Wie man eine Trainingsbedarfsanalyse durchführt (+ kostenlose Vorlage)
Stellen Sie sich vor: Die Personalabteilung Ihres Unternehmens weist Ihnen ein neues Projekt zu.
An Ihrem zweiten Tag bittet Sie Ihr Vorgesetzter, ein Teamessen zu planen.
Der Gedanke an saftiges Fleisch beim Barbecue-Mittagessen war für fast alle Mitglieder Ihres früheren Teams verlockend. Sie greifen zu Ihrem Telefon und reservieren schnell einen Tisch in einem erstklassigen Grillrestaurant, ohne ein anderes Teammitglied in die Planung einzubeziehen.
Der Tag des Mittagessens ist gekommen. Auf dem Weg zum Restaurant murmeln Sie: "Einen guten Eindruck auf das neue Team machen - FERTIG."
Was kann da schon schief gehen, oder?
Es stellt sich heraus, dass die meisten Mitarbeiter in Ihrem neuen Team Vegetarier sind.
Was für ein Pech!
Fällt Ihnen eine Ähnlichkeit zwischen Ihnen und den Lern- und Entwicklungsteams (L&D) der meisten Unternehmen auf?
Beide verkennen, dass der Einheitsansatz nicht überall funktioniert.
Als Personalverantwortlicher müssen Sie für jeden Mitarbeiter maßgeschneiderte Schulungsprogramme erstellen, die auf dessen Interessen und Bedürfnissen basieren.
DieDurchführung einer Trainingsbedarfsanalyse (TNA) kann Ihnen die Arbeit erleichtern, Zeit sparen und die Ressourcen des Unternehmens schonen. Sie können damit die aktuelle Leistung Ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu den erforderlichen Standards bewerten und L&D-Programme empfehlen, um Leistungslücken zu schließen.
"Die Personalabteilung verschwendet oft Zeit und Mühe mit irrelevantem Lernen, das weder dem Unternehmen noch der Karriere des Mitarbeiters nützt" - Gartner.
Gehen wir der Sache auf den Grund, um herauszufinden, wie.
🔍 Was ist eine Bildungsbedarfsanalyse?
Die Ermittlung des Schulungsbedarfs (TNA) ist ein Prozess, der von Organisationen, Personalverantwortlichen oder Fachleuten für Lernen und Entwicklung (L&D) eingesetzt wird, um die Lücke zwischen der aktuellen und der erwarteten Leistung der Mitarbeiter zu ermitteln und die Schulung zu empfehlen, die diese Lücken schließen soll.
Es vergleicht die Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten und sonstigen Merkmale(KSAOs) eines Mitarbeiters mit dem erforderlichen Standard für eine bestimmte Rolle oder Branche.
Gemäß der Drei-Ebenen-Analyse von McGhee und Thayer hat die Bewertung des Ausbildungsbedarfs drei Ebenen: Organisatorisch, beruflich und individuell.
Organisatorische Ebene
Auf organisatorischer Ebene nutzen Unternehmen die Bewertung des Schulungsbedarfs, um die KSAOs der gesamten Organisation auf einer Makroebene zu bewerten und festzustellen, wie sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
Das Management erhält eine Momentaufnahme der aktuellen Fähigkeiten und Kompetenzen der Belegschaft. Außerdem kann die Personalabteilung solide Schulungsprogramme erstellen, um die kritischen Qualifikationslücken zu schließen.
Zum Beispiel: Wenn der Umsatz Ihres Unternehmens nicht im gleichen Tempo steigt wie der Ihrer Konkurrenten, ist es Zeit für eine Veränderung. Sie müssen Ihre Schulungsprogramme an Ihren Geschäftszielen ausrichten und darüber nachdenken, Ihrem Vertriebsteam konsequent mehr umsetzbare Inhalte zu vermitteln.
Operative Ebene
Auf der operativen Ebene (auch Aufgaben- oder Arbeitsplatzebene genannt) werden die Mitarbeiter nach ihren Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten beurteilt, um ein bestimmtes Leistungsniveau erfolgreich zu erreichen. Dabei wird die Leistung eines Mitarbeiters im Vergleich zu den erforderlichen Standards für die verschiedenen Rollen innerhalb des Teams oder der Abteilung bewertet.
Die folgenden Quellen können Ihnen die Daten liefern, die Sie benötigen, um eine erfolgreiche Bewertung des Schulungsbedarfs auf operativer Ebene durchzuführen:
- Stellenbeschreibungen
- Schwerpunktgruppen
- Einblicke von Branchenexperten und Managern in die erforderlichen Leistungsstandards für jede Rolle
- Öffentlich verfügbare Industriestandards.
Individuelle Ebene
Bei der Bewertung des Ausbildungsbedarfs auf individueller oder persönlicher Ebene wird die Fähigkeit eines Mitarbeiters, die ihm zugewiesene Arbeit oder Aufgabe auszuführen, mit den erwarteten Standards verglichen.
Der Unterschied oder die Lücke zwischen den aktuellen und den erforderlichen Fähigkeiten oder Kompetenzen hilft dem Arbeitgeber, den Schulungsbedarf zu ermitteln. Die Personalabteilung empfiehlt maßgeschneiderte Lern- und Entwicklungsprogramme, um diese Lücken zu schließen.
Mit Hilfe einer Kompetenzmatrix können Sie sich ein genaues Bild von den Fähigkeiten und Fertigkeiten eines Mitarbeiters machen. Die Matrix gibt den Mitarbeitern auch einen Überblick über ihre Zuständigkeiten und kann dazu verwendet werden, "herausragende" Leistungen zu definieren.
Gehen wir weiter und sehen wir uns an, warum die Durchführung einer Bedarfsanalyse für die Entwicklung relevanter und effektiver Schulungsprogramme entscheidend ist.
❓ Bedeutung der Bewertung des Ausbildungsbedarfs
Jeder möchte bei seiner Arbeit der Beste sein, und die Mitarbeiter wollen und brauchen eine Ausbildung, die sie auf ihre künftigen Aufgaben vorbereitet. Im Gegensatz dazu möchte die Unternehmensleitung geschulte Mitarbeiter, die die Bedürfnisse der Kunden erfüllen und dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen.
Die Personalabteilung ist für die Planung der Mitarbeiterschulung zuständig.
Der Hauptzweck der Durchführung von Schulungen besteht darin, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern. Lerneinheiten helfen dabei, den Mitarbeitern neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu vermitteln, die ihre Leistung am Arbeitsplatz verbessern können.
Einige Unternehmen investieren jedoch nicht proaktiv in die Ausbildung ihrer Mitarbeiter, was zu minderwertiger Arbeit durch unzureichend ausgebildete Arbeitnehmer führt.
Shehzad Dhedhi, Team Lead - Group Finance APAC (Singapur), Credit Suisse, sagt,
"Wenn die Ausbildung nur eine zeremonielle Aktivität oder die Einhaltung von Vorschriften ist, ohne eine angemessene Bewertung des Ausbildungsbedarfs und die Konzentration auf die Ergebnisse, führt dies zu einer Verschwendung von Ressourcen.
Angenommen, ein Unternehmen möchte den größtmöglichen Nutzen aus seinen Mitarbeitern ziehen. In diesem Fall sollte es regelmäßig eine TNA durchführen, um herauszufinden, welche Art von Schulung seine Mitarbeiter benötigen.
Die Durchführung einer Bewertung des Schulungsbedarfs fällt unter den Begriff L&D für Mitarbeiter und sollte mit Bedacht durchgeführt werden. Sie kann dazu beitragen, Ihr Unternehmen zu einem florierenden Unternehmen zu machen.
Identifiziert Wissenslücken
Die Durchführung einer Bewertung des Schulungsbedarfs hilft der Personalabteilung, das Qualifikationsniveau der derzeitigen Mitarbeiter und die Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Sie kann Unternehmen dabei helfen, Schulungslücken zu schließen und festzustellen, wo sie ihre Schulungsressourcen einsetzen sollten.
Durch die Ausrichtung der L&D-Aktivitäten an den Unternehmenszielen wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter nach Abschluss der zugewiesenen Schulung eine Orientierung haben.
Effiziente Ressourcenzuweisung
Die Ermittlung des Schulungsbedarfs hilft Ihnen, das "Wer, Was und Wann" der Mitarbeiterschulung zu bestimmen.
Darüber hinaus hilft es den Managern, fundierte Entscheidungen über die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter zu treffen, vor allem wenn das Personal begrenzt ist.
Mit den kollektiven Daten der gesamten Belegschaft können Sie Projekte auf der Grundlage von Talenten, Stärken und Fähigkeiten zuweisen. Die Produktivität der Mitarbeiter steigt, wenn sie an Projekten arbeiten, die ihren Interessen und Stärken entsprechen, was ihnen und dem Arbeitgeber zugute kommt.
Spart Zeit und Geld und verbessert die Mitarbeiterbindung
Datengestützte L&D-Programme helfen Ihnen, die Unternehmensziele zu erreichen, indem sie die Mitarbeiter mit dem Wissen und den Fähigkeiten ausstatten, die sie benötigen, um auf einem höheren Niveau zu arbeiten. Ein schlecht geplanter Zeitplan kostet Geld und hat letztlich keinen echten Wert.
Außerdem spart es Zeit für die Durchführung eines umfassenden L&D-Programms für Mitarbeiter, wenn keine Defizite oder Lücken in den Fähigkeiten der Mitarbeiter bestehen.
Laut einer Studie sagen 94 % der Arbeitnehmer, dass sie länger in einem Unternehmen bleiben würden, wenn es in ihre Weiterbildung und Entwicklung investiert.
Falsch zugewiesene Schulungen führen zu schlechten Leistungen und möglicherweise zu einer hohen Fluktuationsrate. Der Grund dafür ist, dass die von Ihnen angebotenen Schulungslösungen nicht auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter zugeschnitten waren.
Befähigt das Management, strategische Entscheidungen zu treffen
Die Durchführung einer Bewertung des Schulungsbedarfs gibt Ihnen einen Überblick über die entscheidenden Fähigkeiten, die die Mitarbeiter eines Unternehmens für den Erfolg benötigen. Sie hilft Ihnen, die Punkte "was Sie glauben zu brauchen" mit "was für das Wachstum des Unternehmens erforderlich ist" zu vergleichen.
Darüber hinaus hilft Ihnen eine umfassende Beurteilung, ein ganzheitliches Bild von den Fähigkeiten, Kenntnissen und Verhaltensweisen Ihrer Mitarbeiter zu gewinnen, die für den beruflichen Erfolg erforderlich sind.
Eine Bewertung des Schulungsbedarfs hilft Ihnen dabei, herauszufinden, welche Prozesse effektiv funktionieren und welche verbessert werden müssen. Sobald Sie diese Daten haben, können Sie Strategien und Schulungsprogramme entwickeln, um die Effizienz der Belegschaft und damit die Gewinne zu steigern.
⚒️ Wie führt man eine Bildungsbedarfsanalyse durch?
Kleine oder mittlere Unternehmen oder Organisationen, die nicht über eigene L&D-Fachleute verfügen, erwarten oft, dass Personalgeneralisten oder Projektmanager eine Bildungsbedarfsanalyse durchführen. Die Durchführung dieser Analysen kann eine Herausforderung sein, da die Erfassung und Analyse der wesentlichen Daten, die effektive Vermittlung der Ergebnisse und die Abgabe von Empfehlungen an die Belegschaft mehrere Schritte erfordern.
Bei der Durchführung einer Bewertung müssen Sie mehrere Maßnahmen ergreifen.
Schritte zur Durchführung einer Bildungsbedarfsanalyse:
- Definieren Sie den Zweck der Durchführung einer Bildungsbedarfsanalyse.
- Durchführung einer Lückenanalyse
- Bewerten Sie die Ausbildungsmöglichkeiten.
- Empfehlung von Ausbildungsplänen auf der Grundlage der individuellen Bedürfnisse.
Definieren Sie den Zweck der Durchführung einer Bildungsbedarfsanalyse
Der erste Schritt bei der Planung einer praktischen Bewertung des Schulungsbedarfs (TNA) besteht darin, den spezifischen Bedarf Ihrer Organisation zur Leistungssteigerung zu ermitteln. Definieren Sie ein Ziel, das Sie mit Hilfe der TNA erreichen wollen.
Es gibt viele Gründe, warum Sie eine Analyse des Schulungsbedarfs durchführen möchten. Obwohl die zugrundeliegenden Prinzipien für die meisten Gründe ähnlich sind, wird sich der Ansatz für die Bewertung je nach Grund für die Bewertung leicht unterscheiden.
Bevor Sie sich für die Durchführung einer Bildungsbedarfsanalyse entscheiden, sollten Sie den leitenden Angestellten und Personalverantwortlichen des Unternehmens die folgenden Fragen stellen:
- Warum wollen Sie eine Schulung durchführen?
- Glauben Sie, dass eine Ausbildung die Herausforderung, vor der Sie stehen, lösen kann?
- Was haben die Teilnehmer und das Unternehmen davon?
- Wer soll an der Schulung teilnehmen?
Durchführung einer Lückenanalyse
Viele Arbeitgeber glauben, dass eine erfolgreiche Schulung nur darin besteht, eine automatisierte E-Mail zu versenden und die Mitarbeiter zur Teilnahme an den Sitzungen zu zwingen, indem sie diese als "obligatorisch" kennzeichnen.
Führungskräfte, die diesen Ansatz verfolgen, haben keine klare Vorstellung von den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter und verschwenden Zeit und Ressourcen.
Die Lückenanalyse sollte einen detaillierten, objektiven Überblick darüber geben, wie gut Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen. Die Durchführung einer umfassenden Analyse der Ausbildungslücken wird dazu beitragen, die Bereiche zu ermitteln, in denen Ihre Mitarbeiter für eine optimale Leistung aufsteigen müssen.
Definieren Sie zunächst die für jede Rolle erforderlichen Kenntnisse, Fertigkeiten, Fähigkeiten und sonstigen Merkmale (KSAO). Dann bewerten Sie die aktuellen KSAOs der Mitarbeiter im Vergleich zu den erforderlichen Niveaus, um die Lücken zu ermitteln.
Sie können eine Leistungslücke nur dann schließen, wenn Sie wissen, dass sie existiert.
Angenommen, Alex, ein manueller Softwaretester in Ihrem Unternehmen, möchte als Softwareentwickler arbeiten. Im Gegensatz zu einem Tester sind die Fähigkeiten und Kompetenzen, die für einen Softwareentwickler erforderlich sind, sehr unterschiedlich. Alex teilt seine Ambitionen seinem Projektleiter mit, der einem Wechsel der Rolle skeptisch gegenübersteht.
Nachdem er monatelang gewartet hat, beschließt er, sich an das Talentteam zu wenden.
Was sollten Sie tun?
Seine Bitte ignorieren?
Oder noch schlimmer, Alex dazu zwingen, weiter als Tester zu arbeiten.
Nein - wenn Sie das Beste für Ihre Organisation im Sinn haben.
"Mitarbeiter, denen ihr Vorgesetzter weniger Vertrauen entgegenbringt, strengen sich weniger an, sind weniger produktiv und verlassen eher das Unternehmen" - Harvard Business Review
Die Durchführung einer Analyse des Schulungsbedarfs ist in solchen Fällen die Rettung. Die TNA ermöglicht es Ihnen, die Fähigkeiten und Kompetenzen von Alex zu beurteilen und weitere Maßnahmen vorzuschlagen, z. B. Lernen am Arbeitsplatz, Präsenzschulungen oder die Teilnahme an einer Online-Sitzung.
Bewerten Sie die Ausbildungsmöglichkeiten
Die Bewertung aller Weiterbildungsmöglichkeiten nach einer Lückenanalyse kann eine Herausforderung sein.
Evaluieren Sie verfügbare L&D-Programme, die dazu beitragen, die Leistungslücken der einzelnen Mitarbeiter zu schließen und sie in die Lage zu versetzen, auf dem erforderlichen Niveau zu arbeiten.
Bevor Sie Ihre Optionen bewerten, definieren Sie:
- Relevanz: Fragen Sie sich selbst: Ist Weiterbildung die einzige Möglichkeit, die Leistungslücken eines Mitarbeiters zu schließen?
Wenn beispielsweise ein neu eingestellter Mitarbeiter erfahrene Mitarbeiter beschattet, kann dies das Lernen beschleunigen und die Effizienz von Aufgaben wie der Software-Fehlersuche verbessern.
In solchen Fällen ist es unklug, das Geld des Unternehmens für teure L&D-Programme zu verschwenden.
- Budget: Wenn Sie Ihr Ausgabenlimit für L&D-Programme festlegen, können Sie viele Optionen herausfiltern.
- Zeitrahmen: Bis wann wollen Sie die Schulung abschließen? Wenn Sie die Zeitpläne kennen, können Sie einem Mitarbeiter oder Teams Projekte zuweisen, die mit den neuen Fähigkeiten, die sie im L&D-Programm gelernt haben, übereinstimmen.
- Medium der Ausbildung: Entscheiden Sie, ob die Schulung von Mitarbeitern mit einem bestimmten Medium besser ist als mit anderen.
Bei einigen Sitzungen kann es beispielsweise erforderlich sein, dass der Ausbilder den Teilnehmer persönlich bewertet.
Einige gängige Beispiele für Schulungsmedien sind virtuelle oder persönliche, von Ausbildern geleitete Sitzungen, selbstgesteuertes Online-Lernen, Ausbildung am Arbeitsplatz (OJT) oder Universitätsprogramme.
- Erwarteter ROI: Sie können die Kapitalrendite (ROI) mit Hilfe der unten stehenden Formel berechnen:
ROI = (Nettogewinn / Investitionskosten) x 100
In Bezug auf den ROI von L&D-Aktivitäten ist der Nettogewinn = Endwert der Investition in die Ausbildung (FVI) - Anfangswert der Investition in die Ausbildung (IVI).
Vereinfacht gesagt, kann IVI die Ausgaben Ihrer Organisation für die Bewertung des Schulungsbedarfs sein.
FVI kann das Geld sein, das Sie durch die Investition in TNA gespart oder verdient haben. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben Ihre Mitarbeiter auf der Grundlage der gefundenen Lücken in Social Media Marketing geschult, was Ihnen geholfen hat, neue Kunden zu gewinnen. In diesem Fall können Sie es in den FVI einbeziehen.
- Bewerten Sie bestehende Schulungsprogramme: Fragen Sie sich selbst: Gibt es in Ihrem Unternehmen bereits Schulungsprogramme, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter auf die Erfüllung der Unternehmensziele vorbereiten?
Es macht keinen Sinn, eine externe Schulungsagentur zu beauftragen, wenn Sie über internes Schulungswissen verfügen.
Ein Rahmen oder ein System hilft Ihnen, alle Optionen effektiv zu bewerten - ob Sie nun interne oder Standardprogramme entwickeln, bestimmte Funktionen auslagern oder Technologien zur Durchführung von Schulungen einsetzen.
Nehmen wir an, Sie haben sehr gut herausgearbeitet, welche Fähigkeiten und Bereiche die Mitarbeiter des Unternehmens entwickeln müssen. In diesem Fall sollte klar sein, welche Schulungsoptionen Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Es ist nicht immer einfach, die beste Person oder das beste Unternehmen für die Durchführung der Schulung zu finden.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Ihnen bei der Auswahl eines Ausbilders oder einer externen Schulungseinrichtung helfen können:
- Beurteilen Sie Ihre Bedürfnisse und entscheiden Sie, was Sie von einem Trainer erwarten. Es ist wichtig zu bestimmen, wie viel Erfahrung ein Trainer haben sollte.
- Suchen Sie nach jemandem, der über umfassende Erfahrung im Bereich der Ausbildung verfügt. Es ist auch eine gute Idee, den Anbieter zu fragen, wie er die Inhalte vermitteln will, wie lange die Kurse dauern und welche Art von Software er in seinen Kursen verwenden wird.
- Fragen Sie sie, ob sie Mustermaterial zur Verfügung stellen, damit Sie sehen können, womit sie arbeiten, bevor Sie sie beauftragen.
- Erkundigen Sie sich schließlich nach allem, was Sie wissen sollten, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, z. B. nach etwaigen Gebühren oder NDA, um die Interessen Ihres Unternehmens zu schützen.
Empfehlung von Ausbildungsplänen auf der Grundlage der individuellen Bedürfnisse
Sobald Sie sich mit den verschiedenen Ausbildungsmöglichkeiten vertraut gemacht haben, sollten Sie überlegen, welche Ausbildung Sie Ihren Mitarbeitern empfehlen sollten.
Jede Lernaktivität sollte sich wie eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Mitarbeiter anfühlen. Maßgeschneiderte Schulungen, die das L&D-Team empfiehlt, um Kompetenzlücken zu schließen, ermöglichen es den Teilnehmern, ihre Arbeitsleistung zu verbessern.
Laut Lorman wünschen sich 91 % der Mitarbeiter personalisierte, relevante Schulungen.
Die Empfehlung von Schulungen, die den spezifischen L&D-Bedürfnissen einer Person entsprechen, ist einfacher als andere Schritte bei der Bewertung des Schulungsbedarfs, wie z. B. die Evaluierung aller Schulungsoptionen.
Verwenden Sie die in den vorherigen Schritten gesammelten Daten, um Schulungsprogramme vorzuschlagen. Legen Sie die Reihenfolge der Schulungen auf der Grundlage ihrer Bedeutung für das Unternehmen fest.
Wenn Ihr Unternehmen eine Software zur Erfassung der Mitarbeiterleistung und zur Durchführung von Beurteilungen verwendet, erkundigen Sie sich auch bei Ihrer Personalabteilung, ob diese Informationen ebenfalls zur Überprüfung zur Verfügung stehen.
Auf diese Weise können Sie beurteilen, wie erfolgreich jede Art von Schulung war und welche Aspekte sich für Ihr Unternehmen am besten bewährt haben.
Mithilfe von Zavvy können Sie einen automatisierten Arbeitsablauf erstellen, der personalisierte Lernpläne kommuniziert, das Engagement und die Nachverfolgung automatisiert.
⚙️ Werkzeuge und Techniken zur Durchführung einer Analyse des Schulungsbedarfs
❓ Erhebungen und Fragebögen
Der beste Weg, den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln, ist, ihnen direkt Fragen zu stellen. Sie können Umfragen über eine Website oder mit Softwareprogrammen wie Survey Monkey durchführen, eigene Fragen verfassen oder vorgefertigte Umfragen von Drittanbietern erwerben.
📝 Zertifizierungen und benotete Bewertungen
Sie können abgestufte Prüfungen im gesamten Unternehmen oder in den Abteilungen durchführen, um fehlende kritische Kompetenzen zu ermitteln. Sie können einen Drittanbieter beauftragen oder die Belegschaft mit intern erstellten Tests bewerten.
Industriezertifizierungen sind auch eine gute Möglichkeit, die Fähigkeiten eines Mitarbeiters im Vergleich zu den geforderten Standards zu beurteilen.
🤓 Bewertung durch einen externen Sachverständigen
Sie können einen externen Fachexperten (SME) bitten, die Fähigkeiten und Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter zu bewerten. Durch die Einbeziehung eines externen Interessenvertreters wird die Möglichkeit der Voreingenommenheit und Bevorzugung bei der Bewertung einer bestimmten Abteilung oder eines Mitarbeiters ausgeschlossen, die in den meisten Unternehmen weit verbreitet ist.
👨💼 Einblicke von Managern und Branchenexperten
Projektleiter kennen die Fähigkeiten und Fertigkeiten ihrer Untergebenen genau. Sie oder Fachexperten (SMEs) können Ihnen helfen, die Leistungslücken, die sie bei den täglichen Aufgaben ihrer Teammitglieder sehen, besser zu definieren.
🧑🧑 Fokusgruppen
Eine Fokusgruppe ist eine Möglichkeit, von vielen verschiedenen Personen gleichzeitig Feedback zu erhalten. Gruppen von Menschen mit ähnlichem Schulungsbedarf, ähnlichen Fähigkeiten oder Branchen haben gemeinsame Punkte, die sie diskutieren und eine Entscheidung treffen können.
Sie können diese selbst durchführen oder ein Unternehmen oder einen Berater beauftragen, der Ihnen dabei hilft.
📊 Überprüfung der bisherigen Leistungskennzahlen
Sie können auch frühere Leistungsdaten betrachten, um die Schwächen der Mitarbeiter zu erkennen und auf dieser Grundlage Korrekturmaßnahmen zu empfehlen.
Viele große Unternehmen empfehlen ihren Führungskräften, sich monatlich mit ihren Teammitgliedern zu besprechen, oder haben dies sogar zur Pflicht gemacht. Die Vorgesetzten zeichnen in der Regel die Bemerkungen aus solchen Besprechungen in einem Excel-Tracker oder einer HRIS-Plattform (Human Resources Information System) auf.
Unternehmen, die Softwarelösungen zur Verfolgung von Leistungsbewertungen einsetzen, können diese Daten effizient für strategische Entscheidungen nutzen.
Die HRIS-Plattform kann zum Beispiel verschiedene Mitarbeiterattribute wie zwischenmenschliche Kommunikation, analytisches Denken, Teamarbeit und viele mehr enthalten.
Die Führungskraft kann dann gebeten werden, die Fähigkeiten der Mitarbeiter für jedes Attribut auf einer Skala von 1 bis 5 zu bewerten oder Begriffe wie "stimme voll zu" oder "stimme überhaupt nicht zu" zu verwenden.
Personalleiter und L&D-Fachleute können diese Informationen überprüfen, um Lücken in den Abteilungen zu erkennen.
💬 Persönliche Gespräche
Jeder hat eine Geschichte zu erzählen, eine Meinung zu teilen und eine Idee auszubrüten.
Einzelgespräche können mühsam werden, aber sie helfen jedem Personalleiter, seine Mitarbeiter langfristig im Griff zu haben. Außerdem bieten Videokonferenz-Apps wie Zoom die Möglichkeit, jedes Gespräch für spätere Zwecke aufzuzeichnen.
💡 Bewährte Verfahren zur Ermittlung des Ausbildungsbedarfs
Eine Bewertung des Ausbildungsbedarfs bietet einen systematischen Ansatz zur Ermittlung des Ausbildungsbedarfs durch die Identifizierung von Leistungslücken. Als Personalverantwortlicher können Sie auf diese Weise datengestützte L&D-Pläne empfehlen, mit denen die Qualifikationslücken geschlossen werden können.
Eine korrekt durchgeführte Analyse des Schulungsbedarfs, gefolgt von personalisierten L&D-Aktivitäten, steigert die Leistung der Belegschaft.
Sie werden wertvolle Zeit und Geld für die falsche Schulung ausgeben, Ihre Mitarbeiter falsch ausbilden oder einfach ein Problem übersehen, das zu einem teuren Fehler führen könnte, wenn Sie die Bewertung des Schulungsbedarfs verpfuschen.
Wenn Sie diese bewährten Verfahren für eine effiziente Bewertung des Schulungsbedarfs befolgen, können Sie diese Probleme vermeiden.
Gespräche mit allen Beteiligten
Der erste Schritt bei der Ermittlung des Schulungsbedarfs besteht darin, sowohl mit den Mitarbeitern als auch mit der Unternehmensleitung zu sprechen. Bevor Sie sich an jemanden wenden, legen Sie fest, welche Informationen Sie suchen und an welche Personen Sie sich wenden müssen, um diese zu erhalten.
Auch wenn es in großen Unternehmen nicht möglich ist, mit jedem Mitarbeiter persönlich zu sprechen, sollten Sie Systeme entwickeln, die Ihnen helfen, mit der Belegschaft in Kontakt zu treten. Sie können zum Beispiel Zavvy nutzen, um Umfragen zu planen.
Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, erhalten Sie die Informationen, die Sie brauchen, um über Ihre nächsten Schritte zu entscheiden.
Definieren Sie Trainingsziele
Ermitteln Sie die Ziele, die Sie nach Abschluss der Schulung erreichen wollen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie hinwollen, kann es schwierig sein, herauszufinden, wie Ihre Mitarbeiter ihre Leistung verbessern können.
Als Personalverantwortlicher in einem Softwareunternehmen kann es beispielsweise das Ziel sein, dass 30 % der Mitarbeiter eine bestimmte Programmiersprache oder eine technische Fähigkeit wie Automatisierungstests oder Datenanalyse beherrschen.
Sie können die Methoden der personalisierten Lückenanalyse nutzen, um die aktuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter in bestimmten Bereichen zu bewerten, wenn Sie eine Richtung vorgeben.
Analysieren Sie die Daten gründlich
Gut organisierte Daten können die Tür zu aussagekräftigen Gesprächen mit jedem Mitglied Ihres Unternehmens öffnen. Greifen Sie tiefer in Ihre Personaldaten ein und erschließen Sie die relevanten Fähigkeiten, Kenntnisse und Interessen Ihrer Mitarbeiter, Abteilung für Abteilung.
Nehmen Sie sich die Zeit, alle gesammelten Datenpunkte zu überprüfen und objektiv zu analysieren, bevor Sie Ihre endgültigen Empfehlungen abgeben. Vielleicht möchten Sie die Daten visuell darstellen, um sie besser zu verstehen.
Standardprozesse entwickeln
Entwickeln Sie einen formellen Plan, der den Prozess, den Umfang und den Zeitplan der Analyse des Schulungsbedarfs festlegt. Die Formalisierung des TNA-Prozesses ermöglicht es Ihnen, ihn wiederholt bei verschiedenen Abteilungen oder Personen anzuwenden.
Die Skalierung der Bewertung des Schulungsbedarfs von kleineren Teams bis hin zu einer ganzen Abteilung wird mit einem System überschaubar.
Durchführung von Fokusgruppen mit Mitarbeitern mit ähnlichem Schulungsbedarf
Bewährte Praktiken für Fokusgruppen zur Durchführung einer Analyse des Schulungsbedarfs:
- Geben Sie jedem das Gefühl, gehört und respektiert zu werden. Dies fördert eine offene Kommunikation und gibt jedem die Möglichkeit, sich einzubringen, ohne Angst vor der Beurteilung durch andere.
- Stellen Sie eine Frage nach der anderen und geben Sie allen die Möglichkeit zu antworten.
- Verwenden Sie offene Fragen, die die Teilnehmer ermutigen, ihre Gedanken frei zu äußern.
- Denken Sie daran, dass Sie nicht nur herausfinden wollen, wie die Menschen ihre Arbeit empfinden - Sie wollen wissen, welche konkreten Dinge sie gerne ändern würden oder welche Probleme sie täglich bei der Arbeit haben.
Empfehlen Sie Schulungen je nach Wichtigkeit
Nachdem Sie die Lückenanalyse durchgeführt und alle Schulungsoptionen bewertet haben, sollten Sie eine Schulung auf der Grundlage der Wichtigkeit empfehlen und planen.
Angenommen, die Daten deuten darauf hin, dass Ihr Vertriebsteam nicht sicher in einer bestimmten Sprache kommunizieren kann, die für den Abschluss von Leads wichtig ist (z. B. Deutsch). In diesem Fall sollten Sie Ihrem Vertriebsteam unbedingt Deutschunterricht empfehlen.
Oder nehmen wir an, das regionale Gesetz verlangt, dass Sie alle Ihre Mitarbeiter über die Einhaltung der Vorschriften informieren müssen. In diesem Fall sollte das L&D-Team eine solche Schulung so früh wie möglich ansetzen.
📝 Vorlage für die Bewertung des Ausbildungsbedarfs
Möchten Sie wissen, wie Sie eine engagierte Belegschaft aufbauen können? Eine Überraschung: Es gibt keine Zauberformel, sondern es kommt auf die kleinen Dinge an - und auf das große Ganze.
Wenn Mitarbeiter unterstützt und befähigt werden, werden sie engagiert. Wenn engagierte Mitarbeiter nach ihren Ideen gefragt werden und Raum für berufliche Entwicklung erhalten, überträgt sich ihre Leidenschaft auf ihre Arbeit. Das Ergebnis? Aktive und inspirierte Mitarbeiter, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen können.
Beginnen Sie damit, Ihren Mitarbeitern mit Hilfe dieser gebrauchsfertigen TNA-Vorlagen die richtigen Fragen zu stellen!
➡️ Erweitern Sie Ihre Mitarbeiter mit Zavvy
Die Durchführung einer Bewertung des Schulungsbedarfs (TNA) ist ein wesentlicher Schritt in vielen HR-Programmen, da eine solide und umfassende Bewertung Ihres Teams zeigt, wo Ihre Mitarbeiter die meiste Unterstützung benötigen. Sie ist von entscheidender Bedeutung, um festzustellen, ob die Mitarbeiter Ihres Unternehmens darauf vorbereitet sind, die Ziele des Unternehmens zu erreichen.
Eine TNA ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess, der den Schulungs- und Entwicklungsbedarf im Laufe der Zeit ermittelt. Ziel ist es, festzustellen, welche Mitarbeiter von einer Schulung profitieren würden, um ihre Arbeit effektiver zu gestalten.
Um eine erfolgreiche TNA durchzuführen, müssen Sie die von Ihren Mitarbeitern benötigten Fähigkeiten ermitteln, das derzeitige Qualifikationsniveau messen, um Lücken zu ermitteln, und dann spezifische Schulungen empfehlen, um diese Lücken zu schließen.
Nehmen wir an, Sie sind Personalverantwortlicher in einer kleinen Organisation. In diesem Fall führen Sie wahrscheinlich Mitarbeiterschulungen auf Ad-hoc-Basis durch.
Wenn Sie jedoch in einem großen Unternehmen mit mehreren Abteilungen und geografisch verstreuten Standorten arbeiten, ist es sinnvoll, formalisiertere Systeme zur Unterstützung des Lernens einzusetzen. Auf diese Weise können Sie die Konsistenz über alle Abteilungen und Standorte hinweg aufrechterhalten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Schulungen dem Unternehmen zu Wachstum und Verbesserung verhelfen.
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