Van verwarring naar duidelijkheid: Beheers de vaardigheid van het managen van verwachtingen op het werk
Ben je ooit halverwege een werkgesprek geweest en dacht je: "Wow, we zitten helemaal niet op dezelfde golflengte"?
Deadlines gemist. Teams in beroering. Projecten die eindeloos draaien. De kern van deze chaos? Verwachtingen - verkeerd gemanaged en verkeerd begrepen.
Welkom in de wereld van het managen van verwachtingen op het werk.
Als je dit na verloop van tijd verkeerd doet, veroorzaakt dit onrust, miscommunicatie en slechte prestaties. Het kan leiden tot klachten, frustratie en ruzies, zowel op professioneel als persoonlijk vlak. In een bedrijf betekent dit gefrustreerde werknemers, verminderde prestaties en een hoger verloop.
Je wilt dus duidelijke verwachtingen stellen aan iedereen om gezonde relaties op te bouwen op het werk, de teamcohesie te vergroten en teamleden te helpen hun professionele doelen te bereiken.
Onthul de geheimen om van het managen van verwachtingen je superkracht te maken met onze 11 stappen voor afstemming en prestaties.
Wat betekent verwachtingen managen?
Verwachtingen managen verwijst naar het proces van het bepalen, communiceren en handhaven van realistische overtuigingen over wat kan worden bereikt in een specifiek tijdsbestek binnen bepaalde voorwaarden of beperkingen.
Het managen van verwachtingen op het werk is een essentieel onderdeel van het creëren van een gezonde werkomgeving. In wezen betekent dit dat je duidelijke, realistische doelen en grenzen moet stellen, zodat iedereen op één lijn zit.
Als je de verwachtingen op het werk niet beheert, worden mensen ongerust, raken de draden verstrengeld en zijn teams niet zeker van hun verantwoordelijkheden. Dingen kunnen snel chaotisch worden.
De uitdrukking wordt soms gebruikt als eufemisme om iemands enthousiasme te temperen. Als je leiders ongelooflijke resultaten verwachten van een project waarvan jij denkt dat het niet veel impact zal hebben, dan wil je misschien onrealistische verwachtingen wegnemen door hun hooggespannen verwachtingen af te koelen tot iets dat meer haalbaar is.
Meestal wordt het echter gebruikt om overeenkomsten te bespreken - wie heeft toegezegd wat te doen en hoe.
Ter verduidelijking: we kunnen het hebben over verwachtingen op korte of lange termijn.
Verwachtingsmanagement op korte termijn
Op de korte termijn zullen de verwachtingen op de werkvloer gericht zijn op onmiddellijke rollen, verantwoordelijkheden en resultaten. Dit is waar onboarding een belangrijke rol speelt. Nieuwe medewerkers moeten begrijpen wat er van hen wordt verwacht in hun huidige functie, wat hun dagelijkse taken zullen inhouden en hoe hun prestaties zullen worden gemeten.
Verwachtingsmanagement op korte termijn omvat vaak:
- Rol duidelijkheid: Duidelijke omschrijving van de functieomschrijving, taken en onmiddellijke doelen voor de werknemer.
- Prestatiecijfers: Vaststellen van KPI's(Key Performance Indicators) en andere maatstaven die zullen worden gebruikt om de prestaties van de werknemer te evalueren.
- Feedback-lussen: Regelmatige prestatiebeoordelingen of één-op-één gesprekken om constructieve feedback te geven.
- Ontwikkeling van vaardigheden en competenties: Identificeren van onmiddellijke trainingsbehoeften en deze onmiddellijk aanpakken.
- Teamdynamiek: Ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers de teamstructuur begrijpen, aan wie ze rapporteren en hoe ze in de grotere organisatie passen.
Verwachtingsmanagement op lange termijn
Verwachtingsmanagement op langere termijn heeft betrekking op een bredere tijdshorizon. In een werkcontext kan verwachtingsmanagement op lange termijn het meest relevant zijn voor loopbaanbegeleiding. Het gaat erom de loopbaanaspiraties van een werknemer af te stemmen op de toekomstige behoeften en mogelijkheden van de organisatie.
Dit houdt in:
- Carrière in kaart brengen: Bespreken van mogelijke loopbaantrajecten binnen het bedrijf en de stappen die nodig zijn om daar te komen.
- Ontwikkeling van vaardigheden en competenties: Identificeren van langetermijnvaardigheden en -competenties die de werknemer moet ontwikkelen voor loopbaanontwikkeling.
- Promotiecriteria: Duidelijk definiëren wat de werknemer nodig heeft om hoger op de carrièreladder te komen.
- Toekomstige rollen: Inzicht verschaffen in mogelijke toekomstige functies en de ervaring en vaardigheden die daarvoor nodig zijn.
- Voortdurend leren: Het aanmoedigen van een cultuur van continu leren en verbeteren om de werknemer te helpen relevant te blijven in zijn vakgebied.
Verwachtingen managen op het werk: 11 stappen voor afstemming en prestaties
De verbeelding van mensen kan op hol slaan zonder de juiste vangrails. Zonder de juiste protocollen, afspraken en context te kennen om dingen op de werkvloer te doen, kunnen ze alleen de vage instructies van hun eigen psyche volgen.
Mensen weten alleen wat ze weten. Dit zijn de beste manieren om iedereen op één lijn te krijgen.
1) Vermijd de vloek van kennis
Deze eerste stap gaat over het aannemen van de juiste mindset, die zal aangeven hoe je met elk van de volgende stappen omgaat. De'vloek van de kennis' is een cognitieve vooringenomenheid die je vermogen om met anderen te communiceren negatief beïnvloedt. Het is wanneer je ervan uitgaat dat andere mensen dezelfde kennis hebben als jij.
Steven Pinker, een psycholoog en taalspecialist, schrijft hierover in 'The Sense of Style', een gids om te schrijven zodat mensen je goed begrijpen:
"Als we iets goed kennen, realiseren we ons niet hoe abstract we erover denken. En we vergeten dat andere mensen, die hun eigen leven hebben geleefd, niet onze eigen idiosyncratische geschiedenis hebben meegemaakt."
Kortom, herinner jezelf eraan dat niet iedereen jouw hersenen heeft. Leg de dingen duidelijk aan hen uit.
2) Nieuwsgierigheid stimuleren
Naast het duidelijk uitleggen van dingen, zal het stellen van de juiste verduidelijkende vragen je dichter bij het begrijpen van andermans perspectief brengen.
Amy Woodall, een trainer bij Sandler Business Training, stelt voor dat mensen een houding van nieuwsgierigheid aannemen. In plaats van aan te nemen dat anderen dezelfde kennis en hetzelfde perspectief hebben, moet je nieuwsgierig zijn naar hun kijk op zaken:
"We gaan er vaak ten onrechte van uit dat iedereen de wereld precies zo ziet als wij, wat volgens mij... niet het geval is."
Woodall legt uit dat de toewijding om moeilijke vragen te stellen en diep te graven in werk en persoonlijke relaties volledige duidelijkheid zal brengen:
"Gewoon oprechte nieuwsgierigheid en de houding van 'Hé, kijk. Misschien kijken zij wel anders naar de wereld dan ik'."
3) Rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken
Nu een meer praktische stap: bepaal duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid. Niet alleen wat ze doen, maar ook wat ze niet doen.
We raden aan om rolverwachtingen toe te voegen aan loopbaanframeworks, die de competenties en verantwoordelijkheden definiëren die ze nodig hebben tijdens hun loopbaan.
Hiermee weet de werknemer wat er op elk niveau van hem wordt verwacht en hoe deze verwachtingen zich in de loop van de tijd zullen ontwikkelen. Gebruik gedetailleerde functiebeschrijvingen om ervoor te zorgen dat alle werknemers hun specifieke taken en doelen begrijpen.
4) Voer regelmatig functieanalyses uit
Functierollen blijven niet altijd hetzelfde, vooral niet in snel veranderende organisaties.
Regelmatige functieanalyses stellen je dus in staat om de specifieke vaardigheden en capaciteiten te beoordelen die nodig zijn voor elke functie en dienovereenkomstig te handelen. Dit helpt je om prestatiecijfers te evalueren en ervoor te zorgen dat werknemers de middelen en ondersteuning hebben om aan de verwachtingen te voldoen.
Door een grondige functieanalyse uit te voeren, ben je beter in staat om realistische verwachtingen te stellen en relevante opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden te bieden.
5) Stel vanaf het begin duidelijke en realistische verwachtingen
Vroeg beginnen zet de toon voor hoe alles zal verlopen. En als je dat niet doet, kan het verwarrend en stressvol zijn om plannen later te wijzigen. Begin dus met het verduidelijken van de rolverwachtingen tijdens het wervingsproces (zelfs in je functiebeschrijvingen) en tijdens de inwerkperiode.
Je wilt ook regelmatig op de hoogte blijven en duidelijk je verwachtingen voor projecten, deadlines en de kwaliteit van het werk communiceren.
✍️ Wil je weten hoe je dit in meer detail doet? Bekijk dan onze gids over het stellen van verwachtingen aan werknemers.
6) Laat zien hoe verwachtingen je bedrijfscultuur weerspiegelen
De waarden en cultuur van je bedrijf spelen een belangrijke rol bij het vormen van de verwachtingen van je werknemers. Dus als je uitlegt hoe iemand iets moet doen, helpt het om dat te onderbouwen met een goede redenering.
"We hebben het altijd zo gedaan" gaat in de goede richting, maar is niet echt genoeg. Een document, beleid of casestudy is een verbetering. Of nog beter, een uitleg waarom het belangrijk is om dingen op een bepaalde manier te doen in deze organisatie.
Door de verwachtingen af te stemmen op de bedrijfscultuur begrijpen werknemers beter de waarden van je organisatie en het belang van hun werk. Dit voegt een extra betekenislaag toe aan de eisen, waardoor ze meer impact hebben en gemakkelijker worden omarmd.
7) Stel doelen in lijn met je eigen verwachtingen
Het probleem met verwachtingen is dat ze soms subtiel, subjectief en vaag kunnen zijn. Terwijl doelen kwantificeerbaar zijn, kunnen verwachtingen algemener zijn, en het kan moeilijk zijn om te zeggen of er al dan niet aan is voldaan.
Je moet er dus voor zorgen dat de doelen die je stelt voor je werknemers realistisch en haalbaar zijn, rekening houdend met hun vaardigheden en middelen. Gebruik de SMART-criteria (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden) om goed gedefinieerde doelstellingen te creëren.
Nog steeds niet zeker van het verschil? Bekijk onze gids over doelen vs verwachtingen.
8) Een reeks feedbackmechanismen gebruiken
Werknemers moeten weten hoe ze het doen en begrijpen hoe hun inspanningen zich verhouden tot wat u van hen verlangt.
Je kunt feedbackmechanismen gebruiken zoals de klassieke één-op-één vergadering, maar waarom zou je het niet wat afwisselen? Constructieve feedback, regelmatige check-ins en feedforward zorgen voor open communicatie. Ze helpen medewerkers te begrijpen wat hun leiders en teams van hen verwachten.
Als je tijdig begeleiding en ondersteuning biedt, kun je voortdurende verbetering stimuleren en verwachtingen afstemmen op meerdere teams binnen de organisatie.
💬 Bekijk onze 15+ sjablonen voor één-op-één gesprekken om je te helpen bij het structureren van je gesprekken en onze uitgebreide feedback toolkit.
9) Wees transparant over veranderingen in verwachtingen
Dingen veranderen onderweg - dat is onvermijdelijk.
Als er verschuivingen in prioriteiten optreden, moet je transparant zijn en dit aan alle betrokkenen communiceren. Als je dat niet doet, hoe moeten ze dan weten dat ze dingen anders moeten doen?
Werknemers op de hoogte houden helpt stress en verwarring te verminderen en zorgt voor soepelere, naadloze overgangen. Hoe je dit doet is aan jou, maar regelmatige functioneringsgesprekken zijn een mogelijkheid die je geschikt zou kunnen vinden.
10) Proactief uitdagingen van werknemers aanpakken en ondersteuning bieden
Als iemand moeite heeft om zich aan te passen aan de nieuwe verwachtingen van het team, moet je echt iets doen in plaats van toe te kijken hoe hij lijdt.
Als je de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd begrijpt en aanpakt, kun je de werkdruk en het gezond verstand van iedereen beter beheren. Soms is het niet altijd duidelijk wat het probleem is, of kan het wat tijd kosten om het op te lossen. In dat geval kan een coachinggesprek over de prestaties van een werknemer een uitstekende gelegenheid zijn om dieper op de problemen in te gaan, de juiste loopbaanvragen te stellen en oplossingen te vinden.
Als je proactief bent in het bieden van ondersteuning, middelen en aanmoediging wanneer dat nodig is, zal je team weten dat je waarde hecht aan hun welzijn en algehele succes.
11) Erken prestaties
Zoals elke goede manager-als-coach weet, is het erkennen van de prestaties van teamleden van vitaal belang om gemotiveerd te blijven.
Doe moeite om successen te vieren en erken het harde werk en de toewijding van je werknemers. Het zal de positieve impact laten zien van het voldoen aan en overtreffen van verwachtingen.
🕵️♀️ Waarom is het managen van verwachtingen belangrijk? 7 Belangrijkste redenen
Door specifieke en relevante verwachtingen te stellen, kun je misverstanden, teleurstellingen en frustraties bij je collega's en leidinggevenden voorkomen. Het managen van verwachtingen is een cruciaal aspect van effectief leiderschap, teamdynamiek en het verbeteren van de prestaties van werknemers.
Het dient als ruggengraat voor een groot aantal voordelen, waaronder:
- Verbetering van de samenwerking en efficiëntie van teams: Duidelijke verwachtingen bieden een routekaart voor teamleden, waardoor ze beter kunnen samenwerken.
- Verminderen van misverstanden en conflicten: Wanneer verwachtingen goed worden gemanaged, is er minder ruimte voor ambiguïteit. Deze duidelijkheid minimaliseert misverstanden en potentiële conflicten tussen teamleden.
- Het verhogen van de algemene werktevredenheid en het werknemersmoreel: Als je weet wat er wordt verwacht en hoe dat aansluit op individuele en teamdoelen, kan dat de werktevredenheid en het moreel aanzienlijk verbeteren. Het zorgt gewoon voor een prettigere, vlottere dagelijkse werkervaring.
- Betere prestaties: Duidelijk gedefinieerde verwachtingen bieden een kader voor werknemers om uit te blinken, wat betekent dat ze goed zijn uitgerust om hun beste werk te doen.
- De relatie tussen leiders en hun rapporten verstevigen: Transparante communicatie van verwachtingen bevordert vertrouwen en wederzijds respect tussen leiders en hun teamleden. Ze zijn misschien niet de beste vrienden, maar ze kunnen elkaar op zijn minst beter begrijpen.
- Verantwoordelijkheid creëren: Als verwachtingen duidelijk en gecommuniceerd zijn, is het makkelijker om mensen verantwoordelijk te houden voor hun prestaties. Dat betekent dat je zowel problemen moet benoemen als uitstekend werk moet belonen.
- De context bepalen voor het stellen van doelen en afstemming: Het managen van verwachtingen vormt de basis voor het effectiever stellen van doelen en helpt om individuele doelstellingen af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie.
Zoals je kunt zien, is het zeker de moeite waard om het goed te doen. Als je teams weten wat ze doen, lijken de dingen gewoon te werken zoals het hoort.
➡️ Verwachtingen managen, motiveren en groeien met Zavvy
Zoals we al hebben uitgelegd, is het managen van verwachtingen een essentieel onderdeel van effectief people management. En het is niet altijd gemakkelijk om verantwoordelijkheden bij te houden in een snel veranderende organisatie. Bij Zavvy zijn we er dan ook trots op dat we een reeks tools aanbieden om dit gestroomlijnder en aangenamer te maken.
Met de carrièrepadensoftware van Zavvy kunt u duidelijke en aanpasbare carrièrepaden creëren voor uw werknemers. Dit helpt u realistische verwachtingen te stellen over hun loopbaanontwikkeling, rollen en verantwoordelijkheden.
Met Zavvy kunt u ook hiaten in uw vaardigheden en trainingsbehoeften identificeren en de doelen van uw werknemers afstemmen op de doelstellingen van uw organisatie.
Wil je feedback geven over hoe iedereen het doet ten opzichte van de verwachtingen?
De functies van ons platform voor prestatie-evaluatie stroomlijnen het beoordelingsproces en maken het transparant en eerlijk. Het biedt 360° feedback, kalibratie om vooroordelen te elimineren en aanpasbare beoordelingssjablonen.
Hiermee worden de prestatieverwachtingen duidelijk gecommuniceerd en beoordeeld.
💬 Als je productieve gesprekken moet voeren over verwachtingen, biedt de software voor één-op-één vergaderingen van Zavvy een gestructureerd platform voor individuele vergaderingen tussen managers en hun rapporten.
Het biedt functies zoals impulsvragen, samenwerkingsagenda's en actiepunten, die helpen de agenda en verwachtingen voor de vergadering vast te stellen. Dit zorgt voor een veel betere communicatie en verantwoording tussen leiders en hun rapporten.
Nieuwsgierig naar hoe het werkt? Boek een demo voor meer informatie.
❓ Veelgestelde vragen
Hoe kunnen leiders verwachtingen effectief communiceren?
Om verwachtingen effectief te communiceren, moeten leiders duidelijk, beknopt en consistent zijn in hun berichtgeving. Het is essentieel om regelmatig feedback te geven over de prestaties van werknemers, de voortgang ten opzichte van doelen en gebieden die verbetering behoeven. Je team aanmoedigen om vragen te stellen en verduidelijking te vragen is ook van vitaal belang om open communicatie te bevorderen. Een nuttige oefening voor leiders zou kunnen zijn om werknemers te betrekken bij ontwikkelingsgesprekken en hen te betrekken bij het stellen van verwachtingen.
Wat is een voorbeeld van verwachtingsmanagement?
Een voorbeeld van verwachtingsmanagement is wanneer je als leider merkt dat een medewerker een zeer krappe deadline heeft gekregen voor een project. In deze situatie kun je de bezorgdheid over de deadline proactief aanpakken door de werkbelasting van de medewerker te bespreken, mogelijke uitdagingen te identificeren en alternatieve oplossingen te onderzoeken. Deze proactieve aanpak stelt beide partijen in staat om realistische verwachtingen te stellen en miscommunicatie te voorkomen, wat een positieve werkomgeving bevordert en succes stimuleert.