Hoe voer je een personeelsenquête uit? (+ gratis sjabloon)
Inzicht in uw personeel is een van de sleutels tot het stimuleren van de betrokkenheid van werknemers.
Polsenquêtes bij werknemers zijn een snelle manier om real-time feedback van uw werknemers te krijgen. Ze stellen u in staat trends in de tijd te zien en vormen een aanvulling op uw jaarlijkse betrokkenheidsenquêtes.
In deze gids leert u hoe u enquêtes kunt gebruiken om het welzijn van werknemers te verbeteren, de betrokkenheid te vergroten en het verloop in uw organisatie te verlagen.
Wat is een personeelsenquête?
Een werknemerspulsenquête is een korte, frequente enquête die ontworpen is om snel de "polsslag" te meten van de gevoelens, attitudes en betrokkenheidsniveaus van werknemers binnen een organisatie.
In tegenstelling tot traditionele, uitgebreide personeelsenquêtes die jaarlijks of tweejaarlijks worden uitgevoerd, zijn pulse-enquêtes beknopter en worden ze regelmatiger uitgevoerd - vaak maandelijks, driemaandelijks of zelfs wekelijks.
HR community manager, Nina Pączka, beschouwt pulse-enquêtes als een efficiënt middel om feedback van werknemers te krijgen zonder dat dit leidt tot enquêtemoeheid:
"Enquêtes onder werknemers werken. Ze zijn kort, snel en gaan over losse onderwerpen zoals tevredenheid van werknemers, werkrelaties en werkomgeving. Daarom leiden ze niet tot enquêtemoeheid. Bijgevolg hebben ze hogere responspercentages en lagere opzeggingspercentages dan uitgebreide jaarlijkse enquêtes."
U kunt impulsenquêtes gebruiken om:
- Betrokkenheid meten.
- Begrijp hoe uw werknemers over een onderwerp denken.
- Kies voor de stem van je werknemers.
- Creëer initiatieven om het moreel en de betrokkenheid te verbeteren.
- Inzicht krijgen in actuele problemen die uw werknemers ervaren.
- En meer.
Veel bedrijven hebben zich bijvoorbeeld gewend tot pulse-enquêtes om de behoeften van hun personeel op afstand in kaart te brengen en zo hun werknemerservaring te verbeteren.
Wat kunnen polsenquêtes onder werknemers meten?
Met pulsenquêtes kunt u uw vragenlijst afstemmen op wat er in uw organisatie gebeurt.
U kunt polsen hoe uw werknemers denken over een fusie, over terugkomen op kantoor na thuiswerken, of over de nieuwe voedselleverancier.
Enkele belangrijke statistieken die u kunt bijhouden zijn:
- Employee Net Promoter Score(eNPS)
- Tevredenheid op de werkplek
- Het gevoel erbij te horen
- Perceptie van relatie met managers
- Welzijn
- Groei en ontwikkeling
- Afstemming op de bedrijfscultuur
Soorten pulsonderzoeken
Afhankelijk van uw vragen krijgt u inzicht in de verschillende perspectieven die uw werknemers op uw bedrijf hebben.
Enkele van de verschillende soorten enquêtes die u kunt uitvoeren zijn:
- Employee Net Promoter Score (eNPS) - eNPS helpt u te begrijpen hoe waarschijnlijk het is dat uw werknemer uw werkplek zal aanbevelen aan zijn vrienden en collega's. Het meet de betrokkenheid en de impact van uw bedrijfscultuur op uw werknemers.
- Werknemerstevredenheid - deze enquêtes helpen u de mening, houding en perceptie van uw werknemers over uw organisatie te meten.
- Werknemerscultuur - cultuurenquêtes geven u een gevoel van hoe uw werknemers op één lijn zitten met de waarden en visie van uw bedrijf en hoe zij deze waarden op de werkplek ervaren.
- Beloning van werknemers - hiermee kunt u nagaan hoe tevreden werknemers zijn met hun beloning. Meng salaris en voordelen niet in dezelfde vraag om een beter inzicht te krijgen.
- Medewerkerbetrokkenheid - deze onderzoeken meten betrokkenheid, motivatie, doelgerichtheid en passie. Het geeft u inzicht in wat betrokkenheid in uw organisatie stimuleert.
- Follow-up van het actieplan - zij meten en volgen soortgelijke items om de voortgang van uw actieplannen aan te tonen. Ze kunnen u helpen te zien of u uw initiatieven moet aanpassen.
- Veranderingsonderzoeken - deze helpen u na te gaan hoe uw werknemers zich voelen bij een organisatorische verandering. Deze enquêtes worden steeds populairder nu veel bedrijven teruggaan naar kantoor na een lange periode van thuiswerken.
Impulsenquêtes vs. Medewerkersbetrokkenheidsonderzoeken
Polsenquêtes bij werknemers verschillen van jaarlijkse onderzoeken naar de betrokkenheid van werknemers omdat ze korter zijn, vaker voorkomen en gericht zijn op één specifiek doel.
Jaarlijkse enquêtes zijn uitgebreider dan pulsenquêtes.
Dat maakt het maken, beheren, beantwoorden en analyseren ervan tijdrovender.
Hier volgt een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen de twee:
Welke is beter?
Veel bedrijven slaan jaarlijkse enquêtes over en vervangen ze door frequentere pulsenquêtes.
Maar terwijl pulsenquêtes geweldig zijn om u een real-time beeld te geven van hoe u het doet op een specifiek onderwerp, helpen jaarlijkse betrokkenheidsenquêtes u inzicht te krijgen in de algemene gezondheid van uw bedrijf.
U kunt dus een gemengde aanpak hanteren en beide gebruiken.
Pulseenquêtes zijn een aanvulling op jaarlijkse engagement enquêtes. U kunt een puls gebruiken om de effectiviteit van de actieplannen die u op basis van uw jaarlijkse enquête hebt gemaakt, te volgen en te begrijpen.
❗️ Waarom zou je polsenquêtes onder werknemers gebruiken?
Als werknemers zich niet gehoord of gewaardeerd voelen, raken ze niet meer betrokken.
Toch blijkt uit onderzoek van The Workforce Institute van UKG dat 83% van de Britse werknemers zich niet gehoord voelt. Dit is niet verrassend, aangezien slechts 31% van de werkgevers enquêtes houdt onder hun werknemers, en degenen die dat wel doen slechts één keer per jaar.
Maar dat is niet genoeg.
Pulse-enquêtes helpen u het hele jaar door in contact te blijven met uw werknemers. Nog belangrijker is dat dit soort "always-on" feedbackstrategie laat zien dat u om uw werknemers en hun mening geeft.
Als een werknemer zich gewaardeerd voelt, creëert dat betrokkenheid en enthousiasme.
Ze leiden allemaal tot betrokkenheid.
Voordelen
- Ze vergroten de betrokkenheid van werknemers - ze kunnen u helpen de tevredenheid van uw werknemers te verbeteren, de stem van uw werknemers te laten horen en inzicht te krijgen in hun motiverende triggers.
- Ze geven u meer relevante feedback - pulsenquêtes geven u een real-time kijk op hoe het gaat. Ze stellen u in staat trends in de tijd te volgen, helpen u te meten hoe effectief uw initiatieven zijn en fungeren zelfs als een vroegtijdig waarschuwingssysteem.
- Ze zijn wendbaarder dan traditionele enquêtemethoden - ze helpen u snel de stemming in uw organisatie te beoordelen wanneer u te maken krijgt met onverwachte veranderingen en onzekerheid.
- Ze bevorderen een gelukkiger, positievere cultuur - ze helpen uw werknemers eraan herinneren dat het management hun inbreng waardeert. Ze moedigen ook open communicatie aan en voeden een feedbackcultuur binnen het bedrijf.
- Ze hebben een hogere respons - omdat ze korter en sneller in te vullen zijn, zullen werknemers ze eerder beantwoorden dan een uitgebreide jaarlijkse enquête.
- Ze houden u in contact met het sentiment - sentimenten kunnen door het jaar heen veranderen, en u kunt het contact met het perspectief van uw werknemers verliezen als u uw check-ins beperkt tot één keer per jaar.
Nadelen
- Ze kunnen hun effectiviteit verliezen - te vaak enquêteren kan ontmoedigend werken, vooral als u uw enquêtes niet onderbouwt met een actieplan.
- Ze kunnen leiden tot een gebrek aan vertrouwen - ook slechte communicatie en gebrek aan actie kunnen uw werknemers het gevoel geven dat u hen tegenwerkt in plaats van in hun voordeel.
- Ze kunnen leiden tot overbelasting van informatie - te vaak enquêteren zonder voldoende middelen om de informatie te verwerken kan leiden tot een burn-out.
- Ze bieden geen allesomvattende inzichten - pulsenquêtes richten zich op één kwestie tegelijk, zodat ze u niet in staat stellen het grote geheel te zien. Gebruik ze als aanvulling op jaarlijkse enquêtes.
Benchmarks polsenquête werknemers
Hoe vaak moet u een peiling houden?
U kunt wekelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse impulsenquêtes houden.
Maar is er een juiste cadans?
Het belangrijkste waar u rekening mee moet houden is dat u slechts zo vaak moet enquêteren als u op basis van uw gegevens kunt handelen.
Denk dus aan de tijd die u nodig hebt om de gegevens te analyseren, een actieplan op te stellen en uit te voeren, en de resultaten aan uw organisatie mee te delen.
Als u een team van één persoon bent, kunt u uw enquêtes misschien beter spreiden tot een hanteerbare frequentie.
Wij raden u aan eens per maand een puls te sturen.
De enquête moet dezelfde punten controleren om trends vast te leggen en te begrijpen of uw actieplannen doeltreffend zijn.
Hoe lang moet een peiling duren?
Impulsenquêtes moeten kort en gemakkelijk te beantwoorden zijn.
De lengte van een peiling hangt af van hoe vaak u uw werknemers bevraagt. Hoe korter de cadans (of frequentie), hoe korter de enquête moet zijn.
Als u elke week een enquête verstuurt, moet deze 3-5 vragen bevatten. Een maandelijkse enquête mag maximaal 10 vragen bevatten en een driemaandelijkse enquête niet meer dan 15 vragen.
Anders worden uw werknemers misschien ontmoedigd en vermijden ze deelname.
Wat is een goede respons?
Hoeveel mensen moet u verwachten die aan uw enquête deelnemen?
Volgens Gartner moet u geen 100% participatiegraad hebben, omdat dat zou aantonen dat uw werknemers tot deelname werden gedwongen, wat uw resultaten zou beïnvloeden.
Gartner raadt aan zich te concentreren op de antwoorden die u krijgt en actie te ondernemen op eventuele problemen die naar voren komen. Als werknemers na verloop van tijd veranderingen zien, zult u waarschijnlijk een toename van uw participatiegraad zien.
Tip: "Richt je op de antwoorden die je krijgt en onderneem actie op de punten die naar voren komen."
Dit gezegd zijnde, bevelen wij de volgende deelnemingspercentages aan, afhankelijk van de bedrijfsgrootte:
- Kleine bedrijven (minder dan 100 werknemers): 75%
- Middelgrote bedrijven (minder dan 500 werknemers): 70%
- Grote bedrijven (meer dan 500 werknemers): 65%
Houd in gedachten dat hogere participatiecijfers een grotere betrokkenheid van de werknemers weerspiegelen.
Om de participatiegraad te verhogen, moet u de communicatie met uw werknemers verbeteren. Zorg ervoor dat u het proces, de doelstellingen en de voordelen van deelname aan de enquête duidelijk uitlegt.
En onthoud, de sleutel om iemand te overtuigen is te laten zien wat het hem oplevert.
Als u uw werknemers laat zien hoe het beantwoorden van uw enquête hen ten goede komt, zullen zij eerder geneigd zijn te reageren.
Hoe bestrijdt u enquêtemoeheid?
Enquêtemoeheid is het gebrek aan motivatie om deel te nemen aan een enquête.
De belangrijkste reden waarom werknemers moe worden, is dat hun organisatie geen actie heeft ondernomen naar aanleiding van hun vorige onderzoeken.
Zelfs als u hebt gereageerd op de feedback van uw werknemers - als uw werknemers het niet hebben gemerkt of u hen niet hebt geïnformeerd over de veranderingen die u hebt doorgevoerd, zullen ze denken dat u slechts een hokje aanvinkt in plaats van oprecht geïnteresseerd te zijn in hun ervaring.
En omdat u niet geïnteresseerd bent in hen, zijn zij niet geïnteresseerd in u (of uw onderzoek).
Wat kunt u doen om enquêtemoeheid te voorkomen?
Het belangrijkste wat u moet doen is actie ondernemen naar aanleiding van de feedback die zij u geven.
Laat ze weten dat je ze gehoord hebt.
Je kunt ook overwegen:
- Maak uw enquête gemakkelijk te beantwoorden.
- Houd in uw volgende enquête bij hoe uw werknemers uw inspanningen ervaren.
- Neem relevante onderwerpen op die uw werknemers aangaan.
📈 7 Beste praktijken voor het maken van enquêtes die zinvolle inzichten verzamelen
Kies de juiste timing en frequentie
Plan de enquêtes tijdens verwachte lage periodes om er het meeste uit te halen. Vermijd echter de feestdagen om een hogere participatiegraad te hebben.
Het is ook belangrijk om contact op te nemen wanneer u een moeilijke situatie doormaakt, zoals een zakelijke inzinking, reorganisatie of inkrimping. Dit verhoogt niet alleen het moreel, maar door in kritieke tijden om input te vragen, geeft u een positief signaal af aan uw team.
Creëer ten slotte een cadans die polsenquêtes en jaarlijkse betrokkenheidsenquêtes combineert om het beste van beide werelden te krijgen.
Inkoop van het hoger management
Het heeft geen zin polsenquêtes te houden als je niet kunt handelen naar aanleiding van feedback. En je kunt geen actie ondernemen als je geen steun hebt van het leiderschap.
Managers moeten niet alleen instemmen met onderzoek, maar ook actief deelnemen, bevorderen en deelnemen aan het opstellen en uitvoeren van actieplannen.
Uw rol in People Ops moet eerder die van facilitator zijn dan die van proceseigenaar.
Om het management aan boord te krijgen, moet u de ROI van polsenquêtes benadrukken. Zorg ervoor dat u uitlegt hoe ze aansluiten bij de bedrijfsdoelstellingen van uw organisatie, zoals:
- Verbetering van de werknemerservaring
- Vermindering van de omzet
- Bezuinigen op wervingskosten
Een omgeving van vertrouwen creëren
U krijgt geen kwaliteitsvolle antwoorden als uw werknemers het gevoel hebben dat u hen probeert te "breken" of hen in moeilijkheden te brengen via een enquête.
Werknemers moeten begrijpen dat impulsen bedoeld zijn om hen een stem te geven, niet om hen te bespioneren.
Wijs erop dat enquêtes anoniem en vertrouwelijk zijn. Ze kunnen aarzelen om eerlijk te zijn en hun gedachten te delen als ze denken dat u zult weten wie wat geschreven heeft.
Zorg voor degelijke interne communicatie waarin u uitlegt waarom u de enquête houdt, wat u met de resultaten gaat doen en hoe zij er baat bij hebben.
Maak de perfecte enquête
De gouden regel voor personeelsenquêtes is ze kort en eenvoudig te houden, niet langer dan 15 vragen. Hoe korter de cadans, hoe korter de enquête moet zijn.
Om ervoor te zorgen dat u over kwaliteitsgegevens beschikt, vermijdt u het groeperen van items in één vraag. Bijvoorbeeld, in plaats van te vragen "Hoe tevreden bent u met uw salaris en voordelen?" kunt u ze in afzonderlijke vragen stellen.
Impulsenquêtes zijn het meest gebaat bij vragen die u kunt beantwoorden op een schaal van 1 tot 5. U hebt echter nog steeds enige kwalitatieve gegevens nodig om te verklaren waar de kwantitatieve gegevens vandaan komen. Stel dus vooral gesloten vragen, maar vergeet niet om minstens één open vraag op te nemen.
Gebruik ten slotte neutrale uitspraken in de hele enquête. Als u er een "mijn baas is geweldig" feestje van maakt, zullen uw werknemers te positief zijn in plaats van realistisch, waardoor de kwaliteit van uw gegevens in het gedrang komt.
Communiceer met uw werknemers
Zelfs als u actie onderneemt, betekent dat niets als uw werknemers niet merken dat de verandering het gevolg is van hun feedback.
U moet hen voor, tijdens en na het onderzoek op de hoogte houden.
Transparante communicatie wekt vertrouwen, vergroot de betrokkenheid en de authenticiteit.
Gebruik ten slotte meerdere interne communicatiekanalen. Natuurlijk, e-mail is geweldig, maar het gebruik van Teams of Slack kan uw participatiegraad verhogen en iedereen op de hoogte houden.
Klinkt als veel werk?
Zavvy helpt u uw enquête automatisch te versturen en herinnert uw werknemers eraan deze in te vullen als ze dat nog niet hebben gedaan.
Enquêteresultaten analyseren
Zodra u de gegevens hebt verzameld, moet u ze analyseren om te begrijpen wat er in de antwoorden zit.
Identificeer trends en patronen in de antwoorden om relevante inzichten te vinden.
Vraag jezelf af:
- Hoe voelen uw werknemers zich?
- Wat werkt er niet?
- Welke gebieden hebben een positieve perceptie?
- Kun je daar iets van leren?
- Hoe verhouden de resultaten zich tot de vorige enquête?
- Welke trends zie je?
- Zijn uw vorige actieplannen doeltreffend?
Vergelijk ten slotte de resultaten van uw organisatie met die van de sector, van soortgelijke organisaties of van nationale werknemers.
Actieplannen opstellen
Actie ondernemen naar aanleiding van uw enquêteresultaten is het meest kritieke onderdeel van uw strategie voor pulse enquêtes.
Zodra u klaar bent met het analyseren van de resultaten en inzichten, komt u samen met managers en leiders om te bespreken hoe de resultaten aansluiten bij de doelstellingen en prioriteiten van uw organisatie.
Stel vragen als:
- Ligt de betrokkenheid van de werknemers op schema?
- Wat is het meest urgente probleem op dit moment?
- Hoe kunnen we de ervaring van werknemers verbeteren met wat we hebben geleerd?
Maak een actieplan en voer de veranderingen uit op basis van de feedback.
Vergeet niet uw actieplannen aan uw werknemers mee te delen om enquêtemoeheid tegen te gaan en de vruchten te plukken van polsenquêtes.
➡️ Lees meer over actieplannen voor werknemersbetrokkenheid (en download een gratis sjabloon) via onderstaande link.
❓ Welke vragen moet je opnemen? (Met voorbeelden)
Er is niet één juiste manier om een peiling op te zetten.
Uw vragen moeten betrekking hebben op onderwerpen die cruciaal zijn voor de doelstellingen van uw organisatie.
Houd rekening met de algemene ervaring van werknemers en stem de vragen af op hoe uw werknemers denken over uw bedrijf en zijn beleid.
Dat gezegd zijnde, begrijpen wij dat het maken van uw eerste pulsenquête overweldigend kan zijn.
Dus, hier zijn onze favoriete vragen om te stellen in een maandelijkse pols:
Sleutelmaatstaf: RELATIE MET MANAGER
- "Ik ben tevreden over de frequentie waarmee mijn manager en ik communiceren."
- "Ik voel me comfortabel bij het geven van meningen en feedback aan mijn manager."
Sleutelmaatstaf: WELZIJN
- "Ik heb beheersbare stress op het werk."
- "Ik heb het gevoel dat ik een gezond evenwicht kan bewaren tussen werk en privéleven."
Sleutelmaatstaf: PERSOONLIJKE ONTWIKKELING
- "De feedback die ik krijg is frequent genoeg om me te helpen begrijpen hoe ik me kan verbeteren."
- "Mijn bedrijf draagt bij aan mijn ontwikkeling."
Belangrijke metriek: ALIGNMENT
- "Ik begrijp de missie en doelstellingen van mijn bedrijf."
- "Ik voel dat mijn individuele doelen sterk overeenkomen met onze teamdoelen."
Belangrijkste metriek: eNPS
- "Hoe waarschijnlijk is het dat u deze werkplek zult aanbevelen aan een vriend of collega?"
Sleutelmaatstaf: OPEN VRAAG
- "Wat moet mijn bedrijf gaan doen/blijven doen/stoppen met doen?"
Betrokkenheid vergroten met pulsenquêtes: Een (mini) casestudy
Maciek Kubiak, hoofd mensen bij PhotoAiDdeelde met ons hoe Pulse Surveys zijn team hielp de motivatie te verbeteren en de betrokkenheid hoog te houden.
Hij legde uit dat enquêtes onder werknemers een "enorm positief effect" hadden op hun bedrijf.
"We hebben de feedback van onze werknemers gebruikt om veranderingen door te voeren die de tevredenheid en productiviteit van onze werknemers hebben verbeterd. We hebben ook onze wervingspraktijken aangepast om nieuwe werknemers aan te nemen die goed passen bij onze bedrijfscultuur en die productieve leden van ons team zullen zijn. Over het algemeen hebben onderzoeken naar het gedrag van werknemers ons geholpen een team van topmedewerkers samen te stellen en een positieve werkomgeving te creëren." Maciek Kubiak, hoofd personeelszaken bij PhotoAiD.
Tijdens de eerste ronde pulsonderzoeken deed het team van PhotoAiD een ontdekking:
"Onze werknemers voelden zich weinig gemotiveerd vanwege de monotonie of het repetitieve karakter van hun werk," verklaarde Maciek, "uit de gegevens bleek dat 63% van onze werknemers vond dat hun baan leidde tot te veel repetitieve taken, en dat weerhield hen ervan te leren en nieuwe competenties te verwerven."
Ze moesten actie ondernemen en het probleem aanpakken voordat het escaleerde.
Hoe hebben ze de verveling aangepakt?
"We vroegen managers om de zaken te mixen en medewerkers binnen teams en over gerelateerde teams heen een heel kwartaal verschillende taken en functies te laten proberen," aldus Maciek. "Het hielp echt om het bereik van de vaardigheden bij veel van onze medewerkers te verbreden en de betrokkenheid en motivatie hoog te houden."
De resultaten?
Na vier maanden "mixen" vond slechts 24% van de werknemers hun baan repetitief.
Gratis sjablonen voor werknemersenquêtes die je kunt kopiëren
Het ontwerpen van een pulsenquête en een dashboard waarmee u de resultaten kunt visualiseren is tijdrovend en zelfs overweldigend als het de eerste keer is dat u de enquête uitvoert.
Het verzamelen van uw gegevens
Om u op weg te helpen, hebben we een 10 vragen tellend onderzoek samengesteld:
- Relatie met manager
- Welzijn
- Persoonlijke ontwikkeling
- Uitlijning
- eNPS
En het heeft één open vraag om u meer inzicht te geven in de mening van uw werknemer.
➡️ Koop uw gratis exemplaar hier.
Maar dat is het niet.
De inzichten visualiseren
We hebben het ook gekoppeld aan een Google Data Studio-dashboard om uw gegevens te visualiseren en de achterliggende resultaten beter te begrijpen.
➡️ Koop uw gratis exemplaar hier.
Tip: Gebruik Zavvy om je pulsenquête elke maand automatisch te versturen. Je kunt ook herinneringen instellen via Slack om een hogere respons te stimuleren.
➡️ Automatiseer je pulsenquêtes en verhoog de betrokkenheid met Zavvy
Polsenquêtes onder werknemers helpen u te luisteren naar en inzicht te krijgen in de stem van uw werknemers, zodat u de ervaring van werknemers kunt verbeteren en werknemers gelukkig, betrokken en productief kunt houden.
Vergeet niet dat actie ondernemen naar aanleiding van bevindingen en duidelijk communiceren met uw werknemers de sleutel is tot een succesvolle onderzoeksstrategie.
En de beste manier om met uw werknemers te communiceren?
geautomatiseerd en via verschillende kanalen.
Hulp nodig bij het implementeren van enquêtes?
Automatiseer uw onderzoeksproces op Zavvy en maak vandaag nog gebruik van krachtige analyses.
Boek vandaag nog een demo en houd iedereen op de hoogte.