Hoe uw mensen groeien en gemotiveerd raken door driemaandelijkse functioneringsgesprekken
Driemaandelijkse functioneringsgesprekken zijn als pitstops in een Formule 1-race. Als ze goed worden uitgevoerd, kunnen ze het enthousiasme van je team bijtanken, banden verwisselen van verouderde strategieën en seconden afsnoepen van de race naar de doelstellingen van je bedrijf.
Verkeerd gedaan? Laten we zeggen dat niemand in het stof wil worden achtergelaten.
Dus, hoe doe je het goed?
Hoe maak je van deze beoordelingen lanceerplatforms voor succes en geen struikelblokken?
Dit artikel ontleedt het "wat" en "hoe" van effectieve kwartaalevaluaties. Van de voorbereiding tot diep in de materie duiken, alles komt aan bod.
Aan het einde van het lezen zul je weten hoe je kwartaaloverzichten kunt veranderen in katalysatoren van motivatie en bakens van groei.
Wat is een driemaandelijks functioneringsgesprek?
Een driemaandelijks functioneringsgesprek is een formele beoordeling van de prestaties van een werknemer, die om de drie maanden binnen een jaar wordt uitgevoerd.
Dit type beoordeling maakt deel uit van het prestatiebeheersysteem van een organisatie. Het is bedoeld om het werk, de prestaties en de uitdagingen van een werknemer tijdens het kwartaal te evalueren en te ondersteunen.
Het heeft een korter perspectief dan een jaaroverzicht en richt zich meer op specifieke mijlpalen en prestaties van de afgelopen 3 maanden.
Hoewel het nog steeds telt als een functioneringsgesprek, heeft een driemaandelijks functioneringsgesprek elementen van continue feedback.
Bekijk ons artikel voor meer informatie over het verschil tussen functioneringsgesprekken en continue feedback.
Wat is het doel van een driemaandelijks overzicht?
Kwartaalevaluaties bieden meerdere mogelijkheden voor feedback en verbetering naarmate het jaar vordert. Het helpt om de vooruitgang gedurende het jaar te volgen ende factoren achter de prestaties nauwkeuriger teidentificeren dan bij jaarlijkse beoordelingen.
Door vaker contactmomenten te hebben, kunnen bedrijven een consistente dialoog met hun werknemers onderhouden, een meer flexibele en responsieve organisatiecultuur bevorderen en ervoor zorgen dat werknemers afgestemd blijven op hun individuele doelen en de doelen van het team en de organisatie.
Regelmatige beoordelingen helpen ook om de relatie tussen manager en werknemer te versterken, werknemers te motiveren en een gezonde teamgeest en werkcultuur te ondersteunen.
De voordelen van driemaandelijkse functioneringsgesprekken (in vergelijking met jaarlijkse gesprekken)
Er zijn verschillende redenen waarom organisaties overstappen van jaarlijkse naar driemaandelijkse functioneringsgesprekken. Het grootste nadeel van het vasthouden aan jaarlijkse functioneringsgesprekken is de vertraagde feedback.
Natuurlijk zit er bij jaarlijkse functioneringsgesprekken enige tijd tussen de gebeurtenis en de feedback.
Stel bijvoorbeeld dat je 11 maanden voor een jaarlijks functioneringsgesprek een daling in een KPI ziet. In dat geval kan het moeilijk zijn om je te herinneren wat de oorzaak was van de lagere prestaties.
Met kwartaalevaluaties daarentegen kun je precies vaststellen wat er is gebeurd en hoe je kunt voorkomen dat dit opnieuw gebeurt.
De voordelen van een frequentere beoordelingscyclus zijn:
- Tijdige feedback: Hoe vaker feedback, hoe beter! Als een werknemer niet op het juiste spoor zit, hoe sneller je kunt bijsturen, hoe beter. Dit geldt ook voor positieve feedback. Je wilt snel nog eens benadrukken wat werkt! (Opmerking: Bekijk het concept van feedforward in het volgende hoofdstuk).
- Wendbaarheid: Dingen verschuiven steeds sneller in de huidige markten. Het is belangrijk om flexibel te blijven en te kunnen schakelen als dat nodig is. Met regelmatige herzieningscycli kunt u uw medewerkers op de hoogte houden en doelen, strategieën of methoden wijzigen als dat nodig is.
- Betrokkenheid van werknemers: Zoals vermeld in de inleiding is de betrokkenheid van werknemers wereldwijd laag. Een van de belangrijkste factoren die bijdraagt aan gemotiveerde werknemers is regelmatige feedback. Feedback zorgt ervoor dat werknemers zich gezien en gewaardeerd voelen.
- Prestatieverhoging: Misschien heb je wel eens gehoord dat een taak net zoveel tijd kost als we eraan besteden. Zo werkt de menselijke geest nu eenmaal. Dus zelfs de meest goedwillende werknemers kunnen vertragen als ze weten dat ze pas over 11 maanden feedback krijgen over hun prestaties. Met driemaandelijkse beoordelingen voelt het relevanter om op schema te blijven.
- Afstemming op bedrijfsdoelen: Een bedrijf is slechts zo succesvol als elke werknemer. Het is belangrijk om werknemers af te stemmen op de bedrijfsdoelen zodat ze zien hoe belangrijk hun unieke bijdrage is. Een gebrek aan afstemming kan leiden tot een burn-out of het onbenut blijven van potentieel.
- Afstemming op bedrijfskwartalen: Het bedrijfsjaar bestaat uit Q1-Q4, dus het is ook logisch om de prestaties van een werknemer door diezelfde lens te bekijken.
- Focus op prestaties en ontwikkeling in plaats van beloning: Jaarlijkse beoordelingen concentreren zich vaak op compensatie, waardoor de werknemer wordt afgeleid van de aandacht voor de andere besproken elementen. Tijdens een driemaandelijkse beoordeling kunnen ze zich volledig richten op feedback.
🧩 Wat moet er in een driemaandelijks functioneringsgesprek staan? 9 Belangrijkste elementen van een succesvol driemaandelijks functioneringsgesprek
1. Prestatiecijfers
Een driemaandelijks functioneringsgesprek moet een beoordeling bevatten van hoe goed de werknemer de doelstellingen voor de prestatiecriteria voor werknemers heeft gehaald. Het is ook de gelegenheid om te evalueren of de prestatiecriteria nog steeds relevant zijn voor de rolverantwoordelijkheden.
We raden ook een zelfevaluatiewaarbij werknemers wordt gevraagd na te denken over hun prestaties in de afgelopen 3 maanden.
Als je geen schriftelijke zelfevaluaties verzamelt, zorg er dan voor dat je je werknemer hierover informeert in de uitnodiging voor de vergadering, zodat ze de tijd hebben om hun gedachten te verzamelen voor je driemaandelijkse evaluatiegesprek.
Kies de beste zelfevaluatievragen voor werknemers uit onze lijst voor uw volgende driemaandelijkse evaluatie.
🌡️ Lees meer over het verbeteren van de prestaties van werknemers in onze gids.
2. Afstemming op toekomstige doelen
Frequentere beoordelingen maken het makkelijker om te controleren of werknemers op schema liggen met hun doelen. Als er iets onverwachts gebeurt, zoals een verlies of de toevoeging van een resource aan het team of nieuwe klanten, is de driemaandelijkse evaluatie een uitstekende gelegenheid om de doelen dienovereenkomstig aan te passen.
3. Evaluatie van eerdere doelen
Hoe goed heeft de werknemer eerdere doelen gehaald?
Zijn deze doelen nog steeds plausibel en relevant, gezien de onverwachte veranderingen tijdens het laatste kwartaal?
Bekijk onze gids over het stellen van effectieve doelen voor werknemers. We raden ook aan om onze voorbeelden van prestatiedoelen te bekijken voor wat extra inspiratie.
4. Terugkoppeling en feedforward
Naast het controleren van KPI's en doelen, moeten de driemaandelijkse prestatiebeoordelingen ook bredere feedback bevatten. Dit kan op een 360-beoordelingsmanier waarbij de werknemer feedback krijgt van elk teamlid of van anderen met wie hij nauw heeft samengewerkt.
Feedback kan ook meer kwalitatief zijn en gericht op zaken die niet gemeten kunnen worden met KPI's, zoals hoe tijdig de medewerker reageert op berichten en andere vormen van communicatie, teamwerk, motivatie en afstemming op de bedrijfswaarden.
Het belangrijkste is dat de kwartaalevaluatie een gelegenheid is voor feedback in twee richtingen.
Moedig je werknemers aan om feedback te geven over hun teamleider/directielid, collega's, klanten, werkdruk en professionele ontwikkeling. Je kunt kijken naar verschillende ontwikkelingsgebieden voor werknemers om inspiratie op te doen over wat je moet behandelen.
Een gelijkaardig, meer faciliterend concept dat aan populariteit wint, is feedforward. Feedforward richt zich op toekomstig potentieel in plaats van op prestaties uit het verleden. Het wordt gegeven op het moment dat de gelegenheid zich voordoet.
In plaats van de verdeeldheid zaaiende "wij vs. zij" mentaliteit, bevordert het samenwerking en het gezamenlijk oplossen van problemen.
🙌 Bekijk onze gids voor meer feedbackmethoden en -technieken.
5. Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling identificeren
We hebben eerder al gezegd dat erkenning een cruciale factor is in de motivatie van werknemers. Een andere belangrijke factor is groei. Werknemers zijn niet langer tevreden met alleen een salaris - ze willen een duidelijk carrièrepad binnen het bedrijf.
Tijdens de driemaandelijkse evaluatie kunt u de ambities, dromen en tevredenheid van de werknemer over zijn professionele ontwikkeling bespreken. Ga ook na welke middelen of training ze nodig hebben om hun volgende niveau te bereiken.
Ontwikkelingsdoelen kunnen een doel en richting geven aan loopbaanontwikkeling. Het is alsof je de bestemming onderzoekt voordat je op reis gaat.
Ontwikkelingsdoelen verschillen van prestatiedoelen omdat het doel een bepaalde functie of specifieke competenties is. De bestemming van prestatiedoelen is het verhogen van de winst.
6. Strategische vragen stellen en een open dialoog bevorderen
De kwaliteit van de antwoorden die je krijgt van je werknemers is recht evenredig met de kwaliteit van de vragen die je stelt.
Bonustips: Oefen actief luisteren door de medewerker te laten terugkaatsen wat hij net zei. Graaf dieper als je voelt dat er meer onder de oppervlakte ligt.
Als je diepere vragen stelt, is het eerste antwoord vaak automatisch en wat we gewend zijn te antwoorden. Door te vragen: "Kun je er dieper op ingaan?" of "Is er nog iets anders?" kunnen we die aha-momenten bereiken.
❓ Bekijk onze verzameling van 70+ vragen om te stellen tijdens een functioneringsgesprek voor inspiratie bij het kiezen van de juiste strategische vragen.
Laat tot slot ruimte voor een open dialoog als de medewerker nog iets anders aan zijn hoofd heeft. Zelfs als je eerder om feedback hebt gevraagd - sommige mensen hebben tijd nodig om op te warmen of voelen zich meer op hun gemak om openlijk te delen dan om feedback te geven over een specifieke persoon of situatie.
7. Concrete actiepunten vaststellen
Inmiddels heb je je prestaties gecontroleerd, feedback uitgewisseld, over professionele ontwikkeling gesproken, strategische vragen gesteld en een open dialoog gevoerd. Last but not least is het tijd om de daad bij het woord te voegen!
Dr. Ella Washington, CEO van Ellavate Solutions, zegt: "Als ik terugkijk naar de beste en de slechtste feedbackgesprekken, heb ik het gevoel dat de slechtste gesprekken die waren waarbij ik gewoon niet wist waar we het over hadden. Het voelde als een schouderklopje, maar het was me niet duidelijk wat ik met deze informatie moest doen om niet alleen beter te worden als professional, maar ook om meer te bereiken in deze organisatie."
Die gesprekken hebben we allemaal wel eens gehad. Voorkom ze door duidelijk en specifiek te zijn over wat je van je werknemers verwacht en wanneer. Zorg ervoor dat je vastlegt wat je afspreekt. Als je bepaalde middelen of hulp nodig hebt, schrijf dan een herinnering op zodat je het niet vergeet.
Hoe bereid je een driemaandelijks functioneringsgesprek voor? 6 best practices voor managers
Van tevoren voorbereiden
Managers en werknemers moeten allebei klaar zijn voor de evaluatie. Stel verwachtingen vast door de agenda van de vergadering ruim van tevoren per e-mail te versturen. Informeer je medewerkers wat ze moeten doen en deel eventuele vragen mee waarover ze van tevoren hadden moeten nadenken.
✍🏻 Leer hoe je een functioneringsgesprek schrijft in onze gedetailleerde gids.
Een open communicatieomgeving bevorderen
Als je gevoelige onderwerpen moet bespreken waar je je niet goed bij voelt, oefen dan voor de vergadering en denk na over de verschillende reacties die je kunt krijgen en hoe je daar met empathie en toch professionaliteit mee omgaat.
Als je eruitziet alsof je weg wilt rennen, krijg je waarschijnlijk niet de diepgaande antwoorden die idealiter naar boven moeten komen.
Breng lof in evenwicht met constructieve feedback
Hoe vind je de juiste balans tussen lof en opbouwende feedback? Dat hangt af van de medewerker tegenover je. Sommige medewerkers vinden het prima om opbouwende feedback te krijgen. Zij zien het voor wat het is: professioneel, niet persoonlijk. Andere mensen kunnen precies dezelfde feedback persoonlijk opvatten en er moedeloos van worden.
Een goed idee in het laatste geval is om de sandwichbenadering te gebruiken: begin met lof, deel constructieve feedback en eindig met een positieve noot. Dit helpt je om alle feedback te geven, maar met een positievere emotionele indruk.
Actiegerichte doelen stellen voor het volgende kwartaal
Het stellen van prestatiedoelen voor werknemers is een wetenschap op zich, maar een snelle opmerking is dat ze de SMART-regel moeten volgen: specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden. Dit voorkomt dat dingen verloren gaan in de vertaling en inspireert de werknemer om de vergadering met enthousiasme te verlaten, klaar om aan de slag te gaan!
Pas op en vermijd recency bias (te veel focussen op de laatste paar weken)
Het kan gemakkelijk zijn om in de valkuil van de recency bias te trappen en alleen te praten over wat er de afgelopen 2 weken is gebeurd en de overige 10 weken van de evaluatieperiode te negeren.
Als je je voorbereidt op de beoordeling, kijk dan terug op kritieke gebeurtenissen, belangrijke deadlines of overnames van klanten en zorg ervoor dat je weet hoe de medewerker heeft bijgedragen.
Consistentie in beoordelingen handhaven
Om vertrouwen op te bouwen bij je werknemers, moet je proberen de vergadering niet te verplaatsen als je hem eenmaal hebt gepland. Een beoordeling kan zenuwslopend zijn en je wilt niet op het laatste moment afzeggen.
Zorg er ook voor dat je de volgende beoordelingen over 3, 6, 9 en 12 maanden doet, enzovoort - zelfs als je in een hectische periode zit. Vergeet niet hoe cruciaal frequente feedback is voor de tevredenheid van je werknemers en dus voor de toekomst van je bedrijf!
💡 Bekijk onze best practices voor functioneringsgesprekken voor meer bruikbare tips voor managers.
Gratis sjabloon voor driemaandelijks functioneringsgesprek
Wat als er een stappenplan was om driemaandelijkse prestatiegesprekken om te zetten in krachtige katalysatoren voor groei en prestatie?
Kijk niet verder dan onze zorgvuldig opgestelde sjabloon voor driemaandelijkse functioneringsgesprekken - uw hulpmiddel voor transformatieve feedbacksessies.
Ons sjabloon begeleidt je niet alleen. Het gaat met je mee op deze reis van professionele ontwikkeling. Het is onderverdeeld in intuïtieve secties, die alles omvatten van voorbereiding tot het stellen van nieuwe doelen.
Het omvat:
- Duidelijke stappen voor pre-, tijdens en post-review fases.
- Ruimtes voor gedetailleerde feedback over prestaties, verbeterpunten en algemene prestaties.
- Doelstellingssectie gebaseerd op SMART-principes voor duidelijkheid en haalbaarheid.
- Speciaal segment voor feedback van werknemers, zodat hun stem wordt gehoord en gewaardeerd.
- Richtlijnen voor bruikbare leer- en ontwikkelingsmogelijkheden.
- Eindnotities om het stappenplan voor de toekomst te documenteren, zodat er geen toezegging of briljant idee door de mazen van het net glipt.
Pak onze gratis sjabloon voor driemaandelijkse functioneringsgesprekken!
Pas het gerust aan om het relevant te maken voor jouw organisatie.
Komt er een jaarlijkse beoordeling aan of wil je weten wat je in een 360-beoordeling moet opnemen? We hebben hier een bibliotheek met sjablonen voor functioneringsgesprekken!
Hoe een driemaandelijks één-op-één functioneringsgesprek voeren
De term "functioneringsgesprek" kan soms ontmoedigend klinken. Een succesvol gesprek hoeft niet per se formeel te zijn!
Integendeel, een meer ontspannen aanpak kan uw werknemers meer op hun gemak stellen en hen aanmoedigen om zich open te stellen.
Kies voor een casual omgeving
Ga weg van de directiekamer of kantooromgeving. Voer beoordelingen uit in een neutrale of meer ontspannen omgeving zoals een koffiehuis, park of tijdens een wandeling.
De omgeving veranderen kan ervoor zorgen dat het gesprek minder aanvoelt als een evaluatie en meer als een openhartige discussie.
Grote bedrijven zoals Spotify hebben regelmatig "koffiegesprekken", informele besprekingen tussen managers en werknemers bij een kopje koffie.
🎶 Bekijk onze casestudy over Spotify's prestatiemanagement voor medewerkers en hun unieke people/band-filosofie gebaseerd op verantwoordelijkheid, flexibiliteit, innovatie en ontwikkeling.
Houd een flexibele agenda met werknemersinput
Hoewel het belangrijk is om de belangrijkste punten klaar te hebben, moet je flexibel zijn over het verloop van het gesprek. Laat de werknemer bepaalde agendapunten bepalen of delen van het gesprek leiden.
Mede-eigenaarschap van de agenda stimuleert een discussie in plaats van een rapporteringssessie.
Stel open vragen en laat uw mensen hun mening geven over vooruitgang, uitdagingen en ambities.
Gebruik een gemoedelijke toon
Zet bedrijfsjargon en formaliteiten opzij om de werknemer op zijn gemak te stellen en een eerlijke dialoog in twee richtingen aan te moedigen.
Begin met niet-werkgerelateerde onderwerpen, bespreek interesses of wederzijdse hobby's om het ijs te breken en de interactie menselijker te maken.
Bekijk onze selectie van de beste check-in vragen voor vergaderingen. Deze zullen managers helpen om een sterkere band met hun teams op te bouwen.
Groei en ontwikkeling benadrukken
Richt het gesprek in op de ontwikkeling en het carrièrepad van de werknemer in plaats van alleen op zijn prestaties in het verleden.
Bespreek hun passies, waar ze zichzelf in de toekomst zien en hoe jij en de organisatie kunnen helpen. Misschien kun je zelfs beginnen met het opstellen van een ruw loopbaanontwikkelingsplan.
Praat over leermogelijkheden, niet alleen over het voltooien van taken of projectsuccessen.
Bekijk overwinningen en verliezen als waardevolle lessen.
Regelmatige informele check-ins instellen
Maak de kwartaalevaluatie onderdeel van een voortdurende dialoog. Zorg voor regelmatige, minder gestructureerde check-ins of 'bijpraten' om de voortgang bij te houden zonder de druk van een formele beoordeling.
Deze frequente, informele sessies zorgen ervoor dat de eigenlijke kwartaalevaluatie aanvoelt als een natuurlijke, cumulatieve discussie, waardoor angst en formaliteit afnemen.
Cisco, dat herhaaldelijk wordt verkozen tot de beste werkgever, heeft achterhaalde jaarlijkse beoordelingen vervangen door informele wekelijkse gesprekken.
Daarnaast hebben ze halverwege het jaar loopbaangesprekken die gericht zijn op professionele ontwikkeling.
📡 Lees meer over prestatiebeoordelingen van werknemers bij Cisco en de rituelen en personeelsprocessen die goede prestaties stimuleren.
➡️ Met Zavvy kun je in een paar klikken driemaandelijkse functioneringsgesprekken opzetten en uitvoeren.
Je hebt nu hopelijk de relevantie van kwartaalevaluaties opgemerkt - en misschien ook de complexiteit ervan. Wat als er een driemaandelijks prestatiebeoordelingsproces was dat het zware werk voor je zou doen?
Dat is wat je krijgt met Zavvy!
Zavvy biedt een geïntegreerde oplossing voor functioneringsgesprekken waarbij je alles op één plek hebt. Je bespaart een hoop tijd en heen-en-weer gepraat tussen Excel-sheets en werknemers die de benodigde informatie hebben.
Hier zijn enkele functies die je kwartaaloverzichten vergemakkelijken:
- Geautomatiseerde feedbackcycli: met herinneringen en planning. Stel de feedbackcycli in zodra je een nieuwe medewerker hebt aangenomen en vergeet het daarna!
- Analytics voor een holistische kijk: met 9box, vaardighedenmatrix en competentieprofielen op individueel, team-, afdelings- en organisatieniveau heb je meer dan genoeg inzichten om diep in de capaciteiten en het potentieel van je mensen te duiken.
- Aanpasbare sjablonen: met onze galerij van sjablonen gemaakt door onze learning scientists, kun je inspiratie opdoen en een eerste opzet maken voor diverse beoordelingen (bijv. competentiegericht, met beoordelingen of zonder, met meerdere beoordelaars, anoniem of niet).
- Geautomatiseerde feedbacksamenvattingen: met AI-gestuurde feedbacksamenvattingen kun je werknemers helpen om meerdere soorten feedback van meerdere beoordelaars te begrijpen. Om het nog beter te maken, zal de AI automatisch alle feedback in overweging nemen om groeigebieden voor te stellen op het groeidashboard van de werknemer!
- Je kunt onze functionaliteiten ook gebruiken voor één-op-één gesprekken en 360 feedback in je kwartaalevaluaties.
📅 Boek vandaag nog een demo bij ons om het uit te proberen - vrijblijvend!
Veelgestelde vragen
Is een driemaandelijkse beoordeling elke 3 maanden?
Ja, er wordt elke 3 maanden een kwartaalevaluatie georganiseerd door de manager en de medewerker.
Wat is het verschil tussen een driemaandelijks overzicht en een jaarlijks overzicht?
Het meest voor de hand liggende verschil is de frequentie. Daarnaast richten kwartaalevaluaties zich meestal niet op beloning. Ze kunnen informeler zijn en ruimte bieden voor diepere discussies waar bij jaarlijkse beoordelingen niet altijd ruimte voor is.