21 Tipps zur Leistungsbeurteilung für herausragende Leistungen in Ihrem Unternehmen
Leistungsbeurteilungen können als notwendiges Übel betrachtet werden, das so verlockend ist wie ein Zahnarztbesuch, oder als das wirksamste Instrument, um Ihr Team zu stärken und Ihre Ziele zu übertreffen.
Gefürchtet? Oft. Unterschätzt? Immer.
Es ist an der Zeit, Leistungsbeurteilungen als Sprungbrett zu sehen und nicht als Tage der Beurteilung.
Dieser Leitfaden enthält 21 Tipps für Leistungsbeurteilungen, die das Feedback verbessern, zum Wachstum motivieren und die Beurteilungen als Eckpfeiler des Erfolgs positionieren.
📚 Tipp 1: Machen Sie Ihre Hausaufgaben im Voraus (kommen Sie vorbereitet)
Eine erfolgreiche Leistungsbeurteilung beginnt bereits vor dem Termin. Stellen Sie sicher, dass Sie den Mitarbeiter kennen, einschließlich:
- ihre Stellenbeschreibung und ihre Aufgaben;
- ihre bisherigen Ergebnisse der Leistungsbewertung;
- ihre Leistung im letzten Zeitraum (ggf. Fortschritte bei der Erreichung bestimmter Leistungsziele);
- Ihr eigenes Feedback, wie die Zusammenarbeit mit ihnen ist;
- falls zutreffend: Feedback von Teamkollegen und Kunden;
- alle Ergebnisse und Daten, die Sie verwenden möchten, um eine Aussage zu treffen;
- Faktoren, die sich auf ihre Ergebnisse ausgewirkt haben könnten, sowohl innerhalb als auch außerhalb ihres Einflussbereichs (Beispiele: Übernahme zusätzlicher Aufgaben aufgrund von Personalmangel, Krankheitsurlaub, Urlaub);
- alle Kontroversen oder Konflikte, an denen sie beteiligt waren.
- wie gut sie den vereinbarten Aktionsplan aus der letzten Leistungsbesprechung befolgt haben;
- Vorschläge für Maßnahmen zur Verbesserung ihrer Leistung in der kommenden Zeit;
- mögliche Karrierewege.
🚨 Dieser Schritt ist unerlässlich, wenn Sie ein größeres Team leiten oder nicht viel Zeit damit verbringen, in der Nähe Ihrer Mitarbeiter zu arbeiten.
Aber selbst wenn Sie den Charakter eines jeden Mitarbeiters und seine Arbeitsweise im Team kennen, ist ein Blick auf die tatsächlichen Leistungskennzahlen unerlässlich, um Voreingenommenheit zu vermeiden.
Außerdem sollten nicht nur Sie, sondern auch Ihr Mitarbeiter vorbereitet erscheinen. Lassen Sie sie genau wissen, wie Sie erwarten, dass sie sich auf das Treffen vorbereiten.
Hier sind einige Dinge, um die Sie sie bitten können:
- Erläutern Sie, was sie im letzten Überprüfungszeitraum erreicht haben, mit Beispielen oder Daten, die dies belegen.
- Erklären Sie, welche Ziele sie nicht erreicht haben und warum.
- Teilen Sie mit, was ihnen an ihrer Aufgabe am meisten Spaß macht.
- Teilen Sie mit, wo sie sich in einem Jahr sehen.
- Denken Sie über ihre Leistung nach und erstellen Sie eine Liste mit drei Dingen, mit denen sie zufrieden sind, und einem, das sie verbessern möchten.
- Skizzieren Sie ihren Lern- und Entwicklungsbedarf, einschließlich spezifischer Schulungen, die sie absolvieren möchten, und begründen Sie, wie diese ihnen in ihrer Rolle helfen werden.
- Motivieren Sie sie zu zusätzlicher Unterstützung und Anleitung durch Sie und die Geschäftsleitung.
- Halten Sie mindestens 5 Fragen bereit, oder machen Sie ein Brainstorming über den kommenden Zeitraum.
- Setzen Sie sich Ziele für den nächsten Zeitraum.
👀 Tipp 2: Erwartungsabgleich sicherstellen
Klare Kommunikation beruhigt die Nerven.
Der Extremfall: Wenn Ihr Mitarbeiter zu einer Besprechung gerufen wird, ohne den Grund dafür zu kennen, befürchtet er vielleicht, dass er entlassen werden soll - obwohl es sich in Wirklichkeit nur um eine Leistungsbeurteilung handelt.
Je mehr Sie die Erwartungen vorgeben können, desto besser. Wenn Ihr Mitarbeiter weiß, was ihn erwartet, ist er eher bereit, voll und ganz dabei zu sein, sich zu öffnen und zu diskutieren und das Feedback anzunehmen, anstatt darauf zu warten, dass die Bombe platzt.
Sie möchten vermitteln, dass die Leistungsbeurteilungsbesprechung Ihnen beiden die Möglichkeit gibt:
- Reflektieren und bewerten Sie den vergangenen Zeitraum.
- Besprechen Sie die Arbeitsleistung.
- Achten Sie auf die Stärken Ihres Mitarbeiters.
- Gehen Sie auf ihr Potenzial und ihre Karrieremöglichkeiten innerhalb des Unternehmens ein.
- Setzen Sie sich Ziele für den kommenden Bewertungszeitraum.
- Setzen Sie sich ggf. langfristige Karriereziele.
- Besprechen Sie den Entwicklungsbedarf, ob sie zusätzliche Ressourcen benötigen und was verbessert werden kann.
Dies sind nur einige allgemeine Tipps. Es steht Ihnen frei, die Einladung zu dem Treffen anzupassen und detailliertere Angaben zu machen. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter wissen, dass dieses Treffen für ihn bestimmt ist, um ihm zu helfen, sein volles Potenzial auszuschöpfen.
🛡️ Tipp 3: Seien Sie bereit, auf Fragen oder Bedenken einzugehen
Je nachdem, was im letzten Bewertungszeitraum geschehen ist, können Sie einige der Fragen vorwegnehmen.
Hatten Sie eine Menge unerwarteter Arbeit in letzter Minute?
Haben Sie einen wichtigen Kunden verloren?
Haben Sie das Team eingestellt und erweitert?
Es ist nur natürlich, dass Ihre Mitarbeiter Fragen zu diesen Themen stellen werden. Es ist jedoch in Ordnung, wenn Sie nicht alle Antworten kennen - gehen Sie allem nach, was Sie nicht wissen, und sprechen Sie Ihre Mitarbeiter darauf an.
🗣️ Tipp 4: Bleiben Sie offen für den Input der Mitarbeiter und sorgen Sie für ein gegenseitiges Gespräch
Dieses Treffen ist in erster Linie für Ihren Mitarbeiter bestimmt.
Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für jedes Feedback, das sie Ihnen über den Arbeitsablauf oder das Team geben.
Wenden Sie auch Tipp 1 an (teilen Sie Ihrem Mitarbeiter mit, wie er sich vorbereiten soll), insbesondere bei Mitarbeitern, die nicht so gesprächig sind.
🧐 Tipp 5: Untermauern Sie jede Aussage mit konkreten Beispielen
Wenn Sie einen Punkt deutlich machen wollen, sollten Sie ein konkretes Beispiel oder Daten anführen. Vage Aussagen und Gefühle können zu Verwirrung oder Konflikten führen. Seien Sie sich auch darüber im Klaren, wie Sie die Situation oder das Ereignis einrahmen wollen, um Ihren Standpunkt zu unterstreichen.
✍🏻 Sehen Sie sich unsere kuratierten Listen mit 40+ Beispielen für konstruktives Feedback und 45 Beispielen für Leistungsfeedback (für alle Leistungsstufen) an.
Für diejenigen, die über ihre Aufgaben hinausgehen, finden Sie 40+ Beispiele für Leistungsbeurteilungen, die die Erwartungen übertreffen.
⚖️ Tipp 6: Seien Sie ausgewogen - Diskutieren Sie Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten
Während sich einige Unternehmen ausschließlich auf das konzentrieren, was gut gelaufen ist (Leistungsbeurteilung auf der Grundlage von Stärken), beinhaltet eine Leistungsbeurteilung in der Regel positives Feedback und konstruktive Kritik.
Wenn Sie also eine traditionelle Leistungsbeurteilung durchführen wollen, sollten Sie beides ansprechen.
Hier sind einige Beispiele für die Diskussion von Verbesserungsmöglichkeiten:
- Letztes Jahr habt ihr euch besonders ins Zeug gelegt! Eure Ergebnisse gehörten zu den besten, die ich je gesehen habe. In diesem Jahr können Ihre Zahlen nicht ganz mithalten. Hat sich etwas geändert, was die Ursache dafür ist?
- Seit dem Ereignis X sind Ihre Werte gesunken. Leider können wir die Zeit nicht zurückdrehen, aber gibt es irgendetwas, das wir tun können, um wieder in die Spur zu kommen?
- Uns ist aufgefallen, dass Ihre Leistung in den letzten Wochen ein wenig nachgelassen hat. Brauchen Sie eine Pause oder einen Tempowechsel, um sich zu erholen?
🧑🎓 Wenn Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen Ihre Fähigkeiten, Feedback zu geben und zu empfangen, auffrischen wollen, lesen Sie unseren Artikel über Feedback-Training.
🤝 Tipp 7: Ehrlich aber einfühlsam sein
Jeder Mensch nimmt konstruktive Kritik auf unterschiedliche Weise auf.
Viele Menschen assoziieren Kritik mit Bestrafung, da dies in der Regel in der Kindheit geschieht: Wenn man zu spät nach Hause kommt, muss man die nächste Nacht zu Hause bleiben. Dieser Prozess läuft oft unbewusst ab und führt dazu, dass Menschen erstarren oder in die Defensive gehen.
Einige Mitarbeiter können aufgrund früherer oder aktueller negativer Erfahrungen empfindlicher reagieren.
Wenn zum Beispiel jemand in der Schule gemobbt wurde, kann er Kritik als schwierig empfinden.
Oder wenn sie gerade eine Trennung hinter sich haben, nehmen sie die Dinge vielleicht persönlich und haben keinen Platz für konstruktive Kritik.
Aus diesem Grund ist Einfühlungsvermögen bei der Leistungsbeurteilung unerlässlich.
Gleichzeitig wollen Sie aber auch ehrlich sein und Probleme ansprechen.
❓Tipp 8: Stellen Sie die richtigen Fragen
Sie werden mehr aus der Leistungsbeurteilung herausholen, wenn Sie einige Coaching-Fähigkeiten anwenden.
Ein Beispiel ist die Verwendung offener Fragen, um Ihren Mitarbeiter zu ermutigen, frei zu sprechen.
Einige Beispiele:
- Wo sehen Sie sich in einem Jahr?
- Was hat Ihrer Meinung nach zur Situation X beigetragen?
- Was halten Sie von Ihrem neuen Aufgabenbereich?
- Was können Sie beim nächsten Mal tun, um zu verhindern, dass Situation Y eintritt?
Eine andere wirkungsvolle Art von Fragen ermutigt Ihren Mitarbeiter, tiefer zu graben.
Oft ist unsere erste Reaktion auf eine Frage ein bloßer Reflex und die Art und Weise, wie wir gewohnt sind, zu antworten. Wenn wir aufgefordert werden, einen Schritt weiter zu gehen, sind wir gezwungen, unsere gewohnten Denkmuster zu verlassen.
Dann können bemerkenswerte Einsichten entstehen!
Sie können Fragen dieser Art verwenden:
- Und was dann?
- Was befürchten Sie, was passiert, wenn Situation x eintritt?
- Was kann hier noch wahr sein?
- Was haben Sie noch gefühlt?
❓ Sehen Sie sich die 70+ besten Fragen zur Leistungsbewertung für Ihre nächste Beurteilung an.
🛠️ Tipp 9: Vorschlagen von Maßnahmen und Möglichkeiten zur Verbesserung
Wir haben bereits darüber gesprochen, wie wichtig es ist, sich gut auf die Sitzung vorzubereiten. Dazu gehört auch, dass Sie sich mögliche Aktionsschritte und Strategien für Verbesserungen überlegen.
Natürlich wollen Sie Ihre Mitarbeiter in die Entwicklung von Strategien einbeziehen, um sie zur Umsetzung zu motivieren. Aber eine gute Vorbereitung verhindert, dass Sie sich ablenken und Aktionspläne für Verbesserungen aufschieben.
🏅 Tipp 10: Vergessen Sie nicht, Leistungen anzuerkennen
Ähnlich verhält es sich, wenn Sie sich nur auf die Bereiche konzentrieren, in denen Verbesserungen möglich sind, und Ihre Mitarbeiter dadurch entmutigt werden. Jeder Mensch ist anders, und manche können es leicht abtun, während andere einen Mangel an Motivation verspüren und infolgedessen schlechtere Leistungen erbringen.
Es ist wichtig, dass Sie die Bedeutung der Leistungen richtig einschätzen und von dem Beitrag des Mitarbeiters überzeugt sind.
Sie wollen nicht, dass Sie ihnen am Ende ein Kompliment für etwas machen, das ihr Kollege getan hat.
🚀 Tipp 11: Beenden Sie das Gespräch nicht ohne einen vorläufigen Plan für die nächsten Schritte
Angenommen, Sie sind neu in der Durchführung von Mitarbeitergesprächen. In diesem Fall kann es sich wie eine Erleichterung anfühlen, wenn Sie die Stärken und verbesserungswürdigen Bereiche besprochen haben, und Sie können versucht sein, das Gespräch zu beenden.
Ein wichtiger Teil einer effektiven Leistungsbeurteilung, der den Ton für den kommenden Beurteilungszeitraum angibt, ist jedoch die Ausarbeitung eines Plans für die nächsten Schritte.
Was erwarten Sie von Ihrem Mitarbeiter in der kommenden Zeit zu erreichen? Was sind seine kurz- und langfristigen Ziele?
Wenn Sie sich über diese Aspekte im Klaren sind, werden Sie das Treffen mit Klarheit und einem Gefühl des Fortkommens verlassen.
😀 Tipp 12: Beenden Sie die Rezension mit einer positiven Note
Ein positiver Abschluss der Besprechung trägt dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter die Sitzung mit einem guten Gefühl und motiviert verlassen. Es kann schwieriges Feedback überdecken, Ihr Team enger zusammenrücken und besser zusammenarbeiten lassen.
Ein Beispiel dafür, wie Sie kommunizieren können, dass jemand die Erwartungen im Bereich der Führung übertrifft:
"Der letzte Punkt, den ich heute ansprechen möchte, sind Ihre Führungsqualitäten. Dies betrifft zwar nicht direkt Ihre Leistung, kommt aber dem gesamten Team zugute. Ihre Fähigkeit und Bereitschaft, neue Mitarbeiter in dieser Saison anzuleiten, waren bemerkenswert und sind nicht unbemerkt geblieben. Sind Sie an einem beruflichen Aufstieg, z. B. in einer Führungsposition, interessiert?"
☕ Tipp 13: Fügen Sie informelle Leistungsüberprüfungen zwischen den formellen Überprüfungszyklen hinzu
Wussten Sie, dass sich die Mitarbeiter von Spotify regelmäßig mit ihrem Manager austauschen... bei einem Kaffee? Es muss nicht komplizierter sein als das.
Wenn Sie formelle Überprüfungssitzungen durchführen, ist es eine gute Idee, informelle Sitzungen in den Mix einzubauen.
Zwanglose Leistungskontrollen geben Ihren Mitarbeitern das Gefühl, dass man sich um sie kümmert, und sie fühlen sich wohler beim Austausch von Feedback.
Microsoft ist ein weiteres Beispiel für einen Tech-Giganten, der sich von der traditionellen Leistungsbeurteilung gelöst hat. Im Rahmen des Leistungsmanagementsystems von Microsoft treffen sich Manager und Mitarbeiter mindestens alle zwei Monate und gehen dabei über die individuelle Leistung hinaus.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Leistungsbeurteilungen bei Spotify, Microsoft und anderen Unternehmen durchgeführt werden, werfen Sie einen Blick auf unsere detaillierten Fallstudien über herausragende Personalprozesse - vielleicht lassen Sie sich inspirieren, etwas in Ihrem Unternehmen auf völlig neue Weise zu tun!
⌛ 5 Tipps zur jährlichen Leistungsbewertung für Führungskräfte
Wenn Sie Ihre jährlichen Leistungsbeurteilungen beibehalten wollen, finden Sie hier unsere besten Tipps für Manager.
Überprüfen Sie die Ergebnisse und Ziele der letzten jährlichen Überprüfung
Die Überprüfung des letzten Zeitraums sollte zwar bei allen Leistungsbeurteilungen Standard sein, aber bei den jährlichen Beurteilungen ist sie besonders wichtig. Manchmal reichen ein oder zwei Wochen nicht aus, um eine Entwicklung zu erkennen.
Aber Sie sollten bei der jährlichen Leistungsbeurteilung im Vergleich zum letzten Jahr deutliche Fortschritte erkennen.
Machen Sie sich das Leben leichter, indem Sie sicherstellen, dass Sie über ein solides Überprüfungssystem verfügen, so dass Sie problemlos auf vergangene Daten zugreifen können, ohne 20 Tabellenkalkulationen durchforsten zu müssen, die irgendwo auf einem Laufwerk vergessen wurden.
Überprüfung der Fortschritte bei den Leistungskennzahlen und Zielen
Da sich Arbeit direkt oder indirekt in Geld niederschlägt, gibt es für die meisten Aufgaben klare Leistungskennzahlen. Bei regelmäßigen, informellen Überprüfungen müssen Sie sich nicht unbedingt an den Kennzahlen orientieren, aber dies geschieht in der Regel bei der jährlichen Überprüfung.
Nehmen Sie sich auch einen Moment Zeit, um zu prüfen, ob die Leistungskennzahlen noch relevant sind.
Beurteilen sie die Leistungen des Mitarbeiters entsprechend seiner Aufgabenbeschreibung?
Oder haben sich ihre Aufgaben seit dem letzten Mal geändert, so dass es sinnvoller ist, für künftige Leistungsbeurteilungen eine andere Kennzahl zu verwenden?
Überprüfung des erwarteten Kompetenzprofils und der Erwartungen an die Beherrschung der einzelnen Kompetenzen
Kompetenz geht über einzelne Fertigkeiten hinaus - sie kann als eine ganze Reihe von Fähigkeiten beschrieben werden, einschließlich harter und weicher Fertigkeiten, Wissen und Eigenschaften. Ein Beispiel ist Führung. Eine gute Führungspersönlichkeit muss über mehrere individuelle Qualitäten verfügen.
Aufgrund des komplexen Charakters von Kompetenzen im Vergleich zu einzelnen Kennzahlen ist es sinnvoller, sie jährlich zu bewerten, da ihre Entwicklung mehr Zeit in Anspruch nimmt.
🧑🎓 Erfahren Sie mehr über Kompetenzmodelle in unserem ausführlichen Leitfaden.
Geben Sie vor der Sitzung eine detaillierte Tagesordnung bekannt
Um die jährliche Leistungsbeurteilung zu einer positiven und wachstumsorientierten Erfahrung zu machen, sollten Sie Ihre Mitarbeiter wissen lassen, was von ihnen erwartet wird. Das hilft, die Nervosität und die Angst vor negativem Feedback während dieser umfassenderen, leistungsorientierten Überprüfung zu beseitigen.
Eine detaillierte Tagesordnung vermittelt auch die Erwartungen. Sie und Ihr Mitarbeiter sollten so gut wie möglich vorbereitet sein, um das Beste aus dem Jahresgespräch herauszuholen. Siehe Tipp 2 zur Angleichung der Erwartungen (siehe oben).
Häufige informelle Überprüfungen während des Jahres einstreuen
Häufige, informellere Beurteilungen tragen dazu bei, den Druck auf die jährlichen Beurteilungen zu verringern und Ihnen und Ihren Mitarbeitern mehr Sicherheit zu geben.
✍️ 3 Tipps zum Verfassen einer Leistungsbeurteilung
Verwenden Sie eine klare, verständliche Sprache
Eine Leistungsbeurteilung sollte klar sein, nicht clever. Achten Sie darauf, Branchenjargon, der Ihrem Mitarbeiter möglicherweise nicht geläufig ist, auszuschreiben, um Unklarheiten zu vermeiden. Formulieren Sie das Feedback so, dass es direkt auf den Punkt kommt.
Basieren Sie die Überprüfung auf Erfahrungen aus erster Hand
Natürlich haben Sie als Manager nicht alles, was Ihre Mitarbeiter getan haben, persönlich miterlebt. Achten Sie aber darauf, dass Sie sich bei der Beurteilung auf Daten, nachgewiesene Ereignisse oder Dinge, die Sie in Sitzungen bemerkt haben, stützen und nicht auf lose Gerüchte.
Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass sich Ihre Teammitglieder für etwas beschuldigt fühlen, was sie nicht getan haben!
Wachstumsunterstützung anbieten
Die Leistungsbeurteilung sollte Feedback und klare Vorschläge enthalten, wie Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen können. Auf diese Weise fühlen sie sich unterstützt und anerkannt, was zu den wichtigsten Eigenschaften für die Mitarbeiterzufriedenheit gehört.
✍️ Weitere Inspirationen und umsetzbare Erkenntnisse finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden zum Verfassen einer Leistungsbeurteilung.
➡️ Mit Zavvy Leistung und Wachstum steigern
Wie in diesem Artikel beschrieben, gibt es für eine effiziente Leistungsbeurteilung eine Menge zu beachten.
Mit Zavvy können Sie sich die Kopfschmerzen, die Zeit und das Geld sparen, die mit manuellen Leistungsbewertungen verbunden sind.
Planen Sie automatisierte Beurteilungen, die auf jeden Mitarbeiter zugeschnitten sind - unser System stellt sicher, dass Sie nie verpassen, Einladungen zu verschicken, Feedback einzuholen und Besprechungen zu buchen. Außerdem werden Kennzahlen und Kommentare festgehalten, damit Sie sie bei künftigen Leistungsbeurteilungen leicht wiederfinden.
Im Rahmen unserer Software zur Leistungsbewertung bieten wir auch Schulungen für Manager an.
📅 Möchten Sie sehen, wie Zavvy den Verwaltungsaufwand für Ihre Leistungsbeurteilungen reduzieren kann? Buchen Sie eine Demo bei uns!