What’s a Training Matrix and How To Create It (+ Free Template)
Den "perfekten Bewerber" für Ihre Stelle zu finden, ist wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Es ist nicht nur unmöglich, sondern kostet auch unwiederbringlich Zeit und Ressourcen. Jedes Talent, auch das mit den besten Qualifikationen, muss geschult werden, damit es zu einem unverzichtbaren Teil Ihres Unternehmens wird.
Sie müssen sie mit Ressourcen und Coaching ausstatten, damit sie ihre beste Leistung erbringen können. Und eine Ausbildungsmatrix ist Ihr Dashboard, um immer den Überblick über die unternehmensweite Ausbildung zu behalten.
📋 Was ist eine Ausbildungsmatrix?
Eine Trainingsmatrix ist eine Tabelle, die alle unternehmensweiten Trainingsprogramme zusammenfasst - und sie den Mitarbeitern und Teams zuordnet.
In gewisser Weise ist es das wichtigste Armaturenbrett eines jeden L&D-Managers.
So geht's:
- Regularly, People Ops runs a training needs assessment survey to identify further company-wide training needs, perceived skill gaps, and favorite ways of learning.
- Manager und Mitarbeiter definieren individuelle Entwicklungspläne zu Beginn eines Entwicklungszyklus (z. B. nach 6 Monaten). Sie können eine Mischung aus unternehmensweiten Initiativen und persönlichen kurz-/langfristigen Zielen enthalten.
- Alle diese Maßnahmen werden in einer Ausbildungsmatrix zusammengefasst. Sie ist die Vogelperspektive des Unternehmens, in der People Operations den Fortschritt jeder Initiative plant und verfolgt - bis auf die individuelle Ebene.
Es gibt mehr oder weniger einen Überblick über die Ausbildung von Mitarbeitern und Teams in einem Unternehmen. Sie kann zweidimensional mit Excel oder Online-Organisationstools erstellt werden - oder eine Mischung aus Diagrammen, Harvey Balls, Balken und anderen visuellen Formaten.
In gewisser Weise handelt es sich um eine Synthese von Entwicklungsplänen(siehe unsere Vorlage hier) für alle Mitarbeiter/Teams - mit zusätzlichen unternehmensweiten Programmen.
❓ Warum sollten Sie eine Ausbildungsmatrix haben? (und sie fast täglich benutzen)
Eine Schulungsmatrix ist ein hervorragendes Instrument, um einen Zeitplan für den Schulungsbedarf der Mitarbeiter, Kurse oder Programme zu erstellen und diesen effektiv umzusetzen, um die Anforderungen zu erfüllen und zu verfolgen.
Es trägt zur Rationalisierung des Ausbildungs- und Entwicklungsprozesses bei.
Wenn Sie ein eifriger Leser unseres Blogs sind, müssen wir Ihnen den gigantischen Wert einer soliden Lern- und Entwicklungsstrategie für Menschen und Organisationen nicht mehr erklären.
Also machen wir es diesmal kurz. So zahlt sich gute Planung aus:
- Eine von Axonify durchgeführte Umfrage ergab, dass 93 % der Mitarbeiter eine positive Auswirkung auf ihr Engagement durch die Implementierung gut geplanter Mitarbeiterschulungsprogramme erlebten.
- Und 70 % der Arbeitnehmer würden ihren derzeitigen Arbeitsplatz aufgeben, um für ein Unternehmen zu arbeiten, das in eine optimierte Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung investiert.
- Nicht zuletzt steigen die Bindungsquoten in Unternehmen mit optimierten und robusten Lernprozessen auf 30-50 %.
🆚 A usbildungsmatrix vs. Kompetenzmatrix: Was ist der Unterschied, und wie passen sie zusammen?
Unterschiede
Viele verwechseln die beiden Begriffe, obwohl sie in Wirklichkeit ziemlich unterschiedlich sind.
Eine Kompetenzmatrix ist eine Übersicht über alle Fähigkeiten oder Kompetenzen die Sie in einer Organisation haben. Sie hilft Ihnen, für jeden Mitarbeiter oder jedes Team Lücken, Stärken und Möglichkeiten zu ermitteln.
In der Praxis vermittelt eine Kompetenzmatrix ein Bild der aktuellen Kompetenzzusammensetzung innerhalb des Unternehmens. Sie ist ein Analyseinstrument zur Ermittlung des aktuellen Zustands.
Eine Ausbildungsmatrix ist Ihre Übersicht über alle Ausbildungsprogramme, die die Mitarbeiter im Unternehmen absolvieren (oder absolvieren sollten).
Praktisch gesehen ist eine Ausbildungsmatrix Ihr Planungs-Armaturenbrett. Sie ist der Ort, an dem alles zusammenläuft, an dem Sie den regelmäßigen Fortschritt bei obligatorischen und freiwilligen Kursen verfolgen können und an dem Sie gute und schlechte Programme erkennen können.
Wie sie zusammenarbeiten können
Eine kurze Zusammenfassung der Entwicklungspläne für Mitarbeiter:
In einem Entwicklungsplan werden die Schwerpunktbereiche und kritischen Maßnahmen für die Entwicklung eines Mitarbeiters festgelegt.
Es enthält normalerweise...
- Die Ziele (Schwerpunktbereich)
- Die erforderlichen Schlüsselmaßnahmen (d. h. Ausbildung). Dazu gehören Kurse, aber auch Mentoring, Hospitationen, Arbeitsprojekte usw.
- Frist für jede Aktion
- Erforderliches Budget für die Ausbildung
Ihre Kompetenzmatrix ist ein leistungsfähiges Instrument zur Erstellung effektiverer Entwicklungspläne - und anderer unternehmensweiter Schulungsprogramme.
Es ist schwierig, einen angemessenen Entwicklungsplan zu erstellen, ohne die Lücken zwischen den tatsächlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter und den gewünschten Kompetenzen zu kennen.
Und ohne die unternehmensweiten Qualifikationsdefizite zu kennen, ist es keine gute Idee, allen Mitarbeitern blindlings Schulungen aufzudrängen.
Und Ihre Trainingsmatrix ist die Synthese aller Aktionen. Das war's.
🛠 Wie erstellt man eine Ausbildungsmatrix?
Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Erstellung einer Ausbildungsmatrix für alle.
>> To take the shortcut, you can also directly jump to our Excel template. <<
Vor dem Start: Was sollte in einer Ausbildungsmatrix enthalten sein?
Die Erstellung einer Ausbildungsmatrix in einer Excel-Tabelle erfordert nicht viel, nur ein wenig Planung und Daten aus der Kompetenz- und Entwicklungsmatrix.
Die wichtigsten Bestandteile der Ausbildungsmatrix sind.
- Name
- Rolle
- Mitarbeiter-ID
- Leiter des Berichtswesens
- Ausbildungsprogramme
- Fristen
- Kalkulation: Prozentsatz der abgeschlossenen Ausbildung
Wenn Sie tiefer gehen wollen, können Sie Dimensionen wie das genehmigte Budget hinzufügen.
Schritt 1: Bewertung des Schulungsbedarfs von neuen und alten Mitarbeitern
Hier kommt es wirklich darauf an, wie weit Ihr aktueller Entwicklungsprozess ist.
Wenn Sie ganz von vorne anfangen, dann tun Sie dies mit einer Bewertung des Ausbildungsbedarfs und individuellen Entwicklungsplänen.
Wenn Sie etwas weiter sind, können Sie Kompetenzmatrizen und Kompetenzmodelle hinzufügen, um fundiertere Entscheidungen treffen zu können.
Vergessen Sie nicht, die obligatorischen Dinge hinzuzufügen: Denken Sie an compliance, das Onboarding im Unternehmen und die Richtlinien für hybride Arbeitsformen.
Schritt 2: Alle Mitarbeiter hinzufügen
Listen Sie einfach alle Mitarbeiter als neue Zeilen auf. Erstellen Sie Spalten für
- Name
- Abteilung
- Rolle
- ID
- Personalleiter
- Alles andere, was hier stehen sollte
Schritt 3: Auflistung der erforderlichen Ausbildung
Listen Sie jede einzelne Schulung auf, die stattfindet.
Denken Sie an
- Company Onboarding
- Team Einarbeitung
- Compliance
- Unternehmensweite Workshops oder Kursanbieter
- Input aus den Entwicklungsplänen. Fügen Sie entweder jede einzelne Maßnahme hinzu (einschließlich Dinge wie Mentoring) - oder beschränken Sie es auf Kurse. Wir empfehlen, eine Kategorievariable hinzuzufügen, um später zu filtern, wenn Sie sich für das Vorherige entscheiden.
Schritt 4: Unterteilen Sie das Schulungsprogramm in verschiedene Themen
Nun, da Sie die Schulungsprogramme den einzelnen Personen oder Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zugewiesen haben, ist es an der Zeit, sie in Unterthemen aufzuteilen. Jetzt ist es an der Zeit, das Schulungsprogramm in Unterthemen zu unterteilen. So können Sie den Fortschritt oder die Entwicklung jedes einzelnen Mitarbeiters leicht verfolgen. Oder Sie können die Anzahl der Themen notieren und die Anzahl der behandelten Themen verfolgen.
Sie können sogar Häkchen oder andere visuelle Hilfsmittel zum Ankreuzen der einzelnen Themen verwenden. Oder Sie kombinieren dies mit der Entwicklungsmatrix.
Schritt 5: Verfolgen Sie den Fortschritt und den Status quo
Jetzt wird es spannend.
Die Verfolgung der Fortschritte ist unerlässlich, um 1) den Erfolg im Nachhinein zu bewerten und 2) festzustellen, wo das Budget verschwendet wurde.
Legen Sie zunächst einen Weg fest, um die Fortschritte aller Beteiligten zu verfolgen.
In unserer Vorlage haben wir uns für...
Hinweis: Die Kontrollkästchen "Nicht begonnen" und "Abgeschlossen" sind "FALSCH" und "WAHR" Variablen auf spreadsheet. Auf diese Weise ist es einfacher, diese Änderungen zu zählen.
Fügen Sie diese Werte dann entsprechend Ihrer Übersicht in die Zellen der Matrix ein.
Bonustipp: Im Idealfall übernehmen Sie diese Daten automatisch aus anderen Quellen wie z. B. individuellen Entwicklungsplänen.
Wenn alles andere nach viel Arbeit klingt, sollten Sie sich unsere vollautomatische Software zur Mitarbeiterentwicklung ansehen.
Schritt6: Formeln für maximalen Einblick hinzufügen
Um das Beste aus Ihrer Analyse herauszuholen, fügen Sie Formeln zur automatischen Berechnung hinzu...
- Abschlussquote nach Kurs (Gesamtzahl der Abschlüsse / Gesamtzahl der begonnenen Kurse)
- Durchfallquote nach Kurs (1-Abschlussquote nach Kurs)
- Abschlussquote nach Person (Gesamtzahl der von der Person abgeschlossenen Kurse / Gesamtzahl der von der Person begonnenen Kurse)
Wenn Sie sich unsicher sind, können Sie sich jederzeit unsere Vorlage ansehen.
So sieht das Ergebnis aus:
Zusammenfassung des Kurses:
Zusammenfassung der Personen:
📝 Vorlage für die Ausbildungsmatrix (Tabellenkalkulation)
Mit unserer Vorlage für eine Ausbildungsmatrix können Sie in wenigen Minuten Ihre erste Ausbildungsmatrix erstellen.
Sie können es hier kostenlos erhalten. Sobald Sie Zugang erhalten haben, klicken Sie auf"Datei" ->"Eine Kopie erstellen" und passen Sie sie nach Ihren Wünschen an.
⚙️ Tabellenkalkulationen vs. Software für die Mitarbeiterentwicklung
Tabellenkalkulationen
Es ist allgemein bekannt, dass Tabellenkalkulationen "billig im Gebrauch" sind.
In gewisser Weise benötigen sie keine Software und keine Wartungskosten.
Wir vernachlässigen jedoch häufig die Kosten für die "Arbeitskräfte", die für die Eingabe der Daten und die ständige manuelle Überwachung erforderlich sind.
Außerdem sind sie anfällig für menschliche Fehler und erfordern vom Benutzer die Kenntnis von Excel-Formeln.
Eine weitere Einschränkung bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen ist ihre Skalierbarkeit. Tabellenkalkulationen sind keine praktikable Lösung für große Organisationen, die Aufgaben zuweisen und den Fortschritt von mehr als 1000 Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen verfolgen müssen.
Cloud-Software für nahtlose Prozesse
Der Einsatz von Software wie Zavvy ist eine effektive Lösung, um einen vollständigen, automatisierten Rahmen zu schaffen, ohne sich in der Arbeit zu verlieren.
Manager und Personalabteilungen nutzen unser Tool, um ihren Mitarbeitern auf Autopilot zuzuweisen, sie zu engagieren und ihre Fortschritte zu verfolgen.
➡️ Starten Sie noch heute mit Zavvy
Eine Ausbildungsmatrix in Kombination mit einer Qualifikationsmatrix und einem Entwicklungsplan hilft dabei, die Fähigkeiten und Qualifikationen aufzulisten, die für die Mitarbeit in einem Team, einer Gruppe oder einer Einheit erforderlich sind, und einen Plan für die Vorbereitung und Ausbildung dieser Personen für das Projekt und die Stelle zu erstellen, um maximale Erträge zu erzielen.
Nutzen Sie auch die anderen Ressourcen in unserem Blog; wir aktualisieren ständig neue Beiträge über Onboarding, HR-Grundlagen und Entwicklung. Wenn Sie Ihr Mitarbeiterschulungsprogramm bereits in die Tat umsetzen wollen.
Mit Lösungen wie internen und externen Schulungen, Entwicklungsplänen und Feedback können Sie problemlos einen nahtlosen Zyklus für die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter einrichten - ohne komplizierte Tabellenkalkulationen.
Setzen Sie sich mit unseren Experten in Verbindung, um mehr über den Aufbau einer produktiven und engagierten Belegschaft für langfristigen Erfolg zu erfahren.
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