Ontdek 11 belangrijke feedbackmethoden en -technieken en leer hoe je effectieve feedback geeft.
De weg naar onderpresteren van werknemers is geplaveid met goede bedoelingen. U wilt niet de oorzaak zijn van de ontgoocheling van uw werknemer door feedback te geven. Dus onderdrukt u uw zorgen en laat u hen fouten herhalen.
Door uw neus van het probleem af te wenden, weet uw personeel niet hoe goed of slecht ze het doen. Dit schept ruimte voor een laag moreel. Werknemers zullen zich ongemotiveerd voelen om doelen te bereiken, wat uiteindelijk resulteert in wat u probeerde te vermijden.
De belangrijkste conclusie van dit scenario is dat feedback een must is voor elke organisatie die aan de top wil blijven. Maar belangrijker is dat je die feedback op de juiste manier geeft.
Stel dat u besluit om toch feedback te geven en u wordt te persoonlijk of te hard. Zo'n aanpak kan desastreuze gevolgen hebben voor u, de medewerker en de organisatie.
In dit artikel worden verschillende feedbacktypes en technieken om dergelijke rampen af te wenden uitvoerig toegelicht.
Waarom de juiste feedback belangrijk is
Slechts 2% van de werknemers raakt betrokken na feedback.
Maar effectieve feedback is meer dan alleen een afgesproken beoordelingssessie tussen managers en hun directe medewerkers.
In plaats daarvan is het een continu proces dat wordt gekenmerkt door het uitwisselen van constructieve feedback, het plannen van follow-ups en het stellen van SMART-doelen.
Al deze factoren zorgen ervoor dat slechte gewoonten niet meer koppen krijgen en morgen grotere problemen worden.
Niet alle werknemers zijn hetzelfde, dus een one-size-fits-all techniek is niet ideaal. De juiste feedbackmethoden houden rekening met dit dynamische karakter van werknemers en helpen u weloverwogen beslissingen te nemen bij het oplossen van problemen.
Sommige werknemers zijn extravert en deinzen er niet voor terug om met u in gesprek te gaan om constructieve feedback te krijgen.
Anderen zijn misschien te verlegen om u in de ogen te kijken en geven er de voorkeur aan dat dit anoniem gebeurt via 360 feedback.
Typen feedback van werknemers
Door aanbieder
Zelf-feedback betekent feedback geven aan jezelf.
Zelf-feedbackvragen stimuleren werknemers om inzicht te krijgen in hun prestaties door sterke en zwakke punten en prestaties te identificeren. Dit helpt u de volgende stappen te bepalen om beter te worden, terwijl u steun krijgt van uw collega's.
Peer feedback (of 360 peer review) verwijst naar het uitwisselen van feedback door werknemers.
Collegiale toetsing kan anoniem gebeuren. Collega's delen hun inzichten meestal aan de hand van enquêteformulieren die zijn gemaakt door managers of people ops.
Collegiale feedback kan gericht zijn op rolspecifieke vaardigheden en competenties of op meer algemene gebieden zoals samenwerking, bijdrage aan het team, enz.
Werknemers ontwikkelen een gevoel van solidariteit wanneer iedereen vergelijkbare taken meemaakt en dagelijks dezelfde werkplek deelt. Door deze nauwe werkrelatie kennen ze elkaar beter, soms zelfs beter dan de managers.
Bovendien plaatst het hen in de beste positie om elkaar inzichtelijke feedback te geven.
Feedback van managers, ook bekend als opwaartse feedback, gaat van de bodem van de hiërarchie naar de top.
Hier geven werknemers feedback aan hun managers in plaats van andersom.
Dit type feedback helpt managers:
- blinde vlekken blootleggen;
- aanpakken van tekortkomingen in managementvaardigheden die de oorzaak kunnen zijn van of bijdragen tot onderpresteren of afhaken van werknemers.
Neerwaartse feedback is een stroom van feedback van boven naar beneden in de hiërarchie.
Dit kan inhouden dat managers één-op-één functioneringsgesprekken voeren met hun directe chefs of dat managers neerwaartse feedbackenquêtes invullen.
Nadat de feedback is verzameld, informeert de manager de werknemer over hoe goed hij presteert, op welke gebieden hij het niet goed doet en wat hij kan doen om zich te verbeteren.
Per formaat
Informele feedback verwijst naar feedback die u op een ongedwongen manier geeft in plaats van op een professionele manier. U hoeft er geen datum voor te plannen, want het kan willekeurig gebeuren.
Collega's kunnen bijvoorbeeld informele feedback uitwisselen tijdens een kopje koffie in de kantine.
Formele feedback moet worden gepland en is continu. Formele beoordelingen zijn ook verplicht, wat betekent dat alle werknemers eraan moeten deelnemen. Voorbeelden hiervan zijn jaarlijkse functioneringsgesprekken of feedback van managers en collega's.
Formatieve feedback werkt als een piloottest. Ze vindt plaats vóór of tijdens het inwerken of de opleiding van werknemers. Het doel ervan is managers te helpen antwoorden te krijgen van werknemers over wat de opleiding mist en hoe zij deze kunnen aanpassen aan hun behoeften.
Formatieve feedback beantwoordt bijvoorbeeld vragen als: "Worden de opleidingsonderwerpen naar uw inzicht onderwezen?", "Zijn er aanwijzingen dat de opleidingsdoelstellingen zullen worden gehaald?".
Summatieve feedback vindt plaats na afloop van een opleidingsprogramma. Het is de reactie van werknemers die managers gebruiken om de doeltreffendheid van de opleiding te meten.
Managers zullen bijvoorbeeld werknemers testen op basis van de opleidingsonderwerpen om na te gaan of hun vaardigheden en bekwaamheden aanzienlijk zijn verbeterd. De resultaten beïnvloeden dan de beslissingen van de manager over de beste koers voor de toekomst.
Door kwaliteit
Constructieve feedback combineert feiten en observaties in plaats van geruchten of veronderstellingen. Het doel is de ontvanger te helpen begrijpen wat hij goed of fout doet en wat het effect is op de organisatie. Het laat hem ook weten dat hij de kans heeft zijn fouten te corrigeren door hem te helpen doelen te stellen.
Ondertussen blijft de feedbackgever objectief en zet hij persoonlijke gevoelens ten opzichte van de ontvanger opzij, wat zijn doeltreffendheid verhoogt.
Bijvoorbeeld: "Sarah, ik bewonder hoe vocaal je bent tijdens vergaderingen. Ik denk dat je je collega's beter niet kunt onderbreken tot ze klaar zijn met praten. Je kunt proberen de voorzitter de volgende keer een seintje te geven om onderbrekingen te voorkomen. Hoe klinkt dat?"
Nog meer voorbeelden nodig? We hebben 30 extra voorbeelden van constructieve feedback verzameld voor specifieke vaardigheden en gedragsscenario's. Bovendien hebben we ook enkele praktische tips voor managers opgenomen.
Destructieve feedback is alle feedback die de persoonlijkheid van werknemers rechtstreeks aanvalt of op hun gebreken aast. Het vertelt de ontvanger niet wat het probleem is, hoe en waarom het een probleem is, en wat hij kan doen om het op te lossen.
Bijvoorbeeld: "Sarah, je praat te veel."
Appreciation feedback is een feedbacktype dat gericht is op de waardering van werknemers. Het doel is hen te erkennen voor hun harde werk en bijdragen aan de werkplek.
Bijvoorbeeld: "Bedankt dat je me controleert en me helpt op de hoogte te blijven van projecten. Je bent een geweldige teamcoördinator."
👩🏫 5 Technieken voor het geven van feedback
De feedback sandwich
Feedback sandwiches zijn belegd met:
- een compliment aan de top;
- een negatieve verklaring in het midden;
- nog een positieve verklaring onderaan.
Zo ziet het eruit:
Het bovenste broodje: Thomas, ik vond je presentatie over het effectiever inwerken van nieuwe medewerkers geweldig.
Het vlees: Maar ik vond dat het boeiender moest. Probeer het in te korten en levendiger te handelen.
Het basis broodje: Maar over het algemeen, geweldig werk! Ga zo door!
Deze beoordelings-vermijdingstechniek gaat terug tot de oude Griekse filosofen Democritus en Aristippus. Zij ontwikkelden een theorie over hoe het de menselijke natuur is om op alle punten van ons bestaan plezier te maximaliseren en pijn te vermijden.
Tegenwoordig gebruiken veel werkgevers de techniek om de klap van hun kritiek op werknemers te verzachten.
Maar de feedback sandwich is niet de lekkerste om te slikken.
Hoewel het voor managers een houvast is, gaat de centrale boodschap van de feedback onderweg verloren. Uw werknemers kunnen gaan denken: "Heb ik het goed gedaan, of heb ik het niet goed gedaan? Ik ben in de war."
De volgende keer dat u probeert feedback te geven, verwachten ze misschien slecht nieuws na de positieve, waardoor het vertrouwen afneemt.
Om dit aan te pakken:
- Begin met het positieve;
- constructieve input geven;
- Sluit de feedback af met bruikbare oplossingen die de werknemers kunnen gebruiken om de situatie te verbeteren, in plaats van uw hoofdpunt te vermengen met meer complimenten.
Dialogen over verbetering
Verbeterdialogen zijn leuke feedbackmethoden om werknemers aan het praten te krijgen zonder hen onder druk te zetten met vragen om feedback te geven. Het spel is eenvoudig. U en een medewerker zitten samen om te trekken uit een stapel kaarten of te kiezen uit een lijst met half afgemaakte dialogen erop geschreven.
Elke verklaring staat voor een ander onderwerp.
Bijvoorbeeld: "Ik presteer beter wanneer..." (prestatiefactoren), "Ik wil meer leren over..." (opleidingsbehoeften).
Als werknemers een uitspraak kiezen, moeten ze die afmaken met wat in hen opkomt.
Bijvoorbeeld: "Ik presteer beter in een samenwerkingsomgeving."
Dan is het aan jou om te reageren met je eigen verklaring.
Deze bijdrage houdt de bal aan het rollen en helpt u het gesprek op te bouwen met uw inbreng. Zo kun je voldoende inzichten over het onderwerp verzamelen.
Zodra je dat bereikt hebt, gaat het spel verder met je werknemer die een andere kaart kiest of een andere uitspraak doet.
Het DESC-script
Ondoeltreffende feedback is vaag en ongericht, twee belangrijke problemen die het DESC-script probeert op te lossen.
Het DESC acroniem staat voor Describe, Express, Specify, and Consequences. Het doel ervan is de ontvanger van de feedback een perfect beeld te geven van het probleem en hem te helpen het gewenste resultaat te begrijpen.
Het beschrijvende deel van de feedback is gericht op gedrag dat de gever persoonlijk heeft waargenomen, niet op collectieve waarnemingen van zijn collega's.
Het ontvangen van individuele inzichten elimineert elke kans dat de ontvanger zich belaagd voelt door zijn collega's.
In de uitdrukkingsfase van de DESC-techniek vertel je de ontvanger hoe de situatie je heeft laten voelen of negatief heeft beïnvloed. Vervolgens geef je aan wat je wilt dat de ontvanger doet om verder te gaan en vertel je wat het resultaat is van wat je voorstelt (zowel positief als negatief).
Bijvoorbeeld: "Ethan, ik bleef gisteren op kantoor om ons project af te maken. Daardoor kwam ik laat thuis. Ik voelde me gestrest door de verantwoordelijkheid van het afhandelen van onze beide taken. Ik heb liever dat we in de toekomst nauw samenwerken. Zo kunnen we projecten eerder afronden en een voorsprong nemen op de volgende".
Wat en waarom
De "Wat en waarom" techniek is eenvoudig.
Wanneer u positieve feedback of opbouwende kritiek wilt geven, richt u zich dan op wat een werknemer heeft gedaan (het wat) en vertel vervolgens waarom het effectief of ineffectief was (het waarom).
Met deze techniek worden de twijfels en angsten van elke werknemer weggenomen, omdat ze weten dat het niet om hun persoonlijkheid gaat. In plaats daarvan gaat het om iets wat ze deden, en ze zouden de gevolgen van die actie zien.
In de toekomst zou het voor hen gemakkelijker moeten zijn om meer van die positieve houdingen aan te nemen of om fouten niet te herhalen.
Bijvoorbeeld: "Nadia, ik heb het gevoel dat jouw attente houding naar onze klant hen op hun gemak stelde. Ik kon zien dat ze zich gewaardeerd voelden en graag zaken wilden bespreken."
Feedforward
Feedforward is meer gericht op de toekomst dan feedback, waarbij de focus ligt op gedrag in het verleden of het huidige gedrag.
Het doel van deze techniek is de aandacht af te leiden van de acties die we niet kunnen veranderen.
Reeds gemaakte fouten en handelingen staan vast. Omdat je niet terug kunt gaan in de tijd om ze te veranderen, is de beste oplossing om de mogelijkheden van de toekomst uit te breiden. Feedforward heeft tot doel te voorkomen dat een nieuwe fout wordt gemaakt.
Feedforward zegt niet: "Mike, je komt al drie dagen te laat op je werk." In plaats daarvan zegt het, "Voor de komende weken, Mike, stel ik voor dat je carpoolt met Thomas. Hij slaagt er altijd in om vroeg op kantoor te zijn."
💡 4 Tips voor het geven van effectievere feedback
1. Wees specifiek
Het is gemakkelijk om de schuldvraag te beantwoorden en de fouten van uw werknemers van de afgelopen weken op een rijtje te zetten.
Maar feedback wordt afgezaagd en ondoeltreffend als er omheen wordt gedraaid.
Richt u in plaats daarvan op dat ene gedrag dat uw werknemers onlangs hebben vertoond en leg dan uit waarom dat gedrag een probleem is.
Neem niet aan dat ze alle achtergronden kennen. Misschien weten ze niet eens dat het een groot probleem is totdat je erop wijst.
Zeg bijvoorbeeld niet: "Anna, je onderbreekt me altijd als ik praat."
Het werpt de werknemer in een defensieve houding en vraagt zich af wanneer dat is gebeurd.
Dan moeten ze je ongelijk bewijzen.
Hier is een betere manier om het probleem te benaderen.
"Anna, vanmorgen tijdens de teamvergadering onderbrak je mijn toespraak ...."
Deze aanpak specificeert het tijdstip waarop de situatie zich voordeed en waar ze zich voordeed. Zo is het voor werknemers gemakkelijker om zich fouten te herinneren en te corrigeren.
2. Luister
34% van de werknemers zegt dat hun managers niet luisteren als ze hun mening geven.
Vaak raken managers verstrikt in het vertellen aan hun personeel wat ze goed of fout doen. Maar het is ook essentieel om even stil te staan en te luisteren. U kunt zelf bijdragen aan het probleem.
Luisteren naar het perspectief van uw werknemers kan fouten aan het licht brengen waarvan u zich niet eens bewust bent dat u ze maakt.
Het zal u ook helpen realistische oplossingen te creëren voor problemen op de werkplek.
3. Actiegericht advies geven
Sluit feedback altijd af met suggesties voor oplossingen, zodat werknemers weten wat de volgende stap is.
Ze kunnen niet altijd je gedachten lezen.
Dus je kunt zeggen, "Ik wil dat je je U.I. ontwerpen verbetert," en ze zullen niet weten wat je bedoelt.
Verplaats uzelf in hun schoenen en geef dan advies over hoe u de situatie zou aanpakken.
Het belangrijkste is dat deze oplossingen haalbaar zijn en op hen zijn afgestemd.
Het zou jammer zijn hen aan te raden zich in te schrijven voor dure opleidingen die hun budget en agenda niet aankunnen.
4. Consequent zijn
Bouw een feedbackcultuur waarin iedereen feedback verwacht en er vooraf op is voorbereid. Stimuleer de groeimindset in uw organisatie door feedbacktrainingen aan te bieden. Zo leert iedereen op de juiste manier feedback te geven en te ontvangen, van de top van de organisatiestructuur tot onderaan.
Maar beperk u in het algemeen niet tot één feedbackkanaal. Gebruik in plaats daarvan meerdere feedbackmethoden en -technieken om ervoor te zorgen dat elke werknemer zich op zijn gemak voelt.
Tip: Gebruik 360 feedback software en zet strikte anonimiteitinstellingen aan voor de verlegen mensen. Gebruik bovendien één-op-één interacties om de resultaten te bespreken.
➡️ Creëer een feedbackcultuur om prestaties en groei te stimuleren
Hoe vreselijk de gedachte aan feedback geven ook lijkt, het is de meest effectieve manier om vertrouwen op te bouwen tussen u en uw werknemers.
Werknemers zullen meer vertrouwen in u krijgen door een veilige ruimte te creëren waarin zij hun inbreng kunnen delen en die inbreng kunnen gebruiken om dingen in de organisatie te veranderen. Als gevolg daarvan zullen ze betrokken en toegewijd zijn aan hun rol en het behalen van resultaten.
Maar voor een bloeiende feedbackcultuur is meer nodig dan stroomschema's of geplande vergaderingen. Alle hens aan dek, en de betrokken processen moeten beantwoorden aan ieders behoeften, want niet alle soorten feedback zijn gelijk.
Met onze feedbackoplossing kunt u een feedbackcultuur creëren die aansluit bij het DNA van uw organisatie.
Deel voortdurend en vaak feedback met werknemers, niet alleen tijdens 1:1's en functioneringsgesprekken.
Neem contact op met onze experts voor een demo.