What’s a Training Matrix and How To Create It (+ Free Template)
Het vinden van 'de perfecte kandidaat' voor uw vacature is als het zoeken naar een naald in een hooiberg. Het is niet alleen onmogelijk, maar het kost ook onnoemelijk veel tijd en middelen. Elk talent, zelfs degenen met de beste kwalificaties, vereist enige training om hen een onmisbaar onderdeel van uw organisatie te maken.
U moet hen uitrusten met middelen en coaching die hen helpen hun beste prestaties te leveren. En een opleidingsmatrix is uw dashboard om altijd op de hoogte te blijven van bedrijfsbrede opleidingen.
Wat is een trainingsmatrix?
Een opleidingsmatrix is een tabel die alle opleidingsprogramma's voor het hele bedrijf samenbrengt - en in kaart brengt bij werknemers en teams.
In zekere zin is het het belangrijkste dashboard van elke L&D manager.
Hier is hoe:
- Regularly, People Ops runs a training needs assessment survey to identify further company-wide training needs, perceived skill gaps, and favorite ways of learning.
- Managers en werknemers bepalen individuele ontwikkelingsplannen aan het begin van een ontwikkelingscyclus (bv. 6 maanden). Zij kunnen een mix bevatten van bedrijfsbrede initiatieven en persoonlijke korte/lange-termijndoelstellingen.
- Al deze maatregelen komen samen in een opleidingsmatrix. Het is het overzicht in vogelvlucht van het bedrijf waar People Operations de voortgang van elk initiatief plant en volgt - tot op individueel niveau.
Het geeft min of meer een overzicht van de opleiding over mensen en teams in een bedrijf. Het kan 2-dimensionaal zijn op excel of online organizing tools - Of een mix van grafieken, Harvey Balls, balken, en andere visuele formaten.
In zekere zin is het een synthese van ontwikkelingsplannen(zie ons sjabloon hier) over mensen/teams heen - met bedrijfsbrede programma's erbij.
Waarom zou je een trainingsmatrix hebben? (en bijna dagelijks gebruiken)
Een opleidingsmatrix is een fantastisch hulpmiddel om een schema bij te houden van de opleidingsbehoeften, cursussen of programma's voor werknemers en dit effectief te implementeren om aan de vereisten te voldoen en deze bij te houden.
Het helpt het opleidings- en ontwikkelingsproces te stroomlijnen.
Als u een fervent lezer van onze blog bent, hoeven we u de gigantische waarde van een robuuste leer- en ontwikkelingsstrategie voor mensen en organisaties niet meer uit te leggen.
Dus we houden het kort deze keer. Zo betaalt een goede planning zich uit:
- Uit een onderzoek van Axonify bleek dat 93% van de werknemers een positief effect op hun niveau van betrokkenheid ervoer door het implementeren van goed geplande trainingsprogramma's voor werknemers.
- En 70% van de werknemers zou hun huidige baan verlaten om te werken voor een organisatie die investeert in gestroomlijnde ontwikkeling en opleiding van werknemers.
- Last but not least stijgt de retentiegraad voor organisaties met gestroomlijnde en robuuste leerprocessen tot 30-50%.
Opleidingsmatrix vs. vaardighedenmatrix: Wat is het verschil en hoe gaan ze samen?
Verschillen
Velen verwarren de twee concepten, hoewel ze in feite behoorlijk verschillend zijn.
Een vaardigheidsmatrix is een overzicht van alle vaardigheden of competenties in een organisatie. Voor elke werknemer of elk team helpt het u om hiaten, sterke punten en kansen te identificeren.
In de praktijk geeft een vaardighedenmatrix een beeld van de huidige vaardigheidssamenstelling binnen het bedrijf. Het is een analytisch instrument om de huidige toestand in kaart te brengen.
Een opleidingsmatrix is een overzicht van alle opleidingsprogramma's die mensen in het hele bedrijf volgen (of zouden moeten volgen).
In de praktijk is een opleidingsmatrix uw planning dashboard. Het is waar alles samenkomt, waar u de regelmatige voortgang van verplichte en vrijwillige cursussen kunt volgen, en waar u goede en slechte programma's kunt identificeren.
Hoe zij kunnen samenwerken
Een korte samenvatting van personeelsontwikkelingsplannen:
Een ontwikkelingsplan definieert de aandachtsgebieden en kritische acties voor de ontwikkeling van een werknemer.
Het bevat meestal...
- De doelstellingen (aandachtsgebied)
- De vereiste sleutelacties (d.w.z. opleiding). Deze omvatten cursussen, maar ook mentorschap, jobshadowing, werkprojecten, enz.
- Termijn voor elke actie
- Budget voor de opleiding
Uw competentiematrix is een krachtig instrument om effectievere ontwikkelingsplannen - en andere bedrijfsbrede opleidingsprogramma's - op te stellen.
Het opstellen van een degelijk ontwikkelingsplan is moeilijk zonder inzicht in de kloof tussen de huidige vaardigheden van mensen en de gewenste competenties.
En zonder inzicht in het tekort aan vaardigheden binnen het bedrijf is het een slecht idee om iedereen blindelings cursussen op te leggen.
En je trainingsmatrix is de synthese van alle acties. Dat is het.
Hoe maak je een trainingsmatrix?
Hier is een stap-voor-stap proces om een trainingsmatrix voor iedereen te maken.
>> To take the shortcut, you can also directly jump to our Excel template. <<
Voordat je begint: Wat moet er op een trainingsmatrix staan?
Voor het ontwerpen van een opleidingsmatrix op een excelblad is niet veel nodig, alleen een beetje planning en gegevens die nodig zijn uit de vaardigheids- en ontwikkelingsmatrix.
De hoofdingrediënten van de opleidingsmatrix zijn.
- Naam
- Rol
- Werknemer ID
- Reporting Manager
- Opleidingsprogramma's
- Deadlines
- Berekening: Percentage voltooide opleiding
Als u dieper wilt gaan, kunt u dimensies toevoegen zoals het goedgekeurde budget.
Stap 1: Beoordeel de vereiste opleiding voor nieuwe en oude werknemers
Hier hangt het echt af van hoe ver je huidige ontwikkelingsproces is.
Als u helemaal opnieuw begint, doe dat dan met een beoordeling van de opleidingsbehoeften en individuele ontwikkelingsplannen.
Als u wat verder bent, voeg dan vaardigheidsmatrices en competentiemodellen toe voor beter geïnformeerde beslissingen.
Vergeet niet de verplichte zaken toe te voegen: Denk aan compliance, company onboarding, en hybride werkbeleid.
Stap 2: Elke werknemer toevoegen
Vermeld gewoon alle werknemers als nieuwe rijen. Maak kolommen voor
- Naam
- Afdeling
- Rol
- ID
- People manager
- Iets anders dat hier zou moeten staan
Stap 3: Maak een lijst van de vereiste opleidingen
Maak een lijst van alle trainingen die plaatsvinden.
Denk aan
- Inwerken bij bedrijven
- Inwerken van teams
- Naleving
- Bedrijfsbrede workshops of cursusaanbieders
- Input van de ontwikkelingsplannen. Voeg elke actie toe (inclusief mentorschap) of beperk het tot cursussen. Wij raden u aan een categorievariabele toe te voegen om later te filteren als u voor de vorige gaat.
Stap 4: Verdeel het opleidingsprogramma in verschillende onderwerpen
Nu u klaar bent met het toewijzen van opleidingsprogramma's aan mensen of werknemers in uw bedrijf. Het is tijd om het trainingsprogramma te verdelen in deelonderwerpen. Zo kunt u gemakkelijk de vooruitgang of ontwikkeling van elke individuele werknemer volgen. Of u kunt het aantal onderwerpen noteren en het aantal behandelde onderwerpen bijhouden.
U kunt zelfs vinkjes of andere visuele hulpmiddelen gebruiken om elk onderwerp aan te vinken. Of je combineert dit met de ontwikkelingsmatrix.
Stap 5: De voortgang en status quo volgen
Hier wordt het spannend.
Het bijhouden van de vooruitgang is essentieel om 1) het succes achteraf te evalueren en 2) vast te stellen waar het budget verloren is gegaan.
Bepaal eerst een manier om ieders vooruitgang te volgen.
In ons sjabloon gingen we voor...
Opmerking: De selectievakjes "Niet begonnen" en "Voltooid" zijn "FALSE" en "TRUE" variabelen op de spreadsheet. Op deze manier is het gemakkelijker om ze anders te tellen.
Voeg deze waarden vervolgens toe aan de cellen van de matrix volgens uw overzicht.
Bonustip: Idealiter haalt u deze gegevens automatisch van andere plaatsen, zoals individuele ontwikkelingsplannen.
Als al het andere als veel werk klinkt, kijk dan gerust eens naar onze volledig geautomatiseerde software voor personeelsontwikkeling.
Stap6: Formules toevoegen voor maximaal inzicht
Om het meeste uit uw analyse te halen, voegt u formules toe om automatisch te berekenen...
- Voltooiingspercentage per cursus (totaal aantal voltooide cursussen / totaal aantal gestarte cursussen)
- Faalpercentage per cursus (1-volledigheidspercentage per cursus)
- Voltooiingspercentage per persoon (totaal aantal voltooide cursussen van de persoon / totaal aantal begonnen cursussen van de persoon)
Als u hierover twijfelt, kunt u altijd een kijkje nemen in ons sjabloon.
Zo ziet het resultaat eruit:
Samenvatting van de cursus:
Samenvatting mensen:
Sjabloon trainingsmatrix (spreadsheet)
Met ons sjabloon voor de opleidingsmatrix kunt u in enkele minuten uw eerste opleidingsmatrix opstellen.
U kunt het hier gratis krijgen. Als je eenmaal toegang hebt gekregen, klik dan op"Bestand" ->"Maak een kopie" en pas het aan zoals je wilt.
⚙️ Spreadsheets vs. software voor personeelsontwikkeling
Rekenbladen
Het is algemeen aanvaard dat spreadsheets "goedkoop in gebruik" zijn.
In zekere zin vergen ze geen software- en onderhoudskosten.
We verwaarlozen echter vaak de kosten van de "mankracht" die nodig is om de gegevens in te vullen en voortdurend handmatig te controleren.
Niet alleen dit, maar ze zijn ook gevoelig voor menselijke fouten en vereisen dat de gebruiker Excel-formules kent.
De andere beperking van het gebruik van spreadsheets is de schaalbaarheid. Spreadsheets zijn geen haalbare oplossing voor grote organisaties die taken moeten toewijzen en de voortgang van 1000+ werknemers over verschillende afdelingen moeten bijhouden.
Cloud software voor naadloze processen
Het gebruik van software als Zavvy is een effectieve oplossing om een compleet, geautomatiseerd kader op te zetten zonder in het drukke werk te verdwalen.
Managers en HR-afdelingen gebruiken onze tool om hun mensen op de automatische piloot toe te wijzen, te betrekken en de voortgang ervan te volgen.
➡️ Begin vandaag nog met Zavvy
Een opleidingsmatrix in combinatie met een vaardighedenmatrix en een ontwikkelingsplan helpt de vaardigheden en kwalificaties te inventariseren die nodig zijn om deel uit te maken van een team, groep of eenheid en een plan op te stellen om hen voor te bereiden en op te leiden voor het project en de baan en een maximale opbrengst te genereren.
Maak ook gebruik van de andere bronnen op onze blog; we vullen deze voortdurend aan met nieuwe berichten over onboarding, HR-basics en ontwikkeling. Als u uw trainingsprogramma voor werknemers al in werking wilt zetten.
Met oplossingen zoals interne en externe training, ontwikkelingsplannen en feedback kun je eenvoudig een naadloze cyclus opzetten om je mensen te laten groeien, zonder de complicaties van spreadsheets.
Neem contact op met onze experts voor meer informatie over het opbouwen van productieve en betrokken werknemers voor succes op lange termijn.
Vraag vandaag nog een demo aan!