Essentiële onboardinggegevens om de ervaring van werknemers en uw winstgevendheid te verbeteren
Een goede onboarding vormt de basis voor een opmerkelijke werknemerservaring en werkoutput.
Maar hoe weet u of uw inwerkproces "goed" is zonder het te volgen?
Neem Online Optimism als voorbeeld. Zonder hun onboarding bij te houden, zouden ze niet hebben gemerkt dat ze meer werknemers aanhielden die kennismaakten met niet-afdelingsmedewerkers dan degenen die dat niet deden.
AlascoRoadsurfer, en Storyblok zouden veranderingen in de productietijd van nieuwe werknemers, de tevredenheid van werknemers en hun betrokkenheid kunnen identificeren door de metriek van het inwerken te meten.
Lees dit artikel om te leren hoe u onboarding kunt meten om uw onboardingtraject, de werkoutput en het behoud van talent te verbeteren. Net als Alasco, Online Optimisme en Roadsurfer hebben gedaan.
📈 Wat zijn onboarding-metrics en KPI's?
Onboarding-metrics meten de prestaties en de voortgang van het onboardingproces van uw werknemers.
Enkele voorbeelden van onboarding-metrics zijn:
- onboarding voltooiingstijd;
- topartiesten;
- voltooiingspercentage van de opleiding van nieuwe werknemers;
- tijd tot productiviteit enz.
Over het algemeen zullen uw onboarding-gegevens meer operationeel zijn. Onboarding KPI's daarentegen meten de prestaties op basis van belangrijke bedrijfsdoelstellingen, objectieven en organisatorische behoeften. Uw KPI's moeten dus meer strategisch van aard zijn.
Stel dat uw bedrijf het behoud van werknemers wil verbeteren. Belangrijke indicatoren zouden zijn:
- werknemersbetrokkenheidsscore;
- eerste week tevredenheidsscore, en
- employee net promoter score.
Enkele extra voorbeelden van onboarding KPI's zijn:
- het verloop bij nieuwe aanwervingen;
- de tevredenheid van nieuwe werknemers;
- besparing van middelen dankzij onboarding-automatisering.
Niet alle indicatoren zijn KPI's, maar alle KPI's zijn indicatoren. Indicatoren linken terug naar uw bedrijfsdoelstellingen en -behoeften.
Maar zowel uw onboarding-metrics als KPI's zullen de mate van succes en effectiviteit van uw proces onthullen.
Er zijn verschillende methoden om de voortgang en het effect van uw inwerkproces te meten.
U kunt bijvoorbeeld na of tijdens hun inwerkperiode een enquête sturen om de tevredenheid en de ervaren bereidheid van de werknemers te meten.
Een andere methode is het gebruik van een softwareoplossing om de vorderingen van uw werknemers te volgen.
Hoeveel stappen hebben ze bijvoorbeeld doorlopen op hun onboarding-traject?
Tip: Als u onboardingsoftware gebruikt, kunt u gemakkelijk een eNPS-enquête integreren als laatste stap van het onboardingproces en de gegevens verzamelen over uw hele cohort van nieuwkomers.
🏆 3 Belangrijkste voordelen van het bijhouden van onboardinggegevens
De inwerkervaring van werknemers verbeteren
Het belangrijkste voordeel van het volgen van uw inwerkproces is inzicht in hoe werknemers het inwerktraject van uw bedrijf ervaren.
Kennis van hun gevoelens over hun reis en de acties die deze gevoelens opriepen, kan u helpen de onboarding-ervaring van hun werknemer te verbeteren.
HBR stelt vast dat betere ervaringen bij het inwerken leiden tot een grotere betrokkenheid van nieuwe werknemers, het behoud van talent en meer vertrouwen in nieuwe werknemers.
Dus, als je goed speurt, zul je ontdekken:
- Wat maakt nieuwe werknemers tevreden of ontevreden met hun ervaring.
- De onboarding stappen waar ze mee worstelen.
- Specifieke taak voltooiingstijd.
- Welke acties verhogen of verlagen de retentie.
- Redenen voor de lage productietijd.
Identificeren van inconsistenties tussen afdelingen
U kunt uw statistieken ook segmenteren in cohorten (een groep mensen met een gedeeld kenmerk) en verdere analyses uitvoeren.
U kunt bijvoorbeeld meten hoe de inwerkervaringen verschillen tussen afdelingen, managers en werknemersachtergronden. Zo kunt u de hoofdoorzaak vaststellen van de goede of slechte onboarding-ervaring van elke werknemer.
U kunt bijvoorbeeld ontdekken dat slechte inwerkervaringen te maken hebben met een manager, niet met een bedrijfsproces.
En als werknemers tevreden zijn met hun ervaring, worden ze bovendien pleitbezorgers voor uw bedrijf, wat kwaliteitstalenten aantrekt.
De retentie verhogen
"Door onboarding te volgen kunnen we onze nieuwe medewerkers beter begrijpen, hoe snel we ze kunnen inwerken, welke processen gestroomlijnd of veranderd moeten worden en wat hen enthousiast maakt over hun baan en het bedrijf." Mark Seemann, oprichter van StaffCircle, een HR-managementplatform.
Online Optimism, een marketingbureau, richt zich ook op retentie. Flynn Zaiger, CEO van Online Optimism, benadrukt:
"Het bijhouden van onboarding-gegevens heeft ons bedrijf geholpen bij het vinden van mogelijkheden om de retentie te verhogen. Het helpt ons ook om zwakke presteerders onmiddellijk te identificeren om ze op te leiden of opnieuw in dienst te nemen. Je wilt werknemers een goed gevoel geven, zodat ze niet opnieuw op banenjacht gaan."
➡️ Hier zijn enkele onboarding-sjablonen om u een voorsprong te geven op meer gestructureerde en lonende werknemerservaringen.
📐 9 KPI's en statistieken om de effectiviteit en het succes van onboarding te meten
Werknemerstevredenheidsindex (ESI)
De werknemerstevredenheidsindex meet de tevredenheid van een werknemer over een bepaalde situatie om te begrijpen of hij tevreden is over zijn onboarding.
Als de ESI laag is, weet u dat uw inwerkproces moet worden verbeterd.
U kunt deze metriek berekenen aan de hand van drie hoofdvragen:
- Hoe tevreden bent u met uw inwerkproces?
- Hoe goed voldoet uw onboarding aan uw verwachtingen?
- Hoe dicht is (was) uw huidige onboarding bij uw ideale onboarding?
Tip #1: U kunt kiezen voor een schaal van 1 - 10 of van 1 - 5.
Tip #2: U kunt meer vragen opnemen, afhankelijk van de gegevens die u nodig hebt.
Om de ESI te berekenen:
Laten we zeggen dat u een enquête met 10 vragen en 5 vragen verstuurt.
Vermenigvuldig het aantal vragen in de enquête met de hoogst mogelijke score: 5 x 10 = 50.
Tel vervolgens de scores van elke vraag (van één werknemer) bij elkaar op, laten we zeggen 35. Deel de door de vermenigvuldigde kern, dat is 50 = 0,7. Vermenigvuldig dan 70%. De ESI van de gekozen werknemers is 70%.
Om het ESI voor alle werknemers te verkrijgen, somt u alle individuele ESI's op en deelt u ze door het totale aantal werknemers.
Nettopromotorscore van werknemers (eNPS)
Deze metriek meet of uw werknemers pleitbezorgers van het merk zijn en of dit verband houdt met uw onboarding. Deze metriek helpt u te begrijpen of uw onboarding van invloed is op de loyaliteit en pleitbezorging van werknemers.
Om eNPS te meten:
- Vraag: "Op basis van uw recente ervaring, hoe waarschijnlijk is het dat u dit bedrijf zult aanbevelen aan een vriend of collega?".
- Dan een vervolgvraag: "Wat is uw voornaamste reden voor uw score?"
- Dan tot slot: "Wilt u dat uw manager contact met u opneemt over uw ervaring? Zo ja, voeg dan hieronder uw contactgegevens toe."
Om eNPS te berekenen:
Eerst moet u drie sleutelwoorden begrijpen: promotors, passives en detractors.
- Promotoren zijn werknemers die in de enquête met een 9 of een 10 antwoorden.
- Passieven zijn werknemers die tussen 7 en 8 antwoorden, wat aangeeft dat ze neutraal zijn.
- Detractors zijn werknemers die lager dan 6 scoren.
% promotors = Tel alle 9's en 10's op gedeeld door het aantal werknemers dat ze kiest, vervolgens maal 100.
% detractors = Tel alle getallen onder de zes op en deel ze door het aantal werknemers dat dit kiest.
eNPS = % promotors - % detractors. Het percentage of de som van de passieven is niet nodig.
Omloopsnelheid nieuwe werknemers
Het verlooppercentage van nieuwe werknemers meet het aantal nieuwe werknemers dat het bedrijf na een bepaalde periode (een maand, kwartaal of jaar) heeft verlaten.
Het personeelsverloop geeft een beeld van de gezondheid van de werknemerservaring van uw bedrijf, van aanwerving, voordelen voor werknemers en beloning.
Het verloop onder nieuwe werknemers kan werknemers omvatten die uw bedrijf vrijwillig of onvrijwillig hebben verlaten.
Om het verloop bij nieuwe aanwervingen te berekenen:
Het totale aantal werknemers dat in een bepaalde periode is vertrokken, gedeeld door het totale aantal werknemers dat het bedrijf in die periode heeft aangenomen, vermenigvuldigd met 100.
U kunt besluiten alleen het aantal werknemers (die binnen een bepaalde periode zijn aangenomen) te berekenen die onvrijwillig (of vrijwillig) zijn vertrokken, gedeeld door het totale aantal werknemers dat binnen die periode is aangenomen maal honderd.
Retentiegraad nieuwe werknemers
De retentiegraad van nieuwe aanwervingen meet het totale aantal nieuwe aanwervingen dat een bedrijf in een bepaalde periode heeft behouden.
Net als uw verlooppercentage wijst uw retentiepercentage op de gezondheid van uw werknemer/mensenervaring en uw personeelsretentiestrategie.
Om de retentiegraad van nieuwe aanwervingen te berekenen:
Deel het totale aantal recente werknemers dat bij uw bedrijf is gebleven door het totale aantal werknemers dat in die periode is aangenomen.
Afrondingspercentage van de opleiding
Het percentage voltooide opleidingen meet het percentage mensen dat de inwerkopleiding heeft voltooid.
Gebruik deze maatstaf om na te gaan hoe aantrekkelijk uw inwerkprogramma's en -materialen zijn en hoe ze zich verhouden tot de productietijd van nieuwe werknemers.
Om het percentage voltooide opleidingen te berekenen:
Deel het totale aantal werknemers dat de inwerkopleiding heeft voltooid door het totale aantal werknemers dat de opleiding heeft gevolgd en vermenigvuldig met 100.
Tijd tot productiviteit
De tijd tot productiviteit meet de tijd die een werknemer nodig heeft om waarde te beginnen genereren voor het bedrijf of hoe lang het duurt voor hij of zij het werk goed doet waarvoor je hem of haar hebt aangenomen.
De berekening van deze metriek is niet zo eenvoudig als andere. U moet eerst de KPI's van elke rol of elke taak bepalen.
Om de tijd tot productiviteit te berekenen:
Nadat u een taak hebt toegewezen aan een nieuwe medewerker, berekent u het aantal dagen dat hij nodig heeft om de taak te voltooien of de KPI's te bereiken, vanaf de startdatum (niet wanneer u de taak hebt toegewezen). Neem ook de dagen mee die nodig zijn voor revisie.
Om het gemiddelde voor alle nieuwe aanwervingen van een bepaalde periode te berekenen, wordt het totale aantal dagen voor alle nieuwe aanwervingen van een bepaalde periode opgeteld en gedeeld door het totale aantal nieuwe aanwervingen.
Je kunt het ook met 100 vermenigvuldigen om het percentage te vinden.
Deze maatstaf kan ook aantonen of u de benodigde materialen die de werknemers nodig hebben om het werk te voltooien, hebt opgenomen en of u dat in het juiste formaat hebt gedaan.
Kosten van optimale productiviteit
De kosten voor het bereiken van een optimale productiviteit meten de investering in het werven en opleiden van een nieuwe medewerker om een klus te klaren. Het helpt u berekenen hoeveel het kost om een werknemer aan te nemen en in te werken en hoeveel tijd het hem kost om productief te zijn.
De kosten van een optimale productiviteit berekenen:
Som de kosten van de aanwerving op met de kosten van de opleiding.
Enkele van deze kosten zouden het volgende kunnen omvatten:
- Reclame
- Honoraria van rekruteerders
- Drugstesten
- Verlies van omzet/opbrengsten terwijl posities onvervuld bleven
- Achtergrond controles enz.
Het helpt u de ROI te bepalen van uw onboarding software en de tijd die het u heeft bespaard.
Tijd bespaard op administratieve taken
Bespaarde tijd is het aantal uren dat u bespaart door onboardingsoftware te gebruiken om uw onboardingproces te automatiseren. Het helpt u de ROI van uw onboarding software te bepalen en de tijd die het u heeft bespaard.
De berekening van deze metriek is meer mentaal werk dan wiskunde.
Probeer na te gaan hoeveel tijd u besteedde aan het handmatig onboarding van werknemers versus hoeveel tijd u besteedde aan het gebruik van een onboarding-automatiseringstool.
Voltooiing van het onboardingstraject
De voltooiingstijd van het inwerktraject verwijst naar de tijd die nieuwe werknemers nodig hebben om hun inwerktraject te voltooien.
U kunt deze metriek snel uit uw onboarding software halen.
Tip #1: Vraag kandidaten wat zij verwachten van het inwerkproces vanaf het sollicitatiegesprek.
Tip #2: Maak ook vervolgenquêtes om de zwakke punten van het inwerkproces vast te stellen.
Tip #3: Gebruik tot slot Glassdoor reviews om ervaringen van nieuwe werknemers te horen.
Na het bijhouden van hun onboarding, creëerde Online optimisme een buddy systeem om nieuwe medewerkers te helpen om te gaan met niet-afdelingsmedewerkers en de retentie van medewerkers te verbeteren.
📏 4 Manieren om onboarding te meten voor een betere personeelsbinding
Er zijn twee belangrijke manieren om uw onboarding te meten: enquêtes en onboardingsoftware.
U kunt verschillende soorten enquêtes versturen om inzichten te verzamelen over uw inwerkproces; wij zullen ons echter concentreren op drie belangrijke enquêtes.
Enquête bij het inwerken van nieuwe werknemers
U kunt dit type enquête uitsturen tijdens of na het inwerken van een werknemer.
Tip: Voor eerlijke antwoorden is het het beste om ze anoniem te maken.
Deze vragenlijst helpt u te verbeteren en te beslissen:
- Hoe tevreden de werknemer is over het inwerkproces.
- Hun inzicht in hun doelstellingen en verantwoordelijkheden
- Hoe ze wennen aan de materialen, gereedschappen en apparatuur.
- Zij begrijpen de visie, missie en cultuur van het bedrijf.
De vragen in de onboarding-enquête voor nieuwe werknemers hangen af van wat u van uw werknemer wilt leren.
Hier zijn tien vragen om te stellen tijdens een inwerkonderzoek:
- Kreeg u tijdens de aanwerving voldoende informatie over het bedrijf?
- Hoe kunnen we het aanwervingsproces verbeteren?
- Wat zijn uw drie redenen om bij deze organisatie te komen?
- Wat zijn de beste drie dingen om werknemer van [bedrijfsnaam] te zijn?
- Wat kunnen we veranderen of toevoegen om ons inwerkproces te verbeteren?
- Geven de aan het begin toegelichte functiebeschrijvingen en verantwoordelijkheden uw werkervaring nauwkeurig weer?
- Zie je jezelf vijf jaar bij dit bedrijf blijven?
- Voelt u zich vertrouwd met de software, hulpmiddelen en systemen van het bedrijf?
- Helpen de mensen om je heen je om te slagen in je werk?
- Komen uw ervaringen tot nu toe overeen met uw verwachtingen?
Tip: Houd de enquêtes kort (maximaal 10 vragen) en voer tijdens de verschillende fasen van de inwerkperiode meerdere enquêtes uit.
Impulsenquêtes
Polsenquêtes bij werknemers zijn korte en snelle enquêtes met een bepaalde frequentie (wekelijks, maandelijks of per kwartaal). Ze hebben betrekking op onderwerpen als werknemerstevredenheid, werkrelaties en werkomgeving.
U kunt impulsenquêtes gebruiken om te bepalen:
- Werkplek tevredenheid;
- Het gevoel erbij te horen;
- Employee Net Promoter Score (eNPS);
- Welzijn;
- Groei en ontwikkeling;
- Afstemming op de bedrijfscultuur, enz.
Hier zijn enkele enquêtevragen die u kunt stellen:
- "Hoe waarschijnlijk is het dat u deze werkplek zult aanbevelen aan een vriend of collega?"
- "Wat moet mijn bedrijf gaan doen/blijven doen/stoppen met doen?"
- "Ik ben tevreden over de frequentie waarmee mijn manager en ik communiceren."
- "Ik voel me comfortabel bij het geven van meningen en feedback aan mijn manager."
- "Ik heb beheersbare stress op het werk."
- "Ik voel dat mijn individuele doelen sterk overeenkomen met onze teamdoelen."
Enquêtes over de betrokkenheid van werknemers
Betrokkenheidsenquêtes zijn perfect om het enthousiasme en de toewijding van een werknemer voor zijn werk te meten.
U kunt elk kwartaal of elk jaar een betrokkenheidsenquête houden:
- Geef werknemers een stem,
- Bepaal hoe tevreden of ontevreden zij zijn met hun baan,
- Betrokkenheid vergroten.
Hier zijn enkele vragen die u kunt stellen in uw enquête over werknemersbetrokkenheid:
- Hoe tevreden bent u met uw vermogen om uw vaardigheden in deze functie toe te passen?
- Ben je trots op je rol in dit team?
- Hoe tevreden bent u met de relatie met uw manager?
- Ben je gemotiveerd door het werk dat je voor het bedrijf doet?
- Heeft uw onboarding u voldoende voorbereid op uw rol?
Onboarding-software
Onboarding software is een hulpmiddel waarmee u het onboardingproces van uw bedrijf kunt automatiseren en stroomlijnen.
Softwareoplossingen zorgen voor een betere onboarding-ervaring voor werknemers en minder administratief werk, en inzichten van hogere kwaliteit voor People-managers.
Roadsurfer en Storyblok gebruikten Zavvy's onboarding software om statistieken bij te houden zoals:
- onboarding voltooiingstijd;
- Beoordelingen van werknemers bij het inwerken;
- tijd tot productiviteit;
- betrokkenheid.
Met goede onboarding software kunt u metrieken meten zoals:
- Tijd tot voltooiing: Hoe lang doen werknemers erover om de inhoud door te nemen?
- Voltooiingspercentage: Hoeveel stappen hebben ze voltooid?
- Top performers: wie is het meest versus wie het minst betrokken?
- Afrondingspercentage voor managers: Welke managers nemen meer of minder tijd voor hun nieuwe aanwervingen?
- Tijd besteed aan een inwerktraject: Hoeveel tijd besteden nieuwe werknemers aan het gebruik van de software?
- Betrokkenheid: Komen ze na een tijdje terug naar de onboarding content?
💡 6 Best practices om het meeste uit uw onboardinggegevens te halen
Een geschikte en bruikbare metriek definiëren
Bepaal welke statistieken u moet bijhouden op basis van uw bedrijfsdoelen, behoeften en doelstellingen.
Om je doelen te bepalen:
- Schrijf op waarom u uw onboarding wilt volgen. Bijvoorbeeld, de retentiegraad, het onboardingproces en de werknemerservaring verbeteren, of de tijd die nieuwe werknemers nodig hebben om productief te worden, verminderen.
- Ga na welke onboardingactiviteiten uw doel(en) beïnvloeden.
Zo omvat de tijd die nodig is om productief te zijn, de tijd die nodig is om de eerste taak te voltooien, de feedback over de eerste taak, enz.
Dit zijn allemaal uw actie- en geschikte meetgegevens, gekoppeld aan de zakelijke behoeften.
"Mijn advies voor iedereen die onboarding-ervaringen wil bijhouden, is om uw meetgegevens af te stemmen op hoe uw bedrijf werkt. Leer van ervaringen uit het verleden en verander ze dienovereenkomstig.
Ik denk dat de meest voorkomende fout die managers maken bij onboarding het hebben van onduidelijke doelen of verwachtingen van het proces is." Mark Seemann, oprichter van StaffCircle.
Belanghebbenden raadplegen
Flynn Zaiger, CEO van Optimism, zegt het al:
"Praat met het leiderschap over hun rapportagebehoeften voordat u beslist welke onboarding-metriek u wilt volgen. Individuele leiders kunnen belangrijke metrics identificeren die ze willen laten meten, die achteraf veel moeilijker te implementeren zijn."
Mensgerichte meetsystemen bouwen
Stel bedrijfsdoelstellingen en KPI's voor onboarding vast op basis van de behoeften van werknemers aan een goede ervaring in plaats van alleen wat stakeholders willen meten.
Interview werknemers tijdens de aanwerving en vraag: "Hoe ziet een goede onboarding er voor jou uit?" en "Wat heb je nodig om je welkom en klaar voor je eerste opdracht te voelen?".
Metriek duidelijk en transparant documenteren
Het documenteren van uw statistieken helpt u om een nauwkeurig historisch overzicht te hebben van hoe uw onboarding in de loop der tijd is veranderd. En het helpt u ook om te testen of uw nieuwe onboardingpraktijken vruchten afwerpen.
Flynn Zaiger stelt voor:
"Zoek een platform dat rapportage gemakkelijk maakt en waarmee u uw gegevens kunt exporteren. Uw stakeholders kunnen in de loop der tijd veranderen en andere metingen vereisen. Als u uw gegevens naar een spreadsheet of ander systeem exporteert, is er na verloop van tijd meer interoperabiliteit mogelijk."
Vermijd ijdelheidscijfers
Niet elke metriek is het volgen waard.
Definieer geschikte en bruikbare statistieken op basis van uw bedrijfsdoelstellingen.
"Managers meten vaak graag dingen waarvan ze weten dat ze er goed op zullen scoren, zoals de snelheid van onboarding. Hoewel dit goed is voor een mooie vertrouwensboost voor de manager, helpt het je niet bij het bepalen van de impact die onboarding heeft op je personeel." Flynn Zaiger.
Onboarding afstemmen op feedback en prestaties
Onboarding is doeltreffend wanneer u uw proces integreert met feedback en prestaties.
U kunt onboarding-metrics en constructieve 360 feedback koppelen om werknemers te helpen ontdekken welke extra training ze nodig hebben.
U kunt de inzichten uit de 360 feedback en de door u vastgestelde stappen (bv. aanvullende producttraining) gebruiken en een ontwikkelingsplan opstellen.
➡️ Zorg voor meer lonende onboarding ervaringen met Zavvy
Onboardingcijfers zijn een vorm van feedback. Gebruik deze feedback dus om de ervaring van de werknemers en de bedrijfsdoelstellingen te verbeteren.
Herinner je je Online Optimisme?
Na het volgen van hun onboarding, creëerde Online Optimism een buddy systeem om nieuwe werknemers te helpen om te gaan met niet-afdelingsmedewerkers. Deze nieuwe aanpak hielp hen hun personeelsbehoud te verbeteren.
Maar vergeet niet dat elke werknemer anders is en verschillende niveaus van ondersteuning nodig heeft, dus verzamel rechtstreeks feedback van hen over hun reis en hoe hun ervaring kan worden verbeterd.
Zavvyonboarding software zal u helpen:
- Minder tijd nodig om werknemers in te werken.
- Automatiseer het verzamelen van gegevens.
- Sluit de onboarding-trajecten van uw nieuwe medewerkers aan op hun 360-feedback-software om een volledig beeld te krijgen van de groei en ervaring van uw medewerkers.
Bekijk het allemaal in actie tijdens een gratis demo met onze onboardingexperts.