5 passi per un efficace sistema di gestione delle prestazioni basato sulle competenze
La gestione delle prestazioni è più di una revisione annuale. È un processo continuo che coltiva il potenziale dei dipendenti e guida il successo dell'organizzazione.
Le aspettative dei dipendenti nei confronti delle valutazioni delle prestazioni stanno cambiando. Le considerano un'opportunità di crescita.
Suman RudraHR con oltre 20 anni di esperienza, afferma che tutti vogliono sapere fino a che punto possono arrivare e quale potrebbe essere il loro futuro in un'organizzazione. È qui che entrano in gioco le competenze. Le competenze sono futuristiche. Con le competenze stabilite in anticipo per i diversi ruoli, i dipendenti hanno un percorso chiaro per la crescita a lungo termine nel loro ruolo attuale e in quello successivo.
Vediamo come le competenze possono essere abbinate alla gestione delle prestazioni.
Questo articolo:
- Spiegare il concetto di gestione delle prestazioni basata sulle competenze e come si differenzia dalla gestione delle prestazioni tradizionale.
- Offrire passi dettagliati per l'implementazione di un sistema di gestione delle prestazioni basato sulle competenze.
- Discutere le principali sfide che le aziende devono affrontare nell'adozione di un sistema di gestione delle prestazioni basato sulle competenze e come evitarle.
🌟 Che cos'è un sistema di gestione delle prestazioni basato sulle competenze?
Un sistema di gestione delle prestazioni basato sulle competenze è un approccio alla valutazione e al miglioramento delle prestazioni dei dipendenti basato sullo sviluppo e sulla dimostrazione di abilità, conoscenze e comportamenti specifici, noti come competenze. Queste competenze sono collegate al completamento delle responsabilità lavorative e al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Invece di concentrarsi solo sugli output o sui risultati, questo sistema di gestione delle prestazioni enfatizza i processi e i comportamenti che i dipendenti mettono in atto per raggiungere tali risultati. Consente una valutazione più olistica ed equilibrata delle prestazioni dei dipendenti, incorporando sia "ciò" che i dipendenti realizzano sia "come" lo realizzano.
Un approccio alla gestione delle prestazioni basato sulle competenze:
- Favorisce l'apprendimento e il miglioramento continui.
- Promuove la crescita professionale.
- Allinea le prestazioni individuali agli obiettivi organizzativi.
🆚 Gestione delle prestazioni tradizionale e basata sulle competenze
🪜 Processo in 5 fasi per implementare un sistema di gestione delle prestazioni basato sulle competenze
1. Mappatura delle competenze
Il primo passo è iniziare a mappare le competenze per ogni ruolo. Creare un elenco di tutti i ruoli dell'organizzazione e definire le competenze funzionali (a livello tecnico o di dominio) e di base per ogni ruolo.
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🆘 Nota: non trattate il processo di mappatura delle competenze come un esercizio una tantum.
Le competenze per i ruoli si evolvono nel tempo.
Inoltre, con l'espansione dell'azienda si aggiungono nuovi ruoli. Anche questi ruoli necessitano di una mappatura delle competenze e di una descrizione delle mansioni in linea con la mappatura.
2. Creare percorsi di carriera basati sulle competenze
I percorsi di carriera basati sulle competenze sono un chiaro grafico delle competenze necessarie per i ruoli attuali e futuri.
Ad esempio, uno sviluppatore junior dovrà avere capacità di comunicazione di base.
D'altra parte, per diventare team leader, devono avere una competenza avanzata nella gestione del tempo per pianificare bene le consegne.
3. Educare i dirigenti e i dipendenti
Questa fase è fondamentale per il funzionamento dell'intero sistema. Istruire i dipendenti e i dirigenti su:
- Le basi dei quadri di competenza.
- Come si progettano i piani di crescita in base alle competenze.
- Come funzionano i percorsi di carriera basati sulle competenze.
- Come valutare in base alle competenze.
- Come spostare la conversazione dalla valutazione al coaching.
Il team delle risorse umane può prendere in mano questa iniziativa e condurre sessioni per mettere d'accordo dipendenti e manager. È inoltre possibile condurre un'ulteriore formazione per sviluppare nei manager le competenze necessarie per fare da coach ai dipendenti.
4. Consentire lo sviluppo delle competenze
Prima di valutare i dipendenti, date loro l'opportunità di crescere.
I dipendenti possono avere incontri individuali con i manager e definire piani di sviluppo per l'apprendimento basati sulle competenze.
Due sono le principali modalità di apprendimento:
1. Progetti pratici: I manager possono assegnare qualsiasi compito aggiuntivo rispetto alle normali consegne o incarichi ombra in cui i dipendenti possono apprendere le competenze.
2. Formazione: Il team di apprendimento e sviluppo può anche fornire ulteriori programmi di formazione e sviluppo (online, offline) per le competenze.
5. Avviare una valutazione delle prestazioni basata sulle competenze.
Lastly, after all the base work you have done, you can initiate a competency-based appraisal.
Le conversazioni sono ora più incentrate sulla crescita e non necessariamente sulla comunicazione dall'alto verso il basso.
Consigliamo vivamente di raccogliere feedback a 360 (feedback di colleghi, junior e manager) per ottenere un feedback completo.
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😟 7 sfide da conoscere quando si adotta un sistema basato sulle competenze e come superarle
Mappatura delle competenze incompleta
Definire le competenze non è un compito facile.
Parole come competenza, abilità e comportamento sono spesso usate in modo intercambiabile.
Il primo passo consiste nell'avere una definizione attuabile di ogni competenza associata al ruolo e del suo impatto sul lavoro.
Ecco un esempio di definizione e livelli di competenza di una competenza comune: Gestione del tempo.
Definizione: La capacità di stabilire le priorità dei compiti, di rispettare le scadenze e di utilizzare il tempo in modo efficace.
Livelli di competenza:
- Base: sa dare priorità ai compiti e gestire il proprio tempo.
- Intermedio: È in grado di stabilire le priorità dei compiti e di gestire il tempo di team più piccoli.
- Avanzato: È in grado di stabilire le priorità dei compiti e di gestire il tempo di team più grandi.
- Competente: Può ottimizzare il tempo del team.
- Esperto: può ottimizzare il tempo dell'organizzazione.
Un altro errore che le organizzazioni commettono è quello di definire solo le competenze tecniche e di ignorare quelle fondamentali come la comunicazione, la gestione del tempo, ecc. Entrambe sono importanti perché un individuo possa dare il meglio di sé.
Una mappatura incompleta crea una base debole per la gestione delle prestazioni.
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Difficile passare dai sistemi tradizionali
Il passaggio dai sistemi tradizionali a quelli basati sulle competenze richiede tempo.
La trasformazione dell'intero sistema richiede cambiamenti nei processi, negli strumenti e soprattutto nella mentalità.
Potreste anche assistere a una resistenza da parte dei dipendenti che si sentono a proprio agio con i sistemi esistenti e non vedono in questo cambiamento un'opportunità di crescita.
💡 Soluzione: Non aspettatevi che tutto sia perfetto in una sola iterazione. Iniziate con un modello funzionante nel primo trimestre e miglioratelo ulteriormente in base al feedback. Ci vuole tempo per perfezionare un processo e per far sì che i dipendenti vi si abituino.
Poor understanding of the system
Toshi Jain, an HR leader with over 17 years of experience, says the biggest implementation issue she observed was a lack of understanding of competency-based performance management in employees.
Managers and team members might be stuck in their way of doing things and do not understand why they must now chase this new thing, 'competency.'
💡 Soluzione: Tenere sessioni regolari sulla gestione delle competenze e sulle revisioni delle prestazioni.
Toshi Jain has made it a point to conduct at least one quarterly training session giving an overview of performance management systems in her current organization.
Non comprendere l'importanza delle competenze
Megan LeasherMegan Leasher, pluripremiata psicologa industriale e organizzativa, afferma che i responsabili delle risorse umane dicono che le organizzazioni incontrano resistenza da parte dei dipendenti, poiché molti non capiscono cosa sia la competenza e perché sia improvvisamente importante.
💡 Soluzione: Prima di parlare o di fare formazione sul sistema di gestione delle prestazioni, iniziate con le nozioni di base. Parlate dell'importanza delle competenze e del loro legame con gli obiettivi aziendali e la crescita individuale.
No active effort for developing competencies
Matthew BrownChief People & Culture Officer di Schoox, evidenzia la ragione principale del disaccordo che i dipendenti incontrano nell'adottare questo nuovo e migliorato sistema di gestione delle prestazioni: Le competenze vengono rilevate solo una volta ogni tanto al momento dell'assunzione e delle revisioni, ma poi non ci sono programmi di apprendimento e sviluppo. Come possono i dipendenti essere valutati su qualcosa per cui non stanno lavorando?
💡 Soluzione: Pianificare l'apprendimento basato sulle competenze per i dipendenti. Sostenete i dipendenti con piani di sviluppo e formazione per padroneggiare le competenze associate al loro ruolo o ai ruoli a cui mirano.
Spostare la conversazione dalla valutazione al coaching
La sfida più difficile per i manager è quella di spostare la loro mentalità dalla valutazione delle prestazioni al allenare i dipendenti e guidarli al miglioramento.
Toshi ha poi parlato dell'argomento e ha detto che il problema principale che ha osservato è che la gestione delle prestazioni è strettamente legata alle valutazioni annuali.
In primo luogo, è più difficile per i dipendenti fare autovalutazioni oneste quando sanno che influiscono direttamente sulla retribuzione.
Inoltre, i manager vengono spinti a vedere le revisioni solo dal punto di vista della valutazione e non del coaching dei dipendenti (che è importante per far funzionare le revisioni della gestione delle prestazioni basate sulle competenze).
La dura verità è che molti parametri influenzano le valutazioni: il mercato, le prestazioni dell'azienda e altro ancora.
💡 Soluzione: Disaccoppiare le valutazioni annuali dalle revisioni delle prestazioni. In ogni caso, un anno è piuttosto lontano per lasciare i dipendenti senza feedback. Effettuate revisioni trimestrali delle prestazioni basate sulle competenze e mantenete un ciclo di feedback continuo.
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Legare la mappatura delle competenze all'intero ciclo di vita dei dipendenti
Le organizzazioni trovano difficile collegare la mappatura delle competenze all'intero ciclo di vita dei dipendenti: assunzione, formazione e gestione delle prestazioni.
💡Soluzione: È possibile seguire le tre fasi seguenti:
- Iniziare a utilizzare il quadro delle competenze nelle assunzioni. Redigere descrizioni delle mansioni per tutti i ruoli basate sulle competenze.
- Aggiungete la formazione per competenze al vostro sistema di gestione dell'apprendimento.
- Infine, implementate un sistema di gestione delle prestazioni basato sulle competenze quando il lavoro di gambe è stato fatto.
🏆 5 Vantaggi della gestione delle prestazioni basata sulle competenze
Porta chiarezza
La gestione delle prestazioni basata sulle competenze porta innanzitutto chiarezza ai dipendenti su ciò che ci si aspetta da loro. Cosa c'è di peggio che scoprire di aver sbagliato tutto alla fine dell'anno durante le valutazioni delle prestazioni?
It further brings clarity to managers to set realistic expectations.
"Competency-based systems ensure you are not expecting a fish to climb a tree," Madiha Mouchtak, Founder and Managing Director of Answer Inside.
Nei sistemi tradizionali non ci sono standard per la definizione degli obiettivi, il che li rende soggettivi.
Ma nei sistemi basati sulle competenze, i manager sanno cosa valutare e quali sono gli obiettivi dei dipendenti.
Assicura piani di crescita chiari
Con i modelli di competenza, i dipendenti sanno cosa fare per crescere nel loro ruolo attuale e come passare al livello successivo.
Per citare ancora Madiha:"Cosa c'è di peggio che discutere degli obiettivi con il manager in una valutazione delle prestazioni, lavorarci tutto l'anno e tornare l'anno successivo solo per scoprire che ora si aspettano qualcosa di nuovo".
I modelli di competenza consentono ai dipendenti di creare piani di crescita specifici e attuabili.
Ad esempio, un senior marketer che aspira a diventare responsabile marketing saprà di dover sviluppare competenze analitiche per gestire tutti i dati provenienti dai diversi canali di marketing e imparare a prendere decisioni strategiche.
Facilita la pianificazione della successione
Solo 1 azienda su 5 effettua la pianificazione della successione come dovrebbe essere fatta. Alla domanda sulle sfide, i principali problemi evidenziati sono stati:
- Lacking a standardized process.
- Lacking knowledge.
- Getting buy-in from employees and leaders.
Un quadro di riferimento per le competenze supporta la pianificazione della successione, attraverso una migliore strategia per i ruoli chiave e lo sviluppo delle competenze in anticipo per quei ruoli nella forza lavoro.
Consente di ottenere recensioni migliori
I dirigenti temono i colloqui individuali, spesso più dei dipendenti.
Stuart Hearn, an HR Tech entrepreneur, says a competency map becomes a good tool for conducting one-on-one performance review meetings. It sets a base for discussion, and managers have a cheat sheet to return to and discuss the goals.
Crea un'organizzazione ad alte prestazioni
Le competenze richieste per i lavori stanno cambiando. Si prevede che cambieranno del 50% entro il 2027.
Una mappatura regolare delle competenze per le mansioni e la misurazione delle prestazioni in base alle competenze assicurano lo sviluppo delle competenze dei dipendenti per aiutarli a stare al passo con l'evoluzione della domanda e ad evitare carenze di competenze.
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Zavvy taps into the biggest challenge of performance management: tying competencies into the entire employee lifecycle.
Con Zavvy è possibile:
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- 🗺️ Creare percorsi di carriera orientati alle competenze per i dipendenti, in modo da avere piena trasparenza su ciò che ci si aspetta da loro.
- 🌱 Sviluppare piani di crescita per ogni competenza.
- 💪 Assegnare corsi per superare ogni competenza.
- 🔄 Conduct competency-based performance reviews to support employees regularly.
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❓ FAQ
Come si collegano le competenze alla gestione delle prestazioni?
Competencies are skills and behaviors an individual needs to do their job well. For example, a Quality Assurance engineer needs a solid understanding of software testing, communication, and teamwork competencies. Aiming to improve the company and job-specific competencies positively impacts individual performance and eventually builds high-performance teams.
Qual è la differenza tra performance e competenza?
Le competenze sono abilità e comportamenti di cui un individuo ha bisogno per svolgere bene il proprio lavoro. D'altra parte, la performance è l'esame di come una persona ha svolto il proprio lavoro. In poche parole, la competenza è l'obiettivo atteso, mentre la prestazione è il risultato effettivo.
Le competenze e i KPI sono gli stessi?
Simply put: competencies and KPIs are not the same. Key Performance Indicators(KPIs) are often linked to departments or the company as a whole.
For example, revenue or profit per employee, utilization rate, and average task completion rate are common KPIs. You could set KPIs for improving competencies: e.g., improve negotiation skills, as showcased by the closed rate of your sales reps.
Qual è il ruolo delle competenze nello sviluppo delle prestazioni?
La mappatura delle competenze identifica le abilità o i comportamenti di cui un individuo ha bisogno per avere successo nel suo ruolo. Una volta effettuata la mappatura delle competenze, questa diventa la base per lo sviluppo dei dipendenti. Cosa formare e cosa rivedere.
Quali sono le 5 fasi chiave del processo di mappatura delle competenze?
Le cinque fasi fondamentali del processo di mappatura delle competenze sono:
1. Fare un elenco dei ruoli nell'organizzazione.
2. Individuare le competenze fondamentali per ogni ruolo.
3. Determinare le competenze funzionali per ogni ruolo.
4. Creare un profilo di competenze ideale con un elenco di quelle fondamentali e funzionali attese per ogni ruolo.
5. Assegnare le competenze a tutti i dipendenti. Valutare la situazione attuale e gli obiettivi da raggiungere.
Quali sono le 6 competenze chiave del management?
The top core competencies for managers are:
1. Gestione del tempo: La capacità di dare priorità ai compiti e di gestire il proprio tempo e quello del team.
2. Comunicazione: La capacità di condividere efficacemente le idee e trasmettere le informazioni al team.
3. Accogliere il cambiamento: La capacità di far fronte a richieste mutevoli, di gestire l'ansia e di guidare il team attraverso i cambiamenti.
4. Leadership: La capacità di sostenere la crescita dei singoli e di raggiungere gli obiettivi del team.
5. Definizione di obiettivi realistici: La capacità di fissare obiettivi raggiungibili per il team, in linea con le esigenze aziendali.
6. Persuasività: La capacità di presentare efficacemente le proprie opinioni ai membri del team e di influenzare le loro decisioni nell'interesse dell'azienda.
Qual è un esempio di gestione delle prestazioni basata sulle competenze?
Una delle più importanti aziende tecnologiche, IBM, utilizza da anni il modello delle competenze. Il gigante tecnologico traccia le competenze per i diversi ruoli. L'obiettivo principale per i dipendenti IBM è quello di eccellere in queste competenze.