Wat is Preboarding en hoe word je er goed in - de complete gids?
Bedrijven ontwerpen tegenwoordig doordachte en uitgewerkte aanwervingsprocessen. Dit omvat een aanwervingsprocedure in 7 stappen en gedetailleerde functiebeschrijvingen.
De ervaring van kandidaten is, zoals de meeste organisaties zijn gaan inzien, van cruciaal belang.
Alleen: zodra een nieuwe medewerker heeft getekend, wordt hij vaak helemaal alleen gelaten. En alle moeite die HR en recruiters hebben gedaan om de eerste indruk te maken, wordt tenietgedaan - nog voor dag 1.
Wat ze missen: Een fatsoenlijk preboarding proces.
Er zit een universele waarheid in de uitspraak:
Als u wacht tot de eerste dag om een nieuwe medewerker in dienst te nemen, hebt u al een achterstand opgelopen.
Preboarding nieuwe werknemers is niet alleen beperkt tot papierwerk. Een uitstekende werknemer preboarding ervaring moet aantrekkelijk, begrijpelijk en gedenkwaardig zijn.
Waarom? Volgens Gallup is slechts 13% van de werknemers wereldwijd betrokken, hoewel betrokkenheid van werknemers een van de belangrijkste redenen is waarom werknemers bij een organisatie blijven.
Het begint al veel eerder. En onze preboarding gids laat je zien hoe je er het meeste uit kunt halen.
Wat is werknemer preboarding?
Het ondertekenen van de aanbiedingsbrief garandeert niet altijd dat uw nieuwe werknemer op zijn eerste dag komt opdagen. In feite zal 1 op de 5 nieuwe werknemers dat niet doen.
En van deze 80% die daaruit voortvloeit, neemt 4% van de werknemers na de eerste dag ontslag (HBR).
Preboarding is de periode tussen de aanvaarding van het aanbod en de eerste dag.
In dit proces kunt u uw nieuwe medewerker vragen de nodige formulieren in te vullen en een bedrijfsbrede introductiemail te sturen. U kunt ook een stap verder gaan door een welkomstpakket te sturen of een koffiebijeenkomst te plannen, zodat uw nieuwe medewerker een band kan opbouwen met de rest van uw team.
Later in dit artikel zullen we verschillende strategieën verkennen om een effectief preboarding proces te leveren. Maar laten we eerst het verschil begrijpen tussen preboarding en onboarding.
Onboarding vs Preboarding: Wat is het verschil?
De grens tussen onboarding en preboarding is nogal vaag. En veel bedrijven gebruiken ze door elkaar of richten zich alleen op onboardingactiviteiten.
Maar zelfs als uw organisatie al een goed onboardingproces voor nieuwe werknemers heeft (op afstand), laat u waarschijnlijk veel liggen in uw preboarding proces.
Preboarding voordelen en waarom je het zou moeten doen
In het hoofd van een nieuwe werknemer
Wanneer een kandidaat bij uw bedrijf solliciteert, is het logisch dat hij ook bij andere bedrijven solliciteert. En als het klikt, bent u klaar om uw sollicitatiebrief te versturen.
Hoewel de kandidaat zich tevreden en voldaan voelt, is de kans groot dat hij nog steeds openstaat voor andere aanbiedingen. En benieuwd hoe die zich verhouden tot de jouwe.
Sommige mensen raken opgewonden tijdens het sollicitatiegesprek en aanvaarden impulsief de aangeboden baan.
Maar naarmate de tijd verstrijkt, kan de twijfel binnensijpelen.
Vragen als
- Wat als ik de verkeerde beslissing neem?
- Is dit waar ik mezelf de komende jaren zie werken?
- Misschien moet ik toch maar niet stoppen met mijn huidige baan.
Als werkgever kun je heel wat van deze negatieve gevoelens wegnemen met een aantal andere activiteiten die voorafgaan aan het inwerken van werknemers.
In plaats van gewoon wat officieel papierwerk naar je nieuwe aanwerving te sturen, probeer je hen het gevoel te geven dat ze erbij horen en dat ze erbij betrokken zijn.
Voordelen in een oogopslag
Werving is al een uitgebreid proces binnen een organisatie dat veel verantwoordelijkheden met zich meebrengt. Een pre-boarding kan hier extra stappen aan toevoegen, maar bespaart veel tijd en geld, terwijl het proces wordt gestroomlijnd.
Prikkelt opwinding
- Positieve PR voor uw bedrijf
- Vermijdt ghosting op de eerste dag
- Motiveert hen voor hun nieuwe rol
Bereidt de werknemer voor
- 40%van de omzet gebeurt binnen de eerste maand.
- Rekruten kunnen vanaf dag 1 aan de slag
- Verwelkomt hen in uw personeelsfamilie
Remt angst
- Helpt de onzekerheid over een nieuwe baan weg te nemen
- Verlicht angst, waardoor je nog een voordeel hebt ten opzichte van de concurrentie
Vermindert papierwerk
- Vermijdt dat de werknemer wordt afgeleid van het leren over uw werkplek en collega's
- Laat de starter genieten van zijn eerste werkdag
Moedigt doorverwijzingen aan
- Moedigt nieuwe werknemers aan om een goed woordje over je bedrijf te doen
- En dus: Vergroot je je kansen om meer nieuwe talenten te werven
❗ Preboarding activiteiten: Beste praktijken
Het preboarding proces van uworganisatie kan alles omvatten dat relevant is voor de functie van de nieuwe medewerker. Dit kan betekenen dat ze hun uniform aanpassen, een rondleiding door het kantoor plannen of hen uitnodigen voor bedrijfsevenementen.
Hoewel er geen regels zijn voor het ontwerpen van een preboarding proces, is het altijd het beste om het uniek te maken voor uw organisatie. Afhankelijk van de afdeling waar uw nieuwe medewerker in dienst treedt, kunt u sommige stappen ook aanpassen.
Sommige ideeën zijn echter universeel toepasbaar op alle afdelingen; hier zijn er enkele om mee te beginnen:
1. Krijg een voorsprong op administratieve taken
Hoofddoel: Alle administratieve taken afhandelen - en alle belanghebbenden op de hoogte brengen.
Deze preboarding activiteit is een tweezijdig proces. Enerzijds gaat het erom nieuwe medewerkers voor te bereiden op hun nieuwe rol in uw organisatie.
Het gaat om het sturen van informatie uit de eerste hand over de bedrijfscultuur, de voordelen en het beleid van uw bedrijf die helpen bij het vaststellen van de functiespecifieke verwachtingen.
Aan de andere kant is het net zo belangrijk dat u uw aanwervingsmanagers, IT-personeel of de oprichters voorbereidt op het verwelkomen van de nieuwe aanwinst.
Niets is erger dan aan een nieuwe baan beginnen - en noch IT noch office management is voorbereid.
Met Zavvy kunt u geautomatiseerde berichten sturen naar IT-teams of teamgenoten.
Zo zijn alle partijen automatisch aan boord - en worden alle formulieren automatisch verstuurd.
2. Stuur een welkomstmail
Hoofddoel: onzekerheden wegnemen en hulp bieden
Dit is meestal een welkomst- of felicitatiemail van de aanwervende manager of zelfs van de oprichters van je bedrijf. Er kan in staan wat je aan moet trekken, wanneer je moet komen, wat je mee moet nemen en uitnodigingen voor kennismakingsbijeenkomsten, inwerksessies en lunches.
Dit helpt de onrust en twijfels van uw nieuwe medewerkers op de eerste dag te verminderen. Het is echter beter om de aankondiging niet te ver voor de komst van uw nieuwe collega te doen om ervoor te zorgen dat het top of mind is voor uw team.
De toon van uw e-mail moet warm en toegankelijk zijn. Maak ook duidelijk hoe u altijd vragen kunt stellen.
3. Vragen beantwoorden, voordat ze moeten vragen
Hoofddoel: veelgestelde vragen beantwoorden op een aangewezen plaats
De eerste dag bij een nieuwe baan is vol angst - positief en negatief. In deze periode kan een beetje informatie veel stress wegnemen. Het voorkomt miscommunicatie, ambiguïteit en blunders op de eerste dag.
Wij raden ten zeerste aan FAQ's over nieuwe werknemers te ontwikkelen die in alle afdelingen kunnen worden gebruikt. Dit zijn onze suggesties:
- Wat zijn de werktijden?
- Waar moet ik parkeren? Hoe vind ik de voordeur?
- Is er een kantoorkantine?
- Hoe is de cultuur?
- Wat moet ik weten?
Deel een lijst met preboarding en onboarding FAQ's met uw nieuwe werknemers, nog voordat ze er om moeten vragen. Hoe eerder ze in dienst treden, hoe effectiever het is.
Niet alles past in je welkomstbericht. Dit gaat echt over mensen een plek geven om zelf vragen te beantwoorden.
4. Stuur bedrijfsspullen
Hoofddoel: nieuwe werknemers enthousiast maken (en hen aanmoedigen om het te delen op sociale media)
Uw bedrijfsuitrusting is een van de vele werkplekvoordelen die nieuwe talenten naar uw organisatie zullen lokken.
Er zijn geen regels voor het ontwerpen van een welkomstpakket. Wat belangrijk is, is dat het op de juiste manier de toon, cultuur en ethos van uw bedrijf weerspiegelt.
Enkele dingen om op te nemen:
- Werknemershandboek
- Snacks
- Handelswaar
- Kantoorbenodigdheden
- Goodies(vouchers/coupons)
Als u op zoek bent naar inspiratie voor het ontwerpen van een welkomstpakket, hebben wij 10 spannende ideeën voor u verzameld.
5. Nodig ze uit voor een bedrijfsevenement
Hoofddoel: Sociale banden creëren en erbij horen
Het organiseren van dagelijkse happy hours of informele vrijdagse sundowners is bij veel organisaties de norm geworden.
Dit helpt om tot rust te komen en te netwerken met werknemers van andere afdelingen. Als uw organisatie dergelijke evenementen organiseert, is het altijd een goed idee om nieuwe werknemers uit te nodigen om ze bij te wonen - vooral voordat ze beginnen.
Zo kunnen zij kennismaken met hun collega's, vertrouwd raken met hun werkplek en werkspecifieke verwachtingen vaststellen.
Ga een stap verder en organiseer een informele bijeenkomst tussen cohorten van nieuwe werknemers die op dezelfde dag beginnen.
Andere werknemers in een vergelijkbare situatie leren kennen geeft hen iets om naar uit te kijken en vermindert de angst om bij een bedrijf met onbekende gezichten te gaan werken.
AirBnb heeft hier een grote selectie van virtuele en on-site evenementen voor de nieuwe werknemer en uw team.
6. Laat ze een persoonlijke intro video maken
Hoofddoel: Het ijs breken
Moedig uw nieuwe medewerkers aan om hun eerste indruk in eigen hand te nemen door middel van een gepersonaliseerde introductievideo.
Dit werkt als een geweldige gespreksstarter tussen uw nieuwe werknemers en bestaande collega's. Iets hebben om over te praten naast het werk brengt uw mensen dichter bij elkaar, wat hun productiviteit zichtbaar zal beïnvloeden.
U kunt uw nieuwe werknemers vooraf enkele hints/ideeën geven over waar ze over kunnen praten:
- Hun rol
- Hun hobby's
- Waar werkten ze eerder?
- Waar kijken ze naar uit?
- Wat windt hen op
- Een eigenaardig feitje over zichzelf
Hier is een geweldig voorbeeld van een introductievideo voor werknemers van Wistia, een videomarketing softwarebedrijf:
Vind hier meer inspiratie voor uw perfecte inwerkvideo
7. Van preboarding tot onboarding
Hoofddoel: Een gestructureerd proces om mensen productief te krijgen en zich in te werken.
Ten slotte wilt u uw nieuwe medewerkers helpen bij een soepele overgang van preboarding naar het algemene inwerkproces van uw organisatie.
Dit zorgt ervoor dat uw nieuwe medewerker niet langer een vreemde is in zijn rol of in uw werkcultuur. Bovendien moet deze stap het feit vestigen dat ze nu een teamlid zijn en voorbereid op hun nieuwe rol.
Om deze overgang te vergemakkelijken, verbindt u hen altijd met de persoon die het inwerkproces zal overzien. Wij zorgen voor deze stap met onze gedetailleerde checklist voor inwerken op afstand.
Het spreekt vanzelf dat de manier waarop u rekruten verwelkomt, de cultuur en creativiteit van uw organisatie weerspiegelt en uw inzet om hen te behouden.
Belangrijk is dat er een preboarding schema of een protocol is dat voor alle afdelingen schaalbaar is.
Preboarding controlelijsten en sjablonen
Deze gids is een uitgangspunt om u te helpen uw plan preboarding te structureren.
Als u echter diepgaande informatie wilt over het nagelen van uw preboarding proces, zijn hier enkele van onze topaanbevelingen:
Checklist
Of u uw preboarding plan nu vanaf nul opbouwt of een bestaand plan improviseert, het is altijd een goed idee om een checklist bij de hand te hebben. Dit zal u helpen een overzicht te maken, inzicht te krijgen in de behoeften van uw rekruten en hoe u het programma in uw organisatie kunt implementeren.
We hebben hieronder alvast een ruwe checklist preboarding opgesteld om het je gemakkelijk te maken.
Werving en ondertekening van het contract
- Contract en formulieren voor het verzamelen van werknemersgegevens
- Welkom aan boord door aanwervende manager (brief/e-mail)
- Hallo van teamleden (e-mail of nog beter video)
- Overzicht: Dit is wat er voor en na je 1e dag zal gebeuren
- Stuur over Onboarding Draaiboek (optie om eigen vragen toe te voegen)
- Voorbereiding van het welkomstpakket: Vraag naar het gewenste formaat laptop/mobiel T-shirt, ...
Preboarding
- Het kantoor en de algemene werkplek plagen (optie: co-working "buren" toevoegen)
- Intro van het bedrijf: Organogram, welkomstvideo van de CEO, cultuur en waarden
- Kantooradres en instructies voor de eerste dag
- Praktische zaken: Werktijden & vakantie, flexibiliteit, dresscode, huisregels
- Informeer naar last-minute vragen/antwoorden[3 dagen voor aanvang]
- Snel bericht op de dag voor dag 1: Tot morgen! (e-mail/SMS-bericht) - Gedetailleerde planning van de 1e dag toevoegen
Ten slotte zorgt een herhaalbaar preboarding proces ervoor dat alle nieuwe werknemers tijdens hun eerste weken dezelfde uitmuntendheid delen. Neem de tijd om een formeel inwerkplan op te stellen waarvan uw rekruten kunnen profiteren.
1e dag
- Meet-n-greet met hiring manager + team (voor ontbijt)
- Hier is je bureau, gereedschap en notitieblok
- Rol, doelstellingen en projecten voorstellen aan de aanwervende manager.
- Verwachtingen en steun om te slagen
- Lunch met team
- Ontmoet uw buddy
- Rondleiding door het kantoor
- Samenwerkende diensten uitnodigen voor een koffiepauze/taart
- Huidig schema voor de 1e week
Als je de complete checklist voor het inwerken van werknemers wilt hebben - van het tekenen van het contract tot dag 90 - koop hem hier!
Voorbeeld Structuur
Door nieuwe werknemers vooraf te trainen, kunnen ze de curve voorblijven. Dit geldt vooral voor ontwikkelaars en technici die veel tijd besteden aan het uitzoeken hoe de software werkt. Door het product van tevoren in de praktijk te oefenen, kunnen ze efficiënter en productiever werken.
Voorbeeld 1
Voorbeeld 2
Pre-boarding enquête
Er zullen fouten worden gemaakt als u voor het eerst een pre-boardingprogramma implementeert. Enquêtes bij nieuwe werknemers zullen u helpen onschatbare inzichten te verwerven over hoe u uw bestaande preboarding proces kunt verbeteren.
💡 9 Preboarding tips voor betere ervaringen
1. Houd het eenvoudig
Uwilt uw rekruut niet overstelpen met overdadige informatie en administratief papierwerk. Heb in plaats daarvan gewoon een georganiseerde planning over de loop van weken, inclusief details van de contactpersoon.
2. Een glimp van hun eerste week
Vlakvoordat uw rekruut aan de slag gaat, laat u hem zien wat de eerste week inhoudt. Dit zal hen voorbereiden op hun nieuwe rol en duidelijke verwachtingen scheppen.
3. Uw bedrijfscultuur weerspiegelen
Terwijler een universele preboarding template & checklist bestaat, is het altijd leuk om deze te personaliseren naar de unieke cultuur van uw bedrijf. Met Zavvy's sjablonen kunt u bijvoorbeeld gedenkwaardige ervaringen creëren voor uw nieuwe werknemers, zoals een ontmoeting voor een welkomstwandeling of een kopje koffie.
4. Plan een lunch voor de nieuwe werknemer
Hetvooraf ontmoeten vande hurende/rapporterende manager (op afstand of persoonlijk) zorgt ervoor dat de nieuwe werknemer zich meer op zijn gemak voelt. Bovendien neemt het de onzekerheid weg van het niet kennen van de werkhouding van hun managers.
5. Maak het boeiend
Ditis jouw podium om zo creatief te zijn als je wilt. De keuze is aan jou, van online video's tot het organiseren van eenmalige culinaire lessen. Bepaal je budget, en praat met je rekruten over hun interesses - dan weet je wat je moet doen.
6. Regelmatig inchecken/verbonden blijven
Eeneffectief preboarding programma eindigt niet met het versturen van alle documenten en papierwerk naar nieuwe werknemers. De kans is groot dat ze vragen of twijfels hebben. Wees er dus altijd bij om ze zo snel mogelijk te verduidelijken.
7. Doe het zodra ze de baan accepteren.
Weeser met je nieuwe collega's vanaf de dag dat ze tekenen - en betrek ze na verloop van tijd met kleine stukjes informatie en opwinding.
8. Onzekerheid en nervositeit beteugelen
Ofhet nu gaat om juniors of topmanagers, de kriebels voor de eerste dag zijn echt. Tijdens de fase preboarding moeten ze leren wat ze kunnen verwachten, al het administratieve werk afronden en meer te weten komen over hun collega's.
9. Overweeg het gebruik van een preboarding app
Het gebruik vaneen preboarding app kan efficiënt helpen om rekruten vertrouwd te maken met hun nieuwe werkplek, vooral als er vaak meerdere mensen tegelijk beginnen. Zo kunt u zowel een rijkere, consistente ervaring creëren als tijd besparen door slimme automatiseringen.
Hoe Zavvy kan helpen met preboarding
Het opzetten van een preboarding reis gaat verder dan de verantwoordelijkheden van HR. Het is cruciaal om een teamlid, de betreffende manager of zelfs de oprichters te betrekken bij het verwelkomen van de nieuwe talenten tijdens hun preboarding.
Wij begrijpen dat het veel werk is om dat allemaal te regelen, vooral om iedereen te laten weten wat hij moet doen.
Met Zavvy kunt u gemakkelijk:
- Creëer een rijke, interactieve ervaring die nieuwe werknemers enthousiast maakt.
- Breng mensen op de hoogte: Zoals de manager, teamgenoten en onboarding buddy, over de startdatum.
- Wijs hen taken toe om de preboarding materialen en uitrusting voor te bereiden.
- Herinner hen aan het opzetten van 1-op-1 vergaderingen
- Automatische meldingen worden verstuurd via e-mails, Slack, of Teams.
- Herinneringstool zodat u collega's kunt aansporen om de juiste acties te ondernemen op kritieke momenten van het traject van uw nieuwe werknemer preboarding . Laat hen bijvoorbeeld weten dat ze de nieuwe medewerker moeten feliciteren als hij de 30 dagen van zijn nieuwe baan heeft overschreden.
➡️ Klik hier om uit te vinden hoe het werkt - en hoe u nieuwe werknemers kunt overweldigen met Zavvy's preboarding software.
➡️ Slotgedachten
Mensen zijn emotionele wezens. Zelfs in dit digitale tijdperk willen ze een meer persoonlijke, menselijke werkervaring van hun werkgevers - en dat gebeurt wanneer mensen een band opbouwen en het gevoel hebben dat ze erbij horen. Het proces van uw bedrijf preboarding is de eerste stap in het creëren van een betekenisvolle band met uw nieuwe talenten.
Met een specifiek preboarding proces zal uw nieuwe medewerker zich waardevol voelen en enthousiast zijn over het begin van zijn baan. Bovendien kunt u het administratieve proces afhandelen, zodat uw nieuwe talent klaar is om vanaf de eerste dag verantwoordelijkheden op zich te nemen.