La guida completa al feedback costruttivo
Il feedback è essenziale per un ambiente di lavoro efficiente. Promuove la crescita dell'azienda, lo sviluppo individuale e una cultura aziendale equa.
Produttività, sviluppo della carriera e fidelizzazione dei dipendenti traggono vantaggio da un feedback efficace: il feedback è come il GPS per la crescita dei dipendenti.
Cosa rende efficace il feedback? Innanzitutto, deve essere costruttivo.
Oxford Languages definisce il termine costruttivo come "che serve a uno scopo utile; tende a costruire". Sembra piuttosto semplice. Eppure, dare un feedback costruttivo non è sempre facile.
Si potrebbe temere che il ricevitore:
- prenderà il feedback in modo negativo;
- cambierà il loro atteggiamento nei vostri confronti e creerà un ambiente di lavoro scomodo;
- non saranno in grado di gestire gli input e avranno un calo del morale e delle prestazioni;
- non utilizzeranno il feedback (soprattutto se lo hanno già fatto in passato);
- li disimpegnerà e li spingerà a cercare un nuovo lavoro.
Ma con la giusta mentalità e le giuste linee guida, il processo di feedback non sarà un'esperienza negativa!
Imparate a utilizzare efficacemente il feedback costruttivo e a promuovere una cultura di crescita nella vostra azienda.
🔄 Che cos'è il feedback costruttivo sul posto di lavoro?
I professionisti delle risorse umane devono sapere quando usare il feedback dei dipendenti e, soprattutto, come usarlo.
Trovare l'equilibrio tra elogi e critiche è fondamentale per incoraggiare il miglioramento senza danneggiare il morale.
Quando si dà un feedback costruttivo sul posto di lavoro ci sono alcune componenti fondamentali. Essi sono:
- Incoraggiare gli aspetti positivi.
- Identificare le aree di miglioramento.
- Suggerendo soluzioni per migliorare queste aree.
Suggerimento n. 1: assicuratevi che le vostre critiche abbiano uno scopo utile. Non date un feedback solo per il gusto di darlo. Tenete invece presente l'obiettivo finale (migliorare le prestazioni dei dipendenti) e lavorate per raggiungerlo.
Suggerimento n. 2: è fondamentale bilanciare i feedback positivi e negativi per mantenere il morale e indicare le opportunità di miglioramento.
Suggerimento n. 3: Assicuratevi di offrire soluzioni e indicazioni. Non basta evidenziare i problemi per inquadrare il feedback in modo costruttivo.
Suggerimento n. 4: ricordate di mantenere il vostro feedback costruttivo anche quando affrontate problemi o comportamenti gravi.
🙅♂️ Feedback costruttivo e distruttivo
Il contrario di costruttivo è distruttivo.
È assolutamente da evitare il feedback distruttivo: Se si forniscono feedback distruttivi, si rischia di rendere i dipendenti meno produttivi.
Purtroppo, quando si tratta di feedback correttivi sul posto di lavoro, molte emozioni lavorano contro di voi: paura, tristezza, confusione e orgoglio, solo per citarne alcune.
Se il vostro feedback non è costruttivo, non solo rischiate di perdere tempo, ma ottenete anche l'effetto contrario, con un impatto negativo sul morale del dipendente.
Alcune cose che potete fare per evitare un feedback distruttivo sono:
- Concentratevi sull'azione, non sulla persona.
- Offrire supporto e soluzioni.
- Evitate problemi poco chiari o soluzioni poco realistiche.
- Cercate di non fare da micromanager.
Alcuni dipendenti sono più sensibili di altri al feedback, sia positivo che negativo.
Altri possono mettersi rapidamente sulla difensiva in situazioni in cui qualcuno mette in dubbio le loro prestazioni.
Ma il feedback costruttivo sarà sempre rivolto ai comportamenti piuttosto che a una persona specifica e al suo carattere.
Evitare le critiche distruttive
Quando si identificano i problemi, bisogna anche fare attenzione a offrire supporto e soluzioni. Limitarsi a segnalare un problema o un punto debole senza dare consigli per migliorarlo non è molto costruttivo.
Il collaboratore potrebbe non sapere come risolvere il problema, quindi cercate di dare un feedback attuabile ogni volta che è possibile.
Aspettative poco chiare o non realistiche possono essere un modo rapido per causare stress e burnout ai vostri dipendenti.
Ad esempio, è importante stabilire aspettative chiare e obiettivi realistici per i dipendenti in posizione di leadership. Senza obiettivi raggiungibili e un percorso chiaro per raggiungerli, si lascia che i dipendenti lottino da soli e dubitino delle loro capacità.
La combinazione di stress, dubbi su se stessi e obiettivi poco chiari è la ricetta per un morale basso e per sentimenti negativi nei confronti del progetto o del lavoro in generale.
Allo stesso tempo, non si vuole gestire in modo micromanuale compiti semplici o ovvi lungo il percorso.
Il micromanagement può avere un impatto negativo sul flusso di lavoro e sull'atteggiamento di un dipendente. Offrite indicazioni insieme ai vostri feedback, ma non togliete al dipendente la sua autonomia, a meno che non abbia bisogno di un aiuto specifico.
🏆 Perché si dovrebbero fare critiche costruttive
Gli obiettivi finali della critica costruttiva sono migliorare le prestazioni e facilitare la crescita.
Si cerca di correggere le azioni o migliorare un flusso di lavoro senza sacrificare il morale o instillare dubbi.
La creazione di una cultura del feedback positivo sul posto di lavoro incoraggia il miglioramento e l'apprendimento tra i colleghi.
Se fatto correttamente, il feedback costruttivo può far sentire un dipendente apprezzato e influire positivamente sul morale. Senza un feedback regolare, i dipendenti si chiedono se stanno facendo un buon lavoro.
Il feedback incentrato sulle prestazioni è necessario per la crescita professionale, in quanto aiuta a definire gli obiettivi e incoraggia l'aggiornamento.
Senza obiettivi di sviluppo e feedback, è facile che i dipendenti si sentano bloccati nella solita routine. Se per alcuni la mancanza di varietà non è un problema, per altri può indurre a cercare un cambiamento.
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👀 Diversi tipi di feedback
Padroneggiare i diversi tipi di feedback costruttivo è un'arte.
Capire la differenza tra critica e feedback costruttivo è importante per le People Operations.
La critica, per sua natura, è un termine negativo.
Avere le capacità di leadership per bilanciare la negatività della critica con una guida costruttiva è la chiave per dare un feedback efficace.
Suggerimento n. 1: utilizzate frasi di feedback positive per i dipendenti insieme alle critiche.
Esaminare esempi di feedback costruttivo può essere un ottimo esercizio. Abbiamo compilato un elenco di 35 frasi di esempio per ispirarvi.
Il feedback negativo dei dipendenti è necessario per identificare le aree di miglioramento. Al contrario, i feedback positivi migliorano il morale evidenziando le aree forti che richiedono pochi miglioramenti.
Suggerimento n. 2: il trucco consiste nel mantenere un atteggiamento complessivamente positivo, pur individuando le aree da migliorare.
Suggerimento n. 3: Sebbene esistano diversi stili di feedback, il concetto fondamentale rimane lo stesso: comunicazioni costruttive che suggeriscono elementi d'azione per ridurre gli errori comuni e fissare obiettivi di sviluppo.
➡️ Vi state ancora chiedendo: Quale tipo di feedback è più utile? Scoprite quale tipo di feedback è più utile in diverse situazioni.
💡 10 buone pratiche per fare critiche costruttive
Ci sono molti livelli di feedback di qualità che assicurano la trasmissione del messaggio necessario, riducendo al minimo l'impatto negativo. Ecco dieci buone pratiche e consigli extra per dare critiche costruttive:
1. Identificare l'area specifica per il feedback correttivo
Può sembrare ovvio, ma dovete essere sicuri di avere un motivo legittimo quando si tratta di dare un feedback correttivo. È improbabile che una critica fatta solo per il gusto di farla abbia un effetto positivo.
Suggerimento n. 1: assicuratevi di affrontare un problema specifico che i dipendenti possono migliorare.
Critiche poco chiare o non necessarie portano solo frustrazione al dipendente.
Suggerimento n. 2: Usate le critiche per affrontare un problema, non per creare un problema per avere qualcosa da criticare.
2. Indicare lo scopo del feedback
Quando date un feedback, assicuratevi di comunicare il motivo e l'obiettivo finale.
Tip#1: Dare un feedback positivo come parte di una revisione programmata va bene, ma il feedback costruttivo deve essere meritato e utile.
L'obiettivo finale sarà quasi sempre il miglioramento del dipendente, che avrà anche un impatto sui profitti dell'azienda.
Suggerimento: Fate sapere ai vostri collaboratori che volete vederli migliorare e continuare a crescere nel loro ruolo, per questo è necessario un feedback sulle prestazioni.
3. Dare consigli praticabili
Segnalare un problema senza una soluzione o una guida può fare più male che bene.
Inoltre, evidenziare un problema impossibile può danneggiare la fiducia di un dipendente e appesantirlo inutilmente.
Suggerimento: Inquadrate una conversazione più produttiva in cui potete lavorare insieme su un piano d'azione.
Ad esempio, invece di dire "questo è un problema", provate a chiedere "come possiamo risolvere questo problema?".
4. Pinpoint le aree di miglioramento e offrire suggerimenti specifici.
In qualità di responsabile delle risorse umane, non sempre si ha la risposta a tutti i problemi. Le competenze specialistiche del dipendente e le sue conoscenze nel proprio reparto implicano probabilmente una maggiore esperienza rispetto a voi nel risolvere il problema.
Suggerimento n. 1: se non potete offrire una soluzione da soli, date i consigli che potete e chiedete al dipendente come affronterebbe il problema.
Suggerimento n. 2: potete anche chiedere se c'è qualcosa di cui hanno bisogno per superare gli ostacoli sul loro cammino. Dopotutto, il vostro obiettivo non è solo il miglioramento delle prestazioni, ma anche l'abilitazione dei dipendenti. Dimostrate al lavoratore che siete dalla sua parte e non contro di lui.
5. Usate un tono apprezzativo e adattate lo stile di feedback al collaboratore.
Conoscere un collaboratore è utile quando si tratta di sviluppare un feedback per lui. Alcuni possono accettare il feedback sulle prestazioni con serenità, mentre altri possono vederlo come un'esperienza negativa. Non sempre avrete un rapporto personale con tutti i dipendenti (nuovi assunti, lavoratori a distanza), quindi sfruttate le prime interazioni per imparare a conoscerli meglio.
In ogni caso, assicuratevi di trasmettere che stanno aiutando voi e l'azienda essendo aperti al feedback qualitativo.
Suggerimento: Un atteggiamento positivo e un linguaggio apprezzabile possono contribuire a tenere a bada le emozioni negative.
6. Dare all'individuo l'opportunità di rispondere ed essere aperti alle sue preoccupazioni.
Cercate di stabilire fin dall'inizio che la conversazione è a doppio senso.
Supponiamo che le critiche vengano rivolte senza una risposta. In questo caso, si perde l'intuizione del collaboratore, che potrebbe far luce sulla causa di eventuali problemi.
Se il problema viene motivato, concentratevi sulla sua risoluzione anziché considerarlo una scusa. Con un po' di fortuna, riuscirete a individuare la causa principale e a elaborare un piano per risolverla.
7. Non indorate la pillola
Mantenere il morale è essenziale quando si ha a che fare con il feedback dei dipendenti. Ma alla fine della giornata, il feedback critico deve essere dato.
Suggerimento: non serve a nulla tirare fuori la questione o minimizzare un problema per poi farlo riemergere in seguito.
È molto probabile che il dipendente sia già consapevole del problema o dei suoi punti deboli. Identificando le aree deboli e offrendo suggerimenti, si può contribuire a superarle. In questo modo si può ottenere un lavoratore più capace e soddisfatto: un vantaggio per tutti, secondo noi.
8. Evitare le generalizzazioni
Come già detto, la critica deve avere uno scopo chiaro.
Suggerimento n. 1: è meglio dire a un dipendente, durante la valutazione annuale delle prestazioni, che non ha nulla da dire, piuttosto che inventare un problema che non esiste.
Ogni volta che si muovono critiche inutili, si rischia di danneggiare il morale e le prestazioni.
Suggerimento n. 2: Tenete sempre presente il problema specifico, la soluzione e l'obiettivo finale. Dire a qualcuno che è bravo nel suo lavoro o che potrebbe svolgere meglio un compito senza una guida o un ragionamento non fornisce alcun valore.
Un feedback continuo, soprattutto senza una prospettiva equilibrata, può portare rapidamente a un sovraccarico di feedback.
9. Ribadire il sostegno e la gratitudine
Dopo aver fornito i vostri feedback positivi e negativi, assicuratevi di ribadire che apprezzate il fatto che i collaboratori abbiano dedicato del tempo al loro sviluppo professionale e che abbiano condiviso con voi i loro feedback.
Suggerimento: Un dipendente che mostra ambizione e desiderio di imparare è una risorsa preziosa per la vostra azienda. Assicuratevi di coltivare queste qualità.
Prendete in considerazione l'utilizzo di sondaggi di feedback per capire cosa piace e cosa non piace ai dipendenti del processo per migliorare le vostre capacità di feedback.
Potete anche creare un modello di riunione per il vostro team di leadership. Inoltre, potete creare e condividere un campione di esempi di feedback costruttivo come ispirazione: non c'è bisogno di lasciarli al buio.
10. Riassumere e fissare un orario per il follow-up
Dopo aver esaminato tutto e aver elaborato piani e soluzioni, non siate timidi nel rivedere e concludere le cose.
Suggerimento n. 1: potreste anche essere in grado di scrivere un piano d'attacco per andare avanti. Sviluppate un piano con tutti gli elementi di azione risultanti dal feedback.
Suggerimento n. 2: programmate le riunioni future e prendete in considerazione la possibilità di fornire un elenco dettagliato di ciò che avete discusso. Inquadrate il tutto come un piano di sviluppo e un'esperienza di apprendimento per i dipendenti, non come un'attività di microgestione.
Suggerimento n. 3: è necessario instillare il concetto di feedback continuo, evitando al contempo la stanchezza da feedback.
🧑🏻💻 5 suggerimenti per fornire feedback a una forza lavoro remota
Sebbene molti di questi consigli siano universali, possono essere più complicati a seconda dei canali di comunicazione e dei modelli di lavoro.
Ad esempio, nei luoghi di lavoro remoti, trasmettere l'apprezzamento attraverso un testo (ad esempio un'e-mail) può essere difficile.
Inoltre, se si pensa al feedback come pilastro dello sviluppo dei dipendenti, il suo ruolo è ancora più prezioso per i lavoratori a distanza.
Quando si lavora da remoto, c'è meno spazio per imparare osservando e ascoltando attivamente le conversazioni in ufficio. I dipendenti non possono stabilire da soli se sono sulla strada giusta.
C'è anche una minima opportunità di feedback informale che può avvenire, ad esempio, sottoponendo alcune idee ai colleghi.
Suggerimento n. 1: il feedback diventa ancora più vitale per i lavoratori remoti, che possono così migliorarsi e affrontare le sfide o gli errori. Assicuratevi che i lavoratori remoti ricevano un feedback tempestivo.
Suggerimento n. 2: Scegliere di dare un feedback via video chat può ridurre il rischio di un'interpretazione negativa. Una videochat positiva e amichevole è un modo eccellente per bilanciare la potenziale negatività di una critica costruttiva rispetto a un'e-mail secca e impersonale.
Suggerimento n. 3: se non condividete uno spazio di lavoro, probabilmente avrete meno interazioni interpersonali con i dipendenti remoti, quindi utilizzate le riunioni di feedback come un'opportunità per entrare in contatto con loro.
Suggerimento n. 4: in genere, i lavoratori a distanza hanno meno opportunità di interagire e di apprendere competenze professionali dai loro colleghi. È quindi ancora più importante stabilire un sistema di feedback regolare.
Suggerimento n. 5: fissate un orario standard per le riunioni individuali. Ad esempio, si possono usare questi incontri per discutere delle aree di miglioramento e per studiare alternative per i compiti che non sono andati come previsto.
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Dare un feedback costruttivo può essere impegnativo, ma si dice che nulla di ciò che vale la pena fare è facile.
Il feedback costruttivo è necessario per un miglioramento significativo, poiché aiuta a identificare le opportunità di crescita e sviluppo.
Tuttavia, se vi affidate esclusivamente alle valutazioni annuali delle prestazioni per dare un feedback, state perdendo l'opportunità di promuovere una mentalità di crescita.
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