Come scrivere una valutazione delle prestazioni per un dipendente: 7 passi per il successo
C'è un peso di responsabilità quando ci si siede a scrivere una valutazione delle prestazioni.
Potreste ritrovarvi a fissare uno schermo vuoto, senza sapere da dove cominciare o come inquadrare i vostri pensieri in modo efficace.
È particolarmente difficile trovare il perfetto equilibrio tra feedback positivo e critica costruttiva.
Ma con l'approccio e la guida giusti, scrivere valutazioni delle performance d'impatto e penetranti è possibile e rappresenta un'opportunità per responsabilizzare i membri del vostro team .
Questa guida vi permetterà di:
- Mostra esattamente come scrivere una valutazione delle prestazioni per un dipendente.
- Approfondite le strategie e le tecniche pratiche per navigare con sicurezza nel processo e creare revisioni efficaci che favoriscano il successo individuale e organizzativo.
🕵️♀️ Qual è l' impatto delle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti?
Le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti godono di una cattiva reputazione.
Una ricerca di Workhuman rivela che il 55% dei dipendenti non ritiene che le recensioni tradizionali migliorino le loro prestazioni.
Per combattere questo problema, aziende come Netflix, Adobe e Deloitte hanno già rivisto i loro processi di feedback per allinearsi alle esigenze moderne. Alcune hanno eliminato del tutto le valutazioni annuali delle prestazioni.
Ma una valutazione delle prestazioni ben fatta può avere un impatto enorme sui dipendenti e sulle organizzazioni nei seguenti modi:
- Fornire un feedback strutturato.
- Definire aspettative chiare.
- Offrire opportunità di crescita e sviluppo.
- Promuovere il coinvolgimento dei dipendenti.
- Migliorare la produttività.
- Migliorare le prestazioni complessive.
💡 S uggerimento: Sapere come scrivere una valutazione delle prestazioni di un dipendente è una parte essenziale del processo. Ma prima di iniziare a scrivere, assicuratevi di avere un sistema di gestione delle prestazioni efficace.
🪜 6 passi per preparare la valutazione delle prestazioni dei dipendenti
1. Comprendere la descrizione del ruolo del dipendente e le competenze richieste.
Familiarizzate con la descrizione delle mansioni del vostro dipendente e con le sue competenze chiave.
Questo parametro di riferimento vi fornirà una chiara comprensione delle aspettative e delle responsabilità associate alla loro posizione.
Allineando la revisione a questi criteri, è più facile valutare il rendimento del dipendente in relazione ai requisiti del suo lavoro.
➡️ Ecco un modello di valutazione delle prestazioni basato sulle competenze che potete provare.
2. Determinare gli obiettivi di prestazione attuali del dipendente
Valutare gli obiettivi di rendimento individuale dei dipendenti. Questi obiettivi vengono stabiliti da:
- Stabilire i requisiti nelle precedenti valutazioni delle prestazioni.
- Discutere e rivedere i testi in discussioni continue 1:1.
- Illustrarli durante l'onboarding.
Valutare se il collaboratore ha fatto progressi significativi nel raggiungimento degli obiettivi o annotare eventuali aree di miglioramento.
➡️ Avete bisogno di aiuto per definire gli obiettivi? Utilizzate il metodo degli obiettivi SMART per definire obiettivi di performance specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e vincolati nel tempo.
3. Controllare i dati e gli accordi relativi alla valutazione delle prestazioni
Ottenete una panoramica completa della storia dei feedback del dipendente, esaminando le precedenti conversazioni di valutazione delle prestazioni e gli eventuali accordi presi da voi o da lui con un precedente manager.
Questa fase fornisce un contesto e consente una valutazione olistica della traiettoria delle prestazioni del dipendente.
Se avete stabilito obiettivi o metriche specifiche, valutate il rendimento del dipendente rispetto a tali obiettivi.
Direttore operativo Max Wesman spiega come funziona a GoodHire:
"Decidete in anticipo con i dipendenti quali metriche saranno esaminate in anticipo. Ciò potrebbe significare che concordate di concentrarvi sul completamento dei compiti, sul rispetto delle scadenze, sulla qualità del lavoro, sulla capacità di impilare le competenze, sullo sviluppo della crescita e dell'apprendimento o su qualsiasi altra metrica specifica che permetta a entrambi di monitorare le prestazioni specifiche e di evidenziare le aree di forza e di debolezza."
➡️ Volete creare un modulo di valutazione delle prestazioni che i vostri dipendenti non temeranno? Consultate la nostra guida.
4. Consultare le note di performance di metà ciclo
Qualunque sia la cadenza del vostro sistema di valutazione formale delle prestazioni, vi consigliamo di considerare il feedback come un processo continuo e di prendere appunti dettagliati durante tutto il ciclo.
Documento qualsiasi:
- conversazioni informali sullo sviluppo;
- note relative alle prestazioni che potrebbero comparire in un rapporto 1:1;
- feedback e osservazioni ricorrenti.
I vostri appunti saranno una risorsa preziosa, che vi permetterà di fare riferimento a casi specifici, risultati o aree di miglioramento.
Suggerimento: è fondamentale mantenere la riservatezza e assicurarsi di utilizzare queste note esclusivamente per migliorare le prestazioni del dipendente.
5. Richiedere ed esaminare l'autovalutazione del dipendente.
Trasformate il processo di valutazione delle prestazioni in un dialogo (almeno) a due vie, invitando i valutati a completare un'autovalutazione. Questo approccio collaborativo incoraggia i dipendenti a:
- Riflettere sulle proprie prestazioni lavorative.
- Identificare i loro punti di forza e di debolezza.
- Fornire approfondimenti sul proprio punto di vista.
Suggerimento: Rivedere l'autovalutazione del dipendente e la vostra valutazione per capire eventuali lacune o discrepanze.
🪞 Date un'occhiata a questi nove esempi di moduli di autovalutazione dei dipendenti.
6. Stabilire gli obiettivi di sviluppo durante le riunioni di valutazione delle prestazioni
Programmare un incontro 1:1 tra il valutatore (il manager) e il valutato (il dipendente) è un'occasione per discutere insieme i risultati della valutazione delle prestazioni.
Questo incontro offre l'opportunità di:
- Chiarire qualsiasi feedback.
- Rispondere a domande o dubbi.
- Stabilire obiettivi di performance e di sviluppo per il futuro.
Coinvolgere il dipendente nella definizione degli obiettivi crea un senso di appartenenza e di impegno per il suo sviluppo professionale.
Assicurarsi che gli obiettivi siano in linea con le aspirazioni di carriera del dipendente e con gli obiettivi dell'organizzazione.
💡 7 buone pratiche per scrivere una valutazione delle prestazioni efficace per i vostri dipendenti
Realizzate una valutazione delle prestazioni che sia in sintonia con i vostri dipendenti seguendo queste best practice per le valutazioni delle prestazioni. Per ognuna di esse abbiamo incluso degli esempi per guidarvi nella stesura.
Utilizzare un linguaggio chiaro e oggettivo
Il linguaggio utilizzato nelle valutazioni delle prestazioni può influenzare in modo significativo il modo in cui viene recepito il feedback dei dipendenti. Utilizzate un linguaggio chiaro e oggettivo che includa esempi specifici dei comportamenti che volete evidenziare.
Netflix è un esempio lampante di un'azienda che lo fa bene, scegliendo sempre il feedback:
- chiaro;
- attivabile;
- in buona fede.
Ma Netflix non è l'unica azienda ad abbracciare questi valori di feedback.
Darryl Stevens, CEO di Digitech Web Design, ha condiviso con noi i suoi consigli:
"Evitare il gergo o la terminologia troppo tecnica può rendere il feedback più accessibile al vostro diretto collaboratore. Inoltre, assicuratevi di fornire esempi concreti di successi o aree di miglioramento. Questo aiuterà il vostro diretto collaboratore a capire cosa sta facendo bene e a identificare le aree di crescita.
Per assicurarvi che il vostro diretto collaboratore riceva il feedback in modo positivo, usate un linguaggio diretto e allo stesso tempo di supporto. Questo approccio consente di essere chiari sulle aspettative senza apparire troppo severi o critici".
Ecco alcuni esempi chiari e oggettivi di feedback che potete scrivere nelle vostre valutazioni delle prestazioni.
Esempio di feedback positivo
I vostri contributi durante le riunioni del team di questo mese sono stati eccezionali. Durante la sessione di brainstorming della scorsa settimana, il suo suggerimento di implementare una nuova strategia di marketing ha suscitato una vivace discussione e ha ispirato idee innovative da parte del team. La sua capacità di articolare i suoi pensieri in modo chiaro, anche quando fornisce un feedback negativo, ha motivato i suoi colleghi a partecipare attivamente e a lavorare per un obiettivo comune. Questi contributi hanno fatto progredire il team e favorito un'atmosfera collaborativa e produttiva.
Esempio di feedback costruttivo
Questo mese non avete rispettato le scadenze previste per il completamento dei compiti. Per esempio, la relazione che doveva essere consegnata venerdì scorso è stata presentata con tre giorni di ritardo, causando ritardi nelle fasi successive del progetto. Per andare avanti, è fondamentale stabilire le priorità dei compiti e gestire il tempo in modo efficace. Cercate di chiedere supporto o di comunicare qualsiasi problema si presenti per garantire il completamento del lavoro in modo tempestivo.
➡️ Scoprite altri esempi di feedback sulle prestazioni, tra cui come fornire un feedback costruttivo, che può essere una sfida.
Adottare una mentalità di crescita
Ilfeedback può essere problematico, in quanto gran parte dei dettagli si concentra su ciò che il valutato ha realizzato in passato.
Ma nel contesto della stesura delle valutazioni delle prestazioni, una mentalità di crescita assicura che si rimanga positivi e ci si concentri sul potenziale delle prestazioni future piuttosto che soffermarsi su ciò che è già accaduto.
Suggerimento: si tratta di inquadrare i punti deboli come opportunità di sviluppo e di utilizzare un approccio di feedforward alle valutazioni delle prestazioni.
Esempio di feedforward
Un'area su cui concentrarsi per migliorare le proprie capacità è la delega dei progetti e il lavoro di squadra efficace. Cercando attivamente le opportunità di delegare compiti e collaborare con i membri del team, potete sviluppare le vostre capacità di leadership e promuovere un senso di responsabilità condivisa tra i membri del team.
Vi incoraggio a partecipare a programmi di formazione o workshop pertinenti, che condividerò come azione successiva. Inoltre, vi consiglio di esplorare i rapporti di mentorship o coaching all'interno dell'organizzazione. La ricerca di una guida da parte di colleghi esperti può offrire intuizioni e prospettive preziose che contribuiranno alla vostra crescita professionale. La loro esperienza può guidarvi nell'affrontare le sfide, sviluppare nuove competenze e liberare tutto il vostro potenziale.
Per monitorare i vostri progressi, fissiamo obiettivi specifici e misurabili relativi alla delega dei progetti e al lavoro di squadra. Valuteremo regolarmente le vostre prestazioni rispetto a questi obiettivi per monitorare il vostro sviluppo e identificare le aree di ulteriore miglioramento.
Utilizzare un linguaggio costruttivo e orientato all'azione
Le valutazioni delle prestazioni non servono solo a celebrare i successi e a individuare i margini di miglioramento. Si tratta di spostare l'ago della bilancia con piani d'azione significativi. La chiave è fornire un feedback orientato all'azione che consenta al dipendente di compiere progressi tangibili.
Esempio fattibile di feedback positivo
La vostra ricerca e analisi per il progetto X ha prodotto risultati interessanti che hanno migliorato la nostra comprensione delle esigenze dei clienti. Quando avete suggerito di condurre dei sondaggi per raccogliere il feedback diretto dei clienti, ci avete fornito preziose informazioni sulle loro preferenze e sui punti dolenti. Le vostre capacità di analisi dei dati ci hanno anche permesso di identificare le tendenze emergenti e di adattare di conseguenza il nostro approccio di marketing. Le raccomandazioni presentate sulla base dei risultati ottenuti hanno avuto un impatto tangibile sui punteggi di soddisfazione dei clienti e hanno contribuito in modo significativo al nostro successo complessivo. Per il futuro, la incoraggio a continuare a sviluppare le sue competenze analitiche per identificare nuove opportunità e migliorare continuamente le nostre strategie di marketing.
Esempio fattibile di feedback costruttivo
Non avete utilizzato il nostro sistema di gestione del progetto in modo coerente, il che ha causato ritardi nel completamento delle attività. Ad esempio, quando vi siete discostati dallo strumento di tracciamento delle attività designato e avete usato un foglio di calcolo separato per aggiornare i progressi, avete causato errori di comunicazione e confusione tra i membri del team. Andiamo avanti impegnandoci a rispettare i processi e gli strumenti di gestione del progetto stabiliti. In questo modo manterremo la trasparenza, snelliremo il flusso di lavoro e garantiremo una collaborazione efficace all'interno del team.
Incorporare esperienze di prima mano piuttosto che il sentito dire.
In qualità di manager, non è detto che possiate assistere a ogni aspetto del lavoro quotidiano del vostro dipendente. Ma quando scrivete una valutazione delle prestazioni, i pettegolezzi d'ufficio non devono influenzare la vostra capacità di fornire una valutazione obiettiva. Scrivete di ciò che avete visto e sperimentato, piuttosto che basarvi sul sentito dire.
Ciò significa cercare attivamente prove di prima mano per aumentare l'accuratezza e rafforzare la vostra recensione:
- Utilizzate metriche basate sui dati per quantificare le prestazioni e convalidare le vostre conclusioni con nuove intuizioni.
- Includere commenti di prima mano di colleghi o membri del team direttamente coinvolti nel progetto.
- Esaminare i campioni di lavoro e i documenti del dipendente per comprendere meglio le sue prestazioni.
Esempio di feedback da esperienza diretta
Durante il periodo di valutazione, ho avuto modo di osservare da vicino il vostro lavoro. Ecco alcuni esempi di ciò che ho visto e sperimentato in prima persona:
Progetto X: Sono stato testimone della sua eccezionale capacità di risolvere i problemi e di gestire le sfide impreviste durante l'implementazione del Progetto X. La sua intraprendenza e la sua prontezza di riflessi ci hanno permesso di rispettare le scadenze più strette e di fornire risultati di alta qualità.
Collaborazione con il team: Ho osservato la sua efficace collaborazione con i membri del team durante la recente campagna di marketing. La sua disponibilità ad ascoltare, a fornire feedback costruttivi e a sostenere i colleghi è stata fondamentale per favorire un ambiente di squadra positivo e produttivo.
Presentazione del cliente: Ho assistito alla presentazione al cliente, in cui avete messo in mostra le vostre eccellenti capacità di comunicazione. La sua capacità di articolare idee complesse in modo chiaro e conciso ha lasciato una forte impressione sui clienti. Hanno espresso soddisfazione per il livello di professionalità e competenza che avete dimostrato.
Attenzione ai pregiudizi
Il pregiudizio è una forma inconscia di pregiudizio che può insinuarsi involontariamente nella valutazione delle prestazioni. Si presenta in molte forme, tra cui:
- Pregiudizio di ricorrenza: I revisori possono tendere a concentrarsi sugli eventi accaduti più di recente e a trascurare i risultati ottenuti in precedenza.
- Effetto alone: Una buona performance in un'area può portare il dipendente ad essere giudicato più favorevolmente in altre aree, indipendentemente dalle prove.
- Pregiudizio di conferma: I revisori possono concentrarsi su episodi che supportano la loro opinione preferita del dipendente piuttosto che valutare oggettivamente le sue prestazioni.
Per ovviare a questo problema, è necessario conservare le note dei dipendenti durante i cicli di feedback. Queste note aiutano a rimanere concentrati e a fornire una revisione completa, che rifletta le prestazioni del dipendente durante l'intero periodo (non eventi singoli).
Esempio di note di metà ciclo
- Data: mm/gg/aaaa
- Dipendente: Jane Barnes
- Osservazione: Ha lavorato bene nel catch-up bisettimanale del team di marketing ascoltando le idee dei colleghi e migliorandole
- Miglioramento suggerito: Sviluppare la capacità di parlare in pubblico
➡️ Scoprite altri modi per contrastare i pregiudizi di feedback nella nostra guida completa.
Riconoscere i progressi e i miglioramenti
La chiave per una valutazione delle prestazioni di successo è riconoscere i progressi del dipendente nel tempo, anziché limitarsi a considerare la sua situazione attuale. Questo può incoraggiare i dipendenti a impegnarsi per raggiungere standard più elevati e dimostrare che avete a cuore la loro crescita. Jack UnderwoodCEO e cofondatore di Circuit, illustra come fare bene quando si scrive una valutazione delle prestazioni:
"Dite: 'Lei eccelle in X, e ci piacerebbe che continuasse a farlo'. Oppure: "Grazie per aver aumentato le tue prestazioni di X, come abbiamo discusso durante la tua ultima valutazione. È un progresso impressionante!".
Richiamate i comportamenti eccellenti e rendeteli il più specifici possibile per aiutare il dipendente a sentirsi riconosciuto per il suo duro lavoro. Non lasciate che i feedback positivi cadano nel vuoto, ma rendeteli parte integrante del processo".
Esempio attuabile di riconoscimento dei progressi compiuti
Ha fatto passi da gigante dall'ultima valutazione e sono lieto di constatare la sua crescita. La sua capacità di gestire compiti complessi e responsabilità aggiuntive è stata particolarmente apprezzabile. Ad esempio, ti sei offerto volontario per guidare la pianificazione del progetto per il cliente X. Hai lavorato diligentemente per garantire il completamento del piano nei tempi e nei limiti del budget. Sono felice di vedere il suo impegno nello sviluppo di nuove competenze e nella crescita professionale. Per il futuro, sono certo che continuerà a dimostrare tale dedizione ed eccellenza nel suo lavoro.
Impegnarsi per il sostegno allo sviluppo
La revisione deve concludersi offrendo un chiaro supporto allo sviluppo. Queste intenzioni lungimiranti dimostrano l'impegno per la crescita dei dipendenti e fungono da incentivo per motivarli.
Lo si può fare da:
- Suggerire risorse come programmi di formazione, corsi online e altre forme di supporto per favorire lo sviluppo dei dipendenti.
- Stabilire obiettivi di performance specifici per aiutare i dipendenti a monitorare i propri progressi.
- Illustrare come il dipendente può utilizzare i propri punti di forza per raggiungere gli obiettivi prefissati.
Esempio attuabile di supporto allo sviluppo
Sono convinto che lei abbia il potenziale per eccellere nel suo ruolo e le raccomando i seguenti passi per il suo sviluppo:
Fase 1 - Miglioramento delle competenze: Considerate la possibilità di iscrivervi a programmi di formazione come "Strategie avanzate di gestione del lavoro" per migliorare le vostre capacità di organizzare i flussi di lavoro. Questo programma è rinomato per il suo curriculum completo e l'approccio pratico, che credo vi fornirà gli strumenti per eccellere nel vostro ruolo.
Fase 2: tutoraggio: Suggerisco di rivolgersi alla nostra Senior Marketing Manager, Sarah Johnson. Sarah ha una grande esperienza nel settore. Ha condotto con successo numerose campagne simili a quelle in cui siete stati coinvolti. Le sue intuizioni e la sua guida saranno preziose per affinare il vostro pensiero strategico ed elevare la vostra esperienza di marketing al livello successivo.
Fase 3 - Definizione degli obiettivi: Vorrei lavorare con voi per stabilire obiettivi chiari e misurabili per facilitare la vostra crescita continua. Ad esempio, potreste puntare ad aumentare il vostro tasso di conversione del 10% entro il prossimo trimestre o a completare i nostri programmi interni di certificazione di marketing digitale entro due periodi di ciclo. Questi obiettivi vi forniranno una direzione chiara e una misura tangibile dei progressi compiuti per continuare a eccellere nel vostro ruolo.
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