Opleidingsbudgetten: Een sleutel tot het verbeteren van de levenslange waarde van werknemers
Stel je voor dat je naar een vreemd land reist zonder onderzoek, planning of een reisgids.
- Of je besteedt je tijd en geld aan het uitzoeken van willekeurige spannende toeristische evenementen of evenementen waar je spijt van krijgt.
- Of je bent zo onwetend dat je uiteindelijk niets doet.
Hetzelfde geldt voor opleidingsbudgetten. Bedrijven geven 130 miljard dollar uit om hun personeel op te leiden, en slechts 25% van die opleidingen is effectief.
De gemeenschappelijke reden waarom deze opleidingen niet productief zijn, is het gebrek aan onderzoek, planning en begeleiding.
Dit artikel laat u zien hoe een goed gepland opleidingsbudget eruit ziet en wat de belangrijkste stappen zijn om zelf een adequaat opleidingsbudget op te stellen.
Wat is een opleidingsbudget?
Een opleidingsbudget verwijst naar de directe en indirecte kosten en middelen die worden gebruikt om werknemers in een organisatie op te leiden. Het omvat de kosten van cursussen, boeken en andere leermiddelen. Het omvat ook indirecte kosten zoals lonen, vergoedingen en tijd besteed aan het opzetten van opleidingen.
Het reserveren van een opleidingsbudget is essentieel voor de empowerment van werknemers. Het helpt werknemers toegang te krijgen tot de kwaliteitskennis die ze nodig hebben om hun werk doeltreffend uit te voeren.
In veel gevallen kunnen werknemers min of meer vrij beslissen hoe zij hun opleidingsbudget besteden.
Ultieme vrijheid, ultieme macht. Toch? Niet noodzakelijk.
Een goed gebruikt opleidingsbudget is echter ook van invloed op de klanttevredenheid.
Een goed opgeleide werknemer weet hoe hij klanten moet aanspreken en situaties moet vermijden, terwijl een slechte klantenservice en een laag moreel tot winstverlies kunnen leiden en uw ROI kunnen aantasten.
Waarom zijn opleidingsbudgetten belangrijk?
Verhoogt het succes en de ervaring van de klant
Uw medewerkers zijn de poortwachters tussen uw organisatie en klanten. Ze moeten dus de juiste training krijgen om een betere service te kunnen bieden. Een slechte klantervaring kan de reputatie van uw organisatie negatief beïnvloeden. Door een speciaal LMS voor klantentraining te implementeren, kunnen uw medewerkers de kennis en vaardigheden opdoen die nodig zijn om een uitstekende klantervaring te bieden.
86% van de klanten zal opnieuw zaken met u doen als ze een positieve ervaring hebben. Maar als het omgekeerde het geval is, zal 53% overstappen naar een samenwerking met de concurrentie.
Verbetert de levenslange waarde van werknemers
Een rijk opleidingsbudget koopt een goede werknemerservaring. Als u het zich kunt veroorloven om uw personeel de middelen te geven om zich bij te scholen, zien zij dat als een investering in hun potentieel.
Dat bouwt uiteindelijk hun vertrouwen op en leidt tot werknemersbetrokkenheid. Betrokken werknemers zien het succes van de organisatie als vitaal voor henzelf.
Aan de andere kant doet de niet-geëngageerde werknemer het werk alleen omdat u hem dat opdraagt. Het resultaat is dat de eerste beter presteert en zich in de loop der jaren blijft verbeteren. Bovendien blijven ze langer in de organisatie omdat u de lat hoog legt voor de concurrentie.
Deze factoren zullen u helpen uw meest waardevolle werknemers te kennen en betere beslissingen inzake menselijk kapitaal te nemen die een grotere ROI opleveren.
Verbetert het behoud van talent
94% van de werknemers blijven bij hun werkgever als deze investeert in langetermijnonderwijs. Een redelijk opleidingsbudget in combinatie met een ontwikkelingsplan toont uw inzet om uw werknemers bij te scholen. Bovendien kweekt het vertrouwen op de werkplek en legt het de lat hoog voor de concurrentie.
Maakt uw organisatie klaar voor de toekomst
In 2022, 42% van de kernvaardigheden die nodig zijn om bestaande banen te vervullen, veranderen door snelle technologische veranderingen. Bovendien zal tegen 2025 75% van de beroepsbevolking worden gedomineerd door millennials die belang hechten aan continu leren.
Door de middelen te verschaffen die zij nodig hebben om te groeien, worden zij voorbereid op de snel veranderende werkomgeving. Omgekeerd, als ze geen middelen ter beschikking stellen, worden hun vaardigheden roestig en overbodig, wat een negatieve invloed heeft op het succes van uw organisatie.
Een opleidingsbudget stelt het voortbestaan van uw organisatie veilig door uw werknemers toe te rusten om zich aan te passen aan toekomstige ontwikkelingen en veranderingen door hen de nodige middelen voor bijscholing te verschaffen.
Verbetert de werkoutput en de prestaties
Wat u uw organisatie te eten geeft, komt er aan de andere kant weer uit. Beter opgeleide werknemers hebben minder toezicht nodig , komen meer opdagen en gaan beter om met klanten.
Al deze factoren zullen de verkoop en het succes van de organisatie stimuleren. Maar bezuinigen op de opleiding van werknemers in plaats van erin te investeren zal desastreuze gevolgen hebben.
Benchmarks: Hoeveel opleidingsbudget kennen bedrijven hun mensen toe?
Het opleidingsbudget dat bedrijven aan hun werknemers toekennen varieert. Over het algemeen zijn bedrijven zich bewust van de ROI van de opleiding van hun personeel. Maar door de COVID 19 pandemie zijn de uitgavenpatronen van organisaties aanzienlijk veranderd.
Hoewel veel bedrijven fysieke opleidingen aanvullen met e-learningplatforms om de opleidingskosten te drukken, trekken zij nog steeds enorme bedragen uit voor de opleiding van personeel.
Volgens het Industry Report gaven Amerikaanse organisaties met 100 tot 999 werknemers alleen al in 2020 ongeveer 1.678 dollar per werknemer uit aan opleiding.
Uit het rapport blijkt ook dat grote bedrijven 22 miljoen dollar uittrekken voor opleiding, terwijl middelgrote bedrijven 808.355 dollar uitgeven. Kleine bedrijven besteden 506.819 dollar.
Voor Abby Wilson van LGBTQ flags Australia"is het opleidingsbudget dat we vaststellen meestal ongeveer even groot als het salaris dat we per persoon hebben. Als we kunnen, verhogen we het met ongeveer 2-3%."
De Penta Academy stelt een jaarlijks opleidingsbudget vast van €1,000. Daarnaast stelt Penta gratis programma's en cursussen beschikbaar voor werknemers via hun LinkedIn-accounts.
⚖️ Hoe bereken je trainingskosten?
1. Bepaal uw opleidingsbehoeften
Dat zegt Max Benz, oprichter van Banking Geeks:
"Als het gaat om het vaststellen van opleidingsbudgetten voor werknemers, zijn er een paar factoren waarmee u rekening moet houden. Ten eerste moet u de behoeften van uw personeel beoordelen.
- Op welke gebieden moeten zij worden verbeterd?
- Welke vaardigheden moeten zij verwerven?
Zodra u een goed inzicht hebt in de opleidingsbehoeften, kunt u beginnen met het onderzoeken van de kosten van verschillende programma's. U moet ook rekening houden met de tijd die nodig is
Ten slotte moet u een realistisch en haalbaar budget vaststellen. Door met al deze factoren rekening te houden, kunt u een opleidingsbudget ontwikkelen dat voldoet aan de behoeften van uw werknemers terwijl u binnen uw financiële beperkingen blijft."
Een gedetailleerd plan voor de ontwikkeling van werknemers moet de lacunes in de vaardigheden en de behoeften van uw organisatie onderzoeken. Het moet ook rekening houden met de loopbaanaspiraties van uw personeel en een gemeenschappelijke basis vinden om hen te helpen daar te geraken.
U moet samenwerken met andere managers, uw hele People Ops team en de werknemers die u moet opleiden. Zo krijgt u een 360-graden beeld van de beste opleidingsstrategie.
Zo bepaalt u de opleidingsbehoeften van uw werknemers:
- Raadpleeg de functiebeschrijving van uw werknemer (of beter: carrièrepad).
- Vraag werknemers naar hun carrièredoelen.
- Stem hun doelstellingen af op de doelstellingen en waarden van het bedrijf. Ontwerp bijvoorbeeld een visiebord en hang dat op in de organisatie. Op die manier ziet iedereen de organisatiedoelstellingen, hoe ze in het grote geheel passen, en waarom hun rol in het bereiken van het organisatiedoel essentieel is.
- Test en evalueer hun vaardigheden. De meest gebruikelijke manier om dit te doen is een competentiegericht 360° feedbackonderzoek.
Overweeg de volgende vragen te stellen:
- Wordt de opleiding online of ter plaatse gegeven?
- Zijn er reiskosten, voedingskosten en verblijfskosten?
- Moet ik hulpbronnen buiten mijn organisatie inhuren? Zijn er leden van mijn organisatie die ander personeel kunnen begeleiden en trainen?
- Hoeveel kost elk van deze opleidingen?
- Moet ik materialen en leermiddelen voor mijn personeel kopen?
Beoordeel na het beantwoorden van deze vragen de opleidingskosten op basis van de middelen die zij nodig hebben.
2. Berekenen op basis van salaris
Een andere manier om de kosten van de opleiding van werknemers te bepalen is via deze eenvoudige formule:
Totaal jaarsalaris (per werknemer) X 1-3% = opleidingsbudget.
Bereken het totale bedrag dat u aan elke werknemer uitgeeft. Vermenigvuldig dat met één tot drie procent van hun salaris. Dit geeft u uw opleidingsbudget.
Deze techniek is ideaal omdat u zowel de vaste kosten (salaris van werknemers, kantoorbenodigdheden en apparatuur) als de variabele kosten (verborgen of ongeplande kosten) kunt dekken.
3. Huur een HR-bureau in om uw trainingsbudget te berekenen
U kunt ook een HR-bureau inhuren om u te helpen bij het berekenen van uw opleidingsbudget. Dit zal van pas komen wanneer u het een uitdaging vindt om het zelfstandig te doen.
Het geeft u ook het perspectief van een buitenstaander en brengt verborgen kosten aan het licht die u tijdens het planningsproces over het hoofd hebt gezien.
Maciej Kubiak, Head of People bij PhotoAiD, deelt zijn mening over het uitbesteden van de berekening van uw opleidingsbudget:
"We hebben geworsteld met het opstellen van een goede opleidingsbudgetstrategie, dus hebben we de hulp ingeroepen van een extern HR-bedrijf. Met hun hulp hebben we een jaarlijks budget opgesteld voor de ontwikkeling van medewerkers.
Werknemers kiezen cursussen niet helemaal zelf. Omdat leiders de beste behoeften van een heel team en van bepaalde werknemers kennen, bespreken zij ontwikkelingsplannen met hun teamleden. Carrièredoelen worden opgesteld voor het hele team, en leiders presenteren ze aan werkgevers.
Als gevolg daarvan, wordt het opleidingsbudget verdeeld over afdelingen, niet over bepaalde werknemersen zijn leiders mensen die de behoeften van het bedrijf en de verwachtingen van de werknemers met elkaar verbinden."
Beperkingen: Welke problemen brengt een opleidingsbudget met zich mee?
Werknemers weten niet hoe ze hun opleidingsbudgetten moeten besteden, waardoor deze onaangeroerd blijven. Het geroezemoes over de toekomst van het werk en de vaardigheden die nodig zijn om zich daarop voor te bereiden, laat hen verwoed op zoek gaan naar cursussen.
- Zij zoeken deze cursussen op basis van algemene informatie in plaats van cursussen te vinden die zijn toegesneden op het bevorderen van hun loopbaan.
- Andere werknemers besteden hun opleidingsbudget aan het bijwonen van conferenties die weinig of geen ROI opleveren voor de organisatie en de werknemer, gewoon zodat het snel "geregeld" is.
- Sommige werknemers worden misschien verscheurd door de vele online cursussen en gaan gebukt onder een overdaad aan informatie.
Dit is wat u kunt doen om deze problemen te voorkomen:
- Maak een enquêteformulier voor het beoordelen van trainingsbehoeften. Deze enquête is een online formulier met vragen die werknemers moeten beantwoorden om hun werknemers te helpen de beste training te geven. Het zal je helpen om trainingsprioriteiten te identificeren en je budget te richten op wat belangrijk is.
- Werk nauw samen met de werknemers om het opleidingsbudget op te stellen. Praat met werknemers en luister naar hun inbreng over wat in het budget moet blijven of geschrapt moet worden.
- Investeer in één-op-één coaching. Niet elk probleem heeft intensieve training nodig. Bijvoorbeeld een werknemer die worstelt met communicatieproblemen of het missen van deadlines. Coach de werknemer dan rechtstreeks.
Hoe het opleidingsbudget zinvoller maken
Dit is hoe u een opleidingsbudget kunt gebruiken om uw organisatie vooruitgang en ontwikkeling te brengen:
1. De opleidingsbehoeften van de werknemers beoordelen
Elke werknemer is anders.
Een one-size-fits-all benadering van training zal dus een averechts effect hebben. Aan de andere kant zal een analyse van trainingsbehoeften je helpen om je personeel beter te leren kennen.
2. Een leercultuur cultiveren
Een leercultuur verwijst naar de groeimindset van werknemers. Dat is wanneer werknemers bereid zijn te leren en het geleerde toe te passen om hun organisatie te helpen slagen.
Een voorbeeld van een gezonde leercultuur is Google's microlearning.
Werknemers sturen via e-mails korte suggesties over wat zij denken dat de ander kan doen om beter te worden in zijn werk. Zo weten ze wat ze goed of fout doen zonder hen te overladen met informatie. Het is ook een manier om feedback te geven.
Fluistertrainingen worden ook gebruikt om "nudges" naar managers te sturen. Nudges zijn herinneringen die managers helpen hun taken op tijd af te ronden. Ze krijgen bijvoorbeeld e-mails die hen eraan herinneren vergaderingen bij te wonen en constructieve feedback te geven.
Het cultiveren van een leercultuur is een aanvulling op je opleidingsbudget. Het zorgt ervoor dat de training die volgt geen eenmalige gebeurtenis is. In plaats daarvan blijven werknemers na de training oefenen wat ze hebben geleerd:
- Bevorder continu leren door een bibliotheek van bronnen op te bouwen. Reserveer een kantoor of afdeling van de organisatie om fysieke leermiddelen in onder te brengen. Bijvoorbeeld boeken, audio, video's en meer. U kunt ook een Learning Management System (LMS) opzetten om werknemers op afstand toegang te geven tot digitale exemplaren van deze materialen.
- Zorg voor stimulansen om uw werknemers te motiveren beter te presteren. Beloon hen vervolgens wanneer zij verbeteren of belangrijke doelen bereiken. Bijvoorbeeld, uw verkoopmedewerker is 300 dollar per week extra gaan verdienen. Geef hen monetaire (geld, bonussen, loonplannen) en niet-monetaire (lof, erkenning en promotie) stimulansen.
3. Een loopbaankader ontwikkelen
Een loopbaankader is een visuele kaart die functies en functiefamilies illustreert en werknemers helpt groeimogelijkheden binnen functiefamilies te identificeren. Accounting, auditing en financiële planning vormen bijvoorbeeld samen een functiefamilie.
Hier volgen drie tips voor het ontwikkelen van een loopbaankader in jouw organisatie:
- Identificeer het doel van het kader of welke problemen u ermee wilt oplossen. Bijvoorbeeld miscommunicatie van rollen en verantwoordelijkheden in de organisatiestructuur.
- Kies je hulpmiddel. Notion heeft bijvoorbeeld functies die je kunt gebruiken om je loopbaankader op te bouwen. Bijvoorbeeld het vacaturetablet. Je kunt ook Google sheets gebruiken. De handigste en meest complete oplossing is de "career pathing" functie van Zavvy.
Bang dat carrièrekaders een enorm project worden? Met Zavvy AI kun je in een paar minuten carrièrepaden maken voor elke rol en elk niveau.
- Houd uw loopbaankader up-to-date. Organisaties worden gekenmerkt door voortdurend bewegende delen. Het kader moet dus geschikt zijn voor iedereen, zowel nieuw als oud. U kunt deze oefening doen in het eerste kwartaal, tweejaarlijks of jaarlijks.
- Bevorder de verantwoordingsplicht. Geef een deskundige in de organisatie de leiding. Als u niemand kunt bedenken, zoek dan een externe deskundige.
4. Een ontwikkelingsproces creëren
Door een ontwikkelingsproces op te zetten, maakt u van uw opleidingsbudget een meetbare empowerment-ervaring. Door ontwikkelingsactiviteiten te organiseren en leermiddelen ter beschikking te stellen, stelt u hen in staat zich te ontwikkelen.
U kunt dan follow-up feedbacksessies plannen waarbij u inzicht krijgt in hoe medewerkers presteren. Medewerkers kunnen ook een assessment ondergaan door middel van 360-graden feedback, zodat u een goed afgerond beeld krijgt van uw personeel.
Volg deze stappen om een uniek ontwikkelingsproces in uw organisatie te creëren:
- Ontwerp een sjabloon. Bekijk onze gratis sjablonen voor personeelsontwikkelingsplannen voor inspiratie.
- Voer een open gesprek met uw werknemers. Ontdek hun loopbaanaspiraties. Met een loopbaankader is het voor hen duidelijk hoe zij zich binnen de bedrijfsstructuur kunnen bewegen. We bespraken dit in de vorige paragraaf.
- Uitvoeren van werknemersoriëntatieprogramma's om het personeel op de hoogte te houden van de vooruitgang van de organisatie.
- Gebruik loopbaankaders om de taken en verwachtingen van werknemers te definiëren.
- Een één-op-één gesprek met werknemers over de gekozen trainingsgebieden. Voor een zinvolle trainingservaring is het belangrijk dat de perspectieven van de werknemer en de manager worden gedeeld.
- Volg het 70-20-10 principe voor ontwikkelingsplannen. De training moet 70% leren op de werkplek, 20% formeel leren en 10% leren door feedback.
5. Testen en evalueren van de vooruitgang
Maak een opleidingsmatrix voordat de opleiding begint om de huidige kwalificaties voor elke werknemer en de status van de kwalificatie te kennen. Dat wil zeggen of de werknemers er al dan niet aan hebben voldaan.
Deel uw matrixmodel met iedereen in de organisatie om hen op de hoogte te houden. Gebruik na de training proeftesten om te evalueren hoeveel ze van de ervaring hebben geleerd.
Stel budgetregels op om te bepalen wat er gebeurt als werknemers hun budget niet gebruiken. Als een werknemer bijvoorbeeld pauze neemt, moet hij de volgende werknemer opleiden die hem zal vervangen.
Als u met een klein budget werkt, gebruik dan minder dure opleidingsmethoden zoals peer mentoring, waarbij een collega een minder ervaren medewerker traint, zoals we in de volgende paragraaf zullen zien.
Hoe mensen trainen met een klein budget
Soms zit u met een krap budget. Helaas betekent dit dat u uw werknemers niet de nodige middelen kunt geven om hun opleiding te starten. Maar het is ook het moment om creatief te worden.
U hoeft niet per se de bank te breken om werknemers een praktische opleiding te geven. Begin in plaats daarvan met compromissen te sluiten en dure opleidingskosten te vervangen door goedkopere alternatieven.
- Investeerin virtuele training. Werknemers hoeven niet altijd fysiek aanwezig te zijn. Ze kunnen vanuit hun luie stoel videobellen met managers en coaches, waardoor reis- en verblijfskosten wegvallen.
Amazon biedt bijvoorbeeld virtuele training voor werknemers op afstand. Het bedrijf geeft je een laptop met alle IT-middelen die je nodig hebt voor het proces. U kunt populaire tools zoals Zoom en Microsoft Teams gebruiken om virtuele training in uw organisatie op te starten. - Zoek naar platforms die gratis cursussen aanbieden. EdApp is een voorbeeld van een bekroond opleidingsplatform voor werknemers. Er zijn anderen zoals Coursera, GoSkills en OpenLearn.
- Krijg subsidies voor de opleiding van werknemers. Bijvoorbeeld, de Canada Job Grant (CJG) en de U.S. Department of Labor skills training grants. U kunt ook samenwerken met andere organisaties of bedrijven die opleidings- en ontwikkelingsprogramma 's aanbieden. AT&T heeft zijn eigen Master of Science graad online gecreëerd. Het biedt ook andere gerelateerde programma's voor werknemers.
- Moedig kruistraining aan. Leer een werknemer om de rest te onderwijzen. Werknemers kunnen bijvoorbeeld elke maand lunch-en-leer-bijeenkomsten houden. In die tijd kunnen ze vaardigheden en kennis uitwisselen.
- Kies voor het kopen van herbruikbare middelen. Bijvoorbeeld video's, audiobestanden, PowerPoint-dia's, enz. enz.
➡️ Verbeter de levenslange waarde van werknemers met Zavvy
Voor een betere ROI plannen vooruitdenkende organisaties de ontwikkeling van hun werknemers vanaf de aanwerving. U moet vanaf het begin berekenen wat de beste manieren zijn om nieuw talent bij te scholen en te behouden en wat het u zou kosten.
Als je voortdurend streeft naar het verfijnen van je trainingsbudgetten, gebruik dan Learning Management Systems (LMS) om elke stap van het traject te volgen en vast te leggen.
Onze alles-in-één leer- en ontwikkelingssoftware helpt je bij het maken van een ontwikkelingsplan dat niemand achterlaat. U kunt:
- 🤖 Gebruik Zavvy AI om microcursussen te maken.
- 🗺️ Creëer loopbaantrajecten met volledige transparantie voor werknemers over wat er van hen wordt verwacht.
- 🌱 Ontwikkel groeiplannen met concrete trainingsmaatregelen.
- 💪 Wijs cursussen toe aan elke competentie.
- 🔄 Voer elk kwartaal 360 competentiegerichte prestatiebeoordelingen uit om werknemers regelmatig te ondersteunen.