Come eseguire valutazioni trimestrali delle prestazioni che facciano crescere e motivare i vostri collaboratori
Le valutazioni trimestrali delle prestazioni sono come i pit stop in una gara di Formula Uno. Se fatte bene, possono rifornire di carburante l'entusiasmo del team, cambiare le gomme di strategie obsolete e ridurre di qualche secondo la corsa verso gli obiettivi aziendali.
Fatto male? Diciamo che nessuno vuole essere lasciato nella polvere.
Quindi, come si fa a farlo bene?
Come si fa a trasformare queste recensioni in trampolini di lancio per il successo e non in ostacoli?
Questo articolo analizza il "cosa" e il "come" di una revisione trimestrale efficace. Dall'impostazione della fase all'approfondimento dei dettagli, ecco tutto.
Alla fine della lettura, saprete come trasformare le revisioni trimestrali in catalizzatori di motivazione e fari di crescita.
📊 Che cos'è una valutazione trimestrale delle prestazioni?
Una valutazione trimestrale delle prestazioni è una valutazione formale delle prestazioni di un dipendente, condotta ogni tre mesi nell'arco di un anno.
Questo tipo di revisione fa parte del sistema di gestione delle prestazioni di un'organizzazione. Ha lo scopo di valutare e sostenere il lavoro, i risultati e le sfide di un dipendente nel corso del trimestre.
Ha una prospettiva più breve rispetto a una revisione annuale, concentrandosi maggiormente su tappe e risultati specifici degli ultimi 3 mesi.
Pur essendo ancora una valutazione delle prestazioni, una valutazione trimestrale delle prestazioni presenta elementi di feedback continuo.
🆚 Consultate il nostro articolo per saperne di più sulla differenza tra revisioni delle prestazioni e feedback continuo.
Qual è lo scopo di una revisione trimestrale?
Le revisioni trimestrali offrono molteplici opportunità di feedback e di miglioramento nel corso dell'anno. Questo aiuta a tenere traccia dei progressi compiuti nel corso dell'anno e aidentificare i fattori che determinano le prestazioni con maggiore precisione rispetto alle revisioni annuali.
Grazie a punti di contatto più frequenti, le aziende possono mantenere un dialogo costante con i dipendenti, promuovendo una cultura organizzativa più agile e reattiva e garantendo che i dipendenti rimangano allineati con i loro obiettivi individuali e con quelli del team e dell'organizzazione.
Le revisioni regolari contribuiscono inoltre a rafforzare il rapporto tra manager e dipendente, a motivare i dipendenti e a sostenere uno spirito di squadra e una cultura del lavoro sani.
🏆 I vantaggi delle valutazioni trimestrali delle prestazioni (rispetto a quelle annuali)
Ci sono diversi motivi per cui le organizzazioni stanno passando dalle valutazioni annuali a quelle trimestrali. Il principale svantaggio di una revisione annuale è il feedback ritardato.
Naturalmente, le valutazioni annuali delle prestazioni comportano un certo lasso di tempo tra l'evento e la consegna del feedback.
Ad esempio, supponiamo di notare un calo di un KPI 11 mesi prima di una revisione annuale delle prestazioni. In questo caso, può essere difficile ricordare la causa del calo delle prestazioni.
Con le revisioni trimestrali, invece, sarete in grado di individuare cosa è successo e come evitare che si ripeta.
I vantaggi di un ciclo di revisione più frequente sono:
- Feedback tempestivo: Più frequenti sono i feedback, meglio è! Se un dipendente è fuori strada, prima si riesce a correggere la rotta, meglio è. Questo vale anche per i feedback positivi. Dovrete raddoppiare rapidamente ciò che sta funzionando! (Nota a margine: nella prossima sezione si parlerà del concetto di feedforward).
- Agilità: I mercati odierni sono caratterizzati da cambiamenti sempre più rapidi. È importante rimanere flessibili ed essere in grado di cambiare rotta se necessario. Con cicli di revisione frequenti, potete aggiornare i vostri dipendenti e cambiare obiettivi, strategie o metodi, se necessario.
- Impegno dei dipendenti: Come accennato nell'introduzione, il coinvolgimento dei dipendenti è basso in tutto il mondo. Uno dei principali fattori che contribuiscono alla motivazione dei dipendenti è il feedback regolare. Il feedback fa sentire i dipendenti visti e apprezzati.
- Aumento delle prestazioni: Forse avete sentito dire che un compito richiede tutto il tempo che gli dedichiamo. È così che funziona la mente umana. Quindi anche i dipendenti con le migliori intenzioni possono rallentare se sanno che non riceveranno un feedback sulle prestazioni tra altri 11 mesi. Con le revisioni trimestrali, è più importante rimanere in carreggiata.
- Allineamento con gli obiettivi aziendali: Il successo di un'azienda dipende da ogni singolo dipendente. È fondamentale allineare i dipendenti con gli obiettivi aziendali per far capire loro quanto sia importante il loro contributo. Una mancanza di allineamento può portare al burnout o a un potenziale non sfruttato.
- Allineamento con i trimestri aziendali: L'anno commerciale è composto dal primo al quarto trimestre, quindi anche la valutazione delle prestazioni di un dipendente è sensata.
- Concentrarsi sulle prestazioni e sullo sviluppo piuttosto che sulla retribuzione: Le revisioni annuali spesso si concentrano sulla retribuzione, distraendo il dipendente dal prestare attenzione agli altri elementi discussi. Durante una revisione trimestrale, il dipendente è libero di concentrarsi interamente sul feedback.
🧩 Cosa deve includere una revisione trimestrale delle prestazioni: 9 Elementi chiave di una revisione trimestrale di successo
1. Metriche di prestazione
Una valutazione trimestrale delle prestazioni deve includere una valutazione del grado di raggiungimento degli obiettivi per le metriche di prestazione del dipendente. È anche l'occasione per valutare se le metriche di performance sono ancora rilevanti per le responsabilità del ruolo.
Raccomandiamo anche un autovalutazionein cui si chiede ai dipendenti di riflettere sulle loro prestazioni negli ultimi 3 mesi.
Se non raccogliete autovalutazioni scritte, assicuratevi di informare il dipendente nell'invito alla riunione, in modo che abbia il tempo di raccogliere i propri pensieri prima della riunione di revisione trimestrale.
Scegliete le migliori domande di autovalutazione dei dipendenti dal nostro elenco per la vostra prossima revisione trimestrale.
🌡️ Per saperne di più sul miglioramento delle prestazioni dei dipendenti, consultate la nostra guida.
2. Allineamento degli obiettivi futuri
Con revisioni più frequenti è più facile verificare che i dipendenti siano in regola con gli obiettivi. Se si verifica un imprevisto, come una perdita o l'aggiunta di una risorsa al team o di nuovi clienti, la revisione trimestrale è un'ottima occasione per modificare gli obiettivi di conseguenza.
3. Revisione degli obiettivi passati
In che misura il dipendente ha raggiunto gli obiettivi passati?
Questi obiettivi sono ancora plausibili e rilevanti, considerando i cambiamenti inattesi dell'ultimo trimestre?
🎯 Consultate la nostra guida sulla definizione di obiettivi efficaci per i dipendenti. Vi consigliamo anche di consultare i nostri esempi di obiettivi di performance per avere un po' di ispirazione in più.
4. Feedback e feedforward
Oltre al controllo dei KPI e degli obiettivi, le valutazioni trimestrali delle prestazioni dovrebbero includere un feedback più ampio. Questo può essere fatto con una modalità di revisione a 360 gradi, in cui il dipendente riceve un feedback da ogni membro del team o da altre persone con cui ha lavorato a stretto contatto.
Il feedback può anche essere più qualitativo e rivolto a elementi che non possono essere misurati dai KPI, come la tempestività con cui il dipendente risponde ai messaggi e ad altre forme di comunicazione, il lavoro di squadra, la motivazione e l'allineamento ai valori aziendali.
Soprattutto, la revisione trimestrale deve essere un'occasione per un feedback bidirezionale.
Incoraggiate i vostri dipendenti a condividere i feedback relativi al loro caposquadra/rapporto diretto, ai colleghi, ai clienti, al carico di lavoro e allo sviluppo professionale. Si possono esaminare diverse aree di sviluppo dei dipendenti per trovare ispirazione su cosa trattare.
Un concetto simile, più abilitante, che sta guadagnando popolarità è quello di feedforward. Il feedforward si concentra sul potenziale futuro rispetto alle prestazioni passate. Viene dato nel momento in cui si presenta l'opportunità.
Invece di avere la mentalità divisiva "noi contro loro", favorisce la collaborazione e la risoluzione collettiva di qualsiasi problema.
🙌 Consultate la nostra guida per scoprire altri metodi e tecniche di feedback.
5. Identificare le opportunità di sviluppo professionale
Abbiamo già detto che il riconoscimento è un fattore critico per la motivazione dei dipendenti. Un altro fattore chiave è la crescita. I dipendenti non si accontentano più di un semplice stipendio, ma vogliono vedere un chiaro percorso di carriera all'interno dell'azienda.
Durante la revisione trimestrale, si può discutere delle ambizioni, dei sogni e della soddisfazione del dipendente rispetto al suo sviluppo professionale. Verificate inoltre di quali risorse o formazione hanno bisogno per raggiungere il livello successivo.
Gli obiettivi di sviluppo possono dare uno scopo e una direzione allo sviluppo della carriera. È come fare ricerche sulla destinazione prima di partire per un viaggio.
Gli obiettivi di sviluppo differiscono dagli obiettivi di prestazione perché la destinazione è una particolare posizione lavorativa o competenze specifiche. La destinazione degli obiettivi di prestazione è l'aumento dei profitti.
6. Porre domande strategiche e promuovere un dialogo aperto
La qualità delle risposte che ottenete dai vostri dipendenti è direttamente proporzionale alla qualità delle domande che ponete.
Suggerimenti bonus: Praticate l'ascolto attivo riflettendo al dipendente ciò che ha appena detto. Scavate più a fondo quando sentite che c'è dell'altro sotto la superficie.
Quando si pongono domande più profonde, spesso la prima risposta è automatica e quella che siamo abituati a dare. Chiedere "Puoi approfondire?" o "C'è qualcos'altro?" ci permette di raggiungere quei momenti "aha".
Per trovare l'ispirazione per scegliere le domande strategiche giuste, date un'occhiata alla nostra raccolta curata di oltre 70 domande da porre durante una valutazione delle prestazioni.
Infine, lasciate spazio al dialogo aperto se il dipendente ha in mente qualcosa di più. Anche se avete chiesto un feedback in precedenza, alcune persone hanno bisogno di tempo per scaldarsi o possono sentirsi più a loro agio a condividere apertamente che a dare un feedback su una persona o una situazione specifica.
7. Definizione di azioni concrete
A questo punto, avete verificato le prestazioni, scambiato feedback, parlato di sviluppo professionale, posto domande strategiche e avuto un dialogo aperto. Ultimo, ma non meno importante, è il momento di passare dalle parole ai fatti!
La dottoressa Ella Washington, CEO di Ellavate Solutions, afferma: "Quando ripenso alle migliori e alle peggiori conversazioni di feedback, ritengo che le peggiori siano state quelle in cui non sapevo di cosa stessimo parlando. Mi sembrava una pacca sulla spalla, ma non mi era chiaro cosa avrei dovuto fare con queste informazioni non solo per migliorare come professionista, ma anche per ottenere di più in questa organizzazione".
Tutti abbiamo avuto queste conversazioni. Per evitarle, è necessario essere chiari e specifici su ciò che ci si aspetta dai propri dipendenti e quando. Assicuratevi di documentare quanto concordato. Se avete bisogno di un follow-up con risorse o aiuti particolari, scrivete un promemoria per non dimenticarvene.
💡 Come si prepara una valutazione trimestrale delle prestazioni: 6 buone pratiche per i manager
Prepararsi in anticipo
Sia i dirigenti che i dipendenti devono essere pronti per la revisione. Stabilite le aspettative inviando per e-mail l'ordine del giorno della riunione con largo anticipo. Informate i vostri dipendenti su ciò che devono fare e condividete con loro eventuali domande su cui avrebbero dovuto riflettere prima.
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Favorire un ambiente di comunicazione aperto
Se dovete discutere di argomenti delicati con cui non vi sentite a vostro agio, fate pratica prima della riunione e pensate alle diverse reazioni che potreste avere e a come gestirle con empatia e professionalità.
Se sembra che vogliate scappare, probabilmente non otterrete le risposte profonde di cui avete idealmente bisogno per emergere.
Bilanciate gli elogi con il feedback costruttivo
Come trovare il giusto equilibrio tra elogi e feedback costruttivi? Dipende dal dipendente che avete di fronte. Alcuni dipendenti non hanno problemi a ricevere un feedback costruttivo. Lo vedono per quello che è: professionale, non personale. Altre persone possono prendere lo stesso feedback in modo personale e scoraggiarsi.
Una buona idea in quest'ultimo caso è quella di utilizzare l'approccio a sandwich: iniziare con gli elogi, condividere il feedback costruttivo e concludere con una nota positiva. In questo modo si riesce a fornire tutti i feedback, ma con un'impronta emotiva più positiva.
Stabilire obiettivi perseguibili per il prossimo trimestre
Stabilire gli obiettivi di performance dei dipendenti è una scienza a sé stante, ma una nota veloce è che devono seguire la regola SMART: specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo. In questo modo si evita che le cose si perdano nella traduzione e si ispira il dipendente a lasciare la riunione con entusiasmo, pronto a darsi da fare!
Attenzione ed evitare il recency bias (concentrarsi eccessivamente sulle ultime settimane)
Può essere facile cadere nella trappola del recency bias e parlare solo di ciò che è accaduto nelle ultime due settimane, ignorando le restanti 10 settimane del periodo di valutazione.
Quando vi preparate per la revisione, ripensate agli eventi critici, alle scadenze importanti o alle acquisizioni dei clienti e assicuratevi di sapere come il dipendente ha contribuito.
Mantenere la coerenza delle revisioni
Per instaurare un rapporto di fiducia con i dipendenti, cercate di non spostare la riunione una volta fissata. Una revisione può essere snervante e non è il caso di annullarla all'ultimo minuto.
Inoltre, assicuratevi di effettuare le successive revisioni dopo 3, 6, 9, 12 mesi e così via, anche se siete in un periodo frenetico. Ricordate che un feedback frequente è fondamentale per la soddisfazione dei dipendenti e, quindi, per il futuro della vostra azienda!
💡 Per altri suggerimenti pratici per i manager, date un'occhiata alle nostre best practice per la valutazione delle prestazioni.
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Include:
- Fasi chiare per le fasi pre, durante e post-revisione.
- Spazi per un feedback dettagliato, che copra i risultati ottenuti, le aree di miglioramento e le prestazioni complessive.
- Sezione di definizione degli obiettivi basata sui principi SMART per garantire chiarezza e raggiungibilità.
- Segmento dedicato al feedback dei dipendenti, per garantire che la loro voce sia ascoltata e valorizzata.
- Linee guida per opportunità di apprendimento e sviluppo attuabili.
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💬 Come condurre una valutazione trimestrale delle prestazioni
Il termine "valutazione delle prestazioni" può talvolta sembrare scoraggiante. Una revisione di successo non deve necessariamente essere formale!
Al contrario, un approccio più rilassato può mettere i dipendenti a proprio agio e incoraggiarli ad aprirsi.
Optate per un ambiente informale
Allontanatevi dalla sala riunioni o dall'ufficio. Effettuate le revisioni in un ambiente neutro o più rilassato, come un caffè, un parco o durante una passeggiata.
Cambiando lo scenario, la conversazione può sembrare meno una valutazione e più una discussione sincera.
Grandi aziende come Spotify organizzano regolarmente delle "coffee chat", ovvero delle verifiche informali tra manager e dipendenti davanti a un caffè.
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Mantenere un'agenda flessibile con il contributo dei dipendenti
Sebbene sia importante avere pronti i punti chiave, siate flessibili sul flusso della discussione. Lasciate che sia il dipendente a stabilire alcuni punti dell'agenda o a condurre alcune parti della conversazione.
La comproprietà dell'ordine del giorno incoraggerà una discussione piuttosto che una sessione di relazioni.
Fate domande aperte e lasciate che i vostri collaboratori esprimano i loro pensieri su progressi, sfide e aspirazioni.
Adottare un tono colloquiale
Accantonate il gergo aziendale e le formalità per mettere il dipendente a proprio agio, incoraggiando un dialogo onesto e a due vie.
Apritevi con argomenti non legati al lavoro, discutendo di interessi o hobby comuni per rompere il ghiaccio e rendere più umana l'interazione.
📅 Date un'occhiata alla nostra raccolta delle migliori domande di check-in per le riunioni. Queste domande aiuteranno i manager a creare legami più forti con i loro team.
Enfatizzare la crescita e lo sviluppo
Inquadrate la conversazione sullo sviluppo e sul percorso di carriera del dipendente piuttosto che sulle sue prestazioni passate.
Discutete delle loro passioni, di dove si vedono in futuro e di come voi e l'organizzazione potete aiutarli. Magari iniziate anche a redigere un piano di sviluppo della carriera.
Parlate delle opportunità di apprendimento, non solo del completamento dei compiti o dei successi dei progetti.
Riflettere sulle vittorie e sulle sconfitte come lezioni preziose.
Stabilire incontri informali di controllo regolari
La revisione trimestrale deve far parte di un dialogo continuo. Fate dei check-in o "catch-up" regolari e meno strutturati per tenere traccia dei progressi senza la pressione di una revisione formale.
Queste sessioni frequenti e informali faranno sì che la revisione trimestrale vera e propria venga percepita come una discussione naturale e cumulativa, riducendo l'ansia e la formalità.
Cisco, che è stata ripetutamente votata come il miglior posto di lavoro, ha abbandonato le valutazioni annuali di stampo retrospettivo a favore di check-in settimanali informali.
Inoltre, a metà anno si tengono colloqui di carriera incentrati sullo sviluppo professionale.
📡 Per saperne di più sulle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti in Cisco e sui rituali e i processi di gestione delle persone che portano ad alte prestazioni.
➡️ Impostare e gestire le valutazioni trimestrali delle prestazioni in pochi clic con Zavvy
A questo punto, si spera che abbiate notato l'importanza delle valutazioni trimestrali, e forse anche la loro complessità. E se esistesse un processo di valutazione trimestrale delle prestazioni che facesse il lavoro duro per voi?
Questo è ciò che otterrete con Zavvy!
Zavvy offre una soluzione integrata per le valutazioni delle prestazioni che vi permetterà di avere tutto in un unico posto. Risparmierete un sacco di tempo e di passaggi da un foglio Excel all'altro e i dipendenti siederanno sulle informazioni di cui avete bisogno.
Ecco alcune delle caratteristiche che faciliteranno le vostre revisioni trimestrali:
- Cicli di feedback automatizzati: con promemoria e programmazione. Effettuate la configurazione una volta assunto un nuovo dipendente e poi dimenticatevene!
- Analytics per una visione olistica: con 9box, matrice delle competenze e profili di competenza a livello individuale, di team, di reparto e di organizzazione, avrete a disposizione molti spunti per approfondire le capacità e il potenziale delle vostre persone.
- Modelli personalizzabili: con la nostra galleria di modelli creati dai nostri scienziati dell'apprendimento, potete trovare ispirazione e una prima bozza per recensioni diverse (ad esempio, basate sulle competenze, con valutazioni o senza, con più valutatori, anonime o meno).
- Riepiloghi automatici dei feedback: con i riepiloghi dei feedback alimentati dall'intelligenza artificiale, potete aiutare i dipendenti a dare un senso a più tipi di feedback provenienti da più recensori. Per migliorare ulteriormente le cose, l'intelligenza artificiale prenderà automaticamente in considerazione tutti i feedback per proporre aree di crescita nel cruscotto di crescita del dipendente!
- Potete anche utilizzare le nostre funzionalità per le riunioni one-to-one e il feedback 360 nelle vostre revisioni trimestrali.
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❓ FAQ
La revisione trimestrale avviene ogni 3 mesi?
Sì, ogni 3 mesi il manager e il dipendente organizzano una revisione trimestrale.
Qual è la differenza tra una revisione trimestrale e una annuale?
La differenza più evidente è la frequenza. Inoltre, le revisioni trimestrali non si concentrano in genere sulla retribuzione. Possono essere più informali e dare adito a discussioni più approfondite che non sempre trovano spazio nelle revisioni annuali.