Vaardighedenmatrix: Wat het is en hoe je er een maakt (+ gratis Excel-sjablonen)
Wil je de productiviteit van je team verhogen, lacunes in vaardigheden minimaliseren en ervoor zorgen dat elk lid is toegerust voor succes, en dat alles met een gebruiksvriendelijke visuele weergave van de competenties van je team?
Zo ja, dan kan het gebruik van een competentiematrix binnen je organisatie je helpen om deze doelen te bereiken.
Dit artikel legt uit wat een competentiematrix is, wat het belang ervan is en hoe je er een kunt maken. We geven ook voorbeelden en gratis Excel-sjablonen voor een competentiematrix die je kunt downloaden.
Je ontdekt hoe je veelgemaakte fouten bij het maken van vaardigheidsmatrices kunt vermijden en we laten je kennismaken met de vaardigheidsmatrixsoftware van Zavvy.
Wat is een competentiematrix?
Een competentiematrix, meestal ontwikkeld door het talentteam of HR-professionals, is een hulpmiddel om de vaardigheden en bekwaamheden van een werknemer te beoordelen. Het helpt bij het identificeren van de uitgebreide vaardigheden, het ervaringsniveau en de algemene competentie die vereist zijn voor een functie of een project.
In de praktijk kan het zo eenvoudig zijn als een tweedimensionale tabel in Excel:
- Dimensie 1: Mensen of afdelingen (onder: rijen)
- Dimensie 2: Vaardigheden (hieronder: kolommen)
Als je op grotere schaal en effectiever vaardigheden wilt beoordelen in je bedrijf, gebruik dan competentiematrixsoftware om tijd te besparen en competenties direct te koppelen aan ontwikkelingsmethoden.
Waarom heeft uw bedrijf een competentiematrix nodig?
Het effectief evalueren van de prestaties van werknemers en hen trainen met behulp van strategische Learning and Development (L&D) initiatieven kan bedrijven een concurrentievoordeel geven en de winst verhogen.
Focussen op de professionele groei van je personeel verbetert ook de retentie. Volgens LinkedIn's 2023 Workplace Learning report is een van de belangrijkste redenen waarom werknemers ontslag nemen een gebrek aan mogelijkheden om te leren en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Met andere woorden, het bijscholen en omscholen van uw personeel moet uw topprioriteit zijn als HR-professional, manager of C-level executive.
Volgens Harvard Business Review is meer training echter niet altijd de oplossing:
"We kunnen werknemers niet zomaar naar workshops sturen die gericht zijn op de vaardigheden die op dat moment in de mode zijn en verwachten dat ze resultaten boeken. Het is essentieel om coherente, op vaardigheden gebaseerde strategieën te ontwikkelen. We moeten serieus nadenken over op welke specifieke vaardigheden we ons moeten richten, wie ze moet leren en welke mix van opleiding, ervaring en blootstelling effectief zal zijn om de op vaardigheden gebaseerde organisaties te creëren die we nodig hebben om de uitdagingen van de toekomst aan te gaan."
Maar hoe weet je waar je staat? Een competentiematrix kan hier uitkomst bieden.
Het helpt om:
- hiaten in vaardigheden identificeren
- gerichte ontwikkelingsplannen opstellen
- medewerkers aan de juiste projecten toewijzen
- de juiste mensen aannemen om de gaten op te vullen
Kortom, het zal je helpen om betere beslissingen te nemen over de ontwikkeling van werknemers, opvolgingsplanning en rolontwerp.
Laten we het eens hebben over het belang van een competentiematrix.
Voordelen van het gebruik van een competentiematrix
Helpt de vaardigheden van uw werknemers effectief te beoordelen
Een competentiematrix maakt het eenvoudig om inzicht te krijgen in de vaardigheden van je werknemers en helpt HR-teams inzicht te krijgen in hiaten in vaardigheden binnen het bedrijf en binnen het team.
Je kunt deze informatie gebruiken om:
- De personeelsplanning verbeteren
- De samenwerking en productiviteit van teams verbeteren door complementaire vaardigheden in teams te hebben
- Operationele risico's verminderen door bekwame medewerkers in kritieke functies te hebben
Assisteert bij het opstellen van aangepaste en effectieve leerplannen
Veel HR-teams benaderen L&D niet strategisch. Mensen krijgen misschien toegang tot een bibliotheek met trainingen of een leerbudget, en dat is het dan. Maar er is geen precisie, geen doelgerichtheid.
Deze aanpak is echter zeer inefficiënt.
Een goed ontwikkelingsproces voor mensen omvat:
Hoe vaardigheidsmatrices passen in het algemene ontwikkelingsproces van mensen
Deze aanpak zorgt ervoor dat uw werknemers het volgende weten:
- wat je van hen verwacht op een specifiek carrièreniveau/functie
- waar staan ze ten opzichte van je verwachtingen
U kunt de bovenstaande informatie gebruiken om uw personeelsbestand strategisch te ontwikkelen en de kloof tussen uw verwachtingen en de vaardigheden van uw werknemers te verkleinen.
Het resultaat:
- lagere opleidingskosten
- minder tijdverlies door irrelevante training
- een toename van de effecten van training en vervolgens meer prestaties
Het afstemmen van de training van werknemers op hun vaardigheden en interesses kan de organisatie ten goede komen, omdat tevreden werknemers productiever zijn en het beste van zichzelf geven als ze plezier in hun werk hebben. Deze aanpak kan er ook voor zorgen dat werknemers erkenning krijgen voor hun vaardigheden, waardoor hun gevoel van eigenwaarde en betrokkenheid toenemen.
Helpt bij werving
Een competentiematrix stroomlijnt de werving door de bestaande competenties binnen een team duidelijk in kaart te brengen, zodat hiaten in vaardigheden kunnen worden opgespoord. Deze gerichte aanpak zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers de specifieke vaardigheden meebrengen die nodig zijn, waardoor een evenwichtig en goed presterend team ontstaat.
Bovendien helpt het bij het opstellen van nauwkeurige functiebeschrijvingen en beoordelingscriteria, wat leidt tot een efficiënter en effectiever wervingsproces.
Vaardigheden matrix casus: Bijvoorbeeld, een organisatie benaderde Vahura OnBoard op zoek naar hulp bij het vinden van hun eerste onafhankelijke directeur. Om dit te bereiken gebruikte Vahura OnBoard een vaardighedenmatrixmodel, waarbij de behoeften van het bedrijf werden geanalyseerd en tien essentiële vaardigheden werden geïdentificeerd. Van deze tien vaardigheden vereisten er drie een aanzienlijke expertise.
Na een evaluatie van verschillende professionals beval Vahura OnBoard een voormalig voorzitter van de toezichthoudende instantie met uitgebreide kennis aan om de positie in te vullen.
Helpt werknemers hun sterke en zwakke punten te identificeren
Het is optioneel om de resultaten van de vaardigheidsbeoordeling aan iedereen bekend te maken, maar dit kan verschillende voordelen hebben.
Wanneer werknemers hun vaardigheden objectief vergelijken met vooraf gedefinieerde criteria, worden ze zich bewust van hun sterke en zwakke punten - wat zelfbewustzijn, persoonlijke verantwoordelijkheid en gerichte vaardigheidsontwikkeling bevordert. Dit komt op zijn beurt hun persoonlijke en professionele groei binnen de organisatie ten goede.
Verbetert de interne mobiliteit en retentie
Interne mobiliteit verwijst naar de verplaatsing van werknemers binnen de organisatie. Als je een overzicht hebt van de verschillende vaardigheden die je werknemers bezitten, krijg je een beeld van het onbenutte potentieel dat binnen je bedrijf sluimert. Een vaardighedenmatrix stelt managers en HR in staat om hiaten in vaardigheden binnen teams te identificeren en deze op te vullen met andere interne collega's met relevante vaardigheden.
Wanneer vaardigheden in kaart worden gebracht, wordt het ook gemakkelijker voor werknemers om over te stappen van de ene afdeling naar de andere of van het ene project naar het andere dat aansluit bij hun carrièredoelen.
"Interne mobiliteit stimuleert retentie en bouwt vaardigheden van het personeelsbestand op: Na twee jaar heeft een werknemer die een interne overstap heeft gemaakt een grotere kans om bij het bedrijf te blijven" - LinkedIn's 2023 Workplace Learning Report
Verschillende manieren van interne progressie binnen een bedrijf
Helpt bij het plannen van opvolging
Bedrijven kunnen een vaardighedenmatrix gebruiken om werknemers te identificeren die het potentieel hebben om kritieke functies over te nemen als onderdeel van hun loopbaanontwikkeling. Dit zorgt voor een naadloze overgang wanneer belangrijk personeel vertrekt en motiveert werknemers door een duidelijk stappenplan voor loopbaanontwikkeling te bieden voor groei binnen de organisatie.
Hoe maak je een competentiematrix voor je werknemers?
1. Identificeer de vaardigheden om te evalueren
Je kunt dit doen door te kijken naar de vaardigheden die nodig zijn voor verschillende rollen binnen het team of de afdeling. Denk bij het identificeren van vaardigheden voor evaluatie aan de kernvaardigheden die cruciaal zijn voor succes in een bepaalde rol en aanvullende vaardigheden die leuk zouden zijn om te hebben.
Een contentmarketingmanager moet bijvoorbeeld bedreven zijn in contentmarketingstrategie, copywriting en SEO. Het zou echter mooi zijn als hij of zij ook basisvaardigheden zou hebben op het gebied van grafisch ontwerp en videobewerking.
Een goed uitgangspunt om te bepalen welke vaardigheden je moet evalueren is het carrièrekader van je bedrijf: een schriftelijke definitie van de kerncompetenties van elke functie, inclusief:
- zachte vaardigheden (communicatie, emotionele intelligentie, enz.)
- harde vaardigheden of vaardigheden die specifiek zijn voor je baan (webanalyse, Javascript, enz.)
- waarden (d.w.z. hoe de persoon die waarde belichaamt)
Sommige bedrijven houden het informeel met één algemeen model voor iedereen. Andere daarentegen hebben gedetailleerde carrièrepaden voor elke rol en elk niveau. Lees onze gedetailleerde gids over het creëren van loopbaanprogressiekaders als je er nog geen hebt in jouw organisatie.
Zoek je een voorbeeld?
Een generiek model zal later bedrijfsbrede vergelijkingen van bepaalde vaardigheden vergemakkelijken. Zeer gespecificeerde modellen die uniek zijn voor elke rol zijn geweldig, maar missen kerncompetenties die je misschien voor iedereen wilt zien.
Onze tip: Een mix van bovenstaande elementen. Houd een aantal competenties die voor iedereen in de organisatie hetzelfde zijn en neem er een paar op die technischer zijn.
2. Beoordeel de vaardigheden en interesses van uw werknemers
De methoden die werkgevers gebruiken om het vaardigheidsniveau van hun personeel te evalueren verschillen van organisatie tot organisatie.
Enkele gangbare manieren om de vaardigheden van werknemers te beoordelen en te categoriseren zijn:
- ⬇️ Managers of directe supervisors geven feedback(neerwaartse feedback)
- ️ Werknemers vragen om zelf hun vaardigheden, interesses en vaardigheidsniveau in elk daarvan aan te geven(zelfevaluatie)
- ↔️ Collega's beoordelen elkaar anoniem(peer feedback)
- ⬆️ Directe rapporten beoordelen hun managers(opwaartse feedback)
- 🔄 Al het bovenstaande(360 feedback)
- ✏️ Gegradueerde beoordelingen.
- 🪪 Certificeringen.(Externe trainingsbibliotheek)
Als je op zoek bent naar de juiste manier om afzonderlijke niveaus te creëren, dan is onze gratis competentiematrix precies wat je nodig hebt:
We raden gewoonlijk vijf niveaus aan, van basis tot expert.
2.5 Vergeet de kalibratie niet
Het is bekend dat iedereen bepaalde vooroordelen en neigingen heeft om mensen hoger of lager in te schatten. Deze vooroordelen kunnen de betrokkenheid, het behoud en de bedrijfsdoelstellingen van werknemers schaden.
Het kalibreren van functioneringsgesprekken pakt dit probleem aan door duidelijke beoordelingsnormen op te stellen, zodat alle beoordelaars een uniforme set richtlijnen hebben om te volgen bij het beoordelen van iemands werk. Het houdt in dat alle personen die feedback geven bij elkaar worden gebracht om te bespreken en te begrijpen hoe elke beoordeling moet worden toegepast op de persoon die wordt beoordeeld.
Op die manier kan de feedback van beoordelingen consistenter, eerlijker en betrouwbaarder worden.
Meer weten over kalibratie? Lees onze kalibratiegids voor prestatiebeoordelingen
3. Voeg de gegevens toe in een tabel of een matrix
Een van de meest gebruikelijke manieren om een competentiematrix te maken is via Excel. Volg de onderstaande stappen om een competentiematrix te maken in een Excel-document.
- Maak een tabel of matrix met de vaardigheden in de eerste kolom en noem die "Vaardigheden".
- Schrijf de namen van de teamleden horizontaal op in de kolom "Naam".
- Maak de kolommen "Expertise" en "Interesse" onder Naam.
- Voeg de eerder verzamelde gegevens over deskundigheid en interesse toe.
Hierdoor krijg je een overzicht van de vaardigheden en het vaardigheidsniveau van elke werknemer. Sorteer de vaardigheden in categorieën op basis van hun bijdrage aan de praktische voltooiing van het project.
Zoals Dennis van PMI terecht opmerkt, kan de vaardighedenmatrix ook worden weergegeven met behulp van ideogrammen voor visuele communicatie, bijvoorbeeld harvey ballen.
4. Breng medewerkers met de juiste vaardigheden in kaart
Denk na over de vaardigheden die nodig zijn voor elke rol en breng ze in kaart bij werknemers met die vaardigheden. Werknemers met specifieke vaardigheden kunnen deze informatie ook gebruiken om hiaten in vaardigheden te identificeren en deze te overbruggen.
Op die manier krijgen HR-professionals een overzicht van de vaardigheden van elke werknemer. Sorteer de vaardigheden in categorieën op basis van hun bijdrage aan de praktische voltooiing van het project.
5. De vaardighedenmatrix gebruiken om trainingsbehoeften vast te stellen en opdrachten toe te wijzen
Maak opleidings- en ontwikkelingsprogramma's waarmee werknemers hun vaardigheden kunnen verbeteren. Als er vaardigheden zijn die werknemers momenteel niet beheersen, overweeg dan om een trainer in te schakelen om een workshop te geven.
Dit zal werknemers helpen de vaardigheden te ontwikkelen om te slagen in hun functie en projecten.
Bekijk onze casestudy over training en ontwikkeling van werknemers bij Cisco.
Sjablonen en voorbeelden van de vaardighedenmatrix
Voorbeeld 1 - Basisvaardighedenmatrix voor kleinere teams
Hier is een voorbeeld van een vaardighedenmatrix die expertise EN interesse combineert, iets wat je misschien zou willen doen - maar ook iets dat dingen veel complexer kan maken op schaal.
Deze nummers staan voor:
Voorbeeld 2 - Geavanceerde vaardigheidsmatrix voor organisaties
Als u van datagestuurde inzichten houdt, zult u deze volgende sjabloon leuk vinden.
Het is zeer geschikt voor grotere organisaties die inzicht willen krijgen in de vaardigheden waar hun personeel goed in is en welke vaardigheden ze prioriteit moeten geven voor training.
Om overcomplexiteit te voorkomen, bevat dit tweede voorbeeld op dit moment geen "interesses" - maar je kunt dat zeker toevoegen aan je tabel.
Wat bijzonder nuttig is aan deze is dat hij automatisch een lijst samenstelt van de "onderste 3" vaardigheden - die waarop je je moet concentreren om ze te verbeteren:
Je kunt deze beide vaardigheidsmatrixsjablonen hier downloaden en aanpassen.
Competentiematrix
Om je te helpen met het loopbaankader, hebben we ook een competentiematrix gemaakt als aanvulling op de vaardighedenmatrix.
Ons sjabloon bevat:
- 🚀 36 Competenties voor individuele medewerkers: 5 beheersingsniveaus - basis, gemiddeld, gevorderd, vaardig, expert.
- 200+ Gedragsindicatoren en meetwaarden voor prestaties: Geef je teamleden een duidelijk inzicht in wat er nodig is om verder te komen in hun carrière
- 100+ voorgestelde ontwikkelingsactiviteiten: Zodat u de competenties van uw mensen kunt ontwikkelen met duidelijke, uitvoerbare stappen die zowel managers als werknemers kunnen volgen.
➡ Wil je je HR-processen versnellen? ️ Bekijk hier onze templates over personeelsontwikkeling, training, feedback & prestaties en nog veel meer.
Best practices voor het opstellen van een competentiematrix
Als je je competentiematrix goed opstelt, kan het je wervingsproces gemakkelijker en effectiever maken.
Hier zijn enkele best practices voor de vaardigheidsmatrix die je kunt volgen om er het beste uit te halen:
- Stel geen competentiematrix op zonder eerst de vaardigheden te beoordelen die nodig zijn voor een succesvol project of een succesvolle functie, zodat u zeker weet dat uw aanpak volledig is en rekening houdt met zowel het perspectief van de werknemer als dat van het bedrijf.
- Zorg ervoor dat je alle essentiële vaardigheden opneemt die nodig zijn voor elke functie.
- Denk aan het belang van kalibratie; streef naar geldige gegevens in plaats van te vertrouwen op willekeurige schattingen.
- Stem vaardigheden nauwkeurig af op teamleden en rollen om de matrix nauwkeurig te houden.
- Stop niet na de creatie. Je matrix is nog maar het begin. Nu is het tijd om de nieuwe inzichten in actie om te zetten en L&D voor altijd te verbeteren.
🛠 Hoe competentiematrixsoftware helpt
Onze sjabloon en instructies hierboven zijn ongetwijfeld nuttig, maar de implementatie ervan kan je veel tijd en moeite kosten:
- Input krijgen van alle belanghebbenden en teams
- Ervoor zorgen dat deze gegevens geldig en eerlijk zijn
- Voortdurend bang zijn dat je per ongeluk iets verprutst in Excel
- Houd de matrix up-to-date
Dit is waar onze Zavvy om de hoek komt kijken en je leven makkelijker maakt dan ooit tevoren.
Voorbeeld uit Zavvy's vaardighedenmatrixsoftware (een heatmap van feedbackresultaten)
Zavvy's HR-automatiserings- en vaardigheidsmatrixsoftware helpt je om:
- Verkrijg geldige, onbevooroordeelde gegevens via 360 feedback
- Automatisch alle belanghebbenden erbij betrekken - niemand hoeft eraan herinnerd te worden
- Kalibreer je gegevens
- Geef het weer als een heatmap om je vaardighedenmatrix weer te geven
- Automatisch up-to-date houden samen met je regelmatige feedbackcycli(functioneringsgesprekken, enz.)
Het beste deel?
Het eindigt niet met een matrix. Verdere analyses zoals 9 box grids zijn ook slechts een klik verwijderd!
Het beoordelen van vaardigheden is slechts de eerste stap. Onze tool helpt uw mensen ook om de juiste vaardigheden te ontwikkelen en de beste beschikbare trainingsprogramma's te vinden. Met duidelijke carrièrekaders en eerlijke progressie biedt onze carrièrepadsoftware duidelijke paden voor iedereen.
Nieuwsgierig? Vraag vandaag nog een demo aan.
Veelgestelde vragen
Wat is het doel van een competentiematrix?
Het belangrijkste doel van een competentiematrix is om een visuele voorstelling te geven van de vaardigheden en competenties die beschikbaar zijn binnen een team of organisatie. Het helpt bij het identificeren van hiaten in vaardigheden, het vergemakkelijken van gerichte personeelsontwikkeling en het garanderen van de juiste toewijzing van middelen voor optimale prestaties en strategische groei. Hierdoor verbetert de algemene efficiëntie en effectiviteit van personeelsplanning en talentmanagement.
Wat is het verschil tussen een vaardighedenmatrix en een competentiematrix?
Een competentiematrix en een vaardighedenmatrix zijn vergelijkbaar in die zin dat ze allebei een gestructureerd overzicht willen geven van de vaardigheden en competenties van een organisatie.
Het verschil zit hem echter in het perspectief: een competentiematrix richt zich op specifieke vaardigheden of taken die een werknemer heeft, terwijl een competentiematrix zich richt op de competenties of vaardigheden die nodig zijn voor een rol.
Het eerste gaat in zekere zin over de huidige staat van een werknemer - terwijl het tweede de ideale vaardigheden definieert van iemand in een bepaalde rol.
Hoe gaan vaardigheidsmatrices en competentiemodellen samen?
Vaardigheidsmatrices en competentiemodellen vullen elkaar aan. Terwijl een competentiematrix een gedetailleerd overzicht geeft van de specifieke vaardigheden die nodig zijn voor een functie, geeft een competentiemodel een meer holistisch beeld van de bredere competenties en vaardigheden die nodig zijn om te slagen in die functie. Door beide te gebruiken, kun je een beter inzicht krijgen in wat er nodig is om uit te blinken in een bepaalde functie.
Wat is een vaardighedenmatrix voor aanwerving?
Een vaardighedenmatrix voor aanwerving is een hulpmiddel dat kan worden gebruikt om de vaardigheden en kwalificaties van kandidaten te beoordelen. Door een matrix te maken die de specifieke vaardigheden en taken beschrijft die vereist zijn voor een bepaalde functie, kun je de ervaring en vaardigheden van elke kandidaat vergelijken om te bepalen wie het meest geschikt is voor de baan.
Wat is de volgende stap na een vaardighedenmatrix?
De volgende stap is om de matrix te gebruiken om beslissingen te onderbouwen. Dit kan betekenen dat je de matrix gebruikt om hiaten in de vaardigheden van je team te identificeren en ontwikkelingsplannen op te stellen om deze hiaten aan te pakken. Je kunt de matrix ook gebruiken om kandidaten te beoordelen of om te bepalen welke teamleden het meest geschikt zijn om aan een bepaald project te werken.
Hoe helpt skills matrix software?
Software voor competentiematrices kan helpen bij het stroomlijnen van het maken en onderhouden van een competentiematrix. Door software te gebruiken om het proces te automatiseren, kun je tijd besparen en de kans op fouten verkleinen. Daarnaast bieden veel vaardighedenmatrix software-oplossingen geavanceerde rapportage- en analysefuncties die je kunnen helpen inzicht te krijgen in de vaardigheden van je team en gebieden te identificeren die voor verbetering vatbaar zijn.