Hoe lang moet Onboarding duren? Beste praktijken en ideale tijdlijn
"Je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken." - Botanische pakken
Een effectieve inwerkervaring is uw kans om een goede eerste indruk te maken op uw nieuwe talent. In feite is 93% van de werknemers het erover eens dat een effectieve onboarding essentieel is voor het behouden van werknemers.
Bedrijven met goede inwerkprogramma's zien 2,5% meer omzetgroei en 1,9% meer winstmarge dan bedrijven met slechte inwerkprocessen. En alsof dat nog niet genoeg motivatie is, leidt onboarding ook nog eens tot een hogere productiviteit en snellere kennisverwerving.
En toch verlengt 63% van de bedrijven hun inwerkprogramma's niet verder dan de eerste maand. Dit is een enorme vergissing, aangezien nieuwe werknemers acht maanden nodig hebben om volledig productief te worden.
Dus, hoe lang moet onboarding duren?
HR-professionals en aanwervingsmanagers zijn het erover eens dat een effectieve inwerkperiode minstens drie maanden duurt. Dit is echter niet de norm. Waar het om gaat is dat je onboardingproces is afgestemd op je bedrijf en de behoeften van je werknemers.
We laten je zien hoe je de optimale inwerkperiode voor jouw bedrijf kunt bepalen. In plaats van je de vis te geven, leren we je de ins en outs van het vissen, de vinkjes en best practices, zodat je je werknemer kunt klaarstomen voor succes.
De 4 fasen van onboarding
Inzicht in de verschillende onboarding-fasen zal je helpen bij het creëren van een sterke strategie om nieuwe werknemers te betrekken, het behoud van personeel te verbeteren en hen te helpen zich aan te passen aan de cultuur en procedures van je bedrijf. Laten we eens kijken naar de vier fasen van effectief inwerken.
Fase 1: Oriëntatie
In de oriëntatiefase maken de nieuwe medewerkers kennis met uw organisatie, het senior management en collega's. Er wordt een duidelijk beeld geschetst van waar uw organisatie voor staat en wat de verwachtingen zijn van uw nieuwe talent. Er wordt een duidelijk beeld geschetst van waar uw organisatie voor staat en er worden verwachtingen gesteld aan uw nieuwe talent.
Oriëntatie omvat de volgende elementen:
- Welkomstwoord van hogere leiding
- Handboek en nalevingsoverzicht
- Lessen over bedrijfscultuur, beleid, geschiedenis en waarden
- Inspanningen op het gebied van diversiteit en inclusie
Deze inwerkfase is ook heel flexibel. Hoewel persoonlijke introducties worden aanbevolen, kun je verschillende strategieën hanteren voor andere elementen van de oriëntatie. Maak bijvoorbeeld gebruik van technologie zoals AR en VR om werknemers te betrekken en schaal je inwerkprogramma. Hier zijn 17 spannende ideeën om je onboarding leuk en creatief te maken.
Vergeet niet dat dit een zeer cruciaal moment is voor de kandidaten. Zelfs een kleine miscommunicatie en een misverstand kunnen hen doen twijfelen aan hun beslissing om bij uw bedrijf te komen werken. Maar als je ze het gevoel geeft dat ze welkom zijn en ze goed begeleidt, zullen ze zich enthousiaster voelen om bij te dragen aan de groei van je bedrijf.
Zorg er ook voor dat alle werknemers het nodige papierwerk invullen voordat ze naar de volgende fase gaan.
Fase 2: Rollentraining
In deze fase leren nieuwe werknemers hun dagelijkse taken en bereiden ze zich voor op succes op de lange termijn. Dit is een andere belangrijke fase van onboarding, omdat het direct verband houdt met hoe succesvol werknemers zullen zijn in andere aspecten van hun baan. Als de nieuwe werknemers een kristalhelder idee hebben van wat er van hen wordt verwacht, zullen ze hun werk met meer vertrouwen uitvoeren.
De roltraining omvat de volgende elementen:
- Prestatieverwachtingen stellen
- Technische en procestraining
- Een baan volgen
- Veiligheidstraining op de werkplek
Werknemers hebben meer baat bij formele training, omdat het leidt tot een beter moreel en betere prestaties. Een echte manier om te laten zien dat je om hun ontwikkeling geeft.
Fase 3: Rolwisseling
Werknemers komen in de overgangsfase na 60-120 dagen bij uw bedrijf te hebben gewerkt.
Hier maakt de nieuwe medewerker de overstap naar zijn vaste rol onder direct toezicht van zijn toegewezen 'buddy' of 'mentor'. Naast de directe supervisor moeten ook bedrijfsmanagers en eerstelijnsleiders het initiatief nemen om de nieuwe medewerkers te onderwijzen:
- Groei- en verbeteringsstrategieën
- Effectieve communicatie
- Echtheid en authenticiteit
Managers kunnen ook SMART-doelen stellen om werknemers te helpen visualiseren hoe succes, kwaliteit en productiviteit er in jouw bedrijf uitzien. Nogmaals, je wilt je functieverwachtingen zo duidelijk mogelijk uiteenzetten om misverstanden te voorkomen.
Fase 4: Voortdurende ontwikkeling
De laatste en laatste fase van onboarding is het opstellen van een langetermijnplan. Dit zorgt ervoor dat elke nieuwe medewerker een continue professionele en persoonlijke groei doormaakt. Dit houdt in dat je mijlpalen vaststelt en werknemers laat zien hoe ze een positieve bijdrage kunnen leveren aan je organisatie en professioneel kunnen groeien.
Op deze manier kunnen zowel de nieuwe medewerker als uw bedrijf individuele en organisatorische doelen bereiken.
Voortdurende ontwikkeling omvat de volgende elementen:
- Carrière in kaart brengen
- Beoordeling van competenties
- Persoonlijke en professionele doelen stellen
- Planning en strategieën voor individuele ontwikkeling
- Periodiek prestatiebeoordelingen uitvoeren om de inspanningen van werknemers te erkennen
- Nieuwe medewerkers helpen om hun prestaties te verbeteren als dat nodig is.
Hoe lang duurt onboarding meestal?
Zoals gezegd zijn aanwervingsmanagers en HR-managers het erover eens dat het inwerken van werknemers minimaal drie maanden moet duren. 1-2 weken is zeker niet genoeg tijd om werknemers op hun gemak te stellen op kantoor en van hen te verwachten dat ze prestaties leveren.
Nieuwe werknemers gedijen goed als ze bekend zijn met de bedrijfscultuur, het bedrijfsbeleid, de procedures en de technologie kennen en begrijpen, en zich hebben ingewerkt in de leerervaring. Daarom moet onboarding continu plaatsvinden binnen het eerste jaar nadat een nieuwe medewerker is aangenomen.
Laten we ook niet vergeten hoe vervreemdend het voelt om helemaal opnieuw te beginnen.
Nieuwkomers moeten niet alleen het team en het management ontmoeten en papierwerk invullen, maar ze moeten ook wennen aan een gloednieuwe omgeving, uitvinden hoe dingen werken en gewoon hun plaats in het bedrijf vinden.
Als een jaar te lang voor je klinkt, zijn andere HR-professionals het erover eens dat werknemers ook veel kunnen leren over hun nieuwe rol en zich "thuis" kunnen voelen in de eerste zes maanden na indiensttreding. Overweeg om een ontwikkelings- en inwerkprogramma op te stellen dat gericht is op de eerste zes maanden om werknemers te helpen bij een soepele overgang.
Het ontwikkelen van een effectieve inwerkstrategie kost tijd. Maar hoe kom je erachter wat het beste bij jouw bedrijf past? Moet je onboarding drie maanden, zes maanden of een jaar duren?
8 Factoren om te bepalen hoe lang onboarding in jouw bedrijf moet duren
Als je op zoek bent naar een kant-en-klaar inwerkproces, dan hebben we nieuws voor je: dat bestaat niet.
Elk bedrijf en elke werknemer is uniek en daarom zal het blind volgen van statistieken niet resulteren in een effectieve onboarding. Je moet het proces aanpassen op basis van specifieke factoren.
1. Functie
De bedoeling van onboarding is om nieuwe werknemers duidelijkheid te verschaffen over wat hun job inhoudt, hoe ze die moeten uitvoeren, wat er van hen verwacht wordt, aan wie ze moeten rapporteren en om hulp vragen en de "onuitgesproken regels" die typisch deel uitmaken van de bedrijfscultuur.
Dit duurt meestal de eerste 30 dagen, maar kan ook langer duren. Je kunt je werknemers ook sjablonen en playbooks geven om een consistente en ervaringsgerichte onboarding te garanderen.
De duur van de inwerkperiode hangt ook af van het feit of het gaat om interne overplaatsingen of externe aanwervingen.
Afhankelijk van de grootte van je bedrijf kan de cultuur van de ene afdeling aanzienlijk verschillen van die van een andere. Hoewel je deze veranderingen wilt accommoderen, wil je niet dat een bestaande, overgeplaatste werknemer zich een nieuweling voelt in je eigen organisatie.
Om dit te voorkomen hebben ze verschillende trainings-, feedback- en socialisatiesystemen nodig voor een soepele overgang.
2. Complexiteit van het bedrijf
Je wilt nieuwe medewerkers een overzicht geven van de missie en waarden van je bedrijf, de productlijn, de doelgroep en de pijnpunten die je product oplost. Ze vertrouwd maken met de algemene organisatiestructuur, processen, systemen, infrastructuur, faciliteiten, tools en interfaces is even belangrijk.
Hoe complexer de informatie, hoe langer het natuurlijk duurt voordat werknemers de kneepjes van het vak onder de knie hebben.
3. Onboarding media
Als onderdeel van het inwerken kun je werknemers handboeken geven of video's laten zien om ze te leren over het bedrijfsbeleid.
Hoewel personeelshandboeken dienen als een handige gids en referentie voor bedrijfsbeleid en -procedures, zijn ze niet zo boeiend.
Onze hersenen zijn ingesteld op het onthouden van visuele inhoud. Onderzoek heeft uitgewezen dat de gemiddelde kijker 95% van een boodschap onthoudt als hij deze bekijkt, in tegenstelling tot slechts 10% als hij deze leest. Een reden waarom het opnemen van videogebaseerde training in je inwerkprogramma het hele proces boeiender en ook kosteneffectiever maakt.
4. Relationeel inwerken
Onboarding is geen transactieproces. Je kunt nieuwe werknemers niet het nodige papierwerk laten invullen, het werknemershandboek laten lezen en klaar is kees. Zo werkt het niet.
Je moet rekening houden met relationele onboarding, waarbij je nieuwe werknemers koestert en verwelkomt en hen de nodige ondersteuning geeft. Je wilt ook dat de nieuwe werknemers sterke relaties opbouwen met hun collega's en hen helpen zich snel aan te passen aan de bedrijfscultuur en -processen.
5. Externe vs. interne aanwerving
Onboarding op afstand is ingewikkelder dan in-person onboarding.
Als je online inwerkt, heb je beperkte toegang tot de nieuwe werknemers. Je kunt niet even binnenwippen en vragen: "Hoe gaat het?" of naar de persoon aan het volgende bureau leunen om te zeggen: "Ik zal je nog eens laten zien hoe het moet."
Je moet extra oplettend zijn en meer moeite doen om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers op de juiste manier beginnen tijdens het inwerken op afstand.
In-person onboarding is daarentegen flexibeler en praktischer. Je kunt de lichaamstaal van de nieuwe medewerker aflezen om te zien of hij of zij zich op zijn of haar gemak voelt en je kunt de hele dag bij hem of haar langsgaan om de overgang soepel te laten verlopen.
6. Technologie en infrastructuur
Nieuwe werknemers moeten de apparatuur en toegang tot de juiste systemen hebben om training effectief te laten zijn, vooral voor externe of hybride werknemers.
Veel bedrijven kiezen ervoor om werknemers stap voor stap te begeleiden bij het gebruik van nieuwe software. Zo wordt er geen kostbare tijd verspild aan systeemtraining. Maar sommige van deze tools hebben een steilere leercurve, wat weer invloed heeft op hoe lang onboarding moet duren.
Er is ook technologie die de tijd vermindert die nodig is voor transactionele onboarding-procedures, zoals het invullen van papierwerk, het openen van accounts en het verlenen van toestemming. Het spreekt voor zich dat bedrijven die dergelijke technologieën gebruiken, een snellere onboarding hebben dan bedrijven die dat niet doen.
7. Vereiste begeleiding voor gerichte training
Een succesvol onboardingproces maakt het ook mogelijk om op een hoger niveau te leren.
Een intensieve onboarding geeft nieuwe werknemers meer tijd om informatie op te nemen en meer mogelijkheden om geavanceerde vaardigheden te ontwikkelen waar je organisatie van kan profiteren. Je kunt werknemers ook trainen in het ontwikkelen van zachte en technische vaardigheden om hun persoonlijke ontwikkeling te waarborgen.
Een andere factor die de inwerktijd beïnvloedt, is de beschikbaarheid van mogelijkheden om samen te leren.
Het toewijzen van een 'buddy' aan je werknemers is een goed voorbeeld van samenwerkend leren. Dit systeem zorgt ervoor dat werknemers het inwerkproces niet alleen hoeven te doorlopen en geeft ze de kans om een band op te bouwen met andere collega's, ervaringen uit te wisselen en hun rol binnen het bedrijf te begrijpen.
8. Werknemersenthousiasme
De laatste factor die bepaalt hoe lang onboarding moet duren, is ook de lastigste: het enthousiasme van je nieuwe medewerker.
Als je onboarding alleen een transactieproces is, zal het je werknemers niet binden aan je bedrijf. Als het meer samenwerkend en meeslepend is, zullen je werknemers volledig betrokken zijn bij het bedrijf. Ze zullen plezier hebben in hun werk, zich betrokken voelen bij het bedrijf en meer moeite doen voor hun werk.
Tijd tot productiviteit vs. tijd om in te stappen
Dit is onze mening over hoe lang onboarding moet duren:
De duur van de inwerkperiode hangt af van een groot aantal factoren, maar uit onderzoek blijkt dat werknemers meer baat hebben bij langere, gestructureerde inwerkprocessen.
Dit betekent niet dat je werknemers er altijd langer over doen om productief te zijn.
Laten we het uitleggen.
De meeste HR-professionals focussen op de time-to-onboard-metriek, terwijl ze zich zouden moeten focussen op een andere HR-metriek genaamd time-to-productivity.
Time-to-productivity meet hoe lang het duurt voordat werknemers operationeel en productief zijn. Het geeft de tijd aan tussen de eerste dag van de werknemer en het moment dat de werknemer volledig productief is en actief bijdraagt aan de organisatie.
Hoe korter de time-to-productivity van uw bedrijf, hoe sneller uw onboarding en vice versa.
Zavvy's software voor onboarding van werknemers stroomlijnt en structureert onboarding door nieuwe werknemers de tools en sjablonen te geven die ze nodig hebben om te slagen. Dit helpt uw time-to-productivity te verkorten en de ervaring van kandidaten te verbeteren.
🔍 Lees onze gedetailleerde casestudy over hoe we Alasco hebben geholpen om de time-to-productivity te halveren.
Onze ervaring is dat een effectief inwerkproces minstens een maand duurt en meestal zes maanden, wat ook het moment is waarop de proeftijd afloopt en mensen geacht worden op volle kracht te werken.
We raden ten zeerste aan om meer één-op-één feedbacksessies, check-ins en scorekaartreflecties te houden nadat de nieuwe werknemers hun mijlpaal van drie maanden bij uw bedrijf hebben voltooid, voor een betere retentie.
Ideale tijdlijn: Belangrijkste mijlpalen in het traject van een werknemer
Hieronder vind je onze ultieme kijk op hoe een succesvolle inwerkervaring eruit zou moeten zien. Voor een beter begrip hebben we het hele proces opgedeeld in 4 verschillende tijdsbestekken.
A. Preboarding
Om ervoor te zorgen dat de werknemer zich op zijn gemak voelt en klaar is voor zijn eerste werkdag, moet je hem tijdens de preboardingfase vertrouwd maken met het bedrijf en de bedrijfscultuur.
- 1-2 weken van tevoren: Stuur een welkomstpakket en een checklist met documenten naar de werknemer en stel hem voor aan het bedrijf en enkele teamleden.
- 5 dagen van tevoren: Geef werknemers een gedetailleerd overzicht van de bedrijfscultuur en -processen - wat het bedrijf is en doet, kantoorregels en -voorschriften, werktijden en verwachtingen.
- 1 dag van tevoren: Stuur ze een first-day plan en zorg ervoor dat werknemers toegang hebben tot alle vereiste systemen en documenten.
B. Inwerkfase 1
Deze fase richt zich op de eerste week dat de werknemer bij je bedrijf komt werken. Je wilt ze voorstellen aan het team en het kantoor en ze vertrouwd maken met je partners, klanten en concurrenten.
- Dag 1: Geef de werknemer een officieel welkom. Maak kennis met het team, de bedrijfscultuur en -waarden en de productlijn. Zorg ervoor dat ze het vereiste papierwerk invullen.
- Dag 2: Leg uit wat de verwachtingen zijn en wat je van hen verwacht in de eerste week. Leg de KPI's en OKR's uit die je zult gebruiken om hun prestaties te meten.
- Dag 3: Stel ze voor aan andere afdelingen en vertel ze naar wie ze moeten gaan voor hulp. Wijs een 'buddy' aan de werknemer toe om hem te helpen zich thuis te voelen.
- Dag 4: Vertel hen over de partners, klanten en concurrenten van het bedrijf. Je kunt de werknemer ook documenten geven waarin deze in meer detail worden uitgelegd.
- Dag 5 en Dag 6: Moedig hen aan om actief deel te nemen en betrokken te raken bij het bedrijf.
- Dag 7: Houd een 1:1 gesprek met de werknemer en denk na over hun eerste week op het werk. Waardeer hun prestaties en neem eventuele twijfels weg.
C. Inwerkfase 2
Deze fase omvat de eerste maand van de werknemer bij uw bedrijf. Je motief hier is om hem of haar meer betrokken en productiever te maken en hem of haar veel feedback te geven om de overgang soepel te laten verlopen.
- Dag 9: Leg de feedbackcultuur van het bedrijf uit, evenals de kanalen die worden gebruikt om feedback te geven. Maak de werknemer vertrouwd met het proces van feedback krijgen en geven.
- Dag 12: Organiseer een koffiepauze met hun toegewezen buddy voor feedback.
- Dag 14: Houd een korte reflectiesessie over de gebeurtenissen van de vorige week. Je kunt ook een korte leerquiz houden om hun kennis over het bedrijf te testen.
- Week 3: Nodig ze uit voor de vergadering binnen de afdeling. Herinner hen eraan de bedrijfsdocumenten nog eens door te nemen.
- Week 4: Doe de check-in van de eerste maand en geef de nodige feedback. Je kunt ze ook een enquête sturen om te vragen hoe hun onboarding verloopt.
D. Inwerkfase 3
Deze fase beslaat de tweede tot zesde maand van de werknemer bij het bedrijf. Het proces bestaat hier uit regelmatige 1:1 en feedbacksessies om ervoor te zorgen dat ze meer bijdragen aan de groei van het bedrijf. Je wilt ook hun toekomstplannen leren kennen om hun belangen af te stemmen op de bedrijfsdoelen.
- Tweede maand: Tegen die tijd moet de interne training afgerond zijn. Moedig de werknemer aan om meer teamvergaderingen bij te wonen, zijn mening te geven en verbeteringen voor te stellen. Houd regelmatige 1:1 en feedbacksessies en een maandelijkse check-in.
- Derde maand: Tegen de derde maand moeten werknemers in staat zijn om problemen te diagnosticeren en oplossingen aan te reiken. Wijs ze toe aan projecten en moedig autonomie aan. Overweeg een enquête op te stellen waarin je de werknemers vraagt welke vaardigheden ze willen ontwikkelen. Houd regelmatige 1:1 en feedbacksessies en een maandelijkse check-in.
- Vierde maand: Maak van hen een "schaduwleerling" en moedig hen aan om na te denken over toekomstige richtingen. Houd regelmatige 1:1 en feedbacksessies en een maandelijkse check-in.
- Vijfde maand: Vraag de werknemer om een ontwikkelingsplan op te stellen en hun activiteiten te monitoren. Houd regelmatig 1:1 en feedbacksessies en een maandelijkse check-in.
- Zes maanden: Vraag hen om een plan te maken voor het volgende jaar en vraag hen om feedback. Geef ze hun zesmaandelijks functioneringsgesprek.
Aan het einde van zes maanden zou je medewerker succesvol moeten zijn ingewerkt. Natuurlijk kan het proces korter of langer duren op basis van de factoren die we hierboven hebben uitgelegd - de bovenstaande tijdlijn geeft alleen weer wat wij denken dat de belangrijkste mijlpalen zijn in een succesvol onboarding-traject.
Casestudie: Onboarding tijdlijn bij Mailchimp
96% van de werknemers bij Mailchimp zegt dat het een geweldige plek is om te werken, vergeleken met 59% van de werknemers bij een doorsnee Amerikaans bedrijf. Dit komt voornamelijk doordat het bedrijf in de loop der jaren een aantal effectieve aanpassingen heeft gedaan aan het inwerkproces.
Mailchimp neemt elk jaar meer dan 200 nieuwe werknemers in dienst en heeft een 'Employee Integration Associates'-programma opgezet voor een soepeler onboarding. Deze medewerkers zijn verantwoordelijk voor het voorzien van de nieuwe werknemers van alle middelen die ze nodig hebben om te kunnen werken en zorgen ervoor dat ze zich welkom voelen.
Enkele hoogtepunten van dit programma zijn:
- Swag tassen
- Gratis lunches
- Rondleiding kantoor
- Chat met twee van de medeoprichters
Voor hun eerste dag moet elke werknemer een formulier invullen met hun favoriete snacks, kleuren, hobby's en meer, dat vervolgens wordt gebruikt om hun werkplek in te richten. Managers sturen hen ook groeten op ansichtkaarten voor een persoonlijk tintje.
Op de eerste dag krijgen de nieuwe werknemers een rondleiding door het hoofdkantoor waarna ze het papierwerk invullen. Ze krijgen ook hun inwerkschema voor de week met gratis lunches, overzichten van afdelingen en discussies over de doelgroep van Mailchimp.
Elke nieuwe medewerker krijgt ook te horen wat er tegen het einde van de week van hem of haar wordt verwacht. Dit kan inhouden dat ze een algemeen inzicht krijgen in het bedrijf en hoe het werkt, hun computer instellen of een ontmoeting hebben met het team.
Bovendien gaan de nieuwe medewerkers in de eerste week lunchen met nieuwe collega's en wonen ze informele vergaderingen bij. Dit helpt om het ijs te breken, waardoor ze sneller en naadlozer in de organisatie integreren.
De culturele onboarding van Mailchimp vindt de eerste week persoonlijk plaats, maar in werkelijkheid duurt de onboarding drie maanden. Dit geeft werknemers een beter begrip van wat het team doet en wat hun rol is, samen met hoe ze het werk effectief kunnen doen.
Een andere reden waarom Mailchimp's onboarding zo effectief is, is dat het management altijd openstaat voor feedback en iteratie om een effectievere ervaring te creëren voor de nieuwe werknemers.
Plan je ideale tijdlijn met één klik. Met Zavvy
Een goed onboardingproces is niet lang of kort, het is effectief en heeft impact. In plaats van je te richten op het voltooien van onboarding binnen een bepaald aantal maanden, alleen omdat een onderzoek dat zegt, moet je daarom uitzoeken wat werkt voor jouw werknemers en bedrijf.
Toonaangevende bedrijven vertrouwen op onze onboarding software om hun interne onboardingprocessen te automatiseren. Met Zavvy kun je rijke, gevarieerde ervaringen creëren die verder gaan dan e-mails. Onze software biedt nieuwe werknemers een systematisch overzicht van alle informatie die ze nodig hebben en geeft hen stapsgewijze elementen om hun vooruitgang te volgen.
Het eindresultaat is tevreden werknemers, minder overhead en een snellere en effectievere onboarding.