitive o un tasso di completamento complessivo per un assortimento di compiti che comportano ciascuno le proprie sottoattività.
Il completamento di tutti o più di questi compiti in modo soddisfacente è indice di buone prestazioni.
Presenza
La presenza può essere un fattore importante in alcuni ruoli e organizzazioni. In questi casi, avere una politica delle presenze che tenga conto delle prestazioni è essenziale per garantire l'equità e mantenere i dipendenti sulla retta via.
Ad esempio, un sistema di punti che tenga conto delle prestazioni complessive in termini di frequenza in base a ritardi, assenze e mancate presentazioni quantificherà l'affidabilità in questa categoria.
Miglioramento
Il calcolo del punteggio di miglioramento è fondamentale per premiare l'ambizione e misurare il successo a lungo termine.
La crescita dei dipendenti può essere semplice come una formazione aggiuntiva per migliorare le competenze o il monitoraggio di altre metriche di performance nel tempo e il confronto dei risultati.
Un dipendente con prestazioni superiori alla media, ma con miglioramenti stagnanti, potrebbe non avere lo stesso valore di un dipendente che ha iniziato con prestazioni medie e sta mostrando progressi e ambizioni costanti.
Lavoro di squadra
Misurare il lavoro di squadra e la comunicazione può essere complicato.
Spesso ci si deve affidare alle opinioni degli altri, che possono avere pregiudizi sia positivi che negativi.
Poiché le prestazioni del lavoro di squadra sono più facili da notare quando c'è un problema, un sistema di rilevamento che tenga traccia dei fallimenti nella comunicazione può aiutare a monitorare se qualcuno sta lottando in quest'area. Questo sarà il primo passo per correggere il problema.
Rispetto delle scadenze
In molti ruoli, le scadenze sono vitali per il buon andamento degli affari e la soddisfazione dei clienti. È possibile utilizzare le percentuali di successo delle scadenze per esprimere l'importanza di rispettare i tempi per i dipendenti che tendono a procrastinare o a rimanere indietro.
Un semplice tasso di successo o un +/- di giorni di anticipo o di ritardo sui progetti mostrerà chi è bravo nella gestione del tempo e chi potrebbe aver bisogno di una guida in più.
Qualità del lavoro
Misurare la qualità non è sempre facile. A seconda del ruolo, quantificare o addirittura riconoscere la qualità può essere difficile, soprattutto per chi non ha conoscenze specialistiche in quel campo.
In alcuni casi può essere appropriato un sistema di valutazione scolastico (A+, B-, D, ecc.).
In altri casi, potrebbe essere necessario essere creativi nel misurare e registrare la qualità delle prestazioni.
Punteggi medi delle valutazioni delle prestazioni a 360 gradi
Il feedback 360 quantitativo si concentra su dati numerici e misurabili. In genere, gli intervistati valutano un individuo su varie competenze utilizzando una scala (ad esempio, da 1 a 5 o da 1 a 10).
Queste valutazioni possono essere mediate per ottenere punteggi per aree specifiche o per la performance complessiva.
Esempi di domande:
- Valutare le capacità di comunicazione dell'individuo su una scala da 1 a 10.
- Su una scala da 1 a 5, quanto efficacemente la persona collabora con i suoi compagni di squadra?
Il feedback quantitativo può essere utilizzato per il benchmarking, per tracciare i progressi nel tempo o per confrontare le prestazioni con quelle dei colleghi o con gli standard organizzativi. Queste metriche numeriche offrono un'istantanea chiara, anche se a volte superficiale, delle prestazioni.
Tuttavia, se combinati con un feedback qualitativo, si ottengono la profondità e le sfumature necessarie per capire il perché e il come dietro i numeri.
La raccolta di feedback qualitativi a 360 fornisce storie, esempi e contesti che possono guidare gli sforzi di sviluppo, le sessioni di coaching e gli interventi di formazione.
Esempi di domande:
- Descrivete una situazione in cui l'individuo ha dimostrato forti capacità di comunicazione.
- Quali aree di miglioramento avete notato nel lavoro di squadra del singolo?
A volte, il feedback qualitativo dei colleghi è il modo migliore (o l'unico) per misurare le prestazioni di un dipendente.
9 Griglia di box
Il modello a 9 caselle è uno strumento classico delle risorse umane utilizzato nella gestione dei talenti e nella pianificazione delle successioni. La griglia valuta gli individui su due dimensioni principali: le prestazioni e il potenziale.
Di solito, l'asse Y rappresenta il potenziale, mentre l'asse X rappresenta le prestazioni.
Entrambe le categorie sono suddivise in:
- basso;
- medio;
- prestazioni elevate.
Questa ripartizione dà luogo a combinazioni come:
- prestazioni medie con alto potenziale (esordienti promettenti);
- prestazioni medie con un potenziale medio (Joes medio);
- basse prestazioni con basso potenziale (assunzioni sbagliate).
In sostanza, la matrice a 9 caselle semplifica le complesse valutazioni delle prestazioni e del potenziale dei dipendenti in uno strumento visivo che può guidare le decisioni di gestione dei talenti. È una metrica che fornisce una visione olistica del valore attuale di un dipendente per l'organizzazione e della sua traiettoria futura.
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🏢 Come le aziende influenti misurano le prestazioni dei dipendenti?
Di seguito sono riportati tre esempi di come le aziende di successo misurano le prestazioni dei dipendenti e ne utilizzano i risultati.
Sebbene Facebook effettui le valutazioni delle prestazioni solo semestralmente, si tratta di un processo molto approfondito che incorpora strumenti di feedback a 360 gradi e un complesso sistema di valutazione.
Facebook utilizza una semplice scala a sette livelli che va da "non soddisfa le aspettative" a "supera ampiamente le aspettative". La scala comprende anche un pinnacolo chiamato "redefine" per i dipendenti le cui prestazioni sono letteralmente fuori scala.
L'apprendimento e lo sviluppo sono uno dei quattro pilastri principali utilizzati in queste recensioni, a dimostrazione dell'importanza della crescita e dell'aggiornamento dei dipendenti.
💬 Leggete il caso di studio completo sulla misurazione delle prestazioni dei dipendenti di Facebook/Meta.
Netflix
Anche Netflix ha implementato il feedback a 360 gradi. Tuttavia, lo utilizza come sostituto delle valutazioni delle prestazioni piuttosto che come risorsa aggiuntiva.
Questo approccio offre al management una visione completa di ciascun lavoratore.
I dipendenti possono inviare recensioni per tutti i colleghi che desiderano.
Queste revisioni non si limitano a un programma annuale, consentendo un feedback frequente e una responsabilità costante.
Piuttosto che utilizzare una scala di valutazione, Netflix si concentra sul supporto costante e sul feedback per far progredire i dipendenti.
Anche se il "Keeper Test" pone ai manager una domanda molto concreta: "Quanto lottereste per mantenere questo dipendente se dovessimo fare dei tagli?".
🎥 Sintonizzatevi per il caso di studio completo sulla misurazione delle prestazioni dei dipendenti di Netflix.
Cisco
Non sorprende che l'azienda tecnologica americana Cisco abbracci fortemente la tecnologia e l'automazione nella misurazione delle prestazioni dei dipendenti.
"Team Space" è il loro sistema di feedback digitale che gestisce la misurazione delle prestazioni di oltre 70.000 dipendenti.
Il software si concentra sui punti di forza dei dipendenti e offre un feedback in tempo reale. In questo modo, i manager possono affrontare i problemi nel momento in cui si presentano e trovare opportunità per migliorare e utilizzare le competenze dei loro lavoratori.
Il programma di misurazione delle prestazioni di Cisco si concentra sulla crescita dei dipendenti, piuttosto che su punteggi e valutazioni.
📡 Per saperne di più, consultate il nostro caso di studio sulle valutazioni delle prestazioni di Cisco.
🔍 Perché misurare le prestazioni dei dipendenti?
Si potrebbe pensare che la misurazione delle prestazioni dei dipendenti sia semplicemente un modo per imporre un certo standard di qualità.
Tuttavia, se da un lato è possibile utilizzare le prestazioni dei dipendenti per eliminare i lavoratori con prestazioni insufficienti, dall'altro la misurazione delle prestazioni dei dipendenti offre anche altri vantaggi significativi.
Affinché i dipendenti possano prosperare e crescere, la misurazione delle prestazioni può essere utilizzata per cercare opportunità di miglioramento.
Ad esempio, supponiamo che un dipendente eccella per la qualità del suo lavoro, ma che il suo rendimento complessivo sia basso. Se ci si concentra sul miglioramento dell'efficienza senza abbassare la qualità del lavoro, si può rendere il collaboratore più prezioso e di successo.
Dovete collaborare con i dipendenti per allineare gli obiettivi di performance e strategizzare il modo in cui raggiungerli.
Questi tipi di obiettivi individuali aiutano i dipendenti a rimanere concentrati e motivati. Inoltre, con il supporto di People Ops, possono migliorare le loro competenze, a vantaggio della crescita della carriera e aggiungendo valore all'azienda.
Le prestazioni dei dipendenti possono anche aiutare a identificare le aree deboli dell'azienda. Tali aree deboli possono essere gli anelli deboli di un team o una formazione inadeguata che può portare a scarse prestazioni.
È possibile ottimizzare i programmi di formazione e ridurre il turnover affrontando questi problemi e rafforzando i dipendenti meno performanti.
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❓ FAQ
Qual è il metodo più comune per misurare le prestazioni dei dipendenti?
Il metodo più comune per misurare le prestazioni dei dipendenti è la valutazione delle prestazioni o Performance review. Questo processo prevede in genere una valutazione programmata in cui i manager e gli altri superiori valutano le prestazioni del dipendente rispetto a una serie di criteri predefiniti. Viene quindi fornito un feedback e vengono fissati gli obiettivi per il periodo successivo.
📈 Una guida passo passo e suggerimenti per riunioni di valutazione delle prestazioni di successo.
Quali strumenti vengono utilizzati per misurare le prestazioni?
- Software di gestione delle prestazioni: Strumenti come Zavvy, BambooHR o Workday.
- Strumenti di gestione dei progetti: Software come Asana, Trello o Jira possono essere utilizzati per tenere traccia del completamento e della puntualità delle attività.
- Strumenti di feedback e sondaggio: Piattaforme come SurveyMonkey o Typeform per raccogliere feedback tra pari o a 360 gradi.
- Time tracking software: Tools like Toggl or TimeDoctor to monitor hours worked and productivity.
Qual è un esempio di KPI per le prestazioni dei dipendenti?
Per un addetto alle vendite, un indicatore chiave delle prestazioni del dipendente potrebbe essere il numero di vendite effettuate o il valore delle vendite in un periodo specifico.
Per un rappresentante del successo del cliente, un KPI per le prestazioni è il Net Promoter Score (NPS), che misura la probabilità che i clienti raccomandino il vostro prodotto o servizio ad altri.
Per un responsabile marketing, un KPI di performance è il costo di acquisizione dei clienti (CAC). Questo parametro rappresenta il costo di acquisizione di un nuovo cliente. Combina i costi del marketing e delle vendite, compresi i salari, i mezzi di marketing, i costi pubblicitari e qualsiasi altra spesa legata all'acquisizione di un nuovo cliente e alla sua conversione in cliente.
In che modo le risorse umane misurano le prestazioni?
Le risorse umane utilizzano in genere una combinazione di metodi qualitativi e quantitativi. Questi possono includere autovalutazioni, valutazioni tra pari, valutazioni dei manager, feedback a 360 gradi e monitoraggio di metriche quantitative o KPI rilevanti per il ruolo del dipendente. Spesso le risorse umane utilizzano sistemi software per consolidare e analizzare questi dati e ottenere così una migliore comprensione.
Quali sono le 4 misure chiave della performance?
- Qualità: Si concentra sulla qualità del lavoro svolto da un dipendente e sul fatto che esso soddisfi o superi gli standard.
- Quantità: Concentrarsi sul volume o sulla quantità di lavoro prodotto da un dipendente.
- Tempestività: Concentrarsi sulla velocità e sulla puntualità con cui un dipendente porta a termine i compiti.
- Efficienza dei costi: Concentrarsi sul garantire che un dipendente svolga le proprie mansioni nel modo più efficiente possibile.