Scoprite gli 11 principali metodi e tecniche di feedback e imparate a dare un feedback efficace.
La strada che porta a un rendimento insufficiente dei dipendenti è lastricata di buone intenzioni. Non volete essere la causa del disimpegno dei dipendenti fornendo loro un feedback. Quindi reprimete le vostre preoccupazioni e permettete loro di ripetere gli errori.
Se si distoglie l'attenzione dal problema, il personale non sa quanto sta facendo bene o male. Questo crea spazio per il morale basso. I dipendenti si sentiranno demotivati a raggiungere gli obiettivi, e alla fine si verificherà quello che si stava cercando di evitare.
La chiave di lettura di questo scenario è che il feedback è un elemento imprescindibile per ogni organizzazione che cerca di rimanere ai vertici. Ma, cosa ancora più importante, il feedback deve essere dato nel modo giusto.
Supponiamo che, dopo aver deciso di dare un feedback, si finisca per essere troppo personali o severi. Un approccio di questo tipo può avere conseguenze disastrose per voi, per il dipendente e per l'organizzazione.
Questo articolo spiega in modo esauriente i diversi tipi di feedback e le tecniche per evitare tali disastri.
🔄 Perché il giusto feedback è importante
Solo il 2% dei dipendenti si impegna dopo il feedback.
Ma un feedback efficace è molto di più di una semplice sessione di revisione organizzata tra i manager e i loro riporti diretti.
Si tratta invece di un processo continuo caratterizzato dallo scambio di feedback costruttivi, dalla programmazione di follow-up e dalla definizione di obiettivi SMART.
Tutti questi fattori fanno sì che le cattive abitudini non si trasformino in problemi più gravi un domani.
Non tutti i dipendenti sono uguali, quindi una tecnica unica non è l'ideale. I metodi di feedback giusti tengono conto della natura dinamica dei dipendenti e aiutano a prendere decisioni informate per risolvere i problemi.
Alcuni dipendenti sono estroversi e non si fanno scrupoli a sedersi faccia a faccia con voi per ricevere un feedback costruttivo.
Altri potrebbero essere troppo timidi per guardarvi negli occhi e preferire che il confronto avvenga in forma anonima attraverso un feedback a 360 gradi.
🔍 Tipi di feedback dei dipendenti
Da parte del fornitore
Auto-feedback significa dare un feedback a se stessi.
Le domande di auto-feedback spingono i dipendenti ad approfondire le proprie prestazioni identificando i punti di forza, le debolezze e i risultati ottenuti. Questo aiuta a determinare i passi successivi per migliorare, ottenendo il sostegno dei colleghi.
Il feedback tra pari (o 360 peer review) si riferisce allo scambio di feedback tra dipendenti.
La revisione tra pari può avvenire in modo anonimo. In genere, i colleghi condividono le loro opinioni utilizzando i moduli di indagine creati dai manager o dai responsabili delle risorse umane.
Il feedback dei pari può concentrarsi su abilità e competenze specifiche del ruolo o su aree più generiche come la collaborazione, il contributo al team, ecc.
I dipendenti sviluppano un senso di solidarietà quando tutti svolgono compiti simili e condividono quotidianamente lo stesso spazio di lavoro. Questo stretto rapporto di lavoro li porta a conoscersi meglio, a volte anche meglio dei dirigenti.
Inoltre, li mette nella posizione migliore per darsi reciprocamente un feedback perspicace.
Il feedback dei manager, noto anche come feedback ascendente, si muove dal basso della gerarchia verso l'alto.
In questo caso, i dipendenti danno un feedback ai loro manager, anziché il contrario.
Questo tipo di feedback aiuta i manager:
- scoprire i punti ciechi;
- affrontare i difetti delle competenze manageriali che potrebbero essere la causa o la concausa delle scarse prestazioni o del disimpegno dei dipendenti.
Feedback verso il basso è un flusso di feedback dall'alto verso il basso della gerarchia.
Può trattarsi di revisioni individuali delle prestazioni da parte dei manager con i loro riporti diretti o della compilazione di sondaggi di feedback al ribasso da parte dei manager.
Dopo aver raccolto il feedback, il manager informa il dipendente su quanto sta facendo bene, sulle aree in cui non sta facendo bene e su cosa può fare per migliorare.
Per formato
Per feedback informale si intende un feedback dato in modo casuale piuttosto che professionale. Non è necessario programmare un appuntamento o pianificarlo, perché può accadere casualmente.
Ad esempio, i colleghi possono condividere feedback informali mentre prendono il caffè nella sala relax.
Il feedback formale deve essere programmato e continuo. Le revisioni formali sono anche obbligatorie, il che significa che tutti i dipendenti devono partecipare. Ne sono un esempio le valutazioni annuali delle prestazioni o il feedback del manager e dei colleghi.
Il feedback formativo funziona come un test pilota. Si svolge prima o durante l'inserimento o la formazione dei dipendenti. Il suo scopo è quello di aiutare i manager a ottenere risposte dai dipendenti su ciò che manca alla formazione e su come adattarla per soddisfare le loro esigenze.
Ad esempio, il feedback formativo risponde a domande come: "Gli argomenti della formazione sono stati insegnati in modo comprensibile?", "Ci sono indicazioni che gli obiettivi della formazione saranno raggiunti?".
Il feedback sommativo si verifica al termine di un programma di formazione. È la risposta dei dipendenti che i manager utilizzano per misurare l'efficacia della formazione.
Ad esempio, i manager sottoporranno i dipendenti a test basati sugli argomenti della formazione per valutare i miglioramenti significativi nelle competenze e nelle abilità dei dipendenti. I risultati influenzeranno le decisioni dei manager sul percorso migliore da seguire per il futuro.
Per qualità
Feedback costruttivo combina fatti e osservazioni piuttosto che voci o supposizioni. L'obiettivo è aiutare chi lo riceve a capire cosa sta facendo di buono o di sbagliato e l'impatto sull'organizzazione. Inoltre, fa capire al destinatario che ha la possibilità di correggere i propri errori, aiutandolo a fissare degli obiettivi.
Nel frattempo, chi dà il feedback rimane obiettivo e mette da parte i sentimenti personali nei confronti del ricevente, aumentando la sua efficacia.
Per esempio: "Sarah, ammiro il tuo modo di parlare durante le riunioni. Credo che sarebbe meglio non interrompere i tuoi colleghi finché non hanno finito di parlare. La prossima volta puoi provare a fare un segnale al presidente per evitare interruzioni. Che ne pensi?".
💡 Volete altri esempi? Abbiamo raccolto altri 30 esempi di feedback costruttivo per scenari specifici di competenze e comportamenti. Inoltre, abbiamo incluso alcuni consigli pratici per i manager.
I feedback distruttivi sono quelli che attaccano direttamente la personalità dei dipendenti o sfruttano i loro difetti. Non dice a chi lo riceve qual è il problema, come e perché lo è e cosa può fare per risolverlo.
Per esempio: "Sarah, parli troppo".
Il feedback di apprezzamento è un tipo di feedback incentrato sull'apprezzamento dei dipendenti. L'obiettivo è riconoscere il loro duro lavoro e il loro contributo al posto di lavoro.
Ad esempio: "Grazie per avermi controllato e per avermi aiutato a rimanere aggiornato sui progetti. Sei un ottimo coordinatore del team".
👩🏫 5 Tecniche per dare feedback
Il sandwich del feedback
I sandwich di feedback sono stratificati con:
- un complimento al vertice;
- un'affermazione negativa nel mezzo;
- un'altra dichiarazione positiva in fondo.
Ecco come si presenta:
Il panino di punta: Thomas, mi è piaciuta molto la tua presentazione sull'inserimento dei nuovi assunti in modo più efficace.
La carne: Tuttavia, ho trovato che doveva essere più coinvolgente. Provate ad accorciarlo e a renderlo più vivace.
Il panino di base: Ma nel complesso, ottimo lavoro! Continuate a lavorare bene!
Questa tecnica di valutazione-evitazione risale agli antichi filosofi greci Democrito e Aristippo. Essi svilupparono una teoria su come la natura umana sia quella di massimizzare il piacere ed evitare il dolore in ogni momento della nostra esistenza.
Oggi molti datori di lavoro utilizzano questa tecnica per attenuare le critiche rivolte ai dipendenti.
Ma il panino del feedback non è il più gustoso da mandare giù.
Se da un lato funge da stampella per i manager, dall'altro il messaggio centrale del feedback si perde nel passaggio. I vostri dipendenti potrebbero iniziare a pensare: "Ho fatto bene o non ho fatto bene? Sono confuso".
La prossima volta che proverete a dare un feedback, potrebbero aspettarsi cattive notizie dopo quelle positive, diminuendo così la fiducia.
Per affrontare questo problema:
- Iniziare con gli aspetti positivi;
- dare un contributo costruttivo;
- Concludete il feedback con soluzioni praticabili che i dipendenti possono utilizzare per correggere la situazione, invece di confondere il punto principale con altri complimenti.
Dialoghi di miglioramento
I dialoghi di miglioramento sono metodi di feedback divertenti per far parlare i dipendenti senza pressarli con domande per dare un feedback. Il gioco è semplice. Voi e un dipendente vi sedete insieme per pescare da una pila di carte o scegliere da un elenco con dialoghi scritti a metà.
Ogni affermazione rappresenta un argomento diverso.
Ad esempio: "Ho prestazioni migliori quando..." (fattori di prestazione), "Voglio saperne di più su..." (esigenze di formazione).
Quando i dipendenti scelgono un'affermazione, devono completarla con qualsiasi cosa venga loro in mente.
Ad esempio: "Ho prestazioni migliori quando sono in un ambiente collaborativo".
Poi sta a voi rispondere con una vostra dichiarazione.
Questo contributo fa girare la palla e aiuta a costruire la conversazione con il vostro contributo. In questo modo, potrete raccogliere sufficienti spunti di riflessione sull'argomento.
Una volta raggiunto questo obiettivo, il gioco continua con il dipendente che sceglie un'altra carta o un'altra affermazione.
Lo script DESC
Il feedback inefficace è vago e non focalizzato, due problemi significativi che lo script DESC cerca di risolvere.
L'acronimo DESC sta per Descrivere, Esprimere, Specificare e Conseguire. Il suo scopo è quello di fornire al destinatario del feedback un quadro perfetto del problema e di aiutarlo a comprendere il risultato desiderato.
La parte descrittiva del feedback si concentra sul comportamento osservato personalmente da chi lo fornisce, non sulle osservazioni collettive dei colleghi.
Ricevere approfondimenti individuali elimina la possibilità che il destinatario si senta messo alle strette dai suoi colleghi.
La fase di espressione della tecnica DESC consiste nel dire al destinatario come la situazione vi ha fatto sentire o ha avuto un impatto negativo. Poi si specifica che cosa si vorrebbe che facessero in futuro e si indicano i risultati di ciò che si suggerisce (sia positivi che negativi).
Per esempio: "Ethan, ieri sono rimasto in ufficio per finire il nostro progetto. Per questo motivo, sono tornato a casa tardi. Mi sono sentito stressato dalla responsabilità di gestire i nostri compiti. Preferirei che in futuro lavorassimo a stretto contatto. In questo modo, potremo completare prima i progetti e avere un vantaggio su quello successivo".
Cosa e perché
La tecnica del "cosa e perché" è semplice.
Ogni volta che volete dare un feedback positivo o una critica costruttiva, concentratevi su ciò che un dipendente ha fatto (il cosa) e poi ditegli perché è stato efficace o inefficace (il perché).
Questa tecnica cancella i dubbi e le paure dei dipendenti, che sanno che non si tratta della loro personalità. Si tratta invece di qualcosa che hanno fatto e di cui vedranno le ripercussioni.
In futuro, dovrebbe essere più facile per loro assumere altri atteggiamenti positivi o evitare di ripetere gli errori.
Ad esempio: "Nadia, credo che il tuo atteggiamento attento nei confronti dei nostri clienti li abbia messi a proprio agio. Ho visto che si sono sentiti apprezzati e più desiderosi di discutere di affari".
Feedforward
Il feedforward è più attento al futuro rispetto al feedback, che si concentra sui comportamenti passati o attuali.
Lo scopo di questa tecnica è di distogliere l'attenzione da quelle azioni che non possiamo cambiare.
Gli errori e le azioni già compiute sono incise nella pietra. Poiché non è possibile tornare indietro nel tempo per modificarli, la soluzione migliore è ampliare le possibilità del futuro. Il feedforward mira a evitare che si commettano altri errori.
Feedforward non dice: "Mike, negli ultimi tre giorni sei arrivato in ritardo al lavoro". Al contrario, dice: "Per le prossime settimane, Mike, ti suggerisco di condividere la macchina con Thomas. Riesce sempre ad arrivare in anticipo in ufficio".
💡 4 consigli per dare un feedback più efficace
1. Essere specifici
È facile giocare a scaricabarile e fare un resoconto degli errori commessi dai vostri dipendenti nelle ultime settimane.
Ma il feedback diventa stantio e inefficace quando viene ripetuto in modo approssimativo.
Concentratevi invece su un comportamento che i vostri dipendenti hanno mostrato di recente e spiegate perché quel comportamento è un problema.
Non date per scontato che abbiano tutti i contesti di riferimento. Potrebbero anche non sapere che si tratta di un problema importante finché non glielo fate notare.
Ad esempio, non dite: "Anna, mi interrompi sempre quando parlo".
Il dipendente si mette sulla difensiva, chiedendosi quando sia successo.
Poi sono costretti a dimostrare che si sbaglia.
Ecco un modo migliore di affrontare il problema.
"Anna, stamattina, durante la riunione di squadra, hai interrotto il mio discorso....".
Questo approccio specifica il momento e il luogo in cui si è verificata la situazione. In questo modo è più facile per i dipendenti ricordare e correggere i propri errori.
2. Ascoltare
Il 34% dei dipendenti afferma che i loro manager non li ascoltano quando esprimono le loro opinioni.
Spesso i manager si fanno prendere dalla voglia di dire ai loro collaboratori cosa stanno facendo di giusto o di sbagliato. Ma è anche essenziale fermarsi un attimo e ascoltare. Potreste essere voi a contribuire al problema.
Ascoltare il punto di vista dei vostri dipendenti potrebbe farvi scoprire errori che non sapete nemmeno di commettere.
Inoltre, vi aiuterà a creare soluzioni realistiche ai problemi sul posto di lavoro.
3. Dare consigli praticabili
Concludete sempre il feedback suggerendo soluzioni per aiutare i dipendenti a conoscere il passo successivo.
Non sempre riescono a leggerti nel pensiero.
Quindi potreste dire: "Ho bisogno che miglioriate i vostri progetti di I.U." e loro non capiranno cosa intendete.
Mettetevi nei loro panni e consigliate come affrontereste la situazione.
Soprattutto, fate in modo che queste soluzioni siano fattibili e personalizzate per loro.
Sarebbe un peccato consigliare loro di iscriversi a costosi corsi di formazione che il loro budget e i loro impegni non possono sostenere.
4. Essere coerenti
Costruite una cultura del feedback in cui tutti si aspettano un feedback e sono preparati a riceverlo in anticipo. Incoraggiate la mentalità di crescita nella vostra organizzazione offrendo programmi di formazione sul feedback. In questo modo, tutti imparano a dare e ricevere feedback in modo corretto, dal vertice della struttura organizzativa fino alla base.
In generale, però, non limitatevi a un solo canale di feedback. Piuttosto, sfruttate più metodi e tecniche di feedback per garantire che ogni dipendente si trovi a proprio agio.
Suggerimento: utilizzate un software di feedback 360 e attivate impostazioni di anonimato rigorose per i più timidi. Inoltre, utilizzate interazioni individuali per discutere i risultati.
➡️ Creare una cultura del feedback per incrementare le prestazioni e la crescita
Per quanto terribile possa sembrare il pensiero di dare un feedback, è il modo più efficace per costruire la fiducia tra voi e i vostri dipendenti.
I dipendenti si fideranno di più se si crea per loro uno spazio sicuro in cui condividere i propri input e se li si utilizza per dare una svolta all'organizzazione. Di conseguenza, si impegneranno e si dedicheranno al loro ruolo e alla produzione di risultati.
Ma una cultura fiorente del feedback ha bisogno di qualcosa di più di diagrammi di flusso o riunioni programmate. Tutti devono essere all'opera e i processi coinvolti devono soddisfare le esigenze di tutti, poiché non tutti i tipi di feedback sono uguali.
La nostra soluzione di feedback vi permette di creare una cultura del feedback in linea con il DNA della vostra organizzazione.
Condividete il feedback con i dipendenti in modo continuo e frequente, non solo durante i cicli di valutazione delle prestazioni.
Parlate con i nostri esperti per ottenere una demo.