Dalla confusione alla chiarezza: Padroneggiare l'abilità di gestire le aspettative sul lavoro
Vi è mai capitato di trovarvi a metà di una conversazione di lavoro e pensare: "Wow, non siamo affatto sulla stessa lunghezza d'onda"?
Scadenze non rispettate. Squadre in subbuglio. Progetti che ruotano all'infinito. Alla base di questo caos? Le aspettative, mal gestite e mal comprese.
Benvenuti nel mondo della gestione delle aspettative sul lavoro.
Sbagliare nel tempo provoca ansia, errori di comunicazione e scarso rendimento. Può portare a lamentele, frustrazione e litigi sia nella vita professionale che in quella privata. In un'azienda, ciò significa dipendenti frustrati, calo delle prestazioni e aumento del turnover.
Pertanto, è necessario stabilire aspettative chiare per tutti per costruire relazioni sane sul lavoro, aumentare la coesione del team e aiutare i membri del team a raggiungere i loro obiettivi professionali.
Svelate i segreti per trasformare la gestione delle aspettative nel vostro superpotere con i nostri 11 passi per l'allineamento e le prestazioni.
📊 C osa significa gestire le aspettative?
La gestione delle aspettative si riferisce al processo di definizione, comunicazione e mantenimento di convinzioni realistiche su ciò che può essere raggiunto in un determinato periodo di tempo entro determinate condizioni o vincoli.
La gestione delle aspettative sul lavoro è una parte essenziale della creazione di un ambiente di lavoro sano. In sostanza, significa stabilire obiettivi e limiti chiari e realistici, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Se non si gestiscono le aspettative sul lavoro, le persone diventano ansiose, i fili si incrociano e i team non sono sicuri delle loro responsabilità. Le cose possono diventare rapidamente caotiche.
L'espressione viene a volte usata come eufemismo per calmare l'entusiasmo di qualcuno. Se i vostri leader si aspettano risultati incredibili da un progetto che pensate non avrà un grande impatto, potreste eliminare le aspettative irrealistiche raffreddando le loro alte speranze in qualcosa di più realizzabile.
Più comunemente, però, si usa per discutere di accordi: chi ha accettato di fare cosa e come.
Per chiarire, possiamo parlare di aspettative a breve o a lungo termine.
Gestione delle aspettative a breve termine
A breve termine, le aspettative sul posto di lavoro si concentreranno su ruoli, responsabilità e risultati immediati. È qui che l'onboarding gioca un ruolo importante. I nuovi assunti devono capire cosa ci si aspetta da loro nella posizione attuale, quali saranno i loro compiti quotidiani e come verranno misurate le loro prestazioni.
La gestione delle aspettative a breve termine spesso comprende:
- Chiarezza del ruolo: Definire chiaramente la descrizione del lavoro, i compiti e gli obiettivi immediati del dipendente.
- Metriche di prestazione: Stabilire i KPI(Key Performance Indicators) e altre metriche che verranno utilizzate per valutare le prestazioni dei dipendenti.
- Cicli di feedback: Organizzare regolari check-in delle prestazioni o incontri individuali per fornire un feedback costruttivo.
- Sviluppo di abilità e competenze: Individuare le esigenze formative immediate e affrontarle tempestivamente.
- Dinamiche di squadra: Assicurarsi che i nuovi assunti capiscano la struttura del team, a chi devono riferire e come si inseriscono nell'organizzazione più ampia.
Gestione delle aspettative a lungo termine
La gestione delle aspettative a lungo termine copre un orizzonte temporale più ampio. In un contesto lavorativo, la gestione delle aspettative a lungo termine può essere l'ambito in cui il percorso di carriera è più rilevante. Si tratta di allineare le aspirazioni di carriera di un dipendente con le esigenze e le opportunità future dell'organizzazione.
Questo comporta:
- Mappatura delle carriere: Discutere le potenziali traiettorie di carriera all'interno dell'azienda e i passi necessari per raggiungerle.
- Sviluppo di abilità e competenze: Identificare le abilità e le competenze a lungo termine che il dipendente dovrà sviluppare per progredire nella carriera.
- Criteri di promozione: Definire chiaramente ciò che è richiesto al dipendente per avanzare nella scala di carriera.
- Ruoli futuri: Fornire approfondimenti sui potenziali ruoli futuri e sull'esperienza e le competenze richieste per tali ruoli.
- Apprendimento continuo: Incoraggiare una cultura dell'apprendimento e del miglioramento continuo per aiutare il dipendente a rimanere rilevante nel proprio settore.
🪜 Gestire le aspettative sul lavoro: 11 passi per l'allineamento e le prestazioni
L'immaginazione delle persone può scatenarsi senza le giuste protezioni. Senza conoscere i protocolli, gli accordi e il contesto adeguati per fare le cose sul posto di lavoro, possono solo seguire le istruzioni confuse della loro psiche.
Le persone sanno solo quello che sanno. Ecco quindi i modi migliori per mettere tutti d'accordo.
1) Evitare la maledizione della conoscenza
Questo primo passo consiste nell'adottare la giusta mentalità, che informerà il modo in cui gestirete i passi successivi. La"maledizione della conoscenza" è un pregiudizio cognitivo che influisce negativamente sulla vostra capacità di comunicare con gli altri. Si tratta di un pregiudizio cognitivo che influisce negativamente sulla capacità di comunicare con gli altri: si parte dal presupposto che gli altri abbiano le nostre stesse conoscenze.
Steven Pinker, psicologo e specialista del linguaggio, ne parla in "Il senso dello stile", una guida per scrivere in modo da farsi capire bene dagli altri:
"Quando conosciamo bene qualcosa, non ci rendiamo conto di quanto astrattamente pensiamo ad essa. E dimentichiamo che altre persone, che hanno vissuto la loro stessa vita, non hanno vissuto la nostra stessa storia idiosincratica".
In breve, ricordatevi che non tutti hanno il vostro cervello. Spiegate loro le cose in modo chiaro.
2) Promuovere la curiosità
Oltre a spiegare le cose in modo chiaro, porre le giuste domande chiarificatrici vi avvicinerà alla comprensione della prospettiva altrui.
Amy Woodall, formatrice presso Sandler Business Training, suggerisce di adottare un atteggiamento di curiosità. Invece di dare per scontato che gli altri abbiano le stesse conoscenze e prospettive, siate curiosi di conoscere le loro prospettive e troverete un terreno comune:
"Spesso diamo falsamente per scontato che tutti gli altri vedano il mondo esattamente come noi, ma credo che... non sia così".
Woodall spiega che l'impegno a porre domande difficili e a scavare in profondità nel lavoro e nelle relazioni personali porterà piena chiarezza:
"Solo una genuina curiosità e l'attitudine a dire: 'Ehi, guardate. Potrebbero guardare il mondo in modo diverso da come lo guardo io'".
3) Chiarire ruoli e responsabilità
Passiamo ora a una fase più pratica: definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team. Non solo quello che fanno, ma anche quello che non fanno.
Raccomandiamo di aggiungere le aspettative di ruolo nei quadri di progressione della carriera, che definiscono le competenze e le responsabilità di cui avranno bisogno nel corso del loro percorso professionale.
In questo modo il dipendente saprà cosa ci si aspetta da lui a ogni livello e come queste aspettative si svilupperanno nel tempo. Utilizzate descrizioni dettagliate delle mansioni per assicurarvi che tutti i dipendenti comprendano i loro compiti e obiettivi specifici.
4) Eseguire regolarmente analisi del lavoro
I ruoli lavorativi non rimangono invariati nel tempo, soprattutto nelle organizzazioni in rapida evoluzione.
Pertanto, le analisi periodiche delle mansioni consentono di valutare le competenze e le abilità specifiche richieste per ogni posizione e di agire di conseguenza. Questo vi aiuta a valutare le metriche di performance e a garantire che i dipendenti abbiano le risorse e il supporto necessari per soddisfare le aspettative.
Conducendo valutazioni approfondite dell 'analisi del lavoro, sarete meglio attrezzati per stabilire aspettative realistiche e fornire opportunità di formazione e sviluppo pertinenti.
5) Stabilire fin dall'inizio aspettative chiare e realistiche
Iniziare per tempo dà il tono a tutto ciò che seguirà. In caso contrario, può essere confuso e stressante cambiare i piani più avanti. Iniziate quindi a chiarire le aspettative sul ruolo durante il processo di assunzione (anche nelle descrizioni delle mansioni) e durante l'onboarding.
Dovrete anche seguire con aggiornamenti regolari, comunicando chiaramente le vostre speranze per i progetti, le scadenze e la qualità del lavoro.
✍️ Volete sapere come fare in modo più dettagliato? Consultate la nostra guida per definire le aspettative dei dipendenti.
6) Mostrare come le aspettative rispecchiano la cultura aziendale
I valori e la cultura della vostra azienda svolgeranno un ruolo significativo nel definire le aspettative dei dipendenti. Perciò, quando si spiega come qualcuno dovrebbe fare qualcosa, è utile sostenere il tutto con un solido ragionamento.
"Abbiamo sempre fatto così" è un'affermazione corretta, ma non è sufficiente. Un documento, una politica o un caso di studio sono un miglioramento. O, ancora meglio, una spiegazione del perché fare le cose in un determinato modo è importante per l'organizzazione.
Allineare le aspettative alla cultura aziendale aiuta i dipendenti a comprendere meglio i valori dell'organizzazione e l'importanza del loro lavoro. Questo aggiunge un ulteriore livello di significato ai requisiti, rendendoli più incisivi e facili da accettare.
7) Definire obiettivi in linea con le proprie aspettative
Il problema delle aspettative è che a volte possono essere sottili, soggettive e vaghe. Mentre gli obiettivi sono quantificabili, le aspettative possono essere più generiche e può essere difficile dire se sono state raggiunte o meno.
Pertanto, dovrete assicurarvi che gli obiettivi fissati per i vostri dipendenti siano realistici e raggiungibili, tenendo conto delle loro capacità e risorse. Utilizzate i criteri SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-bound) per creare obiettivi ben definiti.
👀 Non siete ancora sicuri della differenza? Consultate la nostra guida su obiettivi e aspettative.
8) Utilizzare una serie di meccanismi di feedback
I dipendenti devono sapere come si stanno comportando e capire come i loro sforzi si confrontano con quello che voi volete da loro.
Sebbene sia possibile utilizzare meccanismi di feedback come la classica riunione individuale, perché non variare un po'? Il feedback costruttivo, i check-in regolari e i feedforward consentono una comunicazione aperta. Aiutano i dipendenti a capire cosa si aspettano da loro i leader e i team.
Se offrite una guida e un supporto tempestivi, potete promuovere un miglioramento continuo e allineare le aspettative di più team all'interno dell'organizzazione.
💬 Consultate i nostri 15 e più modelli di riunione individuale per aiutarvi a strutturare le vostre riunioni e il nostro kit completo di strumenti per il feedback.
9) Siate trasparenti nei confronti dei cambiamenti delle aspettative
Le cose cambiano lungo il percorso: è inevitabile.
Quando si verificano cambiamenti nelle priorità, è necessario mantenere la trasparenza e comunicarli a tutte le persone coinvolte. Se non lo fate, come possono sapere che le cose vanno diversamente?
Tenere informati i dipendenti aiuta a ridurre lo stress e la confusione e rende le transizioni più fluide e senza intoppi. Il modo in cui farlo dipende da voi, ma le revisioni periodiche delle prestazioni sono un'opportunità che potreste trovare appropriata.
10) Affrontare in modo proattivo le sfide dei dipendenti e offrire loro supporto.
Se qualcuno sta lottando per adattarsi alle nuove aspettative del team, dovreste davvero aiutarlo piuttosto che vederlo soffrire.
Comprendere e affrontare le sfide che devono affrontare vi aiuterà a gestire meglio il carico di lavoro e la sanità mentale di tutti. A volte non è sempre evidente quale sia il problema, o potrebbe richiedere del tempo per essere risolto. In questo caso, una sessione di coaching sulle prestazioni dei dipendenti potrebbe essere un'ottima occasione per approfondire i problemi, porre le giuste domande sulla carriera e trovare le soluzioni.
Se siete proattivi nell'offrire supporto, risorse e incoraggiamento quando necessario, il vostro team saprà che tenete al loro benessere e al loro successo generale.
11) Riconoscere i risultati ottenuti
Come ogni buon manager-allenatore sa, riconoscere i risultati dei membri del team è fondamentale per mantenere la motivazione.
Fate uno sforzo per celebrare i successi e riconoscere il duro lavoro e la dedizione dei vostri dipendenti. In questo modo, si potrà dimostrare l'impatto positivo del raggiungimento e del superamento delle aspettative.
🕵️♀️ Perché è importante gestire le aspettative? 7 Motivi principali
Stabilendo aspettative specifiche e pertinenti, sarete in grado di prevenire incomprensioni, delusioni e frustrazioni tra i vostri colleghi e supervisori. La gestione delle aspettative è un aspetto critico della leadership efficace, delle dinamiche di gruppo e del miglioramento delle prestazioni dei dipendenti.
Serve come spina dorsale per una moltitudine di benefici, tra cui:
- Migliorare la collaborazione e l'efficienza del team: Le aspettative chiare forniscono una tabella di marcia ai membri del team, consentendo loro di lavorare insieme in modo più coeso.
- Ridurre le incomprensioni e i conflitti: Quando le aspettative sono ben gestite, c'è meno spazio per l'ambiguità. Questa chiarezza riduce al minimo le incomprensioni e i potenziali conflitti tra i membri del team.
- Aumentare la soddisfazione lavorativa e il morale dei dipendenti: Sapere cosa ci si aspetta e come si allinea con gli obiettivi individuali e di squadra può migliorare significativamente la soddisfazione sul lavoro e aumentare il morale. Il tutto rende l'esperienza lavorativa quotidiana più piacevole e scorrevole.
- Miglioramento delle prestazioni: Le aspettative chiaramente definite forniscono ai dipendenti un quadro di riferimento per eccellere, il che significa che sono ben attrezzati per svolgere il loro lavoro al meglio.
- Consolidare il rapporto tra i leader e i loro collaboratori: Una comunicazione trasparente delle aspettative favorisce la fiducia e il rispetto reciproco tra i leader e i membri del loro team. Forse non saranno migliori amici, ma possono almeno raggiungere una migliore comprensione.
- Creare responsabilità: Quando le aspettative sono chiare e comunicate, è più facile ritenere le persone responsabili delle loro prestazioni. Ciò significa segnalare i problemi e premiare il lavoro eccellente.
- Creare il contesto per la definizione e l'allineamento degli obiettivi: La gestione delle aspettative pone le basi per una definizione più efficace degli obiettivi, aiutando ad allineare gli obiettivi individuali con quelli organizzativi.
Come si può vedere, è sicuramente qualcosa che vale la pena di mettere in pratica. Quando i team sanno cosa stanno facendo, le cose sembrano funzionare come dovrebbero.
➡️ Gestire le aspettative, motivare e crescere con Zavvy
Come abbiamo visto, la gestione delle aspettative è una parte fondamentale di una gestione efficace delle persone. E tenere traccia delle responsabilità in un'organizzazione in rapida evoluzione non è sempre facile. Per questo motivo, noi di Zavvy siamo orgogliosi di offrire una serie di strumenti che rendono questa attività più semplice e piacevole.
Il software per i percorsi di carriera di Zavvy consente di creare percorsi di carriera chiari e personalizzabili per i dipendenti. Questo vi aiuta a stabilire aspettative realistiche sulla loro progressione di carriera, sui loro ruoli e sulle loro responsabilità.
Zavvy consente inoltre di identificare le lacune di competenze e le esigenze di formazione, allineando gli obiettivi dei dipendenti con quelli dell'organizzazione.
Volete dare un feedback su come ognuno di voi si colloca rispetto alle aspettative?
Le funzioni di valutazione delle prestazioni della nostra piattaforma semplificano il processo di revisione, rendendolo trasparente ed equo. Offre feedback a 360°, calibrazione per eliminare i pregiudizi e modelli di valutazione personalizzabili.
In questo modo, le aspettative di prestazione vengono comunicate e valutate in modo chiaro.
💬 Se avete bisogno di conversazioni produttive sulle aspettative, il software per riunioni individuali di Zavvy fornisce una piattaforma strutturata per incontri individuali tra i manager e i loro riporti.
Offre funzioni come le domande d'impulso, gli ordini del giorno collaborativi e i punti d'azione, che aiutano a definire l'ordine del giorno e le aspettative per la riunione. In questo modo, la comunicazione e la responsabilità tra i leader e i loro collaboratori migliorano notevolmente.
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❓ Domande frequenti
Come possono i leader comunicare efficacemente le aspettative?
Per comunicare efficacemente le aspettative, i leader devono essere chiari, concisi e coerenti nella loro comunicazione. È essenziale fornire un feedback regolare sulle prestazioni dei dipendenti, sui progressi compiuti verso gli obiettivi e sulle aree da migliorare. Anche incoraggiare il team a fare domande e a chiedere chiarimenti è fondamentale per favorire una comunicazione aperta. Una pratica utile per i leader potrebbe essere quella di coinvolgere i dipendenti in conversazioni di sviluppo e di farli partecipare alla definizione delle aspettative.
Qual è un esempio di gestione delle aspettative?
Un esempio di gestione delle aspettative si ha quando, in qualità di leader, ci si accorge che a un dipendente è stata assegnata una scadenza molto ravvicinata per un progetto. In questa situazione, potreste affrontare in modo proattivo il problema della scadenza discutendo il carico di lavoro del dipendente, identificando le potenziali sfide ed esplorando soluzioni alternative. Questo approccio proattivo consente a entrambe le parti di stabilire aspettative realistiche e di evitare errori di comunicazione, favorendo così un ambiente di lavoro positivo e promuovendo il successo.