45 Voorbeelden van effectieve feedback en hoe ze te gebruiken
U hebt waarschijnlijk ervaring met het geven van functioneringsgesprekken, maar werken die ook?
Het meten en geven van feedback over prestaties is veel gemakkelijker gezegd dan gedaan. Als people operations professional is dit echter een van de belangrijkste aspecten van uw functie.
Het geven van effectieve feedback over prestaties is niet iets dat automatisch of zelfs noodzakelijkerwijs met ervaring tot stand komt. In plaats daarvan is het afhankelijk van goed doordachte processen en een ondersteunende bedrijfscultuur.
Dit artikel bespreekt de theorie over de prestaties van werknemers en hoe je resultaten kunt halen uit beoordelingen.
Om u te helpen dit volledig te begrijpen, hebben we tientallen voorbeelden opgenomen van verschillende categorieën en prestatieniveaus die u kunt gebruiken als inspiratie voor het vinden van uw ondersteunende toon en uitvoeringstechnieken.
Wat is feedback over prestaties?
Feedback over prestaties is een communicatieproces waarbij managers, supervisors of collega's informatie geven aan een individu over zijn prestaties op het werk. Het is essentieel voor de persoonlijke en professionele groei van werknemers en draagt bij tot de algemene verbetering van de doeltreffendheid van een organisatie.
Het is een cruciaal onderdeel van prestatiemanagement en kan zowel positieve versterking van gewenst gedrag als opbouwende kritiek op gebieden waar verbetering nodig is, omvatten.
"Een deel van het beste informele leren komt voort uit consistente en openhartige feedback over prestaties." Deborah Busser, Executive Leadership Coach & Facilitator.
Zodra u de prestaties van een werknemer meet, kunt u prestatie feedback gebruiken om hen te informeren over hoe goed zij aan de verwachtingen voldoen of zich meten met hun collega's.
U kunt op verschillende manieren feedback creëren en geven. De sleutel is een systeem te vinden dat goed werkt voor uw organisatie.
Traditionele benaderingen van feedback aan werknemers hebben vaak de vorm van jaarlijkse functioneringsgesprekken tussen een leidinggevende en een ondergeschikte.
Veel bedrijven stappen echter geleidelijk af van deze ouderwetse aanpak ten gunste van meer dynamische en ondersteunende feedback. Cisco is een van die bedrijven.
📡 Ontdek hoe u net als Cisco waardevolle feedback kunt geven aan werknemers met gegevensgestuurde processen in onze casestudy over Cisco-prestaties.
Het tijdig of achteraf delen van feedback over prestaties geeft werknemers voortdurend inzichten die persoonlijke en professionele groei stimuleren.
360 graden feedback software biedt meer perspectieven en automatiseert het proces voor eerlijkere en effectievere resultaten zonder meer werk.
🎥 Lees hoe Netflix feedback geeft over de prestaties van werknemers en hoe je 360 feedback software kunt gebruiken om in een paar klikken een vergelijkbaar proces in te stellen.
💬 45 Feedbackvoorbeelden over prestaties om op te nemen in uw beoordeling
Hoewel de gespreksonderwerpen zullen variëren naargelang het individu, de rol en de organisatie, zijn sommige gemeenschappelijke categorieën universeel voor veel bedrijven.
Hier zijn enkele effectieve zinnen voor functioneringsgesprekken die u kunt gebruiken als inspiratie bij het plannen van feedback in uw bedrijf.
Elk voorbeeld maakt deel uit van een vijfpuntsschaal variërend van uitstekende tot slechte prestaties.
Doelen bereiken
Overtreft de verwachtingen
"Uw prestaties dit laatste kwartaal waren uitstekend. U hebt al uw doelcijfers gehaald en in bijna elke categorie aan de verwachtingen voldaan of ze overtroffen. Zou u geïnteresseerd zijn in het lopen van een training?"
"We zijn erg blij met je prestaties tot nu toe. Je hebt al je mijlpalen gehaald en ligt voor op schema met je training. Ga zo door!"
Voldoet aan de meeste verwachtingen
"U bent precies op schema met uw prestatiedoelstellingen en uw gemiddelde scores zijn precies waar ze moeten zijn. Je liep achter op een paar deadlines maar voor op andere, dus je prestaties zijn over het algemeen bevredigend. Er zijn een paar gebieden waarvan ik denk dat je ze met een beetje inspanning zou kunnen verbeteren."
Voldoet aan enkele verwachtingen
"Hoewel je het de laatste tijd goed hebt gedaan met sommige projecten, liep je achter met een paar andere. Als gevolg daarvan blijven je prestaties achter bij de verwachtingen, dus laten we samen een manier vinden om weer op schema te komen."
Voldoet niet aan de verwachtingen
"Helaas zijn uw beoordelingen in een aantal categorieën te laag. Ik denk dat je het potentieel hebt om aan de bedrijfsnormen te voldoen, maar het zal werk en creatieve oplossingen vergen. Hoe denk je dat we de zaken kunnen veranderen?"
Teamwerk
Overtreft de verwachtingen
"Uit de 360-graden prestatiebeoordelingen blijkt dat uw team uw bijdragen echt waardeert. Je bent een grote aanwinst geweest voor recente projecten en een goede intermediair tussen afdelingen. Als gevolg daarvan sta je op onze shortlist voor toekomstige leiderschapskansen."
"Een van uw sterkste categorieën in dit functioneringsgesprek is teamwerk. Je was effectief in het geven van trainingen en je reageerde altijd snel op e-mails. Communicatieve vaardigheden zijn belangrijk, dus bedankt voor het goede voorbeeld!"
"In de loop van de beoordelingsperiode toonde je voorbeeldig initiatief en samenwerking, vooral bij het maken van een verzameling e-mailsjablonen voor het benaderen van prospects. Je vooruitziende blik bij het anticiperen op de behoeften van het team en het nemen van proactieve maatregelen om deze aan te pakken is prijzenswaardig. Het heeft echt een verschil gemaakt in onze dagelijkse werkzaamheden en heeft onze taken aanzienlijk efficiënter gemaakt."
Voldoet aan enkele verwachtingen
"Teamwerk is een focus van dit functioneringsgesprek. Hoewel je scores niet slecht zijn, waren ze een van je lagere categorieën. Reageren op teamcommunicatie is belangrijk, dus controleer voor het einde van elke dag of je geen e-mails hebt gemist."
"Om alles goed te laten verlopen, is het belangrijk een teamspeler te zijn. Ik begrijp dat er soms persoonlijkheidsconflicten ontstaan, maar het is belangrijk om die te overwinnen, zodat ze het werk niet beïnvloeden. Denk je dat je dat alleen aankunt of moeten we een afspraak maken met [naam collega] om dit op te lossen?"
Voldoet niet aan de verwachtingen
"Helaas was de laagste score op dit functioneringsgesprek voor u teamwerk. Het blijkt dat gebrekkige communicatie heeft geleid tot een aantal problemen die de efficiëntie op uw afdeling hebben geschaad en stressvolle situaties voor anderen hebben gecreëerd. In de toekomst is het van cruciaal belang dat u binnen 24 uur op alle e-mails reageert en updates geeft over de projectstatus wanneer deze zich voordoen."
Probleemoplossend
Overtreft de verwachtingen
"We weten dat het afgelopen jaar niet gemakkelijk is geweest, maar we zijn allemaal onder de indruk dat je alles goed hebt aangepakt. We zijn vooral onder de indruk van je probleemoplossend vermogen, omdat je daardoor de vaart erin hebt kunnen houden, ondanks de vele onverwachte ontwikkelingen."
"Project X was een groot succes en je verdient lof voor je rol daarin. Je optreden bij het aanpakken van nieuwe problemen werd zeer gewaardeerd, en we zullen je probleemoplossend vermogen in gedachten houden bij toekomstige projecten."
Voldoet aan enkele verwachtingen
"Nieuwe functies brengen veel nieuwe uitdagingen met zich mee, en ik was blij om te zien dat je de klappen van de zweep opving en dingen uitzocht. Probleemoplossend vermogen is een belangrijke maatstaf voor prestaties, dus ik ben blij dat je scores bevredigend waren. Ga zo door!"
Voldoet niet aan de verwachtingen
"Hoewel we proberen om procedures zo grondig mogelijk te documenteren, doet zich soms een onvoorzien probleem voor en moeten we het kunnen aanpakken, of het tenminste proberen. Ik zou graag zien dat u de volgende keer dat zich een onverwacht probleem voordoet, de handen uit de mouwen steekt in plaats van het te negeren of door te schuiven naar iemand anders."
"Helaas lijkt het erop dat deze rol niet goed bij je past. Er zullen veel uitdagingen opduiken om projecten soepel te laten verlopen, en helaas heb je die niet kunnen overwinnen. Hoe zou je het vinden om over te stappen naar een andere afdeling?"
Kwaliteit van het werk
Overtreft de verwachtingen
"Ik ben blij te kunnen melden dat uw beoordelingen terugkwamen met een algemene score van 98% voor de kwaliteit van het werk. Dat is een uitzonderlijke prestatie en u krijgt vanaf deze loonperiode een loonsverhoging als dank voor uw inzet en bekwaamheid."
Voldoet aan de meeste verwachtingen
"Uw kwaliteitsscore was 79% en daar mag u trots op zijn. Het feit dat u in staat was kwaliteitswerk te leveren en al uw deadlines te halen, is een goed voorbeeld voor iedereen in uw team."
"In het recente dakdekker webdesign projectspeelde jouw bijdrage een belangrijke rol in het genereren van een upsell, wat de hoge kwaliteit van je werk weerspiegelt. Er waren echter wat uitdagingen bij het halen van de deadlines. In de toekomst zou ik graag willen dat je de kwaliteit van het werk in balans brengt met tijdige voltooiing."
Voldoet aan enkele verwachtingen
"Na het tellen van jullie scores was het eindcijfer 60%. Deze score is iets boven het gemiddelde, maar u heeft het potentieel om het beter te doen. Zou u geïnteresseerd zijn in het volgen van een training om uw vaardigheden bij te spijkeren?"
"Helaas kwamen uw scores terug op slechts 45% voor kwaliteit. Dit resultaat is niet ver onder het gemiddelde, maar we zouden uw scores graag wat hoger krijgen. Heeft u ideeën over hoe we dat kunnen bereiken?
Voldoet niet aan de verwachtingen
"Het spijt me te moeten zeggen dat uw kwaliteitsscores slechts 21% waren. Zoals u weet ligt dit resultaat aanzienlijk onder onze streefcijfers voor deze fase, dus we moeten de komende periode een grote verbetering zien. Als er iets is wat ik kan doen om te helpen, of als u vragen heeft, aarzel dan niet om mij te bereiken."
Leiderschapskwaliteiten
Overtreft de verwachtingen
"Het laatste wat ik vandaag wilde aanstippen zijn je leiderschapsvaardigheden. Hoewel dit niet direct invloed heeft op jouw prestaties, komt het het hele team ten goede. Uw vermogen en bereidheid om nieuwkomers dit seizoen te begeleiden waren opmerkelijk en zijn niet onopgemerkt gebleven. Ben je geïnteresseerd in een carrière, zoals een management rol?"
"Ik weet dat je zei dat je tevreden was met je positie en niet geïnteresseerd was in een hogere functie, maar ik wil dat je weet dat we het waarderen dat je opstaat en het team leidt als er richting nodig is. Als je ooit van gedachten verandert, je hebt wat nodig is voor een leiderschapsrol.
Voldoet aan de meeste verwachtingen
"Wij denken dat het essentieel is om projectleiders te fietsen en iedereen een team te laten leiden. Je prestaties tijdens Project X waren vrij goed. Ik weet dat je niet graag in het middelpunt van de belangstelling staat, maar als je aan je spreken in het openbaar werkt, denk ik dat je leiderschapspotentieel hebt.
Voldoet aan enkele verwachtingen
"Je bent nieuw in deze positie dus ik begrijp dat er groeipijnen zullen zijn, maar ik heb gemerkt dat je bereidheid om je team te leiden niet helemaal overeenkomt met je interesse in de promotie die ons hier bracht. Wat kunnen we doen om die kloof te overbruggen?"
Voldoet niet aan de verwachtingen
"Ik zag in de 360 graden feedback beoordelingen dat uw leiderschapsscores vrij laag waren van verschillende van uw teamleden. Heeft u enig idee hoe dat komt? Zijn er de laatste tijd conflicten geweest?"
Productiviteit
Overtreft ruimschoots de verwachtingen
"Zoals je weet is ons streefgetal voor nieuwe werknemers 20 gesprekken per maand. Je gemiddelde over je eerste jaar was 25. We zijn allemaal erg onder de indruk van je productiviteit en willen je daardoor versneld promoveren. Gefeliciteerd!"
Overtreft de verwachtingen
"Ik denk dat de meest indrukwekkende score van dit functioneringsgesprek je productiviteit is. Je hebt afgelopen kwartaal elke deadline gehaald en meer taken afgerond dan wie dan ook in je team. Ga zo door!"
Voldoet aan alle verwachtingen
"Ik ben blij te kunnen zeggen dat jullie de voltooide taken deze afgelopen periode hebben genageld. Het organisatiedoel was 20 en dat is precies wat je gedaan hebt. Had je moeite om dat te bereiken?"
Voldoet aan de meeste verwachtingen
"Ik wilde het hebben over uw productiviteit. Hoewel uw kwaliteit van het werk en uw output voldoende waren, lag uw productiviteitsscore constant onder de 50%. Hoewel dit geen grote zorg is omdat uw resultaten voldoende waren, kunnen we een betere manier vinden om u tijdens uw dienst actief te houden.
Voldoet niet aan
"Na het bekijken van uw 360-graden prestatie feedback, waren er verschillende vermeldingen van achterstand op projecten. We moeten een manier vinden om uw productiviteit te verhogen zodat dat geen patroon wordt. Heb je later vandaag tijd om samen je processen te bekijken, zodat we manieren kunnen vinden om te stroomlijnen?"
➡️ Laat je inspireren door 30 voorbeelden van constructieve feedback voor specifieke vaardigheden en scenario's.
Deadlines halen
Overtreft de verwachtingen
"Zoals u weet, zijn onze klanten afhankelijk van het halen van de geplande deadlines, zodat zij hun taken op tijd kunnen afronden. U bent dit jaar tot nu toe bij elk project op tijd geweest, zozeer zelfs dat onze klanten specifiek naar u vragen voor de toekomst. Heb je een rol als projectmanager overwogen? Je zou daar een aanwinst kunnen zijn."
Voldoet aan de meeste verwachtingen
"Als ik kijk naar uw resultaten voor het halen van deadlines, lijkt het erop dat u slechts op één daarvan achterliep, maar op alle andere voorliep of op tijd was. Wat is er met die ene gebeurd? Over het algemeen zijn we zeer tevreden met deze resultaten."
"Het lijkt erop dat je op schema zat met de deadlines dit kwartaal. Je hebt er een paar gemist, maar binnen de aanvaardbare richtlijnen. Als je voorziet dat je in de toekomst een deadline gaat missen, geef me dan een seintje zodat ik de klant kan verwittigen."
Voldoet aan enkele verwachtingen
"Helaas heb je de afgelopen maand verschillende deadlines gemist. Ik weet dat het druk is geweest, maar dit heeft geleid tot een aantal ontevreden klanten. We moeten ervoor zorgen dat we op schema liggen, of hulp vragen als je achterloopt."
"In deze beoordelingsperiode hebt u prijzenswaardige vooruitgang geboekt bij de ontwikkeling van de Angular JS-applicatie voor het bekijken van docx-bestandenJe hebt een goed begrip van de technische vereisten en een goede kwaliteit van je werk laten zien. Ik heb echter uitdagingen geconstateerd bij het aanhouden van de tijdlijnen van het project. Het halen van deadlines is cruciaal voor het succes van het team en de tevredenheid van de klant. Laten we in de toekomst samenwerken om het tijdmanagement te verbeteren en taken te prioriteren om een tijdige levering te garanderen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit."
Voldoet niet aan de verwachtingen
"Het spijt me dat je het afgelopen kwartaal te veel deadlines hebt gemist. De kwaliteit van je werk is goed geweest, maar timemanagement is ook belangrijk. Laten we bespreken hoe we ervoor kunnen zorgen dat je het komende kwartaal op schema blijft."
Besluitvorming
Overtreft de verwachtingen
"Hoewel we nooit iemand zullen verwijten dat hij om verduidelijking van een taak vraagt, waren we vooral onder de indruk van uw vermogen om moeilijke beslissingen te nemen wanneer die verduidelijking niet onmiddellijk beschikbaar was. Wij vonden dat u in de meeste gevallen de juiste beslissingen nam en waarderen het dat u ons liet weten wat u deed en waarom u dat deed. Goed werk."
"Ik weet dat we je een beetje voor de wolven hebben gegooid bij Project X, maar je hebt het geweldig gedaan met je team en het nemen van beslissingen onder druk. Je komt zeker in aanmerking om toekomstige projecten in die richting te leiden."
Voldoet aan de meeste verwachtingen
"Uw 360 graden prestatie feedback voor besluitvorming kwam terug als een B-. U maakt meestal de juiste keuze als het erop aankomt, maar misschien vraagt u vaker om goedkeuring dan nodig is. Hoewel we u aanmoedigen om opheldering te vragen als dat nodig is, kunt u die beslissingen in de meeste gevallen zelf nemen.
Voldoet aan enkele verwachtingen
"Ik wilde het wel hebben over de categorie besluitvorming. Je bent een goede werker met een goed hoofd op je schouders, dus wees niet verlegen om beslissingen te nemen die onder jouw rol vallen. We kunnen altijd corrigerende maatregelen nemen, dus houd het proces niet op omdat je je zorgen maakt over de goedkeuring van een meerdere."
Voldoet niet aan de verwachtingen
We zijn het er allebei over eens dat je beslissing om af te wijken van de standaardprocedure tijdens Project X niet goed uitpakte. Ik begrijp waarom je dacht dat het tijd zou besparen, maar de gevolgen kostten meer tijd. Houd je alsjeblieft aan onze protocollen of overleg met een meerdere voordat je in de toekomst van het script afwijkt."
Verantwoording
Overtreft de verwachtingen
"Trots zijn op je werk is een belangrijk onderdeel van onze missie en je hebt echt laten zien dat je die belichaamt. Klanten waarderen het ook om duidelijke updates en antwoorden te krijgen in plaats van alleen te horen wat ze willen horen. Eerlijkheid is belangrijk voor succes, zelfs als het slecht nieuws is."
Voldoet aan de meeste verwachtingen
"Hoewel Project X niet zo soepel verliep als we hadden gewild, waarderen we het dat je ons op de hoogte hield van de status, zelfs toen je besefte dat je fouten had gemaakt. Dankzij je eerlijkheid konden we een alternatieve oplossing vinden voordat de klant het doorhad. Nogmaals, we bewonderen je integriteit."
"Ik wilde even ingaan op het verantwoordingsgedeelte van de 360 graden functioneringsgesprekken. Je collega's vonden dat je goed werk leverde door verantwoording af te leggen over je prestaties en fouten, wat belangrijk is om verder te komen. Ga zo door."
Voldoet aan enkele verwachtingen
"We hadden een bijzonder verdachte 360 graden prestatie feedback. Een van uw collega's beweerde dat u hen onder de bus gooide tijdens Project X om een fout van u te verdoezelen. Herinnert u zich dat incident? Kunt u mij uw kant van het verhaal vertellen?"
"Uw technische expertise in lokale SEO voor self-storage bedrijven is een waardevolle aanwinst voor het project geweest, met een diepgaande kennis van het onderwerp die sterk heeft bijgedragen aan onze strategie. Er zijn echter gevallen geweest waarin niet volledig werd voldaan aan de verwachtingen van belanghebbenden. Het is belangrijk dat u zich concentreert op het verbeteren van de verantwoordingsplicht, door ervoor te zorgen dat de communicatie met belanghebbenden consistent en transparant is, vooral wanneer u ingaat op hun zorgen of wanneer tijdlijnen en deliverables verschuiven.
Laten we in de toekomst werken aan een meer proactieve benadering van het beheren van relaties met belanghebbenden, waaronder regelmatige updates en het nemen van verantwoordelijkheid voor uitdagingen die zich voordoen."
Voldoet niet aan de verwachtingen
"We begrijpen dat Project X moeilijk was, maar anderen de schuld geven van je tekortkomingen druist in tegen onze bedrijfswaarden. We kunnen altijd een manier vinden om een moeilijke situatie op te lossen, maar niet als we niet weten wat er mis is. Ik verzeker u dat het resultaat beter zal zijn als u uw supervisor op de hoogte brengt van een probleem wanneer het zich voordoet, in plaats van het later aan het licht te laten komen. Wees alsjeblieft niet bang om te communiceren."
Hoe beïnvloedt feedback over prestaties het succes van werknemers?
Feedback over prestaties is van vitaal belang om ongewenste werkgewoonten te corrigeren en sterke werkgewoonten te versterken.
Zonder frequente feedback zullen sommige werknemers niet weten of ze aan de verwachtingen voldoen of ondermaats presteren.
Constructieve feedback kan gedrag effectief corrigeren als u het op een positieve en ondersteunende manier inkadert.
Tip #1: Feedback over prestaties is het meest effectief wanneer managers een positieve houding aannemen en naast kritiek ook goed gedrag versterken om het moreel te verbeteren.
Tip #2: Wees voorzichtig met het geven van negatieve feedback zonder een concrete oplossing of hulp te bieden om het probleem op te lossen: Een negatieve prestatie-evaluatie kan het moreel en de arbeidstevredenheid doen dalen, wat de toekomstige prestaties kan verminderen.
"Het ontvangen van negatieve feedback zal waarschijnlijk een gevoel van mislukking en frustratie teweegbrengen dat moeilijk te overwinnen is. [
[Maar] wanneer werknemers geloven dat zij kunnen veranderen en groeien, is het voor hen gemakkelijker dat te doen. Deze gedeelde reeks overtuigingen kan een grotere openheid voor feedback en een dieper gevoel van doel en betekenis voor de langetermijndoelstellingen van de organisatie bevorderen." Motro, Comer, LenaghanOnderzoek naar de effecten van negatieve feedback over prestaties: De rol van verdriet, feedback self-efficacy, en grit.
➡️ Leren hoe feedback te gebruiken voor evaluatieve en ontwikkelingsdoeleinden.
📈 3 Beste praktijken voor het definiëren van prestaties op uw werkplek
Prestaties zijn een maatstaf voor het vermogen van een werknemer om zijn werk te doen. Gangbare manieren om prestaties te meten zijn output, werkkwaliteit en algemene bedrijfswaarde.
De output is vaak een goede prestatiemaatstaf voor meer mechanische en routinematige taken.
Assemblagemedewerkers, bijvoorbeeld, voeren gewoonlijk de hele dag door herhaaldelijk dezelfde taak uit. Zij maken doorgaans weinig fouten, dus de belangrijkste prestatiemaatstaf is hoeveel artikelen zij per dag verwerken.
Voor meer gespecialiseerde taken die creatieve vaardigheden of talent vereisen, is de kwaliteit van het werk vaak belangrijker dan de output.
Een voorbeeld is een grafisch ontwerper die logo's maakt voor bedrijven. In deze gevallen is het doel niet om zoveel mogelijk logo's op een dag te maken, maar om logo's van hoge kwaliteit te ontwerpen voor een paar klanten. (Je zou ook als leerdoel kunnen definiëren hoe je een logo maker tool gebruikt om het creatieve proces te stroomlijnen en efficiënt eerste concepten te genereren).
Soms kan een baan de twee combineren of meer vloeiend zijn, met voortdurend veranderende taken en uitdagingen.
Voorbeelden hiervan zijn managers in de detailhandel. Hun prestaties worden niet gemeten in output of eindproductkwaliteit (per se), maar in hun vermogen om de winkel soepel draaiende te houden bij verschillende uitdagingen.
5 tips voor het schrijven van een effectief functioneringsgesprek
Een degelijke procedure voor uw functioneringsgesprekken is essentieel, evenals kennis van de persoonlijkheid van de betrokkene en hoe u hem of haar effectief kritiek kunt geven.
Hier zijn enkele andere overwegingen om in gedachten te houden.
Neem voorbeelden op
Een belangrijke tekortkoming van het traditionele jaarlijkse beoordelingssysteem is dat men zich concrete voorbeelden van de voorgaande twaalf maanden probeert te herinneren.
De moderne methode van regelmatige herzieningen zorgt ervoor dat u duidelijke en recente voorbeelden als referentie kunt gebruiken.
Tip: Het gebruik van feiten, gegevens en voorbeelden ter ondersteuning van de feedback zorgt voor objectievere resultaten met minder vooroordelen of onvolledige standpunten.
Wees eerlijk.
Feedback is alleen nuttig als die eerlijk en nauwkeurig is.
Het verzinnen van problemen om een vakje met "te verbeteren gebieden" af te vinken zal het onderwerp alleen maar frustreren zonder waarde toe te voegen.
Ook het verzwijgen van kritiek vermindert de kans op verbetering.
Vermijd een oordeel
Vooral wanneer u elementen bespreekt die buiten de controle van het onderwerp vallen, moet u vermijden schuldigen aan te wijzen of te oordelen.
Feedback over prestaties heeft tot doel de prestaties te verbeteren en oplossingen te vinden voor obstakels. Richt u daarom eerder op het vinden van manieren om het onderwerp te ondersteunen dan op het aanwijzen van problemen.
Blijf positief.
Soms is er geen ontkomen aan negatieve feedback over prestaties.
Als een werknemer ondermaats presteert, moeten ze dat weten.
Maar het hameren op werknemers met herhaalde kritiek zonder hen minstens evenveel aanmoediging en steun te geven, kan contraproductief werken.
"Het ontvangen van negatieve feedback kan moeilijk zijn omdat het iemands gevoel van eigenwaarde kan aantasten, negatieve emoties kan opwekken en toekomstige prestaties kan schaden." Motro, Comer, Lenaghan, Onderzoek naar de effecten van negatieve feedback over prestaties.
Kies uw woorden zorgvuldig en vermijd woorden die opruiend of beledigend kunnen overkomen.
Einde hoopvol
Naast het evenwicht tussen positieve en negatieve feedback is het verstandig om met een optimistische noot te eindigen.
Ondanks al het andere dat in het gesprek wordt gezegd, wegen mensen het einde van een ervaring veel zwaarder dan de rest.
Als u daarom met een hoge noot kunt eindigen, met bruikbaar advies en complimenten over sterke prestaties, zullen het moreel en de algemene indruk van de vergadering een aanzienlijke impuls krijgen.
➡️ Bekijk 20 aanvullende beste praktijken voor het geven van feedback over de prestaties van werknemers.
🙅♀️ 3 Fouten in feedback om te vermijden
We willen allemaal het mijnenveld van fouten vermijden die blijvende gevolgen hebben voor werknemers en de bedrijfscultuur. Dus, hier zijn drie elementen om te vermijden bij het geven van feedback over prestaties.
Bekrompenheid
Functioneringsgesprekken zijn geen eenrichtingsverkeer waarbij de conclusie al vaststaat voordat het gesprek begint.
U kunt concrete voorbeelden en objectieve gegevens verzamelen. Maar je moet wel openstaan voor wat het onderwerp zegt.
Deze houding bevordert niet alleen een eerlijke en open discussie, maar u kunt ook veel leren over het perspectief van de werknemer, inclusief obstakels die u kunt helpen overwinnen.
Als een manager bijvoorbeeld een functioneringsgesprek binnenloopt, met voorbeelden van slechte prestaties komt, en dan afrondt zonder de betrokkene de kans te geven zich te verdedigen, hangt er een donkere wolk boven ieders hoofd.
Vermijd uitspraken als:
"Je was te laat met drie van de vier projecten van vorige maand, en dat is onaanvaardbaar."
Probeer in plaats daarvan een productievere aanpak zoals:
"Ik zag dat je een paar deadlines miste bij recente projecten. Kun je me vertellen wat er gebeurd is? Hoe kunnen we voorkomen dat dit een patroon wordt?"
De laatste stelt een vraag die waardevolle informatie kan opleveren over procedurele uitdagingen of die specifieke rol. Er wordt ook gestreefd naar een oplossing in plaats van alleen maar een probleem vast te stellen zonder een manier om het op te lossen.
Beperkt perspectief
Een grote tekortkoming van traditionele jaarlijkse beoordelingen is dat de feedback vaak afkomstig is van één enkele bron.
Een manager kan echter onmogelijk een volledig en grondig inzicht hebben in het dagelijks functioneren van elke werknemer onder hem of haar. De perspectieven van collega's en anderen die nauw met het onderwerp samenwerken inwinnen vermindert de vooringenomenheid en de kans dat successen over het hoofd worden gezien of mislukkingen worden overschat.
Sommige werknemers presteren bijvoorbeeld goed door hun hoofd erbij te houden en zich op hun werk te concentreren. Een geconcentreerde werknemer die meer tijd in zijn hokje doorbrengt, kan onder de radar blijven in tegenstelling tot een meer extroverte werknemer die graag opschept over zijn succes.
Daardoor krijgt de eerste werknemer misschien geen erkenning voor zijn harde werk. Ondertussen lijkt de laatste meer benaderbaar en gemakkelijker te prijzen.
Het meten van feitelijke prestaties met gegevens en KPI's kan deze onbedoelde feedbackvertekening helpen verminderen door zich te richten op meetbare werkkwaliteit en statistieken.
360 graden feedback vermindert ook het risico van een beperkt perspectief door te putten uit meerdere bronnen die samen meer opmerken dan een individu alleen zou kunnen.
Tip: Een aanpak met meerdere beoordelaars vergroot de kans dat degenen die het werk van anderen vergemakkelijken, lof krijgen voor hun bijdrage.
➡️ Leren hoe u 360 functioneringsgesprekken voert in 9 eenvoudige stappen.
Overtollige negativiteit
Het is zelden nodig of doeltreffend dat de feedback overwegend negatief is.
Het is onvermijdelijk dat er werknemers zijn die niet aan de verwachtingen kunnen voldoen. Als gevolg daarvan zult u ze een andere functie moeten geven of ze moeten ontslaan. Maar als u werknemers met potentieel in dienst wilt houden, moet u bij het geven van feedback overmatige negativiteit vermijden.
Stel bijvoorbeeld dat een overigens fatsoenlijke werknemer een groot project op zich heeft genomen, maar daarbij de bal heeft laten vallen. In dat geval wilt u niet dat uw komende functioneringsgesprek zo klinkt:
"Zoals u weet hadden we grote problemen met Project X. De klant was ontevreden over de vertragingen en de algemene kwaliteit van het werk was ondermaats."
Zelfs als die dingen waar zijn, is dat te veel negatieve feedback om over het onderwerp te dumpen.
De kans is groot dat die werknemer heel goed weet dat het project niet goed ging.
🚨 Negatieve feedback toevoegen zal hun moreel alleen maar verder schaden en hen terughoudend maken om in de toekomst grote projecten aan te nemen.
Dus in plaats daarvan, probeer de kwestie op deze manier te benaderen:
"Zoals je weet, verliep Project X niet erg soepel, maar je vorige werk was vrij goed. Ik wil jouw kant horen over wat er deze keer mis ging, zodat je beter voorbereid bent op toekomstige kansen. Je zou Bob kunnen volgen bij zijn volgende project om meer praktische training te krijgen.
Hoewel je nog steeds duidelijk maakt dat ze niet aan de verwachtingen voldeden, is de toon van de feedback dag en nacht.
In plaats van een stortvloed van negativiteit over een werknemer uit te storten en hem in de kou te laten staan, kunt u proberen meer te weten te komen over wat er fout ging en een actieplan opstellen om herhaling te voorkomen.
Was de betrokkene niet in staat het project uit te voeren wegens slechte prestaties, gebrek aan opleiding of krachten buiten zijn macht?
Hadden ze het project überhaupt toegewezen moeten krijgen?
Het vinden van een antwoord op deze vragen is belangrijker dan het bekritiseren van wat al gedaan is.
➡️ Creëer een high-performance cultuur met Zavvy
Een van de beste manieren om prestaties te meten en feedback te geven is met software voor functioneringsgesprekken. En als je die combineert met een 360-benadering, heb je de jackpot gewonnen.
In plaats van te vertrouwen op een enkele manager om elke werknemer in een team te observeren en met hen individueel te spreken om nauwkeurige en onbevooroordeelde prestatiebeoordelingen af te leveren, kunt u dit proces automatiseren en crowdsourcen vanuit het hele bedrijf om meerdere gezichtspunten te bieden over de prestaties van elke werknemer.
Uw managers en beheerders kunnen bepalen wie voor wie beoordelingen uitvoert en of de gegevens anoniem zijn of de namen van de beoordelaars weergeven.
Meerdere collega's beoordelen elk onderwerp om vooroordelen te beperken en meer perspectieven op de prestaties te bieden. Aangezien alle werknemers meerdere beoordelingen voor hun collega's uitvoeren, is het systeem eerlijker en niet simpelweg een top-down prestatiebeoordeling.
Onze tool verzamelt de resultaten automatisch en levert tijdig rapporten en gegevens om de prestaties en vooruitgang te volgen en te delen met de betrokkenen tijdens werknemersbeoordelingen.
Kom meer te weten over onze geautomatiseerde 360-graden software voor prestatiebeoordeling en plan vandaag nog een demo in!