7-Schritte-Leitfaden für effektives Competency Mapping (+ Einblicke von L&D-Experten & Vorlage)
Competency Mapping ist kein Modewort mehr. Es ist ein unverzichtbares Instrument, das es People-Teams ermöglicht, das Potenzial der Mitarbeiter zu entschlüsseln und mit ihren strategischen Zielen in Einklang zu bringen.
Durch die genaue Zuordnung von Kompetenzen können Sie Qualifikationslücken erkennen, gezielte Schulungsprogramme entwerfen und eine leistungsstarke Belegschaft fördern.
Und wenn es einen Zeitpunkt gibt, an dem man über Kompetenzen und Qualifikationslücken nachdenken sollte, dann ist es jetzt.
Die Qualifikationsanforderungen für Arbeitsplätze haben sich um etwa 25% seit 2015 verändert. Und diese Zahl wird sich bis 2027 voraussichtlich verdoppeln.
Dieser umfassende Leitfaden wird:
- Skizzierung eines 7-stufigen Ansatzes für ein effektives Kompetenzmapping.
- Teilen Sie aufschlussreiche Erkenntnisse von führenden L&D-Experten, die Ihnen eine neue Perspektive auf diesen kritischen Prozess geben.
- Teilen Sie eine praktische Vorlage, um Ihre Reise zur Kompetenzerfassung zu beginnen.
🗺️ Was ist Kompetenzbilanzierung?
Competency Mapping ist ein Prozess, der bei der Identifizierung und Analyse der spezifischen Fähigkeiten, Kenntnisse, Fertigkeiten und Verhaltensweisen hilft, die für die effektive Ausübung einer bestimmten Tätigkeit erforderlich sind.
Es ist ein strategischer Ansatz, der Organisationen helfen kann,:
- Ihr Humankapital zu maximieren.
- Verbessern Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter.
- ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Ein Prozess der Kompetenzzuordnung müsste die drei Hauptarten von Kompetenzen abdecken:
- Kernkompetenzen des Unternehmens: Verhaltenskompetenzen, die auf die Vision und die Werte des Unternehmens abgestimmt sind. Zappos zum Beispiel, ein Online-Händler für Schuhe und Kleidung, legt großen Wert auf einen erstklassigen Kundenservice. Aus diesem Grund ist Kundenservice eine Kernkompetenz für alle Mitarbeiter (und etwas, in dem alle neuen Mitarbeiter während der Einarbeitung geschult werden).
- Funktionale (berufliche) Kernkompetenzen: Verhaltenskompetenzen, um die Arbeitsaufgabe gut auszuführen. Sind für diese Abteilung besondere Fähigkeiten erforderlich? Zum Beispiel ist Kreativität eine unabdingbare funktionale Kompetenz für eine Marketingabteilung.
- Technische Kompetenzen: Meistens technische oder bereichsspezifische Fähigkeiten für praktische tägliche Aufgaben. Zum Beispiel ist das Verständnis von CRM-Tools eine funktionale Kompetenz für das Vertriebsteam und Suchmaschinenoptimierung eine funktionale Kompetenz für ein Marketingteam.
🕵️♀️ 4 Hauptziele der Kompetenzbilanzierung
Ermittlung der für die verschiedenen Aufgaben erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten
Eine Kompetenzkarte wird zu einer wichtigen Ressource, die die für jede Rolle erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten aufzeigt.
Sie können es für die Planung von Schulungen, die Personalbeschaffung oder das Leistungsmanagement verwenden .
Es ist eine All-in-One-Ressource.
Die Kompetenzen der Mitarbeiter mit den Unternehmenszielen in Einklang bringen
Die erste Stufe der Kompetenzzuordnung ist die Ermittlung der Kompetenzen auf Unternehmensebene. Sie stellt auch sicher, dass Sie die Kompetenzen der Mitarbeiter entsprechend den Grundwerten, dem Auftrag und den Zielen des Unternehmens entwickeln.
Unterstützung der Mitarbeiterentwicklung
Die Kompetenzkarte wird zu Ihrem Spickzettel für die Planung aller Schulungsziele. Sie können kompetenzbasierte Lernmaterialien erstellen oder kuratieren, die Ihre Mitarbeiter zu ihren kompetenzbasierten Entwicklungsplänen hinzufügen können.
Ermöglichung transparenter Karrierewege
Anhand von transparenten Kompetenzlandkarten können die Mitarbeiter erkennen, welche Kompetenzen sie benötigen, um die nächste Stufe zu erreichen.
So kann beispielsweise ein Dateningenieur die Kompetenzen eines leitenden Dateningenieurs überprüfen.
Oder ein Junior-Vertriebsleiter kann die Kompetenzen eines Senior-Vertriebsleiters überprüfen. Diese Transparenz hilft ihnen, ihre Lernreise und ihr Wachstum zu planen.
👀 Erfahren Sie mehr über die Einstufung von Arbeitsplätzen in unserem speziellen Leitfaden.
🏆 5 Zwingende Vorteile der Kompetenzbilanzierung
Verbessert die Leistung der Mitarbeiter
Aus dem SHRM-Bericht über die Trends im Bereich Lernen und Entwicklung am Arbeitsplatz 2022 geht hervor, dass 38 % der Arbeitnehmer eine Schulung wünschen, die für ihre Arbeit relevanter ist. Dies steigert ihre Leistung und verbessert die Produktivität.
Eine Kompetenzkarte erleichtert die Ausbildung und ermöglicht strategische Pläne für das persönliche Wachstum der Mitarbeiter, um die nächste Stufe zu erreichen.
Hilft bei der Rekrutierung
Es ist eine Herausforderung für einen Personalverantwortlichen, nur von einer Stellenbeschreibung auszugehen und die beste Person für die Stelle einzustellen.
Die Kompetenzzuordnung wird zum Retter mit einem zentralen Repository der erforderlichen Fähigkeiten für jede Jobrolle.
Sie verhindert Fehlentscheidungen bei der Einstellung und führt zu einer kompetenteren Belegschaft.
Schafft einen internen Marktplatz für Talente
Yuri Kruman, Leadership Executive Coach und Experte für HR-Ökosysteme, sieht einen der größten Vorteile des Kompetenz-Mappings in der Schaffung eines internen Talentmarktplatzes durch gezielte Kompetenzentwicklung.
Führungskräfte im Bereich Lernen und Entwicklung können Schulungen für gefragte Kompetenzen planen. Er betont außerdem, dass der interne Talentmarkt der beste Ort ist, um Mitarbeiter für neue Projekte und Positionen zu rekrutieren.
🏢 Ein typisches Beispiel: Tata Consultancy Services, ein IT-Dienstleistungsunternehmen, legt Wert darauf, seine Mitarbeiter von Grund auf zu schulen und sie auf der Grundlage ihrer Kompetenzen zu fördern. Das hilft dem Unternehmen, mit der Nachfrage nach Talenten Schritt zu halten, und erweist sich als kosteneffizient.
Unterstützt eine effektive Nachfolgeplanung für wichtige Funktionen
Bei der Nachfolgeplanung geht es darum, die Schlüsselpositionen eines Unternehmens zu ermitteln und potenzialstarke Kandidaten für diese Positionen zu finden. Sie bereitet das Unternehmen auf ein unvorhergesehenes Ereignis vor, z. B. den Rücktritt oder die Krankheit einer Führungskraft, und das Unternehmen hat bereits einen potenziellen Nachfolger, der die Aufgabe übernehmen kann.
Eine klare Kompetenzkarte für diese geschäftskritischen Funktionen hilft bei der Erstellung eines Entwicklungsplans für diese potenziellen Kandidaten und erleichtert den Übergang.
Optimiert das Leistungsmanagement
Kompetenzen bieten einen klaren Rahmen für die Bewertung und Verwaltung der Mitarbeiterleistung. Die Zuweisung von Entwicklungsplänen und die Verfolgung der Gesamtergebnisse/Entwicklung ist müheloser.
🚨 Konsultieren Sie unseren Leitfaden für kompetenzbasierte Leistungsbeurteilungen und legen Sie sofort mit unserer Vorlage für kompetenzbasierte Beurteilungen los.
🪜 7 Schritte für Ihren Prozess der Kompetenzerfassung
1. Erstellen Sie eine Liste der Rollen
Bevor Sie mit dem Mapping beginnen, erstellen Sie eine Liste der Rollen, für die Sie Kompetenzen abbilden müssen.
Im Idealfall sollte es für jeden Karriereweg im Unternehmen eine Kompetenzkarte geben.
2. Bestimmung der Kernkompetenzen des Unternehmens
Der nächste Schritt ist die Identifizierung der Kernkompetenzen eines Unternehmens, die für die Vision des Unternehmens entscheidend sind.
Apple-Produkte sind zum Beispiel für ihre Innovation bekannt. Daher gehören Kreativität und Innovation zu den Kernkompetenzen aller Apple-Mitarbeiter auf Unternehmensebene.
💡 Tipp Nr. 1: Die Teams der oberen Führungsebene/Suite sind die besten Ansprechpartner für diese Kompetenzen.
Hier sind die Beispielfragen für den Start der Aktivität:
- Wie lauten Ihr Auftrag und Ihre Vision?
- Was sind Ihre Grundwerte?
- Was ist das Alleinstellungsmerkmal (USP) Ihrer Marke?
- Was sind die Ziele Ihrer Organisation für die nächsten sechs Monate, ein Jahr?
- Welche Kompetenzen sind für Sie am wichtigsten, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen und Ihre Kernwerte, Ihre Vision und Ihr Alleinstellungsmerkmal zu bewahren?
💡 Tipp Nr. 2: Definieren Sie nicht nur Kompetenzen, sondern auch Kompetenzstufen mit einer klaren Definition der einzelnen Stufen.
Hier ist ein Beispiel zu Ihrer Information.
Kompetenz in der Kommunikation
Definition: Die Fähigkeit, Informationen, Ideen und Anweisungen sowohl mündlich als auch schriftlich effektiv an Einzelpersonen oder Gruppen zu vermitteln.
Niveaus der Befähigung:
- Grundlegend: Kann effektiv kommunizieren.
- Mittelstufe: Kann überzeugend kommunizieren.
- Fortgeschritten: Kann mit Wirkung kommunizieren.
- Kompetent: Kann mit großen Gruppen kommunizieren.
- Experte: Kann mit unterschiedlichen Zielgruppen kommunizieren.
3. Finden Sie berufsspezifische Kernkompetenzen
Nach der Festlegung der Kernkompetenzen des Unternehmens liegt der nächste Schwerpunkt auf der Suche nach berufsspezifischen Kernkompetenzen.
Dazu gibt es im Wesentlichen drei Möglichkeiten:
- Analyse von Stellenbeschreibungen und Ermittlung der erforderlichen Fähigkeiten und Verhaltensweisen.
- Gespräche mit leitenden Managern und Teamleitern über die Kompetenzen, die für den Erfolg in einer Funktion erforderlich sind.
- Lesen von Branchenberichten, um allgemein anerkannte Kernkompetenzen in ähnlichen Positionen zu ermitteln.
💡 Tipp: Auch wenn HR- und L&D-Experten diese Bemühungen vorantreiben können, ist es am besten, die endgültige Zustimmung der leitenden Manager der Abteilung/des Teams einzuholen.
4. Fachkompetenzen finden
Die letzte Gruppe von Kompetenzen sind die technischen Kompetenzen für die täglichen Aufgaben.
Ein guter Weg, um eine Liste von Aufgaben für jede Rolle zu erstellen und welche Werkzeuge und Fachkenntnisse die Mitarbeiter für diese Aufgabe haben müssen.
Beispiel: Technische Kompetenzen für einen Webentwickler in einem Fintech-Unternehmen
Teamleiter oder eine Fokusgruppe von leistungsstarken Teammitgliedern (die mit der Arbeit vor Ort vertraut sind) sollten diese Liste vervollständigen.
➡️ Suchen Sie nach Berichten über Kernkompetenzen? Suchen Sie nicht weiter.
Sehen Sie sich unsere kuratierte Liste von Kernkompetenzen und berufsspezifischen funktionalen und technischen Kompetenzen an.
5. Erstellen Sie für jede Rolle ein ideales Kompetenzprofil
Jetzt sind Sie der idealen Kompetenzmatrix schon sehr nahe. Das bedeutet einfach, dass Sie alle Details, die Sie in den vorherigen drei Phasen erhalten haben, zusammenfassen.
Hier ist ein Beispiel für ein Kompetenzprofil für einen Webentwickler.
Kernkompetenzen des Unternehmens
Innovation (Fortgeschrittene)
Berufsspezifische Kernkompetenzen
Kreativität (Basic)
Teamarbeit (Fortgeschrittene)
Kommunikation (tüchtig)
Technische Kompetenzen
Angular JS (Experte)
PHP (Fortgeschrittene)
React JS (Fortgeschrittene)
Github (Fortgeschrittene)
6. Bewertung aller Teammitglieder
Nachdem Sie das ideale Kompetenzprofil erstellt haben, ist es an der Zeit, die Mitarbeiter zu bewerten und festzustellen, auf welchem Kompetenzniveau sie sich derzeit befinden.
- Für die Kernkompetenzen können Sie 360-Bewertungen (Kunden, Kollegen, Vorgesetzte, sich selbst) durchführen und die Stufen zuweisen.
- Bei funktionalen und technischen Kompetenzen können regelmäßige Leistungsbeurteilungen Aufschluss darüber geben, wie die Kompetenzen zur Leistung der Mitarbeiter und des Unternehmens beigetragen haben. Sie können auch ein 360°-Feedback zu diesen Kompetenzen einholen, aber Sie müssen sicherstellen, dass die Beurteiler diese Kompetenzen verstehen. (So kann z. B. jeder die Kommunikationsfähigkeiten eines Mitarbeiters bewerten, aber nicht alle Teams sind in der Lage zu beurteilen, ob ein Marketingmitarbeiter SEO beherrscht). Bei Bedarf können Sie auch Tests zur Bewertung der Fähigkeiten durchführen.
7. Besprechen Sie den weiteren Weg mit den Teammitgliedern
Der letzte Schritt besteht darin, mit den Arbeitnehmern darüber zu diskutieren:
- Auf welchem Niveau befinden sie sich derzeit.
- Welches Sprachniveau sollten sie anstreben?
- Welche Schlüsselkompetenzen und Leistungsniveaus benötigen sie, um auf der Karriereleiter aufzusteigen.
Das Beste am Prozess der Kompetenzzuordnung ist, dass er Transparenz in das Job-Leveling-System bringt (Definition von Job-Rollen und Karrierepfaden für die Karriereentwicklung).
Auf diese Weise können die Mitarbeiter die Kompetenzen der nächsten Ebene erkennen und ihr Lernen mit einem klaren Karrierepfad planen.
📝 Vorlage für die Zuordnung von Kompetenzen
Unsere Lernwissenschaftler haben eine Vorlage für das Kompetenz-Mapping mit Übungen zur Ermittlung von Kern- und Funktionskompetenzen erstellt.
Diese Vorlage ist ein sehr praktisches, einfaches Blatt, das Personalleitern oder Abteilungsleitern hilft, diese Übung durchzuführen. Wir verwenden sie auch in Kundenworkshops.
- Bündeln Sie rollenbasierte Aktivitäten zu Kompetenzen.
- Setzen Sie Prioritäten und grenzen Sie diese Kompetenzen ein.
- Ordnen Sie diese Kompetenzen den einzelnen Personen/Rollen zu.
Geben Sie sie an Ihr Team weiter, damit es nicht mit einem leeren Blatt beginnt.
🆓 Laden Sie die kostenlose Vorlage für die Kompetenzbilanz herunter .
😟 8 Herausforderungen , mit denen Unternehmen bei der Kompetenzerfassung konfrontiert werden und wie man sie überwindet
Einholung der Zustimmung der Interessengruppen
Lalit ChaturvediVice President of HR - Talent Management bei ELGI, teilte mit, dass eine der größten Herausforderungen für Unternehmen das mangelnde Verständnis für die Wissenschaft der Kompetenzerfassung ist. Es bringt nicht alle Beteiligten auf dieselbe Seite, was zu Lücken im System führt.
✅ Lösung: Informieren Sie die Mitarbeiter über den Prozess der Kompetenzerfassung und binden Sie sie auf allen Ebenen ein. Leitende Angestellte und Teamleiter führen bereits einige Teile des Kompetenzerfassungsprozesses durch. Die übrigen Mitarbeiter können dennoch während des gesamten Verfahrens aktiv einbezogen werden.
Sicherstellung der Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen
Wenn sich die Unternehmensziele weiterentwickeln, können Kompetenzkarten veraltet sein und nicht mehr den Erwartungen des Unternehmens entsprechen.
✅ Lösung: Betrachten Sie die Kompetenzerfassung nicht als einen einmaligen Prozess. Schaffen Sie ein System, um die Zuordnung regelmäßig zu überprüfen.
Vermeidung einer unvollständigen Kompetenzzuordnung
Es ist üblich, dass Unternehmen unvollständige Kompetenzkarten haben, die nur technische oder funktionale Kompetenzen angeben. Dies zeigt ein begrenztes Verständnis des Mapping-Prozesses.
✅ Lösung: Definieren Sie ein dreistufiges System zur Bewertung der Kernkompetenzen des Unternehmens, der berufsspezifischen Kompetenzen und der funktionalen Kompetenzen am Ende.
Verwendung unzureichend beschriebener Kompetenzen
Preeya Patel, leitende Wirtschaftspsychologin bei Clevry, weist auf ein häufiges Problem im Prozess der Kompetenzzuordnung hin: schlecht definierte Kompetenzen voller vager Schlüsselwörter, Jargon und ohne genau definierte Erwartung.
✅ Lösung: Die Definition und die Kompetenzniveaus sollten so handhabbar wie möglich sein. Für das Teammanagement können die Kompetenzstufen zum Beispiel sein:
- Kann seine Zeit selbst einteilen.
- Kann die eigene Zeit und die Zeit anderer verwalten.
- Kann die Zeit der Organisation optimieren.
In jeder Kompetenzstufe wird deutlich erklärt, wie die Mitarbeiter diese Kompetenz einsetzen können.
Frei von Vorurteilen bleiben
Adi Holmes, Head of Talent bei der jelli Group, sagt: "Competency Mapping kann subjektiv sein, von persönlichen Vorurteilen beeinflusst werden und anfällig für Interpretationen sein."
Ein System, das nur von einigen wenigen Personen gesteuert wird, kann dazu führen, dass sich Voreingenommenheit einschleicht und der gesamte Prozess sinnlos wird.
✅ Lösung: Bilden Sie Fokusgruppen mit der richtigen Mischung von Personen:
- leitende Angestellte;
- Manager;
- HR;
- Team leitet;
- leistungsstarke Mitarbeiter, um eine ausgewogenere Liste von Kompetenzen zu erhalten.
Zu viele Berufsprofile haben
Laura M. Hume, Beraterin für Talent und Lernen, sagt, dass ein Fehler, den sie in den von ihr beratenen Unternehmen festgestellt hat, darin besteht, zu viele Profile zu haben. Ein Unternehmen mit 2000 Mitarbeitern hat zum Beispiel 1500 schlecht definierte Stellenprofile.
✅ Lösung: Eine Standardisierung bei der Definition von Profilen.
Beispiel: Vertriebsteams können vier Profile haben: Junior Executive, Senior Executive, Manager und Leiter. Die Erstellung eines neuen Profils für jeden neuen Mitarbeiter macht die Durchführung von Mapping und Training schwierig.
Fehlen eines klaren Systems für die Kompetenzabbildung
Das Hin und Her in Excel-Tabellen, um Kompetenzen zuzuordnen, geht nicht weit genug. Außerdem wird der gesamte Prozess dadurch mühsam.
✅ Lösung: Nutzen Sie Technologie zur Definition und Zuweisung von Kompetenzen. Das macht den Prozess für Administratoren und Manager überschaubarer.
💡 Zu den innovativen Anwendungen von KI im Personalwesen gehört der Einsatz von KI zur Definition von Kompetenzen.
Betrachtung der Kompetenzerfassung als eigenständiger Prozess
Jo Taylor, Geschäftsführerin von Let's Talk TalentJo Taylor, Geschäftsführer von Let's Talk Talent, sagt, dass der häufigste Grund für die mangelnde Effektivität von Kompetenzerfassungsrahmen darin liegt, dass sie oft isoliert als eigenständige Taktik entwickelt werden, die ausschließlich dem Leistungsmanagement dient.
Sie fügt hinzu: "Wir sind der Meinung, dass es besser ist, Kompetenzrahmen zu erstellen, die das Wachstum der Mitarbeiter unterstützen und ihnen Möglichkeiten aufzeigen. Das istkein Knüppel, mit dem man sie am Ende des Jahres schlagen kann".
✅ Lösung: Integrieren Sie die Kompetenzerfassung in die Personalprozesse. Weben Sie das Mapping von Anfang bis Ende in den Lebenszyklus der Mitarbeiter ein: von genauen Stellenbeschreibungen über Mitarbeiterentwicklungspläne und Schulungen bis hin zum Leistungsmanagement.
Die Zuordnung von Kompetenzen kann dazu beitragen, einen kohärenten Ansatz für das Talentmanagement zu schaffen.
➡️ Mit Zavvy zu mehr Klarheit, Ausrichtung, Leistung und Wachstum
Die größte Herausforderung beim Prozess der Kompetenzerfassung ist die Verknüpfung mit anderen wichtigen Talentmanagementprozessen. Schließlich sollte die Kompetenzbilanzierung ein Teil des Puzzles Ihrer Personalstrategie sein, kein eigenständiges Silo.
Das 360° Wachstumssystem von Zavvy hilft Ihnen, diese Herausforderung zu lösen:
- 📝 Kompetenzbibliothek: eine kuratierte Liste von Kompetenzen, um mit der Kartierung zu beginnen. Unser Team von Lernwissenschaftlern hilft Ihnen auch dabei, den Prozess der Kompetenzerfassung abzuschließen. Und wenn Sie Ihren Prozess beschleunigen wollen, können Sie sich jederzeit auf unsere Zavvy AI verlassen .
- 🔄 Kompetenzbasiertes Feedback und Leistungsüberprüfungen zur Bewertung des aktuellen Kompetenzniveaus Ihrer Mitarbeiter und zur Verfolgung künftiger Fortschritte.
- 📈 Berufliche Rahmenbedingungen: Definieren Sie klare Karrierepfade für jede Rolle in Ihrem Unternehmen.
- 🌱 Wachstumspläne: Erstellen Sie Ziele für die Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer beruflichen Laufbahn.
- 💪 Ausbildung: Führen Sie Schulungen auf der Grundlage von Wachstumsplänen mit Tausenden ausgewählter Kurse durch. Bonus: Sie können die Kurse auch anpassen und erstellen.
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❓ FAQs
Warum ist die Kompetenzbilanzierung notwendig?
Die Kompetenzzuordnung definiert klar die Kompetenzen für jede Rolle. Es unterstützt den gesamten Talentmanagement-Lebenszyklus, um bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen, Schulungen durchzuführen und das Leistungsmanagement zu bewerten.
Ist Skillmapping und Kompetenzmapping dasselbe?
Skill-Mapping und Kompetenz-Mapping sind miteinander verwandt, unterscheiden sich aber geringfügig. Die Skill-Matrix nennt die Fähigkeiten für die Rolle, die Kompetenzmatrix hingegen enthält die Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie die Fähigkeit, sie bei der Arbeit einzusetzen.
Die Kompetenzmatrix enthält zum Beispiel Kommunikationsfähigkeiten. Im Gegensatz dazu wird die Kompetenzmatrix auch Kompetenzstufen wie Anfänger, Mittelstufe und Fortgeschrittene in der Kommunikation enthalten.
Was sind die wichtigsten Komponenten der Kompetenzbilanzierung?
Die sechs Hauptschritte des Kompetenzzuordnungsprozesses sind:
1. Erstellen Sie eine Liste der Rollen.
2. Kernkompetenzen finden.
3. Bestimmen Sie die funktionalen Zuständigkeiten.
4. Erstellen Sie für jede Rolle ein ideales Kompetenzprofil.
5. Beurteilen Sie alle Teammitglieder und weisen Sie ihnen Kompetenzen zu.
6. Besprechen Sie mit jedem Mitarbeiter, wie er weiter wachsen kann.