Hoe schrijf je een functioneringsgesprek voor een werknemer? 7 stappen naar succes
Er rust een grote verantwoordelijkheid op je wanneer je een functioneringsgesprek opstelt.
Misschien zit je naar een leeg scherm te staren en weet je niet waar je moet beginnen of hoe je je gedachten effectief moet formuleren.
Het is vooral moeilijk om de perfecte balans te vinden tussen het geven van positieve feedback en opbouwende kritiek.
Maar met de juiste aanpak en begeleiding is het schrijven van impactvolle en inzichtelijke functioneringsgesprekken haalbaar en een kans om je teamleden sterker te maken.
Deze gids zal:
- Laat precies zien hoe je een functioneringsgesprek voor een werknemer schrijft.
- Verdiep je in praktische strategieën en technieken om met vertrouwen door het proces te navigeren en effectieve beoordelingen te maken die leiden tot individueel en organisatorisch succes.
🕵️♀️ Wat is de invloed van prestatiebeoordelingen van werknemers?
Functioneringsgesprekken hebben een slechte reputatie.
Uit onderzoek van Workhuman blijkt dat 55% van de werknemers niet het gevoel heeft dat traditionele beoordelingen hun prestaties verbeteren.
Om dit tegen te gaan hebben bedrijven als Netflix, Adobe en Deloitte hun feedbackprocessen al aangepast aan de moderne behoeften. Sommige hebben de jaarlijkse functioneringsgesprekken helemaal afgeschaft.
Maar goed opgestelde functioneringsgesprekken kunnen op de volgende manieren een enorme impact hebben op werknemers en organisaties:
- Gestructureerde feedback geven.
- Duidelijke verwachtingen stellen.
- Mogelijkheden bieden voor groei en ontwikkeling.
- De betrokkenheid van werknemers bevorderen.
- Productiviteit verhogen.
- Aansturen van algehele prestatieverbetering.
Tip: Weten hoe je een functioneringsgesprek schrijft voor een werknemer is een essentieel onderdeel van het proces. Maar zorg ervoor dat je een effectief performance management systeem hebt voordat je begint met schrijven.
6 stappen ter voorbereiding op functioneringsgesprekken met medewerkers
1. De rolomschrijving en vereiste competenties van de werknemer begrijpen
Maak jezelf vertrouwd met de functiebeschrijving van je werknemer en de belangrijkste competenties.
Deze benchmark geeft je een duidelijk inzicht in de verwachtingen en verantwoordelijkheden die bij hun functie horen.
Door de beoordeling af te stemmen op deze criteria, is het eenvoudiger om te beoordelen hoe goed de medewerker heeft gepresteerd met betrekking tot de functievereisten.
➡️ Hier is een sjabloon voor competentiegericht functioneringsgesprek dat je kunt proberen.
2. Bepaal de huidige prestatiedoelen van de werknemer
Evalueer de individuele prestatiedoelen van je werknemer. Je stelt deze doelen door:
- Vaststellen in eerdere functioneringsgesprekken.
- Ze bespreken en herzien in voortdurende 1:1 discussies.
- Ze uitleggen tijdens het inwerken.
Beoordeel of de werknemer aanzienlijke vooruitgang heeft geboekt in het bereiken van zijn doelen of noteer mogelijke verbeterpunten.
➡️ Hulp nodig bij het stellen van doelen? Gebruik de SMART-doelenmethode om specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden prestatiedoelen te definiëren.
3. Controleer gegevens en afspraken van prestatiebeoordelingen
Krijg een uitgebreid overzicht van de feedbackgeschiedenis van de werknemer door eerdere functioneringsgesprekken en eventuele afspraken die u of zij met een vorige manager hebben gemaakt te bekijken.
Deze stap biedt context en maakt een holistische beoordeling van het prestatietraject van de werknemer mogelijk.
Als je specifieke doelen of statistieken hebt vastgesteld, evalueer dan hoe goed de werknemer ten opzichte van deze doelen of statistieken heeft gepresteerd.
Hoofd bedrijfsvoering Max Wesman legt uit hoe dit werkt bij GoodHire:
"Beslis van tevoren met de werknemers welke meetgegevens vooraf zullen worden beoordeeld. Dit zou kunnen betekenen dat jullie afspreken om je te richten op het voltooien van taken, het halen van deadlines, de kwaliteit van het werk, het stapelen van vaardigheden, groei en leerontwikkeling, of andere specifieke metrics waarmee jullie beiden specifieke prestaties kunnen volgen en gebieden van sterke en zwakke punten kunnen benadrukken."
➡️ Wil je een beoordelingsformulier maken waar je werknemers niet tegenop zien? Bekijk onze gids.
4. Raadpleeg prestatienota's halverwege de cyclus
Ongeacht het ritme van je formele functioneringsgesprek, raden we je ten zeerste aan om feedback als een continu proces te beschouwen en gedetailleerde notities te maken tijdens je hele cyclus.
Document elk:
- informele ontwikkelingsgesprekken;
- prestatiegerelateerde notities die in een 1:1 kunnen voorkomen;
- terugkerende feedback en observaties.
Je aantekeningen zullen dienen als een waardevolle bron, zodat je kunt verwijzen naar specifieke gevallen, prestaties of verbeterpunten.
Tip: Het is van vitaal belang om de vertrouwelijkheid te bewaren en ervoor te zorgen dat je deze notities alleen gebruikt om de prestaties van de werknemer te verbeteren.
5. De zelfevaluatie van de werknemer opvragen en beoordelen
Maak van uw functioneringsgesprek een tweerichtingsdialoog (op zijn minst) door beoordelaars uit te nodigen om een zelfevaluatie in te vullen. Deze gezamenlijke aanpak moedigt werknemers aan om:
- Reflecteren op hun werkprestaties.
- Identificeer hun sterke en zwakke punten.
- Inzichten geven in hun eigen perspectief.
Tip: Bekijk de zelfevaluatie van de werknemer en uw beoordeling om hiaten of discrepanties te begrijpen.
Bekijk deze negen voorbeelden van zelfevaluatieformulieren voor werknemers.
6. Ontwikkelingsdoelen vaststellen tijdens functioneringsgesprekken
Het plannen van een 1:1 gesprek tussen de beoordelaar (de manager) en de beoordeelde (de medewerker) is een kans om de resultaten van het functioneringsgesprek samen te bespreken.
Deze bijeenkomst biedt de gelegenheid om:
- Verduidelijk eventuele feedback.
- Ga in op vragen of problemen.
- Stel prestatie- en ontwikkelingsdoelen voor de toekomst vast.
Door de medewerker te betrekken bij het stellen van doelen, creëer je een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij hun professionele ontwikkeling.
Zorg ervoor dat de doelen overeenkomen met de carrièrewensen van de werknemer en de doelstellingen van de organisatie.
💡 7 Best practices voor het schrijven van een effectief functioneringsgesprek voor uw werknemers
Maak een functioneringsgesprek dat contact maakt met uw werknemers door deze best practices voor functioneringsgesprekken te volgen. We hebben voor elk een voorbeeld toegevoegd als leidraad bij het schrijven.
Gebruik duidelijke, objectieve taal
Het taalgebruik in functioneringsgesprekken kan de manier waarop feedback van werknemers wordt ontvangen aanzienlijk beïnvloeden. Gebruik duidelijke, objectieve taal met specifieke voorbeelden van het gedrag dat u wilt benadrukken.
Netflix is een lichtend voorbeeld van een bedrijf dat dit goed doet, door altijd te kiezen voor feedback:
- duidelijk;
- actiegericht;
- te goeder trouw.
Maar Netflix is niet het enige bedrijf dat deze feedbackwaarden omarmt.
Darryl Stevens, CEO van Digitech Web Design, deelde ook zijn advies met ons:
"Het vermijden van jargon of overdreven technische terminologie kan de feedback toegankelijker maken voor je directe rapport. Geef daarnaast concrete voorbeelden van successen of verbeterpunten. Dit zal je directielid helpen om te begrijpen wat hij/zij goed doet en ook om gebieden aan te wijzen waar groei mogelijk is.
Om ervoor te zorgen dat je directielid op een positieve manier feedback krijgt, gebruik je zowel directe als ondersteunende taal. Met deze aanpak kun je duidelijk zijn over verwachtingen zonder te hard of kritisch over te komen."
Hier zijn enkele duidelijke, objectieve voorbeelden van feedback die je in je functioneringsgesprekken kunt schrijven.
Voorbeeld van positieve feedback
Jullie bijdragen tijdens de teamvergaderingen van deze maand waren uitzonderlijk. Tijdens de brainstormsessie vorige week heeft je suggestie om een nieuwe marketingstrategie te implementeren een levendige discussie op gang gebracht en het team geïnspireerd tot innovatieve ideeën. Je vermogen om je gedachten duidelijk te verwoorden, zelfs als je negatieve feedback gaf, heeft je collega's gemotiveerd om actief deel te nemen en naar een gemeenschappelijk doel toe te werken. Deze bijdragen hebben de vooruitgang van het team gestimuleerd en een collaboratieve en productieve sfeer bevorderd.
Voorbeeld van constructieve feedback
Je hebt de deadlines voor het afronden van je taken deze maand niet gehaald. Het rapport dat afgelopen vrijdag klaar moest zijn, is bijvoorbeeld drie dagen te laat ingeleverd, waardoor de volgende fasen van het project vertraging hebben opgelopen. Om verder te komen is het cruciaal dat je taken en tijdmanagement effectief prioriteert. Probeer ondersteuning te zoeken of eventuele problemen te melden om ervoor te zorgen dat het werk op tijd wordt afgerond.
➡️ Bekijk meer voorbeelden van feedback op je prestaties, inclusief hoe je constructieve feedback geeft, wat een uitdaging kan zijn.
Een groeimindset aannemen
Feedback kan problematisch zijn, omdat veel van de details gericht zijn op wat de beoordeelde in het verleden heeft bereikt.
Maar in de context van het schrijven van prestatiebeoordelingen zorgt een groeimindset ervoor dat je positief blijft en je richt op het potentieel van toekomstige prestaties in plaats van stil te staan bij wat er al is gebeurd.
Tip: Het gaat erom zwakke punten te zien als ontwikkelingskansen en een feedforward-aanpak te gebruiken bij functioneringsgesprekken.
Voorbeeld van feedforward
Een gebied waar je je op kunt richten bij het verbeteren van je vaardigheden is projectdelegatie en effectief teamwerk. Door actief te zoeken naar mogelijkheden om taken te delegeren en samen te werken met teamleden, kun je je leiderschapscapaciteiten ontwikkelen en een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid in het team stimuleren.
Ik moedig je aan om deel te nemen aan relevante trainingsprogramma's of workshops, die ik zal delen als een vervolgactie. Daarnaast raad ik je aan om mentor- of coachingsrelaties binnen de organisatie te verkennen. Begeleiding zoeken bij ervaren collega's kan waardevolle inzichten en perspectieven bieden die je zullen helpen bij je professionele groei. Hun expertise kan je helpen bij het aangaan van uitdagingen, het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden en het ontsluiten van je volledige potentieel.
Om je vooruitgang bij te houden, stellen we specifieke en meetbare doelen met betrekking tot projectdelegatie en teamwerk. We zullen je prestaties regelmatig toetsen aan deze doelen om je ontwikkeling te volgen en gebieden voor verdere verbetering te identificeren.
Gebruik constructieve en actiegerichte taal
Functioneringsgesprekken gaan niet alleen over het vieren van de successen en het ontdekken van ruimte voor verbetering. Het gaat erom de naald te verplaatsen met zinvolle actieplannen. De sleutel hier is om actiegerichte feedback te geven die de werknemer in staat stelt om tastbare vooruitgang te boeken.
Een bruikbaar voorbeeld van positieve feedback
Jouw onderzoek en analyse voor Project X leverden inzichtelijke resultaten op die ons inzicht in de behoeften van de klant verbeterden. Toen je voorstelde om enquêtes te houden om directe feedback van klanten te verzamelen, verschafte dit ons waardevolle inzichten in hun voorkeuren en pijnpunten. Dankzij jouw grondige vaardigheden op het gebied van gegevensanalyse konden we ook opkomende trends identificeren en onze marketingaanpak hierop aanpassen. De aanbevelingen die je hebt gedaan op basis van je bevindingen hebben een tastbare invloed gehad op onze klanttevredenheidsscores en hebben aanzienlijk bijgedragen aan ons algehele succes. Ik moedig je aan om je analytische expertise te blijven ontwikkelen om nieuwe kansen te identificeren en onze marketingstrategieën voortdurend te verbeteren.
Een bruikbaar voorbeeld van constructieve feedback
Je hebt ons projectmanagementsysteem niet consequent gebruikt, wat heeft geleid tot vertragingen bij het voltooien van taken. Toen je bijvoorbeeld afweek van de aangewezen tool voor het bijhouden van taken en een aparte spreadsheet gebruikte om de voortgang bij te werken, leidde dit tot miscommunicatie en verwarring onder teamleden. Laten we vooruitgaan door ons te committeren aan onze gevestigde projectmanagementprocessen en -tools. Zo houden we de transparantie in stand, stroomlijnen we de workflow en zorgen we voor een effectieve samenwerking binnen het team.
Gebruik ervaringen uit de eerste hand in plaats van geruchten
Als manager ben je misschien niet aanwezig bij elk aspect van het dagelijkse werk van je werknemer. Maar als je een functioneringsgesprek schrijft, mogen roddels op kantoor geen invloed hebben op je vermogen om een objectieve beoordeling te geven. Schrijf over wat je hebt gezien en ervaren in plaats van te vertrouwen op geruchten.
Dit betekent dat je actief op zoek moet gaan naar bewijs uit de eerste hand om de nauwkeurigheid te vergroten en je beoordeling te versterken:
- Gebruik datagestuurde statistieken om prestaties te kwantificeren en valideer je conclusies met nieuwe inzichten.
- Voeg commentaar uit de eerste hand toe van collega's of teamleden die direct betrokken waren bij het project.
- Bekijk de werkvoorbeelden en documenten van de werknemer om hun prestaties beter te begrijpen.
Voorbeeld van feedback uit eerste hand
Tijdens de evaluatieperiode heb ik er een punt van gemaakt om jullie werk van dichtbij te observeren. Hier zijn een paar voorbeelden van wat ik uit eerste hand heb gezien en ervaren:
Project X: Ik was getuige van je uitzonderlijke probleemoplossende vaardigheden en je vermogen om onverwachte uitdagingen aan te gaan tijdens de implementatie van Project X. Dankzij je vindingrijkheid en snelle denkvermogen konden we strakke deadlines halen en resultaten van hoge kwaliteit leveren.
Team Samenwerking: Ik heb je effectieve samenwerking met teamleden gezien tijdens de recente marketingcampagne. Je bereidheid om te luisteren, constructieve feedback te geven en je collega's te ondersteunen was cruciaal voor het bevorderen van een positieve en productieve teamomgeving.
Presentatie klant: Ik heb de klantpresentatie bijgewoond, waar je je uitstekende communicatieve vaardigheden hebt laten zien. Je vermogen om complexe ideeën helder en beknopt te verwoorden liet een sterke indruk achter op de klanten. Ze toonden zich tevreden over het niveau van professionaliteit en expertise dat je liet zien.
Denk aan vooroordelen
Vooringenomenheid is een onbewuste vorm van vooroordelen die ongewild in prestatiebeoordelingen kan sluipen. Het komt in vele vormen voor, waaronder:
- Recency bias: Beoordelaars kunnen de neiging hebben om zich te richten op gebeurtenissen die het meest recent hebben plaatsgevonden en eerdere prestaties over het hoofd zien.
- Halo-effect: Goede prestaties op één gebied kunnen ertoe leiden dat de werknemer gunstiger wordt beoordeeld op andere gebieden, ongeacht het bewijsmateriaal
- Bevestigingsvooringenomenheid: Beoordelaars kunnen zich richten op incidenten die hun voorkeursoordeel over de werknemer ondersteunen in plaats van hun prestaties objectief te beoordelen.
Overwin dit door aantekeningen van werknemers bij te houden gedurende de feedbackcycli. Deze notities helpen je om gefocust te blijven en een goed afgeronde beoordeling te geven, die de prestaties van de werknemer weerspiegelt gedurende de hele periode (geen eenmalige gebeurtenissen).
Voorbeeld van aantekeningen halverwege de cyclus
- Datum: mm/dd/jjjj
- Werknemer: Jane Barnes
- Observatie: Werkte goed in de tweewekelijkse bijpraatsessie van het marketingteam door te luisteren naar de ideeën van haar collega's en deze te verbeteren.
- Voorgestelde verbetering: Ontwikkel spreekvaardigheid in het openbaar
➡️ Leer andere manieren om feedbackvooroordelen tegen te gaan in onze uitgebreide gids.
Vooruitgang en verbetering erkennen
De sleutel tot een succesvol functioneringsgesprek is het erkennen van de vooruitgang van de werknemer in de loop van de tijd in plaats van alleen te kijken naar hun huidige status. Dit kan werknemers aanmoedigen om naar hogere normen te streven en laat zien dat je om hun groei geeft. Jack Underwood, CEO en medeoprichter van Circuit, legt uit hoe je dit goed doet bij het schrijven van een functioneringsgesprek:
"Zeg: 'Je blinkt uit in X, en we zouden graag meer van dat zien.' Of: 'Bedankt dat je je prestaties met X hebt verhoogd, precies zoals we tijdens je laatste beoordeling hebben besproken. Dat is een indrukwekkende vooruitgang!
Noem geweldig gedrag en maak het zo specifiek mogelijk om je medewerker te helpen zich gezien te voelen voor zijn harde werk. Laat positieve feedback niet verloren gaan, maar maak het een integraal onderdeel van het proces."
Actiegericht voorbeeld van erkenning van vooruitgang
Je hebt grote vooruitgang geboekt sinds je laatste beoordeling en ik ben blij om te zien hoeveel je bent gegroeid. Vooral je vermogen om complexe taken en extra verantwoordelijkheden aan te kunnen is prijzenswaardig. Je hebt bijvoorbeeld vrijwillig de projectplanning voor klant X geleid. Je hebt ijverig gewerkt om ervoor te zorgen dat het plan op tijd en binnen het budget werd afgerond. Ik ben blij dat je je inzet om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en professioneel te groeien. Ik heb er alle vertrouwen in dat je deze toewijding en uitmuntendheid in je werk zult blijven tonen.
Inzetten op ontwikkelingsondersteuning
Je beoordeling moet eindigen met een duidelijke ondersteuning van de ontwikkeling. Deze toekomstgerichte intenties tonen betrokkenheid bij de groei van werknemers en dienen als stimulans om werknemers te motiveren.
Doe dit door:
- Hulpmiddelen voorstellen zoals trainingsprogramma's, online cursussen en andere vormen van ondersteuning om de ontwikkeling van werknemers te bevorderen.
- Specifieke prestatiedoelen stellen om werknemers te helpen hun vooruitgang bij te houden
- Schetsen hoe de werknemer zijn bestaande sterke punten kan gebruiken om de gestelde doelen te bereiken
Een bruikbaar voorbeeld van ontwikkelingsondersteuning
Ik ben ervan overtuigd dat je het potentieel hebt om uit te blinken in je functie en ik raad je de volgende stappen aan voor je ontwikkeling:
Stap 1-Vaardigheden verbeteren: Overweeg om je in te schrijven voor trainingsprogramma's zoals "Advanced Work Management Strategies" om je vaardigheden in het organiseren van je workflows te verbeteren. Dit programma staat bekend om zijn uitgebreide curriculum en praktische aanpak, die je naar mijn mening zullen voorzien van de tools om uit te blinken in je rol.
Stap 2-Mentorschap: Ik stel voor dat je mentorschap zoekt bij onze Senior Marketing Manager, Sarah Johnson. Sarah heeft een schat aan ervaring in de branche. Ze heeft met succes talloze campagnes geleid die vergelijkbaar zijn met de campagnes waar jij bij betrokken bent geweest. Haar inzichten en begeleiding zullen van onschatbare waarde zijn bij het verfijnen van je strategisch denken en het naar een hoger plan tillen van je marketingexpertise.
Stap 3-Goal Setting: Ik werk graag met je samen om duidelijke, meetbare doelen te stellen om je continue groei te faciliteren. Je kunt er bijvoorbeeld naar streven je conversiepercentage in het volgende kwartaal met 10% te verhogen of onze interne digitale marketingcertificeringsprogramma's binnen twee cycli af te ronden. Deze doelen geven je een duidelijke richting en een tastbare maatstaf voor vooruitgang terwijl je blijft uitblinken in je functie.
➡️ Stimuleer de prestaties en groei van werknemers met het 360° groeisysteem van Zavvy
Zavvy biedt een selectie tools om uw werknemers te begeleiden tijdens hun professionele traject.
- Onze software voor prestatiebeoordelingen stelt je in staat om eersteklas personeelsbeoordelingen uit te voeren zonder kopzorgen. Je ontsluit een nieuw niveau van inzicht in mensen door collega's, managers, directieleden, klanten en zakenpartners uit te nodigen om deel te nemen aan 360-graden feedbackcycli.
- Met onze software voor talentontwikkeling kunt u de ontwikkeling van mensen in één klik oplossen. Combineer aandachtsgebieden met praktische activiteiten, compleet met deadlines, om resultaten en positieve actie te stimuleren op basis van feedback over prestaties.
Klaar om een cultuur van voortdurende groei in uw organisatie te stimuleren?
Probeer Zavvy uit door vandaag nog een demo te boeken.