Von Verwirrung zu Klarheit: Die Fähigkeit, Erwartungen bei der Arbeit zu managen
Haben Sie schon einmal ein Arbeitsgespräch zur Hälfte hinter sich gebracht und gedacht: "Wow, wir sind überhaupt nicht auf derselben Seite"?
Verpasste Fristen. Teams in Aufruhr. Endlos schwankende Projekte. Was ist der Grund für dieses Chaos? Erwartungen - falsch gehandhabt und missverstanden.
Willkommen in der Welt des Erwartungsmanagements am Arbeitsplatz, in der viel auf dem Spiel steht .
Wenn dies im Laufe der Zeit falsch gemacht wird, führt dies zu Ängsten, Missverständnissen und schlechter Leistung. Es kann zu Beschwerden, Frustration und Streit im beruflichen und privaten Umfeld führen. In einem Unternehmen bedeutet das frustrierte Mitarbeiter, geringere Leistung und mehr Umsatz.
Sie sollten also klare Erwartungen an alle Mitarbeiter stellen, um gesunde Beziehungen am Arbeitsplatz aufzubauen, den Zusammenhalt im Team zu stärken und den Teammitgliedern zu helfen, ihre beruflichen Ziele zu erreichen.
Enthüllen Sie die Geheimnisse des Erwartungsmanagements und machen Sie es mit unseren 11 Schritten zur Ausrichtung und Leistung zu Ihrer Superkraft.
📊 Was bedeutet es, Erwartungen zu managen?
Das Management von Erwartungen bezieht sich auf den Prozess des Festlegens, Kommunizierens und Aufrechterhaltens realistischer Überzeugungen darüber, was in einem bestimmten Zeitrahmen unter bestimmten Bedingungen oder Einschränkungen erreicht werden kann .
Das Management von Erwartungen am Arbeitsplatz ist ein wesentlicher Bestandteil der Schaffung eines gesunden Arbeitsumfelds. Im Wesentlichen geht es darum, klare, realistische Ziele und Grenzen zu setzen, damit alle an einem Strang ziehen.
Wenn man die Erwartungen bei der Arbeit nicht im Griff hat, werden die Leute unruhig, die Drähte verlaufen kreuz und quer, und die Teams sind sich ihrer Verantwortlichkeiten nicht sicher. Die Dinge können schnell chaotisch werden.
Der Ausdruck wird manchmal als Euphemismus dafür verwendet, den Enthusiasmus einer Person zu dämpfen. Wenn Ihre Führungskräfte unglaubliche Ergebnisse von einem Projekt erwarten, von dem Sie glauben, dass es nicht viel bewirken wird, sollten Sie vielleicht unrealistische Erwartungen ausräumen, indem Sie ihre hochfliegenden Hoffnungen auf etwas Erreichbareres herunterschrauben.
Meistens wird er jedoch verwendet, um Vereinbarungen zu besprechen - wer hat sich wie verpflichtet, was zu tun.
Zur Verdeutlichung: Wir können von kurzfristigen oder langfristigen Erwartungen sprechen.
Kurzfristiges Erwartungsmanagement
Kurzfristig konzentrieren sich die Erwartungen am Arbeitsplatz auf unmittelbare Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Leistungen. Hier spielt das Onboarding eine wichtige Rolle. Neu eingestellte Mitarbeiter müssen verstehen, was von ihnen in ihrer aktuellen Position erwartet wird, was ihre täglichen Aufgaben beinhalten und wie ihre Leistung gemessen wird.
Kurzfristiges Erwartungsmanagement beinhaltet häufig:
- Klarheit der Rolle: Klare Definition der Stellenbeschreibung, der Aufgaben und der unmittelbaren Ziele für den Mitarbeiter.
- Leistungsmetriken: Festlegung von KPIs(Key Performance Indicators) und anderen Maßstäben, die zur Bewertung der Leistung des Mitarbeiters herangezogen werden sollen.
- Feedback-Schleifen: Regelmäßige Leistungsüberprüfungen oder persönliche Treffen, um konstruktives Feedback zu geben.
- Entwicklung von Fertigkeiten und Kompetenzen: Erkennen von unmittelbarem Schulungsbedarf und dessen sofortige Behebung.
- Teamdynamik: Sicherstellen, dass neu eingestellte Mitarbeiter die Teamstruktur verstehen, wissen, wem sie unterstellt sind und wie sie sich in das Gesamtunternehmen einfügen.
Langfristiges Erwartungsmanagement
Längerfristiges Erwartungsmanagement umfasst einen breiteren Zeithorizont. In einem Arbeitskontext kann langfristiges Erwartungsmanagement der Punkt sein, an dem Laufbahnentwicklung am relevantesten ist. Es geht darum, die Karrierewünsche eines Mitarbeiters mit den zukünftigen Bedürfnissen und Möglichkeiten des Unternehmens in Einklang zu bringen.
Dies beinhaltet:
- Karrieremapping: Erörterung möglicher Karrierewege innerhalb des Unternehmens und der dafür erforderlichen Schritte.
- Entwicklung von Fertigkeiten und Kompetenzen: Ermittlung der langfristigen Fähigkeiten und Kompetenzen, die der Mitarbeiter für seine berufliche Weiterentwicklung entwickeln muss.
- Beförderungskriterien: Klare Definition der Anforderungen, die ein Mitarbeiter erfüllen muss, um auf der Karriereleiter aufzusteigen.
- Künftige Aufgaben: Einblicke in potenzielle künftige Aufgaben und die für diese Aufgaben erforderlichen Erfahrungen und Fähigkeiten.
- Kontinuierliches Lernen: Förderung einer Kultur des ständigen Lernens und der kontinuierlichen Verbesserung, damit der Mitarbeiter in seinem Bereich relevant bleibt.
🪜 Erwartungen am Arbeitsplatz managen: 11 Schritte für Anpassung und Leistung
Ohne die richtigen Leitplanken können die Menschen ihrer Fantasie freien Lauf lassen. Ohne die richtigen Protokolle, Vereinbarungen und Rahmenbedingungen für das Handeln am Arbeitsplatz zu kennen, können sie nur den unscharfen Anweisungen ihrer eigenen Psyche folgen.
Die Menschen wissen nur, was sie wissen. Hier sind also die besten Methoden, um alle auf die gleiche Seite zu bringen.
1) Vermeiden Sie den Fluch des Wissens
In diesem ersten Schritt geht es darum, die richtige Einstellung zu finden, die sich darauf auswirkt, wie Sie die folgenden Schritte angehen. Der"Fluch des Wissens" ist eine kognitive Voreingenommenheit, die sich negativ auf Ihre Fähigkeit auswirkt, mit anderen zu kommunizieren. Er entsteht, wenn Sie davon ausgehen, dass andere Menschen das gleiche Wissen haben wie Sie.
Steven Pinker, ein Psychologe und Sprachspezialist, schreibt darüber in "The Sense of Style", einem Leitfaden zum Schreiben, damit man gut verstanden wird:
"Wenn wir etwas gut kennen, merken wir nicht, wie abstrakt wir darüber denken. Und wir vergessen, dass andere Menschen, die ihr eigenes Leben gelebt haben, nicht unsere eigene idiosynkratische Geschichte durchlebt haben."
Kurz gesagt: Denken Sie daran, dass nicht jeder Ihr Gehirn hat. Erklären Sie ihnen die Dinge klar und deutlich.
2) Förderung der Neugierde
Wenn Sie die Dinge nicht nur klar und deutlich erklären, sondern auch die richtigen klärenden Fragen stellen, kommen Sie dem Verständnis der Perspektive des anderen näher.
Amy Woodall, Ausbilderin bei Sandler Business Training, schlägt vor, dass der Einzelne eine neugierige Haltung einnehmen sollte. Anstatt davon auszugehen, dass andere dasselbe Wissen und dieselbe Perspektive haben, sollten Sie neugierig auf ihre Sichtweise sein, dann werden Sie Gemeinsamkeiten finden:
"Wir gehen oft fälschlicherweise davon aus, dass alle anderen die Welt genauso sehen wie wir, was meiner Meinung nach ... nicht der Fall ist."
Woodall erklärt, dass die Bereitschaft, schwierige Fragen zu stellen und sich tief in die Arbeit und die persönlichen Beziehungen zu vertiefen, volle Klarheit bringen wird:
"Nur echte Neugier und die Einstellung: 'Hey, schau mal. Die sehen die Welt vielleicht anders als ich.'"
3) Rollen und Verantwortlichkeiten klären
Nun zu einem praktischeren Schritt: Legen Sie die Aufgaben und Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder klar fest. Nicht nur, was sie tun, sondern auch, was sie nicht tun.
Wir empfehlen die Aufnahme von Rollenerwartungen in die Rahmenpläne für die berufliche Entwicklung, in denen die Kompetenzen und Verantwortlichkeiten festgelegt sind, die sie während ihrer gesamten beruflichen Laufbahn benötigen.
So weiß der Mitarbeiter, was von ihm auf jeder Ebene erwartet wird und wie sich diese Erwartungen im Laufe der Zeit entwickeln werden. Verwenden Sie detaillierte Stellenbeschreibungen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter ihre spezifischen Aufgaben und Ziele verstehen.
4) Regelmäßige Arbeitsplatzanalysen durchführen
Jobrollen bleiben nicht immer gleich, vor allem nicht in schnelllebigen Unternehmen.
Regelmäßige Arbeitsplatzanalysen ermöglichen es Ihnen also, die für jede Stelle erforderlichen spezifischen Fähigkeiten und Fertigkeiten zu bewerten und entsprechend zu handeln. Auf diese Weise können Sie die Leistungskennzahlen bewerten und sicherstellen, dass die Mitarbeiter die Ressourcen und die Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um die Erwartungen zu erfüllen.
Wenn Sie eine gründliche Arbeitsplatzanalyse durchführen, sind Sie besser in der Lage, realistische Erwartungen zu stellen und entsprechende Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten.
5) Setzen Sie von Anfang an klare und realistische Erwartungen
Wer früh anfängt, gibt den Ton an, wie es weitergehen soll. Wenn Sie das nicht tun, kann es verwirrend und stressig sein, die Pläne im Nachhinein zu ändern. Beginnen Sie also mit der Klärung der Rollenerwartungen während des Einstellungsverfahrens (auch in Ihren Stellenbeschreibungen) und während des Onboardings.
Außerdem sollten Sie sich regelmäßig melden und Ihre Erwartungen an die Projekte, die Fristen und die Qualität der Arbeit klar zum Ausdruck bringen.
✍️ Möchten Sie wissen, wie Sie dies im Detail tun können? Dann lesen Sie unseren Leitfaden für die Festlegung von Erwartungen an die Mitarbeiter.
6) Zeigen Sie, wie die Erwartungen Ihre Unternehmenskultur widerspiegeln
Die Werte und die Kultur Ihres Unternehmens spielen eine wichtige Rolle bei der Gestaltung der Erwartungen Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie also jemandem erklären, wie er etwas tun soll, ist es hilfreich, dies mit einer fundierten Argumentation zu untermauern.
"Das haben wir schon immer so gemacht" ist zwar richtig, reicht aber nicht wirklich aus. Ein Dokument, eine Richtlinie oder eine Fallstudie ist eine Verbesserung. Oder noch besser, eine Erklärung, warum es in dieser Organisation wichtig ist, Dinge auf eine bestimmte Weise zu tun.
Wenn Sie die Erwartungen mit Ihrer Unternehmenskultur in Einklang bringen, können die Mitarbeiter die Werte Ihres Unternehmens und die Bedeutung ihrer Arbeit besser verstehen. Dies verleiht den Anforderungen eine zusätzliche Bedeutungsebene, wodurch sie mehr Wirkung entfalten und leichter akzeptiert werden.
7) Definieren Sie Ziele im Einklang mit Ihren eigenen Erwartungen
Das Problem mit Erwartungen ist, dass sie manchmal sehr subtil, subjektiv und vage sein können. Während Ziele quantifizierbar sind, können Erwartungen allgemeiner sein, und es kann schwer zu sagen sein, ob sie erfüllt wurden oder nicht.
Sie sollten also sicherstellen, dass die Ziele, die Sie Ihren Mitarbeitern setzen, realistisch und erreichbar sind und deren Fähigkeiten und Ressourcen berücksichtigen. Verwenden Sie die SMART-Kriterien (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden), um klar definierte Ziele zu erstellen.
👀 Sie kennen den Unterschied noch nicht? Lesen Sie unseren Leitfaden zu Zielen und Erwartungen.
8) Nutzen Sie eine Reihe von Feedback-Mechanismen
Die Mitarbeiter müssen wissen, wie es um ihre Leistung bestellt ist, und sie müssen verstehen, wie ihre Bemühungen im Vergleich zu dem stehen, was Sie von ihnen erwarten.
Sie können zwar Feedback-Mechanismen wie das klassische Einzelgespräch nutzen, aber warum nicht ein wenig variieren? Konstruktives Feedback, regelmäßige Rückmeldungen und Feedforward ermöglichen eine offene Kommunikation. Sie helfen den Mitarbeitern zu verstehen, was ihre Führungskräfte und Teams von ihnen erwarten.
Wenn Sie rechtzeitig Anleitung und Unterstützung bieten, können Sie eine kontinuierliche Verbesserung fördern und die Erwartungen mehrerer Teams innerhalb des Unternehmens angleichen.
💬 Sehen Sie sich unsere 15+ Vorlagen für Einzelgespräche an, die Ihnen bei der Strukturierung Ihrer Besprechungen helfen, sowie unser umfassendes Feedback-Toolkit.
9) Seien Sie transparent bei Änderungen der Erwartungen
Die Dinge ändern sich im Laufe der Zeit - das ist unvermeidlich.
Wenn sich die Prioritäten verschieben, müssen Sie für Transparenz sorgen und dies allen Beteiligten mitteilen. Wenn Sie das nicht tun, wie sollen sie dann wissen, dass sie etwas anders machen sollen?
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten, verringern Sie Stress und Verwirrung und sorgen für reibungslosere, nahtlose Übergänge. Wie Sie dies tun, bleibt Ihnen überlassen, aber regelmäßige Leistungsbeurteilungen sind eine Möglichkeit, die Sie für angemessen halten könnten.
10) Gehen Sie proaktiv auf die Herausforderungen der Mitarbeiter ein und bieten Sie Unterstützung an.
Wenn es jemandem schwer fällt, sich an die neuen Erwartungen des Teams anzupassen, sollten Sie ihm wirklich die Hand reichen, anstatt ihm beim Leiden zuzusehen.
Wenn Sie die Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind, verstehen und angehen, können Sie die Arbeitsbelastung und die Gesundheit aller Beteiligten besser steuern. Manchmal ist es nicht offensichtlich, was das Problem ist, oder es kann einige Zeit dauern, bis es gelöst ist. In diesem Fall könnte ein Leistungscoaching für Mitarbeiter eine hervorragende Gelegenheit sein, den Problemen auf den Grund zu gehen, die richtigen Karrierefragen zu stellen und Lösungen zu finden.
Wenn Sie proaktiv sind und bei Bedarf Unterstützung, Ressourcen und Ermutigung anbieten, weiß Ihr Team, dass Sie Wert auf sein Wohlbefinden und seinen Gesamterfolg legen.
11) Leistungen anerkennen
Wie jeder gute Manager als Trainer weiß, ist die Anerkennung der Leistungen von Teammitgliedern entscheidend für die Aufrechterhaltung der Motivation.
Bemühen Sie sich, Erfolge zu feiern und die harte Arbeit und das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu würdigen. Das wird die positiven Auswirkungen der Erfüllung und Übererfüllung von Erwartungen deutlich machen.
🕵️♀️ Warum ist der Umgang mit Erwartungen wichtig? 7 Hauptgründe
Durch die Festlegung spezifischer und relevanter Erwartungen können Sie Missverständnissen, Enttäuschungen und Frustrationen unter Ihren Kollegen und Vorgesetzten vorbeugen. Der Umgang mit Erwartungen ist ein wichtiger Aspekt effektiver Führung, der Teamdynamik und der Verbesserung der Mitarbeiterleistung.
Es dient als Grundlage für eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:
- Verbesserung der Zusammenarbeit und Effizienz des Teams: Klare Erwartungen geben den Teammitgliedern einen Fahrplan an die Hand, so dass sie kohärenter zusammenarbeiten können.
- Verringerung von Missverständnissen und Konflikten: Wenn die Erwartungen gut verwaltet werden, gibt es weniger Raum für Unklarheiten. Diese Klarheit minimiert Missverständnisse und potenzielle Konflikte zwischen den Teammitgliedern.
- Steigerung der allgemeinen Arbeitszufriedenheit und der Arbeitsmoral: Zu wissen, was erwartet wird und wie es mit den Zielen des Einzelnen und des Teams übereinstimmt, kann die Arbeitszufriedenheit und die Arbeitsmoral erheblich verbessern. Es sorgt einfach für einen angenehmeren, reibungsloseren Arbeitsalltag.
- Verbesserung der Leistung: Klar definierte Erwartungen bieten einen Rahmen, in dem die Mitarbeiter Höchstleistungen erbringen können, d. h. sie sind gut gerüstet, um ihre beste Arbeit zu leisten.
- Festigung der Beziehung zwischen Führungskräften und ihren Mitarbeitern: Eine transparente Kommunikation der Erwartungen fördert das Vertrauen und den gegenseitigen Respekt zwischen den Führungskräften und ihren Teammitgliedern. Sie sind vielleicht nicht die besten Freunde, aber sie können zumindest ein besseres Verständnis erreichen.
- Verantwortlichkeit schaffen: Wenn die Erwartungen klar sind und kommuniziert werden, ist es einfacher, die Mitarbeiter für ihre Leistung zur Verantwortung zu ziehen. Das bedeutet, dass Probleme benannt und hervorragende Arbeit belohnt werden muss.
- Den Rahmen für die Zielsetzung und -anpassung schaffen: Das Management von Erwartungen schafft die Voraussetzungen für eine effektivere Zielsetzung und hilft dabei, die individuellen Ziele mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
Wie Sie sehen, lohnt es sich auf jeden Fall, es richtig zu machen. Wenn Ihre Teams wissen, was sie tun, scheinen die Dinge einfach so zu funktionieren, wie sie sollten.
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Wie wir bereits herausgefunden haben, ist das Management von Erwartungen ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Personalmanagements. Und es ist nicht immer einfach, in einer schnelllebigen Organisation den Überblick über die Verantwortlichkeiten zu behalten. Deshalb sind wir bei Zavvy stolz darauf, eine Reihe von Tools anbieten zu können, die dies vereinfachen und angenehmer machen.
Die Karrieresoftware von Zavvy ermöglicht es Ihnen, klare und anpassbare Karrierewege für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. So können Sie realistische Erwartungen in Bezug auf die berufliche Entwicklung, die Rollen und die Verantwortlichkeiten Ihrer Mitarbeiter festlegen.
Zavvy ermöglicht es Ihnen auch, Qualifikationslücken und Schulungsbedarf zu ermitteln und die Ziele Ihrer Mitarbeiter mit den Zielen Ihres Unternehmens in Einklang zu bringen.
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Es bietet Funktionen wie Impulsfragen, kollaborative Tagesordnungen und Aktionspunkte, mit denen die Tagesordnung und die Erwartungen für die Sitzung festgelegt werden können. Dies sorgt für eine bessere Kommunikation und Verantwortlichkeit zwischen den Führungskräften und ihren Mitarbeitern.
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❓ Häufig gestellte Fragen
Wie können Führungskräfte Erwartungen effektiv kommunizieren?
Um die Erwartungen effektiv zu kommunizieren, sollten Führungskräfte klar, prägnant und konsequent sein. Regelmäßiges Feedback zur Leistung der Mitarbeiter, zu den Fortschritten bei der Erreichung der Ziele und zu verbesserungsbedürftigen Bereichen ist unerlässlich. Die Ermutigung Ihres Teams, Fragen zu stellen und um Klärung zu bitten, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung für die Förderung einer offenen Kommunikation. Eine hilfreiche Praxis für Führungskräfte könnte darin bestehen, Mitarbeiter in Entwicklungsgespräche einzubeziehen und sie an der Festlegung von Erwartungen zu beteiligen.
Was ist ein Beispiel für Erwartungsmanagement?
Ein Beispiel für Erwartungsmanagement ist, wenn Sie als Führungskraft feststellen, dass einem Mitarbeiter eine sehr knappe Frist für ein Projekt gesetzt wurde. In dieser Situation könnten Sie proaktiv auf die Terminprobleme eingehen, indem Sie das Arbeitspensum des Mitarbeiters besprechen, mögliche Herausforderungen identifizieren und alternative Lösungen erkunden. Dieser proaktive Ansatz ermöglicht es beiden Parteien, realistische Erwartungen zu formulieren und Missverständnisse zu vermeiden, wodurch ein positives Arbeitsumfeld geschaffen und der Erfolg gefördert wird.