Hoe en waarom een Onboarding Buddyprogramma maken (gratis sjabloon + checklist)
Zuletzt aktualisiert:
9.1.2024
Lesezeit:
9 minuten
laatste update
9.1.2024
leessnelheid
9 minuten
Laatst bijgewerkt:
9 januari 2024
Tijd om te lezen:
9 minuten
Nieuwe medewerkers aan boord halen is een continu proces in elke bloeiende organisatie. Deze tijd kan zowel spannend als stressvol zijn voor de nieuwe medewerker en zijn manager.
Hoewel een efficiënt inwerkprogramma structuur en zekerheid creëert, is het altijd verstandig om het aan te vullen met een 'buddy' die de angst kan wegnemen en kan dienen als een vertrouwde persoon met wie je altijd kunt praten.
Dit zorgt voor een positieve en productieve ervaring. Een ervaring die vooral belangrijk is nu hybride werkmodellen de norm worden.
Een buddyprogramma voor nieuwe werknemers is een van de meest eenvoudige maar effectieve maatregelen om een blijvende eerste indruk te maken op de werkplek.
Wat is een onboarding buddy-programma?
Een buddyprogramma is precies waar het op lijkt: een bestaande medewerker aanstellen om nieuwe medewerkers te begroeten en wegwijs te maken in je organisatie.
Buddies helpen nieuwe werknemers om vertrouwd te raken met alle essentiële informatie, terwijl ze ongestructureerde kennis delen over onderwerpen als werkcultuur, bedrijfsbeleid, voordelen en meer.
14 redenen waarom je een buddysysteem nodig hebt
Volgens Digitate is de kans 2x zo groot dat nieuwe werknemers op zoek gaan naar een andere baan als ze een negatieve inwerkervaring hebben.
Een buddysysteem heeft niet alleen een positieve invloed op de retentie van medewerkers, maar verbetert ook de snelheid waarmee ze productief worden. Hoewel dit voor de hand lijkt te liggen, slagen veel bedrijven er niet in de link te leggen tussen het succes van een werknemer en een buddyprogramma.
Een persoonlijke bondgenoot garandeert de psychologische veiligheid van nieuwkomers die op afstand werken. Google definieerde dit als een "belangrijke bouwsteen van een succesvol team". Dit naar aanleiding van het succes van 'Project Aristoteles', dat uitwees dat teamleden goed gedijen in hun rol als ze zich veilig voelen op het werk.
Gabrielle Schofield, Instructional Designer bij Amazon, wijst in haar LinkedIn-artikel op de voordelen van een buddy-programma voor nieuwe werknemers:
"Een buddy helpt om voort te bouwen op de standaardkennis die wordt gecommuniceerd in inwerkcursussen en ook gaat dieper in op onderwerpen die dat niet zijn."
Hoe vertaalt zich dit voor werknemers die virtueel inwerken?
Cindy Xinyi Zhang, een Data Scientist bij Pinterest, heeft het antwoord. Ze doorliep haar inwerkproces online en had veel baat bij het buddyprogramma. Ze vertelt:
"We hielden elke week 1:1's om projectdetails en de Pinterest-cultuur te bespreken. Het Buddy Onboarding Programma was gepland voor 6 weken, maar we besloten om het door te gaan in deze nieuwe, virtuele wereld.
Het is zo'n opluchting om te weten dat een ervaren teamgenoot achter me staat wanneer ik nieuw terrein verken."
Een van de onderschatte voordelen van het buddyprogramma is dat het ook de collega's enorm helpt. Het delen van kennis met nieuwe medewerkers verdiept het begrip van hun rol, waardoor het een effectieve manier is om hun leiderschaps- en managementvaardigheden te ontwikkelen.
Wat is het verschil tussen een buddy en een mentor?
Op Pinterest lijken de grenzen tussen een buddy en een mentor een beetje vaag. Maar voor het grootste deel delen een buddy en een mentor een verschillende context.
Buddies zijn meestal collega's die nieuwkomers voor een korte en bepaalde periode helpen. Ze komen vaak uit een vergelijkbare functie en richten zich soms meer op de culturele aspecten.
Mentors zijn niet-peers, ervaren werknemers die zich richten op carrièredoelen op korte en lange termijn.
Dus is het belangrijk om een buddyprogramma te introduceren als je al een mentorprogramma hebt?
Zeer zeker, ja.
Uit het proefprogramma van Microsoft is gebleken dat het hebben van een werkbuddy sterk samenhangt met de tevredenheid van nieuwe werknemers en context biedt die een mentor misschien niet kan bieden.
Hoe maak je een inwerkprogramma (sjabloon + checklist)?
Er zijn drie ingrediënten voor een succesvol inwerkprogramma:
Het juiste maatje;
De juiste workflow;
Het juiste systeem.
De juiste buddy: Kies onboarding buddies voor nieuwe medewerkers
Het proefprogramma van Microsoft bepaalde dat de juiste buddy moest hebben:
Voldoende kennis over de rol van de nieuwe medewerker;
Moet je buddy's kiezen of medewerkers als vrijwilliger laten deelnemen aan het buddyprogramma?
Een artikel dat werd gepresenteerd op het Project Management Institute beschreef de juiste buddy als een medewerker die "bereid en in staat is om anderen te begeleiden".
Het is dus een beetje van allebei.
Als je het buddyprogramma gaat testen, benadruk dan de voordelen van het buddyprogramma om meer medewerkers aan te moedigen deel te nemen. U kunt vervolgens filters toepassen om de meest bekwame buddy's te vinden.
Een onboarding buddy moet iemand zijn die de waarden van je organisatie hoog in het vaandel heeft staan. waarden en helpt een gevoel van trots en loyaliteit bij nieuwe werknemers.
Na zorgvuldige observatie van gegevens en gesprekken met mensen die hebben deelgenomen aan een buddy-programma, hebben we deze gratis checklist gemaakt om je te helpen bij het selecteren van de juiste buddy:
Stuur ze naar nieuwe werknemers en potentiële werknemers.
Maak de perfecte match op basis van criteria zoals functie, beschikbaarheid en nog veel meer.
De juiste workflow: Een voorbeeldworkflow
Je hebt geen enorme investering of middelen nodig om een buddyprogramma te implementeren.
Het enige wat je nodig hebt, zijn antwoorden op een aantal vragen die je zullen helpen om een programma te ontwerpen dat perfect aansluit bij de behoeften van nieuwe werknemers en je organisatie.
We hebben een voorbeeldworkflow voor je gemaakt die als richtlijn dient voor wat een goed buddyprogramma is.
Schrijf om te beginnen de antwoorden op de volgende vragen op:
(Je vindt hier ook voorbeeldantwoorden om je in de juiste richting te helpen)
Welke filters pas je toe om de juiste buddy te kiezen?
Je moet minstens een jaar ervaring hebben.
Enthousiast, vakkundig en bereid om nieuwe mensen te helpen.
Sterke prestaties in het verleden.
Sterke interpersoonlijke vaardigheden.
Sterke communicatieve vaardigheden.
Heeft tijd om prioriteit te geven aan oriëntatie.
Hoeveel buddies moeten aan een nieuwe medewerker worden toegewezen?
1:1 buddy-programma (meest voorkomend) of drie buddy's geïnspireerd op Buffer's buddy-programma.
Wat moeten maatjes doen met nieuwe medewerkers?
Kom meer te weten over nieuwe medewerkers via hun cv en de aanwervende manager.
Bereid hun werkplek voor hen voor.
Help hen bij het opzetten van hun systemen.
Stel ze voor aan het team.
Betrek ze bij sociale situaties.
Deel de waarden en visie van het bedrijf.
Ongestructureerde kennis delen.
Moedig hen aan om hun authentieke zelf naar het werk te brengen.
Moedig hen aan om strategisch te denken.
Hoe lang loopt het buddyprogramma?
Zolang onboarding duurt - 90 dagen, een jaar of voor altijd zoals Google doet.
Voor onbepaalde tijd in afgelegen gebieden.
💡Je kunt de gratis voorbeeldworkflow als PDF-checklist hier downloaden.
Het juiste systeem: Een systeem vinden dat voor jou werkt
Het buddy-programma van Microsoft werkt op een interne site en maakt gebruik van automatische herinneringen aan alle betrokkenen om het proces te versnellen. Maar als dat niet mogelijk is, maak je dan geen zorgen.
Waar het om gaat is dat je genoeg tijd neemt om ervoor te zorgen dat je voldoet aan de eisen van de geselecteerde buddy's, en vooral aan die van de nieuwe medewerker.
Gewapend met eenvoudige en formele documentatie kun je deze checklist volgen om een buddyprogramma in je organisatie te implementeren:
Deze checklist werkt goed voor slanke organisaties of wanneer je een pilot uitvoert om de effectiviteit van een programma vast te stellen. Maar houd er rekening mee dat het handmatig uitvoeren van deze checklist aanzienlijke inspanningen vergt voor groeiende en grotere organisaties, waardoor het een uitdaging wordt om op te schalen.
Als je op zoek bent naar een oplossing voor het inwerken van werknemers die integreert met Slack en volledig geautomatiseerd is, praat dan met een onboardingexpert van Zavvy en wij helpen je verder.
En ja - je kunt zelfs het buddyproces automatiseren! We hebben een kant-en-klaar sjabloon voor je.
Voorbeeldsjablonen voor buddyprogramma's voor implementatie
Het is een vaststaand feit dat een Buddyprogramma voor nieuwe werknemers alleen succesvol kan zijn als je buddy's selecteert met de juiste kwaliteiten en vaardigheden. Het is essentieel dat je van tevoren richtlijnen opstelt voor de buddy en de nieuwe medewerker.
Aangezien de COVID-19 pandemie ongekend was, waren de meeste Buddy Programma's niet opgezet om de huidige realiteit van hybride en extern werken te ondersteunen. Het is dus van cruciaal belang om de juiste buddy's te kiezen en de juiste verwachtingen te stellen. Het kan het verschil maken tussen een nieuwe medewerker die zich gesteund of verwaarloosd voelt tijdens zijn inwerkperiode.
Het begeleiden van zowel buddies als nieuwe medewerkers is essentieel als je wilt dat beide partijen het meeste uit de ervaring halen - zonder zelf al te veel voorbereidingstijd te besteden.
Als je Zavvy gebruikt, staan onze sjablonen vol met voorbeeldberichten die je kunt aanpassen. Maar ook als je dat niet doet, kun je inspiratie opdoen uit de onderstaande voorbeelden.
Voorbeeldbericht - Dag 1
Voorbeeldbericht - Na 30 dagen
📊 Voorbeeld enquêtes buddyprogramma
Als je het buddyprogramma voor het eerst in je organisatie implementeert, is het een uitdaging om te weten wat een nieuwe medewerker verwacht. En het is logisch dat je onderweg wat fouten maakt.
Het creëren van een buddyprogramma waar nieuwe werknemers van kunnen profiteren is een continu proces. Om je hierbij te helpen, hebben we een enquête ontworpen die je kunt gebruiken om je programma te verbeteren.
U kunt deze twee enquêtes opslaan en delen met uw nieuwe medewerkers. Het creëert een effectief communicatiekanaal, helpt de behoeften van uw werknemers beter te begrijpen en schept duidelijke verwachtingen.
Voor nieuwe medewerkers
Voor huidige werknemers (maatjes)
💡 Op zoek naar meer inspiratie? Bekijk dan 15+ extra onboarding-sjablonen. We kunnen je garanderen dat er iets voor jou tussen zit.
Mini-casestudie - Het buddyprogramma van Microsoft: Belangrijkste resultaten
Microsoft heeft zijn onboardingproces voortdurend bijgesteld en kwam tot een eenvoudige conclusie:
Onboarding buddies spelen een cruciale rol in een succesvolle onboarding-ervaring.
Bij hun pilot buddy-programma waren 600 medewerkers uit de hele organisatie betrokken en ze kwamen tot drie belangrijke bevindingen:
Onboarding buddies bieden de broodnodige context: Werknemershandboeken leggen de basis, maar onboarding buddies gaan een stap verder. Een handleiding kan onmogelijk onuitgesproken regels bevatten of inzicht in hoe je door de organisatiematrix en culturele normen moet navigeren die leiden tot een soepelere ervaring.
Ontmoetingen met onboarding buddies verhogen vaak de productiviteit: Er is een sterke correlatie tussen 1:1 ontmoetingen met onboarding buddies en de perceptie van de new hire van hun snelheid-to-productiviteit. 56% van de nieuwe werknemers die hun inwerkmaatje minstens één keer ontmoetten in de eerste 90 dagen, droegen "veel meer" bij aan het succes van hun team.
Werknemers met onboarding buddies rapporteren een grotere tevredenheid: Vergeleken met werknemers zonder buddy's, waren nieuwe werknemers met buddy's 23% meer tevreden na de eerste werkweek. Na 90 dagen rapporteerden degenen met buddies een toename in tevredenheid van 36%.
Na het succes van het pilotprogramma besloot Microsoft het onboarding buddy-programma voor nieuwe werknemers uit te breiden door een interne site te maken waarop managers nieuwe werknemers kunnen koppelen aan huidige werknemers.
Mini-casestudie - Buffer's maatjesprogramma: Leerpunten van een programma dat voor het eerst op afstand werkt
Buffer, een bedrijf dat eerst op afstand werkte, nam de tijd om zijn inwerkprogramma te perfectioneren. Ze vervingen hun bootcamp van 45 dagen ten gunste van een inwerkproces dat diversiteit bevordert, psychologische veiligheid biedt en nieuwe werknemers dezelfde voordelen biedt als andere voltijdse werknemers.
Hun buddysysteem is ongelooflijk uniek. Buffer gebruikt een driebuddysysteem met gedefinieerde rollen en verschillende vergaderfrequenties om nieuwe werknemers te helpen:
Leider-buddy - teamlid met veel ervaring, vergelijkbaar met een manager.
Rolbuddy - een medewerker die de rol van de nieuwe medewerker kent en een gelijke is.
Culture-buddy - de meest ervaren buddy die rekruten helpt meer te leren over de visie, cultuur en strategie van het bedrijf.
Dit heeft nieuwe werknemers op Buffer zo goed geholpen dat zelfs Google een soortgelijk systeem heeft ingevoerd.
Bedrijven die een soortgelijk remote buddy-programma willen implementeren, moeten rekening houden met twee belangrijke aspecten:
Wijze van communicatie: Alle communicatie kan niet synchroon plaatsvinden. Gebruik manieren om elkaar asynchroon te ontmoeten. Het is van vitaal belang dat zowel buddy's als nieuwe medewerkers voldoende tijd hebben om met elkaar in contact te komen. Ze moeten zich ervan bewust zijn dat dit een tijdgebonden partnerschap is.
Tech stack als vervanging: Een werkbuddy zijn voor een nieuwe medewerker moet niet aanvoelen als te veel extra werk. Begeleid bestaande werknemers door het proces door ze advies en structuur te geven op het moment dat ze het nodig hebben - en waar ze zijn.
Hoe (en waarom) je een nieuw aanwervingsmaatjesprogramma opzet met Zavvy
Als je van plan bent om het goed te doen, kan het runnen van een buddysysteem veel werk zijn. Het succes van je project hangt ook af van of je
Alle betrokken partijen begeleiding geven om het meeste uit het programma te halen
Betrek en onthoud mensen op het juiste moment in plaats van ze te overweldigen met een enorme gids
Verzamel feedback om de workflow voortdurend te verbeteren
Met Zavvy kun je van onboarding buddy-programma's een centraal onderdeel van je inwerkproces maken.
Stap 1: 👤 Vind de juiste buddy voor je nieuwe medewerker
Er zijn veel manieren om te bepalen wie het maatje van je nieuwe aanwinst is. Bijvoorbeeld:
Kies buddies en wijs ze individueel toe aan elke nieuwe werknemer,
Stuur een enquête in je bedrijf en vraag om vrijwilligers die willekeurig worden toegewezen, of
Vraag de manager van een nieuwe medewerker om een buddy te kiezen.
Je kunt dit automatiseren met de vraagstap van Zavvy. Voeg een paar weken voor de startdatum van de nieuwe medewerker een vraagstap toe aan de manager van de nieuwe medewerker en vraag hem of haar te antwoorden met de naam van een buddy. Op deze manier hoef je geen tijd te besteden aan het vinden van een buddy voor elke nieuwkomer en kun je gewoon de buddy toewijzen die hun manager voorstelt.
Je kunt de buddy van de nieuwe medewerker op elk moment toevoegen, zelfs nadat het inwerktraject is begonnen.
Stap 2: 📅 Maak stappen voor buddy's in je Onboarding-traject
Bijvoorbeeld:
Dag 1: 🚀 Verwelkom de nieuwe medewerker
Dag 5: 🌯 Ga lunchen
Dag 30: 🎉 Inchecken
Je bent vrij om te kiezen wat het beste bij je bedrijfsprocessen past. Maar om je op weg te helpen, hebben we een bibliotheek met sjablonen gemaakt voor berichten, taken of vragen die je naar je vrienden kunt sturen.
Stap 3: ⚙️ Zet alles op de automatische piloot en ontspan
➡️ Buddyprogramma's zijn een gemakkelijke manier om je onboardingproces te verbeteren
Volgens HCI rapporteert 87% van de organisaties die een buddyprogramma implementeren een verbeterde vaardigheid bij nieuwe aanwervingen, maar slechts 47% van de organisaties heeft er een.
Met een degelijk plan, experimenten en openheid voor feedback kan het buddyprogramma van je organisatie helpen om de onboarding-doelen sneller en gemakkelijker te bereiken, zodat de overgang voor alle betrokken partijen soepel verloopt.
Je hebt geen ingewikkeld of overdreven buddyprogramma nodig. Waar het om gaat, is dat je in staat bent om de juiste ondersteuning te bieden aan je nieuwe medewerkers en hen te helpen zich in te werken in hun nieuwe rol. Een buddyprogramma is slechts een van de weinige essentiële elementen van een inwerkprogramma.
Als je meer wilt weten over hoe je nieuwe werknemers kunt verwelkomen in deze tijden van afwezigheid, pak dan onze GRATIS checklist voor het inwerken van werknemers op afstand hier.
Sneh is een ingenieur die content marketeer is geworden en houdt van tech startups die marketing snappen. Ze is contentmarketingmanager bij Animalz, werkt bij als contentmarketeer en -strateeg en heeft een podcast - Bet On People. Als ze niet online is, leest ze boeken, aait ze haar honden of luistert ze naar muziek.