Come condurre una riunione di valutazione delle prestazioni: Guida completa
Avete pianificato le valutazioni delle prestazioni, le avete distribuite e le avete fatte compilare a tutti. Rimane solo una cosa da fare: consegnare i risultati ai vostri dipendenti in una riunione di valutazione delle prestazioni.
Indipendentemente dall'esperienza precedente, l'organizzazione di questo tipo di riunioni può sembrare scoraggiante.
Prepararsi a una riunione di valutazione delle prestazioni aiuta a mantenere la calma e a fornire un feedback appropriato. Perché anche nel caso di una critica costruttiva, il modo in cui la si condivide fa la vera differenza.
Questo articolo vi insegnerà come condurre una riunione di valutazione delle prestazioni con i vostri dipendenti. In questo modo, vi sentirete meglio attrezzati per gestire questa pietra miliare del processo di revisione.
💁 Che cos'è una riunione di valutazione delle prestazioni?
Una riunione di valutazione delle prestazioni è una discussione formale tra un dipendente e il suo manager per valutare le prestazioni lavorative del dipendente in un determinato periodo.
Queste riunioni fanno tipicamente parte del sistema di gestione delle prestazioni più ampio di un'organizzazione e spesso si svolgono regolarmente, ad esempio con cadenza annuale o semestrale. Tuttavia, alcune aziende possono organizzarle più frequentemente.
Una riunione di valutazione delle prestazioni ha lo scopo di creare uno spazio per condividere i feedback sui punti di forza e le aree di miglioramento di un dipendente. È anche un'opportunità per il dipendente e il manager di discutere i risultati, le sfide e gli obiettivi del dipendente. Inoltre, potrebbero rivedere progetti o compiti specifici, le prestazioni lavorative complessive o le abilità e le competenze relative al lavoro.
Suggerimento: Per ottenere un risultato positivo è necessario porre le giuste domande di valutazione delle prestazioni durante la fase di valutazione.
➡️ Per saperne di più sull'intero processo, consultate il nostro articolo sulla valutazione dei dipendenti.
✍️ Come condurre una valutazione delle prestazioni: Non dimenticate la preparazione
Il modo in cui si ottengono i risultati è fondamentale. Tutti vogliono sentirsi visti e apprezzati e sapere che il loro lavoro fa la differenza. Una riunione di valutazione delle prestazioni è l'occasione per dimostrare ai dipendenti che contano, e come.
Indipendentemente dalle critiche costruttive, potete imparare a condurre questo tipo di riunione in modo che i vostri dipendenti se ne vadano ispirati e motivati a continuare a crescere!
Nella fase di preparazione, i manager hanno alcuni compiti critici.
Raccolta e revisione dei dati sulle prestazioni
Se si utilizza una valutazione delle prestazioni a 360, è necessario raccogliere le valutazioni delle prestazioni di più partecipanti.
Suggerimento: assicuratevi di sapere quale feedback presentare al dipendente e come interpretare i risultati.
Definizione degli obiettivi
Cosa volete ottenere dalla riunione?
L'ideale è che i dipendenti se ne vadano con obiettivi e passi d'azione chiari e senza ambiguità sui risultati della loro valutazione delle prestazioni.
Inoltre, vorrete che si sentano motivati e ispirati a continuare a lavorare e a ottenere prestazioni sempre migliori.
Suggerimento: la cosa peggiore è entrare in una riunione senza un ordine del giorno chiaro e rendersi conto che si è solo chiacchierato per tutta la durata della riunione , senza che ci fossero chiari spunti di riflessione e azioni da intraprendere.
Creare un'agenda
L'ordine del giorno deve delineare gli argomenti che tratterete durante la riunione. Inviatelo ai partecipanti in anticipo via e-mail - per saperne di più, consultate la prossima sezione.
➡️ Consultate il nostro modello di ordine del giorno per le riunioni di revisione trimestrale.
💡 La vostra guida passo passo e i vostri consigli per le riunioni di valutazione delle prestazioni
Di seguito sono riportati i passaggi consigliati per riunioni di valutazione delle prestazioni efficaci.
Per una rapida consultazione, i passi descritti nella sezione successiva sono una lista di controllo.
Definire le aspettative
Una riunione di valutazione delle prestazioni di successo inizia prima dell'ora e del giorno stabiliti; inizia nel momento in cui si invia l'invito alla riunione.
Nell'invito, includete una descrizione dell'ordine del giorno, degli eventuali preparativi e di ciò che i vostri dipendenti possono aspettarsi.
Invitateli a contattarvi per qualsiasi domanda prima della riunione.
Suggerimento: oltre ad avere dipendenti ben preparati, stabilire le aspettative aiuta a calmare i nervi, in quanto riduce il numero di incognite e di potenziali sorprese spiacevoli.
Lavorare con gli obiettivi
Un buon rendimento è un concetto altamente soggettivo se non si utilizzano gli obiettivi. Il fondamento delle valutazioni è il modo in cui i vostri dipendenti si comportano rispetto ai loro obiettivi individuali (e specifici del team). Questo è anche ciò che discuterete in una riunione di valutazione delle prestazioni. Il nostro metodo di definizione degli obiettivi consigliato è quello degli obiettivi SMART: fissare obiettivi che siano
- Specifico: Non devono esserci ambiguità sulla portata dell'obiettivo. Un esempio di obiettivo non specifico è "far crescere il nostro seguito sui social media". Un obiettivo specifico sarebbe "aumentare il nostro seguito sui social media di 5000 follower entro 2 mesi". Questo esempio comprende anche altre parti degli obiettivi SMART.
- Misurabile: Un obiettivo misurabile significa che si sta lavorando con una metrica chiave che può essere quantificata. Nell'esempio precedente, "5000 follower" è un obiettivo che lo rende misurabile.
- Raggiungibili: È essenziale che gli obiettivi sembrino raggiungibili (con un po' di impegno!) per mantenere i dipendenti motivati. Se l'obiettivo è troppo inverosimile, potrebbero sentirsi scoraggiati.
- Rilevante: Deve esserci un motivo chiaro per cui si sta lavorando a questo particolare obiettivo. Ad esempio, controllare le metriche dei social media sarebbe più appropriato per un responsabile marketing che per un rappresentante del servizio clienti.
- Limitato nel tempo: È necessaria una scadenza per il raggiungimento dell'obiettivo. L'ideale è lavorare con obiettivi che si possono raggiungere prima della prossima riunione di valutazione delle prestazioni, in modo da poterne discutere i risultati.
Un obiettivo SMART deve essere facilmente comprensibile anche da chi non è esperto della vostra nicchia. Ad esempio, tutti possono comprendere il concetto di 5000 follower entro due mesi, anche con una scarsa conoscenza dei social media.
I dipendenti possono quindi lavorare per raggiungere questi obiettivi prima della successiva valutazione delle prestazioni.
🕵️♀️ Se volete approfondire, abbiamo creato una guida per saperne di più sulla differenza tra obiettivi di performance e obiettivi di sviluppo.
Discutere i risultati e le carenze
Grazie agli obiettivi, sarà più facile vedere dove il dipendente ha raggiunto o superato le aspettative e dove invece è rimasto indietro.
Ecco i nostri consigli per parlare dei risultati ottenuti:
- Discutere delle prestazioni e dare un feedback costruttivo è la parte centrale di una riunione di valutazione delle prestazioni, che molti nuovi manager temono. Ricordate che è più importante il modo in cui si fornisce il feedback che il suo contenuto.
- Concentratevi su come i dipendenti possono evitare di ripetere ciò che è andato storto, invece di colpevolizzare gli errori del passato.
- Trovate l'equilibrio tra l'essere empatici da un lato e autorevoli dall'altro. Per raggiungere questo obiettivo è necessario fare pratica. Ma sarà più facile a ogni valutazione delle prestazioni.
- Assicuratevi che il feedback che offrite sia il più costruttivo e obiettivo possibile. Quando è il caso, usate le metriche per rafforzare le vostre argomentazioni con i numeri.
- Utilizzate l'ascolto attivo per far sì che i vostri dipendenti si sentano ascoltati e che il messaggio arrivi meglio. In breve, ciò implica la restituzione del significato del loro messaggio con parole proprie. Inoltre, è necessario essere presenti e prestare loro la massima attenzione.
- Mantenete il contatto visivo se l'incontro è di persona e continuate a guardare lo schermo se la discussione è online. Controllare il telefono è un grave divieto quando si pratica l'ascolto attivo.
Suggerimento: Non abbiate paura del silenzio! Le scoperte più significative avvengono quando diamo alle persone lo spazio per riflettere e collegare i punti, invece di affrettarci a riempire ed evitare un silenzio potenzialmente imbarazzante.
💡 Volete altri consigli ed esempi? Date un'occhiata ai nostri esempi di feedback costruttivo.
Evidenziare le aree di miglioramento
Le aree in cui il collaboratore non ha raggiunto gli obiettivi prefissati dovrebbero essere l'obiettivo del prossimo periodo.
Perché pensano di non aver raggiunto l'obiettivo?
- La causa è da ricercare nelle scarse prestazioni, nell'etica del lavoro e nella mancanza di motivazione?
- Avreste potuto fare di più per sostenerli?
- Avrebbero avuto bisogno di formazione o risorse aggiuntive?
- Ci sono lacune nel processo di valutazione delle prestazioni?
- O gli obiettivi di performance dei dipendenti erano troppo ottimistici?
Qualunque sia il motivo, è necessario assicurarsi che manager e dipendenti abbiano ben chiare le aree di miglioramento prima di procedere.
Quando si parla di aree di crescita, allenate i vostri dipendenti incoraggiandoli a trovare soluzioni invece di imporle.
Suggerimento: Un approccio di coaching aumenta le possibilità delle persone di seguire il percorso e di apportare le modifiche necessarie. Dopotutto, i compiti sono stati delegati a loro stessi, non a voi!
👀 Per vedere un approccio di coaching alle prestazioni e alla crescita nella vita reale, date un'occhiata al nostro caso di studio dettagliato sullo sviluppo dei dipendenti di Spotify. Si tratta, senza dubbio, di una delle migliori organizzazioni di apprendimento in circolazione.
➡️ Per saperne di più sul miglioramento della gestione delle prestazioni e sulle metriche di prestazione dei dipendenti da misurare, consultate le nostre guide complete.
Stabilire gli obiettivi per il prossimo periodo di revisione
Lasciate che gli obiettivi per il periodo successivo siano influenzati dagli insegnamenti tratti dalla precedente definizione degli obiettivi. Lavorare con obiettivi basati sui punti di forza può aiutare a creare un piano d'azione per sfruttare i punti di forza di una persona invece di correggerne i punti deboli. Può aiutare a incoraggiare i dipendenti a fare un lavoro migliore. Inoltre, molte persone si divertono di più a fare le cose in cui sono brave piuttosto che quelle che trovano impegnative.
Suggerimento: È fondamentale documentare i risultati della riunione di valutazione delle prestazioni per riferimenti futuri.
Programmare i follow-up
Si consiglia di effettuare controlli regolari durante il prossimo periodo di revisione.
Durante la riunione, assicuratevi che la conversazione sia a doppio senso.
Fate domande aperte per coinvolgere ancora di più il dipendente.
Coinvolgere i dipendenti è la chiave per trasformare le valutazioni delle prestazioni da misurazione a gestione delle prestazioni.
Con molti dipendenti e riunioni di valutazione delle prestazioni, diventa presto difficile tenerne traccia: il nostro software di check-in è perfetto!
📝 Come si struttura una riunione di valutazione delle prestazioni? Esempio di ordine del giorno della riunione
Utilizzate questa lista di controllo, che riassume quanto detto sopra, per riunioni di revisione efficaci.
- Stabilite le aspettative: condividete con i vostri dipendenti cosa si aspettano dalla riunione e gli eventuali preparativi necessari nell'invito.
- Lavorare con gli obiettivi - Utilizzare gli obiettivi SMART come base per la valutazione.
- Discutere dei risultati ottenuti - Ricordate di usare l'ascolto attivo e di discutere di ciò che loro e voi avreste potuto fare meglio.
- Evidenziare le aree di miglioramento - Consentire al dipendente di sviluppare soluzioni per i problemi di prestazione.
- Stabilite gli obiettivi per il prossimo periodo di revisione - Lasciate che il passato informi il futuro per stabilire obiettivi realistici, ma assicuratevi di sfidare i vostri dipendenti.
- Programmare i follow-up - I follow-up possono rendere più o meno efficace una riunione di valutazione delle prestazioni. Aiutano i dipendenti a correggere la rotta e a cogliere eventuali malintesi prima che diventino errori.
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🏆 5 Vantaggi di condurre riunioni di valutazione delle prestazioni
Gli strumenti e le soluzioni software possono migliorare notevolmente il processo di gestione delle prestazioni. Tuttavia, non possono sostituire i colloqui diretti tra manager e dipendenti.
Le riunioni di valutazione delle prestazioni - di persona o online - sono preziose. Ecco perché.
Assicurano la comprensione reciproca
Con una comunicazione corretta si possono evitare molti errori. La comunicazione è fondamentale per la crescita professionale e il successo, a maggior ragione per i team remoti, perché non si può semplicemente passare accanto a un collega e fargli una domanda. Tutto deve essere illustrato nei dettagli, perché la versione del buon senso o del modo di eseguire determinate procedure è diversa da quella di ciascuno.
Una conversazione sulla valutazione delle prestazioni è un'occasione per chiarire che siete sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda le prestazioni, le azioni e gli obiettivi dei dipendenti.
Le riunioni di valutazione delle prestazioni hanno un tono positivo e orientato al futuro.
Assicuratevi di bilanciare critiche costruttive e feedback positivi. Stabilite degli standard per le prestazioni future e collegateli ai potenziali risultati positivi sia per il dipendente che per l'intero team. Le persone saranno più motivate a fare un buon lavoro se vedono come i loro contributi contribuiscono ai successi dell'azienda.
Incoraggiano la crescita
Il feedback sulle prestazioni fornisce indicazioni chiare sui miglioramenti da apportare e su cosa ciascun dipendente deve concentrarsi per il periodo di valutazione successivo. È più facile crescere se si ha qualcosa con cui competere (i propri obiettivi). Inoltre, gli incontri di persona, quando possibile, o gli incontri individuali virtuali con il manager sono più efficaci del semplice invio dei risultati delle valutazioni delle prestazioni via e-mail.
Evidenziano i risultati e il potenziale
Queste riunioni mettono in evidenza i risultati e il potenziale, contribuendo a motivare e coinvolgere i membri del team. Se lavorate con obiettivi basati sui punti di forza, queste riunioni, a volte temute, possono avere un tono molto più positivo e aiutare i dipendenti a capitalizzare i loro punti di forza naturali all'interno dell'organizzazione.
Contribuiscono ad aumentare le prestazioni complessive
Un rendimento complessivo più elevato è un chiaro vantaggio dal punto di vista individuale e aziendale.
Nell'era digitale è facile pensare che le persone preferiscano una rapida e-mail o un messaggio di testo, ma si tratta di un potenziale perso.
Le valutazioni delle prestazioni sono molto più fruttuose se organizzate come una riunione invece che come una conversazione a senso unico.
😟 Come gestire gli argomenti sensibili durante le riunioni di valutazione delle prestazioni
Come manager, dovete essere pronti ad affrontare questioni delicate (come le prestazioni insufficienti) durante la riunione di valutazione delle prestazioni, che può essere la parte più snervante dell'incontro.
Ecco i nostri migliori consigli per affrontare la sfida.
- Quando è possibile, sostenete il vostro feedback con dei dati, in modo da renderlo il più oggettivo possibile. Ad esempio, invece di dire: "Le sue prestazioni non sono state all'altezza degli standard", dite: "Il suo obiettivo di vendita per l'ultimo periodo di valutazione era di 1 milione di dollari e ne ha raggiunti 100 mila". La sottoperformance è solo un dato di fatto e non un'opinione personale. La questione si fa più complessa quando si valutano qualità più "morbide", come le capacità di comunicazione.
- Invece di criticare in anticipo, invitate il vostro collaboratore a condividere i suoi pensieri sull'area in cui ha ottenuto risultati inferiori alle aspettative. Ad esempio, "Cosa hai da dire sui tuoi risultati di vendita durante l'ultimo periodo di valutazione?". Se il dipendente è consapevole di sé, saprà che i suoi risultati sono stati inferiori alle aspettative e ne motiverà il motivo. È più difficile con i dipendenti che non hanno consapevolezza di sé e responsabilità.
- Le persone che si mettono sulla difensiva e cercano di incolpare gli altri spesso lo fanno a causa di diverse paure a cui si aggrappano. Per quanto possibile, cercate la causa principale della paura. Forse temono di perdere il posto di lavoro se ammettono di aver commesso un errore o di non aver ottenuto le prestazioni attese. Può anche darsi che i dipendenti si sentano in colpa e si vergognino degli errori commessi e che li evitino come strategia di difesa.
- Siate compassionevoli ed empatici. Cercate di mettervi nei panni del vostro collaboratore e di capire perché non ha raggiunto i suoi obiettivi o perché qualsiasi cosa non è andata come previsto. Cercate di capire se c'è una ragione di fondo. Forse sta lottando con una situazione della sua vita privata che non si sente a suo agio a condividere.
- Pianificate cosa dire, ma non fate un copione. Le vostre parole devono fluire in modo naturale per non sembrare forzate. Preparatevi mentalmente pensando ai potenziali risultati e a come gestirli. Se siete disposti a imparare da ogni riunione di valutazione delle prestazioni, sarete sorpresi da quanto velocemente migliorerete e vi sentirete a vostro agio nel condurle!
- Siate aperti a cambiare mentalità. Le riunioni di valutazione delle prestazioni non sono interrogatori. Non siete lì per cercare di svelare gli errori del passato di qualcuno o per farlo sentire in colpa per le cose che sono andate male. Siete lì per aiutarli a raggiungere il loro pieno potenziale in futuro. Coltivate una mentalità di crescita concentrandovi sulle lezioni apprese e sulle possibilità di miglioramento.
💡 Non si è mai troppo preparati ad affrontare argomenti delicati. Se avete bisogno di fare più pratica, date un'occhiata alla nostra formazione su come dare e ricevere feedback.
➡️ Zavvy consente di svolgere riunioni di valutazione delle prestazioni più significative
Le riunioni di valutazione delle prestazioni sono essenziali per il processo di revisione e non dovrebbero essere trascurate dalla vostra organizzazione.
L'esito di una riunione può determinare la motivazione e i risultati dei dipendenti e, di conseguenza, le prestazioni dell'azienda.
Sapere che l'uso più strategico del proprio tempo è quello di prepararsi a fornire il feedback. Un aspetto meno ottimale e che richiede molto tempo è l'amministrazione di una riunione di valutazione delle prestazioni.
Ed è per questo che Zavvy interviene per semplificarvi la vita!
Il nostro software di valutazione delle prestazioni facilita la raccolta dei dati ed è un punto di riferimento per tutto ciò che riguarda le prestazioni e lo sviluppo dei dipendenti.
Inoltre, il nostro software per riunioni individuali rende più gestibili le riunioni di valutazione delle prestazioni a distanza. Aiuta a organizzare conversazioni strutturate e significative.
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