Perché la chiarezza dei ruoli dovrebbe essere un obiettivo chiave nella vostra organizzazione e come migliorarla
Avete assunto alcuni dei più brillanti talenti del vostro settore, investito nei processi di onboarding, dato priorità al benessere dei dipendenti e sviluppato una cultura aziendale di cui andare fieri. Ma manca qualcosa!
I vostri dipendenti hanno l'impressione di essere confusi su ciò che dovrebbero fare?
Forse si notano litigi tra colleghi, o si fanno cadere le palle perché nessuno si è reso conto di essere responsabile di un compito aziendale critico.
Questisono tutti segnali che indicano che i vostri dipendenti non hanno chiarezza di ruolo.
🔍 Cos'è la chiarezza dei ruoli?
La chiarezza dei ruoli elimina lo stress e la confusione. Fornendo ai dipendenti la certezza assoluta dei loro compiti principali sul lavoro e offrendo un contesto che mostri come le loro responsabilità individuali si inseriscano nel quadro generale dell'organizzazione.
Queste responsabilità specifiche possono includere:
- Compiti
- Prodotti da consegnare
- Processi
- Obiettivi
- KPI
Quando la chiarezza dei ruoli è impeccabile, ci si aspetta che un dipendente conosca i propri obiettivi, i ruoli dei colleghi e il modo in cui si integrano per il successo dell'azienda. Come ingranaggi di una ruota!
Jordann M. Andrusiak, consulente e direttore delle soluzioni aziendali di Synergy Capital Solutions, spiega,
"La chiarezza è un elemento cruciale dell'organizzazione, e l'organizzazione è il fondamento del business. Enfatizzando la chiarezza, i dipendenti vedono come il loro lavoro contribuisca al bene dell'azienda, incoraggiando il miglioramento delle prestazioni".."
⁉️ Che cos'è l'ambiguità di ruolo?
Al contrario, l'ambiguità di ruolo si verifica quando un dipendente non ha le idee chiare sul proprio lavoro.
Ed è più comune di quanto si pensi: solo il 60% dei dipendenti concorda sul fatto di avere aspettative chiare sul proprio ruolo. Quando gli obiettivi di performance e la responsabilità cambiano continuamente, questo lascia molto spazio alla confusione.
L'ambiguità dei ruoli può verificarsi in aziende vecchie, nuove e di qualsiasi dimensione. All'estremità della scala, le startup con flussi di lavoro fluidi hanno spesso un approccio ai ruoli del tipo "tutti a disposizione", in quanto accelerano la crescita della loro nuova attività.
Ma anche le aziende esistenti non hanno vita facile: la confusione si sviluppa quando c'è pressione a scalare e innovare.
Alcuni degli aspetti negativi della confusione dei ruoli includono:
- Sovrapposizione di compiti: avere due o più dipendenti che producono lo stesso lavoro è un conflitto di ruoli e uno spreco di risorse.
- Disomogeneità: i team grandi e distribuiti spesso soffrono di problemi di comunicazione e di indicazioni poco chiare, che la chiarezza dei ruoli può attenuare.
- Attriti tra colleghi: il passaggio di responsabilità da una persona all'altra o a un altro reparto è comune quando manca l'allineamento. La trasparenza dei ruoli aumenta la fiducia tra i colleghi.
❗️ Perché la chiarezza dei ruoli è importante?
In alcune situazioni lavorative, la chiarezza dei ruoli può essere una questione di vita o di morte. Naga Siddharth, vicepresidente delle risorse umane di Supr Daily, spiega come i piloti debbano avere una chiarezza assoluta sui ruoli quando volano.
"La vita dipende letteralmente dal loro lavoro. Ognuno di loro sa cosa fare, come farlo e quando farlo. Quando il pilota che prende il comando chiama "il mio aereo", l'altro pilota risponde "il tuo aereo" per confermare. Non ci sono casi di "ma pensavo che ....".
Questo modello si basa su un passaggio di consegne senza soluzione di continuità da un collega all'altro per garantire che il compito venga portato a termine senza intoppi, con zero possibilità di fallimento. Ma quando la posta in gioco non è alta come un incidente aereo, quali sono i vantaggi della chiarezza dei ruoli in un'azienda tradizionale?
Prestazioni
La chiarezza dei ruoli sul posto di lavoro crea un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, rendendo il vostro team felice del proprio lavoro.
Infatti, questo studio dell'International Journal of Service Industry Management dimostra la relazione tra la chiarezza dei ruoli e il miglioramento della soddisfazione lavorativa, dell'impegno organizzativo e della qualità del servizio al cliente.
Un vero e proprio promemoria per ricordare che investire nella chiarezza dei ruoli è un vantaggio per l'organizzazione.
Evitare il burnout
D'altra parte, la mancanza di chiarezza del ruolo è uno dei 5 motivi principali per cui i dipendenti soffrono di stress da lavoro o burnout. La Mayo Clinic concorda, citando il burnout lavorativo come il risultato di aspettative lavorative poco chiare.
"Se non vi è chiaro il grado di autorità che avete o cosa il vostro supervisore o gli altri si aspettano da voi, è probabile che non vi sentiate a vostro agio sul lavoro."
Mantenimento dei dipendenti
Durante il periodo delle grandi dimissioni, per le aziende è stato fondamentale trattenere i migliori talenti. Sappiamo che il 94% dei dipendenti rimane più a lungo in un'azienda se questa investe nella loro crescita. Quindi, perché non rendere più facile per i vostri dipendenti rimanere fedeli alla vostra organizzazione?
- delineare il proprio ruolo attuale
- prevedere quale sarà il loro ruolo in futuro
- che consente loro di seguire un percorso di percorso di progressione della carriera?
👩 Perché la chiarezza dei ruoli è importante nei team?
Come classico esempio di chiarezza di ruolo, guardiamo come il lavoro di squadra sia parte integrante dello sport.
In una squadra di calcio vincitrice della Coppa del Mondo, ogni giocatore nazionale deve abituarsi a ricoprire un ruolo diverso rispetto al livello di campionato. Ogni stella deve avere chiare le aspettative sul proprio ruolo in attacco, in difesa o a sostegno del centrocampo.
L'obiettivo principale della squadra è segnare gol e vincere la partita. Ma a livello individuale, i giocatori sanno che devono fidarsi ciecamente dei loro compagni e decidere quando tenere la palla da soli o passarla a un giocatore più forte in una posizione migliore.
Non c'è da stupirsi che questa chiarezza di ruoli crei la precisa armonia richiesta da una forza lavoro di successo.
Avete bisogno di un altro esempio?
Nel 2014, Steve Yzerman ha selezionato una squadra di all-stars del campionato per la squadra olimpica canadese di hockey su ghiaccio maschile, ma ha assegnato i loro ruoli in base a "necessità posizionali, stile di gioco e lavoro di squadra", mettendo da parte i loro successi individuali.
Dando a ognuna di queste stelle chiarezza sulle loro nuove posizioni in nazionale, il Canada ha battuto la Svezia per 3-0 vincendo la medaglia d'oro del torneo.
📏 C ome si misura la chiarezza del ruolo?
La chiarezza dei ruoli è un processo che può integrarsi facilmente con l'onboarding dei dipendenti per aiutare i nuovi assunti a conoscere il loro nuovo lavoro.
Ma quando i membri del vostro team lavorano con voi da anni, la loro idea di ciò che comporta ogni ruolo lavorativo può essere ben radicata.
Quindi, come si può misurare se la mancanza di chiarezza dei ruoli è un problema per i dipendenti esistenti?
Ecco 2 strategie di chiarezza dei ruoli:
- Distribuire un un semplice questionario sulla chiarezza del ruolo
- Eseguire un esercizio di chiarezza di ruolo come l'Acid Test. Acid Test.
1. Come creare un questionario sulla chiarezza dei ruoli
Sottoponete un sondaggio sulla chiarezza dei ruoli all'intero team o all'organizzazione per verificare se la chiarezza dei ruoli è sicura o deve essere migliorata.
Chiedete ai vostri dipendenti di rispondere alle seguenti affermazioni con: Fortemente in disaccordo, in disaccordo, né in accordo né in disaccordo, in accordo o in forte accordo.
Sottoponetelo a tutta l'organizzazione per capire se esiste una chiarezza di ruoli. Se cercate un feedback generale e onesto, chiedete ai vostri dipendenti di compilare il questionario in forma anonima.
Ma se avete bisogno di approfondimenti granulari sulle aree specifiche della vostra azienda che non hanno chiarezza sui ruoli, raccogliete anche i nomi e i titoli delle mansioni.
2. Come creare un esercizio di chiarezza dei ruoli: l'Acid Test
Mike Clark, formatore e coach aziendale, spiega che l'Acid Test "verificherà che tutti sappiano a chi devono riferire, chi riferisce a loroma soprattutto che sia chiaro anche cosa le persone devono fare nel loro ruolo: perché le persone sono impiegate?".
Il test consiste nel chiedere a ciascun dipendente di scrivere i tre-cinque compiti chiave che deve svolgere all'interno del ruolo. Verificherete queste responsabilità per vedere come si confrontano con le vostre tre-cinque caratteristiche del ruolo.
Clark rivela,
"Spesso mi accorgo che la prima cosa, il motivo principale per cui vengono assunti è di solito piuttosto chiaro. Ba circa il terzo, cominciamo a diventare un po' grigi, e le possibilità che le ragioni siano totalmente allineate spesso non coincidono. Se volete sfruttare la forza del vostro team, siate chiari sul loro ruolo".
📈 Come migliorare la chiarezza dei ruoli
ZavvyLe soluzioni per la crescita dei dipendenti supportano le organizzazioni nella creazione di quadri di competenze rilevanti e nella chiarificazione dei ruoli. Ogni ruolo è chiaramente definito e assegnato a un livello di seniority, in modo che non ci siano dubbi sulle responsabilità di ciascun dipendente e dei suoi colleghi.
"Come qualsiasi altro processo all'interno dell'organizzazione, la chiarificazione dei ruoli deve essere ben studiata. Non può essere solo un briefing verbale che spiega i ruoli dei dipendenti.
Deve basarsi su materiale scritto approfondito. Per questo motivo, fornite sempre ampie descrizioni delle mansioni con i dettagli della posizione.
Potete anche includere i compiti degli altri membri del team, mostrando così dove sono le linee di demarcazione. Assicuratevi che queste informazioni siano sempre disponibili per i vostri dipendenti". Nina Pączka, Community Manager di Il mio curriculum perfetto
Suggerimento: utilizzate i risultati del questionario sulla chiarezza dei ruoli e dell'Acid Test per definire i ruoli all'interno dell'azienda.
1. Creare descrizioni dei ruoli basate sulle competenze
Ottenere un'elevata chiarezza dei ruoli definendo le competenze dei dipendenti e includendole nelle schede di ruolo per eliminare la confusione.
Una scheda di ruolo ben congegnata descriverà con precisione le competenze e le capacità necessarie e le modalità di svolgimento del lavoro.
La prassi migliore è che le risorse umane coinvolgano esperti del settore in questi compiti per creare quadri di competenze pertinenti.
Per esempio, nel caso di un ruolo di data scientist, non ci si aspetta che le risorse umane comprendano gli intricati dettagli di questo ruolo tecnico, ma che si rivolgano a professionisti del settore.
2. Definire le aree di interesse dei dipendenti
Nell'ambito del ciclo di crescita dei dipendenti, i membri del team sono incoraggiati a partecipare alla definizione delle proprie aree di interesse. Come possono raggiungere questo obiettivo?
Perché non ispirarsi a Dave Girouard, CEO di Upstart, che considera #WWYRD, ovvero cosa farebbe il vostro sostituto? Spiega:
Un altro esercizio mentale che ho fatto è pensare a cosa succederebbe se domani il mio consiglio di amministrazione si riunisse e mi licenziasse. E se mi dicessero: "Dave, grazie per aver giocato. Hai finito". E andassero a cercare il miglior amministratore delegato del mondo, che mi farebbe fare la figura dell'idiota? Cosa farebbe di diverso da quello che sto facendo io? Ci penso per un po' e poi mi dico: "Perché diavolo non stai facendo queste cose?".
3. Utilizzare i modelli del quadro di progressione della carriera
Con le competenze, i modelli di schede di ruolo e le aree di interesse, questo costituisce la base dei modelli del quadro di progressione della carriera. I manager possono monitorare e supportare un piano di sviluppo dei dipendenti che mostrerà i progressi e il tasso di completamento dell'individuo.
Il quadro di riferimento per la progressione di carriera delinea:
- I ruoli all'interno dell'organizzazione
- I ruoli che ogni membro del team può ricoprire
- Cosa devono raggiungere per avanzare nel loro percorso di progressione
➡️ Date un'occhiata a questi modelli esemplificativi di progressione di carriera per trarre ispirazione.
Quando fare chiarezza sui ruoli?
"Molti team leader si sono ritrovati a dire: "Ci penseremo" quando si tratta di assumere le persone che vogliono nel loro team, ma assumere senza che sia chiaro cosa comporta un ruolo è un grosso errore. Chiarite cosa vi serve, create la descrizione del lavoro e poi assumete".." Tom Ferry, Coach immobiliare
Sapere quando definire la chiarezza dei ruoli nella vostra organizzazione può essere complesso. Visitate e rivedete quest'area regolarmente, man mano che la vostra struttura e i vostri processi si evolvono.
Quando è il momento giusto per fare chiarezza sui ruoli?
- Durante il reclutamento - in questa fase super precoce, attirate i candidati giusti con definizioni chiare del ruolo. Distribuitele negli annunci di lavoro o promuovetele durante il processo di candidatura.
- Durante l'onboarding , aiutate il nuovo dipendente a capire il suo ruolo e come si inserisce nella struttura generale dell'organizzazione.
- Durante le revisioni delle prestazioni, la chiarezza del ruolo deve essere rivista come parte del piano di crescita del dipendente. Verificate che le aspettative del dipendente siano ancora in linea con l'azienda ed evidenziate eventuali modifiche al ruolo.
- Ristrutturazioni : dai licenziamenti alle acquisizioni, assicuratevi che ogni dipendente comprenda esattamente le proprie responsabilità in caso di cambiamenti strutturali.
- Pianificazione della successione - Se avete individuato un candidato con un futuro brillante nella vostra azienda, chiarite il quadro di progressione che seguirà da qui alla sua eventuale successione. Questo può includere promozioni e spostamenti laterali.
Come creare chiarezza di ruoli nei team ibridi
Affrontiamo quindi l'elefante nella stanza: il lavoro a distanza. Anche se si è raggiunto un livello ragionevole di chiarezza nella propria attività in ufficio, i confini possono sfumare quando si passa a un ambiente di lavoro remoto o ibrido. Il modello ibrido è relativamente nuovo per molte organizzazioni, e c'è ancora un certo grado di "comprensione" da fare nel luogo di lavoro virtuale.
"La chiarezza è uno dei più potenti indicatori di successo nelle organizzazioni di oggi, soprattutto quando queste diventano sempre più distribuite". Erica Keswin, autrice di "Porta il tuo essere umano al lavoro."
L'ambiguità dei ruoli può verificarsi anche nella comunicazione: quando metà del team si trova in uno spazio di co-working e l'altra metà è distribuita in tutto il mondo, di chi è il compito di mantenere i progetti in linea?
Sostenere la chiarezza dei ruoli in un ambiente ibrido creando un repertorio di schede di ruolo, che includa una chiara struttura di comunicazione. Questa dovrebbe evidenziare chiaramente:
- chi è ogni membro del team
- a chi fanno capo
- i compiti di cui sono responsabili.
Questa trasparenza aiuta anche a eliminare i pregiudizi che si insinuano nei confronti dei dipendenti che lavorano in ufficio e che si incontrano faccia a faccia.
➡️ Una scorciatoia per stabilire la chiarezza dei ruoli nella vostra organizzazione
Non siete ancora sicuri che nella vostra azienda esista una chiarezza di ruoli?
Per trovare la risposta, rivolgetevi ai vostri dipendenti. Seguite strategie come esercizi di chiarezza dei ruoli e interviste per valutare quanto i dipendenti comprendono dei loro compiti e delle loro responsabilità. Quindi rispondete in modo appropriato creando schede di ruolo, definendo le competenze e sviluppando un quadro di progressione di carriera di cui i membri del team saranno entusiasti.
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