11 Voorbeelden van de beste onboarding-ervaringen voor werknemers
Het inwerken van werknemers bepaalt het carrièrepad van een werknemer in uw organisatie vanaf de eerste dag (en eerder).
Benieuwd hoe andere bedrijven het doen?
Lees verder voor voorbeelden van bedrijven met buitengewone onboardingprocessen om van te leren.
Van Google naar Buffer.
Wat is het inwerken van werknemers?
Het inwerkproces is de eerste indruk die een nieuwe medewerker heeft van uw organisatie.
En om er een blijvende relatie van te maken, is het essentieel om hen alle nodige hulpmiddelen en informatie te geven die hen nauw zullen betrekken bij hun nieuwe rol en uw bedrijf.
Maar wat maakt een goede inwerkervaring?
We hebben een aantal bedrijven met de beste inwerkprogramma's onderzocht.
Gebruik dit als inspiratie voor ons eigen proces - en als een reeks casestudy's om van te leren.
Voorbeelden van goede ervaringen bij het inwerken van werknemers
Laten we praktisch worden.
Welke bedrijven hebben de beste ervaringen met het inwerken van werknemers?
We hebben alles afgezocht om de allerbeste voorbeelden van onboardingprocessen voor werknemers te vinden.
Hier zijn onze favorieten en waarom we ze in deze lijst hebben opgenomen.
1. Zapier
Wat is speciaal: Duidelijke taakmijlpalen
Dit SaaS-bedrijf staat bekend om zijn ongelooflijke product en externe werkomgeving en is een voorstander van geautomatiseerde workflows.
Op het moment van schrijven telt Zapiermeer dan 350 werknemers in 23 landen. Met zo'n groot bedrijf op afstand is de inwerkperiode cruciaal om een hoge betrokkenheid van de werknemers te garanderen.
Om de angst voor een nieuwe baan te verminderen, brengen Zapier werknemers hun eerste week door om zich vertrouwd te maken met het bedrijf en hun team. Dit omvat het leren van hulpmiddelen en systemen die nodig zijn om te slagen in hun functie en de verwachtingen die het bedrijf voor de komende jaren heeft opgesteld.
Zodra week 2 begint, zijn ze klaar om hun handen vuil te maken door aan kleine taken te werken. En in week 3 beginnen ze samen te werken met andere teams aan cross-functionele projecten.
Zapier 's onboarding is een succes omdat nieuwe medewerkers de vrijheid en tijd krijgen om zich in te werken in het bedrijf en hun rol. Dit alles zonder overweldigd te worden door overvloedige informatie en overbodige processen.
2. Buffer
Wat is speciaal: Systeem van 3 maatjes, Eén plaats
Deze tool voor sociale media is uitgegroeid tot een van de toonaangevende bedrijven in zijn niche. Het bedrijf, dat wereldwijd bekend staat om zijn aanbod, gelooft in 100% transparantie. Ze publiceren jaarlijks al hun cijfers - inclusief winst, kosten en salarissen van alle werknemers - een magneet voor nieuw talent. Bovendien opereert het bedrijf al sinds de oprichting op afstand, waardoor het een aantrekkelijke werkgever is.
Hun eerste inwerkproces bestond uit een bootcamp van 45 dagen. Nieuwe werknemers werden echter 45 dagen als contractanten aangenomen in plaats van onmiddellijk in het team te worden opgenomen. Ze zijn van deze praktijk afgestapt om één reden - hun nieuwe medewerkers voelden zich niet betrokken bij hun team.
Vervolgens verbeterden ze hun inwerkervaring waarbij nieuwe werknemers 5 inleidende e-mails ontvangen. Hierin vinden ze alle nodige informatie over het bedrijf, hun team en hun rol. Dit is hoe het gaat:
Tegenwoordig hebben ze een gestructureerd inwerkproces dat een beetje te complex is om in een paar alinea's te beschrijven. Eén ding valt op: voordat een nieuwe medewerker bij hen in dienst treedt, krijgen ze vijf e-mails met informatieve onderwerpregels om alle benodigde informatie te delen en te verzamelen. Dit is hoe het gaat:
- Welkom e-mail
- Basisinformatie verzamelen
- Ze introduceren bij managers en collega's
- Hulpmiddelen presenteren die nieuwe medewerkers zullen gebruiken
- Verwachtingen instellen voor dag één
Hoogtepunt: Systeem van 3 inwerkmaatjes
Wat vooral opvalt bij Buffer is hun systeem van 3 onboarding buddies.
Dit betekent dat er 3 specifieke mensen betrokken zijn bij elke onboarding:
- De aanwervende manager
- Een cultuurmaatje
- Een rolmaatje
Maar iemand begeleiden is nu iets waar je zomaar mee kunt beginnen. Er komt werk, empathie en regelmatige check-ins bij kijken.
Alle 3 de belanghebbenden krijgen dus gedetailleerde informatie over het begeleiden van en praten met hun nieuwe collega's.
Manager
Rol maatje
Cultuur maatje
Alle antwoorden op één plek
Voor het geval dit nog niet genoeg was, Buffer gebruikt nog een eenvoudige maar krachtige truc om van hun inductie een van de beste onboardingprocessen te maken:
Alle nieuwe medewerkers krijgen toegang tot één centraal inwerkdocument om antwoorden te vinden op de meest gestelde vragen.
Deze inwerkperiode werkt omdat nieuwe medewerkers informatie in delen krijgen in plaats van in één keer door alle stof te worden overstelpt.
Ze krijgen precies de juiste hoeveelheid vragen om hen betrokken en enthousiast te houden over hun nieuwe rol.
3. Miro
Wat is er speciaal? Duidelijk plan voor 30, 60, 90 dagen
We durven te wedden dat je wel eens van Mirohebt gehoord :whiteboardsoftware die door duizenden mensen en bedrijven over de hele wereld wordt gebruikt. Naast het succesvolle product hebben ze een groeiend team van mensen met meer dan 1000 werknemers.
In tegenstelling tot de tool om werknemers op afstand te helpen, is het bedrijf zelf niet op afstand. Ze hebben verschillende kantoren in Europa, Azië, Australië en Noord-Amerika.
Hun inwerkperiode duurt meer dan 90 dagen, waarbij werknemers proactief moeten zijn en de meeste taken zelfstandig moeten uitvoeren. De managers zijn er alleen om hen te begeleiden en verwachtingen te stellen.
Miro heeft een plan van 30-60-90 dagen waarin de verwachtingen en de eerste projecten voor iedereen worden beschreven. Het plan is gebaseerd op het boek "De eerste 90 dagen" van Michael Watkins.
Wanneer ze hun interne bedrijfsprofiel maken, wordt dit gedocumenteerd zodat iedereen het kan lezen. Dit is niet alleen een manier om nieuwe medewerkers aan het team voor te stellen, maar het helpt ook om duidelijkheid te scheppen over hun functie.
Een cruciaal onderdeel van Miro's inwerkproces is het creëren van bewustzijn over de omvang en complexiteit van het bedrijf bij de werknemers.
Met meer dan 1000 werknemers verspreid over verschillende tijdzones is een van de cruciale taken voor een nieuwe medewerker het instellen van hun eigen uren in Slack of andere applicaties. Hierdoor weet elke medewerker wanneer hij contact met elkaar moet opnemen.
4. Zappos
Wat is speciaal: Cultuurvideo, "het aanbod"
Of je nu in de VS woont of niet, je hebt vast wel eens van Zappos gehoord. Het merk staat bekend om de verkoop van schoenen van superieure kwaliteit en biedt zijn werknemers een even goede inwerkervaring.
Inwerkvideo
Elke nieuwe medewerker wordt verwelkomd met een inwerkvideo waarin hun rol en de ervaring van het werken bij Zappos worden uitgelegd. De video belicht ook de werkcultuur en de rol van elke werknemer bij Zappos.
Met een lengte van minder dan 6 minuten is dit een geweldig voorbeeld van goed bestede tijd aan video-inhoud.
Tegelijkertijd is de video openbaar beschikbaar voor sollicitanten om een indruk te krijgen van de werkplek en de cultuur van Zappo. Dit is als twee vliegen in één klap - de video helpt de ervaring van sollicitanten te verbeteren en trekt tegelijkertijd nieuw talent aan om te solliciteren.
Met een lengte van minder dan 6 minuten is deze ene video een uitstekend voorbeeld van goed bestede tijd aan videocontent. Tegelijkertijd is de video openbaar en kan iedereen die geen werknemer is de video bekijken om een indruk te krijgen van de werkplek en de bedrijfscultuur.
Het is twee voor één - het werkt zowel voor de ervaring van de kandidaat als voor het aantrekken van nieuw talent om te solliciteren.
"Het aanbod"
Daarnaast is Zappo's beroemd geworden om"Het Aanbod":
Na het afronden van hun trainingsperiode biedt Zappos nieuwe werknemers een uitbetaling van $4.000 om het bedrijf te verlaten.
Dit verhoogt de betrokkenheid en filters voor mensen met een lage cultuur fit.
Ontdek de ins en outs van het inwerken van werknemers bij Zappos en hoe je een inwerkproces zoals Zappos kunt uitvoeren in onze casestudy.
5. Appel
Wat is er speciaal: Branded onboarding buddies
Er is een reden waarom veel afgestudeerden en professionals bij deze techgigant willen werken. Apple staat bekend om zijn producten en verwelkomt nieuwe werknemers met een even efficiënt inwerkprogramma.
Om nieuwe werknemers in contact te brengen met mensen die de Apple cultuur door en door kennen, hebben ze het iBuddy-systeem geïntroduceerd. Hierbij worden nieuwe medewerkers gekoppeld aan een bestaande medewerker buiten hun primaire team, waar ze vragen kunnen stellen over
- hun rol
- het bedrijf en zijn cultuur,
- of gewoonten op de werkplek.
Het concept van ibuddy werkt omdat het de nieuwkomer op zijn gemak door de lastige periode helpt.
30 jaar na de lancering van het systeem zijn ibuddies nog steeds relevant - en zijn ze overgenomen door verschillende andere bedrijven zoals Microsoft.
6. Hubspot
Wat is er speciaal? Product training
Hubspot, een bedrijf dat voortdurend op zoek is naar nieuwe technologie, volgde het voorbeeld van Apple en creëerde zijn eigen onboarding platform :
Grondslagen.
Het bevat alles wat een nieuwe medewerker moet leren over het bedrijf.
Hoewel ze veel kantoren over de hele wereld hebben, is het hele bedrijf vanaf maart 2020 overgeschakeld op werken op afstand vanwege de pandemie.
Om hun systeem op afstand te ontwikkelen, namen ze nieuw materiaal op voor werknemers en managers om zich in te werken in hun geherdefinieerde werkplek.
Hoewel hun producten uitstekend zijn, kunnen ze ingewikkeld zijn om te begrijpen. Dus om het makkelijker te maken, hebben ze nieuwe video's/tutorials opgenomen over hoe je ze effectief kunt gebruiken.
Dit is handig, vooral voor nieuwe medewerkers die geen praktische ervaring hebben met de software van Hubspot.
7. Grubhub
Wat is speciaal: Video-inspanning
Grubhub is een app voor het bezorgen van eten waar klanten eten kunnen bestellen bij hun favoriete restaurants. De chauffeurs van Grubhub halen de bestelling dan op bij het restaurant en bezorgen het rechtstreeks aan de deur.
Hun inwerkproces bestaat uit een introductievideo voor nieuwe werknemers en potentiële sollicitanten.
Het is kort, informatief en biedt alle informatie die nieuwe werknemers nodig hebben om van hun baan een lonende ervaring te maken.
Hoewel ze informatie overbrengen via verschillende platforms, zorgen hun videoformaten er met succes voor dat inhoud gedenkwaardig is.
Deze video duurt minder dan twee minuten en heeft bewezen voordelen op te leveren. We zijn er dan ook zeker van dat deze video de komende jaren een constante zal blijven in hun inwerkproces.
8. Vodafone
Wat is er speciaal: Branded onboarding app
Een telecomgigant die wereldwijd mensen in dienst heeft, begrijpt ongetwijfeld het belang van een geweldige inwerkervaring.
Terwijl andere bedrijven complexe kaders en documentatie hebben, heeft Vodafone zijn eigen onboarding-applicatie voor werknemers.
Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, krijgt hij toegang tot de app van Vodafone, die hem door het inwerkproces loodst.
De app is ontworpen om het inwerkproces te vergemakkelijken, waarbij nieuwe werknemers hun vereisten kunnen invullen.
De rol is tweeledig - voor de werknemer om cruciale informatie over het bedrijf te leren en voor Vodafone om hun inwerkproces verder te vergemakkelijken.
9. Google
Wat is speciaal: Actiegerichte taken die direct worden geleverd wanneer ze nodig zijn, Noogler-hoeden
Google is een van de bekendste bedrijven ter wereld en een van de meest aantrekkelijke werkgevers. Ze staan bekend om hun leuke activiteiten op kantoor en een geweldig arbeidsvoorwaardenpakket en hun onboarding is een inspiratie voor veel werkgevers.
In tegenstelling tot de bovenstaande voorbeelden richt Google's onboarding zich op het tegenovergestelde spectrum van het wervingsproces - de managers.
24 uur voordat een nieuwe medewerker begint, krijgen hun managers automatisch een melding - samen met 5 precieze taken:
- Een leeftijdsgenoot of maatje toewijzen
- ⚙️ Hun rol en verantwoordelijkheden bespreken
- 🧑🤝🧑 Help hun collega's te ontmoeten
- 📅 C heck-ins voor werknemers instellen voor de eerste zes maanden
- Moedig hen aan om openlijk te praten over mogelijke problemen
Het doel hier is om een kort tijdsbestek te hebben tussen de e-mail en de startdatum van de nieuwe werknemer, zodat de taken vers in het geheugen blijven.
Aangezien het zwaartepunt van de inwerkperiode bij de manager ligt, leert de nieuwe medewerker meer praktische informatie over zijn rol en verantwoordelijkheden.
Dit is een geweldig voorbeeld van een inwerkproces dat is gemaakt met menselijk gedrag en ervaring in gedachten.
👲 Onze Google onboarding casestudy bespreekt het onboardingproces bij Google en hoe jij het kunt kopiëren. Leer van een van de meest invloedrijke bedrijven ter wereld.
10. Verisys
Wat is er speciaal? Bereidheid op afstand
Verisys, een toonaangevende leverancier van gegevens voor de gezondheidszorg, is een van de vele bedrijven die in maart 2020 is overgestapt op werken op afstand. En dit ging gepaard met zijn eigen uitdagingen.
De eerste is dat nieuwe externe werknemers niet wisten hoe ze hun computer thuis moesten instellen. Dus gaven ze prioriteit aan het maken van instructievideo's over het opzetten van een productief thuiskantoor.
Elke nieuwe en bestaande werknemer krijgt deze opleiding.
Nieuwe apparatuur wordt veilig thuis afgeleverd, samen met een swagpakket en wat decoraties voor alle nieuwe medewerkers.
Nieuwe medewerkers worden hartelijk begroet zodra ze zich aansluiten bij Slack in hun respectievelijke teamkanalen.
Wat speciaal is: Alle bovenstaande tips, gecombineerd in één, rijke en geautomatiseerde ervaring
Roadsurfer is Europa's grootste camper expert. En ze groeien snel.
In feite groeide hun personeelsbestand binnen 2 jaar van 20 naar 225 medewerkers. Dat is een groei van 1.025%!
"We hechten veel waarde aan onze warme en open sfeer. En het was aanvankelijk geen probleem om nieuwe collega's open en snel te integreren. Maar hoe meer we groeiden, hoe moeilijker het werd om de nodige informatie bij de juiste mensen te krijgen, om complexe structuren en processen in te voeren - zowel op bedrijfs- als op teamniveau."
- Barbara Imm, hoofd HR bij roadsurfer
Met die uitdaging in het achterhoofd creëerde roadsurfer een gestructureerd onboardingproces voor zowel het hele bedrijf als voor afzonderlijke teams, zoals customer success.
Waarom het geweldig is
- 🎓Het bevat interactieve lessen om kennis op een leuke manier te herhalen
- 📩 Berichten worden via Microsoft Teams gepusht, dus het is leuker en boeiender
- Er is zowel een bedrijfsspecifieke structuur als een structuur voor afzonderlijke teams.
- Het is veel minder handmatig werk voor de HR-teams, maar nieuwe werknemers vinden het geweldig.
Elke nieuwe medewerker doorloopt dezelfde, begeleide ervaring. Niemand wordt vergeten. En iedereen leert in zijn eigen tempo de waarden, het bedrijf en de teams kennen.
Het resultaat?
4,8/5 sterren bij nieuwe werknemers ondanks 30 aanwervingen per maand.
Volledige casestudy: Hoe Roadsurfer nieuwe medewerkers aan boord neemt op 36 locaties
❌ Voorbeelden van slechte ervaringen bij het inwerken van werknemers
Er zijn veel manieren waarop het mis kan gaan met het inwerkproces. Een van de belangrijkste redenen is wanneer je er niet in slaagt om de behoeften van je werknemers te begrijpen om je organisatiedoelen te bereiken.
Wanneer je een inwerkprogramma maakt met irrelevante tools voor de rollen van je werknemers, zullen ze het een uitdaging vinden om hun workflow te beheren en uiteindelijk afhaken. Hier zijn nog een aantal praktijken die kunnen leiden tot een bittere werkervaring bij uw bedrijf.
Werk toewijzen aan nieuwe medewerkers vanaf dag 1
We kunnen dit probleem niet meer benadrukken. Het delegeren van werkgerelateerde verantwoordelijkheden aan nieuwe medewerkers op hun eerste dag of zelfs de eerste week is nooit een goede start.
Het is absoluut noodzakelijk om hen genoeg tijd te geven om hun teamleden, hun rol en de werkcultuur van je bedrijf te leren kennen. Als je dit negeert, verergeren hun ongerustheid op de eerste dag en de druk om goed te presteren.
Overbelast ze bovendien niet in de eerste week. Begin in plaats daarvan met het geven van kleine klusjes aan nieuwkomers en na verloop van tijd kun je vertrouwen in ze opbouwen om grote projecten over te nemen.
Vertrouwen op inhoud in plaats van mensen
Het is geen geheim dat een efficiënt inwerkprogramma tijd kost voor managers en nieuwe werknemers. Om het gemakkelijker te maken, kun je gebruikmaken van handboeken, video's of webinars om nieuwe medewerkers te introduceren in het bedrijf.
Hoewel er niets mis mee is, zullen uw werknemers verward raken over de communicatie binnen uw organisatie.
Bijvoorbeeld: Hoe rapporteren ze over hun activiteiten en welke informatie moet worden opgenomen?
Aan wie moeten ze rapporteren over essentiële ontwikkelingen? De beste manier om hen te helpen is door een videogesprek te organiseren of een persoonlijke ontmoeting te regelen.
Er gaat niets boven persoonlijke interactie.
Niet geven om de eerste indruk
Een nieuwe functie is als een eerste afspraakje. Terwijl je een werknemer aanneemt voor zijn vaardigheden, zullen ze je bedrijf beoordelen op basis van je inwerkproces.
Als je niet aan hun verwachtingen voldoet, is de kans groot dat ze binnen een paar maanden ontslag nemen. Het helpt echter altijd om hun waarde voor je bedrijf te begrijpen en te waarderen.
Anders nemen ze het volgende aanbod dat ze krijgen.
Wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt, begroet hem dan bij zijn naam, zorg voor een speciale ruimte in je kantoor, rust hem uit met de juiste hardware en software om zijn werk te doen en stel hem voor aan de rest van het team.
Zelfs als je op afstand werkt, moeten veel van deze dingen toch op je checklist voor inwerkervaring staan.
Er doorheen haasten
Bedrijven als Toptal hebben een inwerkprogramma dat zes maanden duurt. Van nieuwe medewerkers wordt verwacht dat ze iets nieuws leren voor elke belangrijke mijlpaal die ze tijdens deze periode bereiken.
Dit kan van alles zijn - van het onder de knie krijgen van een nieuwe vaardigheid tot efficiënter worden in een specifiek werkgebied.
De reden voor een lange inwerkperiode is dat nieuwe medewerkers enkele maanden nodig kunnen hebben om volledig productief te worden in hun rol.
Als je dit inwerkproces overhaast uitvoert, hebben je medewerkers niet genoeg tijd om zich voor te bereiden.
Uiteindelijk zullen ze ondermaats presteren, gedemotiveerd blijven en geen binding hebben met hun rol.
Geen plan hebben
"Ik doe het gewoon" is een van de minst effectieve strategieën om op te vertrouwen.
Het gemiddelde inwerkproces telt minstens 54 kleine activiteiten die nieuwe werknemers (en jij) moeten uitvoeren.
Ervan uitgaan dat je het gaandeweg wel redt, is niet alleen onverantwoordelijk maar ook de snelste manier om een topwerknemer te verliezen.
Om het meeste uit je inwerkproces te halen, moet je ervoor zorgen dat het goed gedocumenteerd is.
Je moet bepalen hoe lang het proces duurt, wat het inhoudt en wat je moet doen om het soepel te laten verlopen.
Dit is allemaal heel moeilijk te realiseren, zelfs als je onboarding-sjablonen gebruikt.
➡️ Bekijk ons gedetailleerde artikel over de ultieme gids om nieuwe werknemers efficiënt in te werken.
Niet inchecken
Een werknemer die alleen achterblijft kan twee dingen betekenen: of je bent blij met hun prestaties, of je bent ze helemaal vergeten sinds ze in dienst zijn.
In het eerste geval: erken het.
In het tweede scenario voelt je werknemer zich misschien geïsoleerd in je bedrijf en zal hij of zij uiteindelijk ontslag nemen.
Maak er dus een gewoonte van om, ondanks je drukke agenda, de voortgang van je nieuwe werknemers in de gaten te houden. Misschien willen ze geen vragen stellen omdat ze bang of verlegen zijn. Het helpt altijd om ervoor te zorgen dat ze zich op hun gemak voelen en gehoord worden door middel van consequente follow-ups.
📈 Hoe onboarding-ervaringen te leveren die best practices van Google & co. combineren.
Elk bedrijf, ook dat van jou, kan een effectieve inwerkervaring bieden door een aantal wijzigingen aan te brengen in je bestaande ervaring.
Bedrijven die een uitstekende onboarding bieden, hebben een aantal gemeenschappelijke wortels:
- Ze individualiseren de aanpak voor elke werknemer
- Ze geven de werknemer de ruimte om vragen te stellen
- Ze geven de nieuwe medewerker informatie over de bedrijfscultuur
- Ze communiceren regelmatig en staan op één op één vergaderingen
Je kunt veel van deze dingen zelf doen zonder je kosten te schalen - zoals een e-mail sturen of berichten sturen op Slack.
Maar waar het echt om gaat, is dat je het proces stroomlijnt en het gemakkelijker maakt voor iedereen die erbij betrokken is.
➡️ Hier komen onze tools voor het inwerken van werknemers om de hoek kijken - ze zijn ontworpen om je bedrijf een kader te bieden voor een uitstekende inwerkervaring.
Elke best practice die je hierboven hebt gezien, kun je met Zavvy op de automatische piloot leveren.
U kunt er zeker van zijn dat u uw nieuwe medewerkers, uw managers en iedereen die betrokken is bij het wervingsproces met ons een prettige onboarding-ervaring kunt bezorgen.
Neem contact met ons op om vandaag nog aan de slag te gaan!