Verwachtingen stellen aan werknemers: Hoe 10 veelvoorkomende fouten te vermijden
Het stellen van verwachtingen aan werknemers is een evenwichtsoefening: Leg de lat te hoog en je ontmoedigt je team. Te laag? Dan push je ze niet genoeg.
Het stellen van duidelijke en motiverende verwachtingen aan werknemers gaat niet alleen over werknemers vertellen wat ze moeten doen. Het gaat erom vertrouwen te wekken, groei te stimuleren en het vuur in hen aan te wakkeren.
We duiken in de 10 meest gemaakte fouten bij het stellen van verwachtingen aan werknemers.
En we wijzen er niet alleen op.
We verdiepen ons in de essentiële technieken en inzichten die leiders in staat stellen om de verwachtingen van hun werknemers te verwoorden en dit te doen op een manier die hun teams inspireert en stimuleert om hun volledige potentieel te bereiken.
🙅♀️ Stel jij de juiste verwachtingen aan je werknemers? 10 fouten om te vermijden
We zullen eerst kijken naar de meest voorkomende problemen rond het stellen van verwachtingen als leider.
Verwachtingen van werknemers niet documenteren
Zonder duidelijke documentatie kunnen verwachtingen voor interpretatie vatbaar zijn. Dit kan leiden tot misverstanden tussen bedrijfsleiders en werknemers over wat vereist is, wat mogelijk resulteert in ondermaatse prestaties of frustratie.
Een gedocumenteerde set verwachtingen maakt duidelijk wat er van elke medewerker wordt verwacht. Dit vermindert verwarring en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit wat betreft hun rollen, verantwoordelijkheden en prestatienormen.
Zeer vage verwachtingen stellen aan werknemers
Vage verwachtingen bieden werknemers weinig houvast over wat er van hen wordt verwacht. Hierdoor ontstaat verwarring over hun rollen en verantwoordelijkheden, wat leidt tot ondermaatse prestaties.
Werknemers gedijen bij een duidelijke richting en een gevoel van doelgerichtheid. Vage verwachtingen kunnen leiden tot een gebrek aan motivatie en een gevoel van doelloosheid, omdat werknemers misschien niet begrijpen hoe hun inspanningen bijdragen aan de algemene doelen van de organisatie.
Onrealistische verwachtingen stellen
Als werknemers onbereikbare taken of doelen krijgen, kunnen ze gedemotiveerd raken en zich verslagen voelen. Dit kan leiden tot minder motivatie en algehele werktevredenheid.
Soms stellen je werknemers hun eigen doelen. Het voortdurend nastreven van onbereikbare doelen kan ook leiden tot burn-out, een toestand van chronische fysieke en emotionele uitputting. Dit heeft ernstige gevolgen voor het welzijn van het individu en de productiviteit van de organisatie.
Geen rekening houden met externe factoren
Op dezelfde manier moet je hun omgeving realistisch analyseren. Het negeren van externe factoren zoals marktomstandigheden of beperkte middelen kan leiden tot het stellen van onrealistische verwachtingen.
Van een verkoopteam verwachten dat het ambitieuze doelen haalt tijdens een economische neergang kan bijvoorbeeld onhaalbaar zijn vanwege verminderde consumentenbestedingen.
Als van werknemers wordt verwacht dat ze doelen halen die niet haalbaar zijn door externe beperkingen, kan dat leiden tot frustratie en demoralisatie. Ze kunnen zich oneerlijk bezwaard voelen en machteloos proberen aan die verwachtingen te voldoen.
Verwachtingen van werknemers niet koppelen aan grotere doelen
Werknemers moeten altijd begrijpen hoe individuele verwachtingen bijdragen aan de grotere doelen van de organisatie. Anders zullen ze zich onvermijdelijk niet verbonden voelen en geen zin hebben in hun werk.
Weten dat hun inspanningen bijdragen aan het algemene succes van het bedrijf kan een krachtige motivator zijn voor werknemers. Zonder dit verband zullen de betrokkenheid en motivatie van werknemers afnemen.
Verwachtingen niet tot een gezamenlijk proces maken
Medewerkers niet betrekken bij het bepalen van hun eigen verwachtingen is een van de grootste fouten die teamleiders kunnen maken bij het bepalen van duidelijke verwachtingen van medewerkers.
Je team kan het gevoel krijgen dat de doelen hen worden opgelegd in plaats van dat ze er eigenaar van zijn. Dit kan leiden tot een gebrek aan betrokkenheid en een lagere motivatie om aan die realistische verwachtingen te voldoen.
Onthoud: Medewerkers hebben waardevolle inzichten in hun sterke en zwakke punten en mogelijkheden. Als je ze niet betrekt bij het vaststellen van de verwachtingen, kan dit leiden tot doelen die niet zijn afgestemd op hun vaardigheden, wat kan leiden tot frustratie en onderpresteren.
Niet regelmatig constructieve feedback geven om verwachtingen te managen
Zonder regelmatige feedback zullen werknemers niet goed begrijpen hoe goed ze aan bepaalde verwachtingen voldoen.
Ze kunnen in het ongewisse worden gelaten over hun prestaties, wat leidt tot verwarring en onzekerheid. Dit kan een negatieve invloed hebben op de algehele prestaties van de werknemer en mogelijk op het team of de organisatie, wat verder bijdraagt aan:
- een verhoogd risico op prestatieproblemen bij werknemers;
- slechte conflictoplossing;
- gebrek aan vertrouwen en afstemming;
- een hoge weerstand tegen verandering;
- stagnatie en gemiste kansen.
Ervan uitgaan dat de werknemers de prestatieverwachtingen volledig begrepen
Zelfs als de teamverwachtingen gedocumenteerd zijn, kunnen individuele werknemers ze anders interpreteren of vragen hebben over specifieke details.
Ervan uitgaan dat ze het begrijpen zonder bevestiging kan leiden tot misverstanden en verkeerd afgestemde inspanningen.
Open communicatiekanalen met betrekking tot teamverwachtingen stimuleren het afleggen van verantwoording. Als werknemers weten dat ze om opheldering kunnen vragen of hun bezorgdheid kunnen uiten, zullen ze eerder de verantwoordelijkheid nemen om aan de gestelde verwachtingen te voldoen.
Nalaten om de prestaties van werknemers te evalueren en te herhalen
Als de verwachtingen voor een werknemer statisch blijven, zijn ze mogelijk niet in lijn met de huidige waarden en doelstellingen van het bedrijf.
Verwachtingen van 2 jaar geleden voor een specifieke rol zijn misschien niet meer realistisch door veranderingen in de bedrijfsbehoeften, rolspecifieke taken, enz.
Deze verkeerde afstemming kan leiden tot verspilde inspanningen voor taken die niet langer relevant of belangrijk zijn.
Daar komt nog bij dat wanneer medewerkers werken aan verouderde of irrelevante verwachtingen, ze tijd en energie zullen besteden aan taken die niet langer bijdragen aan het algehele succes van de organisatie. En het niet zien van de verwachte resultaten is niet echt motiverend voor hen.
Geen follow-up met training en groeimiddelen
70% van de werknemers geeft aan dat ze de vaardigheden die nodig zijn voor hun werk niet beheersen.
Het goed uitrusten van je team om ervoor te zorgen dat elk teamlid goed voorbereid is om aan deze verwachtingen te voldoen, in plaats van ze alleen in het donker te laten navigeren, zou bovenaan de prioriteitenlijst van elke leider moeten staan.
Werknemers die het gevoel hebben dat ze niet aan hun verwachtingen kunnen voldoen, zullen waarschijnlijk minder zelfvertrouwen hebben en minder gemotiveerd zijn. Dit kan leiden tot een lagere productiviteit en een negatieve impact hebben op hun algemene werktevredenheid.
🏆 Hoe verwachtingen stellen voor werknemers die hen voorbereiden op succes
Om alle bovenstaande scenario's te voorkomen, hebben we een stap-voor-stap actieplan waarmee je elke mogelijke uitdaging bij het stellen van verwachtingen aan werknemers kunt aanpakken:
Teamverwachtingen en voortgang documenteren
Het documenteren van teamverwachtingen zorgt voor duidelijkheid en transparantie over wat er van medewerkers wordt verwacht op het gebied van hun rollen, verantwoordelijkheden en prestatienormen. Deze duidelijkheid helpt verder om individuele inspanningen af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie en de waarden van het bedrijf, wat een productievere en efficiëntere werkomgeving bevordert.
Je kunt tools zoals Zavvy gebruiken om verwachtingen op te stellen over carrièrepaden en kaders en om één-op-één gesprekken op te zetten om discussies, afspraken en afstemming tussen medewerkers en bedrijfsleiders te documenteren.
Het SMART-raamwerk gebruiken om doelen te stellen in lijn met de verwachtingen
Het SMART-raamwerk gebruiken om doelen te stellen die zijn afgestemd op verwachtingen is cruciaal om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van teamleden duidelijk en haalbaar zijn en afgestemd op de algemene visie van de organisatie.
🆚 Zorg ervoor dat je eerst de verschillen tussen doelen en verwachtingen begrijpt om ze op één lijn te houden.
De balans bewaren tussen uitdagende en haalbare verwachtingen voor werknemers
Het vinden van de juiste balans tussen het stellen van uitdagende en haalbare verwachtingen is essentieel voor het stimuleren van productieve, gemotiveerde en betrokken werknemers. Het vereist een genuanceerd begrip van individuele capaciteiten, organisatorische doelstellingen en beschikbare middelen.
Regelmatige communicatie, feedback en voortdurende evaluatie zijn essentieel om dit evenwicht te bewaren.
Een van de bedrijven die een perfecte balans hebben weten te vinden is Google.
Voor teammanagers van Google is het belangrijkste doel om ervoor te zorgen dat werknemers de verwachtingen begrijpen en eraan voldoen. Daarnaast zijn managers verplicht om regelmatig feedback te geven.
Deze feedbacksessies helpen werknemers om inzicht te krijgen in de richting die ze gedurende het jaar moeten inslaan. Bovendien zullen er regelmatig check-ins plaatsvinden, waarvan er één volledig gericht zal zijn op leren en carrièregroei.
Verwachtingen definiëren die gekoppeld zijn aan de bredere doelstellingen van het team of het bedrijf
Afstemming op de doelstellingen van de organisatie zorgt ervoor dat de inspanningen van elke werknemer direct bijdragen aan het algehele succes en de missie van de organisatie.
In een verkoopteam bijvoorbeeld is de verwachting om de kwartaalomzet met 12% te verhogen in overeenstemming met het doel van het bedrijf om een hogere winstgevendheid te bereiken.
Het duidelijk koppelen van de prestatieverwachtingen van werknemers aan bredere doelstellingen helpt bij effectieve communicatie.
Werknemers kunnen het grotere geheel zien en begrijpen hoe hun bijdragen passen in het strategische plan van het bedrijf.
Laten we deze keer een softwareontwikkelingsteam als voorbeeld nemen. Van hen verwachten dat ze een nieuwe functie leveren binnen een bepaalde tijd sluit aan bij het potentiële doel van het bedrijf om de gebruikerservaring te verbeteren en meer klanten aan te trekken.
Jo Taylor, oprichter en directeur van Let's Talk Talent, zegt dat het er allemaal om gaat om echt duidelijk te zijn over hoe mensen kunnen bijdragen vanuit zowel een individualistisch als een organisatieperspectief:
"Begin met het formuleren van de missie en het doel van de organisatie, de verwachtingen daaromheen en hoe mensen kunnen bijdragen. Je wilt een evenwicht vinden tussen wat mensen moeten aansturen en hoe je wilt dat ze zich gedragen. Richt je dus zowel op de input als op de output en stel doelen om mensen focus te geven en hun bijdrage te belonen. Aan het einde van de dag zijn prestaties een mix van motivatie en bijdrage, dus zorg ervoor dat je bij het vaststellen van verwachtingen beide aanspreekt."
Inbreng van werknemers verzamelen
Het aanmoedigen van feedback en samenwerking bij het vaststellen van verwachtingen leidt niet alleen tot beter geïnformeerde en realistischere verwachtingen van werknemers, maar helpt ook bij het opbouwen van een cultuur waarin werknemers zich gesterkt en gewaardeerd voelen. Dit leidt op zijn beurt tot een hogere motivatie, werktevredenheid en algehele productiviteit. Het is een win-win situatie voor zowel de werknemers als de organisatie.
Enkele van onze eigen aanbevolen manieren voor het verzamelen van feedback van werknemers zijn:
- 360° feedback.
- Functioneringsgesprekken voeren.
- Opzetten van gemeentehuisbijeenkomsten.
- Anonieme of pulsenquêtes gebruiken.
Regelmatig controleren
Regelmatige check-ins zorgen voor tijdige feedback over de voortgang bij het voldoen aan duidelijke verwachtingen. Hierdoor kunnen werknemers eventuele misverstanden of onzekerheden over verwachtingen ophelderen.
Dit helpt ervoor te zorgen dat werknemers duidelijk begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Als je dit combineert met regelmatige erkenning en vieringen van prestaties, motiveer je werknemers om zich te blijven inspannen en versterk je positief gedrag.
Pak onze beste check-in vragen en sjabloon voor één-op-één gesprekken om vandaag nog betere check-ins te houden.
Zorg voor open communicatie
Er zijn verschillende manieren om dit te bereiken, maar het benadrukken van een open dialoog en beschikbaar zijn om vragen te beantwoorden is vooral belangrijk.
Begin met duidelijk te communiceren dat een open dialoog wordt aangemoedigd en gewaardeerd.
Laat werknemers weten dat ze bij u terecht kunnen met vragen of zorgen om een cultuur van vertrouwen en inclusiviteit te bevorderen waarin werknemers zich op hun gemak voelen om hun gedachten, ideeën en zorgen te uiten zonder bang te hoeven zijn voor vergelding.
Maak van het stellen van doelen een iteratief proces
Evalueer of de verwachtingen die je hebt gesteld realistisch waren. Houd rekening met factoren zoals beschikbare middelen, tijdsbeperkingen en individuele capaciteiten.
Het is ook belangrijk om rekening te houden met externe factoren waar je aan het begin van het proces geen rekening mee hebt gehouden. Dit kunnen nog meer veranderingen in de marktomstandigheden zijn, verschuivingen in de prioriteiten van je bedrijf of onverwachte gebeurtenissen.
Volgende stappen: Als blijkt dat de aanvankelijke verwachtingen te ambitieus of niet uitdagend genoeg waren, pas ze dan aan om op dezelfde lijn te zitten met wat realistisch haalbaar is.
Zorg voor de nodige training om werknemers te helpen aan de verwachtingen te voldoen
Gooi niet zomaar cursussen naar je werknemers. Voer een grondige beoordeling uit om de vereiste vaardigheden en kennis te identificeren op basis van duidelijke verwachtingen. Dit helpt je om trainingsprogramma's op maat te maken om werknemers te coachen en al tijdens de inwerkperiode in deze behoeften te voorzien.
Zavvy geeft hen eenvoudig toegang tot een divers aanbod van trainingsmiddelen. Zo hebben werknemers altijd en overal toegang tot trainingsmateriaal.
➡️ Bekijk onze uitgebreide gids over het stellen van doelen voor nieuwe werknemers voor een op maat gemaakte kijk op het stellen van verwachtingen voor nieuwe werknemers.
Hoe vaak moet u de verwachtingen van uw werknemers herzien?
Weet je niet zeker of het tijd is om de verwachtingen van je werknemers te herzien?
Houd je aan onze eenvoudige checklist wanneer je moet overwegen om de verwachtingen te herzien:
- in gevallen waarin, ondanks duidelijke verwachtingen, de resultaten te hoog of te laag zijn;
- als er veranderingen in rolverantwoordelijkheden of teamstructuren nodig zijn;
- tijdens de jaarlijkse functioneringsgesprekken;
➡️ Download onze gratis sjabloon voor jaarlijkse functioneringsgesprekken om tijd te besparen.
- na belangrijke mijlpalen of nieuwe projecten;
- wanneer je wordt geconfronteerd met kortetermijnverwachtingen die vaker moeten worden herzien (bijv. elk kwartaal) om ervoor te zorgen dat je teams gelijke tred houden met veranderende marktomstandigheden of aanpassingen van onmiddellijke bedrijfsdoelen.
Tip: Als vuistregel geldt dat frequentere aanpassingen zinvoller zijn in snel veranderende industrieën. Aan de andere kant, in stabielere omgevingen kunnen jaarlijkse beoordelingen meer dan genoeg zijn.
🕵️♀️ Waarom is het belangrijk om duidelijke verwachtingen te stellen aan werknemers? 5 Manieren waarop het een verschil maakt
De motivatie van werknemers verbeteren
Als werknemers weten wat er van hen wordt verwacht, hebben ze een duidelijk richtingsgevoel. Ze begrijpen hun rol en verantwoordelijkheden, wat verwarring en ambiguïteit vermindert. Deze duidelijkheid stelt hen in staat om hun inspanningen te richten op redelijke taken die in lijn liggen met de doelstellingen van de organisatie.
Werknemers zullen begrijpen waar ze verantwoordelijk voor zijn en zullen eerder hun taken en projecten naar zich toetrekken. Deze verantwoordelijkheid en autonomie kunnen leiden tot een groter gevoel van controle en tevredenheid over hun werk.
Het verminderen van misverstanden en potentiële conflicten
Met de juiste verwachtingen voor werknemers geef je je mensen richtlijnen over hoe ze zich moeten gedragen en met elkaar moeten omgaan. Zo voorkom je misverstanden of conflicten die kunnen ontstaan tijdens hun dagelijkse werkzaamheden.
Productiviteit verhogen en afstemmen op de doelstellingen van de organisatie
Door werknemers duidelijke doelen te stellen, motiveer je hen om harder en efficiënter te werken. Bovendien helpt het stellen van de juiste verwachtingen ervoor te zorgen dat iedereen naar dezelfde doelen toewerkt, wat de samenwerking binnen het team en de organisatorische afstemming helpt te verbeteren.
Dient als benchmark voor prestatiebeoordelingen
Gebruik resultaten uit het verleden om ervoor te zorgen dat uw werknemers worden gehouden aan een consistente norm en dat prestaties objectief worden geëvalueerd. Aan de hand van benchmarks kun je bovendien duidelijke doelen stellen voor werknemers, die vervolgens kunnen worden gebruikt om hun voortgang ten opzichte van die doelen regelmatig te meten.
Dominika Stemplewska, Line Manager bij Unity Group, benadrukt dat het stellen van duidelijke verwachtingen aan werknemers de prestatiebeoordelingen objectiever maakt:
"Beoordelingen moeten altijd meer gebaseerd zijn op feiten en minder op persoonlijke gevoelens. Ook biedt het meetbare richtlijnen voor de werknemers en helpt het hen te ontwikkelen."
Een basis bieden voor besluitvorming over promoties
Ooit de besluitvorming willen versnellen?
Door duidelijke promotiecriteria te hanteren en verwachtingen aan werknemers te communiceren, kunt u garanderen dat beslissingen gebaseerd zijn op meetbare factoren zoals prestaties, ervaring en kwalificaties. Dit helpt je om eerlijke en rechtvaardige promoties te bieden zodat werknemers beloond worden voor hun harde werk en toewijding.
➡️ Stel realistische verwachtingen aan werknemers en maak succes mogelijk met Zavvy
Neem de leiding over de carrièregroei van je team en investeer in de carrièrepadsoftware van Zavvy. Dit platform biedt een snelle en betrouwbare manier om carrièrepaden op te bouwen en de juiste verwachtingen te stellen. Het maakt het je ook gemakkelijk om de voortgang van elk individu te volgen, zodat je:
- Voer functioneringsgesprekken op maat van de behoeften en doelen van uw organisatie.
- 💬 Organiseer terugkerende één-op-één meetings om connecties op te bouwen, blokkades te voorkomen en afstemming te garanderen.
- 🏆 O ntwikkel de prestaties van uw werknemers en houd de vaardigheden van uw mensen up-to-date om te voldoen aan de veranderende trends en behoeften in uw branche.
- 🎯 Stem je mensen af op de doelen en help hen om ze telkens weer te bereiken.
📅 Zet de volgende stap in people development en leer verwachtingen stellen zonder uren te besteden. Vraag een gratis demo aan van Zavvy.
Veelgestelde vragen over het stellen van nieuwe verwachtingen aan uw team
Wat zijn de verwachtingen van werknemers?
Werknemersverwachtingen zijn uitkomsten, gedragingen en voorwaarden die een werknemer verwacht en waarvan hij vindt dat hij er recht op heeft van zijn werkgever in ruil voor zijn werk. Deze duidelijke verwachtingen kunnen betrekking hebben op vele factoren, waaronder vergoeding, voordelen, werkomgeving, loopbaanontwikkeling, enz.
Wat is de kracht van het stellen van verwachtingen?
Als je verwachtingen tijdig communiceert, begrijpen werknemers meteen wat er van hen wordt verwacht. Dit stemt individuele en teamdoelen af op de doelstellingen van de organisatie. Weten wat er verwacht wordt, kan werknemers motiveren om optimaal te presteren. Het geeft ze een gevoel van doel en richting, wat leidt tot een hogere betrokkenheid van werknemers. Aan de andere kant kunnen onduidelijke verwachtingen leiden tot verwarring, frustratie en conflicten. Als verwachtingen duidelijk zijn, is er minder ruimte voor misverstanden.